Verschillen tussen Ultimo Facility Management en Lite

Transcriptie

1 Verschillen tussen Ultimo Facility Management en Lite Ultimo Software Solutions bv Waterweg RR Nunspeet

2 Voorwoord Dit document is bedoeld om de verschillen weer te geven tussen Ultimo Facility Management Lite en Ultimo Facility Management. Allereerst worden de verschillen tussen Ultimo Facility Management Lite en Ultimo Facility Management beschreven, gevolgd door een overzicht van de uitgebreide functies in Ultimo Facility Management. Ultimo Software Solutions bv 2

3 Inhoudsopgave 1 Beschikbare modules Extra mogelijkheden Ultimo Facility Management Vastgoedbeheer, Installatiebeheer en Inventarisbeheer Grafische Jobplanner Servicedesk Kennisboom Kostenregistratie Facturatie Urenverantwoording Uitgiftebeheer BHV-registratie Ultimo Dashboards Optionele Modules Ultimo Software Solutions bv 3

4 1 Beschikbare modules In de onderstaande tabel staan de beschikbare standaard en optionele modules van Ultimo Facility Management Lite en Ultimo Facility Management. Ultimo Facility Management Lite Ultimo Facility Management Contractenbeheer Dashboards Werkorderbeheer Periodiek onderhoud Sleutelbeheer Stamgegevensbeheer Personenbeheer Ultimo Go Standaard notificaties Rapportages Ultimo Customization Tool Vastgoedbeheer Middelenbeheer Kostenregistratie Urenverantwoording Grafische Jobplanner Servicedesk Kennisboom Facturatie Uitgiftebeheer BHV-registratie Legenda: standaard optioneel deels beschikbaar niet beschikbaar Ultimo Software Solutions bv 4

5 Ultimo Facility Management Lite Ultimo Facility Management Self Service Ultimo Go+ import Record-Autorisatiebeheer Site licentie Business Integration Reserveringen Multi-Jobs Service Level Agreements Voorraadbeheer & Inkoop Meerjarenplanning Onderhoud Conditiemetingen Long Term Asset Planning Grafische Vervangingsplanner Afschrijvingen Projectenbeheer Verhuizingen Medische Technologie Legenda: standaard optioneel deels beschikbaar niet beschikbaar. Ultimo Software Solutions bv 5

6 2 Extra mogelijkheden Ultimo Facility Management In het onderstaande hoofdstuk worden de mogelijkheden van Ultimo Facility Management beschreven, die niet mogelijk zijn in Ultimo Facility Management Lite. 2.1 Vastgoedbeheer, Installatiebeheer en Inventarisbeheer In Ultimo Facility Management Lite wordt er gebruik gemaakt van Gebouwen, Bouwlagen en Ruimtes. Binnen Ultimo Facility Management is er de mogelijkheid om uw vastgoed nog gedetailleerder vast te leggen door het toevoegen van Vestigingen, Complexen, Bouwdelen en Dak Gevel - Overige. Hierdoor ontstaat een beter en gedetailleerder beeld van de structuur van uw assets en daardoor kunt u ook specifiekere (stuur)informatie uit Ultimo halen. Niet alleen het Vastgoedbeheer wordtgedetailleerd vastgelegd, ook bij het beheer van objecten wordt onderscheid gemaakt. Waar u in Ultimo Facility Management Lite middelen kunt beheren, heeft u in Ultimo Facility Management de mogelijkheid om onderscheid te maken tussen (gebouwgebonden) Installaties en Inventaris. Ultimo Software Solutions bv 6

7 2.2 Grafische Jobplanner In Ultimo Facility Management heeft u de beschikking over een grafische Jobplanner. Hiermee kunt u op eenvoudige wijze jobs inplannen, maar ook niet-productieve uren, zoals verlof registreren. Daarnaast kunt u roosters definiëren op basis van tijd en activiteit. Een rooster kan gebaseerd worden op specifieke situaties, bijvoorbeeld met het onderscheid tussen dag, nacht en consignatiediensten. Daarnaast kan in een rooster worden aangegeven welke soorten activiteiten (periodiek onderhoud, correctief onderhoud) kunnen worden gepland. Ultimo Software Solutions bv 7

