Ultimo Facility Management

Transcriptie

1 Ultimo Facility Management

2 Inleiding Kenmerkend Ultimo Al meer dan 25 jaar ondersteunen wij organisaties bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Met behulp van onze modulair opgebouwde software voorzien wij u van een pasklare oplossing. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. Want dankzij de flexibele aanpasbaarheid is de standaard software ook nog eens op maat te snijden op uw unieke situatie. En als die situatie verandert, dan verandert de software eenvoudig met u mee. Dankzij het flexibele karakter en de modulaire opbouw is het tevens mogelijk om extra synergie te behalen door al uw andere ondersteunende processen binnen uw organisatie met hetzelfde systeem te automatiseren. iphone 5 Door de sterke nadruk op usability bij de ontwikkeling van de software, is de software volgens onze klanten prettig in gebruik. Voorbeelden zijn het gebruik van aansprekende pictogrammen, handige verkenners, intelligente zoekmogelijkheden en de eenduidige schermopbouw met handige tabbladen en informatie pop-ups, zodat bijbehorende informatie altijd snel voorhanden is. Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij een passende oplossing. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om middels een gefaseerd groeimodel de ondersteuning naar wens uit te breiden, waardoor de investering en implementatie behapbaar blijven. Maar u kunt ook starten met een eenvoudige en goedkope Lite-variant van onze software. Wilt u op een later moment doorgroeien naar de volledige versie van Ultimo Facility Management? Dan is dit ook tegen aantrekkelijke voorwaarden te realiseren. De software kan worden aangeschaft, zodat u zelf eigenaar wordt en het beheer in eigen handen neemt, of u kunt er voor kiezen om een maandelijkse huurovereenkomst aan te Nokia Lumia gaan (Software as a Service), waardoor u geen eigenaar wordt, maar ook geen omkijken hebt naar het beheer van de software. Naast de toonaangevende software bieden wij u een uitgebreid dienstenaanbod om u te begeleiden bij de implementatie en te ondersteunen bij het dagelijkse gebruik, in de vorm van trainingen en onze deskundige helpdesk. Met onze software en services uw processen optimaal ingericht Samsung Tab Uw gebruiksvriendelijke standaard op maat U krijgt de beschikking over bewezen en gebruiksvriendelijke standaardsoftware, conform marktstandaarden. Maar uw situatie blijft op bepaalde aspecten uniek. De software is daarom eenvoudig op maat te snijden om extra rendement en gebruiksgemak JAHRE te behalen. Hiervoor krijgt u de beschikking over een standaard meegeleverde customization Samsung tool. Galaxy Een duurzame investering met lage beheerkosten Met een investering in Ultimo geniet u lange tijd van een technologisch vooruitstrevend product, dat op continue basis wordt doorontwikkeld door ons eigen team software developers. Doordat u ook zelf aanpassingen in de software aan kunt brengen, kunt u de beheerkosten laag houden, door te besparen op consultancykosten. Alle ondersteunende processen onder één paraplu De Ultimo software kan prima worden ingezet voor een eenvoudig vraagstuk, maar indien u dat wenst is Ultimo ook uitstekend in te zetten als integrale oplossing voor facility management, maintenance management, IT service management, fleet management & human resource management. Alles eenvoudig onder één paraplu, ongeacht uw bedrijfsgrootte of branche. Al sinds 1988 betrokken en betrouwbaar De betrokken houding vloeit voort uit het jarenlang opgebouwde vakmanschap en de overtuiging van het nut van praktisch toepasbare software. Bij de (door)ontwikkeling van de software staan ontwikkelingen in de markt en de meningen van onze klanten, die middels klantenpanels actief participeren, centraal. De organisatie heeft sinds de oprichting een solide (financieel) beleid gevoerd en is vandaag de dag dan ook een betrouwbare partner voor diverse stakeholders, ook op maatschappelijk gebied. JAHRE Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor procesoptimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie. Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het dan niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard met behulp van de Ultimo Customization Tool. Het doel is om de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij uw werkprocessen en daarmee de prestaties verder te verbeteren. JAHRE Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu s, velden en veldlabels aan te passen en nieuwe menu s en schermen aan te maken. Ook kunt u velden en tabellen toevoegen en extra relaties vastleggen in het systeem. Bovendien kan zonder programmeerwerk door de consultant of door uw eigen applicatiebeheerder functionaliteit worden toegevoegd of aangepast. 2 3

