HANDLEIDING CODEX GEBRUIK C O D E X. Versie: maart 19

Transcriptie

1 HANDLEIDING CODEX GEBRUIK C O D E X Versie: maart 19

2 2019 Van Brug Software Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software Kantooradres: Wapenrustlaan 10-31, 10 e verdieping, 7321 DL Apeldoorn Tel.: (085) Fax: (085) info@vanbrug.nl Web:

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding 6 2 Zoeken/aanmaken Algemeen 9 Resultaten filteren 9 Kolombreedtes aanpassen 9 Exporteren 10 Vastpinnen 11 3 Dossiers (zaken) Dossiergegevens Aanmaken/koppelen dossier 13 Agenda s koppelen via Outlook in Dossier 14 Signaleringsdatum 15 Archiefnummer 15 opslaan in Codex Koppelen/aanmaken partijen 17 Bestaande NP/RP koppelen 17 Aanmaken NP/RP (handmatig) en koppelen Voortgang ECH Taken 18 Standaard taakonderwerpen aanmaken 19 Nieuwe taak aanmaken Notities Online dossier Uren 21 Stopwatch Dataplaza (oude integratie) Controles 22 Alles Rechercheren 23 KIK_R documenten printen 26 Annuleren alles rechercheren 27 KIK-R 28 Wijzigen/Inzien 29 BRP (Basisregistratie Personen) 30 KvK 31 KVK cached 32 VIS 33 CIR/CCBR 34 Compliance Financieel 38 Facturen 38 Versie: maart 19

4 Verschotten Repertorium Tekstproductie 39 KaartenbakPTP 39 Dossierdocumenten 40 4 Natuurlijke Personen 41 Geheim adres Aanmaken NP 42 Aanmaken via BRP 42 Annuleren BRP inzage 43 BRP zegel 44 Aanmaken handmatig 45 Aanmaken en koppelen partner 46 Comparitie of NAW aanmaken 47 Export en AVG rapport 48 Wissen cliëntkaart (AVG)/Recht op verwijdering Taken Notities Dossiers Controles Tekstproductie 51 5 Rechtspersonen Aanmaken RP 52 Aanmaken via KvK 52 Aanmaken handmatig 53 Aandelen toevoegen 53 Aandeelhouders, Bestuurders/betrokkenen, Aandelen 54 Diversen 54 NAW/Comparitie rechtspersoon 55 Export Taken Notities Dossiers Voortgang Controles Tekstproductie 56 6 Tabblad Start Verhuizingen Taken Uren Online dossier ECH Overlijdensmeldingen 60

5 6.7 Doorhalingen Controles 60 Alles rechercheren 60 KIK-R 60 ID scan 60 Opstarten ID scan 61 Scannen 61 Ingescande ID-scans in Codex 64 Controleren en accepteren gegevens Financieel 66 Facturen 66 Factuurstatus wijzigen 66 Facturen vrijgeven/verwijderen 67 Export Rapportages 68 Tijdschrijven Repertorium NIS modules 68 ManagementCockpit VanBrugAutojournaal Royement 71 Versie: maart 19

6 Inleiding 1 INLEIDING Voor u ligt de handleiding betreffende Codex. In deze uitgave vindt u per hoofdstuk de uitleg en invulinstructie voor de schermen en de betekenis van de in Codex opgenomen knoppen. In Codex wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een consequente wijze van het geven van opdrachten. Bij het openen van Codex zijn altijd standaard een tweetal tabbladen zichtbaar: [Start] en [Zoeken/Aanmaken]. Op het tabblad [Start] wordt o.m. de informatiepagina van Van Brug Software weergegeven. Hier zullen wij u informeren over eventuele bijzonderheden en/of storingen bij de registers, zoals Kadaster, VIS, CIR/CCBR, CDR, etc.. De verdere functionaliteit van het tabblad [Start] zal in hoofdstuk 6 worden besproken. Het zoeken en aanmaken van cliënten en dossiers zal worden uitgelegd in hoofdstuk 2. Onder de Van Brug knop, welke linksboven in Codex te vinden is, zijn een aantal handige algemene basisfuncties beschikbaar waaronder: Recent: o geopende dossiers; o geopende natuurlijke personen; o geopende rechtspersonen; o projectadministratie. Instellingen voor: o De gebruiker, waaronder: het selecteren van een ander Codex thema; instellingen voor [Zoeken/aanmaken]; Layout instellingen terugzetten via [Reset] Standaard zoekinstellingen dossiers op [Alles] of [Onderhanden] o het wijzigen van de inloggegevens bij het Kadaster. 6 Versie: maart 19

7 Inleiding Voorwaarden: o De voorwaarden integraties/recherches Webservice Help: o Codex; o Ondersteuning o Documentatie: o Systeeminformatie: U klikt op de VBS knop en vervolgens klikt u op de optie [Help] en vervolgens kiest u voor [Systeeminformatie]. U kunt hier o.a. de database locaties bekijken en de ini-instellingen. o De voorwaarden integraties/recherches Webservice Applicatie manager AVG menu: onder [AVG-informatie Van Brug Software] vindt u o.a. de registers van verwerking en onder [Leidende toezichthouders] vindt u een overzicht van de leidende toezichthouders en de link naar de webpagina s van deze toezichthouders. Versie: maart 19 7

8 Inleiding 8 Versie: maart 19

9 Zoeken/aanmaken 2 ZOEKEN/AANMAKEN 2.1 Algemeen De verschillende functies en bijbehorende mogelijkheden van Codex zullen nader worden besproken in de paragrafen 3, 4 en 5. Allereerst zullen een aantal standaard gebruikersmogelijkheden worden uitgelicht die op meerdere plekken in Codex naar voren komen. Resultaten filteren Standaard worden alle kaarten (dossiers, NP, RP) ingeladen, onderin kunt u zien hoeveel dit er zijn: Binnen het getoonde veld met resultaten heeft u de mogelijkheid om op verschillende manieren te filteren: Door in de eerste regel een opdracht te typen per kolom, zoals bijv. hieronder op vestiging [Heerde] is gefilterd: Door één of meerdere kolommen omhoog te slepen, bijv. om alle dossiers van een behandelaar inzichtelijk te krijgen: Door binnen de kolom één van de opties te selecteren, zoals bijv. een soort dossier legalisatie: Een filter kan in één keer verwijderd worden onderin het scherm, hier kan een filter ook nog gewijzigd worden: Kolombreedtes aanpassen De kolombreedte en de volgorde kunnen als een persoonlijke instelling opgeslagen. Ook kunnen er kolommen worden verborgen. U klikt hiervoor op de betreffende kolomkop met de rechtermuisknop. U kiest vervolgens voor de optie [Toon kolommen kiezer]: Versie: maart 19 9

10 Zoeken/aanmaken Vervolgens kunt u met de muis de kolom die u wilt verwijderen naar de [Veldkiezer] slepen of door in de veldkiezer het vinkje bij de betreffende kolom weg te halen. Exporteren In het lint van Codex worden de mogelijke acties in knoppen voor u weergegeven: 10 Versie: maart 19

11 Zoeken/aanmaken Bij bijv. de kaarten van de [Dossiers (zaken)], [Natuurlijke personen] en [Rechtspersonen] heeft u de beschikking over de knoppen [Export] en [Alles selecteren]. U kunt met behulp van deze functies alle zaken selecteren [Alles selecteren] en naar een door u gewenst bestand exporteren via de knop [Export] en vervolgens dit bestand uitprinten. Vastpinnen Geopende kaarten worden via tabbladen getoond in het Codex lint. Hier kan zowel een dossier als een NP en/of RP naast elkaar worden getoond (tot een maximum van 15 kaarten): Alle openstaande tabbladen kunnen in één keer worden afgesloten via het kruisje aan de rechterzijde. Elk individueel tabblad heeft ook een afsluitingsmogelijkheid. Tevens kan een bepaald tabblad vastgepind worden via de punaise, het kenmerk van de kaart wordt daarna in het vet weergegeven: Bij het opnieuw opstarten worden de vastgepinde dossiers ook meteen ingeladen. Let op! bij veel vastgepinde kaarten kan het opstarten van Codex hierdoor iets langer duren. Nb. Vastgepinde kaarten worden met het rode kruisje niet afgesloten. Versie: maart 19 11

12 Dossiers (zaken) 3 DOSSIERS (ZAKEN) Onder [Zoeken/aanmaken] heeft u ook de beschikking over de knoppen: Dossiers [zaken] Dossiers (natuurlijke personen) Dossiers (rechtspersonen) Natuurlijke personen Rechtspersonen Projectadministratie U kunt filteren op een NP, dossier enz. door het gewenste gegeven in de filterbalk te plaatsen: Eén of meerdere geselecteerde dossiers kunnen worden geopend via de actieknop [Openen] of de entertoets. Houdt hierbij de Ctrl-toets ingedrukt. 3.1 Dossiergegevens Hier kunt u de dossiergegevens wijzigen/aanvullen, denk aan: notaris, behandelaar, dossiersoort, datum afwikkeling, etc.. U kunt in een dossier partijen koppelen, partijen ontkoppelen of partijen openen. 12 Versie: maart 19

