Factsheet FM Maps. Grip op dynamisch huisvesting management

Transcriptie

1 Factsheet FM Maps Grip op dynamisch huisvesting management Neemt de dynamiek rondom ruimtebeheer en gebouwbeheer continu toe? Zijn verhuizingen en andere gebouwgerelateerde veranderingen bij u aan de orde van de dag? Dan heeft ook u baat bij een beheersbare oplossing waarmee u de regie in handen houdt en veranderingen soepel laat verlopen. UW TEKENINGEN UP TO DATE EN DECENTRAAL TOEGANKELIJK Inzage in actuele tekeningen, aangevuld met informatie over objecten, kan eenvoudig worden gerealiseerd met Prequest FM Maps. FM Maps biedt een beveiligde omgeving waarmee u via internet (of intranet) tekeningen vanuit verschillende functionaliteiten beschikbaar kunt stellen, onder meer vanuit Prequest Ruimtebeheer, Middelenbeheer en Veiligheid (BHV), en technische disciplines zoals bijvoorbeeld Elektra, Sanitair en HVAC (CV&Lucht). Vanzelfsprekend zijn de gegevens beveiligd met inlogcodes, zodat u zelf bepaalt wie er toegang heeft tot tekeninggerelateerde informatie. Zo kunt u voor renovatie of verbouwingen de installateur toegang geven tot relevante informatie voor het efficiënt uitvoeren van projecten. Maar ook de Brandweer kan toegang krijgen tot actuele tekeningen zodat gebruiksvergunningen voor uw gebouwen eenvoudiger verkregen worden. Inzet van FM Maps betekent onder meer dat u zonder enige kennis van AutoCAD: tekeningen kunt bekijken, printen en/of plotten vlekkenplannen kunt opstellen rapportages kunt samenstellen wijzigingsvoorstellen efficiënt kunt samenstellen en doorgeven afbeeldingen en filmpjes kunt toevoegen FM Maps biedt gestructureerd toegang tot de tekeningen. Daarnaast kan vanuit de tekening de aanwezige database informatie eenvoudig worden geraadpleegd. Zo heeft u via internet altijd toegang tot de gegevens van uw objecten.

2 BEHEER Beheren van FM Maps kan op verschillende manieren: volledig in eigen beheer: u beheert naast de grafische informatie tevens de database informatie eigen beheer, uitbesteed tekenwerk: u beheert zelf de database informatie, NPQ beheert voor u de grafische informatie volledig uitbesteed aan NPQ: Space Management As a Service (SAAS oplossing) Uw tekeningen gestructureerd beheren en up-to-date houden wordt een stuk eenvoudiger dankzij FM Maps. Wijzigingsaanvragen kunnen eenvoudig worden ingediend en via een geavanceerde workflow worden uitgevoerd. De SAAS (Software as a Service) optie betekent dat u via een beschermde omgeving gebruik maakt van de software. De software draait op een server, verzorgd en onderhouden door NPQ. WORKFLOW FM Maps beschikt over een workflow-systeem waardoor wijzigingsaanvragen efficiënt worden verwerkt. Een wijzigingsaanvraag wordt automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke persoon of afdeling. Hierbij wordt onderscheid aangebracht in de mate van complexiteit van de wijzigingsaanvraag. Dit waarborgt een snelle en accurate afhandeling. Verborgen leegstand opsporen, vlekkenplannen maken of m 2 gebruik per afdeling opvragen. FM Maps maakt rapportages omtrent ruimtegebruik eenvoudig en decentraal toegankelijk. Standaard kunnen alle overzichten naar Excel worden geëxporteerd zodat ze desgewenst verder bewerkt kunnen worden. VLEKKENPLANNEN Behalve de inzage-functie van tekeningen, kunnen er tevens vlekkenplannen ter beschikking worden gesteld. Met deze geavanceerde functionaliteit kunt u gedetailleerde selecties maken binnen een tekening. De functionaliteit vlekkenplannen biedt standaard vele selectiecriteria. Denk hierbij aan ruimtesoort, ruimtegebruik of bedrijfsorganen. Ook criteria als vloerafwerking, schoonmaak en veiligheid zijn opgenomen in de basis. U kunt zelf selectiecriteria toevoegen.