3 Moduleoverzicht Self Service Ultimo Facility Management beschikt standaard over een groot aantal functionaliteiten. Het basispakket is tevens naar wens uit te breiden met optionele modules. Alle softwaremodules worden op de volgende pagina s kort beschreven. In de onderstaande figuur kunt u zien welke modules u standaard tot uw beschikking krijgt en welke modules optioneel in te zetten zijn. De klant van vandaag de dag is veeleisend en wil actief betrokken worden bij de dienstverlening. Met behulp van de module Self Service is het mogelijk om uw klanten op actieve wijze te betrekken bij de facilitaire dienstverlening en bent u eventueel in staat om de druk op de bestaande servicedesk te verminderen. Facility Services Self Service Middelen Contracten Facility Beheer Uitgifte Facility Werkstroombeheersing Werkorders Periodiek Onderhoud Overig IT Service Management Kostenregistratie Wagenparkbeheer Extra gebruiksvriendelijk Uw klanten krijgen de beschikking over een persoonlijke Self Service-pagina, die eenvoudig via internet of intranet te benaderen is. Omdat uw klanten veelal niet zelf actieve gebruikers van Ultimo Facility Management zijn, hebben we bij de vormgeving van de pagina s extra nadruk gelegd op de gebruiksvriendelijkheid. Dit kenmerkt zich met name door het gebruik van herkenbare pictogrammen. Als organisatie stelt u een set diensten (met bijbehorende pictogrammen) beschikbaar. Uw klanten kunnen hun klachten, wensen, informatie-aanvragen of storingen met een klik op het bijbehorende pictogram kenbaar maken. U kunt uw klanten extra uitleg geven over de te nemen stappen en procedures middels handige instructiepagina s. Nadat de klant de melding heeft doorgegeven, kan hij/zij de melding terugzien in een handig overzicht en wordt op de hoogte gehouden van de vorderingen. Servicedesk Kennisboom Reserveringen Sleutelbeheer Stamgegevens Service Level Agreements functies Afschrijvingen Grafische Vervangingsplanning Voorraadbeheer & Inkoop Facturatie Multi-Jobs Verhuizingen Vastgoedbeheer Verhuuradministratie Urenverantwoording Projectenbeheer Personenbeheer BHVregistratie Conditiemetingen Meerjarenplanning onderhoud Ultimo Customization Tool Event Scheduler Autorisaties Business Integration Business Reporting Stel zelf uw beschikbare aanbod samen Welke zaken u beschikbaar stelt, is geheel aan u. Zo creëert u een op maat gemaakt dienstenaanbod voor uw klanten. Enkele veel voorkomende voorbeelden uit de praktijk zijn: Het aanmaken van reserveringen (zalen, middelen, diensten en catering) Het doorgeven van storingsmeldingen Het aanvragen van sleutels of andere persoonlijke middelen (bijvoorbeeld mobiele telefoons) Het aanvragen van openbaar vervoer, poolauto s, fietsen of taxiritten Het aanvragen van schoonmaakwerkzaamheden Het aanvragen van (kantoor)artikelen Het aanvragen van IT-middelen Het doorgeven van klachten Het inzien van rapportages Ultimo zorgt ervoor dat de meldingen automatisch op de juiste plek terecht komen en kan ondersteuning bieden bij de borging van elk gewenst proces door het instellen van de juiste notificaties. Ultimo Go & Go+ Standaard Optioneel Deels standaard, deels optioneel 4 5

