INLEIDING. Actuele ontwikkelingen Sturen op doelen en resultaten

Transcriptie

1 BESTUURSRAPPORTAGE 2E TERTAAL

2

3 BESTUURSRAPPORTAGE 2E TERTAAL

4 Colofon

5 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Samenvatting Leeswijzer Actuele ontwikkelingen Sturen op doelen en resultaten PROGRAMMAPLAN Programma 1 - ICT Programma 2 - Inkoop Programma 3 - Financiën Programma 4 - HRM Programma 5 - Juridische Zaken Programma 6 - Facilitaire Zaken Programma 7 - Directie en interne bedrijfsvoering Algemene Dekkingsmiddelen & Onvoorzien PARAGRAFEN Weerstandsvermogen Financiering Bedrijfsvoering OVERZICHT BATEN EN LASTEN Ontwikkeling van de Baten en Lasten Wijzigingsvoorstellen Bijdrage Deelnemers Financiële Positie

6

7 1 Inleiding 1.1 Samenvatting Afronding opbouwfase, realisatie Bedrijfsplan In ligt, naast het verzorgen van de reguliere dienstverlening, het accent op het projectmatig en programmatisch afronden van de opbouwfase van het SSC Servicepunt71 (SP71) en het realiseren van de doelstellingen (verlagen van kosten, verhogen van kwaliteit en verminderen van kwetsbaarheid) die in het bedrijfsplan zijn opgenomen. De ontwikkeling van de dienstverlening vanuit de disciplines, de ontwikkeling van het shared service concept en de ontwikkeling van de eigen SP71organisatie liggen op koers om samen met gemeenten deze meerjarige doelstellingen te realiseren. Ontwikkeling van de dienstverlening In het voorjaar van is voor het eerst een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De dienstverlening van SP71 op de verschillende bedrijfsvoeringsdisciplines werd gemiddeld beoordeeld met een 6,7; dit laat zien dat de basis-dienstverlening van SP71 op orde is en naar behoren werkt, tegelijkertijd is er nog ruimte voor verbetering. SP71 werkt samen met de gemeenten dan ook aan continue verbetering van de (gezamenlijke) bedrijfsvoering en verdere professionalisering van haar dienstverlening. In het afgelopen tertaal zijn de voortgang in het project Modernisering Backend (vergroot betrouwbaarheid ICT-dienstverlening) en de bijstelling van het integrale proces Van Inkoop tot Betalen (vereenvoudigt de werkwijze voor klanten) belangrijke successen. Ontwikkeling van het shared service concept Sturing en regievoering op het ontwikkelen en doorvoeren van een succesvolle gezamenlijke bedrijfsvoering vindt plaats door het Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO, de 4 gemeentesecretarissen en directeur SP71) en voor de meer operationele onderwerpen door het Werkoverleg Gezamenlijke Bedrijfsvoering (WGB, de 4 hoofden Bestuur & concern en manager bedrijfsvoering SP71). Na afronding van het programma gezamenlijke doorontwikkeling continueert het BVO thans thematisch de doorontwikkeling van het ssc-concept. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het zoeken naar balans m.b.t. de met toegevoegde waarde van de dienstverlening voor het geheel en de individuele deelnemers in samenhang met de organisatieontwikkeling en dynamiek van elke gemeente. Omdat het oorspronkelijke Bedrijfsplan een doorlooptijd kent tot eind is inmiddels gestart met het opstellen van een ontwikkelrichting voor SP71 waarbij 22 de horizon is. Hierbij gaat het om het formuleren van de gezamenlijke ambities en doelen richting 22, inclusief eventuele uitbreiding van dienstverlening, afgeleid van de ontwikkelingen van de gemeenten en regio en de ontwikkelingen op het terrein van bedrijfsvoering. In het derde tertaal vindt hierover besluitvorming plaats. Ontwikkeling eigen organisatie SP71 In zijn de organisatie- en personeelsplannen verder geïmplementeerd en wordt strategische personeelsplanning verder doorgevoerd om de financiële taakstellingen en kwaliteitsopgave uit het bedrijfsplan te kunnen realiseren. Het mobiliteitsvraagstuk dat hierdoor ontstaat is inmiddels concreter in beeld en leidt tot een intensivering van de inspanningen om samen met gemeenten oplossingen voor het mobiliteitsvraagstuk te concretiseren en door te voeren. SP71 investeert in de ontwikkeling van haar medewerkers gericht op duurzame inzetbaarheid en wendbaarheid van de organisatie. In navolging van het traject Robuuste adviseur vindt via het ontwikkeltraject Robuuste leidinggevende in managementontwikkeling plaats naar effectief en taakvolwassen management op elk niveau met aandacht voor coachend leiderschap, versterking van resultaatsturing, klant- en verandermanagement en persoonlijke ontwikkeling. Met het in de eerste helft uitgevoerde medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) is beter zicht verkregen op de beleving van medewerkers over bijvoorbeeld werkplezier, zelfstandigheid, communicatie, de kernwaarden en de rol die medewerkers zelf kunnen spelen in het verbeteren hiervan (eigenaarschap). De resultaten worden in de tweede helft van dit jaar gezamenlijk met medewerkers en management besproken en geduid om SP71 verder te ontwikkelen als dienstverlenende organisatie én als organisatie waar het uitdagend en plezierig werken is. Inleiding 3

8 Ontwikkeling baten en lasten In deze 2e bestuursrapportage is voor begrotingsjaar een resultaat van nihil geprognosticeerd: baten en lasten zijn in evenwicht. De prognose voor 216 en de ontwikkeling van het weerstandvermogen zijn zorgelijk. Dit komt met name door het mobiliteitsvraagstuk (als gevolg van de financiële taakstelling leidend tot boventalligheid en als gevolg van de kwalitatieve doelstellingen leidend tot matchingstrajecten binnen en buiten SP71) en door wegvallende inkomsten van derden (m.n. BSGR). SP71 concretiseert deze knelpunten in het derde tertaal en voorziet deze samen met gemeenten van concrete oplossingen. 4 SERVICEPUNT 71

9 1.2 Leeswijzer e Voor u ligt de 2 Bestuursrapportage van de Gemeenschappelijke Regeling SP71. De rapportage wordt op grond van artikel 7 van de Financiële verordening afgegeven door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en betreft de ontwikkelingen in de eerste acht maanden ten opzichte van de begroting. De begroting is op 3 juli 214 vastgesteld in het algemeen bestuur. Indeling Bestuursrapportage De Bestuursrapportage bestaat uit een toelichting op de actuele ontwikkelingen en de realisatie van de doelstellingen, een rapportage op het programmaplan, de actualiteit rondom de in de begroting opgenomen paragrafen en een actueel overzicht van baten en lasten en van de financiële positie. Rapportage Programmaplan De rapportage op het programmaplan schetst de stand van zaken van de doelstellingen en de prestaties die in de begroting waren opgenomen, onderscheiden naar de volgende programma s: Programma 1 ICT Programma 2 Inkoop Programma 3 Financiën Programma 4 HRM Programma 5 Juridische Zaken Programma 6 Facilitaire Zaken Programma 7 Directie en interne bedrijfsvoering Daarnaast wordt aandacht besteed aan de Algemene dekkingsmiddelen (bijdragen vanuit de gemeenten) en de post Onvoorzien. Bij het betreffende begrotingsprogramma is de actuele begrotingstand weergegeven. Deze bestaat uit de primitieve begroting (die in juli 214 door het algemeen bestuur is vastgesteld), de reeds besloten wijzigingen van de begroting en de voorgestelde begrotingswijzigingen, die in paragraaf 4.2 worden toegelicht. Paragrafen In de begroting zijn paragrafen opgenomen over weerstandsvermogen, financiering en bedrijfsvoering. In de bestuursrapportage worden actuele ontwikkelingen geschetst m.b.t. deze wettelijke verplichte paragrafen. Baten en lasten en financiële positie De verwachte financiële afwijkingen zijn in hoofdstuk 4 samengevat. Deze zijn opmaat voor voorstellen aan het algemeen bestuur tot wijziging van de begroting. Om het effect zo transparant mogelijk weer te geven zijn de meeste wijzigingen reeds opgenomen in de tabellen in deze bestuursrapportage. In dit hoofdstuk is ook de mutatie van de bijdrage deelnemers en de (meerjaren-)ontwikkeling van investeringen en de reserves opgenomen. Inleiding 5

