Mantelzorgondersteuning. Samenwerken en afstemmen voor mantelzorgers

Transcriptie

1 Mantelzorgondersteuning in kaart Samenwerken en afstemmen voor mantelzorgers

2

3 Mantelzorgondersteuning in kaart Samenwerken en afstemmen voor mantelzorgers

4

5 De mantel verlicht Het project De mantel verlicht is een initiatief van MOVISIE, kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling en Mezzo, Landelijke Vereniging voor Mantelzorgers en Vrijwilligerszorg. In dit project zijn instrumenten ontwikkeld ter ondersteuning van vrijwilligers die mantelzorgers helpen. Ze zijn getest door organisaties voor vrijwilligerszorg en beschreven in een reeks handreikingen. Andere instrumenten die ontwikkeld zijn in het project De mantel verlicht: Vrijwillige coaches Intensieve begeleiding van zorgvrijwilligers Samen drempels over Maatjes ondersteunen niet-westerse mantelzorgers Naast de mantelzorger Een metgezel voor mantelzorgers Intensieve respijtzorg Complexe hulpvragen vrijwillig ondersteund Januari 2009

6

7 Inhoud 1 Waarom mantelzorgondersteuning in kaart brengen? 7 2 Voordat u aan de slag gaat 9 3 Puzzel mantelzorgondersteuning 15 4 Na de Puzzel 30 5 Terugblik pilotorganisatie 31 6 Aan de slag 32 7 Om verder te lezen 33

8

9 1 Waarom mantelzorgondersteuning in kaart brengen? Organisaties die mantelzorgers ondersteunen met professionals of vrijwilligers zoeken steeds vaker samenwerking met elkaar. Ze gaan na welke raakvlakken ze hebben en welke werkzaamheden ze op elkaar af kunnen stemmen. Soms kijken ze zelfs of Steunpunten Mantelzorg, Vrijwillige Thuishulp en Steunpunten Vrijwilligerswerk kunnen fuseren. Samenwerking maakt het mogelijk nieuwe diensten te ontwikkelen en gezamenlijk bekendheid te geven aan de mantelzorgondersteuning. Ook maken samenwerkingsverbanden kleinere organisaties sterker. Maar het belangrijkste is dat mantelzorgers en vrijwilligers er beter door worden geholpen. Sinds de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is mantelzorgondersteuning opgenomen in het beleid van gemeenten. Veel gemeenten stimuleren lokale organisaties om gezamenlijk te komen tot een samenhangend en compleet aanbod van mantelzorgondersteuning. Samenhang in de dienstverlening geeft een beter inzicht in het aanbod en maakt duidelijk voor welke zorgvragen en welke groepen kwetsbare burgers er ondersteuning is. Deze handreiking, Mantelzorgondersteuning in kaart, helpt managers en coördinatoren van organisaties voor informele zorg om de mogelijkheden voor afstemming, samenwerking of zelfs fusie te verkennen. Dat gebeurt met behulp van het instrument Puzzel mantelzorgondersteuning. Mantelzorgondersteuning in kaart 7

10 U kunt de Puzzel mantelzorgondersteuning intern gebruiken om de samenwerking met collega s van andere teams en afdelingen te bekijken. En u kunt puzzelen met andere organisaties uit uw wijk, gemeente, regio of provincie om de samenwerkingsmogelijkheden in kaart brengen. Op de praktijk gebaseerd De Vrijwilligers en Mantelzorg Centrale Almere (VMCA) heeft gewerkt met de Puzzel mantelzorgondersteuning. De VMCA is het resultaat van een fusie van het Steunpunt Vrijwilligerswerk, de Vrijwilligers Zorgcentrale en het Steunpunt Mantelzorg in Almere. De ervaringen van de VMCA met de Puzzel vormen de basis voor deze handreiking. Daarnaast is de handreiking gebaseerd op de ervaringen van het Provinciaal Coördinatiepunt Vrijwillige Thuishulp en Mantelzorg Groningen (PCVTM Groningen, een overlegplatform van 25 lokale Groningse organisaties), en het Centrum voor Maatschappelijke Ontwikkeling Groningen (CMO Groningen, het kenniscentrum voor zorg, welzijn en onderwijs in de provincie Groningen). Zij hebben op provinciaal niveau de samenwerkingsmogelijkheden voor Vrijwillige Thuishulp en Steunpunten Mantelzorg verkend. 8 Mantelzorgondersteuning in kaart