4 Phone 5 Nokia Lumia Samsung Tab Samsung Galaxy Desktop Servicedesk Ervaar de voordelen van een gestroomlijnde en gestructureerde servicedesk. De module is gebruiksvriendelijk ingericht, zodat uw medewerkers snel de benodigde (voorgedefinieerde) informatie vast kunnen leggen. De inrichting van de module spitst u eenvoudig toe op uw organisatie en de diensten die u levert. Kennisboom Met de kennisboom bieden we uw front office medewerkers extra gemak bij het aannemen van meldingen. Door gebruik te maken van de opgebouwde knowledge base zijn zij in staat om meldingen sneller eerstelijns af te handelen en zodoende de druk op de back office(s) te verminderen. Deze functionaliteit kan ook gebruikt worden in de module Self Service en biedt zodoende extra gemak voor uw (interne) klanten en kan een reducerende werking hebben op het aantal meldingen. Reserveringen De module Reserveringen faciliteert het reserveren van ruimtes, catering, middelen en bijbehorende diensten, met registratie van interne aanwezigen en externe bezoekers, inclusief afhandeling en doorbelasting van het proces en de kosten. Middelenbeheer Via deze module kunnen alle gegevens over (gebouwgebonden) installaties, inventaris, instrumenten en andere bedrijfsmiddelen worden vastgelegd. Bovendien kunnen verwante afbeeldingen, documenten en tekeningen worden gekoppeld. Vergroot met deze module bijvoorbeeld het inzicht in de locaties van bedrijfsmiddelen en houd grip op de inzetbaarheid. Uitgiftebeheer Houd met een overzichtelijke grafische planner grip op de uitgegeven bedrijfsmiddelen en registreer ook wanneer u bepaalde middelen retour mag verwachten. Contractenbeheer Beheer uw contracten en verzekeringen digitaal en vergroot het overzicht en de structuur. Maak ook looptijden en opzegtermijnen inzichtelijk, zodat u op tijd uw afspraken bij kunt sturen of beëindigen. Er kunnen relaties worden gelegd met werkorders, periodiek onderhoud en voorraadbeheer en inkoop. Laptop Het zorgvuldig beheren en monitoren van uw contracten kan aanzienlijke besparingen opleveren Service Level Agreements De module Service Level Agreements gebruikt u om uw dienstverlening aan (interne) klanten te borgen, inclusief een eventuele relatie naar externe en interne service-afspraken, maar de functionaliteit kunt u ook toepassen bij de serviceverlening van externe leveranciers aan uw organisatie. Vastgoedbeheer Breng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij horende ruimtes conform NEN Naast inzicht in beschikbare gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen vast en zijn er mogelijkheden voor CADintegratie beschikbaar. Verhuuradministratie De module Verhuuradministratie ondersteunt u bij het overzichtelijk beheren van verhuurbare eenheden, bijbehorende huurcontracten en verschaft u een duidelijk beeld van de huuropbrengsten. U krijgt ook meer inzicht in de beschikbaarheid en bezettingsgraden. De periodieke facturatie wordt ondersteund en er is een standaardinterface beschikbaar om te integreren met financiële systemen. Mede dankzij deze module is het mogelijk om te voldoen aan de (nieuwe) regelgeving inzake extramuralisering in de zorg. De module is uiteraard ook geschikt voor organisaties in andere sectoren. Uw voordelen + Betrek uw klanten direct bij het facilitaire proces met behulp van Self Service. U zorgt voor een efficiënter lopend proces, ontlast uw front office medewerkers en de tweezijdige communicatie zorgt voor meer betrokkenheid van uw klanten + Ondersteun uw servicedesk met een optimale workflow, zodat de KWIS (klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen) adequaat worden geregistreerd en opgevolgd + Gebruik de kennisboomintegratie voor uw servicedesk of in de Self Service portal om de afhandeling van meldingen te versnellen door gebruik te maken van de opgebouwde knowledge base Erg geschikt voor vastgoedeigenaren en zorginstellingen in het kader van extramuralisering (het scheiden van wonen en zorg) + Krijg meer grip op uw bedrijfsmiddelen, meldingen, contracten en te verlenen diensten en realiseer verbeter- en bespaarprogramma s + Oefen meer controle uit over uw vastgoed en bijbehorende onderhoud en optimaliseer de administratie van uw verhuurbare eenheden 6 7

