2.7 Paragraaf 7 Bedrijfsvoering

Transcriptie

1 2.7 Paragraaf 7 Bedrijfsvoering Inleiding De provincie heeft een aantal belangrijke wettelijke taken, bijvoorbeeld op het gebied van infrastructuur, natuur en het Frysk en voert autonome taken uit. Met het coalitieakkoord Mei elkenien, foar elkenien komen daar voor de komende periode een aantal ambities bij. De bedrijfsvoering van de provincie is er op gericht deze provinciale taken en ambities zo doelmatig mogelijk te realiseren. Ambitie Coalitieakkoord: Modern provinciaal bestuur We willen de komende jaren de omslag maken van een overheid die in sterke mate als geldschieter opereert, naar een overheid die past bij de nieuwe maatschappelijke en financiële werkelijkheid. We kunnen en willen onze taken en ambities niet meer alleen realiseren. Het uitgangspunt is samenwerking en we sluiten waar mogelijk aan bij initiatieven van mensen, dorpen en regio s. Maar het gaat ook om minder beleid maken, regelingen, fondsen, criteria en verordeningen. Maar juist meer adviseren, verbinden, doorverwijzen en meedenken. Wat het ook betekent is dat we doelen en ambities bij moeten kunnen stellen als de samenleving er om vraagt. Werkt iets niet, dan passen we de aanpak aan. Kan het sneller, beter of goedkoper? Dan doen we dat. De financiële werkelijkheid is dat onze inkomsten de komende jaren gaan teruglopen, wat ons ook dwingt om anders te kijken naar de realisatie van provinciale doelen. Voor de provinciale bedrijfsvoering betekent dit veel. De organisatie zal kleiner en flexibeler moeten worden. We moeten ook investeren in kwaliteit om de provinciale rol van samenwerkende en verbindende partij steviger neer te zetten. Uitgangspunt hierbij blijft een rechtmatige bedrijfsvoering. Dit betekent dat we ons houden aan de voor de provincie geldende wetten en regels. In het begrotingsprogramma Bestuur en de Paragraaf samenwerkingsverbanden gaan we nader in op de vermindering van beleid en regels, de samenwerking met anderen. In deze paragraaf gaat het over de ontwikkeling van de organisatie, de strategische personeelsplanning en de bedrijfsvoeringskosten. Waar gaat het over in deze paragraaf? Deze paragraaf is opgebouwd uit de volgende onderdelen: Organisatie-ontwikkeling. Strategische personeelsplanning en inhuur. Hoe was de verhouding tussen formatie en bezetting, de mobiliteit en uitstroom, de inhuur en hoe hebben we hierop gestuurd? Bedrijfsvoeringskosten. Personele en overige bedrijfsvoeringskosten, toegerekend aan de programma s, inclusief toelichting. Overige ontwikkelingen. Informatiebeleid 1

2 1 Organisatieontwikkeling 1.1 Organisatie van de toekomst In 2016 heeft een verdere uitwerking van en besluitvorming over de organisatie van de toekomst (opgavengestuurd werken) plaats gevonden. Er is intensief overleg geweest hierover met de Ondernemingsraad, de directiebesluiten zijn ter advisering voor gelegd. Met uitzondering van het organisatieonderdeel bedrijfsvoering is het adviestraject afgerond. Vervolgens is begonnen met de implementatie. Er zijn opgavenregisseurs en poolmanagers aangesteld. De opgaven zijn bepaald en vormgegeven. Er is een start gemaakt met het werken aan opdrachten (werkwijze). De afdelingen Provinciale Waterstaat, Financiering en Subsidies, Omgevingszaken (continue afdelingen) zijn ingericht. De medewerkers van de beleidsafdelingen zijn overgegaan naar pools. In 2017 zal binnen deze nieuwe context gewerkt worden en wordt nader vorm en inhoud gegeven aan de nieuwe werkwijzen. Dit alles gericht op een organisatie die flexibel in kan spelen op de vragen vanuit de samenleving, een organisatie die slagvaardig en daadkrachtig is en een organisatie waar optimaal gebruikt gemaakt wordt van de kwaliteiten van de medewerkers. 