HANDLEIDING CODEX GEBRUIK C O D E X. Sportlaan 2h, 818 BE Heerde T (0578) , F (0578)

Transcriptie

1 HANDLEIDING CODEX GEBRUIK C O D E X Sportlaan 2h, 818 BE Heerde T (0578) , F (0578) info@vanbrug.nl

2 2018 Van Brug Software Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software Kantooradres: Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde Postadres: Postbus 123, 8180 AC Heerde Tel.: (0578) Fax: (0578) Web: 2 Versie: mei 18

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding 6 2 Zoeken/aanmaken Algemeen Resultaten filteren Kolombreedtes aanpassen Exporteren Vastpinnen 10 3 Dossiers (zaken) Dossiergegevens Aanmaken/koppelen dossier Archiefnummer Agenda s koppelen via Outlook in Dossier opslaan in Codex Koppelen/aanmaken partijen Bestaande NP/RP koppelen Aanmaken NP/RP (handmatig) en koppelen Voortgang ECH aflossing Algemene gegevens en Aflosgegevens Selecteer partijen Selecteer registergoed Selecteer royementen Selecteer Verzekeringen & Bijlagen Versturen aflosverzoek en volmacht Status Taken Notities Online dossier (DP) Uren Stopwatch Dataplaza (oude integratie) Controles Alles Rechercheren KIK_R documenten printen Annuleren alles rechercheren KIK-R Wijzigen/Inzien BRP (Basisregistratie Personen) KvK 31 Versie: mei 18

4 VIS CIR/CCBR Financieel Facturen Verschotten Repertorium Tekstproductie KaartenbakPTP Dossierdocumenten Online Dossier/Dataplaza Rechten per document Rechten per cliënt Rechten ontnemen Versturen van berichten naar cliënten Verwijderen van documenten 38 4 Natuurlijke Personen Aanmaken NP Aanmaken via BRP Annuleren BRP inzage BRP zegel Aanmaken handmatig Aanmaken en koppelen partner Comparitie of NAW aanmaken Export en AVG rapport Wissen cliëntkaart (AVG)/Recht op verwijdering Account aanmaken/bijwerken (Online dossier (DP)) Taken Notities Dossiers Controles Tekstproductie 49 5 Rechtspersonen Aanmaken RP Aanmaken via KvK Aanmaken handmatig Aandelen toevoegen Aandeelhouders, Bestuurders/betrokkenen, Aandelen Diversen NAW/Comparitie rechtspersoon Export Account aanmaken/bijwerken (Online dossier (DP)) Taken Notities 53 4 Versie: mei 18

5 5.4 Dossiers Voortgang Controles Tekstproductie 54 6 Tabblad Start Verhuizingen Taken Uren ECH Overzicht taken en berichten Koppelen/aanmaken dossier Passeerdossiers ECH gegevens Passeergegevens en sluitnota Bijlage(n) Melden wijziging en stoppen ECH zaak Bewaardersverklaring Overlijdensmeldingen Controles Alles rechercheren KIK-R ID scan Opstarten ID scan Scannen Ingescande ID-scans in Codex Controleren en accepteren gegevens Financieel Facturen Rapportages Tijdschrijven Repertorium NIS modules ManagementCockpit VanBrugAutojournaal Royement 74 Versie: mei 18

6 Inleiding 1 INLEIDING Voor u ligt de handleiding betreffende Codex. In deze uitgave vindt u per hoofdstuk de uitleg en invulinstructie voor de schermen en de betekenis van de in Codex opgenomen knoppen. In Codex wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een consequente wijze van het geven van opdrachten. Bij het openen van Codex zijn altijd standaard een tweetal tabbladen zichtbaar: [Start] en [Zoeken/Aanmaken]. Op het tabblad [Start] wordt o.m. de informatiepagina van Van Brug Software weergegeven. Hier zullen wij u informeren over eventuele bijzonderheden en/of storingen bij de registers, zoals Kadaster, VIS, CIR/CCBR, CDR, etc.. De verdere functionaliteit van het tabblad [Start] zal in hoofdstuk 6 worden besproken. Het zoeken en aanmaken van cliënten en dossiers zal worden uitgelegd in hoofdstuk 2. Onder de Van Brug knop, welke linksboven in Codex te vinden is, zijn een aantal handige algemene basisfuncties beschikbaar waaronder: Recent: o geopende dossiers; o geopende natuurlijke personen; o geopende rechtspersonen; o projectadministratie. Instellingen voor: o het selecteren van een ander Codex uiterlijk ; o het switchen naar een ander kantoorcertificaat, van bijv. een andere vestiging; o het wijzigen van de inloggegevens bij het Kadaster. Voorwaarden: o De voorwaarden integraties/recherches Webservice Help: o Codex; o Ondersteuning o Documentatie: 6 Versie: mei 18

7 Inleiding o Systeeminformatie: U klikt op de VBS knop en vervolgens klikt u op de optie [Help] en vervolgens kiest u voor [Systeeminformatie]. U kunt hier o.a. de database locaties bekijken en de ini-instellingen. o De voorwaarden integraties/recherches Webservice Applicatie manager AVG menu: onder [AVG-informatie Van Brug Software] vindt u o.a. de registers van verwerking en onder [Leidende toezichthouders] vindt u een overzicht van de leidende toezichthouders en de link naar de webpagina s van deze toezichthouders. Versie: mei 18 7

8 Zoeken/aanmaken 2 ZOEKEN/AANMAKEN 2.1 Algemeen De verschillende functies en bijbehorende mogelijkheden van Codex zullen nader worden besproken in de paragrafen 3, 4 en 5. Allereerst zullen een aantal standaard gebruikersmogelijkheden worden uitgelicht die op meerdere plekken in Codex naar voren komen Resultaten filteren Standaard worden alle kaarten (dossiers, NP, RP) ingeladen, onderin kunt u zien hoeveel dit er zijn: Binnen het getoonde veld met resultaten heeft u de mogelijkheid om op verschillende manieren te filteren: Door in de eerste regel een opdracht te typen per kolom, zoals bijv. hieronder op vestiging [Heerde] is gefilterd: Door één of meerdere kolommen omhoog te slepen, bijv. om alle dossiers van een behandelaar inzichtelijk te krijgen: Door binnen de kolom één van de opties te selecteren, zoals bijv. e en soort dossier legalisatie: Een filter kan in één keer verwijderd worden onderin het scherm, hier kan een filter ook nog gewijzigd worden: Kolombreedtes aanpassen De kolombreedte en de volgorde kunnen als een persoonlijke instelling opgeslagen. Ook kunnen er kolommen worden verborgen. U klikt hiervoor op de betreffende kolomkop met de rechtermuisknop. U kiest vervolgens voor de optie [Toon kolommen kiezer]: 8 Versie: mei 18

9 Zoeken/aanmaken Vervolgens kunt u met de muis de kolom die u wilt verwijderen naar de [Veldkiezer] slepen of door in de veldkiezer het vinkje bij de betreffende kolom weg te halen Exporteren In het lint van Codex worden de mogelijke acties in knoppen voor u weergegeven: Bij bijv. de kaarten van de [Dossiers (zaken)], [Natuurlijke personen] en [Rechtspersonen] heeft u de beschikking over de knoppen [Export] en [Alles selecteren]. U kunt met behulp van deze functies alle Versie: mei 18 9

10 Zoeken/aanmaken zaken selecteren [Alles selecteren] en naar een door u gewenst bestand exporteren via de knop [Export] en vervolgens dit bestand uitprinten Vastpinnen Geopende kaarten worden via tabbladen getoond in het Codex lint. Hier kan zowel een dossier als een NP en/of RP naast elkaar worden getoond (tot een maximum van 15 kaarten): Alle openstaande tabbladen kunnen in één keer worden afgesloten via het kruisje aan de rechterzijde. Elk individueel tabblad heeft ook een afsluitingsmogelijkheid. Tevens kan een bepaald tabblad vastgepind worden via de punaise, het kenmerk van de kaart wordt daarna in het ve t weergegeven: Bij het opnieuw opstarten worden de vastgepinde dossiers ook meteen ingeladen. Let op! bij veel vastgepinde kaarten kan het opstarten van Codex hierdoor iets langer duren. Nb. Vastgepinde kaarten worden met het rode kruisje niet afgesloten. 10 Versie: mei 18

11 Dossiers (zaken) 3 DOSSIERS (ZAKEN) Onder [Zoeken/aanmaken] heeft u ook de beschikking over de knoppen: Dossiers [zaken] Dossiers (natuurlijke personen) Dossiers (rechtspersonen) Natuurlijke personen Rechtspersonen Projectadministratie U kunt filteren op een NP, dossier enz. door het gewenste gegeven in de filterbalk te plaatsen: Eén of meerdere geselecteerde dossiers kunnen worden geopend via de actieknop [Openen] of de entertoets. Houdt hierbij de Ctrl-toets ingedrukt. 3.1 Dossiergegevens Hier kunt u de dossiergegevens wijzigen/aanvullen, denk aan: notaris, behandelaar, dossiersoort, datum afwikkeling, etc.. U kunt in een dossier partijen koppelen, partijen ontkoppelen of partijen openen. Versie: mei 18 11

12 Dossiers (zaken) Met de knop NAW kunt u van Cliënt, Partner of beiden de NAW gegevens in een document plaatsen. Zodra u dit selecteert, wordt Word geopend en de gegevens worden erin geplaatst. Dit geldt ook voor de comparitie van de NP en de RP. Ook kunt u de NAW gegevens en Comparitie van de Natuurlijke persoon (NP) of Rechtspersoon [RP] laten vermelden in een willekeurige akte. Zet de cursor op de juiste locatie in het Word document, ga terug naar Codex, selecteer de gewenste partij en klik op de actieknop [NAW] of [Comparitie]. Het koppelen van partijen (bestaand of nieuw) wordt verder uitgelegd in paragraaf Aanmaken/koppelen dossier Indien u een nieuw dossier wilt aanmaken kiest u voor de optie [Aanmaken dossier] in de werkbalk: Indien u gebruik maakt van een extern Document Management Systeem (DMS), kiest u voor de optie [Koppelen dossier] in de werkbalk. Vervolgens vult u de gegevens in op het tabblad [Kenmerk dossier]: (NB: Indien u gebruik maakt van een extern Document Management Systeem (DMS), worden bovenstaande invulvelden automatisch gevuld met de meegestuurde gegevens vanuit uw extern pakket in de Connector). 12 Versie: mei 18