5 Sleutelbeheer Gebruik de module Sleutelbeheer voor de vastlegging van aan de gebouwstructuur gerelateerde cilinders en sleutels/passen, inclusief het uitgifte- en innameproces. Projectenbeheer Deze module ondersteunt u bij het opstellen van (deel)projecten, van de voorbereiding tot aan de planning en bewaking. Bovendien heeft u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties van projecten. Personenbeheer Met behulp van deze module legt u de gegevens vast van uw medewerkers. Een interface met Active Directory of een HRM-systeem is mogelijk. De informatie wordt gebruikt bij de andere in gebruik zijnde modules. BHV-registratie Met behulp van de BHV-registratie legt u vast wie binnen uw organisatie onderdeel zijn van het BHV-team, welke cursussen gevolgd zijn en via rapportages genereert u bijvoorbeeld vlekkenplannen of een overzicht van te volgen cursussen. Ook kunnen verschillende soorten documenten worden vastgelegd. Stamgegevensbeheer Leg diverse stamgegevens vast, die worden gebruikt bij de andere modules. Denk bijvoorbeeld aan de leveranciers-, inventaris- en installatiegegevens. Ook kunnen verschillende soorten documenten worden vastgelegd. Werkorderbeheer (back offices) Een gestructureerde afhandeling van de werkorders draagt niet alleen bij aan een efficiënte uitvoering van werkorders, maar ook aan de servicebeleving door uw klanten. De coördinatie van de werkzaamheden is dus van groot belang. U kunt hierbij zelf de gewenste workflow per back office bepalen. Periodiek Onderhoud Diverse onderhoudsactiviteiten dienen periodiek uitgevoerd te worden. Met deze module genereert u deze activiteiten en voorkomt u dat de uitvoering wordt overgeslagen. Denk hierbij aan controles van brandblusmiddelen, waterkranen (legionella), of andere relevante inventaris en installaties. Opgebouwde historische gegevens inzake uitgevoerd periodiek onderhoud zijn eenvoudig op te zoeken ten behoeve van audits en controles. Kostenregistratie Optimaliseer uw facilitair beheer met behulp van diverse kostenoverzichten. Door een zorgvuldige kostenregistratie houdt u tevens grip op de uitputting van uw budget(ten). Facturatie De gemaakte kosten van materiaal, personeel, gereedschap, externen en bestellingen kunnen middels deze module eenvoudig worden gefactureerd aan de juiste interne of externe kostenplaatsen. Urenverantwoording Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed. Gebruiksvriendelijke planners maken het werk eenvoudig planbaar en inzichtelijk Multi-Jobs De module Multi-Jobs is speciaal gemaakt voor de coördinatie van multidisciplinaire werkzaamheden. Immers, in de praktijk is het soms wenselijk om werkzaamheden te bundelen of in volgorde na elkaar uit te laten voeren. Bijvoorbeeld bij een kleine verbouwing of bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Een bijbehorend Gantt-diagram maakt de planning erg overzichtelijk. functies Standaard is Ultimo in staat om te verzenden. Optioneel is het ook mogelijk om s in Ultimo te importeren en deze automatisch om te laten zetten in meldingen of incidenten. Ook kunnen s automatisch worden gekoppeld aan bestaande meldingen of incidenten. Verhuizingen Coördineer projectmatige of ad hoc verhuizingen en stuur indien nodig de ondersteunende back offices (bijvoorbeeld technische dienst of automatisering) tijdig aan. Het doel is een vlekkeloos lopend proces en vlotte (administratieve) realisatie. Conditiemetingen Om een objectief beeld te verkrijgen van de actuele onderhoudstoestand van uw installaties of vastgoed maakt u gebruik van conditiemetingen, gebaseerd op NEN2767. Deze informatie is een uitstekende basis voor het genereren van realistische onderhoudsplanningen. Meerjarenplanning Onderhoud Maak een budget voor het meerjarig onder- houd aan gebouwen en gebouwgebonden installaties, op basis van verschillende prijs- en cyclusbepalingsmethoden. Het is ook mogelijk om meerdere scenario s en indexpercentages te hanteren in uw jaarplannen. Uw jaarplan zet u tenslotte om in concrete takenpakketten voor de uitvoering (intern of extern). Afschrijvingen Beheer de afschrijvingen van uw objecten op basis van diverse beschikbare afschrijvingsmethodieken. Grafische Vervangingsplanner Plan op overzichtelijk wijze de vervanging van objecten op basis van de technische en economische levensduur en de afschrijvingen. Door een duidelijke onderhoudsbegroting gaat u goed voorbereid aan de slag Uw voordelen + Vergroot de efficiency door structuur aan te brengen in de werkzaamheden van de back office(s) + Toon bij audits en controles eenvoudig aan dat u belangrijke regelgeving naleeft en aan normen voldoet door de overzichtelijke en toegankelijke wijze van gegevensopslag + Vergroot de duurzaamheid door energiekosten vast te leggen en te vergelijken + Faciliteer Het Nieuwe Werken, doordat uw medewerkers vanaf elke werkplek met een internetbrowser, thuis of op de zaak, met Ultimo kunnen werken en op de juiste wijze met elkaar communiceren. Verbeter tevens de bezettingsgraad van uw vergaderlocaties 8 9