3 KENMERKEN PREQUEST FM MAPS UW VOORDELEN Toegankelijk via internet Op ieder moment en overal inzage in de actuele situatie Selectieve, gecontroleerde toegang Autorisatie op tekening niveau Eenduidige registratie Gestructureerde communicatie Opbouw historie van wijzigingsaanvragen Overzichten genereren van alle wijzigingsaanvragen Uitgebreide rapportagemogelijkheden Diverse beheeropties (o.a. SAAS) Workflow Grafische weergave van actuele vlekkenplannen Snel genereren van NEN-2580 rapporten en voorbelasting rapportages Efficiënte exportmogelijkheden naar o.a. Excel Rapportages kunnen tevens grafisch worden weergegeven FM Maps is geschikt voor zowel kleine, middelgrote en grote organisaties Ontzorgen door SAAS concept; voor u volstaat een internetverbinding Verhoging van serviceniveau doordat de gebruiker een bevestiging van de wijzigingsaanvraag ontvangt én op de hoogte wordt gehouden van de status Efficiëntere planning en werkprocessen Eenvoudig grafisch inzicht, zonder gebruik van AutoCAD Compleet overzicht in uw situatie, incl. m 2, personen, per afdeling Overzicht ruimtesoort/gebruik Overzicht type inrichting, bijvoorbeeld op criterium vloeroppervlak Mogelijkheden om vlekkenplannen op te slaan, te printen en plotten RAPPORTAGES Inzage in feiten en cijfers vormt een steeds belangrijker onderdeel binnen Ruimtebeheer. Behalve grafische informatie in tekeningen, kunnen databasegegevens worden omgezet in rapportages. Een uitgebreide rapportage functionaliteit wordt standaard meegeleverd met FM Maps. Zo heeft u bijvoorbeeld eenvoudig inzage in leegstand van vierkante meters en kunt u financiële rapportages per gebouw of afdeling raadplegen en beschikbaar stellen aan afdelingsmanagers. INTEGRATIE Prequest FM Maps heeft een directe relatie met de Prequest toepassingen: Ruimtebeheer Middelenbeheer Vastgoedbeheer BHV Tevens is er een link naar technische disciplines als bijvoorbeeld AutoCAD, Elektra, Sanitair en CV&Lucht.

4 Factsheet Tekeningenbeheer Besparen door gestructureerd tekeningenbeheer De documentstroom rondom facilitair management en gebouwbeheer neemt voortdurend toe. Niet alleen contracten en reguliere Office documenten, maar veelal ook CAD tekeningen. Het efficiënt beheren van tekeningen kent daarbij een aantal specifieke aspecten. Prequest Tekeningenbeheer maakt digitaal beheer van uw tekeningen op eenvoudige wijze mogelijk en helpt u bij een efficiënte bedrijfsvoering! GESTRUCTUREERD OPSLAAN; EENVOUDIG TERUGVINDEN! In de bouwwereld worden veel tekeningen en documenten geproduceerd om het bouwproces optimaal te ondersteunen. Snel terugvinden van tekeningen en het gemakkelijk toevoegen van bestaande en nieuwe tekeningen is daarom van belang. NPQ biedt een zeer functioneel hulpmiddel om tekeningen en documenten op uniforme en logische wijze in te delen. Één van de belangrijkste aspecten voor efficiënt beheer, is het opslaan van uw tekeningen op accurate en gestructureerde wijze. Prequest Tekeningenbeheer vormt in feite een digitale kaartenbak, waarmee digitale tekeningen of documenten aan een kaart kunnen worden gekoppeld, die gegevens over het bestand bevat. Tekeningenbeheer zorgt er daarbij voor dat de bestanden op een centrale plaats op de harde schijf of server worden opgeslagen. Daarbij bestaat de mogelijkheid om automatisch een bestandsnaam toe te laten kennen. Vanuit Tekeningenbeheer kunnen de tekeningen of documenten ook direct worden opgestart met de bijbehorende applicatie om te worden bewerkt. Daarbij zorgt de aanwezige autorisatiestructuur voor een gecontroleerde toegang tot de documenten. Gestructureerd beheren van Tekeningen volgens NL/SfB codering.