13 Dossiers (zaken) Achter de invulvelden heeft u de beschikking over een uitrolscherm met diverse keuzemogelijkheden, bijv. de soorten dossiers: Als de bekende velden zijn ingevuld, kunnen de gewenste partijen worden gekoppeld via de opties [Koppelen NP] of [Koppelen RP] Archiefnummer Het is mogelijk om meteen een archiefnummer toe te voegen aan uw aangemaakte dossier. U klikt hiervoor op de knop [Archiefnummer toevoegen]: Vervolgens wordt het archiefnummer toegekend en geplaatst onder [Archiefnummer]. Na het aanklikken van de knop [Archiefnummer toevoegen] wordt automatisch het eerst beschikbare nummer vermeld in het veld [Archiefnummer] onder [Status] op de dossierkaart. De knoppen [Opslaan dossier] en [Annuleren] worden nu weer beschikbaar, zodat u hier een keuze kunt maken. Mocht er tegelijkertijd in een ander dossier een archiefnummer worden toegevoegd, dan zult u voor het opslaan van het dossier een melding krijgen [Het nummer is al uitgegeven en zal worden aangepast. Wilt u doorgaan]. Na het opslaan wordt het definitieve nummer toegekend. Als uw kantoor zelf archiefnummers bepaalt en geen gebruik maakt van het automatisch toekennen van een archiefnummer via [Archiefnummer toevoegen] dan kunt u het door u bepaalde nummer rechtstreeks intypen bij [Archiefnummer] Agenda s koppelen via Outlook in Dossier Bij [Datum afwikkeling] en [Tijdstip] kunt u de afspraak rechtstreeks in één of meerdere agenda s plaatsen. U klikt hiervoor op het agenda icoontje achter het tijdstip. Dan worden de gedeelde agenda s geopend via Outlook. Versie: mei 18 13

14 Dossiers (zaken) U selecteert op dit tabblad de gewenste agenda( s) en de afspraak wordt hierin geplaatst. Om meerdere agenda s in Codex te zien is het belangrijk om de betreffende agenda( s) toe te voegen bij [gedeelde agenda s] in Outlook opslaan in Codex De functionaliteit om een op te kunnen slaan, is in Codex beschikbaar. Voor verdere uitleg over de installatie kunt u de Installatiehandleiding Codex (hoofdstuk en 4.4) raadplegen. U kunt de mail opslaan via de knop [ opslaan in Codex], welke na installatie beschikbaar is in Outlook VERZAMELDOSSIER BIJ GEBRUIK DMS NB: Indien u gebruik maakt van een extern Document Management Systeem (DMS) kunt u voor de losse cliëntrecherches en scans van de legitimatie in geval van nieuwe cliënten, maar ook voor bestaande cliënten waar geen actieve dossiers aan gekoppeld, instellen dat deze worden opgeslagen in een verzameldossier. U gaat hiervoor naar de Applicatie Manager en u klikt vervolgens op de knop [DMS]. Hier kunt u onder de optie [Instellingen] het gewenste dossiernummer invullen bij [Verzameldossier losse recherches] of [Verzameldossier scans legitimatie] en u klikt vervolgens op [Configuratie opslaan]. 14 Versie: mei 18

15 Dossiers (zaken) 3.3 Koppelen/aanmaken partijen Bestaande NP/RP koppelen U kunt via de knop [Partij Koppelen] een bestaande partij uit de kaartenbak koppelen aan uw dossier. Bij de knop [Partij koppelen] heeft u de opties om een Natuurlijk Persoon te koppelen of een Rechtspersoon. U voert de bij u bekende gegevens op het tabblad [Vul gegevens in om te kunnen zoeken] en u klikt vervolgens op [Zoeken]. Als dan de juiste partij wordt vermeld, dan klikt u op [Koppelen]: Aanmaken NP/RP (handmatig) en koppelen Mocht de te koppelen partij nog niet in uw kaartenbak zijn aangemaakt, dan kiest u voor de optie [Aanmaken nieuwe NP] of [Aanmaken nieuwe RP]: U vult vervolgens op het tabblad de bekende gegevens in van de nieuw aan te maken NP/RP en u klikt vervolgens op [Opslaan]. Op het tabblad [Dossiergegevens] onder [Gekoppelde partijen] voert u vervolgens de hoedanigheid in onder [Hoedanigheid]. 3.4 Voortgang Als u klikt op [Voortgang] krijgt u een overzicht van alle recherches/inzagen met de vermelding of deze wel/niet zijn uitgevoerd, door wie en wanneer. Versie: mei 18 15

16 Dossiers (zaken) Het rapport kan worden geëxporteerd en hierdoor kan er een momentopname na bijv. de eerste recherche, herrecherche of narecherche worden opgeslagen: Als er nog controles ontbreken in het dossier dan kunt u deze verder uitvoeren via de optie [Controles] (zie paragraaf 3.11). 3.5 ECH aflossing Een aflosverzoek opstarten kan in het betreffende dossier onder [ECH] vervolgens de actieknop [Start Aflosverzoek]. Er wordt een nieuw tabblad geopend met daaronder weer een tweetal tabbladen: Aflosgegevens; en Status. Over het eerste tabblad vanaf paragraaf meer. Bij het tabblad [Status] is inzichtelijk wat de status is van de ECH zaak en wat eventueel de vervolgstap is voor de notaris of de bank. Tevens worden hier alle berichten getoond en zijn deze te openen. Indien een bericht via een dubbelklik wordt geopend, dan krijgt deze ook het kenmerk [Gelezen]. De berichten worden uiteraard ook opgeslagen onder de fysieke ECH map bij de dossierdocumenten die te benaderen zijn via [Tekstproductie], [Dossierdocumenten] Algemene gegevens en Aflosgegevens 16 Versie: mei 18

17 Dossiers (zaken) Onder [Algemene gegevens] worden de gegevens van de [Behandelaar] en [Telefoon] vanuit het dossier en PMS overgenomen. In het [Opmerking] veld kunt u eventueel een opmerking typen. Onder [Aflosgegevens] kunnen de verdere gegevens voor het aflosverzoek worden gevuld, [Reden], [Datum aflossen] en [Bedrag inschrijving] Selecteer partijen In dit schermgedeelte kunnen de partijen worden geselecteerd en worden aangegeven of het een hypotheekgever en/of schuldenaar betreft. Als er meerdere banken geselecteerd moeten worden, dan dient de prioriteitsvolgorde in te worden gevuld onder [Prioriteit] m.b.v. cijfers. Let op: Het aanpassen van de maatschappij na het verzenden van een aflosverzoek is niet meer mogelijk, doordat ECH deze wijziging niet ondersteunt. Het huidige aflosverzoek dient in zo n geval te worden gestopt en er dient een nieuw aflosverzoek te worden ingediend Selecteer registergoed In dit schermgedeelte kan het juiste registergoed worden geselecteerd, deze wordt gevuld vanuit de registergoederenadministratie vanuit KIK-R. Hier moeten ook de volgende velden worden ingevuld/gecontroleerd: [Omschrijving]; [Soort onderpand]; [Soort vastgoed]; [Rangorde]; [Geheel] indien de hypotheek volledig doorgehaald moet worden, in dat geval is de omschrijving niet nodig; [Nieuwbouw] Selecteer royementen In het onderliggende schermgedeelte kunnen de kadastrale gegevens qua inschrijving van de door te halen hypotheek worden geselecteerd. Hier moeten ook de volgende velden worden aangevinkt/geselecteerd via de uitrolschermen: [Geheel doorhalen]; [Type doorhaling]; [Partijen] Versie: mei 18 17

18 Dossiers (zaken) Indien bij het Hypothecair Bericht Object (HBO) de inschrijvingsbedragen vermeld zijn, worden deze automatisch vermeld bij de betreffende inschrijvingen in de afloszaak Selecteer V erzekeringen & Bijlagen Indien gewenst is het mogelijk om een verzekering toe te voegen via de knoppen [Toevoegen] bovenin het scherm. Vervolgens selecteert u de soort verzekering via het uitrolscherm en vult u het polisnummer en de maatschappij in. Ook kunt u nog een bijlage of een onderhands stuk toevoegen bij het Aflosverzoek onder het tabblad [Bijlagen]. U maakt hierbij gebruik van de knop [Toevoegen bijlage] bovenin het scherm: U selecteer onder [Soort bijlage] of [Soort onderhands stuk] de gewenste omschrijving. 18 Versie: mei 18

19 Dossiers (zaken) Versturen aflosverzoek en volmacht Wanneer alle gegevens op de juiste manier zijn ingevuld en opgeslagen kan het gecontroleerd en verstuurd worden via de actieknop [Maken en verzenden volmacht]. De royementsvolmacht wordt getoond en door de optie [Accepteren] zal deze verzonden worden. Er is alleen een flexibele volmacht beschikbaar. Dit volmachtsmodel maakt het voor u mogelijk om alle soorten doorhalingen voor dezelfde klant in één ECH zaak te behandelen. Een gedeeltelijke doorhaling en een gehele doorhaling kunnen bijvoorbeeld in één ECH-zaak afgehandeld worden. Daarnaast kan er nu per inschrijving aangegeven worden of deze hypothecaire inschrijving een opzegging, vervallenverklaring of afstandsdoening betreft. Dit is mogelijk, omdat de volmacht opgebouwd is uit verschillende blokken. Het is mogelijk om bij ECH aflosnota s op te vragen bij kadastrale gemeenten met meer dan 24 karakters. In de pdf van de aflosnota wordt echter de naam van de kadastrale gemeente wel afgekort naar 24 karakters, dus bijvoorbeeld de gemeente 'Haarlemmerliede en Spaarnwoude' wordt Haarlemmerliede en Spaar Status Onder het tabblad [Status] kunt u zien wat er in het aflosdossier is gebeurd: 3.6 Taken Hier worden de taken getoond die voor het betreffende dossier zijn aangemaakt. Versie: mei 18 19

20 Dossiers (zaken) Voor het aanmaken van een nieuwe taak klikt u op de optie [Nieuwe taak]. U krijgt dan het volgende invulscherm: U selecteert het onderwerp van de taak via [Taak onderwerp] en selecteert de behandelaar via [Behandelaar]. U kunt een gewenste datum invullen bij [Afhandelen voor:] en vervolgens vult u onder [Omschrijving] de gegevens betreffende de taak in. Onder [Soort] kunt u aangeven waarop de taak betrekking heeft: NP RP Dossier Algemeen Daarna klikt u op [Opslaan]. Via de optie [Documenten koppelen] kunt u eventueel een document koppelen aan de taak. Ook kunt u via [Nieuwe notitie] nog een gewenste notitie aanmaken behorende bij de taak. Ook kan achteraf de taak worden afgehandeld via de optie [Afhandelen]. 3.7 Notities Hier heeft u de mogelijkheid om notities aan te maken voor de betreffende zaak. Als u klikt op [Notities] krijgt u als u kiest voor [Nieuwe notitie] het volgende invulscherm te zien: 20 Versie: mei 18