6 Phone 5 Voorraadbeheer & Inkoop Houd grip op uw voorraden en de inkoop van middelen. Registreer het volledige proces van Nokia Lumia offerteaanvraag, bestelling, leveringen/retouren en (credit)facturatie. Optioneel is webshopintegratie mogelijk in combinatie met de module Self Service. U houdt hiermee meer controle over het bestelproces vanuit Self Service en kunt efficiënt uw producten leveren. Desktop IT Service Management Deze module is een uitgebreide, volwaardige toepassing gebaseerd op de meest vookomende ITIL-services. De software biedt ondersteuning op het gebied van configuratie-, incidenten-, probleem- en wijzigingsbeheer. Ook het beheer van incidenten en service-aanvragen (request fulfillment) bij uw helpdesk is op uitstekende wijze geborgd, inclusief SLA s, het opstellen van planningen en de rapportering. Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijkheden van Ultimo IT Service Management en de ondersteuning die de software biedt voor uw helpdesk en/of IT-afdeling? Vraag dan separate documentatie bij ons op of bezoek onze website. Wagenparkbeheer Heeft u ook diverse vervoersmiddelen te beheren? Gebruik dan deze module voor het Samsung Tab administratieve beheer van de voertuigen en de zorgvuldige coördinatie van de onderhoudsbeurten. Ultimo Customization Tool Standaard krijgt u de beschikking over de unieke Ultimo Customization Tool. Hiermee bent u in staat om zonder programmeerwerk diverse aanpassingen in de Ultimo software door te voeren. U of uw applicatiebeheerder kunnen deze zelf uitvoeren, maar onze consultants staan ook tot uw beschikking. Om u wegwijs te maken, bieden we een aantal specifieke trainingen aan voor het gebruik van de Ultimo Customization Tool. Event Scheduler Stel zelf uw events in, waarmee in Ultimo notificaties worden verzonden bij de gebeurtenissen die u belangrijk vindt, uiteenlopend van contracten die dreigen te verlopen, tot nieuw gemelde incidenten of taken die over de afgesproken oplostijd dreigen te gaan. Notificaties kunnen binnen de applicatie getoond worden middels pop-ups en een herinneringenlijst, maar ook worden verzonden per . Dat is weer handig wanneer mensen niet vaak in Ultimo werken. Autorisaties Standaard beschikt de software over vele autorisatiemogelijkheden, bijvoorbeeld voor het toegangsbeheer per gebruikersgroep. Optioneel is het mogelijk om op een meer individueel niveau instellingen in te regelen. Met site-licenties sluit u andere vestigingen van uw organisatie eenvoudig aan op uw Ultimo-database, met de mogelijkheid voor eigen instellingen. Samsung Galaxy Laptop Behaal synergie en bespaar kosten door facility management en IT service management integraal te ondersteunen in één systeem Business Integration Maximaal rendement uit uw verschillende applicaties halen en op een meer efficiënte wijze werken zijn belangrijke doelstellingen. Business Integration, het integreren van Ultimo met andere business software, is een belangrijke manier om deze doelstellingen te bereiken. Met de Ultimo Business Integration Packs heeft Ultimo een oplossing gerealiseerd om moderne en goed onderhoudbare interfaces te realiseren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te integreren met MS Office, Auto CAD, gebouwbeheersystemen, ERP-systemen, HRM-systemen, Active Directory, documentmanagementsystemen, prijzenboeken, kostenbestanden, sleutelbeheersystemen en network inventory tools. Business Reporting (rapportages & dashboards) Om uw inzicht te vergroten en te monitoren of u aan uw doelstellingen voldoet, is het noodzakelijk dat u regelmatig rapportages inziet en analyseert. Ultimo Facility Management beschikt