13 Dossiers (zaken) Met de knop NAW kunt u van Cliënt, Partner of beiden de NAW gegevens in een document plaatsen. Zodra u dit selecteert, wordt Word geopend en de gegevens worden erin geplaatst. Dit geldt ook voor de comparitie van de NP en de RP. Ook kunt u de NAW gegevens en Comparitie van de Natuurlijke persoon (NP) of Rechtspersoon [RP] laten vermelden in een willekeurige akte. Zet de cursor op de juiste locatie in het Word document, ga terug naar Codex, selecteer de gewenste partij en klik op de actieknop [NAW] of [Comparitie]. Het koppelen van partijen (bestaand of nieuw) wordt verder uitgelegd in paragraaf Aanmaken/koppelen dossier Indien u een nieuw dossier wilt aanmaken kiest u voor de optie [Aanmaken dossier] in de werkbalk: Indien u gebruik maakt van een extern Document Management Systeem (DMS), kiest u voor de optie [Koppelen dossier] in de werkbalk. Vervolgens vult u de gegevens in op het tabblad [Kenmerk dossier]: (NB: Indien u gebruik maakt van een extern Document Management Systeem (DMS), worden bovenstaande invulvelden automatisch gevuld met de meegestuurde gegevens vanuit uw extern pakket in de Connector). Versie: maart 19 13

14 Achter de invulvelden heeft u de beschikking over een uitrolscherm met diverse keuzemogelijkheden, bijv. de soorten dossiers: Dossiers (zaken) Als de bekende velden zijn ingevuld, kunnen de gewenste partijen worden gekoppeld via de opties [Koppelen NP] of [Koppelen RP]. Agenda s koppelen via Outlook in Dossier Bij [Datum afwikkeling] en [Tijdstip] kunt u de afspraak rechtstreeks in één of meerdere agenda s plaatsen. U klikt hiervoor op het agenda icoontje achter het tijdstip. Dan worden de gedeelde agenda s geopend via Outlook. U selecteert op dit tabblad de gewenste agenda( s) en de afspraak wordt hierin geplaatst. 14 Versie: maart 19

15 Dossiers (zaken) Om meerdere agenda s in Codex te zien is het belangrijk om de betreffende agenda( s) toe te voegen bij [gedeelde agenda s] in Outlook. Signaleringsdatum Indien gewenst kan er onder [Signaleringsdatum] een datum ingevuld worden, zodat deze datum opgenomen kan worden in bijvoorbeeld de ptp-brieven. Archiefnummer Het is mogelijk om meteen een archiefnummer toe te voegen aan uw aangemaakte dossier. U klikt hiervoor op de knop [Archiefnummer toevoegen]: Vervolgens wordt het archiefnummer toegekend en geplaatst onder [Archiefnummer]. Na het aanklikken van de knop [Archiefnummer toevoegen] wordt automatisch het eerst beschikbare nummer vermeld in het veld [Archiefnummer] onder [Status] op de dossierkaart. De knoppen [Opslaan dossier] en [Annuleren] worden nu weer beschikbaar, zodat u hier een keuze kunt maken. Mocht er tegelijkertijd in een ander dossier een archiefnummer worden toegevoegd, dan zult u voor het opslaan van het dossier een melding krijgen [Het nummer is al uitgegeven en zal worden aangepast. Wilt u doorgaan]. Na het opslaan wordt het definitieve nummer toegekend. Als uw kantoor zelf archiefnummers bepaalt en geen gebruik maakt van het automatisch toekennen van een archiefnummer via [Archiefnummer toevoegen] dan kunt u het door u bepaalde nummer rechtstreeks intypen bij [Archiefnummer]. opslaan in Codex De functionaliteit om een op te kunnen slaan, is in Codex beschikbaar. Voor verdere uitleg over de installatie kunt u de Installatiehandleiding Codex (hoofdstuk en 4.4) raadplegen. U kunt de mail opslaan via de knop [ opslaan in Codex], welke na installatie beschikbaar is in Outlook. Versie: maart 19 15

16 Dossiers (zaken) Onder de Van Brug info knop onder [Instellingen] is het ook mogelijk om in te stellen, dat er niet elke keer wordt gevraagd om een verzonden mail op te slaan in Codex. Er kan hiervoor een vinkje worden geplaatst onder [ opslaan in Codex] bij [Niet meer vragen om verzonden op te slaan]. Als u binnen de outlook toepassing klikt op [ opslaan in Codex], dan heeft u de mogelijkheid om de geselecteerde mail in uw dossier of onder een NP of RP op te slaan. Vervolgens krijgt u het scherm [Opslaan in Codex] waarin u kunt zoeken naar het dossier, NP of RP waaronder u de mail wilt opslaan. Voor het zoeken onder [Dossier] wordt bij het zoeken automatisch de filter op de [Gereedgemeld] kolom toegepast. 16 Versie: maart 19

17 Dossiers (zaken) Dit filter is afhankelijk van datgene wat is ingesteld onder de Van Brug info knop, onder [Instellingen], [Applicatie instellingen] en vervolgens onder [Standaard zoekinstelling dossiers]. Indien de zoekinstelling is ingesteld op [Alleen onderhanden] dan worden alleen deze dossiers weergegeven. Indien het filter standaard op [Alles] staat dan worden de onderhanden en gereed gemelde dossiers weergegeven. VERZAMELDOSSIER BIJ GEBRUIK DMS NB: Indien u gebruik maakt van een extern Document Management Systeem (DMS) kunt u voor de losse cliëntrecherches en scans van de legitimatie in geval van nieuwe cliënten, maar ook voor bestaande cliënten waar geen actieve dossiers aan gekoppeld, instellen dat deze worden opgeslagen in een verzameldossier. U gaat hiervoor naar de Applicatie Manager en u klikt vervolgens op de knop [DMS]. Hier kunt u onder de optie [Instellingen] het gewenste dossiernummer invullen bij [Verzameldossier losse recherches] of [Verzameldossier scans legitimatie] en u klikt vervolgens op [Configuratie opslaan]. 3.3 Koppelen/aanmaken partijen Bestaande NP/RP koppelen U kunt via de knop [Partij Koppelen] een bestaande partij uit de kaartenbak koppelen aan uw dossier. Bij de knop [Partij koppelen] heeft u de opties om een Natuurlijk Persoon te koppelen of een Rechtspersoon. U voert de bij u bekende gegevens op het tabblad [Vul gegevens in om te kunnen zoeken] en u klikt vervolgens op [Zoeken]. Als dan de juiste partij wordt vermeld, dan klikt u op [Koppelen]: Aanmaken NP/RP (handmatig) en koppelen Mocht de te koppelen partij nog niet in uw kaartenbak zijn aangemaakt, dan kiest u voor de optie [Aanmaken nieuwe NP] of [Aanmaken nieuwe RP]: Versie: maart 19 17

18 Dossiers (zaken) U vult vervolgens op het tabblad de bekende gegevens in van de nieuw aan te maken NP/RP en u klikt vervolgens op [Opslaan]. Op het tabblad [Dossiergegevens] onder [Gekoppelde partijen] voert u vervolgens de hoedanigheid in onder [Hoedanigheid]. 3.4 Voortgang Als u klikt op [Voortgang] krijgt u een overzicht van alle recherches/inzagen met de vermelding of deze wel/niet zijn uitgevoerd, door wie en wanneer. Het rapport kan worden geëxporteerd en hierdoor kan er een momentopname na bijv. de eerste recherche, herrecherche of narecherche worden opgeslagen: Als er nog controles ontbreken in het dossier dan kunt u deze verder uitvoeren via de optie [Controles] (zie paragraaf 3.11). 3.5 ECH Voor ECH verwijzen wij u naar de handleiding Handleiding ECH Taken Hier worden de taken getoond die voor het betreffende dossier zijn aangemaakt. 18 Versie: maart 19

19 Dossiers (zaken) Standaard taakonderwerpen aanmaken Voor het aanmaken en bewerken van [Taken] kan er gekozen worden uit een aantal standaard taakonderwerpen. Deze taakonderwerpen kunnen ingesteld worden in de Applicatie Manager onder [Algemeen] en vervolgens onder het tabblad [Dossiers]. Nieuwe taak aanmaken Voor het aanmaken van een nieuwe taak klikt u op de optie [Nieuwe taak]. U krijgt dan het volgende invulscherm: U selecteert het onderwerp van de taak via [Taak onderwerp] en selecteert de behandelaar via [Behandelaar]. Versie: maart 19 19

20 Dossiers (zaken) U kunt een gewenste datum invullen bij [Afhandelen voor:] en vervolgens vult u onder [Omschrijving] de gegevens betreffende de taak in. Onder [Soort] kunt u aangeven waarop de taak betrekking heeft: NP RP Dossier Algemeen Daarna klikt u op [Opslaan]. Via de optie [Documenten koppelen] kunt u eventueel een document koppelen aan de taak. Ook kunt u via [Nieuwe notitie] nog een gewenste notitie aanmaken behorende bij de taak. Ook kan achteraf de taak worden afgehandeld via de optie [Afhandelen]. 3.7 Notities Hier heeft u de mogelijkheid om notities aan te maken voor de betreffende zaak. Als u klikt op [Notities] krijgt u als u kiest voor [Nieuwe notitie] het volgende invulscherm te zien: In verband met de regelgeving voor AVG heeft u bij het aanmaken van de notitie de beschikking over de functie [Niet zichtbaar voor cliënt]. Deze is standaard aangevinkt, zodat de inhoud van de notitie alleen voor de gebruiker beschikbaar is en niet getoond wordt op het AVG rapport van de cliënt. U kunt in de notitie het vinkje weghalen als de notitie wel getoond mag worden aan de cliënt op het AVG rapport. U vult vervolgens de gegevens in voor de notitie en daarna klikt u op [Opslaan]. Als u de notitie wilt annuleren klikt u op [Annuleren] en u keert weer terug naar het beginscherm [Notities]. Door middel van het vinkje bij [Alert] zal de betreffende notitie altijd te zien zijn bij het openen van een dossier. Als u bestaande notities wilt inzien kunt u deze vinden onder de knop [Notities]. 20 Versie: maart 19