21 Dossiers (zaken) In verband met de regelgeving voor AVG heeft u bij het aanmaken van de notitie de beschikking over de functie [Niet zichtbaar voor cliënt]. Deze is standaard aangevinkt, zodat de inhoud van de notitie alleen voor de gebruiker beschikbaar is en niet getoond wordt op het AVG rapport van de cliënt. U kunt in de notitie het vinkje weghalen als de notitie wel getoond mag worden aan de cliënt op het AVG rapport. U vult vervolgens de gegevens in voor de notitie en daarna klikt u op [Opslaan]. Als u de notitie wilt annuleren klikt u op [Annuleren] en u keert weer terug naar het beginscherm [Notities]. Door middel van het vinkje bij [Alert] zal de betreffende notitie altijd te zien zijn bij het openen van een dossier. Als u bestaande notities wilt inzien kunt u deze vinden onder de knop [Notities]. Ook kunt u de notities exporteren naar een te printen document via de optie [Exporteer notities]. 3.8 Online dossier (DP) Het [Online dossier (DP] is pas gevuld als er succesvol documenten zijn verzonden zoals uitgelegd in paragraaf Uren Deze module geeft u de mogelijkheid om uren te schrijven in de zaak en inzage te krijgen in het aantal uren, die u heeft besteed aan de betreffende zaak. [Gebruiker]: hier vult u de gebruiker in. [Datum]: standaard verschijnt hier de datum van vandaag, maar dit is uiteraard aanpasbaar. [Starttijd]/[Stoptijd]: hierbij zal de klok meelopen. [Uurtarief]: voor een specifieke urenregel kan een afwijkend uurtarief worden ingevoerd. [Te declareren]: hier komt het totaal bedrag te staan. [Uren declarabel]: standaard wordt aangevinkt, dat de urenregel declarabel is. Dit kan uiteraard worden uitgevinkt. [Verrichting]: ook hier kan middels de pijltjestoets een verrichting worden geselecteerd. Versie: mei 18 21

22 Dossiers (zaken) U kunt nieuwe verrichtingen aanmaken via PMS. U kiest hier voor de optie [Extra] en vervolgens voor [Opties]. U selecteert daarna het tabblad [Verrichtingen] en hier kunt u de nieuwe verrichting aanmaken of verrichtingen aanpassen/verwijderen. [Opmerking]: het invoeren van de opmerking is geen verplichting. Voor het opslaan van de urenregel klikt u op [Opslaan]. Een urenregel kan worden gewijzigd of verwijderd door de betreffende urenregel te selecteren en te klikken op de actieknop [Verwijderen] of [Wijzigen] Stopwatch Voor het dossiernummer heeft u de beschikking over een klok-icoontje. Als u op de stopwatch hebt geklikt, dan krijgt u vervolgens de beschikking over het invulscherm [Stopwatch]: Bij het activeren van het klokje wordt er een regel klaargezet onder [Start] [Uren] voor dat dossier. 22 Versie: mei 18

23 Dossiers (zaken) Opslaan van de urenregel gebeurt door nogmaals op het klokje te klikken, waardoor de regel toegevoegd wordt aan het urenoverzicht onder [Start] [Uren] Dataplaza (oude integratie) Hier vindt u de oude integratie van Dataplaza. Voor gebruik hiervan verwijzen wij u naar de bestaande handleidingen Dataplaza kantoren en Dataplaza gebruiker Controles Via het tabblad [Controles] heeft u de beschikking over de volgende controles: Alles Rechercheren KIK-R BRP KvK VIS CIR CCBR Alles Rechercheren Onder deze optie kunt u alle recherches/inzagen voor uw dossier in één keer uitvoeren. Als u de optie [Alles Rechercheren] heeft aangeklikt, ziet u in de rechterhelft van het scherm een overzicht van alle uit te voeren inzagen/recherches PARTIJEN SELECTEREN VOOR ALLES RECHERCHEREN In de Applicatie Manager kan ingesteld worden welke partijen wel of niet meegenomen moeten worden bij [Alles Rechercheren]. Dit kan ingesteld worden onder de optie [Dossiers] in de Applicatie Manager onder [Selecteer hoedanigheden die standaard geselecteerd dienen te worden. Versie: mei 18 23

24 Dossiers (zaken) In het dossier onder [Gekoppelde partijen] is een extra kolom [Rechercheren] toegevoegd. De partijen die hier staan worden meegenomen bij [Alles Rechercheren]. Ook worden deze partijen opgenomen op de voortgangsrapportage. Uiteraard is het mogelijk om naar keuze een partij aan of uit te vinken. NB: bij bestaande dossiers welke nog in NIS is aangemaakt neemt Codex de vinkjes uit de ZakenCockpit over en indien het een in Codex aangemaakt dossier is wordt gekeken naar de instellingen in de Applicatie Manager. Vervolgens klikt het scherm open voor het selecteren van de volgende opties: Bij [Selecteer soort recherche] heeft u de keuze uit: Eerste inzage Herrecherche Narecherche Bij [Selecteer soort BRP inzage] heeft u de keuze uit: Uitgebreid + ouders Uitgebreid Ouders Standaard 24 Versie: mei 18

25 Dossiers (zaken) Beperkt In verband met de regelgeving voor de AVG is het mogelijk om in de Applicatie Manager de inzagen voor de BRP standaard op [beperkt] te zetten: Via de knop [Alles selecteren] kunt u de vinkjes bij de recherches/inzagen allemaal aan laten vinken, indien gewenst. Anders kiest u voor [Alles (de)selecteren] en vinkt u de gewenste recherches handmatig aan. Voor het overzicht van de recherches kunt u ook een keuze maken via de opties [Alles inklappen] en [Alles uitklappen]. Standaard krijgt u het uitgebreide scherm te zien voor de inzagen/recherches. Als u kiest voor [Alles inklappen] ziet u deze aanvullende informatie niet, alleen de namen van de modules, die geselecteerd zijn/geselecteerd kunnen worden. Als de juiste keuzes zijn geselecteerd, kiest u vervolgens voor [Rechercheer dossier]. De recherches/inzagen worden uitgevoerd. Daarna volgen in het rechterscherm de acties, die u moet ondernemen voor bepaalde inzagen. Versie: mei 18 25

26 Dossiers (zaken) U kiest vervolgens voor de actie die u wilt ondernemen, bijvoorbeeld [Inzage KvK], indien deze recherche nog niet is uitgevoerd. Of als het een herrecherche betreft kiest u voor de optie [Bijwerken cliënt] om de juiste gegevens vanuit de BRP en de KvK op te nemen: Voor de KIK-R recherches krijgt u de volgende melding: Als alle recherches/inzagen zijn uitgevoerd ziet u in het linker scherm of alles goed is gegaan. De groene vinkjes geven aan dat de recherches zijn geslaagd. Als u op de regel klikt achter het vinkje, dan krijgt u aan de rechterkant de inzage of recherche te zien: 26 Versie: mei 18

27 Dossiers (zaken) Zijn er inzagen/recherches niet goed gegaan dan ziet u een rood kruis [Fout bij rechercheren]. Of het kan zijn dat er nog gegevens van de cliënt moeten worden ingevoerd [Wacht op invoer]. U kunt vervolgens de rapporten van de inzagen openen via de knop [Open inzagen]. Als u alleen van bepaalde inzagen de rapporten wilt openen, klikt u op de betreffende regel, waarvan u de inzage wilt inzien en kiest u bovenin het actielint voor [Open inzage] KIK_R documenten printen Als de KIK-R recherches zijn gedaan, kunt u deze documenten uitprinten via de knop [Alle KIK-R doc. Printen] Annuleren alles rechercheren U heeft bij [Alles rechercheren] ook de mogelijkheid om de recherches te annuleren. Wilt u alles per direct stoppen, dan gebruikt u de knop [Annuleren alles rechercheren]. De recherches/inzagen worden afgebroken en u krijgt vervolgens de melding met de vraag of u zeker weet dat u het proces wilt afbreken, omdat er misschien al kosten zijn gemaakt. Versie: mei 18 27

28 Dossiers (zaken) U kunt ook kiezen als [Alles rechercheren] is uitgevoerd om de modules waarvoor uw input is vereist, te annuleren via de optie [Annuleren module]. Op het moment dat uw input wordt gevraagd bij een module en u wenst deze niet in te zien klikt u op de knop [Annuleren module]. Voorbeeld: Recherche KvK vraagt of u voor de betreffende cliënt een inzage wilt verrichten. U klikt vervolgens op [Annuleren module] en het systeem slaat deze over en gaat naar de volgende module, waarvoor aanvullende input is vereist. Heeft uw scherm een kleinere resolutie, dan zit de knop [Alles in/uitklappen] achter het teken bij [Open Rapport]. U klikt hiervoor op het groene plusje achter [Open rapport] en krijgt vervolgens de beschikking over de knop [Alles uitklappen] en als u daar weer op klikt, verschijnt weer de knop [Alles inklappen]. 28 Versie: mei 18

29 Dossiers (zaken) KIK-R Als u KIK-R opent heeft u de mogelijkheid om te kiezen voor een aantal opties. Voor het toevoegen van een registergoed kunt u kiezen voor [Toevoegen] of [Registergoed handmatig toevoegen]. Als u kiest voor [Toevoegen] heeft u verschillende opties om het registergoed te zoeken. U kunt zoeken op: [Gekoppelde partij] [Zoeken op postcode en huisnummer] [Zoek op kadastrale aanduiding] [Zoek op natuurlijk persoon] of [Zoek op rechtspersoon]. U vult de bij u bekende gegevens in op het juiste tabblad en klikt op [Zoeken]. Vervolgens worden de gevonden percelen weergegeven. Let op: bij de nieuwe software van het Kadaster kunnen er maximaal 999 objecten voor een partij worden teruggeven door het Kadaster. Indien u vermoedt dat er meerdere objecten zijn, dan zijn de alternatieven om via Kadaster-online een inzage te doen of een directie uitdraai op te vragen bij de klantenservice van het Kadaster. Achter het perceel kunt u bij [Alleen Eig. info] een vinkje plaatsen indien u alleen de Eigendomsinformatie wilt inzien. Vervolgens klikt u op [Eerste inzage] en wordt de informatie opgehaald bij het Kadaster. De inzage verschijnt vervolgens op het scherm. U kunt ervoor kiezen om de gedane recherches uit te printen. U kiest dan voor [Alles selecteren] en dan voor [Printen]. Na de gedane recherches kiest u voor [Sluiten] en zal de betreffende recherche in het dossier staan. Versie: mei 18 29