10 1.3 Actuele ontwikkelingen Doorontwikkeling gezamenlijke bedrijfsvoering Binnen het programma Doorontwikkeling gezamenlijke bedrijfsvoering is de afgelopen jaren samen met gemeenten een aangescherpt bedrijfsmodel vastgesteld. De verschillende projecten (Dienstverlening, Verrekening, Standaardisatie, Contractrapportages, Organisatie en Personeel, Communicatie, Implementatie en Cultuur) zijn in het eerste tertaal afgerond en overgedragen aan de lijnorganisatie(s). Hierbij zijn de afgesproken en beoogde resultaten behaald, waardoor SP71 professionelere, zakelijkere dienstverlening levert, die sturing op kosten en kwaliteit voor gemeenten en SP71 beter mogelijk maakt. Met het BVO is vastgesteld dat er nog opgaven liggen om de ambities uit de opbouwfase volledig te realiseren. Deze opgaven worden deels betrokken in het ontwikkeltraject richting 22 (doorontwikkeling van het ssc-concept met toegevoegde waarde van de dienstverlening voor het geheel en de individuele deelnemers en de samenhang daarvan met de organisatie-ontwikkeling en dynamiek van elke gemeente) en deels onder regie van het BVO verder opgepakt (mobiliteit, bedrijfsvoeringscapaciteit gemeenten, ISIV). Ten aanzien van de sturing en betrokkenheid van klantorganisaties is een constructieve rollendiscussie gevoerd omtrent de aanscherping en vereenvoudiging van de ambtelijke governance. Deze beoogt effectiever om te gaan met implementatie en communicatie bij veranderingen in de dienstverleningsprocessen. Hierbij gaat het om een heldere en eenduidige rolverdeling tussen BVO, WGB en directie en MT SP71, aanscherping rolduidelijkheid, rolinvulling en rolvastheid, wederzijdse en heldere verwachtingen en een collectieve focus op het beoogde resultaat. Servicepunt71 richting 22 Voor SP71 is met het in 21 vastgestelde Bedrijfsplan een toekomstvisie vastgesteld tot en met. De leden van het BVO en het dagelijks bestuur van SP71 achten het wenselijk dat er in een ontwikkelrichting wordt opgesteld waarbij 22 de horizon is. Hierbij worden ook ontwikkelingen in de omgeving van SP71 betrokken, o.a. de 3 D s, regionale ontwikkeling van mobiliteit en flexibiliteit en interesse vanuit andere organisaties voor de dienstverlening van SP71. In het derde tertaal wordt de ontwikkelrichting voor SP71 richting 22 besproken en vastgesteld, opdat bestuur, management en medewerkers van SP71 en betrokkenen uit de vier gemeenten beschikken over een duidelijke koers voor de samenwerking in en met SP71 richting 22. Uitbreiding dienstverlening gemeenten De businesscase over de intensivering van de regionale samenwerking op het terrein van ICT en informatiemanagement (ISIV) geeft een positief antwoord op de vraag of de mogelijke versterking van samenwerking op het gebied van informatievoorziening leidt tot verbetering van de innovatiekracht, efficiëntie en effectiviteit en vermindering van de kwetsbaarheid op het gebied van Informatievoorziening en beheer. In is gestart met het vervaardigen van een transitieplan ISIV voor de drie thema s applicatiebeheer (zowel functioneel als technisch), informatiebeveiliging (zowel beleid, uitvoering als handhaving) en informatiebeleid (vervaardiging van een visie en beleid op het gebied van informatievoorziening in de regio). Een eerste concept zal naar verwachting in oktober kunnen worden besproken. In geval e.e.a. leidt tot taakuitbreiding van SP71 zullen het BVO en bestuur in het besluitvormingsproces uiteraard tijdig worden betrokken. Dienstverlening aan derden Vanaf voert SP71 het technisch opdrachtgeverschap (de beheerorganisatie) voor 3D's/Jeugdhulp uit, in opdracht van het Portefeuillehoudersoverleg Sociale Agenda voor de samenwerkende gemeenten Holland Rijnland (HR). De dienstverlening door SP71 aan (de gemeenten van) HR is vooralsnog voor een periode van 2 jaar ( en 216) overeengekomen. Zowel SP71 als HR evalueren de dienstverlening over de eerste 8 maanden positief en zijn beiden tevreden over de samenwerking en de bereikte resultaten. HR heeft SP71 benaderd met het verzoek om mogelijkheden te bespreken om bedrijfsvoeringstaken voor HR uit te voeren ( hosting ) en te ondersteunen bij de huisvesting van HR. In december 214 heeft SP71 een tweetal proposities opgesteld met daarin een indicatieve raming van de hosting resp. de verschillende huisvestingsopties. In zijn verdere gesprekken gevoerd en vragen naar aanleiding van de proposities beantwoord. In de loop van vindt bestuurlijke besluitvorming plaats over deze onderwerpen. De Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR) heeft, hoewel zij aangaf tevreden te zijn over de dienstverlening, de DNO met SP71 opgezegd per 1 januari 216 omdat zij zich inkoop-juridisch verplicht voelden om de ICT opnieuw aan te besteden. 6 SERVICEPUNT 71

11 De opdracht voor ICT-dienstverlening is per voornoemde datum na een aanbestedingsprocedure gegund aan een derde partij. SP71 en BSGR zijn, zowel bestuurlijk als ambtelijk, in overleg over een zorgvuldige overdracht van processen en systemen. In verband met deze beëindiging van dienstverlening ontstaan frictiekosten. Aan het algemeen bestuur zal worden voorgesteld om deze o.a. te dekken vanuit de Reserve transitie. Per 1 januari 216 houdt de gemeenschappelijke regeling GEVULEI op te bestaan. In het derde tertaal wordt duidelijk welke taken in welke vorm en binnen welke organisatie worden gecontinueerd; dienstverlening door SP71 zal daarbij gedeeltelijk aan de orde blijven. Met betrekking tot het dienstverleningsdeel dat zal worden beëindigd zijn geen frictiekosten aan de orde. Nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen Vóór 1 januari 216 moet SP71 voldoen aan de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). Het algemeen bestuur heeft een wijziging van de GR SP71 aangeboden aan de deelnemers, waarin de in de wet opgenomen nieuwe rechtsvorm van de zogenoemde bedrijfsvoeringsorganisatie is uitgewerkt. Naast de aanpassingen met betrekking tot de vorm bedrijfsvoeringsorganisatie zijn er een aantal technische aanpassingen aan de nieuwe wettelijke voorschriften met betrekking tot informatie en verantwoording en begroting en jaarrekening (termijnen) in de voorstellen tot aanpassing van de GR meegenomen. In het najaar van vindt bestuurlijke besluitvorming door de deelnemers plaats, waarna de nieuwe GR per 1 januari 216 zal kunnen ingaan. Service-eenheden In het voorjaar van is het tweede datacenter (ICT) opgeleverd, de afrondende uitwijktest vindt plaats in oktober as.. Hierdoor beschikt de regio nu over een moderne, betrouwbare en stabiele ICT-infrastructuur met garantie op continuïteit. De evaluatie van het proces Van Inkopen tot Betalen heeft in het tweede tertaal tot een aantal aanpassingen/ optimalisaties geleid. Het proces is hierdoor voor de klant eenvoudiger geworden. M.b.t. de financiële kolom zijn heldere afspraken gemaakt met gemeenten over de gezamenlijke ontwikkelagenda. De implementatie van de vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen loopt op schema zodat tijdig kan worden voldaan aan de wettelijke veropklichtingen. Binnen het HRM-domein vinden momenteel gesprekken plaats met de vakbonden over de, zoveel mogelijk geharmoniseerde, implementatie van de eerder gemaakte cao-afspraken die ingaan per 1 januari 216. Daarnaast zijn uitgangspunten voor een gezamenlijke HRM-agenda vastgesteld en zijn interne HRM-processen verder gestandaardiseerd en gedigitaliseerd (e-hrm). Per 1 januari is de nieuwe Regionale commissie bezwaarschriften van start gegaan. De kwetsbaarheid neemt af door collegiale vervanging en de kwaliteit neemt toe door de uniforme werkwijze en specialisatie. Tegelijkertijd is gestart met de informele aanpak (ambtelijk horen en bellen bij bezwaar; werkwijze gebaseerd op het programma 'Prettig contact met de overheid'), hetgeen een grotere waardering door de betrokken burgers oplevert. Het juridisch zaakvolgsysteem is nu optimaal ingericht waardoor beter gestuurd kan worden op termijnen en doorlooptijden. Binnen Facilitaire Zaken is leveranciersmanagement uitgerold en worden de beoogde (financiële) voordelen gerealiseerd (o.a. catering, beveiliging en schoonmaak). In het vervolg van wordt ook klantmanagement verder geïmplementeerd waardoor nog beter kan worden aangesloten bij de specifieke behoeften van de klantorganisaties. Inleiding 7

12 1.4 Sturen op doelen en resultaten In het Bedrijfsplan SSC Leidse Regio van, voor en door gemeenten van 16 augustus 21, zijn zes doelstellingen opgenomen die samenvattend betrekking hebben op het verlagen van kosten, verhogen van kwaliteit en verminderen van kwetsbaarheid. Ten aanzien van de (voortgang in de) realisatie van de doelstellingen kan onderscheid worden gemaakt in prestaties en effecten. Prestaties zijn de inspanningen die SP71 uitvoert en effecten zijn de veranderingen die daarmee worden beoogd/gerealiseerd. Prestaties kunnen in beginsel continu in beeld gebracht worden, terwijl effecten vaak pas later/ na enkele jaren goed in beeld te brengen te zijn (door middel van evaluatie of klanttevredenheidsmetingen). De dienstverlening is gespecificeerd in een PDC en in globale zin opgenomen in de (begrotings)programma's. De prestaties zijn meetbaar gemaakt via prestatie-indicatoren per programma. In onderstaande tabel zijn per doelstelling een aantal prestatie-indicatoren opgenomen. Via deze prestaties wordt een wezenlijke bijdrage geleverd aan de beoogde effecten, c.q. de realisatie van de doelstellingen uit het Bedrijfsplan. In onderstaande tabel is de voortgang aangegeven (groen: conform norm, oranje: aandachtspunt, rood: niet realiseerbaar). In de kolom prognose zijn de afwijkingen t.o.v. de 1e Bestuursrapportage cursief weergegeven. Nr 1 bieden van continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid 1a Beschikbaarheid Infrastructuur <% binnen service-window> 1b Telefonische bereikbaarheid <beantwoorde oproepen> 1c Tijdigheid dienstverlening <gewogen gemiddelde PDC-normering> Nr 2 verder verhogen van de kwaliteit van processen 2a Kwaliteit output <gemiddelde waardering klanttevredenheid> ± 2b Beheersmaatregelen <% key-controls beoordeeld als effectief > ± Nr 3 verder verhogen van professionaliteit en deskundigheid medewerkers 3a Medewerkers training, cursus, opleiding <% medewerkers dat opleiding volgt> 3b Omvang opleidingsbudget <% van loonsom> Nr 4 efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht 4a Reductie formatie als gevolg van efficiency <aantal fte> Nr 5 realiseren van besparingen door schaalvoordelen (x 1) 5a Taakstelling Servicepunt71 <volgens bedrijfsplan plus bijstellingen> 5b Inkoopvoordelen gemeenten <volgens inkoopvoordelenrapportage> Nr 6 bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen 6a Doorlooptijd facturen <gemiddelde doorlooptijd in dagen> 6b Afhandeling bezwaarschriften <% binnen afgesproken norm> ± 8 SERVICEPUNT 71 Referentie 213 realisatie 214 realisatie norm prognose 216 norm nb 99,% 99,5% 99,5% 99,5% 99,8% 63,% 9,3% 93,2% 92,7% 94,3% 93,3% ± nb nvt 84,% 92,% 92,% 94,% 213 realisatie 214 realisatie norm prognose 216 norm nb nvt ntb 7, 6,7 7,2 33% 67% 75% 85% 85% 85% 213 realisatie 214 realisatie norm prognose 216 norm nb 92% 92% 9% 9% 9% 1,% 1,5% 2,% 1,4% 1,7% 2,% 213 realisatie 214 realisatie norm prognose 216 norm 278,6 261,6 259,4 261,4 25,8 213 realisatie 214 realisatie norm prognose 216 norm % % % % % 213 realisatie 214 realisatie norm prognose 216 norm <3 25 <3 nb ntb ntb 95% 9% 85% Referentie Referentie Referentie 283,8 Referentie Referentie

