Teamcoaching bij kwaliteitskringen

Transcriptie

1 Teamcoaching bij kwaliteitskringen Loes van der Linden VvAA 2 februari 2019 Workshop 1 februari 2019 Ingebrachte casuïstiek Praktische coachingsvaardigheden Wat is teamcoaching, do s & don ts Behandeling casuïstiek 1

2 Deze workshop Het opdoen van praktische coachingsvaardigheden om als Kwaliteitskringbegeleider een team goed te kunnen coachen. Waar lopen logopedisten tegenaan en wat wil men als groep oppakken. Hoe is daarin jouw rol als Kringbegeleider. Wat zijn de do s en dont s van teamcoaching. Hoe breng jij het team van jouw kring verder. Samenvatting aangeleverde casuïstiek Meest voorkomende zaken: 1. Hoe ziet een coachende rol er uit 2. Teamcoaching wat is het, do s en don ts 3. Motivatie van de groepsleden 4. Evenredige inbreng en/of uitvoering van taken 5. Gezamenlijke verantwoordelijkheid 6. Gedoe in de groep, hoe ga je daar mee om 7. Zorgen voor een goede sfeer -> Start van deze workshop -> Vervolg van deze workshop Ook benoemd, in mindere mate, worden niet benoemd in deze workshop evt direct na workshop komen vragen: Wat zijn effectieve vergadermethodes Hoe om te gaan met een disfunctionerende voorzitter Rouleren rolverdeling, bijvoorbeeld die van voorzitter 2

3 Wat is coaching wel/niet Coaching vs therapie, etc Coaching Verleden/oorzaak Heden Toekomst/perspectief En hoe daar te komen Therapie 3

4 Theorie van de IJsberg Rol van de (team)coach Vindt niets Oordeelt niet Komt niet met eigen wijsheden Stuurt niet Manipuleert niet Draagt géén oplossingen aan Stelt authentieke vragen vanuit betrokken verwondering Gebruikt eigen waarneming Beseft dat elk tempo goed is Beseft dat het delen uit eigen rijkdom/ervaringen/kennis/mening niet het ontwikkelpad van de ander is Crux met rol als KKB-er: Je bent wél inhoudelijk betrokken en hebt wél een mening. Oplossing Zorg voor rolzuiverheid: goed scheiden van rollen en benoemen vanuit welke rol jouw inbreng is. 4

5 Vragen stellen!! Typen vragen Open vragen gebruik je als je meer informatie over iets wilt hebben. start je zin met wie, wat waar, wanneer, hoe door een open vraag te stellen gaat de ander vanzelf informatie delen. Bijvoorbeeld: Waar kan ik je mee helpen? of Hoe bedoel je dat? Waarom vraag, leidt tot een verdedigend antwoord. Niet benutten dus. Wel doen: wat maakt dat? Gesloten vragen stel je ter controle of als je een ontkenning of bevestiging wilt horen. Op gesloten vragen krijg je altijd ja of nee als antwoord. Bijvoorbeeld: zullen we hier zo nog even op terugkomen? of Ben je moe-boos-oneens? Met gesloten vragen hou je het initiatief aan jouw eigen kant. Jouw kringgroeplid geeft een kort antwoord en je kunt daarna de beurt weer overnemen. Verdiepend: Keuzevragen geeft je collega de mogelijkheid te kiezen Bij keuzevragen en je sluit daarmee andere mogelijkheden uit. Bijvoorbeeld: Zal ik je helpen bij dit-dat of doe je dat liever zelf? Hierdoor geef je bewust de regie aan je kringgroeplid Reflectieve vragen geef je in andere bewoordingen weer wat je uit het antwoord of gesprek oppikt. Deze soort vragen zijn bedoeld veronderstellingen te controleren. Bijvoorbeeld: Je bent dus wel tevreden over dit gesprek? Verdiepingsvragen stel je als je wilt inhaken op wat jouw collega zegt. Dit kunnen open en gesloten vragen zijn. Om gerichte informatie te krijgen is het goed om eerst kort samen te vatten wat jouw kringgroeplid heeft gezegd. Daarna stel je de verdiepingsvraag, bijvoorbeeld: Welke informatie zou je nog meer willen hebben? 5