1.2 Concerncontrol In 2016 heeft Concerncontrol naast advisering op basis van onderzoeken, proactief geadviseerd bij complexe onderwerpen. De adviezen op basis van onderzoeken zijn gericht op doeltreffendheid, doelmatigheid (beide vanuit artikel 217a Provinciewet) en rechtmatigheid. De onderzoeksonderwerpen stellen GS jaarlijks vast. De advisering bij complexe onderwerpen is tijdens het proces en is vooral gericht op good governance. Er is onder andere geadviseerd bij UCF/RUG Campus Fryslân, Thialf, FSFE, Merk Fryslân, Breedband, Doefonds, De Nieuwe Afsluitdijk en Leeuwarden-Fryslân Tevens adviseert Concerncontrol bij de bestuurlijke planning & control producten. 2 Strategische personeelsplanning en inhuur van derden Strategische personeelsplanning Met de strategische personeelsplanning stemmen we de ontwikkeling van onze personeelsbezetting af op de ontwikkelingen van de provinciale taken en bestuurlijke ambities. Personeelsbezetting 2016 De bezetting geeft aan hoeveel ambtenaren in provinciale dienst omgerekend naar voltijdseenheden daadwerkelijk zijn ingezet voor de realisatie van provinciaal beleid en taken. De bezetting aan het eind van 2016 is per saldo licht gedaald van 709 naar 699 fte. In dit aantal is meegenomen de bezetting van de flexpool en de trainees. Een belangrijk aandachtspunt in de formatieverdeling is de verhouding tussen primaire en secundaire (overhead) processen. De omvang van overhead ten opzichte van de primaire processen is ook in 2016 op 30% gebleven. De bezetting is enerzijds licht toe genomen met name veroorzaakt door de overgang van 2

3 medewerkers met een tijdelijk dienstverband dan wel inhuur naar een vast dienstverband. Daartegen over staat een vertrek uit de organisatie door natuurlijk verloop wegens pensionering van 15 medewerkers. De totale uitstroom in 2016 ging om 37 medewerkers. Deze uitstroom is deels gecompenseerd door een instroom van trainees en het vervullen van een beperkt aantal vacatures. Formatiekrimp en mobiliteit De tijdelijke budgetten in de lopende exploitatiebegroting lopen de komende jaren af. Hoewel de grote infrastructuurprojecten de komende jaren nog een fors beroep doen op personele capaciteit neemt de omvang van de investeringsprojecten uiteindelijk ook af. Om de bedrijfsvoering in de pas te laten lopen met de krimpende budgetten hebben we een strak formatie- en bezettingsbeleid gevoerd. Dit beleid is gericht op interne mobiliteit, flexibele inzet en beperkte instroom; bij voorkeur van jongeren en waar nodig specialisten. Daarnaast is een scherpere inhoudelijke prioritering onvermijdelijk. Om de medewerkers die beschikbaar komen als gevolg van het aflopen van tijdelijke dekking te kunnen herplaatsen, wordt vrijwillige mobiliteit gestimuleerd. Vanaf 2016 moet een transitie van de organisatie zorgen voor een situatie van evenwicht tussen formatie en de inzet van personeel. Mogelijkheden voor interne herplaatsing worden maximaal ingezet. Gelet op de verwachte uitstroom van medewerkers wegens pensionering gaan we verder met het gericht laten doorstromen van medewerkers die in dienst zijn en alleen waar strikt noodzakelijk instromen van nieuw personeel. Om meer mobiliteit te bereiken hebben wij samen met de vakorganisaties in de commissie voor Georganiseerd overleg een generatiepact afgesproken te starten vanaf 1 maart Dit maakt onderdeel uit van het strategisch personeelsplan