13 1. Bieden van continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid Deze indicatoren zijn ontleend aan de verschillende indicatoren in de begrotingsprogramma s en geven een indicatie over de doelstelling vermindering kwetsbaarheid. De indicator tijdigheid blijft op peilmoment 31 augustus nog achter (88,%). De inzet en verwachting is om alsnog over de norm (92,%) te realiseren. 2. Verder verhogen van de kwaliteit van processen Kwaliteit van de processen uit zich in uitkomsten van de processen enerzijds en de beheersing van de werking van de processen anderzijds. V.w.b. de uitkomst is de gemeten klanttevredenheid (voorjaar, gemiddeld 6,7) opgenomen. SP71 ontwikkelt ook andere instrumenten om klantbeleving te meten. De mate waarin processen adequaat beheerst worden zodat er voor klantorganisaties geen risico s op niet getrouwe of niet rechtmatige uitkomsten bestaan, kan o.a. worden afgeleid uit rapportages van de externe accountant. Hierin is een continue verbetering zichtbaar, zoals ook blijkt uit de recente conceptmanagementletter die door hen is opgesteld. 3. Verder verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers Ook bij deze doelstelling is klantbeleving van belang. In afwachting van de verdere analyse van de klanttevredenheidsmeting worden thans vooral inputindicatoren gemeten. In 214 en is extra geïnvesteerd in de ontwikkeling van adviseurs en leidinggevenden via de aanvullende opleidingsplannen 'Robuuste adviseur' en Robuuste leidinggevende. Om deze redenen zijn op de indicator 'opleidingsbudget' de realisatie 214 resp. de prognose hoger dan de (minimum)norm in die jaren. In 216 is de norm opgehoogd in verband met de inzet op verdere kwaliteitsverbetering en -beleving en het vergroten van mobiliteitskansen. 4. Efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht De organisatie- en personeelsplannen die in 214 zijn opgesteld en vastgesteld, het werken met strategische personeelsplanning en de gerealiseerde mobiliteitstrajecten hebben er toe geleid dat de formatiereductie die in het bedrijfsplan voor 214 was opgenomen, is gerealiseerd. Implementatie van de plannen vindt plaats in. Overigens geldt dat SP71 zich vooral richt op het realiseren van taakstellingen in financiële zin, en niet persé via formatiereductie. De financiële taakstelling kan bijvoorbeeld ook gerealiseerd worden door activiteiten die eerst door externen werden uitgevoerd nu, goedkoper, uit te voeren met eigen personeel. 5. Realiseren van besparingen door schaalvoordelen In het Bedrijfsplan zijn financiële effecten opgenomen waaruit op termijn een structureel voordeel van ruim 6 miljoen blijkt. Dit verwachte voordeel is een saldo van inkoopvoordelen die bij gemeenten gerealiseerd dienen te worden (ca. 5 miljoen), extra kosten vanwege een kwaliteitsimpuls of regiekosten (ca 2 miljoen) en een taakstellende besparing die binnen de SP71organisatie gerealiseerd moet worden, met name door efficiency (vanaf 216 structureel 3 miljoen per jaar). Op de realisatie hiervan wordt door SP71 strak gestuurd. De besparingen zijn gerealiseerd en in het meerjarenbeeld van gemeenten (i.c. lagere financiële bijdrage aan SP71) en SP71 verwerkt. In worden de taakstellende structurele inkoopvoordelen voor gemeenten ruimschoots gerealiseerd (evenals in voorgaande jaren). Gemeenten bepalen in welke mate en in welke vorm deze inkoopvoordelen toegerekend worden naar budgetbesparingen (de besparing die als gevolg van gerealiseerde inkoopresultaten door de gemeente daadwerkelijk budgettair wordt afgeboekt). 6. Bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen De bedrijfsvoering die SP71 uitvoert is ondersteunend aan het primaire proces van gemeenten en draagt veelal alleen indirect bij aan doelstellingen van gemeenten. Op een aantal onderdelen zijn de inspanningen van SP71 direct zichtbaar voor burgers, bedrijven en instellingen. Voor deze activiteiten zijn indicatoren opgenomen. De indicator voor de afhandeling van bezwaarschriften is vanaf voor het eerst opgenomen en verbetert van 73% over de 1e 4 maanden naar 83% naar de stand per 3 augustus. De verwachting is dat dit percentage in het derde tertaal nog verder kan worden verhoogd naar 9% over het gehele jaar. Inleiding 9

14 1 SERVICEPUNT 71

15 2 Programmaplan 2.1 Programma 1 - ICT Realisatie van de prestaties Een gemoderniseerd redundant rekencentrum In april is een modern twin-datacenter opgeleverd, inclusief adequate koelvoorziening. Half juni was de uitwijktest op het twin-datacenter nog niet nog niet 1% succesvol. Naar verwachting kan de 2e uitwijktest eind oktober plaatsvinden en het project Modernisering Backend daarna definitief en volledig worden opgeleverd. Doorontwikkeling van verrekensystematiek op basis van prijs per product en werkelijke afname Er wordt strak gestuurd op het waar mogelijk verminderen van kosten om binnen het begrotingskader de ICT-omgeving op zorgvuldige wijze in stand te houden. Meerwerkvragen en/of volume-uitbreidingen in hard- en software worden voorafgaand geoffreerd en vervolgens gefactureerd. Betere informatie over afname leidt tot meer inzicht in en sturing op de kosten (in 1e tertaal daling/opschoning van het aantal accounts). Verdere verfijning van de verrekensystematiek bestaat o.a. uit quotamanagement waardoor de opslagcapaciteit vanaf 216 ook een reële prijs per afname (pay per use) kent. Certificering conform ISO 271 In aansluiting op de eerder door het BVO vastgestelde visie Security wordt in het 3e tertaal een implementatieplan opgesteld om certificering van de informatiebeveiligingsprocessen volgens ISO-norm 271 te realiseren. Samen met gemeenten versterken van de ICT-governance, regionaal informatiebeleid en informatiemanagement Belangrijk onderwerp van gesprek is de gewenste toekomstige dienstverlening (in aanloop naar concept-meerjarenvisie) en de mogelijkheden tot kostenbeheersing. De concept-meerjarenvisie m.b.t. het toekomstig werkplekbeheer zal in het laatste tertaal door SE ICT worden opgeleverd en besproken met de gemeenten. SE ICT participeert in het programma ISIV dat in opdracht van de gemeente Leiden wordt uitgevoerd. Prestatie-indicatoren begroting Nr Omschrijving 214R B P Toelichting 1 Telefonische bereikbaarheid 1e lijns Norm: 92% < 2 sec. opgenomen 93,5% 95,% 95,% In 1e tertaal lag % op 95,3, in 2e tertaal op 92,6. over heel ligt op norm 95%. 2 Betrouwbaarheid dienstverlening Norm: 95% binnen vastgestelde tijd 88,1% 95,% 93,6% Betreft gewogen % van wijzigingen en incidenten. Stijging zichtbaar t.o.v. 1e rapportage 3 Betrouwbaarheid infrastructuur Norm: 99,8% beschikbaarheid 99,5% 99,5% 99,5% 1e tertaal geen volledige SBC-verstoringen. 2e tertaal 7 verstoringen, allen binnen korte tijd verholpen. (R=realisatie, B=begroting, P=actuele stand peildatum) Ontwikkeling baten en lasten Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Personele lasten Materiële lasten Kapitaallasten Bijdragen deelnemers Bijdragen derden (bedragen x 1.) Programma 1 Programmaplan 11

16 2.2 Programma 2 - Inkoop Realisatie van de prestaties De evaluatie van contractregistratie, -beheer en -management Over de voortgang van het contractmanagement wordt ieder tertaal gerapporteerd in de inkoopvoordelenrapportage. In deze rapportage wordt inzicht gegeven in de kwantitatieve (financiële) baten en de kwalitatieve baten van het contractmanagement. Het actueel houden van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Vanwege het in werking treden van de nieuwe Aanbestedingswet in april 216, wordt momenteel gewerkt aan een actualisatie van het regionale aanbestedingsbeleid. Het nieuwe beleid zal naar verwachting eveneens in april 216 van kracht zijn. Het optimaliseren en efficiënter maken van het (integrale) inkoopproces van " Van Inkoop tot Betalen De evaluatie van het proces Van Inkopen tot Betalen heeft in het tweede tertaal tot een aantal aanpassingen/ optimalisaties geleid. In september is een nieuwe versie van het proces gestart. Het proces is hierdoor voor de klant eenvoudiger geworden. Prestatie-indicatoren begroting Nr Omschrijving 214R B P >2 Toelichting 1 Realisatie inkoopresultaat bedrijfsplan (x 1.) Voor alle klantorganisaties zullen de beoogde inkoopvoordelen voor ruimschoots worden gerealiseerd. 2 Uitgevoerde spendanalyses (in aantallen) 3 Registratie nieuwe contracten via inkoop in contractenregister pm 97% 1% Alle bij SE Inkoop aangeleverder nieuwe contracten zijn geregistreerd in het contractmanagementsysteem Esize *). 4 Rechtmatigheid van de aanbestedingen door se-inkoop begeleid pm 99% 1% Het betreft de door SP71 begeleide aanbestedingen *). Er worden regelmatig spendanalyses uitgevoerd ter ondersteuning van inkoop en contractmanagement (R=realisatie, B=begroting, P=actuele stand peildatum) *) Gemeenten worden actief geattendeerd op het tijdig, juist en volledig aanleveren van contracten en aanbestedingstrajecten. Ontwikkeling baten en lasten (bedragen x 1.) Personele lasten Materiële lasten Kapitaallasten Bijdragen deelnemers Programma 2 Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo De voorgestelde begrotingswijziging betreft de verwachte inzet van een flexibele schil om pieken in de vraag naar inkoopadvisering en trajectbegeleiding op te vangen. 12 SERVICEPUNT 71

17 2.3 Programma 3 - Financiën Realisatie van de prestaties Concretisering en uitvoering van de doorontwikkeling van de Financiële kolom In overleg met de gemeenten richt de gezamenlijke ontwikkelagenda zich op Vernieuwing P&C cyclus, Verbetering proces 'Van inkoop tot betalen', Invorderingsbeleid regionaal/invorderingsproces (vanaf tweede helft ), Treasury, Harmonisatie kaders (oplevering begin 4e kwartaal ), Optimalisatie mogelijkheden inkomende subsidies (start 3e kwartaal ) en Standaardisatie formats P&C producten. Het verder optimaliseren van de kritische processen m.b.t. de dienstverlening van de service eenheid In zijn verbeteringen doorgevoerd in het proces Van Inkoop tot betalen (samen met SE Inkoop) en is het proces efficiënter en eenvoudiger gemaakt. Invoering Vennootschapsbelastingplicht Gemeenten en SP71 vallen vanaf 1 januari 216 onder de heffing van vennootschapsbelasting (Vpb). Samen met gemeenten wordt een p[rojectplan uitgevoerd om tijdig te vodoen aan de wettelijke (inrichtings)verplichtingen. Het verder doorontwikkelen van de standaardisatie en de automatisering van de P&C-producten Budgetcyclusproducten (begroting en jaarrekening) worden stapsgewijs op onderdelen (paragrafen, tabellen, lay-out) verder gestandaardiseerd. In het project Vernieuwing P&C-cyclus komt o.a. verdere uniformering van rapportages aan de orde. Zowel het management als het bestuur (van alle klantorganisaties) zal hierbij nauw worden betrokken. Versterken van het instrumentarium dat klantorganisaties in staat stelt 'In control' te komen en te blijven Focus ligt op het robuuster maken van de financiële processen. De inspanningen hebben zich vertaald in zichtbare verbeteringen, hetgeen wordt bevestigd in de laatste concept-managementletter van de extern accountant. Uitbreiding en optimalisatie van de beschikbaar gestelde managementinformatie De projectmatige verbetering is afgerond. Als reguliere activiteit worden overzichten en rapporten in de applicatie Cognos aangepast o.b.v. behoeften van het management van klantorganisaties. Prestatie-indicatoren begroting Nr Omschrijving 214R B P Toelichting 1 Doorlooptijd facturen: betaalbaarstelling van facturen < 3 dagen 95,% binnen termijn 95,% binnen termijn 95,% Per 31/8/: 74%. Knelpunt betreft m.n. verzamelfacturen. Deze zijn per jaareinde afgehandeld: prognose is om eind de norm te realiseren. 2 Verwerken begrotingswijzigigingen binnen 5 werkdagen. 95,% binnen termijn 95,% binnen termijn 95,% Alle wijzigingen tot zomerreces zijn verwerkt. Monitoring op de tijdige verwerking is versterkt. (R=realisatie, B=begroting, P=actuele stand peildatum) Ontwikkeling baten en lasten Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Bijdragen deelnemers Bijdragen derden (bedragen x 1.) Personele lasten Materiële lasten Kapitaallasten Programma 3 Programmaplan 13