11 2 Voordat u aan de slag gaat Voordat u de afstemmings- en samenwerkingsmogelijkheden gaat verkennen is het nuttig om de aanleiding, het doel, mogelijke samenwerkingspartners en de randvoorwaarden duidelijk te maken. U gaat dan methodisch aan de slag. Dit maakt uw werkwijze inzichtelijk voor u zelf en anderen en u profileert uw activiteiten ermee. Ook kunt u uw werkwijze evalueren en zonodig verbeteren. Waarom samenwerking verkennen? Wat is voor uw organisatie de aanleiding om afstemming en samenwerking te verkennen? Misschien verwacht u door samenwerking beter te kunnen aansluiten bij de hulpvragen van mantelzorgers. Het kan zijn dat er veel ouderen in uw gemeente wonen, of veel jonge mantelzorgers of niet-westerse migranten voor wie afstemming tussen organisaties belangrijk is. Misschien wilt u wel beter zicht op wat anderen in uw gemeente of regio doen. Of wilt u nagaan of u door samenwerking beter kunt aansluiten bij de vraag van gemeenten. Misschien wilt u de mogelijkheden voor samenwerking verkennen met belangrijke spelers in het veld van mantelzorgondersteuning. Of wilt u kijken welke voordelen samenwerking biedt op verschillende schaalgrootten: op wijkniveau, per gemeente, regio, provincie of zelfs landelijk. Als u dit voor uzelf helder heeft volgt de vraag welk doel u wilt bereiken met de verkenning van de samenwerking. Bijvoorbeeld inzicht krijgen in welke samenwerkingsverbanden ertoe bijdragen dat mantelzorgers makkelijker of sneller ondersteuning krijgen van vrijwilligers. Of zicht krijgen op leemten en dubbelingen in het ondersteuningsaanbod voor mantelzorgers. Mantelzorgondersteuning in kaart 9

12 Interne en externe samenwerking De VMCA wilde met de Puzzel mantelzorgers de interne samenwerking in de fusieorganisatie stimuleren en heeft met alle medewerkers gepuzzeld. Het PCVTM Groningen wilde dat de stichtingen mantelzorg, Steunpunten Vrijwilligerswerk en Steunpunten Vrijwillige Thuishulp elkaar informeerden over hun mantelzorgondersteuning en konden kijken naar mogelijkheden voor samenwerking. Partners uitzoeken Ga vervolgens na welke partijen in uw wijk, gemeente, regio of provincie direct of indirect te maken hebben met mantelzorgers of vrijwilligers. Met wie van hen wilt u de samenwerking, afstemming of fusiemogelijkheden verkennen? Uw keuze van partners hangt mede af van de schaalgrootte waarop u de afstemming en samenwerking tot stand wilt brengen. U kunt zich richten op: medewerkers en vrijwilligers in uw eigen organisatie organisaties of medewerkers die mantelzorgondersteuning in hun pakket hebben, zoals beleidsambtenaren Wmo, coördinatoren van Steunpunten Mantelzorg en Vrijwillige Thuishulp, Steunpunten Vrijwilligerswerk, zorg- en welzijnsorganisaties organisaties of medewerkers die in contact komen met mantelzorgers maar ondersteuning daarvan niet als hun primaire taak zien. Bijvoorbeeld organisaties voor Buddyzorg, Vriendendiensten, Humanitas Rode Kruis, Zonnebloem, ouderenadviseurs, vrijwillige klussendiensten, kerken of zelforganisaties van migranten organisaties die mantelzorgers vertegenwoordigen, zoals patiëntenorganisaties en Wmo-raden 10 Mantelzorgondersteuning in kaart