6 KKB & Teamcoach!? Competenties van NVLF kwaliteitskringbegeleiders (bron: NVLF) 6

7 Rol van teamcoach wat doe je dan Procesbegeleider van de groep Á la coach: dus ook géén mening, etc. (kan in conflict zijn met rol van manager van de kring) Gehele groep betrekken bij gesprek actief vragen om bijdrage. Vooraf benoemen dat je iedereen aan het woord wilt laten komen dus dat ze zich voorbereiden op inbreng. Ook echt iedereen uitnodigingen, zeker als men uit zichzelf niet begint. -> Dit kan gevolgen hebben voor het aantal te bespreken punten op de agenda! Pendelen -> eerst aanhoren alle invalshoeken/meningen en dan pas samenvatten. Proberen iedereen ongeveer dezelfde spreektijd te laten hebben. Dus vooraf benoemen: allen max. 1 minuut inbreng. Indien moeilijk: timer bij iedereen gebruiken. Laat stilte bestaan, soms komen daar briljante uitspraken van Non-verbale signalen oppakken o.b.v. waarneming (horen, zien, voelen) -> vragen stellen! Geen aannames hebben! Rol van teamcoach belangrijk voor jouzelf! Zorg ervoor dat jou gedrag effectief is voor de groepsdynamiek! Dus als je zelf irritatie of iets anders lastigs voelt: parkeren/loslaten, omdenken of evt. open vraag stellen aan betreffende persoon Voorbeelden van open vragen die je kunt stellen: Wat maakt dat jij dit punt op dit moment inbrengt? Wat wil je bereiken met wat je net hebt benoemd? Hoe moeten we als groep hiermee omgaan? Hoe belangrijk is het voor je dat we dit in deze groep bespreken? Of is dit iets wat tussen individuen speelt? (Dan opdracht geven dat dit voor het volgende kring-overleg is opgelost!) Hoe wil je dat wij als groep hierop reageren? In hoeverre kun jij accepteren dat de groep een andere mening is toegedaan? Wat is er nodig om jou met een tevreden gevoel straks naar huis te laten gaan? 7

8 Procesbegeleider De procesbegeleider houdt zich bezig met de vraag hoe gaan we met elkaar om?... werken we samen?... beïnvloeden we elkaar? De taken van de procesbegeleider spitsen zich toe op: Doelen stellen -> plan/jaarplan met de groep maken Rollen in de groep -> Inzicht in elkaars gedrag m.b.v. een teamrollentest? Belbin Procesanalyse -> wat is hier nou precies gaande en hoe willen we hier mee omgaan Teambuilding -> elkaar kennen/begrijpen/vertrouwen/willen samenwerken Probleemoplossing -> sturen op oplossing (hoeft niet van KKB-er te komen!) Specifieke vaardigheden -> vergaderen, afspraken maken en nakomen, etc. Het begeleiden van groepen m.b.t. waar het hoe, het proces dus, centraal staat. LSD Luisteren Samenvatten Doorvragen We kregen één mond en twee oren, blijkbaar is luisteren belangrijker dan praten Inleven, aanvoelen en empathie: kun je de ander aanvoelen en kun je je inleven in de situatie van de ander? Begrijpend: kun je de ander volgen in haar denkwijze? Oprechte interesse hebben in de ander, onbevooroordeeld luisteren Geef weer wat je gehoord hebt en controleer of dit ook klopt Bedoel je nu te zeggen dat je.? Begrijp ik het goed dat.? Zeg je nu dat.? Begrijp ik je goed: zeg je.? Doorvragen wanneer je geen helder antwoord krijgt of wanneer het je niet duidelijk is. Bij totaal onduidelijk: open vragen. Bij bevestiging/ontkenning: gesloten vragen Hoe bedoel je dat precies? In hoeverre weet je hoe het gekomen is dat? Wat is de reden dat het zo is gelopen.? 8

9 Samenvatting aangeleverde casuïstiek Meest voorkomende zaken: 1. Hoe ziet een coachende rol er uit 2. Teamcoaching wat is het, do s en don ts 3. Motivatie van de groepsleden 4. Evenredige inbreng en/of uitvoering van taken 5. Gezamenlijke verantwoordelijkheid 6. Gedoe in de groep, hoe ga je daar mee om 7. Zorgen voor een goede sfeer -> Behandeld Ook benoemd, in mindere mate, worden niet benoemd in deze workshop evt direct na workshop komen vragen: Wat zijn effectieve vergadermethodes Hoe om te gaan met een disfunctionerende voorzitter Rouleren rolverdeling 1. Hoe ziet een coachende rol als KKB-er er uit 2. Teamcoaching wat is het, do s en don ts 9