21 Dossiers (zaken) Ook kunt u de notities exporteren naar een te printen document via de optie [Exporteer notities]. 3.8 Online dossier Voor informatie en de werkwijze van Online dossier verwijzen wij u naar de handleiding Handleiding Online dossier. 3.9 Uren Deze module geeft u de mogelijkheid om uren te schrijven in de zaak en inzage te krijgen in het aantal uren, die u heeft besteed aan de betreffende zaak. [Gebruiker]: hier vult u de gebruiker in. [Datum]: standaard verschijnt hier de datum van vandaag, maar dit is uiteraard aanpasbaar. [Starttijd]/[Stoptijd]: hierbij zal de klok meelopen. [Uurtarief]: voor een specifieke urenregel kan een afwijkend uurtarief worden ingevoerd. [Te declareren]: hier komt het totaal bedrag te staan. [Uren declarabel]: standaard wordt aangevinkt, dat de urenregel declarabel is. Dit kan uiteraard worden uitgevinkt. [Verrichting]: ook hier kan middels de pijltjestoets een verrichting worden geselecteerd. U kunt nieuwe verrichtingen aanmaken via PMS. U kiest hier voor de optie [Extra] en vervolgens voor [Opties]. U selecteert daarna het tabblad [Verrichtingen] en hier kunt u de nieuwe verrichting aanmaken of verrichtingen aanpassen/verwijderen. [Opmerking]: het invoeren van de opmerking is geen verplichting. Voor het opslaan van de urenregel klikt u op [Opslaan]. Een urenregel kan worden gewijzigd of verwijderd door de betreffende urenregel te selecteren en te klikken op de actieknop [Verwijderen] of [Wijzigen]. Stopwatch Versie: maart 19 21

22 Voor het dossiernummer heeft u de beschikking over een klok-icoontje. Dossiers (zaken) Als u op de stopwatch hebt geklikt, dan krijgt u vervolgens de beschikking over het invulscherm [Stopwatch]: Bij het activeren van het klokje wordt er een regel klaargezet onder [Start] [Uren] voor dat dossier. Opslaan van de urenregel gebeurt door nogmaals op het klokje te klikken, waardoor de regel toegevoegd wordt aan het urenoverzicht onder [Start] [Uren] Dataplaza (oude integratie) Hier vindt u de oude integratie van Dataplaza. Voor gebruik hiervan verwijzen wij u naar de bestaande handleidingen Dataplaza kantoren en Dataplaza gebruiker Controles Via het tabblad [Controles] heeft u de beschikking over de volgende controles: Alles Rechercheren KIK-R BRP KvK VIS CIR CCBR 22 Versie: maart 19

23 Dossiers (zaken) Alles Rechercheren Onder deze optie kunt u alle recherches/inzagen voor uw dossier in één keer uitvoeren. Als u de optie [Alles Rechercheren] heeft aangeklikt, ziet u in de rechterhelft van het scherm een overzicht van alle uit te voeren inzagen/recherches. PARTIJEN SELECTEREN VOOR ALLES RECHERCHEREN In de Applicatie Manager kan ingesteld worden welke partijen wel of niet meegenomen moeten worden bij [Alles Rechercheren]. Dit kan ingesteld worden onder de optie [Dossiers] in de Applicatie Manager onder [Selecteer hoedanigheden die standaard geselecteerd dienen te worden. In het dossier onder [Gekoppelde partijen] is een extra kolom [Rechercheren] toegevoegd. De partijen die hier staan worden meegenomen bij [Alles Rechercheren]. Ook worden deze partijen opgenomen op de voortgangsrapportage. Versie: maart 19 23

24 Dossiers (zaken) Uiteraard is het mogelijk om naar keuze een partij aan of uit te vinken. NB: bij bestaande dossiers welke nog in NIS is aangemaakt neemt Codex de vinkjes uit de ZakenCockpit over en indien het een in Codex aangemaakt dossier is wordt gekeken naar de instellingen in de Applicatie Manager. Vervolgens klikt het scherm open voor het selecteren van de volgende opties: Bij [Selecteer soort recherche] heeft u de keuze uit: Eerste inzage Herrecherche Narecherche Bij [Selecteer soort BRP inzage] heeft u de keuze uit: Uitgebreid + ouders Uitgebreid Ouders Standaard Beperkt In verband met de regelgeving voor de AVG is het mogelijk om in de Applicatie Manager de inzagen voor de BRP standaard op [beperkt] te zetten: Via de knop [Alles selecteren] kunt u de vinkjes bij de recherches/inzagen allemaal aan laten vinken, indien gewenst. Anders kiest u voor [Alles (de)selecteren] en vinkt u de gewenste recherches handmatig aan. Voor het overzicht van de recherches kunt u ook een keuze maken via de opties [Alles inklappen] en [Alles uitklappen]. Standaard krijgt u het uitgebreide scherm te zien voor de inzagen/recherches. Als u kiest voor [Alles inklappen] ziet u deze aanvullende informatie niet, alleen de namen van de modules, die geselecteerd zijn/geselecteerd kunnen worden. Als de juiste keuzes zijn geselecteerd, kiest u vervolgens voor [Rechercheer dossier]. 24 Versie: maart 19

25 Dossiers (zaken) De recherches/inzagen worden uitgevoerd. Daarna volgen in het rechterscherm de acties, die u moet ondernemen voor bepaalde inzagen. U kiest vervolgens voor de actie die u wilt ondernemen, bijvoorbeeld [Inzage KvK], indien deze recherche nog niet is uitgevoerd. Of als het een herrecherche betreft kiest u voor de optie [Bijwerken cliënt] om de juiste gegevens vanuit de BRP en de KvK op te nemen: Voor de KIK-R recherches krijgt u de volgende melding: Versie: maart 19 25

26 Dossiers (zaken) Als alle recherches/inzagen zijn uitgevoerd ziet u in het linker scherm of alles goed is gegaan. De groene vinkjes geven aan dat de recherches zijn geslaagd. Als u op de regel klikt achter het vinkje, dan krijgt u aan de rechterkant de inzage of recherche te zien: Zijn er inzagen/recherches niet goed gegaan dan ziet u een rood kruis [Fout bij rechercheren]. Of het kan zijn dat er nog gegevens van de cliënt moeten worden ingevoerd [Wacht op invoer]. U kunt vervolgens de rapporten van de inzagen openen via de knop [Open inzagen]. Als u alleen van bepaalde inzagen de rapporten wilt openen, klikt u op de betreffende regel, waarvan u de inzage wilt inzien en kiest u bovenin het actielint voor [Open inzage]. KIK_R documenten printen Als de KIK-R recherches zijn gedaan, kunt u deze documenten uitprinten via de knop [Alle KIK-R doc. Printen] 26 Versie: maart 19

27 Dossiers (zaken) Annuleren alles rechercheren U heeft bij [Alles rechercheren] ook de mogelijkheid om de recherches te annuleren. Wilt u alles per direct stoppen, dan gebruikt u de knop [Annuleren alles rechercheren]. De recherches/inzagen worden afgebroken en u krijgt vervolgens de melding met de vraag of u zeker weet dat u het proces wilt afbreken, omdat er misschien al kosten zijn gemaakt. U kunt ook kiezen als [Alles rechercheren] is uitgevoerd om de modules waarvoor uw input is vereist, te annuleren via de optie [Annuleren module]. Op het moment dat uw input wordt gevraagd bij een module en u wenst deze niet in te zien klikt u op de knop [Annuleren module]. Voorbeeld: Recherche KvK vraagt of u voor de betreffende cliënt een inzage wilt verrichten. U klikt vervolgens op [Annuleren module] en het systeem slaat deze over en gaat naar de volgende module, waarvoor aanvullende input is vereist. Heeft uw scherm een kleinere resolutie, dan zit de knop [Alles in/uitklappen] achter het teken bij [Open Rapport]. Versie: maart 19 27

28 Dossiers (zaken) U klikt hiervoor op het groene plusje achter [Open rapport] en krijgt vervolgens de beschikking over de knop [Alles uitklappen] en als u daar weer op klikt, verschijnt weer de knop [Alles inklappen]. KIK-R Als u KIK-R opent heeft u de mogelijkheid om te kiezen voor een aantal opties. Voor het toevoegen van een registergoed kunt u kiezen voor [Toevoegen] of [Registergoed handmatig toevoegen]. Als u kiest voor [Toevoegen] heeft u verschillende opties om het registergoed te zoeken. U kunt zoeken op: [Gekoppelde partij] [Zoeken op postcode en huisnummer] [Zoek op kadastrale aanduiding] [Zoek op natuurlijk persoon] of [Zoek op rechtspersoon]. U vult de bij u bekende gegevens in op het juiste tabblad en klikt op [Zoeken]. Vervolgens worden de gevonden percelen weergegeven. Let op: bij de nieuwe software van het Kadaster kunnen er maximaal 999 objecten voor een partij worden teruggeven door het Kadaster. Indien u vermoedt dat er meerdere objecten zijn, dan zijn de alternatieven om via Kadaster-online een inzage te doen of een directie uitdraai op te vragen bij de klantenservice van het Kadaster. Achter het perceel kunt u bij [Alleen Eig. info] een vinkje plaatsen indien u alleen de Eigendomsinformatie wilt inzien. Vervolgens klikt u op [Eerste inzage] en wordt de informatie opgehaald bij het Kadaster. 28 Versie: maart 19