13 U hoeft natuurlijk niet alle organisaties tegelijk te kiezen. Begin met samenwerken waar makkelijk succes behaald kan worden. Dat geeft alle betrokken partijen een opsteker en het is een goed voorbeeld voor anderen waarmee u mogelijk ook wilt samenwerken. Bovendien profiteren mantelzorgers van snelle resultaten. Maar naast kansen op snel succes zijn ook strategische overwegingen belangrijk. Bijvoorbeeld door rekening te houden met de speerpunten van uw gemeente of andere belangrijke partijen. Sleutelfiguren Door sleutelfiguren te interesseren voor uw plannen vergroot u de kans op succes. Een sleutelfiguur kan iemand zijn met wie u al geregeld prettig samenwerkt. Zo iemand kan draagvlak creëren voor uw samenwerkingsideeën. Ook een leidinggevende kan sleutelfiguur zijn. Wanneer die enthousiast is over uw plannen heeft dat zijn uitwerking op een heel team. Mantelzorgondersteuning in kaart 11

14 Vooruit denken Met de Puzzel mantelzorgondersteuning worden vooral de mogelijkheden voor afstemming en samenwerking verkend. Maak dat duidelijk aan de andere organisaties of de afdelingen waarmee u gaat puzzelen zodat zij met de juiste verwachtingen deelnemen. Maar voordat u begint is het verstandig om na te denken over het mogelijke vervolg: het daadwerkelijk verbeteren van de afstemming en samenwerking. Besluit u na de verkenning verder te gaan dan kunt u bijvoorbeeld een samenwerkingsovereenkomst afsluiten waarin staat welke inspanningen iedere organisatie levert in tijd en geld, welke resultaten bereikt moet worden en op welke termijn. Er kan bijvoorbeeld een werkgroep komen die de samenwerking zal vormgeven. Zorg dat daarin enthousiaste mensen komen die op hun afdeling of in hun organisatie draagvak kunnen creëren voor de afstemming en samenwerking. Uiteraard moeten zij voldoende tijd krijgen voor hun taak. Om tot resultaten te komen moeten ze ook over voldoende bevoegdheden beschikken. Het is belangrijk om van te voren duidelijk te hebben wie waarover beslist. In de samenwerkingsovereenkomst kunt u de afspraken over de besluitvorming en eventuele vervolgstappen vastleggen. 12 Mantelzorgondersteuning in kaart

15 Aan iets nieuws beginnen vraagt altijd extra inzet. Bekijk dus ook welke mogelijkheden u heeft in tijd, menskracht en budget. Houd er rekening mee dat een organisatie tijd nodig heeft om te veranderen. Kondig in uw eigen organisatie uw plannen ruim van tevoren aan en zet ze in alle overlegvormen op de agenda. Soms kunt u op weerstand van professionals of vrijwilligers stuiten. Geef daar aandacht aan maar benadruk - om te voorkomen dat negatieve gevoelens de overhand krijgen - steeds de doelen die u wilt bereiken. Houd er in uw planning rekening mee dat het tijd kost om weerstanden te overwinnen en houd rekening met mogelijke vertragingen. Publiciteit Informeer de professionals en vrijwilligers in uw eigen organisatie over uw plannen en het doel ervan. En blijf hen op de hoogte houden van elke volgende stap en de resultaten. Voornemens tot samenwerking of fusie en de uiteindelijke resultaten zijn ook interessant voor andere organisaties die te maken hebben met mantelzorgers en vrijwilligers. Informeer hen dus ook. Mantelzorgers zijn waarschijnlijk meer geïnteresseerd in concrete activiteiten, in de vraag wat de organisaties gezamenlijk aan ondersteuning kunnen bieden en bij wie ze daarvoor terecht kunnen. Zoek daarom pas publiciteit op grotere schaal als de afstemming of samenwerking tot concrete veranderingen in het ondersteuningsaanbod leiden. Mantelzorgondersteuning in kaart 13

16 Financiering Als u de extra inzet voor uw plannen niet uit de lopende middelen kan betalen, kunt u proberen aanvullende financiering te krijgen. Dat kan via subsidies of fondsen. Gemeenten hebben belang bij de ondersteuning van mantelzorgers en vrijwilligerszorg en kunnen initiatieven financieren op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning (prestatieveld 4). Ook provincies stellen subsidies beschikbaar voor projecten op het gebied van de Wmo, vrijwilligerswerk of mantelzorg. Fondsenwerving heeft doorgaans het meeste succes als u fondsen in uw eigen omgeving zoekt. Kijk ook in het FondsenBoek of op de FondsenDisk van de Vereniging van Fondsen in Nederland ( Ook een notaris, de Kamer van Koophandel of de gemeente kunnen informatie geven over fondsen. Met en zonder extra budget De VMCA gebruikte de Puzzel in het traject dat in de fusieorganisaties was uitgezet om de fusie te laten slagen. Er is geen extra financiering voor aangevraagd. Het PCVTM Groningen en CMO Groningen gebruikten de Puzzel op een uitwisselingsdag voor organisaties uit de provincie, als onderdeel van een samenwerkingsproject dat de provincie Groningen financierde. 14 Mantelzorgondersteuning in kaart