over een groot aantal standaard meegeleverde managementrapportages en standaard dashboards om KPI s te monitoren. Met behulp van een externe rapportagetool past u desgewenst rapportages aan of maakt u nieuwe aan. Om op geavanceerde wijze dashboards te gebruiken, bieden wij standaard Qlikview-templates aan. Deze zijn uiteraard aanpasbaar aan uw specifieke situatie. Overige mogelijkheden Naast de vermelde modules is het mogelijk om uw Ultimo-applicatie nog verder naar wens uit te breiden met de volgende modules: Medische Technologie (speciaal voor ziekenhuizen) HSE-incidentenbeheer Werkvergunningen Indienststellingen Neem voor meer informatie over deze modules contact met ons op Uw voordelen + Maak gebruik van uitgebreide dashboards en rapportages om snel inzicht te krijgen of om grondig te analyseren. Geniet ook van de uitgebreide mogelijkheden om met selectielijsten en filters gegevens te exporteren naar Excel, zodat u deze data nog verder kunt bewerken en presenteren + Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door te profiteren van de vele integratiemogelijkheden met andere bedrijfssoftware 10 11

7 Mobiel werken met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+ Verricht een groot deel van uw facilitaire werkzaamheden mobiel met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent dus niet meer gebonden aan de computer op uw werkplek en bent vrij om te gaan en staan waar u wilt. Gebruik uw mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden af te handelen. U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en informatie raadplegen. En dat alles via een eenvoudige touch-bediening. En het mooie is dat de mogelijkheden in de toekomst steeds verder worden uitgebreid. ipad ipad mini iphone 5 Functionaliteit Werkzaamheden afhandelen Inspecties afhandelen Nieuwe werkzaamheden melden Werkzaamheden inzien en prioriteren Gegevens van middelen en gebouwen e.d. inzien Gegevens van leveranciers of personeel inzien Gegevens van reserveringen inzien Rechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/ ) Contracten (met bijv. leveranciers) inzien Gebruiksvriendelijke zoekfunctie Offline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werken Camera-integratie (foto s koppelen) Scannen (QR-code, barcode) GPS-integratie Nokia Lumia Samsung Tab Samsung Galaxy Vraag bij ons meer informatie op over de benodigde hard- en software en de voorwaarden. 12 Surface 13

8 Referenties in alle branches Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks in De Ultimo software wordt toegepast in alle denkbare branches: zakelijke dienstverlening, zorg, overheid, semi-overheid, onderwijs, logistiek, industrie en leisure. Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij passende ondersteuning. De software is namelijk beschikbaar in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans. Bezoek onze website voor praktijkcases en films van toonaangevende organisaties en hun ervaringen met Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie voor uw organisatie op. Wij staan voor u klaar. YouTube Logo for Adobe Illustrator

9 Huren of kopen. Wat heeft uw voorkeur? Services Afhankelijk van uw wensen bieden wij u de mogelijkheid om Ultimo te huren of te kopen. Omdat de Ultimo software webbased is, maakt de keuze niet uit voor de beschikbaarheid van de functionaliteit. ULTIMO HUREN U wilt geen omkijk hebben naar het beheer en de ondersteuning van de software en u puur richten op uw kerntaken? Bovendien hikt u aan tegen een initiële investering? Dan raden wij Ultimo Facility Management Software as a Service (SaaS) aan. Met Ultimo SaaS huurt u de software in abonnementsvorm en draait uw applicatie in the cloud. Voordelen Ultimo huren: + Aantrekkelijk maandelijks abonnement en geen hoge aanvangsinvestering + Diverse supportpakketten om ondersteuning naar wens in te richten, zodat u geen omkijken heeft naar beheer, updates en onderhoud + Uw gegevens bewaard op goed beveiligde servers + Kenmerkende Ultimo flexibiliteit is ook mogelijk ULTIMO KOPEN Wilt u liever zoveel mogelijk in eigen beheer uitvoeren en de software aanschaffen? Dan is de koopoptie voor u geschikt. U koopt het