29 Dossiers (zaken) De inzage verschijnt vervolgens op het scherm. U kunt ervoor kiezen om de gedane recherches uit te printen. U kiest dan voor [Alles selecteren] en dan voor [Printen]. Na de gedane recherches kiest u voor [Sluiten] en zal de betreffende recherche in het dossier staan. Als u de gedane recherche(s) selecteert, komen er nog andere mogelijkheden binnen KIK-R tot uw beschikking: [Toevoegen]; [Verwijderen]; [Wijzigen/Inzien] (zie ook paragraaf ); Een [Brondocument] opvragen; Een [Kadastrale kaart ] opvragen; Een extra [Recherche ] uitvoeren; Een [Kadastrale omschrijving] aanmaken; of [Datuminformatie] opvragen. [Registergoed handmatig toevoegen; [Toon alle gedane inzages]; Batches (hiervoor verwijzen wij u naar de handleiding KIK-R batches). Wijzigen/Inzien Voor het gebruik van het digitaal inschrijven van de akten bij het Kadaster (KIK-I) is [Wijzigen/Inzien] een belangrijke optie. Onder [Wijzigen/Inzien] heeft u een overzicht van de kadastrale gegevens, maar kunt u ook de omschrijving van het registergoed invoeren onder [Registergoed gegevens]. Deze gegevens moeten ingevuld zijn voor het maken van een KIK akte. Ook onder [KIK-I gegevens] dienen de gegevens nader te worden ingevuld/aangevinkt. Versie: maart 19 29

30 Dossiers (zaken) Bij adres kunt u aanvinken of de adresgegevens wel/niet overschreven moeten worden na het uitvoeren van eventuele volgende recherches. Onder de KIK-I gegevens is het mogelijk om bij een aantal zakelijke rechten ook het aantal rechten in te vullen: Dit betreffen de zakelijke rechten: Eigendom belast met opstal Eigendom belast met opstal nutsvoorzieningen Eigendom belast met opstal leidingen Eigendom belast met erfpacht Eigendom belast met B.P. recht BRP (Basisregistratie Personen) Voor het doen van een inzage bij het BRP klikt u op de betreffende cliënt, waarvoor u de inzage wilt doen en vervolgens klikt u op [BRP Controle]. In de [Applicatie Manager] kunt u instellen welke inzage standaard wordt uitgevoerd: Als er verschillen zijn gevonden bij de inzage BRP ten opzichte van de ingevoerde gegevens op de kaart, dan krijgt u de volgende vraag: 30 Versie: maart 19

31 Dossiers (zaken) Als u kiest voor [Ja] dan kunt u de gevonden verschillen vinden en kunt u hier tevens aangeven, welke inzage u wilt doen bij het BRP. Voor de [Soort inzage] heeft u een aantal keuzemogelijkheden: Uitgebreid + ouders Uitgebreid Ouders Standaard Beperkt KvK Om de juiste rechtsvormen in de kaart van de cliënt te krijgen, dient in de Applicatie Manager de tabel [Koppeling KvK] eerst gevuld te worden. Deze tabel vindt u onder het tabblad [Integraties] en u kiest dan voor [KvK]. Daar vindt u de kolom [Koppeling KvK] waar de gewenste rechtsvormen ingevuld worden. Deze rechtsvormen worden vervolgens ook getoond bij het aanmaken van de kaart van de rechtspersoon. Bij de optie KvK kunt u de inzage(n) doen voor de in de zaak opgenomen partij(en). U selecteert de gewenste partij en klikt op de knop [KvK Controle]. Als de betreffende partij gevonden is bij de Kamer van Koophandel en in het veld verschijnt, kunt u klikken op de knop [Inzage in KvK], waarna de betreffende inzage wordt gedaan. Versie: maart 19 31

32 Dossiers (zaken) Als er verschillen zijn gevonden van de partij met de gegevens die in de kaart van de cliënt zijn ingevoerd ten opzichte van de gedane inzage, dan vindt u deze gegevens onder [Gevonden verschillen]. U klikt dan vervolgens op [Bijwerken cliënt] en dan worden de juiste gegevens opgeslagen op de kaart van de betreffende partij en wordt het uittreksel van de gedane inzage getoond op uw scherm. KVK cached In de module KvK controle zit ook de functionaliteit KvK Historische inzage. Een historische inzage is een eerder gedane inzage welke is opgeslagen in een cache. Er kan een termijn worden opgegeven tot hoe ver terug een gecachede inzage opgehaald kan worden, bijvoorbeeld van de laatste 4 maanden. In de Applicatie Manager kan dit aantal maanden worden aangegeven (maximaal 6 maanden). Dit kan onder [Integraties] bij [KvK] worden geselecteerd onder [Aantal maanden historisch zoeken]. In een dossier, onder [Zoeken/aanmaken] van een RP, komen de knoppen [Inzage in KvK] en [Inzage in KvK Historisch] beschikbaar, nadat de gegevens voor het zoeken in KvK zijn ingevoerd. 32 Versie: maart 19

33 Dossiers (zaken) Als er geen historische uittreksels zijn gevonden dan krijgt u hiervan een melding en wordt er gevraagd of u door wilt gaan met een actuele inzage. Als een nieuwe rechtspersoon wordt aangemaakt en gecontroleerd is via [Inzage in KvK Historisch], dan verschijnt er in het overzicht onder [Soort actie] de melding [Cliënt via KvK Historisch aangemaakt]. Bij een controle van een bestaande rechtspersoon via [Inzage in KvK Historisch] dan staat er onder [Soort actie] [Cliënt via KvK Historisch gecontroleerd]. VIS Voor VIS inzage selecteert u de betreffende cliënt, waarvoor u de inzage wilt uitvoeren. Versie: maart 19 33

34 Dossiers (zaken) U klikt vervolgens op de knop [VIS Controle] en vervolgens wordt er inzage gedaan bij het Verificatie Identificatie Systeem. U krijgt vervolgens de toetsing in beeld van de inzage en na sluiting van deze toetsing, wordt het resultaat vermeld op het tabblad [VIS]. Ook kunt u een legitimatiebewijs rechtstreeks koppelen aan de cliënt. De vereiste is dat dit een pdfbestand dient te zijn. U selecteert het bestand in de mail en sleept het pdf-bestand vervolgens naar de kaart van de betreffende cliënt in Codex. Op het moment dat u in de kaart bent, kunt u het gesleepte bestand loslaten en zal op de kaart de knop [Legitimatiegegevens] oplichten. Als een legitimatiebewijs is verlopen, dan wordt dit op de kaart van de cliënt vermeld in het rood achter de vermelding [Legitimatie]. CIR/CCBR U kunt hier de inzagen doen voor het CIR en CCBR. U klikt hiervoor de betreffende partij aan en klikt vervolgens op [CIR Controle] of [CCBR Controle]. 34 Versie: maart 19

35 Dossiers (zaken) De ontvangen gegevens worden onder [Resultaat] vermeld. U kunt via [Open inzage] de inzage openen en inzien. Compliance De Compliance module voert controles uit op de volgende onderdelen: PEP: Onder PEP s worden personen verstaan, die een prominente politieke functie bekleden of hebben bekleed en de directe familieleden of naaste geassocieerden van deze personen. Het begrip PEP beperkt zich niet langer tot buitenlandse politiek prominente personen: ook binnenlandse politiek prominente personen vallen nu onder dit begrip. Sanctiechecks: Sancties zijn maatregelen die door de internationale gemeenschap zijn opgesteld om een schending of bedreiging van vrede en veiligheid tegen te gaan. Sancties kunnen worden opgelegd door de Veiligheidsraad van de Verenigde Naties en de Europese Unie (EU). Het doel van deze sancties is het veranderen van het gedrag van een land, organisatie of personen. Er zijn verschillende soorten sancties, bijvoorbeeld een wapenembargo, een embargo op de import en export op bepaalde goederen zoals programma's en technologie, financiële sancties en inreis- en visum beperkingen. Sancties verschillen per land en situatie. Het is dus van belang om regelmatig de sancties te controleren. De overheid biedt een overzicht van landen en organisaties waartegen sancties gelden. Adverse media checks: Adverse media, ook wel negatieve nieuwsscreening genoemd, is het monitoren van openbare en externe gegevensbronnen op negatief nieuws of uitlatingen aangaande een persoon of bedrijf in verband met bijvoorbeeld witwassen, corruptie en terrorisme. Codex biedt u de mogelijkheid om dit te kunnen controleren via de optie [Compliance]. Versie: maart 19 35

36 Dossiers (zaken) De controle kan uitgevoerd worden voor zowel een NP als een RP. Als u de Compliance controle uit wilt voeren krijgt u de beschikking over de knop [Compliance controle]. Op dat moment zal de controle worden uitgevoerd. Als uw persoon of bedrijf waarvoor u de controle uitvoert niet gevonden wordt zal direct het rapport worden getoond met de vermelding dat er geen resultaat is gevonden en waarmee is gezocht. Wordt er wel een match gevonden krijgt u een overzicht van deze gevonden personen of bedrijven. Onder de [Match score] vindt u een percentage dat aangeeft hoe hoog de score is voor de match. Als uw persoon of bedrijf waarvoor u de controle uitvoert niet tussen de gevonden personen of bedrijven staat, dan kunt u klikken op [Geen match] en zal dit als zodanig worden vermeld in het overzicht van de [Compliance controle]. Voor deze controles worden alleen de kosten voor de inzage in rekening gebracht. Heeft u wel een match en wilt u daarvan het rapport ontvangen dan klikt u op de knop [Controleer bedrijf] of [Controleer persoon]. Voor dit rapport worden eveneens kosten in rekening gebracht, naast de eerder vermelde kosten. 36 Versie: maart 19