17 3 Puzzel mantelzorgondersteuning De Puzzel mantelzorgondersteuning is een werkvorm waarmee u kunt nagaan hoe de verschillende vormen van mantelzorgondersteuning en de inzet van vrijwilligers beter op elkaar zijn af te stemmen. Dat kan met verschillende organisaties maar ook met een aantal afdelingen van één organisatie. In de Puzzel gebruikt u een verzameling kaarten met daarop de lokale basisfuncties mantelzorgondersteuning. Dit zijn de acht belangrijkste soorten mantelzorgondersteuning, geformuleerd door het ministerie van VWS, Mezzo en de VNG. Medewerkers of afdelingen vullen op de kaarten in welke activiteiten zij verrichten en voor welke mantelzorgers die bedoeld zijn. U leert zo elkaars werk kennen en u krijgt zicht op de mogelijkheden voor samenwerking. Naar aanleiding hiervan kunt u afspraken maken om gezamenlijk de mantelzorgondersteuning te verbeteren. 1. Voorbereiding Stel vooraf vast hoe lang de Puzzelbijeenkomst duurt. Een dagdeel is voldoende voor een eerste kennismaking met elkaar en elkaars werk. Om precies zicht te krijgen op de ondersteuning die geboden wordt en welke afstemming en samenwerking daarin mogelijk is, is een hele dag nodig. Ook de groepsgrootte is van invloed op de resultaten die u kunt verwachten. In de praktijk blijkt dat op een middag met 35 deelnemers een kennismaking met elkaars werk het hoogst haalbare is. Afspraken maken over afstemming of samenwerking lukt beter als u een hele dag de tijd neemt met een groep van 10 tot 15 deelnemers. Mantelzorgondersteuning in kaart 15

18 Programma van de Puzzelmiddag bij de VMCA Opening Kennismaking Speed dating: korte ontmoetingen met opdracht Waar staan we? toelichting op de fusie en visie Mantelzorgondersteuning in beeld puzzelen: ondersteuning voor mantelzorgers in beeld puzzelen: raakvlakken en leemten Pauze Hoe kunnen we mantelzorgers en vrijwilligers nog beter van dienst zijn? puzzelen: identiteit verkennen puzzelen: prioriteiten en afspraken Terugblik korte evaluatie Borrel 16 Mantelzorgondersteuning in kaart

19 Checklist: wat heeft u nodig voor de Puzzel mantelzorgondersteuning? Ruimte plenaire ruimte ruimtes voor subgroepen Materiaal programma kaarten met activiteiten mantelzorg op karton flip-over pennen, gekleurde stiften, plakband eventueel laptop en beamer catering Mensen voorzitter, kan eventueel ook spelleider zijn inspirerende spelleider voorzitters van de subgroepen (rapporteren plenair) notulist Werkvormen Voor inspirerende werkvormen kunt u putten uit Het groot werkvormenboek en Beweging in je brein. Zie pagina 33: Om verder te lezen. Mantelzorgondersteuning in kaart 17

20 2. Ondersteuning in beeld De Puzzel start met informatie uitwisselen over de werkzaamheden van de verschillende afdelingen of organisaties. De vraag daarbij is: welke ondersteuning is er, voor welke mantelzorgers, en wie voert de ondersteuning uit? De kaarten liggen op tafel in acht stapels. Voor elk soort mantelzorgondersteuning is er een stapel, per stapel ongeveer tien kaarten. Ook zijn er acht flappen die elk de titel hebben van één van de soorten mantelzorgondersteuning. Voor de herkenbaarheid is het handig als u elke titel de kleur geeft van de bijbehorende kaarten. Hierna staan de acht soorten mantelzorgondersteuning met de bijbehorende activiteiten. Daarna volgen de acht puzzelkaartjes die gebruikt kunnen worden in de Puzzel Mantelzorgondersteuning. 18 Mantelzorgondersteuning in kaart