10 3. Motivatie van de groepsleden 4. Evenredige inbreng en/of uitvoering van taken 5. Gezamenlijke verantwoordelijkheid De basis is: Duidelijk te hebben waarvoor deze groep als groep bij elkaar komt. En dan niet alleen de doelen vanuit de NVLF, maar ook: Wat maakt dat juist deze groep een groep is Met deze groepsleden Met duidelijke verwachtingen van de groepsleden naar elkaar toe (inbreng in tijd/inhoud/etc) Wat zijn de doelstellingen voor dit jaar van deze groep. Maak deze SMART Zorg voor een goed en gezamenlijk gedragen (JAAR)PLAN!! Dit is jullie gezamenlijke PERSPECTIEF 6. Gedoe in de groep, hoe ga je daar mee om 7. Zorgen voor een goede sfeer Vragen die je jezelf én de groep kunt te stellen Wat verstaan we met elkaar onder een goede sfeer? Wat zijn jullie omgangsregels Wat is een goede sfeer? Bij de ene groep mag er dan fiks gediscussieerd worden en bij de andere juist helemaal niet Weer een andere groep wil juist consensus over alle besluiten, terwijl ook besluiten nemen op basis van de helft + 1 oké kan zijn Hoe verhouden we ons tot elkaar: geven we als groep onderling feedback op elkaars gedrag of wordt verwacht dat de KKB er dit doet (tip: GROEP!)? Bewaken van de sfeer/omgaan met gedoe in de groep Feedback is dé methode om gedrag te beïnvloeden/bij te sturen. Hoe geef je feedback? Op inhoud en/of op de persoon? Veel aangeleverde casuïstiek gaat over gedrag van één of meer personen. Tip: hanteer dan de ik-boodschap 10

11 Feedback geven op personen d.m.v. de ik-boodschap Deze bestaat uit een aantal elementen: Als je nog niet in gesprek bent met degene die je iets wilt zeggen, begin dan met het noemen van zijn of haar naam. Zo vraag je iemands aandacht Begin je boodschap met 'ik'..., benoem je gevoel of je belemmering "Ik word nogal afgeleid..." Benoem het gedrag van de ander dat je niet fijn vindt "...door het te vaak herhalen van jouw standpunten." Geef de reden waarom dat zo is, ook geformuleerd met 'ik' of 'we'. Eventueel kun je daar ook mee beginnen. "Ik wil graag dat alle aanwezigen de ruimte krijgen om standpunten in te brengen zodat we een goed en evenwichtig besluit kunnen nemen. Evt extra: geef een suggestie van het gedrag dat je graag van de ander zou zien. Begin ook die suggestie met 'ik' ("ik wil dat jij..." of "ik zou willen dat je..."). Formuleer deze suggestie bij voorkeur niet als vraag, omdat daarop het antwoord weer direct 'nee' zou kunnen zijn. Door de suggestie als gewone zin te formuleren zet je die ander aan tot handelen, en minder tot een verbale tegenwerping. Ik zou je willen vragen ook anderen aan het woord te laten. Ezelsbruggetjes voor communicatie: Laat OMA thuis neem ANNA mee! ANNA meenemen: Altijd Navragen, Nooit Aannemen Met andere woorden: neem niet zomaar aan dat je begrijpt wat iemand bedoelt. Vraag het altijd even na of het klopt. Maak je niet DIK: Denk In Kwaliteiten Leg niet alle aandacht bij wat er fout is gegaan maar zorg dat je ook aandacht geeft aan alles wat goed is gegaan. Dit komt de communicatie ten goede. KISS me: Keep It Short and Simple Hoe korter de boodschap, hoe duidelijker deze overkomt bij de ander. Raak de KLUTS niet kwijt: Kijken, Luisteren, Uit-vragen, Toetsen, Samenvatten Kijk en observeer eerst wat er is. Luister dan naar de ander, stel vragen om het te verduidelijken. Toets vervolgens of wat je denkt ook klopt en vat het vervolgens samen. Gebruik LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen Luister goed naar wat de ander zegt en vat het verhaal vervolgens kort samen. Laat de ander reageren op wat jij gezegd hebt. Vraag door als het onduidelijk is. Smeer NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander Niemand kan gedachten lezen. Wanneer iets onduidelijk is, ga dan niet invullen, maar vraag na wat de ander bedoelt. Wees een OEN: Open, Eerlijk, Nieuwsgierig Sta open voor de ander, zorg dat je eerlijk bent en wees nieuwsgierig naar wat de ander te zeggen heeft. Laat OMA (wat vaker;-) thuis: Oordelen, Meningen, Adviezen Als je je eigen oordelen, meningen en adviezen laat voor wat ze zijn, ben je beter in staat om met een open houding te luisteren naar de ander. 11

12 Dank voor de aandacht! Vragen? Veel succes met alles in de praktijk te brengen! Voor meer hulp/informatie: Loes van der Linden Managing consultant persoonlijke en teamontwikkeling VvAA