37 Dossiers (zaken) Als de compliance inzage is uitgevoerd zal dit worden aangegeven onder [Resultaat] onder de [Compliance controles]. Ook zal het rapport van de compliance inzage worden getoond. Het rapport zal ook worden getoond onder [Open inzage]. In het rapport vindt u een overzicht van de gegevens die gevonden zijn alsmede de links naar de originele berichten over de reden van vermelding. In veel gevallen zal de link naar de originele URL niet meer werken. U kunt derhalve het beste direct de opgeslagen URL gebruiken. Daarnaast wordt er een link getoond naar een document op de website van Van Brug Software waarin de bronvermelding en omschrijving daarvan staat vermeld. Versie: maart 19 37

38 Dossiers (zaken) Het compliance rapport is altijd terug te vinden onder de [Dossierdocumenten] van de NP of RP onder het kopje [Compliance]. Ook onder de voortgangsrapporten onder [Voortgang] wordt de compliance-inzage getoond Financieel Facturen Via de optie [Facturen] kunt u een nieuwe declaratie of nota van afrekening maken via het programma facturering of een reeds gemaakte declaratie/nota openen. Voor verdere gebruiksinformatie over de facturering kunt u de Handleiding Facturering gebruik raadplegen. Verschotten Op elk moment kunt u verschotten en/of tariefregels klaarzetten, die later bij het maken van een declaratie of nota van afrekening ingelezen kunnen worden. Voor gebruik van de knop [Verschotten Tarieven] dienen er vooraf invoertypes te worden aangemaakt in de beheeromgeving van de facturering. Zie voor meer informatie de Handleiding Facturering beheer. 38 Versie: maart 19

39 Dossiers (zaken) In Codex kiest u voor de optie [Verschot toevoegen]. Na de selectie verschijnt er een nieuwe regel met de gegevens van de op te nemen post. Het is mogelijk om hier nog wijzigingen in door te voeren, bijv. [Grondslag], [Aantal], [Kortingspercentage] of [Aftrekbaar voor IB]. Als u later de facturen gaat maken voor uw cliënten, dan komt aan het eind van deze factuur het scherm tevoorschijn met de in een eerder stadium klaargezette Verschotten. U heeft dan nog de keuze of u alle klaargezette posten wenst op te nemen in de factuur of slechts 1 post. Wanneer u klikt op [annuleren] kunnen op een later moment via het tabblad [Nota elementen toevoegen] de Verschotten/Tarieven alsnog worden toegevoegd Repertorium Onder het tabblad [Repertorium] heeft u de beschikking over het aanmaken van aktekaarten voor het CDR. Als er aktekaarten zijn aangemaakt kunt u deze aktekaarten vinden onder [Akten]. Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u hiervoor naar de Handleiding Codex - CDR Tekstproductie Onder Tekstproductie heeft u de beschikking over de knoppen [KaartenbakPTP] en [Dossierdocumenten]. KaartenbakPTP Hier start u de tekstproductie op, waarmee u brieven, akten e.d. kunt maken in het dossier. Voor een uitgebreide uitleg over de Tekstproductie verwijzen wij u naar de Handleiding PTP Beheer. Versie: maart 19 39

40 Dossiers (zaken) Dossierdocumenten Hier worden alle documenten opgeslagen die zijn aangemaakt onder de betreffende zaak. Door op de naam van het model te klikken onder [Overzicht documenten] wordt het betreffende model geopend. U kunt het model ook openen door de kiezen voor [Open bestand(en)]. Ook is het mogelijk om de betreffende dossiermap te openen in de verkenner via [Open dossiermap in verkenner]. Ook is het mogelijk om documenten vanaf uw bureaublad of rechtstreeks vanuit de mail naar het [Overzicht documenten] te slepen. U selecteert hiervoor het gewenste document en sleept deze met de muis naar het [Overzicht documenten], waarna het document hier toegevoegd zal zijn. 40 Versie: maart 19

41 Natuurlijke Personen 4 NATUURLIJKE PERSONEN Als u deze optie aanklikt, opent deze automatisch met de optie [Zoeken natuurlijke personen). U kunt hier nakijken of er al een kaart is aangemaakt van deze partij. U kunt op verschillende manieren zoeken of er al een kaart is aangemaakt, bijv. op naam, cliëntnummer, geboortedatum enz.. U typt hiervoor de gewenste te zoeken optie in de lege balk. Als de betreffende persoon al is aangemaakt, verschijnt deze bovenin het scherm. Op de cliëntkaart heeft u diverse mogelijkheden op de kaart toe te voegen of te verwijderen van de kaart, denk bijv. aan de gegevens voor: Comparitie Telefoon/mail Legitimatie Adres Partner BRP nummer In verband met de regelgeving voor de AVG worden de velden [BSN nummer] en [Leg. nummer] op de cliëntenkaarten tijdens het invullen van het veld getoond door middel van stippen: Als u op het oogje klikt achter de velden dan kunt u de nummers zichtbaar invullen. Na het opslaan van de gegevens worden de nummers weer getoond door middel van stippen. Als u vervolgens weer klikt op het oogje achter het nummer, dan worden de nummers weer getoond. Het is mogelijk om via een icoontje in de cliëntenkaart om te bellen, te mailen en een browser te openen. U klikt hiervoor op het icoontje achter het telefoonnummer, adres of website. Om te kunnen bellen moet hiervoor de juiste software geïnstalleerd zijn. Meer informatie hierover kunt u bij uw systeembeheer of telefonieprovider krijgen Versie: maart 19 41

42 Natuurlijke Personen Geheim adres Indien een cliënt een geheim adres heeft, dan is er de mogelijkheid om dit aan te geven op de cliëntkaart door middel van de knop [Geheim adres]. U kunt hier de knop op [Ja] zetten als het een geheim adres is. 4.2 Aanmaken NP Als de partij nog niet eerder is aangemaakt, dan zijn er een 2-tal mogelijkheden om de partij aan te maken. BRP (Basisregistratie Personen) Handmatig Aanmaken via BRP U kunt hier de partij aanmaken via inzage bij het BRP (Basisregistratie Personen). Voor de [Soort inzage] heeft u een aantal keuzemogelijkheden: Uitgebreid + ouders Uitgebreid Ouders Standaard Beperkt 42 Versie: maart 19

43 Natuurlijke Personen Als u de keuze voor de [Soort inzage] heeft gemaakt, kunt u vervolgens het BSN nummer ingeven voor de inzage. Als dit BSN nummer niet bekend is, heeft u de mogelijkheid om te zoeken op [Naam en geboortedatum] of [Adres]. Als u de betreffende keuze heeft ingevuld, klikt u op de button [Zoeken in BRP] linksboven in het scherm, waarna de inzage zal plaatsvinden. U krijgt vervolgens de BRP gegevens te zien, welke bekend zijn en er zal meteen worden getoond of de persoon al in uw systeem is aangemaakt of niet. Als er geen gegevens zijn gevonden in uw kaartensysteem, klikt u vervolgens op [Aanmaken cliënt]. U krijgt vervolgens de melding, dat de cliënt is opgeslagen met het daarbij behorende cliëntnummer. Annuleren BRP inzage Mocht het zijn dat u de inzage wilt annuleren, dan heeft u de beschikking over de knop [Annuleren]. Versie: maart 19 43

44 Natuurlijke Personen Als u op deze knop [Annuleren] klikt, dan krijgt u de onderstaande melding, omdat er reeds kosten zijn gemaakt voor de inzage. U heeft dan de keuze om voor [Ja] of [Nee] te kiezen. BRP zegel Een BRP zegel is nodig voor het gebruik van de integratie met het Centraal (levens)testamenten register (CinTR), zie hiervoor ook de Handleiding Codex CDR. Zodra een cliëntkaart via de BRP is aangemaakt of gecontroleerd en bijgewerkt is via de BRP dan zal er naast [Algemeen] op de cliëntkaart worden aangegeven dat het BRP zegel intact is, inhoudende dat de cliëntgegevens BRP conform zijn: Indien u zelf gegevens van de cliënt aanpast in één van de volgende velden: voornamen, voorvoegsels, naam, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland en, indien gevuld, datum 44 Versie: maart 19

45 Natuurlijke Personen overlijden (allen ook aangeduid met een *), dan krijgt u ook een melding van het systeem, die luidt als volgt: Als u op [Ja] klikt, dan zult u achter [Algemeen] de melding krijgen dat het BRP zegel is verbroken. Aanmaken handmatig Als u kiest voor [Handmatig] kunt u alle bekende gegevens invoeren in het invulscherm. Onder [Titel voor] en [Titel na] kunt u selecteren of er een titel gebruikt dient te worden: Versie: maart 19 45

46 Natuurlijke Personen Deze titels dienen uiteraard wel aangemaakt te zijn in de [Basisgegevens]. Als alle bekende gegevens ingevuld zijn, kiest u voor [Opslaan cliënt]. U krijgt daarna de melding, dat de cliënt is opgeslagen en onder welk cliëntnummer. Aanmaken en koppelen partner Als u een partner wilt koppelen dan kiest u links bovenin voor [Koppel partner] U krijgt vervolgens een scherm waar u de gegevens van de te koppelen partner kunt zoeken: Als er geen gegevens gevonden worden, dan kan de partner worden aangemaakt via [BRP] of [Handmatig]. 46 Versie: maart 19