21 Informatie (geel) informeren over mantelzorg informeren over ziekten, aandoeningen, beperkingen, handicaps en patiëntenverenigingen informeren over het aanbod van hulp, ondersteuning, zorg (voorzieningen en aanbieders) informeren over wet- en regelgeving Advies en bemiddeling (oranje) adviesgesprek / vraagverheldering ondersteunen bij aanvraag materiële en financiële hulp doorverwijzing naar mantelzorgondersteuning zorgregisseur / casemanagement Emotionele steun (roze) inloopspreekuur individuele begeleiding lotgenotengroepen mantelzorgers mantelzorgsalon / café verwendagen/ ontspanningsactiviteiten mantelzorgers chatbox / sms-service vriendschappelijk huisbezoek maatjescontacten, zoals vriendendienst, buddyzorg Mantelzorgondersteuning in kaart 19

22 Educatie (rood) Gericht op mantelzorgers: instructies hulpmiddelen, praktische trainingen cursussen over (omgaan met) ziekten, houding, communicatie grenzen stellen / goed voor jezelf zorgen/ time management / empowerment Gericht op zorgvrijwilligers: instructies hulpmiddelen, praktische trainingen cursussen over (omgaan met) ziekten, houding, communicatie deskundigheidsbevordering over mantelzorg en mantelzorgondersteuning (algemeen of specifiek) Praktische hulp (blauw) huishoudelijke hulp welzijns- / gemaksdiensten, klussendienst, maaltijdservice vrijwillige hulp administratieve hulp extra kinderopvang 20 Mantelzorgondersteuning in kaart

23 Respijtzorg (groen) vrijwillig, zoals oppas, bezoekservice, Vrijwillige Thuishulp, vervangende mantelzorg professioneel, zoals oppas, ondersteunende begeleiding, thuisondersteuning dagvoorziening / opvang meerdaagse voorzieningen aangepaste vakanties activiteiten ter ontspanning van de mantelzorger gecombineerd met respijtzorgvoorzieningen Financiële tegemoetkoming (grijs) fiscale compensatie bijzondere bijstand tegemoetkoming onderhoudskosten thuiswonende gehandicapte kinderen Materiële hulp (paars) woningaanpassing, mantelzorgwoning /-kamer parkeerpas hulpmiddelen (praktisch en ict) aangepast vervoer Mantelzorgondersteuning in kaart 21

24 Informatie Advies en begeleiding Wat doe je? Voor wie? Door wie? Wat doe je? Voor wie? Door wie? Emotionele steun Educatie Wat doe je? Voor wie? Door wie? Wat doe je? Voor wie? Door wie? 22 Mantelzorgondersteuning in kaart

25 Praktische hulp Respijtzorg Wat doe je? Voor wie? Door wie? Wat doe je? Voor wie? Door wie? Financiële tegemoetkoming Materiële hulp Wat doe je? Voor wie? Door wie? Wat doe je? Voor wie? Door wie? Mantelzorgondersteuning in kaart 23

26 De deelnemers nemen één of twee kaarten van een stapel. Ze schrijven erop welke activiteiten zij doen voor welke groep mantelzorgers, en vermelden daarbij hun initialen en de naam van hun organisatie. Er kunnen meerdere activiteiten op een kaart komen. Het is de bedoeling zo concreet mogelijk op te schrijven wie wat doet en voor wie. Bijvoorbeeld: Ik organiseer voorlichtingsbijeenkomsten voor oudere mantelzorgers over praktische hulp. Herhaal dit voor alle acht stapels met kaarten. Activiteiten vallen vaak onder meer dan één soort mantelzorg; die kunnen dan op meerdere kaarten beschreven worden. Leg ook een paar lege kaarten neer voor activiteiten die in eerste instantie niet onder één van de acht soorten ondersteuning lijken te vallen. Als alle deelnemers hun kaarten beschreven hebben, plakken ze die op de bijbehorende flap. Dus een kaart met de kop Informatie komt op de flap met de kop Informatie. Dit levert acht flappen met kaarten op. Vervolgens loopt iedereen langs alle flappen en leest de kaarten. Als op een kaart iemands eigen activiteiten ontbreken, schrijft hij of zij die erbij. Om te kunnen schrijven is het handig als de flappen op tafel liggen. Reserveer voor dit onderdeel van de Puzzel een half uur. 24 Mantelzorgondersteuning in kaart