5 Binnen Prequest Tekeningenbeheer zijn individueel of groepsgewijs bewerkingen of wijzigingen door te voeren, zoals het groepsgewijs ophogen van een revisieletter, toevoegen van tekeningen of aanpassen van gegevens. CAD TEKENINGEN Prequest Tekeningenbeheer is uitermate geschikt voor beheren van AutoCAD tekeningen. Deze tekeningen dienen onder meer als basis voor ruimtebeheer, BHVplannen of technische tekeningen (Bouwkundig, E- en W- installaties). Met Tekeningenbeheer kunnen meerdere documentsoorten efficiënt worden beheerd. Hierbij worden alle relevante gegevens in de database opgeslagen en is er een koppeling mogelijk met de onderhoeken van de tekeningen in AutoCAD. Elke lay-out in de tekening kan geregistreerd worden in Tekeningenbeheer. In de database wordt de gehele historie van de tekeningen voor u bijgehouden. Wijzigingsgegevens zoals wijzigingsdatum, letter en omschrijving etc. worden teruggekoppeld naar de stempels in de tekeningen. Tevens bestaat er de mogelijkheid om het stempel vanuit de AutoCAD tekening terug te koppelen naar de database en omgekeerd. Met Tekeningenbeheer is het mogelijk om van de documenten diverse gegevens vast te leggen, waaronder: Automatische verwerkingsfuncties sparen veel tijd en voorkomen menselijke vergissingen; een hele zorg minder! projectnummer en/of locatiecode bestandsnaam map waarin het bestand moet worden opgeslagen documentsoort / -type (discipline waarmee wordt vastgelegd met welke applicatie de tekening is gemaakt) tekenaar en datum omschrijving papierformaat en teken-/plotschaal Vanuit Prequest Tekeningenbeheer kunt u diverse rapportages en overzichten genereren, waaronder tekeninglijsten. De opmaak van rapportages in uw huisstijl en gewenste indeling is mogelijk door het gebruik van Crystal Reports (Business Objects) als standaard rapportgenerator. Daarnaast kunt u rapportages exporteren naar verschillende bestandsformaten zoals Microsoft Word en Adobe Acrobat PDF.

6 KENMERKEN TEKENINGENBEHEER UW VOORDELEN Gestructureerd tekeningenbeheer op basis van NL/SfB codering Een centrale toegang tot alfanumerieke en grafische documenten, waaronder AutoCAD tekeningen, PDF- en Microsoft Office documenten en afbeeldingen Geavanceerde functies waaronder het automatisch genereren van tekeningenlijsten en stempelkoppeling Tijd besparen en minder fouten door direct toegang tot de juiste tekeningen Behoud van overzicht, ook over grote hoeveelheden bestanden Eenvoudig terugvinden van uw documenten Eenduidig overzicht van beschikbare tekeningen en juiste versies Tijdsbesparing en vermijden van fouten Kolomindelingen en selecties zijn op te slaan Snel bekijken van tekeningen en teksten Batchmatig tekeningen wijzigen en plotten Tijdsbesparing op routine matige handelingen Ondersteund het werken met revisie tekeningen Nooit meer de verkeerde versie openen TEKENINGEN RAADPLEGEN ZONDER AUTOCAD Door middel van de Prequest FM Maps zijn tekeningen te bekijken zonder dat u AutoCAD hoeft op te starten. In FM Maps zijn een aantal AutoCAD-functies beschikbaar waaronder zoom, layercontrol en de mogelijkheid om tekeningen te printen. FM Maps biedt een uitstekende oplossing om tekeningen eenvoudig toegankelijk te maken voor personen die tekeningen alleen hoeven te raadplegen. Kortom, met Prequest Tekeningenbeheer wordt efficiënt gebouwbeheer vereenvoudigd. U spaart veel tijd en geld doordat de juiste (revisie)tekeningen snel toegangelijk zijn voor alle betrokkenen! INTEGRATIE Tekeningenbeheer heeft een directe relatie met de Prequest toepassingen: Onderlegger Ruimtebeheer BHV E- en W- applicaties FM Maps