dat in 2016 is vastgesteld. Alle vragen om personeelsinzet worden centraal verwerkt door een personeelsvoorzieningsteam. In 2016 zijn door dit team 104 vacatures en opdrachten afgehandeld met 76 interne overplaatsingen. De overige externe instroom bestaat grotendeels uit personen voor jeugdwerk ervaringsprojecten en voor het traineeprogramma. Traineeprogramma/stage-organisatie Ondanks de inkrimping van de formatie blijft een selectieve instroom noodzakelijk ter vervanging van noodzakelijke kennis en ervaring. Binnen de strategische personeelsplanning is de organisatie in staat nieuwe personeelsinstroom gericht op de toekomst mogelijk te maken. We willen daarmee een bijdrage leveren door het aanbieden van kwalitatief hoogwaardig werk. Daarbij hebben we de mogelijkheid om jonge mensen uit Fryslân aan te nemen. Sinds 2012 is gestart met een traineeprogramma waarbij jaarlijks jongeren worden aangetrokken die na een gerichte inzet, ontwikkeling en begeleiding na twee jaar mogelijk kunnen instromen in de organisatie. In 2016 zijn weer jonge trainees aangenomen. In 2016 is de organisatie er opnieuw in geslaagd om 83 jongeren een stageplaats te bieden via het project stimulering jeugdwerkgelegenheid. Participatiewet In 2015 afronding Pilot functiecreatie bij provincie Fryslân waarmee samen met gemeenten en provincies ervaring is opgebouwd om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in te laten stromen. Dit heeft in de loop van 2016 geresulteerd in de instroom van 9 medewerkers. Gelet op de goede begeleiding van de doelgroep is veelal gekozen voor inzet vanuit Sociale werkvoorziening. Dit geven we een structureel vervolg. 3

4 Inhuur derden 2016 De inhuur van derden is, net als de inzet van de Flexpool, nodig voor een flexibele bedrijfsvoering. Als provincie staan we voor de taak om te komen tot een kleinere organisatie. Deze inkrimping realiseren we voor een deel met het natuurlijk verloop binnen de provinciale organisatie en het slechts beperkt invullen van vacatures. Hoe dit plaatsvindt, komt naar voren in de strategische personeelsplanning en de toekomstige samenstelling van de provinciale personeelscapaciteit. Om een goede personeelsbezetting te garanderen is het noodzakelijk om de personeelsfrictie op te lossen door, naast de inzet van flexpool medewerkers, tijdelijk inhuur in te zetten. Het streven van de organisatie is om de omvang van inhuur te beperken. Inhuur van derden Bedragen x 1.000,- 2 e berap 2016 bestedingen 2016 Programma Programma Programma Programma Programma Programma Programma Programma Programma Programma Bedrijfsvoering Investeringen Onderhanden werken inrichtingsprojecten natuur Totalen In totaal is aan inhuur uitgegeven een bedrag van 23,5 mln. ten opzichte van de prognose in de tweede bestuursrapportage van 23,9 mln. Met dit resultaat over 2016 hebben wij weer een stap gezet richting ons doel om de omvang van de inhuur te halveren. De inhuur is verdeeld over de programma s, bedrijfsvoering, investeringen en onderhanden werken inrichtingsprojecten natuur. Onder de noemer bedrijfsvoering worden uitgaven voor inhuur geboekt die niet rechtstreeks voortkomen uit projecten en/of programma s. Hiervan is 5,8 miljoen ingezet voor personeel in verband met o.a. vacatures. Voor een bedrag van 3 miljoen betreft het de inhuur voor de instandhouding van de provinciale infrastructurele werken, deze kosten worden via tijdschrijven verantwoord op programma 2. De overige 1,6 miljoen is ingezet voor een aantal projecten op het gebied van bedrijfsvoering digitaal en de opzet van het