27 Variant Het PCVTM Groningen koos ervoor om kaarten te maken met activiteiten die bij de basisfunctie mantelzorg (zoals omschreven door het ministerie van VWS) horen. Om de beurt pakt iemand een kaart van de stapel, vertelt van welke organisatie hij of zij is en of de organisatie deze activiteit uitvoert. Als dat het geval is, geeft hij of zij een concreet voorbeeld, schrijft dit op de kaart en vraagt vervolgens aan een andersoortige organisatie of die deze activiteit uitvoert. Ook de informatie over die activiteit wordt zo concreet mogelijk op de kaart gezet. Door op elkaars activiteiten te reageren ontstaat een levendige uitwisseling. De spelleider plakt de kaart op de flap Raakvlak of de flap Verschil. Zo wordt inzichtelijk waar afstemming mogelijk is. Zicht op weerstand Het verkennen van samenwerkingsmogelijkheden kan weerstand oproepen. Bijvoorbeeld omdat nog niet duidelijk is wat er bij een fusie gebeurt met iemands functie of omdat het tussen afdelingen of organisaties niet klikt. Ook kan er concurrentie zijn tussen organisaties om subsidies van de gemeente of provincie. Het is belangrijk om al in het begin daarbij stil te staan. Daarvoor zijn werkvormen ontwikkeld. Eén ervan is de lijnoefening. Leg op de vloer een rij vellen met cijfers van 1 tot en met 10. Vraag aan de deelnemers te gaan staan bij het cijfer dat uitdrukt hoe prettig zij zich voelen bij de samenwerking of fusie. Mantelzorgondersteuning in kaart 25

28 3. Raakvlakken en leemten Nu de mantelzorgondersteuning geïnventariseerd is, kunnen de deelnemers kijken waar de raakvlakken en de verschillen liggen. De deelnemers gaan in subgroepen uiteen. Ze nemen één of meer van de flappen met kaarten mee en gaan de raakvlakken en verschillen in de activiteiten bespreken. Dat kan aan de hand van de volgende vragen: welke activiteiten doen we hetzelfde? welke activiteiten overlappen elkaar niet? waarbij kunnen we samenwerken? wat missen we nog aan goede ondersteuning voor mantelzorgers? De kunst is om te denken vanuit de mantelzorgers en vrijwilligers, en te kijken met welke samenwerking zij beter worden geholpen. Elke subgroep schrijft de bevindingen per vraag onderaan de flap en hangt deze na afloop weer op. Vervolgens lichten de subgroepen plenair de belangrijkste conclusies toe. Het resultaat is een overzicht van de raakvlakken en verschillen bij elke soort mantelzorgondersteuning. Het is aan te bevelen de subgroepen al vooraf in te delen. Zet bij voorkeur mensen van verschillende afdelingen of organisaties, die te maken hebben met dezelfde soorten mantelzorgondersteuning, bij elkaar. Dan ontstaat er zoveel mogelijk uitwisseling. Benoem ook vooraf in elke subgroep een voorzitter. Die let erop dat de deelnemers niet te veel van een onderwerp afwijken, formuleert de conclusies op de flap en licht die plenair toe. Reserveer voor dit onderdeel een uur. 26 Mantelzorgondersteuning in kaart