47 Natuurlijke Personen Als ik de partner koppelt, dan krijgt u de volgende melding: Vervolgens kunt u in het volgende scherm kiezen voor het uitwisselen van de adresgegevens via de knop [Uitwisselen adresgegevens] met de opties: [Cliënt Partner] of [Partner Cliënt]. Naast deze knop heeft u ook, indien van toepassing, de beschikking over de knoppen [Uitwisselen toekomstig adres] en [Verhuizing doorvoeren]. Om deze schermen actief te krijgen, dient het [Toekomstig adres] gevuld te zijn. Comparitie of NAW aanmaken Als de cliënt(en) zijn aangemaakt, kunt u de NAW gegevens of comparitie aanmaken. Dit kunt u doen aan de hand van de knoppen [NAW] of [Comparitie]. Versie: maart 19 47

48 Natuurlijke Personen U heeft vervolgens de keuze of u de Comparitie/NAW gegevens voor alleen de cliënt wilt aanmaken of indien nodig voor de partner of beiden. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de taal (Nederlands of Engels) te kiezen waar de gegevens in moeten komen te staan. Als de cliënt een geheim adres heeft en deze is geactiveerd op de cliëntkaart onder [Geheim adres], dan zult u een melding ontvangen of u de betreffende gegevens op wilt nemen in de aan te maken comparitie of dat u gebruik wilt maken van [**] en bij het aanmaken van NAW-gegevens krijgt u de vraag of u de adresgegevens wilt invoeren in het betreffende document. Export en AVG rapport Via de knop [Export] kunt u de cliëntgegevens exporteren naar een document. U heeft dan de beschikking over alle cliëntgegevens en de dossiers waar de cliënt(en) en/of partner bij betrokken is/zijn. 48 Versie: maart 19

49 Natuurlijke Personen In verband met de regelgeving voor de AVG kunt u via de knoppen [Client (AVG] en/of Partner (AVG) een overzicht van de cliëntgegevens exporteren indien de cliënt u hierom verzoekt. U kunt op deze manier tonen, welke gegevens u onder u heeft van de betreffende cliënt(en) en waarvoor deze zijn gebruikt. Wissen cliëntkaart (AVG)/Recht op verwijdering In verband met de regelgeving voor de AVG is het mogelijk om een cliëntenkaart leeg te maken indien een cliënt dit wenst. U heeft hiervoor de beschikking over de knop [Wissen clientkaart]. U krijgt altijd de volgende melding als u gebruik maakt van de mogelijkheid [Wissen cliëntkaart]: Als u vervolgens op [Ja] klikt, worden de gegevens van de cliënt gewist. Alleen de verplichte velden blijven staan op de kaart. Dit zijn: achternaam cliënt geslacht VIS-gegevens de gekoppelde taken, notities, recherches en de documenten 4.3 Taken Onder de optie [Taken] heeft u de mogelijkheid om taken aan te maken betreffende de cliënt. Versie: maart 19 49

50 Natuurlijke Personen Voor het aanmaken van een taak klikt u op [Nieuwe taak] en vult u het invulscherm in met de gewenste gegevens. Meer over het verwerken van Taken is uitgelegd in paragraaf Notities Hier heeft u de mogelijkheid om notities te maken betreffende de cliënt. Voor het maken van een notitie klikt u op de button [Nieuwe notitie] en vult u het invulscherm in. In verband met de regelgeving voor AVG heeft u bij het aanmaken van de notitie de beschikking over de functie [Niet zichtbaar voor cliënt]. Deze is standaard aangevinkt, zodat de inhoud van de notitie alleen voor de gebruiker beschikbaar is en niet getoond wordt op het AVG rapport van de cliënt. U kunt in de notitie het vinkje weghalen als de notitie wel getoond mag worden aan de cliënt op het AVG rapport. U vult vervolgens de gegevens in voor de notitie en daarna klikt u op [Opslaan]. Als u de notitie wilt annuleren klikt u op [Annuleren] en u keert weer terug naar het beginscherm [Notities]. Door middel van het vinkje bij [Alert] zal de betreffende notitie altijd te zien zijn bij het openen van een dossier. Als u bestaande notities wilt inzien kunt u deze vinden onder de knop [Notities]. Ook kunt u de notities exporteren naar een te printen document via de optie [Exporteer notities]. 4.5 Dossiers Onder [Dossiers] zijn alle dossiers te zien waaraan de cliënt is gekoppeld onder [Gekoppelde dossiers]. De gekoppelde dossiers of de aktekaarten kunnen geopend worden via [Open dossier] of [Open aktekaart] of dubbel te klikken op de geselecteerde regel. 50 Versie: maart 19

51 Natuurlijke Personen 4.6 Controles De controles die in een dossier zijn gedaan, zie paragraaf 3.11, worden op cliëntniveau opgeslagen en kunnen onder een NP dan ook worden bekeken. Het is hier ook mogelijk om een controle uit te voeren voor de NP (en partner) inzake: BRP VIS CIR CCBR Compliance 4.7 Tekstproductie Hier vindt u alle documenten van de zaken waarbij de cliënt betrokken is. Een uitleg over de Documenten kunt u ook vinden in paragraaf Versie: maart 19 51

52 Rechtspersonen 5 RECHTSPERSONEN Als een cliënt al is aangemaakt en u wilt de betreffende kaart opvragen, dan heeft u diverse mogelijkheden om te zoeken. U typt de naam of bijv. het KvK-nummer in op de witte regel boven in het veld: U selecteert vervolgens de cliënt die u zoekt en u klikt op [Openen] en vervolgens wordt de kaart van de betreffende cliënt geopend. Als de kaart is geopend, heeft u diverse mogelijkheden op de kaart toe te voegen of te verwijderen van de kaart. 5.1 Aanmaken RP Het aanmaken van Rechtspersonen gaat bijna op dezelfde wijze als hiervoor vermeld voor de Natuurlijke Personen, alleen kiest u hier voor het aanmaken via [KVK] of [Handmatig]: Aanmaken via KvK Als u kiest voor aanmaken via KvK heeft u verschillende velden om de reeds bekende gegevens in te vullen. U kunt zoeken op het KvK nummer of op de Handelsnaam. Bij het zoeken op [Handelsnaam] vult u de bij u bekende gegevens in en u klikt vervolgens op [Zoeken in KvK]. Vervolgens worden alle bij de KvK onder die naam bekende rechtspersonen weergegeven: 52 Versie: maart 19

53 Rechtspersonen Als u de door u bedoelde rechtspersoon heeft gevonden in de lijst, klikt u op [Inzage in KvK]. Als er na de inzage geen overeenkomsten zijn gevonden met een partij in de kaartenbak, klikt u op [Aanmaken cliënt]. U krijgt dan de melding dat de cliënt is opgeslagen met het daarbij behorende cliëntnummer. Bij het zoeken op KvK nummer vult u het bekende KvK-nummer in en u klikt op [Zoeken in KvK]. Daarna krijgt u de gegevens van de rechtspersoon te zien en de eventuele nevenvestigingen. U selecteert de gewenste partij en klikt op [Inzage in KvK]. Vervolgens krijgt u de gegevens van de rechtspersoon in het scherm. Als het bedrijf niet al is aangemaakt in uw systeem, klikt u op [Aanmaken cliënt]. Na het aanmaken ziet u een bevestiging dat de cliënt is opgeslagen met het daarbij behorende cliëntnummer en verschijnt het uittreksel van de KvK. Aanmaken handmatig Als u kiest voor [Handmatig aanmaken] dan kunt u op de getoonde tabbladen alle bij u bekende gegevens invoeren en vervolgens kiezen voor [Opslaan cliënt]. Aandelen toevoegen Via de knop [Aandelen toevoegen] kunt u, indien gewenst, de aandelen opnemen op het tabblad [Clientgegevens]. U kunt het [Soort aandeel] via het uitrolscherm selecteren en de vervolgtabs invullen op de nieuwe regel die verschijnt onder [Aandelen]. Versie: maart 19 53

54 Aandeelhouders, Bestuurders/betrokkenen, Aandelen Rechtspersonen Als u klikt op de vervolgtabbladen [Aandeelhouders], [Bestuurders/betrokkenen] dan kunt u aandeelhouders, bestuurders/betrokkenen toevoegen of beheren. Bij het toevoegen van aandeelhouders/bestuurders is het ook mogelijk om deze direct als bestuurder/aandeelhouder toe te voegen. Als u een bestuurder/aandeelhouder heeft toegevoegd dan krijgt u de beschikking over de knoppen [Aandeelhouder verwijderen] en [Aandelen toevoegen]/[bestuurder toevoegen] en [Bestuurder verwijderen]. Diversen Op het tabblad [Cliëntgegevens] heeft u tevens het tabblad [Diversen] tot uw beschikking. Hier kunt u oude handelsnamen of juist een nieuwe naam doorvoeren via de knop [Naam wijzigen]. De optie [Nieuwe naam doorvoeren] is alleen beschikbaar als er een nieuwe statutaire of handelsnaam is ingevoerd. Als u klikt op [Nieuwe naam doorvoeren] zal de huidige statutaire en/of handelsnaam bij [Oude namen] verschijnen. 54 Versie: maart 19

55 Rechtspersonen NAW/Comparitie rechtspersoon Via de opties [NAW] en [Comparitie] kunt u een comparitie of NAW-gegevens in een document of brief plaatsen. Als u een gegeven heeft aangepast of toegevoegd, worden de opties [Opslaan cliënt] of [Annuleren] actief en kunt u hiervoor een keuze maken. Export Via deze knop kunt u een export maken voor de betreffende rechtspersoon. 5.2 Taken U kunt de informatie hierover nalezen in de paragrafen 0 en Notities U kunt de informatie hierover nalezen in de paragrafen 3.7 en Dossiers Onder deze knop vindt u de dossiers waarbij de rechtspersoon is betrokken of betrokken is geweest. Versie: maart 19 55