18 2.4 Programma 4 - HRM Realisatie van de prestaties Harmonisatie van de regelgeving op basis van de in 214 gemaakte cao-afspraken In het ambtelijk vooroverleg met de Bonden is overeenstemming bereikt over de geharmoniseerde invoering van de nieuwe cao. Op enkele onderdelen moeten er nog lokaal afspraken worden gemaakt. Momenteel wordt het formele besluitvormingsproces voorbereid. De verwachting is dat het resultaat in oktober aan de colleges ter vaststelling worden voorgelegd, zodat invoering met ingang van 1 januari 216 gerealiseerd wordt. Voorbereiding op de invoering van de Wet normalisering Ambtenarenstatus (oorspr. prognose ingangsjaar 217) De Eerste Kamer moet nog een besluit nemen over de invoering van de wet. Inmiddels wordt de invoering van de wet niet eerder dan 218 verwacht, gezien de complicaties voor de invoering. Vertalen van de afspraken uit de (verwachte) nieuwe cao voor gemeenten naar personele regelingen Er vindt vooralsnog alleen informeel cao-overleg plaats met de Bonden over een nieuwe cao per Verwacht wordt dat hier medio derde kwartaal meer bekend over zal zijn. Uitbouwen van Mobiliteit & Flexibiliteit met aansluiting op het ontwikkelingsbeleid van de klantorganisaties De vijf organisaties hebben uitgangspunten voor gezamenlijke HRM-agenda opgesteld. Hier wordt uitvoering aan gegeven. Er is een gezamenlijk kader voor werkervaringsplaatsen opgesteld. Deze wordt in oktober aan het GGO (Gezamenlijk Georganiseerd Overleg) voorgelegd. Er is een geharmoniseerd stagebeleid in voorbereiding. Dit wordt waarschijnlijk in het 4e kwartaal geïmplementeerd. Tenslotte wordt in het kader van de uitvoeringsafspraken uit de cao een voorstel voorbereid om een hogere instroom voor jongeren en arbeidsbeperkten te realiseren. Dit voorstel zal in het 4e kwartaal worden vastgesteld. Verdergaande standaardisatie van HRM-processen, zoveel mogelijk digitaal met behulp van een E-HRM systeem en VSP De interne HRM-processen zijn vrijwel volledig geharmoniseerd. Dit betreffen m.n. controleprocessen in de administratie. Daarnaast worden er nog processen geharmoniseerd en gedigitaliseerd in het 3e / 4e kwartaal (zie hieronder). Implementatie van de E-HRM applicatie vanaf 1 januari en verdergaande digitalisering van processen Momenteel wordt het cafetaria-model ingebouwd in het Youforce, zodat medewerkers m.i.v. oktober alle verzoeken digitaal kunnen indienen. Daarnaast wordt het proces formatiebeheer digitaal in YouForce ingericht, waarbij ook een deel van het financiële proces wordt meegenomen. Voor beide onderdelen geldt dat de administratieve procesgang efficiënter wordt en ingebouwde controles de kwaliteit beter borgen. Tenslotte wordt het W&S-proces opgenomen YouForce, hierdoor wordt het proces van sollicitant tot uiteindelijke keuze zoveel mogelijk gedigitaliseerd en efficiënt ingericht t.b.v. administratie als ook voor de sollicitanten en managers. Uitbreiding en optimalisatie van beschikbaar gestelde managementinformatie HRM In het eerste kwartaal zijn de gegevens in de systemen van Financiën en HRM aan elkaar gekoppeld waardoor managementinformatie over personeel zowel financiële (budget en uitgaven) als HRM (formatie en bezetting) gegevens bevat. Prestatie-indicatoren begroting Nr Omschrijving 214R B P Toelichting 1 Formatiebeheer: wijzigingen verwerkt < 3 dagen 6,% 75,% 75,% Per 31/8/15: 65%. Digitale verwerking wordt omgezet van Formdesk naar Youforce. Doel o.a. beter sturing op doorlooptijden. dan conform begrote % 2 E-Hrm: % digitaal verwerkte mutaties 3,% 75,% 75,% Per 31/8/15: 65%. In 4e kwartaal worden diverse mutatietypen aan e-hrm toegevoegd. dan conform begrote % 3 Mobiliteit & Flexibiliteit: aanvragen tijdig behandeld ( 2 dagen) 8,% 85,% 85,% Verloopt volgens verwachting (R=realisatie, B=begroting, P=actuele stand peildatum) 14 SERVICEPUNT 71

19 Ontwikkeling baten en lasten Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Personele lasten Materiële lasten (bedragen x 1.) Kapitaallasten Bijdragen deelnemers Bijdragen derden Programma 4 De voorgestelde begrotingswijziging is voornamelijk technisch van aard. De verhoging Bijdragen deelnemers houdt verband met overeengekomen meerwerk. Programmaplan 15

20 2.5 Programma 5 - Juridische Zaken Realisatie van de prestaties Na inrichting van één regionale commissie worden verbeteringen gerealiseerd m.b.t. kwaliteit, kwetsbaarheid en efficiency. Per 1 januari is de nieuwe Regionale commissie bezwaarschriften van start gegaan. De tijdigheid van de oplevering van commissieadviezen is verbeterd en er ontstaat meer uniformiteit in de kwaliteit bij de verschillende klantorganisaties. Het juridische zaakvolgsysteem Octopus betreffende de bezwaarschriften is optimaal ingericht. De nieuwe werkwijze a.g.v. één Regionale commissie, het ambtelijk horen en het bellen bij bezwaar, zijn geïmplementeerd in Octopus. De rapportages uit Octopus worden nog verder verbeterd waardoor voor de klantorganisaties steeds actuele en betrouwbare informatie betreffende de stand van zaken beschikbaar is. Het verder vormgeven en inrichten van ambtelijk horen, bellen bij bezwaar en het product Mediation In is gestart met trainingen van de juridisch adviseurs die ambtelijk horen en die contact opnemen met de indiener bij binnenkomst van een bezwaarschrift, volgens de principes van 'Prettig contact met de overheid'. Over de toepassing van ambtelijk horen heeft ind e vier colleges besluitvorming plaatsgevonden. Als gevolg van de informele aanpak is een stijgende lijn zichtbaar in het aantal intrekkingen dat in goed overleg met bezwaarden wordt gerealiseerd. Het product Mediation wordt in het derde tertaal verder opgepakt, wanneer het op mediation gebaseerde ambtelijk horen en bellen bij bezwaar (mediationaanpak) stevig is verankerd. In wordt samen met de klantorganisaties onderzocht op welke wijze Juridische Kwaliteitszorg kan worden ingericht. Dit onderdeel staat geagendeerd voor het einde van en zal in overleg met de gemeenten worden opgepakt. Er zijn raamovereenkomsten met juridische externen (advocaten) afgesloten. Het BVO heeft besloten het afsluiten van deze (regionale) raamovereenkomsten tot nader orde uit te stellen. De verzekeringsportefeuille van iedere klantorganisatie komt verder op orde. Als uitvloeisel van de in 214 regionaal aanbestede brandverzekering, zijn in nagenoeg alle gemeentelijke objecten verder getaxeerd conform aanbesteding (verzekerd belang EUR 1,4 miljard). In zijn de vrijwilligersverzekering, de wagenparkverzekering en de land-, werkmaterieelverzekering succesvol aanbesteed. Intensieve en deskundige voorbereiding voor de aanbesteding van de gemeentelijke aansprakelijkheidsverzekeringen heeft tégen de landelijke marktontwikkelingen in geleid tot een uitstekend resultaat (enkele extra dekkingen en scherpe premies). De inrichting van het project Verhaal van schade op derden is en afgerond (eerste opbrengst ca. 59.) en ontsloten via VSP. Prestatie-indicatoren begroting Nr Omschrijving 1 214R B Commissieadviezen op bezwaarschriften binnen termijn. 2 Kamer 1 Leiden 3 P 14 weken Toelichting Met de komst van de Regionale commissie is per een uniforme termijn van 14 weken afgesproken waarbinnen commissieadviezen worden opgeleverd. 9,% 8% (was 79%) In 32 zaken is advies uitgebracht en zijn afgehandeld. In 242 zaken is de termijn gehaald. Kamer 3 Regionale commissie personele aangelegenheden Ntb 1% (was 1%) In 8 zaken is advies uitgebracht en zijn afgehandeld. Deze waren alle binnen de termijn. 4 Kamer 5 Leiderdorp Ntb 62% (was 52%) In 5 zaken is advies uitgebracht en zijn afgehandeld. In 31 zaken is de termijn gehaald. 5 Kamer 6 Oegstgeest Ntb 88% (was 82%) In 17 zaken is advies uitgebracht en zijn afgehandeld. In 15 zaken is de termijn gehaald. 6 Kamer 7 Zoeterwoude 9,% 83% (was 75%) In 6 zaken is advies uitgebracht en zijn afgehandeld, waarvan 5 adviezen tijdig. (R=realisatie, B=begroting, P=actuele stand peildatum) 16 SERVICEPUNT 71

21 Ontwikkeling baten en lasten Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Kapitaallasten Bijdragen deelnemers (bedragen x 1.) Personele lasten Materiële lasten Bijdragen derden Programma 5 De voorgestelde begrotingswijziging bij personele lasten betreft een technische wijziging. De bijstelling bij Bijdragen derden heeft betrekking op extra dienstverlening t.b.v. de Omgevingsdienst West-Holland. Programmaplan 17

