3.1.6 Programma 6 Bedrijfsvoering

Transcriptie

1 Jaarstukken 216

2 3.1.6 Programma 6 Bedrijfsvoering Beleidsthema Portefeuillehouder Afdeling Directie en Control E.R. Jaensch / M.A. den Boer Directie / Bedrijfsondersteuning Bedrijfsondersteuning M.A. den Boer Bedrijfsondersteuning Programma 6 Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering richt zich op de manier waarop de primaire processen in de gemeente worden georganiseerd, ondersteund en aangestuurd. De organisatieverandering (structuur, werkwijze en cultuur) die in het afgelopen jaar nadrukkelijk is opgepakt, wordt in 216 afgerond. De veranderopgaven hiervoor worden verder uitgevoerd. Deze opgaven zijn ondergebracht in het organisatieontwikkelingsprogramma Oegstgeest gaat Verder. In 217 is dit programma formeel afgerond, dan is de dienstverlening verbeterd en de organisatie procesgestuurd, efficiënter, goedkoper en in control. Hierna gaat het programma over naar de lijn, waar vanzelfsprekend aandacht blijft voor veranderingen en verbeteringen, zoals verbetering dienstverlening, zaakgericht werken en continu verbeteren. Bij alle veranderingen is communicatie een belangrijk uitgangspunt. Centrale thema s zijn hoe ga je om met de informatie-uitwisseling met je inwoners en hoe betrek je ze bij het ontwikkelen van beleid. Dit sluit aan bij uitgangspunten zoals geformuleerd in de coalitieagenda: dorpsgesprekken, de website als visitekaartje en meer (digitale) mogelijkheden voor participatie. De ondersteuningstaak is eveneens in het programma Bedrijfsvoering ondergebracht. Bedrijfsvoeringstaken financiën, HRM, juridische zaken, inkoop en ICT zijn in 212 ondergebracht bij het Servicepunt71. Net als Oegstgeest is ook deze organisatie nog steeds in ontwikkeling. De optimalisatie van afstemming en samenwerking is in 216 voortgezet. Programmadoelstelling De basis is op orde; Oegstgeest heeft een bedrijfsvoering met een sobere, solide en goed functionerende basis. De organisatie is toegerust op de toekomst. Beleidsthema Directie en control Gepland resultaat Gerealiseerd De organisatie is procesgestuurd, met integrale afstemming en aansturing tussen projecten. Implementatie, toepassing en meting van de activiteiten uit het programma 'Oegstgeest gaat verder' hebben in 216 plaatsgevonden. Het proces van continue verbetering is uitgezet in de lijn. Geoptimaliseerde financiële regelingen en verordeningen. Verbeterde en vernieuwde (digitale) processen zijn geïmplementeerd, verankerd en geborgd. Deels gerealiseerd, de implementatie van de digitalisering van het bestuurlijke besluitvormingsproces is uitgesteld. Het proces wordt in 217 eerst LEAN gemaakt. Implementatie volgt in het tweede kwartaal. Transitie naar procesgeoriënteerde organisatie. De belangrijkste processen zijn ingericht. Vanuit de lijn worden steeds meer processen vastgelegd. Geplande inspanning Uitgevoerd Directie Uitvoering geven aan de opdrachten uit het kaderstellend ontwerp, de strategische visie en de ambities voor de organisatie. In 216 is de directie gestart met het herijken van het kaderstellend ontwerp, de strategische visie en de ambities voor de organisatie. Control Opstellen Normenkader 216, Algemeen Intern Controleplan 216 en uitvoeren van verbijzonderde interne controles. Uitvoeren van één collegeonderzoek (Gw 213a) met de Regionale Auditpool. Monitoren van de follow up van accountantscontroles,verbijzonderde interne controles en collegeonderzoeken (Gw213a). 'Oegstgeest gaat verder' Uitvoeren van het organisatieontwikkelingprogramma Oegstgeest gaat Verder, met als projecten: de Visie op Dienstverlening; het op orde brengen van bedrijfskritische primaire processen; het implementeren van zaakgericht werken; het verbeteren van de bestuurlijke ondersteuning; Jaarstukken