klanten contact centrum. De inhuur van derden doet zich daarnaast vooral voor bij het realiseren en in stand houden van infrastructurele werken. Dit betreft vooral inhuur van extra specialistische kennis voor onder meer projecten als de Centrale As, N381 en RSP-traverse Harlingen. De kosten van inhuur van derden voor investeringsprojecten worden gedekt uit de investeringskredieten die PS voor deze projecten beschikbaar heeft gesteld. De totale kosten van inhuur voor Infra bedraagt daarmee 11,6 miljoen ( 8,6 miljoen + 3 miljoen) zijnde 50% van de totale inhuur bestedingen in Ook voor de komende jaren wordt de inhuur voor een groot deel nog bepaald door de behoefte aan tijdelijk benodigde technische kennis voor infra structurele werken. 4

5 Inhuur werken voor derden. In de uitgaven inhuur zijn ook opgenomen inhuur voor werken voor derden (waaronder gemeenten en Rijk). Dit speelt o.a. de bij de projecten Harlingen, knooppunt Joure, de Afsluitdijk en Vrij baan. De reden is dat wij penvoerder zijn voor deze projecten. 3 Bedrijfsvoeringskosten Met Provinciale Staten is afgesproken dat de totale bedrijfsvoeringkosten en de toelichting daarop opgenomen wordt in de paragraaf bedrijfsvoering. Bij de beleidsprogramma s vindt daarom geen toelichting plaats op deze kosten. Het totaal van de bedrijfsvoeringkosten in 2016 bedraagt 85 mln., hiervan heeft 65 mln. betrekking op personele kosten en 19 mln. op overige bedrijfsvoeringkosten. De opbouw van de bedrijfsvoeringkosten is hieronder in een tabel zichtbaar gemaakt. De bedrijfsvoeringkosten worden deels specifiek toegerekend aan projecten waarmee deze kosten binnen het project worden opgevangen. De resterende algemene bedrijfsvoeringkosten worden toegerekend aan de beleidsprogramma s en worden gedekt vanuit de algemene middelen. Samenstelling bedrijfsvoeringkosten In onderstaande staat de samenstelling van de bedrijfsvoeringkosten. Deze zijn onderverdeeld in personele en de overige bedrijfsvoeringkosten. Tot de personele bedrijfsvoeringkosten behoren onder meer de salariskosten voor de werkgever en opleidingskosten. Onder de overige bedrijfsvoeringkosten vallen onder meer de kosten voor huisvesting, automatisering en archief. In de meerjarencijfers is al rekening gehouden met de nominale stijging van de salarissen en de goederen/diensten. Hierdoor blijven de bedrijfsvoeringskosten vrij constant terwijl de formatie de komende jaren wel afneemt. Bedragen x 1.000,- Realisatie 2015 Begroting 2016 na wijziging Realisatie 2016 Verschil begroting en rekening Lasten Personele kosten Overige bedrijfsvoeringkosten Totaal lasten Baten Personele kosten Overige bedrijfsvoeringkosten Totaal baten Saldo voor mutatie reserves Mutatie reserves (lopen via de exploitatie) Saldo na mutatie reserves Toelichting De interne Flexpool is niet in de begroting opgenomen omdat de kosten hiervan gedekt moeten worden uit bestaande budgetten, net als bij de inhuur van externen. Dit kunnen zowel bedrijfsvoeringbudgetten zijn als programma- of investeringsbudgetten. Dit maken we inzichtelijk in de tabel Toegerekende bedrijfsvoeringkosten. Het saldo van de bedrijfsvoeringskosten bedraagt 1,1 miljoen. 5