22 2.6 Programma 6 - Facilitaire Zaken Realisatie van de prestaties Het verder standaardiseren van de producten en diensten voor de verschillende organisaties waardoor de tijdigheid van leveringen verbetert en het percentage foute leveringen afneemt De periodieke operationele managementinformatie over kwaliteit en kwantiteit van de facilitaire dienstverlening wordt conform planning uitgevoerd. Het verbeteren van de tijdigheid van leveringen en het verlagen van het percentage foute leveringen blijft onderdeel uitmaken van de dagelijkse dienstverlening. Analyse en evaluatie van het gebruik van vergaderruimtes Het selfservice-concept Planon Meeting Manager dat in 214 is uitgerold geeft meer inzicht in de feitelijke bezettingsgraad van de vergaderruimtes. Implementatie verloopt nog volgens planning. In het derde kwartaal van is de implementatie voor alle medewerkers naar verwachting afgerond. Het leveranciers- en klantmanagement van Facilitaire Zaken wordt verder uitgerold en verbeterd Leveranciersmanagement is uitgerold en levert de beoogde (financiële) voordelen op. Invulling van het Klantmanagement is inmiddels gestart. Prestatie-indicatoren begroting Nr Omschrijving 214R B P Toelichting 1 Tijdigheid levering diensten 95,% 98,% 98,% Wordt wekelijks gemeten 2 Percentage foute leveringen <3,% <2,% <2,% Wordt wekelijks gemeten (R=realisatie, B=begroting, P=actuele stand peildatum) Ontwikkeling baten en lasten Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Personele lasten Materiële lasten (bedragen x 1.) Kapitaallasten Bijdragen deelnemers Programma 6 De voorgestelde begrotingswijziging houdt verband met (gedeeltelijke en incidentele) invulling van de taakstelling Inkoopvoordelen binnen SP SERVICEPUNT 71

23 2.7 Programma 7 - Directie en interne bedrijfsvoering Realisatie van de prestaties vormgeven de verbindingsrol gericht op interne en externe omgeving en het doorontwikkelen van de strategie ; Structureel wordt invulling gegeven aan de verbindingsrol via verschillende overleggremia op bestuurlijk (AB en DB) en ambtelijk (BVO en WGB) niveau. De MT's van SP71 en die van klantorganisaties gaan regelmatig in gesprek over de dienstverlening. Ontwikkeling van de strategie van de organisatie vindt samen met de 4 gemeenten plaats via het opstellen van de ontwikkelrichting voor SP71 waarbij 22 de horizon is. M.b.t. (mogelijke) uitbreiding van dienstverlening is in succesvol gestart met het voor Holland Rijnland (HR) uitvoeren van het technisch opdrachtgeverschap (de bedrijfsvoering) voor de 3D s/jeugdhulp en is op verzoek van het BVO en onder regie van de gemeente Leiden gestart met het vervaardigen van een transitieplan op het gebied van intensivering van de regionale samenwerking m.b.t. informatievoorziening (ISIV). het blijvend 'in control' houden van de organisatie De documenten uit de budgetcyclus (jaarrekening 214, 1e bestuursrapportage en begroting 216) zijn conform planning en standaarden opgeleverd. Bij de jaarrekening 214 is door de accountant een goedkeurende controleverklaring verstrekt. Het algemeen controleplan is in uitvoering, de controles over het 1e halfjaar zijn afgerond en de externe accountant heeft een concept-managementletter verstrekt waarin wederom een verdere verbetering wordt geconstateerd. In overleg met gemeenten wordt inhoud en vorm van de contractrapportages bijgesteld, met meer focus op de dialoog over de kwaliteit van dienstverlening en sturing op afname en kosten. het doorontwikkelen van het dienstverleningsconcept en het implementeren van de nieuwe werkwijze; Het programma doorontwikkeling gezamenlijke bedrijfsvoering is afgerond en overgedragen aan de lijnorganisatie(s). het doorontwikkelen van instrumenten voor prestatie- en kwaliteitsmeting, kwaliteitszorg en risicomanagement; Ten aanzien van prestatie- en kwaliteitsmeting en kwaliteitszorg ligt de focus meer op het intensiveren van de dialoog met klanten dan op uitbreiding van het beheersinstrumentarium. Kwaliteitsafspraken en -metingen richten zich op afstemming van servicenormen en het kortcyclisch organiseren van feedback binnen dienstverleningsprocessen om de klanttevredenheid te monitoren en klantbeleving zo nodig te kunnen verbeteren. zorgdragen voor professionele communicatie, intern en extern, operationeel, tactisch en strategisch; In het 2e tertaal is verder uitvoering gegeven aan het Communicatiewerkplan 214- SP71. Vernieuwing van het VSP en verkennen van verbetermogelijkheden van de externe website hebben, naast het blijvend investeren in de kwaliteit van de inen externe communicatie door onze leidinggevenden en medewerkers, de focus gehad. De externe website en het intranet hebben in het 2e tertaal een beveiligingsupgrade gekregen. het verder vormgeven en inrichten van de beheerorganisatie De implementatie van Zaakgericht Werken is in het eerste tertaal heroverwogen. In het 2e tertaal heeft een impactanalyse plaatsgevonden waarna in het 3e tertaal een implementatieadvies volgt. Centraal daarbij staat welke vorm gekozen wordt en welke implicaties dit heeft voor de invulling van de archieffunctie. Hierover zijn gesprekken gevoerd met Erfgoed Leiden en Omstreken, o.a. gericht op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Ontwikkeling baten en lasten Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Personele lasten Materiële lasten (bedragen x 1.) Kapitaallasten Inkoopvoordeel Bijdragen derden Programma 7 Programmaplan 19

24 2.8 Algemene Dekkingsmiddelen & Onvoorzien Algemene dekkingsmiddelen De inkomsten van SP71 bestaan uit de bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten en uit DVO's met andere klantorganisaties (Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland, Gevulei, Holland Rijnland en Omgevingsdienst West Holland). De bijdragen van de gemeenten bestaan uit een regulier deel en een meer-/maatwerkdeel. De reguliere bijdragen vanuit de gemeenten zijn opgenomen onder de Algemene Dekkingsmiddelen. Het meerwerkdeel betreft overeengekomen extra dienstverlening en is opgenomen onder de desbetreffende programma s. Het maatwerkdeel betreft de dienstverlening die aan één of meer (maar niet aan alle) gemeenten wordt geleverd en is eveneens opgenomen onder de desbetreffende programma s. De inkomsten van de overige klanten, niet zijnde eigenaren, zijn, afhankelijk van de specifieke vorm van dienstverlening, opgenomen onder het desbetreffende programma, onder de noemer 'bijdragen derden'. Onvoorzien De post Onvoorzien wordt ingezet voor uitgaven die als onuitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt, terwijl er in de begroting geen raming voor deze uitgaven was opgenomen. Ontwikkeling van de baten en lasten Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Bijdragen deelnemers AD en Onvoorzien (bedragen x 1.) Materiële lasten Het verwachte voordeel op materiële lasten betreft een financieringsvoordeel als gevolg van de aanhoudend lage rentestand. 2 SERVICEPUNT 71

25 3 Paragrafen 3.1 Weerstandsvermogen Nota Weerstandsvermogen en risicomanagement Het doel van het weerstandsvermogen is te bepalen of tegenvallers die zich kunnen voordoen opgevangen kunnen worden zonder dat direct de begroting of het beleid hoeft te worden aangepast. Hiervoor is het van belang dat er periodiek een inventarisatie plaatsvindt van de risico's. In de Financiële Verordening is daarom opgenomen dat bij de jaarlijkse begroting (voorjaar) en de 2e bestuursrapportage (najaar) een inventarisatie plaatsvindt van de risico's en de maatregelen om de risico's te beheersen. Op basis hiervan kan twee maal per jaar de benodigde risicodekking worden bepaald, die wordt afgezet tegen de beschikbare risicodekking, de zogenaamde weerstandscapaciteit. In het op 2 december 212 door het algemeen bestuur vastgestelde Beleidskader Weerstandsvermogen en Risicomanagement zijn de bepalingen opgenomen met betrekking tot het weerstandsvermogen en het risicomanagement. Inventarisatie van de risico s Via onderstaande tabel zijn de risico s gekwantificeerd Kans Categorie zeer klein Impact Klasse % - 1 % Gemiddelde Categorie Klasse Gemiddelde 5% zeer klein klein 1% - 3% 2% klein gemiddeld 3% - 5% 4% gemiddeld groot 5% - 7% 6% groot zeer groot 7% - 9% 8% zeer groot enorm > Van ieder risico is de kans en de impact (in euro's) ingeschat. Is de kans bijvoorbeeld groot en de impact zeer groot, dan is de risicoscore 6% van 75., ofwel 45.. De top 5 risico's zijn hieronder in volgorde van risicoscore gepresenteerd: nr. Risico/gebeurtenis Kans Impact Beheersmaatregel Risicoscore 1 Om de kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen te realiseren zijn in voorgaande jaren organisatieen personeelsplannen en een strategische personeelsplanning opgesteld. Dit leidt tot mobiliteitstrajecten en tijdelijk extra kosten. Zeer groot Zeer groot Samen met gemeenten verkennen en creëren van oplossingsmogelijkheden in regionaal verband. Extra inzet op individuele trajectbegeleiding S71 wordt geconfronteerd met substantiële krimp van de vraag (bijvoorbeeld a.g.v. takenvermindering door bezuinigingen of wegvallende dienstverlening aan derden, concreet is nu: BSGR). Dit levert overcapaciteit op die gedurende een bepaalde periode dient te worden afgebouwd of kosten verbonden aan doorlopende investeringen en /of contracten. Zeer groot Groot Investeren in relatie met de klanten en waar mogelijk beslisnemers beïnvloeden. Anticiperen op (lokale, regionale, landelijke) ontwikkelingen en afbouwscenario s beschikbaar hebben. Alternatieve activiteiten (uitbreiding dienstverlening) initiëren om dekking voor doorlopende kosten te realiseren Samenhang tussen ICT-aanbestedingen, informatiebeleid en informatiemanagement op regionaal niveau ontbreekt en leidt tot toekomstige desinvesteringen. Middel Groot Intensiveren van de samenwerking tussen de vijf organisaties op dit vlak en het maken van gezamenlijke afspraken (vindt nu plaats in programma ISIV) 15. Paragrafen 21