8 2.3 Servicedesk In Ultimo Facility Management kunt u een centraal meldpunt (Servicedesk) inrichten met meerdere back-offices. Hierdoor bent u instaat om de communicatie tussen klanten en verschillende back-offices (bijvoorbeeld Gebouw, Reserveringen, TD en IT) te optimaliseren. Door het gebruik van de Servicedesk is het voor uw (interne) klant duidelijk waar zij met hun melding terecht kunnen. 2.4 Kennisboom In Ultimo Facility Management kunt u bij de Servicedesk gebruik maken van een kennisboom. Door gebruik te maken van de kennisboom kunnen veel voorkomende vragen en problemen direct afgehandeld worden, waardoor de efficiency wordt vergroot. Ultimo Software Solutions bv 8

9 2.5 Kostenregistratie Hoewel in Ultimo Facility Management Lite kosten vastgelegd kunnen worden, is dit in Ultimo Facility Management uitgebreider en zoveel mogelijk geautomatiseerd. Door het vastleggen van kosten (materiaal, uren en dergelijke) en kostendragers (middel, afdeling, kostenplaats) ontstaat er een gedetailleerder beeld over welke kosten waar optreden. Hierdoor zijn er rapportages beschikbaar die inzicht geven in de kostendrager, tijd en omvang van de kosten. Door de registratie van kosten kan tevens de uitnutting van budgetten bij diverse kostendragers in de gaten worden gehouden. De gegevens worden overzichtelijk gepresenteerd, zodat u eenvoudig goed onderbouwde keuzes kunt maken. 2.6 Facturatie In Ultimo Facility Management kunnen de gemaakte kosten van reserveringen, materiaal, personeel, gereedschap, externen en bestellingen middels de module Facturatie worden gefactureerd aan de juiste kostenplaatsen of externen. Ultimo Software Solutions bv 9

10 2.7 Urenverantwoording Het is in Ultimo Facility Management Lite mogelijk om bij een activiteit het totaal aantal gewerkte uren vast te leggen. De urenverantwoording in Ultimo Facility Management biedt uitgebreide mogelijkheden om persoonlijke uren te verantwoorden op een activiteit. Hierbij is vanuit een werkbon inzichtelijk wie, wanneer aan de activiteit heeft gewerkt en hoeveel tijd er is besteed. Daarnaast is vanuit een medewerker zijn eigen tijdsbesteding inzichtelijk en uit te breiden met niet-productieve uren (verlof, ziekte, cursus, et cetera). 2.8 Uitgiftebeheer Indien u inventaris, installaties en/of gereedschappen uitleent aan andere organisaties of medewerkers kunt u met behulp van deze module bijhouden wie wat bezit en wanneer dit geretourneerd moet worden. Door het gebruik van een grafische planner heeft u snel een helder overzicht. Ultimo Software Solutions bv 10

11 2.9 BHV-registratie Met behulp van de BHV-registratie legt u vast wie binnen uw organisatie onderdeel uitmaken van het BHV-team, welke cursussen gevolgd zijn en via rapportages genereert u bijvoorbeeld een overzicht van te volgen cursussen. Ook kunnen verschillende soorten documenten worden vastgelegd Ultimo Dashboards Middels de standaard Ultimo Dashboards heeft u inzicht in en grip op de belangrijkste Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). In Ultimo Facility Management zijn de volgende Dashboards aanwezig: Servicedesk algemeen Servicedesk KWIS Servicedesk afhandeling TD planning en voortgang TD prestatie uitvoering TD kwaliteit Voor de aanvullende modules IT Service Management, Medische Technologie en Service Level Agreements zijn ook standaard Dashboards beschikbaar. Ultimo Software Solutions bv 11

12 2.11 Optionele Modules Naast de modules die standaard worden meegeleverd zijn er in Ultimo Facility Management optionele modules beschikbaar. De volgende modules zijn alleen inzetbaar wanneer u de beschikking heeft over Ultimo Facility Management: Reserveringen (incl. Bezoekersregistratie) Multi-jobs Service Level Agreements Voorraadbeheer & Inkoop Meerjarenplanning Onderhoud Conditiemetingen Ultimo Business Integration Packs Voor een beschrijving van deze modules verwijzen wij u naar onze website: of de brochure Ultimo Facility Management. Ultimo Software Solutions bv 12