30 Dossiers (zaken) Als u de gedane recherche(s) selecteert, komen er nog andere mogelijkheden binnen KIK-R tot uw beschikking: [Toevoegen]; [Verwijderen]; [Wijzigen/Inzien] (zie ook paragraaf ); Een [Brondocument] opvragen; Een [Kadastrale kaart ] opvragen; Een extra [Recherche ] uitvoeren; Een [Kadastrale omschrijving] aanmaken; of [Datuminformatie] opvragen. [Registergoed handmatig toevoegen; [Toon alle gedane inzages] Wijzigen/Inzien Voor het gebruik van het digitaal inschrijven van de akten bij het Kadaster (KIK-I) is [Wijzigen/Inzien] een belangrijke optie. Onder [Wijzigen/Inzien] heeft u een overzicht van de kadastrale gegevens, maar kunt u ook de omschrijving van het registergoed invoeren onder [Registergoed gegevens]. Deze gegevens moeten ingevuld zijn voor het maken van een KIK akte. Ook onder [KIK-I gegevens] dienen de gegevens nader te worden ingevuld/aangevinkt. Bij adres kunt u aanvinken of de adresgegevens wel/niet overschreven moeten worden na het uitvoeren van eventuele volgende recherches BRP (Basisregistratie Personen) Voor het doen van een inzage bij het BRP klikt u op de betreffende cliënt, waarvoor u de inzage wilt doen en vervolgens klikt u op [BRP Controle]. In de [Applicatie Manager] kunt u instellen welke inzage standaard wordt uitgevoerd: 30 Versie: mei 18

31 Dossiers (zaken) Als er verschillen zijn gevonden bij de inzage BRP ten opzichte van de ingevoerde gegevens op de kaart, dan krijgt u de volgende vraag: Als u kiest voor [Ja] dan kunt u de gevonden verschillen vinden en kunt u hier tevens aangeven, welke inzage u wilt doen bij het BRP. Voor de [Soort inzage] heeft u een aantal keuzemogelijkheden: Uitgebreid + ouders Uitgebreid Ouders Standaard Beperkt KvK Om de juiste rechtsvormen in de kaart van de cliënt te krijgen, dient in de Applicatie Manager de tabel [Koppeling KvK] eerst gevuld te worden. Deze tabel vindt u onder het tabblad [Integraties] en u kiest dan voor [KvK]. Daar vindt u de kolom [Koppeling KvK] waar de gewenste rechtsvormen ingevuld worden. Deze rechtsvormen worden vervolgens ook getoond bij het aanmaken van de kaart van de rechtspersoon. Bij de optie KvK kunt u de inzage(n) doen voor de in de zaak opgenomen partij(en). Versie: mei 18 31

32 Dossiers (zaken) U selecteert de gewenste partij en klikt op de knop [KvK Controle]. Als de betreffende partij gevonden is bij de Kamer van Koophandel en in het veld verschijnt, kunt u klikken op de knop [Inzage in KvK], waarna de betreffende inzage wordt gedaan. Als er verschillen zijn gevonden van de partij met de gegevens die in de kaart van de cliënt zijn ingevoerd ten opzichte van de gedane inzage, dan vindt u deze gegevens onder [Gevonden verschillen]. U klikt dan vervolgens op [Bijwerken cliënt] en dan worden de juiste gegevens opgeslagen op de kaart van de betreffende partij en wordt het uittreksel van de gedane inzage getoond op uw scherm VIS Voor VIS inzage selecteert u de betreffende cliënt, waarvoor u de inzage wilt uitvoeren. U klikt vervolgens op de knop [VIS Controle] en vervolgens wordt er inzage gedaan bij het Verificatie Identificatie Systeem. U krijgt vervolgens de toetsing in beeld van de inzage en na sluiting van deze toetsing, wordt het resultaat vermeld op het tabblad [VIS]. Ook kunt u een legitimatiebewijs rechtstreeks koppelen aan de cliënt. De vereiste is dat dit een pdf - bestand dient te zijn. U selecteert het bestand in de mail en sleept het pdf -bestand vervolgens naar 32 Versie: mei 18

33 Dossiers (zaken) de kaart van de betreffende cliënt in Codex. Op het moment dat u in de kaart bent, kunt u het gesleepte bestand loslaten en zal op de kaart de knop [Legitimatiegegevens] oplichten. Als een legitimatiebewijs is verlopen, dan wordt dit op de kaart van de cliënt vermeld in het rood achter de vermelding [Legitimatie] CIR/CCBR U kunt hier de inzagen doen voor het CIR en CCBR. U klikt hiervoor de betreffende partij aan en klikt vervolgens op [CIR Controle] of [CCBR Controle]. De ontvangen gegevens worden onder [Resultaat] vermeld. U kunt via [Open inzage] de inzage openen en inzien Financieel Facturen Versie: mei 18 33

34 Dossiers (zaken) Via de optie [Facturen] kunt u een nieuwe declaratie of nota van afrekening maken via het programma facturering of een reeds gemaakte declaratie/nota openen. Voor verdere gebruiksinformatie over de facturering kunt u de Handleiding Facturering gebruik raadplegen Verschotten Op elk moment kunt u verschotten en/of tariefregels klaarzetten, die later bij het maken van een declaratie of nota van afrekening ingelezen kunnen worden. Voor gebruik van de knop [Verschotten Tarieven] dienen er vooraf invoertypes te worden aangemaakt in de beheeromgeving van de facturering. Zie voor meer informatie de Handleiding Facturering beheer. In Codex kiest u voor de optie [Verschot toevoegen]. Na de selectie verschijnt er een nieuwe regel met de gegevens van de op te nemen post. Het is mogelijk om hier nog wijzigingen in door te voeren, bijv. [Grondslag], [Aantal], [Kortingspercentage] of [Aftrekbaar voor IB]. Als u later de facturen gaat maken voor uw cliënten, dan komt aan het eind van deze factuur het scherm tevoorschijn met de in een eerder stadium klaargezette Verschotten. U heeft dan nog de keuze of u alle klaargezette posten wenst op te nemen in de factuur of slechts 1 post. Wanneer u klikt op [annuleren] kunnen op een later moment via het tabblad [Nota elementen toevoegen] de Verschotten/Tarieven alsnog worden toegevoegd Repertorium Onder het tabblad [Repertorium] heeft u de beschikking over het aanmaken van aktekaarten voor het CDR. Als er aktekaarten zijn aangemaakt kunt u deze aktekaarten vinden onder [Akten]. Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u hiervoor naar de Handleiding Codex - CDR Tekstproductie Onder Tekstproductie heeft u de beschikking over de knoppen [KaartenbakPTP] en [Dossierdocumenten]. 34 Versie: mei 18

35 Dossiers (zaken) KaartenbakPTP Hier start u de tekstproductie op, waarmee u brieven, akten e.d. kunt maken in het dossier. Voor een uitgebreide uitleg over de Tekstproductie verwijzen wij u naar de Handleiding PTP Beheer Dossierdocumenten Hier worden alle documenten opgeslagen die zijn aangemaakt onder de betreffende zaak. Door op de naam van het model te klikken onder [Overzicht documenten] wordt het betreffende model geopend. U kunt het model ook openen door de kiezen voor [Open bestand(en)]. Ook is het mogelijk om de betreffende dossiermap te openen in de verkenner via [Open dossiermap in verkenner]. Versie: mei 18 35

36 Dossiers (zaken) 3.15 Online Dossier/Dataplaza Om gebruik te kunnen maken van het Online dossier (DP) dient er een account aangemaakt te zijn voor de cliënt(en). Dit wordt uitgelegd in paragraaf Voor het klaarzetten en verzenden van documenten naar cliënten via Dataplaza gaat u via de [Dossierdocumenten] naar de documenten. U vindt hier de aangemaakte documenten. U kunt één of meerdere documenten tegelijk naar Dataplaza verzenden door deze eerst aan te vi nken: Daarna kunt u klikken op de knop [Klaarzetten]. Door middel van deze actie worden de geselecteerde documenten naar het Online dossier verzonden en klaargezet om gekoppeld te worden aan de betreffende cliënt(en). U komt vervolgens terecht in [Online dossier (DP) en hier kunt u de rechten toewijzen aan de cliënten naar wie u het/de document(en) wenst te versturen. Het toekennen van rechten gaat op de volgende wijze: Rechten per document Via het tabblad [Rechten per document] kunt u per document aangeven welke cliënt het recht krijgt deze in te zien. U kunt hier echter maar één document selecteren, maar wel meerdere cliënten per keer. U selecteert eerst een document in het linker venster, daarna kunt u in het rechter venster de betreffende cliënt(en) selecteren. Dit kunt u voor alle documenten, doen waarvoor u rechten wenst te geven, waarna u deze selecties dient te bevestigen via de knop [Opslaan recht(en)] of kunt u de actie annuleren via de knop [Annuleer opslaan recht(en)]. Indien een geselecteerde cliënt niet beschikt over een Dataplaza account zal deze, mits zowel een mobiele telefoonnummer als een adres is ingevuld op de cliëntkaart, automatisch worden aangemaakt. Indien één van deze gegevens ontbreekt, zal de betreffende cliënt niet geselecteerd kunnen worden. Dit wordt als zodanig ook vermeld in de kolom [Dataplaza account], zodat u eerst de cliëntkaart dient bij te werken met deze gegevens. U kunt daartoe via de knop [Openen cliënt] de cliëntkaart direct openen. 36 Versie: mei 18

37 Dossiers (zaken) Rechten per cliënt Via het tabblad [Rechten per cliënt] kunt u per cliënt vastleggen, welk(e) document(en) deze mag inzien. U kunt hier maar één cliënt, maar wel meerdere documenten per keer selecteren. U selecteert eerst een cliënt in het linker venster, daarna kunt u in het rechter venster de/het betreffende document(en) selecteren. Dit kunt u voor alle cliënten doen aan wie u rechten wenst te geven waarna u deze selecties dient te bevestigen via de knop [Opslaan recht(en)] of kunt u de actie annuleren via de knop [Annuleer opslaan recht(en)]. Ook hier geldt dat indien een geselecteerde cliënt niet beschikt over een Dataplaza account deze, mits zowel een mobiele telefoonnummer als een adres is ingevuld op de cliëntkaart, automatisch zal worden aangemaakt. Indien één van deze gegevens ontbreekt zal/zullen voor de betreffende cliënt geen document(en) geselecteerd kunnen worden. Dit wordt als zodanig ook vermeld in de kolom [Dataplaza account] zodat u eerst de cliëntkaart dient bij te werken met deze gegevens. U kunt daartoe via de knop [Openen cliënt] de cliëntkaart direct openen Rechten ontnemen Indien u onterecht rechten heeft toegewezen aan een cliënt kunt u deze ook weer ontnemen, zodat de betreffende cliënt het/de document(en) niet meer kan inzien Versturen van berichten naar cliënten Nadat de rechten zijn toegewezen en opgeslagen krijgt u de beschikking over de knoppen [Verstuur link via Dataplaza] of [Verstuur link via Outlook]. Deze link heeft uw cliënt nodig om te kunnen inloggen op zijn/haar Online dossier om de door u verzonden documenten te kunnen inzien. Als u kiest voor [Verstuur link via Dataplaza] dan zal Dataplaza het bericht voor u versturen naar de cliënt. Indien u kiest voor [Verstuur link via Outlook] zal het document met uw eigen kantoorgegevens naar de cliënt worden verzonden. U kunt deze gegevens eventueel voordat u deze verstuurt nog aanpassen. U dient dan wel Outlook reeds geopend te hebben. Versie: mei 18 37