26 nr. Risico/gebeurtenis Kans Impact Beheersmaatregel Risicoscore 4 Het implementatievermogen van SP71 en van de gemeenten blijkt te laag om alle veranderingen effectief en tijdig door te voeren, waardoor doelstellingen in kwalitatieve zin niet worden gehaald. Dit leidt tot verminderd draagvlak en heeft ook in financiële zin een nadelige weerslag. Middel Middel Gezamenlijk en op haalbare wijze implementeren van veranderopgaven die door het BVO zijn benoemd en door het BVO worden aangestuurd en geregisseerd Het spanningsveld tussen gezamenlijke bedrijfsvoering en bedrijfsvoering die aansluit bij de eigen dynamiek van de betreffende klantorganisatie, leidt tot verminderd draagvlak, hogere werkdruk en heeft ook in financiële zin een nadelige weerslag. Middel Middel Samen met gemeenten kiezen voor een helder bedrijfsmodel (welke diensten collectief, modulair, gedifferentieerd of individueel) inclusief bijbehorende condities en consequenties (onderdeel van traject SP71 richting 22). 7. De top 5 risico's leveren een risicoscore van De totale risico-inventarisatie leidt tot een risico-score van circa 1,8 miljoen. Op basis van de ingevoerde risico's is een risicosimulatie uitgevoerd. De risicosimulatie wordt toegepast omdat het reserveren van het maximale bedrag niet noodzakelijk is. De risico's zullen immers niet allemaal tegelijkertijd en in hun maximale omvang optreden. Bij een zekerheidspercentage van 9% (dit betekent dat met een zekerheid van 9% alle risico's binnen hun kans van optreden kunnen worden afgedekt), bedraagt de benodigde risicodekking circa 6.. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van SP71 bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om niet-voorziene uitgaven (tegenvallers) te dekken. Onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn: de algemene reserve, de aan specifieke risico s gelieerde bestemmingsreserves, het resultaat over het boekjaar en de post onvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van ar. 25 van de GR SP71 verplicht zorg ervoor te dragen dat SP71 te alle tijde beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Begroting Algemene reserve Reserve Flankerend Beleid Reserve Transitie 127 Saldo exploitatie Onvoorzien Bedragen x 1. euro Saldo van baten Meerjarenraming Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking (weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen. De inventarisatie van de weerstandscapaciteit leidt tot een beschikbare risicodekking van 444. (referentiejaar ). De meest recente inventarisatie van de risico's leidt tot een benodigde risicodekking van 6. (naar de stand van zaken in het najaar ). Dat betekent dat de weerstandscapaciteit van onvoldoende niveau is om de risico s (op basis van de risicoscores) te kunnen opvangen. De ratio weerstandvermogen (verhouding beschikbare en benodigde risicodekking) is kleiner dan 1. Dit betekent dat extra maatregelen moeten plaatsvinden om de nadelige effecten van de risico's te voorkomen of op te kunnen vangen. Concreet betekent dit vooral een intensivering van de gezamenlijke aanpak (met gemeenten) van het mobiliteitsvraagstuk. In meerjarig perspectief is een daling van de weerstandscapaciteit zichtbaar. SP71 is hierdoor minder in staat om risico's op te vangen, zonder dat dit nadelige consequenties heeft voor de gemeenten. 22 SERVICEPUNT 71

27 3.2 Financiering De financieringsparagraaf geeft inzicht in de ontwikkelingen rond de financiering van SP71, in het te voeren beleid op dit gebied en in de eventuele risico s die daarbij gelopen worden. Ontwikkelingen financiering Begin is een tijdelijk liquiditeitstekort afgedekt middels een kasgeldlening van 3 miljoen met een looptijd van twee maanden tegen een rentepercentage van,2 %. Dit percentage is aanzienlijk lager dan de rente op de rekeningcourant (,25%). Het aantrekken van het kasgeld heeft hierdoor geen negatief financieel effect gehad. Treasurybeheer en Treasurybeleid Het treasurystatuut van SP71 is op 21 december 211 vastgesteld door het Algemeen Bestuur en begin 212 geïmplementeerd. Het daarin beschreven beleid geeft aan dat de financiële posities en het voorzien in de liquiditeitsbehoefte beheerd dienen te worden tegen zo laag mogelijk kosten, tegen de algemeen geldende rentevoet en tegen een aanvaardbaar risico. Hierbij moeten de interne en externe kosten voor het beheren van de geldstromen en de financiële posities beperkt worden. De bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur voor de uitvoering van de treasuryfunctie zijn gemandateerd aan de directeur van SP71. Risicoprofiel De deelnemende gemeenten dragen de kosten van SP71. Afspraken over de bevoorschotting zijn erop gericht om de kortlopende liquiditeitsbehoefte af te dekken en liquiditeitsoverschotten zoveel mogelijk te voorkomen. Met andere woorden: door het aansluiten van de inkomende en uitgaande geldstromen op elkaar zal de financieringsbehoefte en het daarmee samenhangende renterisico gering zijn. Investeringen van SP71 worden gefinancierd met langlopende geldleningen die qua looptijd zoveel mogelijk overeenstemmen met de levensduur van de activa. Gezien de aard en activiteiten van SP71 is het risicoprofiel beperkt. Een kredietrisico, koersrisico en valutarisico worden niet gelopen. Het liquiditeitsrisico is zeer beperkt. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet betreft een norm op de omvang van de kortlopende financiering. De kasgeldlimiet is gesteld op 8,2% van de omvang van de begroting. In bedraagt de norm Indien de kortlopende schuld de kasgeldlimiet voor het derde opeenvolgende kwartaal overschrijdt, dient melding gemaakt te worden richting de toezichthouder. In het laatste kwartaal van 214 is de kasgeldlimiet niet overschreden. In het eerste kwartaal van is de kasgeldlimiet tijdelijk overschreden als gevolg van de aangetrokken kasgeldlening. Gedurende het tweede kwartaal bevond de kortlopende schuld zich weer binnen de kasgeldlimiet en het is de verwachting dat over het derde en vierde kwartaal de kasgeldlimiet eveneens niet wordt overschreden. Renterisiconorm De renterisiconorm is een belangrijk kader om afwegingen te maken op het gebied van volume, looptijd en renteherzieningstermijnen van aan te trekken langlopende geldleningen. Met behulp van de renterisiconorm kan worden bepaald op welke wijze de langlopende financiering moet worden ingezet om de gevoeligheid van de begroting voor rentefluctuaties binnen de gestelde kaders te houden. De renterisiconorm is 2% van het begrotingstotaal. In bedraagt de norm Dreigen de verplichte aflossingen en renteherzieningen boven de renterisiconorm uit te komen, dan zullen nieuwe langlopende schulden slechts met langere looptijden (met de daarbij behorende lagere aflossingsverplichtingen) uitkomst moeten bieden. In wordt 1 miljoen verplicht afgelost. Daarmee wordt voor aan de norm voldaan. Schatkistbankieren Het verplicht schatkistbankieren is opgenomen in de wet. Het schatkistbankieren verplicht decentrale overheden om overtollig middelen, boven het drempelbedrag (voor SP71 25.,-), af te storten in de schatkist van de rijksoverheid. De toetsing vindt plaats door de accountant en richt zich op het gemiddelde positieve saldo per kalenderkwartaal. De afroming van overtollige middelen vindt bij SP71 geautomatiseerd plaats. Het is de verwachting dat SP71 het over volledig zal voldoen aan de regelgeving ten aanzien van het schatkistbankieren. Paragrafen 23

28 3.3 Bedrijfsvoering Dienstverlening Dienstverleningskanalen: Click, Call, Face Volgend uit de resultaten van het tevredenheidsonderzoek, eerder dit jaar zijn in het tweede tertaal een aantal acties ontwikkeld ter verbetering van de dienstverleningskanalen. Voor een goede en uniforme dienstverlening van onze servicedesks is een training voor de servicedesks voorbereid. Het algemene doel van de training is het verbeteren van de klantgerichtheid van de servicedeskmedewerkers door middel van het bewust maken van hun houding en gedrag. Naast deze training gericht op telefonie wordt geïnvesteerd in klantgerichte communicatie zoals Topdesk en , zo worden de standaardteksten herschreven op een uniforme wijze. Over het vernieuwde VSP (uitgevoerd in eerste tertaal) zijn positieve reacties ontvangen vanuit de klantorganisaties. Demandmanagement In het eerste tertaal zijn de vernieuwde DVO, de leveringscontracten, en een bijgestelde PDC vastgesteld. De eerste contractrapportage is besproken met de gemeenten en aan de hand hiervan zijn verbeteringen doorgevoerd in de tweede contractrapportage. Per gemeente worden periodiek gesprekken gevoerd tussen (vertegenwoordigers van) gemeentelijk- en SP71-MT. De bespreekagenda's worden gezamelijk bepaald en gaan steeds minder over de kwantitatieve en meer over de kwalitatieve afstemming van vraag en aanbod. Tevredenheidsonderzoek In het eerste tertaal is een tevredenheidsonderzoek gehouden onder alle medewerkers en leidinggevenden van de vier klantorganisaties en SP71. Het doel van dit onderzoek was te peilen hoe het staat met de waardering en kwaliteit van de gezamenlijke bedrijfsvoering. In april zijn zowel de kwantitatieve rapportage als het concept rapport van de kwalitatieve rapportage (m.b.t. open vragen) opgeleverd. De waardering (gemiddeld 6,7) laat zien dat de basis-dienstverlening van SP71 op dit moment op orde is en naar behoren werkt en dat er tegelijkertijd nog zeker ruimte is voor verbetering. De verbetering in de dienstverlening krijgt vorm via concrete verbeteracties (per discipline en SP71-breed), die, net als de resultaten uit het onderzoek, op VSP zijn gepublicieerd. Personeel Formatie en bezetting In onderstaand overzicht zijn de formatieplaatsen per service-eenheid aangegeven, met daarnaast de bezetting door medewerkers met een vast of tijdelijk dienstverband, naar de stand per 3 april. De oorspronkelijke taakstellende formatiereductie is zo goed als volledig gerealiseerd. Bij ICT is dat in plaats van formatiereductie via een besparing op externe inhuur gebeurd, de financiële taakstelling is daarmee gerealiseerd terwijl de continuïteit beter is geborgd. Stand per Formatie Bezetting vast Bezetting tijdelijk Bezetting totaal Programma 1 - ICT 39,8 31,5 4, 35,5 Programma 2 - Inkoop 16,2 14,1 1,9 16, Programma 3 - Financiën 8,6 8,7 15,3 96, Programma 4 - HRM 46,9 51,4 1,9 53,3 Programma 5 - Juridische Zaken 26,6 23,9 -, 23,9 Programma 6 - Facilitaire Zaken 39,4 31,7 3,8 35,6 Programma 7 - Directie & Bedrijfsvoering 11,8 8,8 1,9 1,7 261,4 242,1 28,8 27,9 TOTAAL FTE 24 SERVICEPUNT 71