29 4. Identiteit verkennen De dubbelingen en leemten in de mantelzorgondersteuning zijn in nu kaart gebracht. Voordat er afspraken over samenwerking gemaakt worden, is het belangrijk de identiteit van de afdelingen of organisaties te bespreken. Wat betekent een afdeling of organisatie voor de doelgroep? Wat maakt de afdeling of organisatie uniek? Hoe kunnen afdelingen of organisaties samenwerken zonder hun eigen identiteit te verliezen? Door aandacht te besteden aan de identiteit krijgen deelnemers het gevoel dat wat zij doen en wat zij zijn wordt erkend. Deelnemers kunnen het bedreigend vinden om over samenwerking te spreken. Bijvoorbeeld vanwege gevoelens van concurrentie om gemeentelijke of provinciale subsidies, of onzekerheid van kleine, op vrijwilligers draaiende organisaties ten opzichte van grotere organisaties met betaalde krachten. Aandacht voor ieders identiteit verlaagt de drempel om afstemming en samenwerking te bespreken. De spelleider kijkt met de deelnemers naar de flappen en bespreekt de volgende vragen: wat is de kern of identiteit van een organisatie of afdeling? wat moet behouden blijven voor de mantelzorgers, vrijwilligers, cliënten, burgers en subsidiegevers? wat vraagt om specifieke aandacht, deskundigheid of financiële middelen? De spelleider zet van elke organisatie de identiteit op een flap en omcirkelt wat behouden moeten blijven. Ruim voor dit onderdeel een half uur in. Mantelzorgondersteuning in kaart 27

30 5. Prioriteiten en afspraken Het laatste onderdeel van de Puzzel is prioriteiten stellen en samenwerkingsafspraken maken. Plenair buigen de deelnemers zich over de volgende vragen: kloppen de conclusies over de samenwerkinggebieden onderaan de flaps nog nu we naar de identiteit van de organisaties hebben gekeken, of moeten we iets weghalen of toevoegen? wat zijn onze intenties en waar liggen onze prioriteiten? welke drie prioriteiten kiezen we om te beginnen met het verbeteren van onze samenwerking? wie krijgen daarbij welke taken, wie nemen contact met elkaar op? Meestal kunnen de afspraken tussen afdelingen in één organisatie al gedetailleerd worden uitgewerkt en daarna centraal worden aangestuurd. Als het gaat om samenwerking met andere organisaties zal in dit stadium sprake zijn van intenties. Daarbij verdient het aanbeveling om al zo concreet vast te leggen wie wat doet en wanneer en hoe de terugkoppeling plaatsvindt en welk vervolg er wordt beoogd. Reserveer voor dit onderdeel een half uur tot drie kwartier. Variant Zoals gezegd werkte het PCVTM Groningen met twee flappen: Raakvlak en Verschil. Na het bespreken van de identiteit van de organisaties keken de deelnemers of de kaarten bij Raakvlak nog steeds klopten of weggehaald moesten worden. De overgebleven kaarten vormden een checklist voor de afstemming en samenwerking. 28 Mantelzorgondersteuning in kaart

31 6. Evaluatie Aan het einde van bijeenkomst vertellen de aanwezigen hoe ze het puzzelen hebben ervaren en wat het hen heeft opgeleverd. Vinden ze dat er voldoende is gewerkt aan afstemming en samenwerking? Is zo n gezamenlijke inspanning nuttig? Is een vervolg zinvol? Ruim voor de evaluatie een kwartier tot een half uur in. Je leert elkaar kennen Bij de VMCA gaven de meeste deelnemers bij de evaluatie aan dat zij door de Puzzel beter zicht hebben gekregen op elkaars werkzaamheden. Een deelnemer verwoordde het zo: Je onthoudt de gezichten en daardoor zoek je elkaar eerder op. 7. Borrel Na een bijeenkomst over samenwerking mag een borrel niet ontbreken. Hier kunnen professionals en vrijwilligers informeel de uitwisseling voortzetten. Het geeft gelegenheid om door te praten over samenwerking, adresgegevens uit te wisselen en afspraken te maken. Mantelzorgondersteuning in kaart 29

32 4 Na de Puzzel Typ na de bijeenkomst de kaarten en informatie van de flappen over. Dan heeft u een handzaam overzicht van het ondersteuningsaanbod en de voornemens tot afstemming en samenwerking. Een dag of dagdeel met elkaar puzzelen is nog maar een startpunt. Het geeft de deelnemers een beeld van de kansen en mogelijkheden voor afstemming en samenwerking. Pas daarna volgen concrete stappen en samenwerkingsplannen. De ervaring leert dat mensen elkaar beter weten te vinden na zo n bijeenkomst waar ze elkaar persoonlijk hebben leren kennen. Als er voornemens zijn om intensiever samen te werken is het raadzaam om de samenwerkingsplannen uit te werken in een werkplan of projectplan. Begin klein en wees tevreden met kleine stappen, maar houd wel de vaart erin. Formeer met een paar enthousiaste mensen een taakgroep die regelmatig alle voornemens tot samenwerking uit de Puzzel nagaat en bekijkt wat volgende stappen kunnen zijn. Met name bij externe samenwerking is dit onmisbaar voor de voortgang. Zorg er ook voor dat leidinggevenden het samenwerken ondersteunen en stimuleren bij de medewerkers. 30 Mantelzorgondersteuning in kaart