3 Geplande inspanning Uitgevoerd vormgeven aan het omgevingsvergunningproces; de basis op orde brengen; Studio 22. Deels uitgevoerd. Er vindt een verdieping plaats van Studio22 om de uitgangspunten steviger te verankeren in de organisatie. Dit doen we onder meer door het beschikbaar stellen van tools, om hiermee inwoners te betrekken. We zoeken verbinding met de motie 'Daag ons uit'. De gemeenteraad pakt die motie op, waarbij ambtenaren ondersteuning geven. Beleidsthema Bedrijfsondersteuning Gepland resultaat Gerealiseerd Verbeterde juridische kwaliteit van besluitvorming. Geactualiseerd communicatie- en participatiekader. Verdere borging van zaakgericht werken. Oegstgeest voldoet aan de landelijke i-nup verplichtingen, waaronder gemeentebreed ontsluiten en gebruik van basisregistraties. Deels gerealiseerd. i-nup is een omvangrijk programma met een lange looptijd (zie ook 'Organisatorische ondersteuning', links op deze pagina's). Verdere toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering. Gegevens en processen zijn afgestemd binnen de informatiearchitectuur en procesketens zijn ingericht. Deels gerealiseerd. We pakken dit gestaag op als vast onderdeel in ictof LEAN-trajecten. Regionaal Informatiebeleidsplan Deels gerealiseerd. Dit is ondergebracht in het programma VRIS. Tien LEAN-ontworpen processen zijn geïmplementeerd en geborgd. Deels gerealiseerd. Verdere realisatie vindt plaats door continu te verbeteren en ict-projecten. Acht LEAN-analyses zijn uitgevoerd. Gerealiseerd, er zijn negen analyses uitgevoerd. Een digitaal en toegankelijk archief. Deels gerealiseerd. Medio november 215 is een begin gemaakt met het project 'Digitalisering van de bouwdossiers'. Omdat de dossiers niet op orde waren, worden deze door twee tijdelijke medewerkers eerst gecontroleerd, aangepast en gemuteerd. Inmiddels is circa 8 meter van totaal 17 meter gecontroleerd/gemuteerd. Medio januari 217 wordt een begin gemaakt met het in fases digitaliseren van deze dossiers. Webversie van de P&C-producten. Passende huisvesting gemeentelijke organisatie Brandweerkazerne en aangrenzende woningen zijn verkocht. Deels gerealiseerd, verkoop van de brandweerkazerne vindt plaats in 219, in verband met verhuizing naar Leiden. De woningen zijn in 216 in de verkoop gezet. Meerjarenonderhoudsplan gemeentehuis is vastgesteld. Onderhoud gemeentewerf is conform wettelijke eisen en duurzaam. Vpb-administratie Geplande inspanning Uitgevoerd Juridische dienstverlening Uitvoering project Juridische kwaliteitszorg. Communicatie Uitvoeren Communicatiebeleidskader Opstellen kader Publiekparticipatie tijdens beleidsontwikkeling. Deels uitgevoerd. De opgedane ervaring biedt handvatten om komende projecten en beleidstrajecten vaker en beter met het dorp op te pakken. Ondersteunen bij het ontwikkelen en voeren van dorpsgesprekken. Organisatorische ondersteuning 46 Faciliteren van zaakgericht werken. In 216 wordt zaakgericht werken verder geïntegreerd met dienstverleningsprocessen en LEAN-gemaakte processen. Gemeente Oegstgeest