29 Bij enkele service-eenheden is sprake van onderbezetting a.g.v. vacatureruimte. Deze wordt ingevuld door externe inhuur om de dienstverlening op niveau te kunnen continueren. Afspraak binnen SP71 is dat externe inhuur binnen de formatiekosten van een functie moet blijven. Bij de SE Financiën houdt de overbezetting verband met het aanhouden van een flexibele schil i.v.m. relatief veel extra tijdelijk werk (o.a. meerwerk en Jeugdzorg). De overbezetting bij de SE HRM wordt veroorzaakt doordat per 31 augustus de formatie al neerwaarts is bijgesteld naar het niveau dat per 1 januari 216 gerealiseerd moet zijn als gevolg van de taakstelling. Opleidingsplan In het Opleidingsplan zijn alle opleidingen van het personeel opgenomen. Het opleidingsbudget is volledig bestemd en wordt waarschijnlijk ook volledig benut. Onderdeel van het opleidingsplan zijn de trainingen 'robuuste adviseur' en 'robuuste leidinggevenden'. De training robuuste adviseur is voor de zomer afgerond. In het derde tertaal worden individuele en/of collectieve aandachtspunten binnen het kader van het opleidingsplan verder opgepakt. Voor het traject robuuste leidinggevende zijn in de maanden februari en maart van voor alle leidinggevenden talentassessments uitgevoerd. Aan de hand van deze resultaten zijn ontwikkelgesprekken gevoerd en afspraken vastgelegd in individuele ontwikkelplannen. Mobiliteit In 214 zijn de O&P-plannen opgesteld, hebben de personele gesprekken plaats gevonden en begin is de plaatsing afgerond. In vindt de verdere implementatie van de plannen plaats. Dit heeft bij de ene service-eenheid een grotere impact dan bij de andere. Samen met de medewerkers worden waar nodig individuele mobiliteitstrajecten gestart. Om aan de kwalitatieve doelstellingen te voldoen werkt SP71 met een strategische personeelsplanning. Hieruit volgen individuele ontwikkel- en mobiliteitstrajecten. In die situaties waar binnen SP71 geen kwalitatieve matching kan worden gemaakt (kwaliteiten van medewerkers sluiten niet aan bij taken/opdrachten SP71) wordt samen met de gemeenten gezocht naar mogelijkheden om tot (maatwerk)oplossingen te komen. Integriteit Aan het Integriteitsbeleid wordt o.a. invulling gegeven door minimaal twee keer per jaar de eedaflegging voor nieuwe medewerkers te organiseren. De eed wordt afgenomen door een lid van het bestuur. Hieraan gaat een korte sessie vooraf met de directeur SP71 over de inhoud van de gedragscode en het bespreken van praktijksituaties waar integriteit aan de orde is. De gedragscode en bijhorende toelichting zijn in het tweede tertaal aangepast, waarbij de strekking van de code niet is veranderd maar wel is verduidelijkt. SP71 richt samen met gemeenten een Regionaal Meldpunt Integriteit in waar alle medewerkers van de vijf organisatie een melding kunnen doen bij een vermoeden van een misstand. In het tweede tertaal zijn het wervingsprofiel van de Vertrouwenspersoon Integriteit en een plan van aanpak vastgesteld gericht op de start per 1 januari 216 as.. Ziekteverzuim In de eerste acht maanden van bedroeg het ziekteverzuim 5,9% ten opzichte van 6,3% over de vergelijkbare periode in 214. Omdat het verzuimpercentage hoger is dan beoogd (5,1% o.g.v. de A+O-cijers 214) is de aanpak ziekteverzuim verder geïntensiveerd. Het verzuim wordt vooral veroorzaakt door een relatief groot aandeel lang verzuimers. In het tweede tertaal is de arbeidsdeskundige ingeschakeld om de actuele langdurige verzuim dossiers door te lichten. Om meer regie te voeren op verzuim is één vaste coördinator aangesteld die met elke casemanager (de leidinggevende) van een langdurig (>dan 43 dagen) zieke medewerker gesprekken voert waarin de voortgang besproken wordt. Tevredenheid van medewerkers Naast een professionele dienstverlener wil SP71 een organisatie zijn waar het uitdagend en plezierig werken is. Er wordt daaraan extra aandacht gegeven, o.a. in de gesprekken tussen medewerkers en hun leidinggevende. In het tweede tertaal zijn alle medewerkers van SP71 uitgenodigd om deel te nemen aan een tevredenheidsonderzoek. Ruim 82% van de medewerkers heeft hier gebruik van gemaakt (landelijk ligt het responspercentage op 69,5%). De resultaten zijn gezamenlijk met medewerkers en management besproken en geduid, in het derde tertaal worden verbeterpunten opgepakt, incl. gezamenlijke verbeterpunten/centrale thema s voor die SP71 als geheel aan de orde zijn. Paragrafen 25

30 Informatisering Informatiemanagement en -architectuur Een belangrijke aanvulling op de huidige informatie architectuur is een centrale klantregistratie (identity vault). Hiermee wordt bedoeld dat slechts op één centrale plek gegevens (over o.a. klanten, gebruikers, relaties) worden bijgehouden en back- en frontoffice applicaties hier aan gekoppeld zijn. Bij voorkeur zijn deze koppelingen digitaal, hiertoe is de implementatie van een zgn. Enterprise Service Bus (ESB) gaande. Dit is nodig om variatie in bronbestanden en daarmee fouten te voorkomen. In het tweede tertaal was de functie van informatiemanager vacant, waardoor realisatie van de centrale klantregistratie is gestagneerd. Het project vertraagd, overigens zonder dat dit direct consequenties heeft voor de klantorganisaties. Het implementatievoorstel volgt in het derde tertaal van. De Wijzigingen Advies Commissie binnen SP71 toetst voorgenomen aanpassingen in de informatievoorziening aan architectuur principes en informatiebeveiligingsbeleid. Huisvesting De service-eenheden, management en medewerkers, zijn binnen een aantal centrale kaders uitgenodigd om voor hun eenheid/verdieping zelf te inventariseren waar aanpassingen nodig zijn in de huisvesting en Het Nieuwe Werken-concept om plezierig en effectie te kunnen werken. Hierdoor worden eigenaarschap en betrokkenheid bij de eigen werkomgeving gestimuleerd. In het tweede tertaal is een uitvraag verricht bij de gebruikers van de etage om zelf in kaart te brengen welke problemen of kansen gesignaleerd worden en welke oplossingen mogelijk zijn. In het derde tertaal worden de ideeën getoetst op haalbaarheid en indien mogelijk geïmplementeerd. Ondanks dat het klimaat in het Tweelinghuis voldoet aan de normen wordt dit niet door alle gebruikers zo ervaren. In samenwerking met een externe klimaatadviseur is in het tweede tertaal een inloopspreekuur gehouden. Samen met de externe klimaatadviseur wordt waar mogelijk gezocht naar oplossingen voor ervaren ongemakken. In het tweede tertaal is gestart met het actualiseren van de huidige risico inventarisatie en evaluatie (RI&E). Doel hiervan is om vast te stellen of het werk gevaar kan opleveren of schade kan veroorzaken aan de gezondheid van de werknemers, en indien dit aan de orde is, maatregelen benoemen die dienen te worden doorgevoerd. De OR heeft inmiddels ingestemd met de actualisatie van de RI&E, waarmee deze is vastgesteld. BHV plan en Crisis Management Plan In het eerste tertaal is het BHV plan voor SP71 vastgesteld waarmee de organisatie rondom eerste hulpverlening bij calamiteiten voor de veiligheid van medewerkers en andere personen is geregeld. In het verlengde van het BHV plan is in het tweede tertaal het Crisis Management Plan opgesteld. Dit plan richt zich op de organisatie van crisisbeheersing in geval van een crisis die tussen een BHV-calamiteit en een regionale crisis in ligt. 26 SERVICEPUNT 71

31 4 Overzicht baten en lasten 4.1 Ontwikkeling van de Baten en Lasten Indeling naar programma's Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Lasten ICT Baten ICT Programma 1 - ICT Lasten Inkoop Baten Inkoop Lasten Financiën Baten Financiën Programa 3 - Financiën Lasten HRM Programma 4 - HRM Lasten Juridische Zaken Baten Juridische Zaken Programma 5 - Juridische Zaken Lasten Facilitaire Zaken Baten Facilitaire Zaken Lasten Directie en interne bv Lasten Directie en interne bv Programma 7 Directie en ibv Lasten AD en Onvoorzien Baten AD en Onvoorzien AD en Onvoorzien Totaal Lasten Totaal Baten Onttrekking reserves Toevoeging reserves (bedragen x 1.) Programma 2 - Inkoop Baten HRM Programma 6 - Facilitaire Zaken Lasten en Baten Reserves Eindtotaal In dit hoofdstuk worden de financiële ontwikkelingen vanuit verschillende invalshoeken gepresenteerd. Overzicht baten en lasten 27

32 e Na vaststellen van de primitieve begroting (1 kolom tabel) zijn reeds een aantal begrotingswijzingen geautoriseerd, in 214 of e e (2 kolom tabel). Tevens zijn de voorgestelde begrotingswijzigingen (3 kolom) opgenomen om inzicht te verkrijgen in het effect ervan. De toelichting is opgenomen in paragraaf 3 van dit hoofdstuk. De prognoses leidden op verschillende programma s tot financiële afwijkingen. Over de hele linie genomen verwacht SP71 in met de nodige interne bijsturingen uit te kunnen komen binnen de financiële kaders: in deze rapportage is een resultaat van nihil geprognosticeerd. Er zijn geen afwijkingen die leiden tot voorstellen betreffende een structurele verhoging van de bijdrage van de deelnemers. Indeling naar kostencategorieën In onderstaande tabel zijn de baten en lasten weergegeven volgens de categoriale indeling die ook in de programma's wordt gehanteerd. De voorgestelde begrotingswijzigingen m.b.t. Bijdragen deelnemers zijn toegelicht in paragraaf 4.2 Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Personele lasten Materiële lasten Kapitaallasten Inkoopvoordeel Onttrekking reserves Toevoeging reserves (bedragen x 1.) Totaal lasten Bijdragen deelnemers Bijdragen derden Totaal baten Totaal reserves Eindtotaal 28 SERVICEPUNT 71