38 Dossiers (zaken) Verwijderen van documenten Via de knop [Verwijder document] kunt u een geselecteerd document geheel uit het Online dossier verwijderen. Deze is dan ook niet meer voor de cliënt die eerder rechten op dit document heeft verkregen zichtbaar in het Online dossier. 38 Versie: mei 18

39 Natuurlijke Personen 4 NATUURLIJKE PERSONEN Als u deze optie aanklikt, opent deze automatisch met de optie [Zoeken natuurlijke personen). U kunt hier nakijken of er al een kaart is aangemaakt van deze partij. U kunt op verschillende manieren zoeken of er al een kaart is aangemaakt, bijv. op naam, cliëntnummer, geboortedatum enz.. U typt hiervoor de gewenste te zoeken optie in de lege balk. Als de betreffende persoon al is aangemaakt, verschijnt deze bovenin het scherm. Op de cliëntkaart heeft u diverse mogelijkheden op de kaart toe te voegen of te verwijderen van de kaart, denk bijv. aan de gegevens voor: Comparitie Telefoon/mail Legitimatie Adres Partner BRP nummer In verband met de regelgeving voor de AVG worden de velden [BSN nummer] en [Leg. nummer] op de cliëntenkaarten tijdens het invullen van het veld getoond door middel van stippen: Als u op het oogje klikt achter de velden dan kunt u de nummers zichtbaar invullen. Na het opslaan van de gegevens worden de nummers weer getoond door middel van stippen. Als u vervolgens weer klikt op het oogje achter het nummer, dan worden de nummers weer getoond. Het is mogelijk om via een icoontje in de cliëntenkaart om te bellen, te mailen en een browser te openen. U klikt hiervoor op het icoontje achter het telefoonnummer, adres of website. Om te kunnen bellen moet hiervoor de juiste software geïnstalleerd zijn. Meer informatie hierover kunt u bij uw systeembeheer of telefonieprovider krijgen Versie: mei 18 39

40 Natuurlijke Personen 4.1 Aanmaken NP Als de partij nog niet eerder is aangemaakt, dan zijn er een 2-tal mogelijkheden om de partij aan te maken. BRP (Basisregistratie Personen) Handmatig Aanmaken via BRP U kunt hier de partij aanmaken via inzage bij het BRP (Basisregistratie Personen). Voor de [Soort inzage] heeft u een aantal keuzemogelijkheden: Uitgebreid + ouders Uitgebreid Ouders Standaard Beperkt 40 Versie: mei 18

41 Natuurlijke Personen Als u de keuze voor de [Soort inzage] heeft gemaakt, kunt u vervolgens het BSN nummer ingeven voor de inzage. Als dit BSN nummer niet bekend is, heeft u de mogelijkheid om te zoeken op [Naam en geboortedatum] of [Adres]. Als u de betreffende keuze heeft ingevuld, klikt u op de button [Zoeken in BRP] linksboven in het scherm, waarna de inzage zal plaatsvinden. U krijgt vervolgens de BRP gegevens te zien, welke bekend zijn en er zal meteen worden getoond of de persoon al in uw systeem is aangemaakt of niet. Als er geen gegevens zijn gevonden in uw kaartensysteem, klikt u vervolgens op [Aanmaken cliënt]. U krijgt vervolgens de melding, dat de cliënt is opgeslagen met het daarbij behorende cliëntnummer Annuleren BRP inzage Mocht het zijn dat u de inzage wilt annuleren, dan heeft u de beschikking over de knop [Annuleren]. Als u op deze knop [Annuleren] klikt, dan krijgt u de onderstaande melding, omdat er reeds kosten zijn gemaakt voor de inzage. U heeft dan de keuze om voor [Ja] of [Nee] te kiezen. Versie: mei 18 41

42 Natuurlijke Personen BRP zegel Een BRP zegel is nodig voor het gebruik van de integratie met het Centraal (levens)testamenten register (CinTR), zie hiervoor ook de Handleiding Codex CDR. Zodra een cliëntkaart via de BRP is aangemaakt of gecontroleerd en bijgewerkt is via de BRP dan zal er naast [Algemeen] op de cliëntkaart worden aangegeven dat het BRP zegel intact is, inhoudende dat de cliëntgegevens BRP conform zijn: Indien u zelf gegevens van de cliënt aanpast in één van de volgende velden: voornamen, voorvoegsels, naam, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland en, indien gevuld, datum overlijden (allen ook aangeduid met een *), dan krijgt u ook een melding van het systeem, die luidt als volgt: 42 Versie: mei 18

43 Natuurlijke Personen Als u op [Ja] klikt, dan zult u achter [Algemeen] de melding krijgen dat het BRP zegel is verbroken Aanmaken handmatig Als u kiest voor [Handmatig] kunt u alle bekende gegevens invoeren in het invulscherm. Onder [Titel voor] en [Titel na] kunt u selecteren of er een titel gebruikt dient te worden: Deze titels dienen uiteraard wel aangemaakt te zijn in de [Basisgegevens]. Als alle bekende gegevens ingevuld zijn, kiest u voor [Opslaan cliënt]. U krijgt daarna de melding, dat de cliënt is opgeslagen en onder welk cliëntnummer Aanmaken en koppelen partner Als u een partner wilt koppelen dan kiest u links bovenin voor [Koppel partner] Versie: mei 18 43

44 Natuurlijke Personen U krijgt vervolgens een scherm waar u de gegevens van de te koppelen partner kunt zoeken: Als er geen gegevens gevonden worden, dan kan de partner worden aangemaakt via [BRP] of [Handmatig]. Als ik de partner koppelt, dan krijgt u de volgende melding: Vervolgens kunt u in het volgende scherm kiezen voor het uitwisselen van de adresgegevens via de knop [Uitwisselen adresgegevens] met de opties: [Cliënt Partner] of [Partner Cliënt]. 44 Versie: mei 18

45 Natuurlijke Personen Naast deze knop heeft u ook, indien van toepassing, de beschikking over de knoppen [Uitwisselen toekomstig adres] en [Verhuizing doorvoeren]. Om deze schermen actief te krijgen, dient het [Toekomstig adres] gevuld te zijn Comparitie of NAW aanmaken Als de cliënt(en) zijn aangemaakt, kunt u de NAW gegevens of comparitie aanmaken. Dit kunt u doen aan de hand van de knoppen [NAW] of [Comparitie]. U heeft vervolgens de keuze of u de Comparitie/NAW gegevens voor alleen de cliënt wilt aanmaken of indien nodig voor de partner of beiden. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de taal (Nederlands of Engels) te kiezen waar de gegevens in moeten komen te staan. Versie: mei 18 45

46 Natuurlijke Personen Export en AVG rapport Via de knop [Export] kunt u de cliëntgegevens exporteren naar een document. U heeft dan de beschikking over alle cliëntgegevens en de dossiers waar de cliënt(en) en/of partner bij betrokken is/zijn. In verband met de regelgeving voor de AVG kunt u via de knoppen [Client (AVG] en/of Partner (AVG) een overzicht van de cliëntgegevens exporteren indien de cliënt u hierom verzoekt. U kunt op deze manier tonen, welke gegevens u onder u heeft van de betreffende cliënt(en) en waarvoor deze zijn gebruikt Wissen cliëntkaart (AVG)/ Recht op verwijdering In verband met de regelgeving voor de AVG is het mogelijk om een cliëntenkaart leeg te maken indien een cliënt dit wenst. U heeft hiervoor de beschikking over de knop [Wissen clientkaart]. U krijgt altijd de volgende melding als u gebruik maakt van de mogelijkheid [Wissen cliëntkaart]: 46 Versie: mei 18

47 Natuurlijke Personen Als u vervolgens op [Ja] klikt, worden de gegevens van de cliënt gewist. Alleen de verplichte velden blijven staan op de kaart. Dit zijn: achternaam cliënt geslacht VIS-gegevens de gekoppelde taken, notities, recherches en de documenten Account aanmaken/bijwerken ( Online dossier (DP) ) Via de knop [Account aanmaken/bijwerken] in de groep [Online dossier (DP)] kunt u een Dataplaza account aanmaken of, indien er reeds een Dataplaza account aanwezig is, de gegevens wijzigen nadat bijvoorbeeld het bestaande adres of mobiele telefoonnummer is gewijzigd. U kunt daarbij kiezen of u de betreffende actie wilt uitvoeren voor cliënt of voor zijn/haar partner. Indien u documenten wilt kunnen verzenden naar een cliënt via Dataplaza, dan dient deze cliënt over een Dataplaza account te beschikken. Tevens dienen de velden [ privé] en [Mobiel nummer] gevuld te zijn op de cliëntkaart. Als uw cliënt al over een Dataplaza account via uw kantoor beschikt, wordt dit getoond op de cliëntkaart bij [Dataplaza account] onder de gegevens [Communicatie]. Het verzenden van documenten via (Online dossier (DP) wordt uitgelegd in paragraaf Taken Onder de optie [Taken] heeft u de mogelijkheid om taken aan te maken betreffende de cliënt. Voor het aanmaken van een taak klikt u op [Nieuwe taak] en vult u het invulscherm in met de gewenste gegevens. Meer over het verwerken van Taken is uitgelegd in paragraaf 3.6. Versie: mei 18 47