56 Rechtspersonen Door dubbel te klikken op de regel van het dossier kunt u het betreffende dossier openen. 5.5 Voortgang Onder [Voortgang] kunt u de voortgangsrapportage inzien van de betreffende rechtspersoon. Voor meer informatie betreffende de voortgangsrapportage en de mogelijkheden verwijzen wij u naar paragraaf Controles De controles die in een dossier zijn gedaan, zie paragraaf 3.11, worden op cliëntniveau opgeslagen en kunnen onder een RP dan ook worden bekeken. Het is hier ook mogelijk om een controle uit te voeren voor de RP inzake: KvK CIR Compliance 5.7 Tekstproductie Hieronder vindt u alle documenten die zijn aangemaakt betreffende de rechtspersoon in de diverse zaken, waarbij de rechtspersoon is betrokken. Meer informatie staat vermeld in o.a. paragraaf 3.14 en paragraaf Versie: maart 19

57 Tabblad Start 6 TABBLAD START Onder het tabblad [Start] heeft u de beschikking over de volgende opties: 1. Algemeen (met de informatiepagina van VBS) o Verhuizingen o Taken o Uren o Online dossier o ECH o Overlijdensmeldingen o Doorhalingen 2. Controles 3. Financieel 4. Rapportages o Tijdschrijven 5. Repertorium 6. NIS modules o ManagementCockpit 6.1 Verhuizingen Op dit tabblad vindt u de [Geplande verhuizingen natuurlijke personen] en de [Geplande verhuizingen rechtspersonen]. Als u klikt op één van de regels, dan wordt de betreffende cliëntenkaart geopend. Op deze cliëntkaart kunt u de verhuizing verwerken. 6.2 Taken Onder deze optie kunt u alle taken bekijken die er zijn. Via [Nieuwe taak] kunt u taken aanmaken. Dit is uitgelegd in paragraaf Uren Hier kunt u de urenoverzichten inzien per periode van de medewerkers. U vult het gewenste jaar in onder [Jaar], de periode selecteert u onder [Periode] en onder Gebruiker(s) selecteert u de medewerker. Versie: maart 19 57

58 Tabblad Start Onder [Urenoverzicht] krijgt u vervolgens het overzicht van de gemaakte uren van de medewerker. De invoer van de uren kan worden gedaan onder het filter [Uren]. De invoer kan het beste middels de tabtoets worden doorlopen: [Dossiernummer]: selecteer het gewenste dossiernummer via de optie [Recente dossiers] of [Alle dossiers]. [Datum]: standaard verschijnt hier de datum van vandaag, maar dit is uiteraard aanpasbaar. [Starttijd]/[Stoptijd]: hierbij zal de klok meelopen. Tevens wordt hierbij rekening gehouden met werktijden zoals in (PMS) vastgelegd. [Uurtarief]: voor een specifieke urenregel kan een afwijkend uurtarief worden ingevoerd. [Uren declarabel]: standaard wordt aangevinkt, dat de urenregel declarabel is. Dit kan door middel van een klik op de [spatie] worden uitgevinkt. [Verrichting]: ook hier kan middels het uitrolscherm een verrichting worden geselecteerd. 58 Versie: maart 19

59 Tabblad Start [Opmerking]: het invoeren van de opmerking is geen verplichting. In dit veld kan een [Enter] worden gegeven en dan wordt de regel ook al opgeslagen. [Opslaan]: naast de hierboven genoemde enter kan er ook nog een keer worden doorgetabt om als de focus staat op de knop [Opslaan] ook een [Enter] te geven om de urenregel op te slaan. Na het geven van een [Enter] kan er een nieuwe regel worden ingevoerd. Een urenregel kan worden verwijderd door de betreffende urenregel te selecteren en te klikken op de actieknop [Verwijder]. Een geschreven urenregel kan worden verwijderd door deze te selecteren en een aanpassing door te voeren en te kiezen voor [Opslaan]. Indien een regel is geselecteerd, maar deze moet toch niet worden verwijderd of gewijzigd kan de knop [Annuleren] worden gebruikt om weer nieuwe invoer toe te voegen. Naast bovengenoemde functionaliteit is het mogelijk om een [Indirecte activiteit] te registreren, bijv: vakantie, ziekte, doktersbezoek enz.. [Gebruiker]: indien u rechten heeft om voor andere gebruikers tijd te schrijven, kunt u bij [Invoer] kiezen voor uzelf of een andere gebruiker. Door de pijltjes toetsen kan een andere gebruiker worden geselecteerd. Via de optie [Export] kunt u een overzicht genereren van het Urenoverzicht in Pdf of Word. 6.4 Online dossier Voor de Online dossier module verwijzen wij u naar de Handleiding Online dossier. Versie: maart 19 59

60 Tabblad Start 6.5 ECH ECH staat voor Elektronische Communicatie Hypotheken. ECH is ontwikkeld om de processen rond het vestigen en aflossen van hypotheken te vereenvoudigen. Het verzorgt de complete berichtenuitwisseling tussen hypothecair financier en notariskantoor. De functionaliteit van het ECH systeem is geïntegreerd met de notariële dossieradministratie binnen Codex. Hierdoor wordt het mogelijk om op een makkelijke, snelle en eenvoudige manier ECH te benaderen. Alle ECH zaken en de daarbij betrokken personen worden zo nodig volledig automatisch geïmporteerd in Codex. Voor de werkwijze en informatie over ECH verwijzen wij u naar de Handleiding ECH Overlijdensmeldingen Hieronder vindt u de overlijdensmeldingen die binnen zijn gekomen op uw kantoor. Voor een uitgebreide werkwijze verwijzen wij u naar de Handleiding Codex CDR, hoofdstuk DNI. 6.7 Doorhalingen Onder de knop [Doorhalingen] staat het [Overzicht akkoord doorhalingen] en kunt u een doorhalingsdossier aanmaken. Voor een uitgebreide werkwijzen verwijzen wij u naar de Handleiding Codex KIK doorhaling hypotheek. 6.8 Controles Alles rechercheren Als u klikt op de [Alles rechercheren] kunt u een afwikkeldatum invullen en daarna kunt u bovenin klikken op [Selectie accepteren]. Via de knop [Selectie deselecteren] kunt u dit weer ongedaan maken. U dient uiteraard wel in het betreffende rolmenu nog aan te geven of het een herrecherche of een narecherche betreft. Daarna klikt u op [Alles rechercheren] en worden alle betreffende recherches gedaan. Bij de herrecherche worden de volgende onderdelen gerechercheerd: CIR/CCBR, KvK, VIS en de kadasterinzagen. Bij de narecherche worden de CIR/CCBR en de kadasterinzagen uitgevoerd. KIK-R Op het tabblad [Controles] heeft u de beschikking over KIK-R en kunt u hier de recherches uitvoeren bij het kadaster. Dit onderdeel wordt uitgebreid uitgelegd in paragraaf De recherches die hier worden gedaan worden echter niet vastgelegd onder een specifiek dossier, er kan hier dus een losse inzage worden gedaan. ID scan Met de Conviso ID-Scanmodule kunt u identiteitsbewijzen op een technisch hoogwaardige en betrouwbare manier controleren en de gegevens uitlezen. De scan en de gegevens worden vervolgens volledig geautomatiseerd in de processen opgenomen, waarna ook controles als GBA en VIS direct en snel uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast kunnen via deze scans automatisch cliëntenkaarten en zaken worden aangemaakt. De uitgevoerde ID-controles zijn daarna eenvoudig terug te vinden in Codex. Indien u meer informatie over deze integratie wenst te ontvangen, kunt u een zenden aan info@vanbrug.nl. De ID-scanner leest de chip en MRZ regel uit van een identiteitskaart en paspoort. De gegevens en het document worden gecontroleerd op echtheid. In Nederland is het toegestaan om je te 60 Versie: maart 19

61 Tabblad Start identificeren met een rijbewijs. De ID-scanner kan wel de velden inlezen, maar vereist wel een extra controle en het veld [geslacht] en het veld [land van uitgifte] dienen altijd handmatig ingevuld te zijn. Opstarten ID scan U zet eerst de ID-scanner aan en start dan uw werkplek op. Start op het bureaublad [Van Brug Conviso] op. Het volgende scherm verschijnt: Scannen Leg het paspoort op de paspoortscanner. Druk het paspoort op de glasplaat, waardoor lichtinval wordt beperkt en de RFID chip beter gelezen wordt. Houd er rekening mee, dat het uitlezen van de RFID-chip enige tijd kan duren. Wacht met het verwijderen van het paspoort, totdat de melding op het scherm verschijnt. Voor een identiteitskaart en/of rijbewijs moeten beide zijden worden gescand. Voor documenten met een Machine Readable Zone (MRZ), zoals een identiteitskaart, begint u met de zijde, waarop de MRZ staat (meestal de achterzijde). Het beste resultaat wordt bereikt door het document aan te bieden zoals op het plaatje hieronder. Leg het kaartje op het vlak waar Keesing op staat, met de onderkant richting de lampjes. Schuif het kaartje naar binnen tegen de zijde van de lampjes, zodat het document recht ligt. Bij afwijkingen van meer dan 15 graden wordt het document niet goed uitgesneden. Versie: maart 19 61