33 5 Terugblik pilotorganisatie De VMCA vindt de Puzzel mantelzorgondersteuning een bruikbaar instrument in een fusietraject. In een grotere groep geeft het medewerkers de gelegenheid elkaars werk beter te leren kennen. In een kleinere groep kan het gebruikt worden om samen tot concrete afspraken te komen. Een belangrijke voorwaarde voor betere afstemming en samenwerking is dat er geïnvesteerd wordt in de onderlinge relaties. Mensen moeten elkaar kennen en waarderen, goed op de hoogte zijn elkaars werk en de cliëntengroepen waarop dat werk gericht is. Een andere voorwaarde is dat er ook echt behoefte aan bestaat in de eigen organisatie of de betrokken organisaties. Investeren in de relatie met de financier is ook belangrijk, zodat die eventueel organisatorische initiatieven en vervolgstappen mogelijk maakt. Het is immers in het belang van de financier dat organisaties voor informele zorg hun aanbod integreren. Mantelzorgondersteuning in kaart 31

34 6 Aan de slag Wij hopen dat deze handreiking u inspireert om in uw eigen organisatie of samen met andere organisaties de Puzzel mantelzorgondersteuning te gebruiken. Heeft u vragen over het in kaart brengen van mantelzorgondersteuning? Neem dan contact op met MOVISIE of Mezzo of kijk op de websites: of We wensen u veel succes bij gezamenlijk verbeteren van de mantelzorgondersteuning. 32 Mantelzorgondersteuning in kaart

35 7 Om verder te lezen S. Dirkse Hulscher en A. Talen, Het groot werkvormenboek. Dé inspiratiebron voor resultaatgerichte trainingen, vergaderingen en andere bijeenkomsten. Academic Service, N. Hampsink en N. Hagedoorn, Beweging in je brein: Zestig werkvormen voor inspirerende trainingen, workshops en presentaties. Academic Service, Mantelzorgondersteuning in kaart 33

36

37 Colofon Het project De mantel verlicht is een initiatief van MOVISIE, kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling en Mezzo, Landelijke Vereniging voor Mantelzorgers en Vrijwilligerszorg. Vrijwilligers en Mantelzorg Centrale Almere (VMCA) heeft als pilotorganisatie de methodiek getest, met dank aan Jolien Hoek, Henriëtte Nauta en Jos Alders. Andere voorbeelden uit de praktijk kwamen van: Provinciaal Coördinatiepunt Vrijwillige Thuishulp en Mantelzorg (PCVTM), Groningen Provinciaal Centrum voor Maatschappelijke Ontwikkeling (CMO), Groningen Auteurs: Roos Scherpenzeel en Jolanda Elferink, MOVISIE, Utrecht Redactie: Paul Krewinkel en afdeling Communicatie, Mezzo, Bunnik Eindredactie: Joop Rosier, Zodra, Rhenen Fotografie: Sijmen Hendriks, Utrecht Vormgeving: Suggestie & illusie, Utrecht Huisstijlelementen: Avant la Lettre, Utrecht Drukwerk: Hollandia Printing, Heerhugowaard Het project is mede gefinancierd door het het Ministerie van VWS, het VSBfonds, Skanfonds en Stichting Sluyterman van Loo.

38

39

40 Mantelzorgers en vrijwilligers worden beter geholpen wanneer organisaties voor informele zorg kiezen voor nauwere samenwerking en hun mantelzorgondersteuning op elkaar afstemmen. Een eerste stap daartoe is het gezamenlijke aanbod in kaart brengen en de mogelijkheden voor samenwerking verkennen. Deze handreiking gaat over de Puzzel mantelzorgondersteuning, een instrument dat organisaties voor informele zorg helpt bij zo n inventarisatie en verkenning.