48 Natuurlijke Personen 4.3 Notities Hier heeft u de mogelijkheid om notities te maken betreffende de cliënt. Voor het maken van een notitie klikt u op de button [Nieuwe notitie] en vult u het invulscherm in. In verband met de regelgeving voor AVG heeft u bij het aanmaken van de notitie de beschikking over de functie [Niet zichtbaar voor cliënt]. Deze is standaard aangevinkt, zodat de inhoud van de notitie alleen voor de gebruiker beschikbaar is en niet getoond wordt op het AVG rapport van de cliënt. U kunt in de notitie het vinkje weghalen als de notitie wel getoond mag worden aan de cliënt op het AVG rapport. U vult vervolgens de gegevens in voor de notitie en daarna klikt u op [Opslaan]. Als u de notitie wilt annuleren klikt u op [Annuleren] en u keert weer terug naar het beginscherm [Notities]. Door middel van het vinkje bij [Alert] zal de betreffende notitie altijd te zien zijn bij het openen van een dossier. Als u bestaande notities wilt inzien kunt u deze vinden onder de knop [Notities]. Ook kunt u de notities exporteren naar een te printen document via de optie [Exporteer notities]. 4.4 Dossiers Onder [Dossiers] zijn alle dossiers te zien waaraan de cliënt is gekoppeld onder [Gekoppelde dossiers]. De gekoppelde dossiers of de aktekaarten kunnen geopend worden via [Open dossier] of [Open aktekaart] of dubbel te klikken op de geselecteerde regel. 48 Versie: mei 18

49 Natuurlijke Personen 4.5 Controles De controles die in een dossier zijn gedaan, zie paragraaf 3.11, worden op cliëntniveau opgeslagen en kunnen onder een NP dan ook worden bekeken. Het is hier ook mogelijk om een controle uit te voeren voor de NP (en partner) inzake: BRP VIS CIR CCBR 4.6 Tekstproductie Hier vindt u alle documenten van de zaken waarbij de cliënt betrokken is. Een uitleg over de Documenten kunt u ook vinden in paragraaf Versie: mei 18 49

50 Rechtspersonen 5 RECHTSPERSONEN Als een cliënt al is aangemaakt en u wilt de betreffende kaart opvragen, dan heeft u diverse mogelijkheden om te zoeken. U typt de naam of bijv. het KvK-nummer in op de witte regel boven in het veld: U selecteert vervolgens de cliënt die u zoekt en u klikt op [Openen] en vervolgens wordt de kaart van de betreffende cliënt geopend. Als de kaart is geopend, heeft u diverse mogelijkheden op de kaart toe te voegen of te verwijderen van de kaart. 5.1 Aanmaken RP Het aanmaken van Rechtspersonen gaat bijna op dezelfde wijze als hiervoor vermeld voor de Natuurlijke Personen, alleen kiest u hier voor het aanmaken via [KVK] of [Handmatig]: Aanmaken via KvK Als u kiest voor aanmaken via KvK heeft u verschillende velden om de reeds bekende gegevens in te vullen. U kunt zoeken op het KvK nummer of op de Handelsnaam. Bij het zoeken op [Handelsnaam] vult u de bij u bekende gegevens in en u klikt vervolgens op [Zoeken in KvK]. Vervolgens worden alle bij de KvK onder die naam bekende rechtspersonen weergegeven: 50 Versie: mei 18

51 Rechtspersonen Als u de door u bedoelde rechtspersoon heeft gevonden in de lijst, klikt u op [Inzage in KvK]. Als er na de inzage geen overeenkomsten zijn gevonden met een partij in de kaartenbak, klikt u op [Aanmaken cliënt]. U krijgt dan de melding dat de cliënt is opgeslagen met het daarbij behorende cliëntnummer. Bij het zoeken op KvK nummer vult u het bekende KvK-nummer in en u klikt op [Zoeken in KvK]. Daarna krijgt u de gegevens van de rechtspersoon te zien en de eventuele nevenvestigingen. U selecteert de gewenste partij en klikt op [Inzage in KvK]. Vervolgens krijgt u de gegevens van de rechtspersoon in het scherm. Als het bedrijf niet al is aangemaakt in uw systeem, klikt u op [Aanmaken cliënt]. Na het aanmaken ziet u een bevestiging dat de cliënt is opgeslagen met het daarbij behorende cliëntnummer en verschijnt het uittreksel van de KvK Aanmaken handmatig Als u kiest voor [Handmatig aanmaken] dan kunt u op de getoonde tabblade n alle bij u bekende gegevens invoeren en vervolgens kiezen voor [Opslaan cliënt] Aandelen toevoegen Via de knop [Aandelen toevoegen] kunt u, indien gewenst, de aandelen opnemen op het tabblad [Clientgegevens]. U kunt het [Soort aandeel] via het uitrolscherm selecteren en de vervolgtabs invullen op de nieuwe regel die verschijnt onder [Aandelen] Aandeelhouders, Bestuurders/betrokkenen, Aandelen Versie: mei 18 51

52 Rechtspersonen Als u klikt op de vervolgtabbladen [Aandeelhouders], [Bestuurders/betrokkenen] dan kunt u aandeelhouders, bestuurders/betrokkenen toevoegen of beheren. Als u een aandeelhouder heeft toegevoegd dan krijgt u de beschikking over de knoppen [Aandeelhouder verwijderen] en [Aandelen toevoegen] Diversen Op het tabblad [Cliëntgegevens] heeft u tevens het tabblad [Diversen] tot uw beschikking. Hier kunt u oude handelsnamen of juist een nieuwe naam doorvoeren via de knop [Naam wijzigen]. De optie [Nieuwe naam doorvoeren] is alleen beschikbaar als er een nieuwe statutaire of handelsnaam is ingevoerd. Als u klikt op [Nieuwe naam doorvoeren] zal de huidige statutaire en/of handelsnaam bij [Oude namen] verschijnen NAW/Comparitie rechtspersoon Via de opties [NAW] en [Comparitie] kunt u een comparitie of NAW-gegevens in een document of brief plaatsen. 52 Versie: mei 18

53 Rechtspersonen Als u een gegeven heeft aangepast of toegevoegd, worden de opties [Opslaan cliënt] of [Annuleren] actief en kunt u hiervoor een keuze maken Export Via deze knop kunt u een export maken voor de betreffende rechtspersoon Account aanmaken/bijwerken ( Online dossier (DP) ) Via de knop [Account aanmaken/bijwerken] in de groep [Online dossier (DP)] kunt u een Dataplaza account aanmaken of, indien er reeds een Dataplaza account aanwezig is, de gegevens wijzigen nadat bijvoorbeeld het bestaande adres of mobiele telefoonnummer is gewijzigd. Als u documenten wilt kunnen verzenden naar een cliënt via Dataplaza, dan dient deze cliënt over een Dataplaza account te beschikken. Tevens dienen de velden [ privé] en [Mobiel nummer] gevuld te zijn op de cliëntkaart. Als uw cliënt al over een Dataplaza account via uw kantoor beschikt, wordt dit getoond op de cliëntkaart bij [Dataplaza account] onder de gegevens [Communicatie]. Het verzenden van documenten via (Online dossier (DP) wordt uitgelegd in paragraaf Taken U kunt de informatie hierover nalezen in de paragrafen 3.6 en Notities U kunt de informatie hierover nalezen in de paragrafen 3.7 en Dossiers Versie: mei 18 53

54 Rechtspersonen Onder deze knop vindt u de dossiers waarbij de rechtspersoon is betrokken of betrokken is geweest. Door dubbel te klikken op de regel van het dossier kunt u het betreffende dossier openen. 5.5 Voortgang Onder [Voortgang] kunt u de voortgangsrapportage inzien van de betreffende rechtspersoon. Voor meer informatie betreffende de voortgangsrapportage en de mogelijkheden verwijzen wij u naar paragraaf Controles De controles die in een dossier zijn gedaan, zie paragraaf 3.11, worden op cliëntniveau opgeslagen en kunnen onder een RP dan ook worden bekeken. Het is hier ook mogelijk om een controle uit te voeren voor de RP inzake: KvK CIR 5.7 Tekstproductie Hieronder vindt u alle documenten die zijn aangemaakt betreffende de rechtspersoon in de diverse zaken, waarbij de rechtspersoon is betrokken. 54 Versie: mei 18

55 Rechtspersonen Meer informatie staat vermeld in o.a. paragraaf 3.14 en paragraaf 4.6. Versie: mei 18 55

56 Tabblad Start 6 TABBLAD START Onder het tabblad [Start] heeft u de beschikking over de volgende opties: 1. Algemeen (met de informatiepagina van VBS) o Verhuizingen o Taken o Uren o ECH o Overlijdensmeldingen 2. Controles 3. Financieel 4. Rapportages o Tijdschrijven 5. Repertorium 6. NIS modules o ManagementCockpit 6.1 Verhuizingen Op dit tabblad vindt u de [Geplande verhuizingen natuurlijke personen] en de [Geplande verhuizingen rechtspersonen]. Als u klikt op één van de regels, dan wordt de betreffende cliëntenkaart geopend. Op deze cliëntkaart kunt u de verhuizing verwerken. 6.2 Taken Onder deze optie kunt u alle taken bekijken die er zijn. Via [Nieuwe taak] kunt u taken aanmaken. Dit is uitgelegd in paragraaf Uren Hier kunt u de urenoverzichten inzien per periode van de medewerkers. U vult het gewenste jaar in onder [Jaar], de periode selecteert u onder [Periode] en onder Gebruiker(s) selecteert u de medewerker. 56 Versie: mei 18

57 Tabblad Start Onder [Urenoverzicht] krijgt u vervolgens het overzicht van de gemaakte uren van de medewerker. De invoer van de uren kan worden gedaan onder het filter [Uren]. De invoer kan het beste middels de tabtoets worden doorlopen: [Dossiernummer]: selecteer het gewenste dossiernummer via de optie [Recente dossiers] of [Alle dossiers]. [Datum]: standaard verschijnt hier de datum van vandaag, maar dit is uiteraard aanpasbaar. [Starttijd]/[Stoptijd]: hierbij zal de klok meelopen. Tevens wordt hierbij rekening gehouden met werktijden zoals in (PMS) vastgelegd. [Uurtarief]: voor een specifieke urenregel kan een afwijkend uurtarief worden ingevoerd. [Uren declarabel]: standaard wordt aangevinkt, dat de urenregel declarabel is. Dit kan door middel van een klik op de [spatie] worden uitgevinkt. [Verrichting]: ook hier kan middels het uitrolscherm een verrichting worden geselecteerd. Versie: mei 18 57