4 Binnen zaakgericht werken: de overige processen van de top 25 in te richten processen in procesketens realiseren. In regionaal verband de i-nup-verplichtingen realiseren. Deels uitgevoerd. Dit onderwerp kent vanwege de omvangrijkheid een doorlooptijd van meerdere jaren. Implementaties van 1 LEAN-processen prioriteit geven. Na pauzering in LEAN-analyses (in verband met implementaties) ook het analyse-deel van het project weer oppakken. Update van vastgesteld informatiebeleid, gebaseerd op i-nupverplichtingen en GEMMA-architectuur. Deels uitgevoerd. We ontwikkelen dit in regionaal verband, waarbij de Visie op Informatievoorziening de start is waaruit informatiestrategie en beleid volgen. We verwachten de resultaten in 217. Gemeentelijke huisvesting Uitgewerkte varianten voor het onderhoud van de binnenkant van het gemeentehuis. Voorgelegd afzonderlijk besluit waarvan eventuele financiële consequenties verwerkt zijn in de Perspectiefnota Opstellen MJOP gemeentehuis, inclusief inventarisatie achterstallig onderhoud. Uitvoering MJOP gemeentewerf. Moties Datum Raad Resultaat Onderzoek Servicepunt Het onderzoek is uitgevoerd, het rapport is aan de gemeenteraad aangeboden. Hiermee is de motie uitgevoerd. Mensen met een beperking tellen mee Afdoen. In servicepunt 71-verband is besloten dat de vier gemeenten en SP71 in totaal 53 arbeidsplaatsen van 25,5 uur (37,5fte) te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. Dit moet uiterlijk eind 223 gerealiseerd zijn. Voor 215 en 216 heeft de gemeente Oegstgeest inmiddels 2,3 baan gerealiseerd, terwijl het streefcijfer 1,1 was. Daarnaast wordt de schoonmaak van het gemeentehuis, de gemeentewerf en een aantal scholen sinds 216 uitgevoerd door mensen met een beperking. Deze mensen zijn afkomstig van de DZB (en tellen niet mee bij de genoemde banenafspraak). Bij de catering in het gemeentehuis is een leerwerkplek gerealiseerd. Kansen voor werkzoekenden Afdoen. In het recent vastgestelde aanbestedingsbeleid is een paragraaf Sociale duurzaamheid opgenomen. Hierin is vastgelegd hoe de gemeenten in de Leidse regio en SP71 invulling geven aan sociale terugkeer. Het accent daarbij ligt op het aan het werk helpen van bijstandsgerechtigden, Sw-werknemers (Wsw), Wajonggerechtigden, voortijdig schoolverlaters en ww'ers die bijna de maximale ww-termijn hebben bereikt. Bij alle gemeentelijke aanbestedingen vanaf de 2. worden sociale voorwaarden opgelegd. Kredieten Omschrijving Toelichting Vervanging toegangshek gemeentewerf Werkzaamheden zijn afgerond. Afgesloten Jaarstukken

5 Baten en lasten Bedrijfsvoering Wat heeft het gekost? Een financiële vergelijking van de begroting 215 met de jaarrekening levert het volgende beeld op: 6 BEDRIJFSVOERING (bedragen x 1.) Beleidsthema Directie en control Lasten Baten Beleidsthema Bedrijfsondersteuning 48 Gemeente Oegstgeest Rekening 216 Verschil Lasten van baten en lasten Resultaat 216 na wijziging 6.25 Baten Mutaties reserves Wijziging Reserves Lasten Baten Programma Rekening 215

6 Naast de algemene dekkingsmiddelen verantwoorden we in dit hoofdstuk de in- en onttrekkingen aan de algemene reserves. VERREKENING RESERVES PROGRAMMA 6 (bedragen x 1.) Reserve Organisatieontwikkeling Rekening Wijziging 216 na wijziging Rekening 216 Verschil Reserve Frictiekosten Algemene reserve prog. 6 Totaal VERREKENING RESERVES PROGRAMMA 6 Jaarstukken

7 5 Gemeente Oegstgeest

8 3.2 Paragrafen Jaarstukken