33 4.2 Wijzigingsvoorstellen Hieronder zijn de wijzigingsvoorstellen opgenomen die uit deze 2e Bestuursrapportage voortvloeien. Aan het algemeen bestuur zal worden voorgesteld om de begroting als zodanig aan te passen. 1. Meerwerk gemeenten Met gemeenten is afgesproken dat binnen de SE Inkoop de extra capaciteitsvragen worden gereguleerd via een flexibele schil. Hierover wordt gerapporteerd via de contractrapportages. De verwachting is dat dit in tot 25. meerwerk leidt. Bij de SE's Financiën en HRM is, binnen de daartoe vastgestelde kaders, meerwerk overeengekomen. Dit leidt tot incidentele bijstelling van de baten (bijdragen deelnemers) en lasten binnen deze programma's. Programma Lasten/baten P2 Inkoop Lasten 25 P2 Inkoop Baten -25 P3 Financiën Lasten 261 P3 Financiën Baten -261 P4 HRM Lasten 6 P4 HRM Baten -6 Saldo van lasten en baten 2. Bijstelling bijdragen van derden De Gevulei vraagt in minder inzet dan eerder begroot. Aangezien wordt afgerekend op basis van werkelijke uren wordt de begroting neerwaarts bijgesteld. Binnen de SE Juridische Zaken wordt de begroting aangepast i.v.m. extra werkzaamheden voor de Omgevingsdienst West-Holland. Programma Lasten/baten P3 Financiën Lasten -2 P3 Financiën Baten 2 P5 Juridische Zaken Lasten 29 P5 Juridische Zaken Baten -29 Saldo van lasten en baten 3. Invullen inkooptaakstelling Servicepunt71 SP71 heeft nog een resterende taakstelling Inkoop van 76.. In wordt deze incidenteel ingevuld, deels vanuit het programma Facilitaire Zaken ( 36.) en deels vanuit de interne bedrijfsvoering ( 4.). Programma Lasten/baten P6 Facilitaire Zaken P7 Directie en interne bedrijfsvoering Saldo van lasten en baten Lasten -36 Lasten Bijstelling reserve Transitie De reserve Transitie is gebruikt om de kosten die gepaard gaan met transitie-activiteiten te egaliseren gedurende de opbouwfase van SP71. Begroot was dat de reserve eind volledig zou zijn benut ( 35.), maar de prognose nu is dat ca 127. resteert. Het programma gezamenlijke doorontwikkeling is afgerond, maar ook in de komende jaren zal er sprake zijn van frictie- en transitiekosten in verband met het invlechten of ontvlechten van activiteiten. Een concrete casus betreft het opzeggen van de DVO door de BSGR. Het algemeen bestuur zal daarom worden voorgesteld om deze bestemmingsreserve in de komende jaren te handhaven om transitie-activiteiten en de evt. daarmee gepaard gaande frictiekosten te dekken. Overzicht baten en lasten 29

34 Programma Lasten/baten P7 Directie en interne bedrijfsvoering Lasten Reserves Onttrekking reserves Saldo van lasten en baten 5. Bijstelling reserve Flankerend Beleid De reserve Flankerend Beleid is bestemd voor het dekken van kosten gericht op mobiliteit van medewerkers. Naar verwachting wordt dit jaar 313. besteed. Eerder was verwacht dat er 15. besteed zou worden, daarom wordt nu 163. méér onttrokken. De uitgaven in zijn hoger dan eerder verwacht omdat een aantal trajecten sneller dan verwacht kon worden afgerond. Programma Lasten/baten P7 Directie en interne bedrijfsvoering Lasten Reserves Onttrekking reserves Saldo van lasten en baten Bijstelling reserve Egalisatie kapitaallasten Er heeft een kleine correctie plaatsgevonden op de afschrijvingstermijn van een eerdere investering. Programma Lasten/baten P1 ICT Lasten Reserves Toevoeging reserves Saldo van lasten en baten Technische wijziging Onderstaande wijziging betreft een herschikking van personele budgetten. Programma Lasten/baten P5 Juridische Zaken Lasten 74 P7 Directie en interne bedrijfsvoering Lasten -74 Saldo van lasten en baten 8. Financieringsresultaat en Onvoorzien De specifieke begrotingswijzigingen die hierboven zijn toegelicht vloeien allen voort uit eerdere afspraken en/of uit het bestaande beleid. Deze wijzigingen zijn reeds in de tabellen in deze rapportage verwerkt zodat de verwachte saldi een zuiver beeld geven van de verwachting in de jaarrekening. De prognoses laten op diverse programma s afwijkingen zien, die bij ongewijzigde voortzetting leiden tot afwijkingen in de jaarrekening en begrotingsonrechtmatigheden. Onderstaande begrotingswijziging (nog niet verwerkt in de eerdere tabellen in deze rapportage) maakt een betere sturing gedurende de rest van het jaar mogelijk en voorkomt begrotingsonrechtmatigheid. Onderdeel hiervan is het inzetten van de post Onvoorzien en van het financieringsresultaat, met name om enkele incidentele tegenvallers binnen het programma Directie en interne bedrijfsvoering op te kunnen vangen. Programma Lasten/baten P5 Juridische Zaken Lasten 54 P7 Directie en interne bedrijfsvoering Lasten 15 Algemene dekkingsmiddelen en Onvoorzien Lasten -24 Saldo van lasten en baten 3 SERVICEPUNT 71

35 4.3 Bijdrage Deelnemers Na het vaststellen de begroting SP71 hebben gemeenten met SP71 afspraken gemaakt die van invloed zijn op de omvang van de bijdragen van deelnemers. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op: een bijstelling van de bestaande dienstverlening en/of het meer- en maatwerk; een uitbreiding van gemeentelijke taken met gevolgen voor bedrijfsvoeringsondersteuning; een uitbreiding van SP71-taken, met het oog op te realiseren besparingen binnen gemeentelijke begrotingen; een verschuiving van taken tussen SP71 en een of meer gemeenten. Uit deze 2e bestuursrapportage volgen geen voorstellen voor aanpassing van de bijdragen deelnemers, anders dan oevreengekomen meerwerk. In onderstaande tabel is het verloop van de bijdrage per deelnemer weergegeven: Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Voorgestelde begrotings wijziging Aangepaste begroting rekening saldo Gemeente Leiderdorp Gemeente Oegstgeest (bedragen x 1.) Gemeente Leiden Gemeente Zoeterwoude Totaal De voorgestelde begrotingswijzigingen zijn in de voorgaande paragraaf toegelicht. De hebben hebben betrekking op: gemeente Leiden gemeente Leiderdorp gemeente Oegstgeest gemeente Zoeterwoude Totaal Wijzigingen 2e berap Wijzigingen 1e berap Inzet flexibele schil Inkoop Bijstelling meerwerk Financiën gemeente Leiden gemeente Leiderdorp gemeente Oegstgeest gemeente Zoeterwoude Totaal P1 ICT P2 Inkoop P3 Financiën P4 HRM P5 Juridische Zaken P6 Facilitaire Zaken (bedragen x 1.) Primitieve begroting Wijzigingen 2e berap : Bijstelling meerwerk HRM Totaal De totale bijdrage per deelnemer kan als volgt worden gespecificeerd: (bedragen x 1.) Reguliere bijdrage Totaal Overzicht baten en lasten 31

36 4.4 Financiële Positie Investeringen 1 t/m 16 Diverse ICT Investeringen: Deels zijn deze kredieten bedoeld ter dekking van de kosten voor de voltooiing van de twin-datacenter. Tevens moeten er licenties worden aangeschaft. 18 t/m 2 Softwaretools Inkoop: De investering in de applicaties voor het inkoopproces is nog niet gestart omdat eerst gekeken wordt naar een integrale aanpak met de SE FIN. Een plan volgt in het derde tertaal. 21 Update Decade: Deze investering zal aangewend worden voor het inregelen voor OCR, daarbij dient de investering verhoogd te worden met 15. en de afschrijvingstermijn gewijzigd te worden van 3 naar 5 jaar. 22 E-Hrm/harmoniseren Beaufort-databases: In de eerste vier maanden zijn drie modules geïmplementeerd. Publicatie van en aanmelding voor trainingen Academie71, digitale geharmoniseerde gesprekkencyclus voor de gemeente Leiden en SP71 (Oegstgeest, Leiderdorp en Zoeterwoude volgen later) en een geharmoniseerd en gedigitaliseerd proces verzuimregistratie en -beheer. Het restant krediet is benodigd voor nog te implementeren modules. 23. DMS: Dit krediet is gereserveerd voor de implementatie van zaaksgewijs werken. 24 VSP: Vanuit de interne bedrijfsvoeringsfunctie wordt dit krediet in worden aangewend om de werking van het digitale dienstverleningskanaal verder te ontwikkelen. nr Bedragen x 1. euro Pro gramma Eerder Gevoteerd Nieuw te Voteren Rekening t/m 214 Progn. uitgaven Totale Uitgaven 1 Beheer dubbele omgeving 1. ICT Bladecenters 1. ICT Citrix licenties 1. ICT Migratiekosten 1. ICT Office licenties 1. ICT Oracle 1. ICT Oracle servers ICT Storage en backup 1. ICT Telefonie ICT Verbeterplan server hardware 1. ICT Verbeterplan WP71 vervolg uitrol 1. ICT Vervanging airconditioning 1. ICT Vervanging blades 1. ICT Vervanging brandblus 1. ICT Vervanging software ICT Websense Cloud 1. ICT Additionele hardwaredevices 1. ICT Aanschaf spendanalysetool 2. INK Aanschaf tendertool 2. INK Contractbeheersysteem 2. INK Update Decade 3. FIN E-Hrm/harmoniseren Beaufort-databases 4. HRM DMS 7. DIR Software "virtueel serviceplein" kopp. 7. DIR Totaal Investeringen 32 SERVICEPUNT 71

37 Als nieuwe investering is de regel Additionele hardwaredevices (regel 17) opgevoerd. Dit houdt verband met een gesignaleerde meervraag vanuit klantorganisaties naar monitoren, fat clients, etc. De kapitaallasten worden gedekt vanuit de daaran gerelateerde meerwerkbijdragen. Reserves De voorgestelde begrotingswijzigingen m.b.t. reserves leiden tot de volgende aanpassing van de begrote mutaties in : Primitieve Begroting Begr. wijz. eerder besloten Reserve Transitie Reserve Flankerend Beleid (bedragen x 1.) Reserve Egalisatie kapitaallasten Totaal Voorgestelde Aangepaste begrotings begroting wijziging rekening saldo Na verwerking van de voorgestelde begrotingswijzigingen vertoont het aangepast verloop van de bestemmingsreserves het volgende beeld: Stand per 1/1/15 ultimo ultimo 216 ultimo 217 ultimo 218 Reserve Transitie Reserve Flankerend Beleid Reserve Egalisatie kapitaallasten Bestemmingsreserves Totaal bestemmingsreserves De reserve Transitie is gebruikt om de kosten die gepaard gaan met transitie-activiteiten te egaliseren gedurende de opbouwfase van SP71. De verwachting is dat eind ca 127. resteert. Het programma gezamenlijke doorontwikkeling is afgerond, maar ook in de komende jaren zal er sprake zijn van frictiekosten in verband met het invlechten of ontvlechten van activiteiten. Een concrete casus betreft het opzeggen van de DVO door de BSGR. Het algemeen bestuur zal daarom worden voorgesteld om deze bestemmingsreserve in de komende jaren te handhaven om transitie-activiteiten en de evt. daarmee gepaard gaande frictiekosten te dekken. De reserve Flankerend Beleid is bestemd voor het dekken van kosten gericht op mobiliteit van medewerkers. Naar verwachting resteert eind Gezien de opgave die er op dit vlak nog ligt is intensiveert SP71 de inspanningen om samen met gemeenten oplossingen voor het mobiliteitsvraagstuk te concretiseren en door te voeren. Overzicht baten en lasten 33