58 Tabblad Start [Opmerking]: het invoeren van de opmerking is geen verplichting. In dit veld kan een [Enter] worden gegeven en dan wordt de regel ook al opgeslagen. [Opslaan]: naast de hierboven genoemde enter kan er ook nog een keer worden doorgetabt om als de focus staat op de knop [Opslaan] ook een [Enter] te geven om de urenregel op te slaan. Na het geven van een [Enter] kan er een nieuwe regel worden ingevoerd. Een urenregel kan worden verwijderd door de betreffende urenregel te selecteren en te klikken op de actieknop [Verwijder]. Een geschreven urenregel kan worden verwijderd door deze te selecteren en een aanpassing door te voeren en te kiezen voor [Opslaan]. Indien een regel is geselecteerd, maar deze moet toch niet worden verwijderd of gewijzigd kan de knop [Annuleren] worden gebruikt om weer nieuwe invoer toe te voegen. Naast bovengenoemde functionaliteit is het mogelijk om een [Indirecte activiteit] te registreren, bijv: vakantie, ziekte, doktersbezoek enz.. [Gebruiker]: indien u rechten heeft om voor andere gebruikers tijd te schrijven, kunt u bij [Invoer] kiezen voor uzelf of een andere gebruiker. Door de pijltjes toetsen kan een andere gebruiker worden geselecteerd. Via de optie [Export] kunt u een overzicht genereren van het Urenoverzicht in Pdf of Word. 58 Versie: mei 18

59 Tabblad Start 6.4 ECH ECH staat voor Elektronische Communicatie Hypotheken. ECH is ontwikkeld om de processen rond het vestigen en aflossen van hypotheken te vereenvoudigen. Het verzorgt de complete berichtenuitwisseling tussen hypothecair financier en notariskantoor. De functionaliteit van het ECH systeem is geïntegreerd met de notariële dossieradministratie binnen Codex. Hierdoor wordt het mogelijk om op een makkelijke, snelle en eenvoudige manier ECH te benaderen. Alle ECH zaken en de daarbij betrokken personen worden zo nodig volledig automatisch geïmporteerd in Codex. Voordat er gestart wordt met ECH dienen voorafgaande nog enkele zaken te worden gecontroleerd en ingericht: Start de Van Brug [Applicatie Manager] op; Voer het wachtwoord in welke bekend is bij uw applicatiebeheerder; Tabblad [Integraties]; Kies [ECH]; Controleer de [ECH webservice url]: Kies voor [Ophalen ECH basisgegevens]; Bij meerdere vestigingen: [Selecteer vestiging] en kies [Ok]; Kies voor [Ja] bij [Bestaande rekeningen wissen?] Bevestig [Ok] bij [Basisgegevens opgehaald]; Bij meerdere vestigingen: Herhaal dit vanaf [Ophalen ECH basisgegevens]; Let op! Kies [Nee] bij [Bestaande rekeningen wissen?] Ga naar tabblad [Algemeen]; Kies [Certificaten]; Selecteer in de laatste kolom [ECH kantoor] het juiste ECH nummer die bij de vestiging van toepassing is Overzicht taken en berichten Onder het tabblad [Start], [Algemeen], [ECH] is het [Overzicht taken en berichten] beschikbaar. Hier staan de taken van uw kantoor, de taken van de hypotheekverstrekkers en de berichten. Ook kunt u hier een ongelezen bericht openen via [Open bericht]. In dit overzicht is ook standaard geselecteerd op de taken voor kantoor en bank middels de opties [Type: Notaris] en [Type: Bank]. Versie: mei 18 59

60 Tabblad Start Onder [Selecteer vestiging] kan de gewenste vestiging geselecteerd worden. Een wisseling hier houdt ook in dat dit certificaat dan voor alle integraties zal worden gebruikt. Periodiek wordt er gekeken of er nieuwe taken bij gekomen zijn. Als dat het geval is, verschijnt een pop-up Koppelen/aanmaken dossier Taken met status [Melden Passeergegevens] kunnen aan een bestaand dossier worden gekoppeld middels de actieknop [Koppelen dossier]. Indien er per abuis een ECH zaak aan een verkeerd dossier is gekoppeld dan kan door de optie [Herkoppelen dossier] dit hersteld worden. Ook is het mogelijk om een compleet nieuw dossier aan te maken met de ECH gegevens door [Aanmaken dossier]. Bovenin het scherm bij [Kenmerk dossier] kunnen de gegevens voor het dossier worden aangevuld. Daaronder in het scherm is inzichtelijk of de cliënten vanuit ECH ook in Codex aanwezig zijn bij [Selecteer ingelezen partijen om te koppelen aan het dossier]. Er kan een nieuwe cliënt aangemaakt worden vanuit ECH (bovenste optie) of er kan een bestaande cliëntenkaart bijgewerkt worden (selecteer een cliënt in het onderste gedeelte). Daarnaast is het mogelijk om gelijk een totaal andere partij te koppelen aan het aan te maken dossier, bij [Gekoppelde partijen van dossier]. 60 Versie: mei 18

61 Tabblad Start Bij dubbelklikken op een niet gekoppelde ECH zaak krijgt u de vraag om deze aan te maken of te koppelen. Indien er wel een dossier is gekoppeld dan wordt het betreffende dossier met ECH zaak geopend Passeerdossiers Een ECH dossier bestaat uit twee tabbladen: het tabblad [Passeergegevens]; en het tabblad [Status]. Over het eerste tabblad vanaf paragraaf meer. Bij het tabblad [Status] is inzichtelijk wat de status is van de ECH zaak en wat eventueel de vervolgstap is voor de notaris of de bank. Tevens worden hier alle berichten getoond en zijn deze te openen. Indien een bericht via een dub belklik wordt geopend, dan krijgt deze ook het kenmerk [Gelezen]. De berichten worden uiteraard ook opgeslagen onder de fysieke ECH map bij de dossierdocumenten die te benaderen zijn via [Tekstproductie], [Dossierdocumenten]. Versie: mei 18 61

62 Tabblad Start ECH gegevens Onder [ECH gegevens] staan alle gegevens zoals ECH deze heeft meegestuurd, ook de gegevens omtrent de hypotheekgevers en hypotheeknemers zijn hier inzichtelijk. Indien er een aparte wijziging wordt gestuurd door notaris of bank zal deze hier ook in het rood worden getoond. Onder [Voorbehouden] kunnen de voorbehouden voor bijv. verzekeringen, kredieten en/of extra acties bekeken worden Passeergegevens en sluitnota Voordat de passeergegevens richting ECH gestuurd worden via de actieknop [Melden passeergegevens] dienen de verplichte velden [Rekeningnummer], [Passeerdatum] en [Passeertijd] ingevuld en opgeslagen te worden. Na het versturen worden deze gegevens in het groen weergegeven achter [Passeergegevens Verzenddatum en tijd]. Indien in dit scherm [Melden gelden] is aangevinkt, kunnen daaronder bij het schermgedeelte [Sluitnota] de betreffende gelden worden opgegeven. Het is ook mogelijk om dit later te versturen door de actieknop [Melden gelden]. Bij de sluitnota zijn er de volgende opties ter beschikking [Niet gespecificeerd], [Gespecificeerd] en de [Bankgegevens]. Bij [Niet gespecificeerd] kunt u één bedrag doorgeven en bij [Gespecificeerd] 62 Versie: mei 18

63 Tabblad Start kunt u meerdere bedragen/omschrijvingen opnemen. Het specificeren van de gelden kan door de actieknoppen [Notaregel toevoegen] en [Notaregel verwijderen]. De gelden van de passeergegevens kunnen in de facturering worden ingelezen via het invoertype hypotheek Bijlage(n) Via de actieknoppen [Bijlage toevoegen] en [Bijlage verwijderen] kan er gebruik gemaakt worden om een bijlage mee te sturen. Deze wordt dan toegevoegd onderin het Passeerdossier bij schermgedeelte [Bijlagen]. Voor het versturen van een bijlage naar ECH geldt dat de bestandsnaam uit maximaal 35 karakters mag bestaan. Tevens dient het [Soort bijlage] en het [Soort onderhands stuk] aangegeven te worden. Ook kan er een [Omschrijving indien overig] worden ingevuld. Via [Versturen bijlage] kan deze richting ECH worden verzonden Melden wijziging en stoppen ECH zaak In de ECH zaak kunnen er nog een aantal aparte stappen worden gezet: Via de optie [Melden wijziging] kan een wijziging in de betreffende passeerzaak worden doorgegeven aan de betreffende hypotheekverstrekker. Via [Stoppen Zaak] kan de ECH zaak volledig worden stopgezet. Hierbij is de reden een verplichting Bewaardersverklaring De laatste stap in de ECH zaak is het doorgeven van de bewaardersverklaring. Na het invullen van de gegevens door de optie [Inschrijving toevoegen] kunnen de gegevens worden verzonden door de optie [Versturen Bewaardersverklaring]. De verzending van de betreffende bewaardersverklaring komt ook weer onder [Berichten] te staan in de betreffende ECH zaak. Versie: mei 18 63

64 Tabblad Start 6.5 Overlijdensmeldingen Hieronder vindt u de overlijdensmeldingen die binnen zijn gekomen op uw kantoor. Voor een uitgebreide werkwijze verwijzen wij u naar de Handleiding Codex - CDR. 6.6 Controles Alles rechercheren Als u klikt op de [Alles rechercheren] kunt u een afwikkeldatum invullen en daarna kunt u bovenin klikken op [Selectie accepteren]. Via de knop [Selectie deselecteren] kunt u dit weer ongedaan maken. U dient uiteraard wel in het betreffende rolmenu nog aan te geven of het een herrecherche of een narecherche betreft. Daarna klikt u op [Alles rechercheren] en worden alle betreffende recherches gedaan. Bij de herrecherche worden de volgende onderdelen gerechercheerd: CIR/CCBR, KvK, VIS en de kadasterinzagen. Bij de narecherche worden de CIR/CCBR en de kadasterinzagen uitgevoerd KIK-R Op het tabblad [Controles] heeft u de beschikking over KIK-R en kunt u hier de recherches uitvoeren bij het kadaster. Dit onderdeel wordt uitgebreid uitgelegd in paragraaf De recherches die hier worden gedaan worden echter niet vastgelegd onder een specifiek dossier, er kan hier dus een losse inzage worden gedaan ID scan Met de Conviso ID-Scanmodule kunt u identiteitsbewijzen op een technisch hoogwaardige en betrouwbare manier controleren en de gegevens uitlezen. De scan en de gegevens worden vervolgens volledig geautomatiseerd in de processen opgenomen, waarna ook controles als GBA en VIS direct en snel uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast kunnen via deze scans automatisch cliëntenkaarten en zaken worden aangemaakt. De uitgevoerde ID-controles zijn daarna eenvoudig terug te vinden in Codex. Indien u meer informatie over deze integratie wenst te ontvangen, kunt u een zenden aan info@vanbrug.nl. De ID-scanner leest de chip en MRZ regel uit van een identiteitskaart en paspoort. De gegevens en het document worden gecontroleerd op echtheid. In Nederland is het toegestaan om je te identificeren met een rijbewijs. De ID-scanner kan wel de velden inlezen, maar vereist wel een extra controle en het veld [geslacht] en het veld [land van uitgifte] dienen altijd handmatig ingevuld te zijn Opstarten ID scan U zet eerst de ID-scanner aan en start dan uw werkplek op. Start op het bureaublad [Van Brug Conviso] op. Het volgende scherm verschijnt: 64 Versie: mei 18