6 Toerekening van bedrijfsvoeringkosten De bedrijfsvoeringkosten rekenen we deels specifiek en deels algemeen toe aan de programma s en investeringen. De specifieke toerekening vindt plaats bij investeringen en projecten waarbij derden de kosten financieren (overlopende passiva en voorzieningen). We rekenen deze kosten hierbij één-opéén toe aan de verschillende beleidsonderdelen. Deze toerekening is inclusief de eventuele inzet van de interne Flexpool. Daarnaast worden de bedrijfsvoeringkosten die gerelateerd zijn aan het bestuur specifiek doorbelast, aangezien deze volgens de voorschriften aan programma 1 moeten worden toegerekend. In de tabellen bij de programma s hebben we deze specifieke bedrijfsvoeringkosten opgenomen onder de diverse budgetten, niet zijnde bedrijfsvoering. De resterende algemene bedrijfsvoeringkosten dekken we uit de algemene middelen. We rekenen deze kosten, via de gerealiseerde inzet van menskracht (verdeelsleutel), aan de programma s toe. In de programma s staan deze als bedrijfsvoeringkosten in de tabellen. In onderstaande tabel staat de administratieve verdeling van de algemene en specifieke bedrijfsvoeringkosten en hoe deze zijn toegerekend aan de verschillende onderdelen. Toegerekende bedrijfsvoeringkosten Bedragen x 1.000,- Realisatie 2015 Begroting 2016 na wijziging Realisatie 2016 Verschil begroting en rekening Specifieke toerekening Programma 1 Bestuur Programma 2 Verkeer en vervoer Programma 4 Milieu Programma 5 Landelijk gebied Programma 6 Economie, toerisme en recreatie Programma 7 Sociaal beleid en zorg Programma 8 Cultuur, Taal en Onderwijs Programma 9 Ruimte Programma 10 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Schades Inhuur Flexpool voor bedrijfsvoering Investeringen Voorzieningen Onderhanden werken inrichtingsprojecten Totaal specifieke bedrijfsvoeringkosten Algemene toerekening aan programma s bestaand beleid o.b.v. verdeelsleutel Programma 1 Bestuur en veiligheid Programma 2 Verkeer en vervoer Programma 3 Water Programma 4 Milieu Programma 5 Landelijk gebied Programma 6 Economie, toerisme en recreatie

7 Programma 7 Sociaal beleid en zorg Programma 8 Cultuur, taal en onderwijs Programma 9 Ruimte Programma 10 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Totaal algemene bedrijfsvoeringkosten Totaal toegerekende bedrijfsvoeringkosten Toelichting In 2016 is de toerekening van de bedrijfsvoeringskosten aan de specifieke onderdelen lager dan begroot. Hierbij heeft er een verschuiving plaatsgevonden van o.a. de investeringsprojecten naar programma 6 (de nieuwe afsluitdijk) en naar natuurinrichtingsprojecten. De resterende bedrijfsvoeringskosten zijn toebedeeld aan de beleidsprogramma s waarmee het saldo eveneens 1,1 miljoen bedraagt. Bandbreedte bedrijfsvoeringskosten Met Provinciale Staten is afgesproken dat de bedrijfsvoeringkosten zich binnen een bandbreedte van 3% van de begroting mogen begeven. In de loop van het jaar hebben Provinciale Staten ingestemd met een aantal wijzigingen in de bedrijfsvoeringkosten. Vandaar dat de we werkelijke bedrijfsvoeringkosten vergelijken met de begrote bedrijfsvoeringkosten na wijziging. De bedrijfsvoeringkosten zijn binnen de afgesproken bandbreedte gebleven van 3%. Investeringen Stand per uitgaven bijdragen balans Stand per Bedragen 1.000, derden verkorting Onderhanden werken Opgeleverde werken Afgerekende werken Totaal Toelichting Het betreft hier investering op het gebied van ICT. Balanspost voorzieningen Bedragen 1.000,- V. Groot onderhoud Provinciehuis V. Vrijwillige mobiliteit personeel Stand per toevoeging aanwending Stand per Toelichting De voorziening groot onderhoud provinciefonds wordt jaarlijks gevoed met Hieraan ten grondslag ligt een meerjarig bestedingsplan. De voorziening vrijwillige mobiliteit personeel zal de komende jaren worden aangewend voor de uitbetaling aan personeel die vervroegd met pensioen zijn gegaan. 7