62 Tabblad Start Wacht totdat Keesing Premium vraagt om het document om te draaien. Dit kan enige tijd duren als de RFID uitgelezen wordt. Voor documenten zonder MRZ begint u met de fotozijde (voorkant) van het document. Indien een ID-bewijs niet juist gescand is, klik dan op [nieuwe scan]. Indien de scan wel correct is, controleert u dan de gegevens en vult u, indien nodig, de ontbrekende gegevens in. U klikt daarna op [Afronden]. Het gescande document wordt nu opgeslagen, zodat deze verwerkt kan worden (duurt enkele seconden). Let op: alleen als u op [Afronden] klikt, wordt de scan opgeslagen. Wanneer u twijfelt aan de echtheid van het document, dan wel aan de persoon die u het document heeft overhandigd, dan kunt u uitgebreide controles uitvoeren door op de knop [Uitgebreide controles] te klikken. Hierna krijgt u een aantal vragen die met [JA of NEE/TWIJFEL] beantwoord kunnen worden. Hieronder volgen de volgende vragen: 62 Versie: maart 19

63 Tabblad Start Let op: De gescande documenten worden als afbeeldingen opgeslagen op uw harddisk en zijn leesbaar. Zo lang u in de documentenlijst (zie schermafbeelding hieronder) de regels niet verwijderd, blijven de bestanden aanwezig en zichtbaar op uw harddisk. Wij adviseren u, zodra u de scan heeft verwerkt op de kaart van uw cliënt, de regel van het verwerkte document te verwijderen. Versie: maart 19 63

64 Tabblad Start Ingescande ID-scans in Codex Onder [Start], [Controles], [IdScan] ziet u een overzicht van de te verwerken ID-scan(s). Controleren en accepteren gegevens U selecteert een regel en klikt op [IdScan verwerken]. U kunt de ontbrekende gegevens handmatig invullen. Let op: bij cliënten die in het buitenland wonen, is er geen BSN nummer bekend. (zoals hierboven). Vul in dit geval bij het veld [BSN] een cijfer in, zodat toch de scan verwerkt kan worden. Kies hierna voor [Aanmaken/Zoeken] en zoek de betreffende cliënt of kies voor [BRP] of [Handmatig] en maakt de cliënt aan. 64 Versie: maart 19

65 Tabblad Start Bij aanmaken via BRP zal het volgende scherm openen: Bij het aanmaken [Handmatig] zal het volgende scherm zich openen: Vul bij buitenlandse cliënten 1 cijfer in op het veld BSN. Vervolgens kunt u via de knop [Zoeken] de betreffende cliënt binnen Codex opzoeken. Is er een cliënt gevonden die aan de betreffende criteria voldoet, dan zal deze worden getoond: Versie: maart 19 65

66 Tabblad Start Is dit de juiste cliënt, dan kunt u de id-scan aan de betreffende cliënt koppelen, middels de knop [Koppelen]. Hierna kunt u de gegevens middels de knop [Bijwerken cliënt] aanvullen. Daarna komt er een melding, dat de cliënt succesvol is bijgewerkt. Hierna wordt u direct doorgeleid naar de cliëntenkaart waar u de legitimatiegegevens eventueel nog kunt aanvullen. Onder de knop [Documenten] in de map [IdScan] wordt het volledige rapport opgeslagen. Zodra de Id-Scan is verwerkt, licht ook de knop [Legitimatiegegevens] op. U kunt ook via deze knop de betreffende gegevens raadplegen. Vervolgens kunt u direct onder het tabblad [Controles] de nodige controles uitvoeren. Als er geen cliënt in Codex is gevonden met de opgegeven criteria, kunt u middels de knop [Aanmaken] alsnog de cliënt handmatig aanmaken of via BRP. Wanneer de cliënt is aangemaakt in Codex, handmatig of via BRP en de id-scan is gekoppeld, dan kunt u via de knop [Aanmaken/Koppelen dossier] op de cliëntenkaart direct een dossier aanmaken, danwel de cliënt aan een bestaand dossier koppelen, zoals aan het begin van deze paragraaf is uitgelegd. 6.9 Financieel Facturen Middels de optie [Financieel] heeft u de beschikking om via de knop [Facturen] een overzicht te genereren van de nog actieve facturen. U heeft hier ook de mogelijkheid om te kiezen voor de optie [Alle Facturen], alle reeds doorgeboekte facturen en geannuleerde facturen worden dan ook zichtbaar. Factuurstatus wijzigen Met deze functie kunt u de factuurstatus wijzigen in dit overzicht, u kunt nu van meerdere facturen tegelijk de status wijzigingen. U kunt hierbij kiezen uit 3 statussen: Bewerken (niet mogelijk indien een factuur reeds is door geboekt of geannuleerd) Gefiatteerd (de factuur wordt beschikbaar gesteld voor de boekhouding in het autojournaal) Geannuleerd 66 Versie: maart 19

67 Tabblad Start Facturen vrijgeven/verwijderen Via de optie [Vrijgeven/verwijderen] is het mogelijk om een geblokkeerde nota vrij te geven of te verwijderen. Hiervoor dient de betreffende factuur geselecteerd te worden in het nota-overzicht en dient er een keuze te worden gemaakt voor vrijgeven of verwijderen. Als de keuze is maakt komt er nog een scherm naar voren met de vraag of u zeker weet dat deze handeling uitgevoerd dient te worden en dient de handeling met een wachtwoord afgerond te worden. Export Via de functie [Export] kunt u de facturen die u selecteert, laten [Exporteren] naar het door u gewenste bestand (bijv. pdf of een rtf) en vervolgens kunt u het overzicht printen: Versie: maart 19 67

68 Tabblad Start 6.10 Rapportages Tijdschrijven Hier ziet u een overzicht van alle gewerkte uren van de laatste 7 dagen Repertorium Voor het versturen van de aktekaarten naar het CDR verwijzen wij u naar de Handleiding CDR NIS modules ManagementCockpit Onder de knop ManagementCockpit heeft u de beschikking over de knoppen [Algemeen] en [Financieel]. ALGEMEEN Onder de knop [Algemeen] vindt u de verschillende overzichten, welke afhankelijk van de juiste rechten in het Personeels Management Systeem al dan niet worden getoond Daarnaast bevinden zich aan de linkerzijde de verschillende overzichten, welke afhankelijk van de juiste recht in het Personeels Management Systeem al dan niet worden getoond: Startscherm 68 Versie: maart 19

69 Tabblad Start Uren van Zaak: van een zaak kan er een urenoverzicht worden gemaakt op basis van een bepaalde periode. Akten Totalen Per notaris Per rechtsgebied Per verrichting Per vestiging Vrij overzicht Zaken Lopende zaken Zaken totalen Zaken lopend Zaken gereed Uren medewerkers Per periode Uren Declarabel Uren (In)Direct Per medewerker Per rechtsgebied Per verrichting Per vestiging Vrij overzicht Uren declarabel Per medewerker Per rechtsgebied Per verrichting Per vestiging Per zaakcode Per zaaksoort Vrij overzicht Uren zaaksoort Per medewerker Per rechtsgebied Per vestiging Vrij overzicht FUNCTIONALITEIT Bovenstaande overzichten worden in een bepaalde standaard weergave getoond. Deze overzichten kunnen in beperkte mate ook gewijzigd worden qua sortering/indeling. Bijv. bij het overzicht [Akten Totalen], boven in het overzicht kan de periode worden ingegeven. De tabelvelden [Jaar] en [Maand] zouden ook worden verplaatst, door bijv. [Jaar] aan te klikken en te slepen naar de locatie waar ook Versie: maart 19 69

70 Tabblad Start [Notaris] staat, etc. Tevens kan er bij de [Vrij overzicht] ook een extra tabelveld worden toegevoegd, bijv. bij het [rechtsgebied], deze velden kunnen ook weer gesleept worden naast [Maand] of [Jaar]. Van de hierboven genoemde overzichten kan ook een export gemaakt worden door de optie [Afdrukken Exporteren] te gebruiken. FINANCIEEL Hier wordt het totaal OHW van de verschillende onderhanden zaken getoond. In het snelfilter kan eenvoudig op elke kolom een filter worden ingesteld. Via PMS is instelbaar dat alles van iedereen zichtbaar is middels het vinkje [Gebruiker mag management informatie inzien], tabblad [Rechten], tabblad [Overzichten], anders ziet de behandelaar hier alleen zijn/haar eigen zaken. Ook de kolom intern loon is hier zichtbaar op basis van dit vinkje. Hierop is voor de behandelaar nog een uitzondering mogelijk wanneer onder het tabblad [Rechten], tabblad [Personeelsadministratie], bij [Financieel] het vinkje bij [Lezen] is aangevinkt. Standaard wordt dit overzicht getoond op basis van de datum van vandaag, maar hier is ook een datum in het verleden in te voeren. Op dat moment wordt er voor de geschreven uren en de door geboekte facturen ook naar deze datum gekeken voor een juiste weergave van het OHW AF-/OPBOEKING OVERZICHT Van alle gereed gemelde zaken is er ook een [Af-/opboeking overzicht] beschikbaar. Standaard wordt dit overzicht opgebouwd van de zaken van de afgelopen maand, maar deze periode kan uiteraard ook gewijzigd worden via de beschikbare selectieknoppen. 70 Versie: maart 19

71 Tabblad Start PRINTEN EXPORTEREN Via deze knop kunnen alle overzichten worden omgezet naar het door u gewenste soort bestand, worden geprint of per mail worden verzonden OMZET BIJWERKEN Deze optie zorgt ervoor, dat de complete omzet vanuit de boekhouding hier wordt geplaatst. Dit is alleen mogelijk als er wordt gewerkt met Profit en [OHW2] VanBrugAutojournaal Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u hiervoor naar de Handleiding VanBrugAutojournaal Royement Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u hiervoor naar de Handleiding Royementen. Versie: maart 19 71