gebruiksrecht aan de voorkant af en wij kunnen u naar wens uiteraard nog ondersteunen bij de installatie, implementatie, updates en onderhoud. Wilt u zelf de software aanschaffen, maar u niet bekommeren om de infrastructurele aspecten? Dan kunnen we u ook ondersteunen middels hosting. Voordelen Ultimo kopen: + Na initiële investering geen hoge kosten meer, dus lage totaalkosten + Totale controle over het beheer van uw applicatie + Zelf de regie over invulling, updates en upgrades + Ook mogelijkheden voor hosting Indien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van professionele facility management software, zijn wij er uiteraard ook voor u om u professioneel te ondersteunen bij de ingebruikname en het dagelijks gebruik van de software. Onze dienstverlening aan u kenmerkt zich door een betrokken houding en een pragmatische insteek. Implementaties Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij een eigen implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen (sinds 1988) en de projectmanagementmethodiek PRINCE2. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Deze indeling is echter niet star, maar flexibel toe te passen naar gelang de complexiteit van een implementatie. Uw organisatie kan een projectleider aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol goed op ons nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig samen met organisatieadviesbureaus. Trainingen Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld, zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure om meer te weten te komen over het aanbod en de mogelijkheden om trainingen te volgen. Ondersteuning en customer support Indien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning wenst, kunt u terecht bij onze afdeling customer support. Het team medewerkers staat u met raad en daad bij. Afhankelijk van de huur- of koopconstructie die u met ons bent aangegaan, stellen wij samen met u een onderhoudscontract op, waarin onder andere afspraken gemaakt worden over het omgaan met updates en het gebruik van customer support

10 Organisatie Ultimo Software Solutions is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor Facility, Maintenance, IT Service, Fleet en Infra Asset Management tot de marktleiders rekenen. Ultimo is gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland. Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk ontwikkeld en passen daardoor geheel bij de huidige eisen en wensen van gebruikers. De producten worden door meer dan organisaties in meerdere landen en in vele uiteenlopende branches gebruikt. Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van bedrijfssoftware, waarmee gebruikers mede in staat zijn om de eigen duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als organisatie ook de verantwoordelijkheid voor de effecten van de eigen bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Hiervoor hebben wij een concreet MVO-beleid geïmplementeerd. Lees hier meer over op onze website. Ultimo Software Solutions bv Waterweg RR Nunspeet Nederland Tel: +31(0) Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, Gebouw A Schaliënhoevedreef Mechelen, België T +32(0) Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße Dinslaken Duitsland T +49(0) Algemeen sales@ultimo.net internet: Facility Management Maintenance Management IT Service Management Infra Asset Management Fleet Management 18 19

11 Facility Services Facility Beheer Facility Werkstroombeheersing Overig Middelen Werkorders IT Service Management Self Service Uitgifte Periodiek Onderhoud Contracten Kostenregistratie Wagenparkbeheer Servicedesk Service Level Agreements Facturatie Vastgoedbeheer Urenverantwoording Ultimo Customization Tool Kennisboom Verhuuradministratie Multi-Jobs Sleutelbeheer functies Event Scheduler Reserveringen Projectenbeheer Verhuizingen Stamgegevens Personenbeheer BHVregistratie Conditiemetingen Autorisaties Meerjarenplanning onderhoud Business Afschrijvingen Integration Grafische Vervangingsplanning Business Reporting Voorraadbeheer & Inkoop Ultimo Go & Go+ Standaard Optioneel Deels standaard, deels optioneel Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.