8 4 Overige ontwikkelingen Het digitaal loket van de provincie is verder ontwikkeld en voor burgers en bedrijven zichtbaar geworden in de mogelijkheid om digitaal in te schrijven op 3 IMF tenders. Provincie Fryslân is als eerste provincie aangesloten op de Berichtenbox van MijnOverheid om langs die weg digitaal te kunnen reageren op aanvragen, inclusief digitale ondertekening. Onze nieuwe omgeving met de intelligentie daarachter is klaar voor de eisen vanuit de Omgevingswet en de digitale overheid. Digitalisering Intern wordt sinds 2016 vrijwel alle post digitaal verspreid (substitutie), tweederde van de dossiers wordt alleen digitaal gevormd. Voor het werken aan Opgaven is de uitrol gestart van de samenwerkings- en archiveringsomgeving Dielplak (Sharepoint). De uitrol van flexibele, veelal mobiele werkplekconcept in de hele organisatie is conform planning en ambitie- in volle gang. De beveiliging van de digitale werkomgeving is aangescherpt, met oog voor alle belangen van eigen medewerkers als bezoekers. Er is een volledig nieuw e-hrm systeem in gebruik genomen (ADP Workforce), dat de vereiste flexibiliteit biedt aan de nieuwe organisatie inrichting. Voor onderhoudsplanning is een nieuw Asset Managementsysteem in gebruik genomen (iasset), waarmee de provincie het onderhoud risicogestuurd kan plannen en begroten. De brondata van provinciale wegen, vaarwegen en andere provinciale eigendommen zijn in 2016 ondergebracht in de wettelijk verplichte Basiskaart Grootschalige Topografie. Daarmee zijn ze landelijk op een uniforme wijze voor iedereen via de landelijke voorziening beschikbaar gekomen. Telefonische bereikbaarheid Telefonische bereikbaarheid is in de afgelopen jaren één van de speerpunten in de verbetering van dienstverlening geweest. Nadat in juni 2013 een nulmeting is gedaan waaruit bleek dat de bereikbaarheid van de afdelingen zeer matig was (59%), zijn eind 2013 nieuwe werkinstructies opgesteld en verspreid onder de medewerkers. Tijdens het jaarlijkse onderzoek in juni 2016 is gebleken dat 78% van de externe benaderingen leidt tot een geslaagd contact (binnen 24 uur). Dat is nog net onder de gestelde norm van 80%. In het herkansingsonderzoek later dat jaar is de norm wel gehaald (82%). Klant Contact Centrum Vanaf oktober 2016 beschikt de provincie Fryslân over een Klant Contact Centrum (KCC). De provincie wil hiermee bereiken dat instellingen, burgers en bedrijven snel weten waar ze terecht kunnen met hun vragen. Dit zijn vragen die binnenkomen via het algemene telefoonnummer (inclusief terugvalverkeer van doorkiesnummers) en het algemene adres. Het KCC zorgt voor een efficiënte afhandeling van klantvragen en bewaakt of deze binnen de afgesproken termijn worden beantwoord. Betalingen Het formele beleid van de provincie Fryslân is er op gericht om facturen binnen 30 dagen na ontvangst te betalen. Facturen die niet binnen die termijn zijn voldaan, worden als te laat betaalde facturen beschouwd. In gevallen van onenigheid over de geleverde prestatie kan een factuur soms niet binnen 30 dagen worden betaald. 8

9 Intern is een dienstverleningsstatuut opgesteld met daarin werkafspraken over de correcte en tijdige afhandeling van facturen. In 2016 is het percentage tijdig betaalde facturen (binnen 30 dagen) naar 95% is gestegen. Ontwikkeling: Jaar Tijdig betaald 83% 82% 82% 76% 85% 91% 95% Om de leveranciers sneller te betalen wordt, los van het formele beleid, sinds april 2015 een betalingstermijn gehanteerd van 21 dagen na ontvangst van de factuur. Over 2015 is 71% van de facturen binnen deze termijn betaald. Over 2016 is het percentage gestegen naar 86%. 9