65 Tabblad Start Scannen Leg het paspoort op de paspoortscanner. Druk het paspoort op de glasplaat, waardoor lichtinval wordt beperkt en de RFID chip beter gelezen wordt. Houd er rekening mee, dat het uitlezen van de RFID-chip enige tijd kan duren. Wacht met het verwijderen van het paspoort, totdat de melding op het scherm verschijnt. Voor een identiteitskaart en/of rijbewijs moeten beide zijden worden gescand. Voor documenten met een Machine Readable Zone (MRZ), zoals een identiteitskaart, begint u met de zijde, waarop de MRZ staat (meestal de achterzijde). Het beste resultaat wordt bereikt door het document aan te bieden zoals op het plaatje hieronder. Leg het kaartje op het vlak waar Keesing op staat, met de onderkant richting de lampjes. Schuif het kaartje naar binnen tegen de zijde van de lampjes, zodat het document recht ligt. Bij afwijkingen van meer dan 15 graden wordt het document niet goed uitgesneden. Wacht totdat Keesing Premium vraagt om het document om te draaien. Dit kan enige tijd duren als de RFID uitgelezen wordt. Voor documenten zonder MRZ begint u met de fotozijde (voorkant) van het document. Versie: mei 18 65

66 Tabblad Start Indien een ID-bewijs niet juist gescand is, klik dan op [nieuwe scan]. Indien de scan wel correct is, controleert u dan de gegevens en vult u, indien nodig, de ontbrekende gegevens in. U klikt daarna op [Afronden]. Het gescande document wordt nu opgeslagen, zodat deze verwerkt kan worden (duurt enkele seconden). Let op: alleen als u op [Afronden] klikt, wordt de scan opgeslagen. Wanneer u twijfelt aan de echtheid van het document, dan wel aan de persoon die u het document heeft overhandigd, dan kunt u uitgebreide controles uitvoeren door op de knop [Uitgebreide controles] te klikken. Hierna krijgt u een aantal vragen die met [JA of NEE/TWIJFEL] beantwoord kunnen worden. Hieronder volgen de volgende vragen: 66 Versie: mei 18

67 Tabblad Start Let op: De gescande documenten worden als afbeeldingen opgeslagen op uw harddisk en zijn leesbaar. Zo lang u in de documentenlijst (zie schermafbeelding hieronder) de regels niet verwijderd, blijven de bestanden aanwezig en zichtbaar op uw harddisk. Wij adviseren u, zodra u de scan heeft verwerkt op de kaart van uw cliënt, de regel van het verwerkte document te verwijderen Ingescande ID-scans in Codex Onder [Start], [Controles], [IdScan] ziet u een overzicht van de te verwerken ID-scan(s). Versie: mei 18 67

68 Tabblad Start Controleren en accepteren gegevens U selecteert een regel en klikt op [IdScan verwerken]. U kunt de ontbrekende gegevens handmatig invullen. Let op: bij cliënten die in het buitenland wonen, is er geen BSN nummer bekend. (zoals hierboven). Vul in dit geval bij het veld [BSN] een cijfer in, zodat toch de scan verwerkt kan worden. Kies hierna voor [Aanmaken/Zoeken] en zoek de betreffende cliënt of kies voor [BRP] of [Handmatig] en maakt de cliënt aan. Bij aanmaken via BRP zal het volgende scherm openen: 68 Versie: mei 18

69 Tabblad Start Bij het aanmaken [Handmatig] zal het volgende scherm zich openen: Vul bij buitenlandse cliënten 1 cijfer in op het veld BSN. Vervolgens kunt u via de knop [Zoeken] de betreffende cliënt binnen Codex opzoeken. Is er een cliënt gevonden die aan de betreffende criteria voldoet, dan zal deze worden getoond: Is dit de juiste cliënt, dan kunt u de id-scan aan de betreffende cliënt koppelen, middels de knop [Koppelen]. Hierna kunt u de gegevens middels de knop [Bijwerken cliënt] aanvullen. Daarna komt er een melding, dat de cliënt succesvol is bijgewerkt. Hierna wordt u direct doorgeleid naar de cliëntenkaart waar u de legitimatiegegevens eventueel nog kunt aanvullen. Onder de knop [Documenten] in de map [IdScan] wordt het volledige rapport opgeslagen. Zodra de Id-Scan is verwerkt, licht ook de knop [Legitimatiegegevens] op. U kunt ook via deze knop de betreffende gegevens raadplegen. Versie: mei 18 69

70 Tabblad Start Vervolgens kunt u direct onder het tabblad [Controles] de nodige controles uitvoeren. Als er geen cliënt in Codex is gevonden met de opgegeven criteria, kunt u middels de knop [Aanmaken] alsnog de cliënt handmatig aanmaken of via BRP. Wanneer de cliënt is aangemaakt in Codex, handmatig of via BRP en de id-scan is gekoppeld, dan kunt u via de knop [Aanmaken/Koppelen dossier] op de cliëntenkaart direct een dossier aanmaken, danwel de cliënt aan een bestaand dossier koppelen, zoals aan het begin van deze paragraaf is uitgelegd. 6.7 Financieel Facturen Middels de optie [Financieel] heeft u de beschikking om via de knop [Facturen] een overzicht te genereren van de nog actieve facturen. U heeft hier ook de mogelijkheid om te kiezen voor de optie [Alle Facturen], alle reeds doorgeboekte facturen en geannuleerde facturen worden dan ook zichtbaar FACTUURSTATUS WIJZIGEN Met deze functie kunt u de factuurstatus wijzigen in dit overzicht, u kunt nu van meerdere facturen tegelijk de status wijzigingen. U kunt hierbij kiezen uit 3 statussen: Bewerken (niet mogelijk indien een factuur reeds is door geboekt of geannuleerd) Gefiatteerd (de factuur wordt beschikbaar gesteld voor de boekhouding in het autojournaal) Geannuleerd 70 Versie: mei 18

71 Tabblad Start EXPORT Via de functie [Export] kunt u de facturen die u selecteert, laten [Exporteren] naar het door u gewenste bestand (bijv. pdf of een rtf) en vervolgens kunt u het overzicht printen: 6.8 Rapportages Tijdschrijven Hier ziet u een overzicht van alle gewerkte uren van de laatste 7 dagen. 6.9 Repertorium Voor het versturen van de aktekaarten naar het CDR verwijzen wij u naar de Handleiding CDR NIS modules ManagementCockpit Onder de knop ManagementCockpit heeft u de beschikking over de knoppen [Algemeen] en [Financieel] ALGEMEEN Onder de knop [Algemeen] vindt u de verschillende overzichten, welke afhankelijk van de juiste rechten in het Personeels Management Systeem al dan niet worden getoond Versie: mei 18 71

72 Tabblad Start Daarnaast bevinden zich aan de linkerzijde de verschillende overzichten, welke afhankelijk van de juiste recht in het Personeels Management Systeem al dan niet worden getoond: Startscherm Uren van Zaak: van een zaak kan er een urenoverzicht worden gemaakt op basis van een bepaalde periode. Akten Totalen Per notaris Per rechtsgebied Per verrichting Per vestiging Vrij overzicht Zaken Lopende zaken Zaken totalen Zaken lopend Zaken gereed Uren medewerkers Per periode Uren Declarabel Uren (In)Direct Per medewerker Per rechtsgebied 72 Versie: mei 18

73 Tabblad Start Per verrichting Per vestiging Vrij overzicht Uren declarabel Per medewerker Per rechtsgebied Per verrichting Per vestiging Per zaakcode Per zaaksoort Vrij overzicht Uren zaaksoort Per medewerker Per rechtsgebied Per vestiging Vrij overzicht FUNCTIONALITEIT Bovenstaande overzichten worden in een bepaalde standaard weergave getoond. Deze overzichten kunnen in beperkte mate ook gewijzigd worden qua sortering/indeling. Bijv. bij het overzicht [Akten Totalen], boven in het overzicht kan de periode worden ingegeven. De tabelvelden [Jaar] en [Maand] zouden ook worden verplaatst, door bijv. [Jaar] aan te klikken en te slepen naar de locatie waar ook [Notaris] staat, etc. Tevens kan er bij de [Vrij overzicht] ook een extra tabelveld worden toegevoegd, bijv. bij het [rechtsgebied], deze velden kunnen ook weer gesleept worden naast [Maand] of [Jaar]. Van de hierboven genoemde overzichten kan ook een export gemaakt worden door de optie [Afdrukken Exporteren] te gebruiken FINANCIEEL Versie: mei 18 73

74 Hier wordt het totaal OHW van de verschillende onderhanden zaken getoond. In het snelfilter kan eenvoudig op elke kolom een filter worden ingesteld. Handleiding Codex gebruik Via PMS is instelbaar dat alles van iedereen zichtbaar is middels het vinkje [Gebruiker mag management informatie inzien], tabblad [Rechten], tabblad [Overzichten], anders ziet de behandelaar hier alleen zijn/haar eigen zaken. Tabblad Start Ook de kolom intern loon is hier zichtbaar op basis van dit vinkje. Hierop is voor de behandelaar nog een uitzondering mogelijk wanneer onder het tabblad [Rechten], tabbl ad [Personeelsadministratie], bij [Financieel] het vinkje bij [Lezen] is aangevinkt. Standaard wordt dit overzicht getoond op basis van de datum van vandaag, maar hier is ook een datum in het verleden in te voeren. Op dat moment wordt er voor de geschreven uren en de door geboekte facturen ook naar deze datum gekeken voor een juiste weergave van het OHW AF-/OPBOEKING OVERZICHT In de KantoorCockpit is van alle gereed gemelde zaken ook een [Af-/opboeking overzicht] beschikbaar. Standaard wordt dit overzicht opgebouwd van de zaken van de afgelopen maand, maar deze periode kan uiteraard ook gewijzigd worden via de beschikbare selectieknoppen PRINTEN EXPORTEREN Via deze knop kunnen alle overzichten worden omgezet naar het door u gewenste soort bestand, worden geprint of per mail worden verzonden OMZET BIJWERKEN Deze optie zorgt ervoor, dat de complete omzet vanuit de boekhouding hier wordt geplaatst. Dit is alleen mogelijk als er wordt gewerkt met Profit en [OHW2] VanBrugAutojournaal Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u hiervoor naar de Handleiding VanBrugAutojournaal Royement Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u hiervoor naar de Handleiding Royementen. 74 Versie: mei 18