FEEDBACK GEVEN. Feedback = een concrete uitspraak over het gedrag van een ander, met een specifiek doel voor ogen

Transcriptie

1 FEEDBACK GEVEN Feedback geven is een van de meest directe manieren om gedrag te sturen. Zeker op de korte termijn, maar zeker ook op de langere termijn is feedback heel krachtig. Maar effectief feedback geven is niet gemakkelijk. De impact van feedback staat of valt met timing, woordkeuze, vorm en dosering. Welke keuzes je daarin maakt, hangt af van: 1) Het doel van de training of het gesprek: op welke gedragsverandering richt je je? Borg dat je feedback in het grotere geheel past en er relevant voor is. Hoe meer je je feedback doelgericht en bewust geeft, hoe effectiever het is. 2) Hoeveel zelfvertrouwen de ander heeft: Is iemand onzeker, dan is het handiger om met feedback te bouwen aan zijn zelfvertrouwen, pas daarna op het veranderen van gedrag. Zelfvertrouwen is immers een belangrijke voorwaarde voor een effectief leerproces. 3) Het doel van de feedback: Bedenk van te voren goed wat het is wat je wil bereiken met je feedback? Gaat het om de deelnemer te helpen zich verder te ontwikkelen, inzicht te krijgen in de impact van hun gedrag, zelfvertrouwen te vergroten, gedragsalternatieven te overwegen, zich gesteund te voelen. Feedback = een concrete uitspraak over het gedrag van een ander, met een specifiek doel voor ogen Effectieve feedback geven houdt in dat je: De vorm, timing en frequentie van de feedback aanpast op het doel van de feedback Een balans vindt tussen het versterken van dingen waar de ander al goed in is en het ontwikkelen van vaardigheden waar de ander minder goed in is Niet alleen feedback geeft op het resultaat, maar ook op de ontwikkeling die de ander laat zien En dat je dus geen feedback geeft als die niet bijdraagt aan een van deze punten. Daarnaast is het ontzettend belangrijk dat je de feedback waarde-neutraal houdt. Dat is behoorlijk lastig, maar wat je daarbij kan helpen is de vergelijking met een ijsberg: boven de waterlijn bevindt zich het topje van de ijsberg, waar het concrete van de ander zichtbaar is. Het grootste deel van de ijsberg

2 bevindt zich echter onder de waterlijn en is dus niet zichtbaar. Onder de waterlijn zit datgene dat achter het observeerbare gedrag van de ander schuilt: de persoonlijkheid, waarden en normen, angsten en onzekerheden en overtuigingen (en bijvoorbeeld motivatie) van de ander. Met effectieve feedback benoem je de dingen die boven de waterlijn zitten: het concrete en zichtbare gedrag: Je bent voor de tweede keer deze week te laat op de training in plaats van Je bent niet gemotiveerd. Op deze manier borg je dat de ander ook bereid is om te luisteren naar je feedback, de feedback binnen te laten komen en voorkom je dat je de plank misslaat met jouw interpretatie van datgene wat onder water speelt. Over observeerbaar gedrag valt ook minder te discussiëren, dan over de interpretatie of oorzaak van het gedrag. Je kunt de ander natuurlijk wel vragen naar de dingen die onder water zitten: Je bent voor de tweede keer deze week te laat op de training, waar komt dat door? Of je eerste vermoeden te bevragen: Is het een kwestie van motivatie, of is er iets anders aan de hand? TIPS BIJ HET GEVEN VAN FEEDBACK IN GROEPEN Effectief feedback geven is al lastig genoeg en feedback geven in groepen brengt nog weer extra uitdagingen met zich mee. Let tijdens het geven van feedback tijdens een training dan ook op de volgende dingen: Verdeel je feedback over de deelnemers Borg dat je alle deelnemers evenredig feedback geeft. Feedback geven is immers ook een manier om de deelnemer te laten merken dat je hem ziet en waardeert. Vermijd vergelijkingen tussen deelnemers Gebruik dus geen woorden als de beste, de enige. En maak duidelijk dat wat voor de ene deelnemer werkt, niet noodzakelijkerwijs voor de andere deelnemer(s) werkt. Hou de feedback dus specifiek voor de betreffende deelnemer. Ga niet voor andere deelnemers praten Omdat je je verantwoordelijk voelt voor alle deelnemers, kun je in de valkuil vallen dat je namens de deelnemers feedback gaat geven. Toch is dat geen goed idee. Doordat jij heel veel praat komen andere deelnemers niet aan de beurt en ik merk dat ze dat vervelend vinden creëert niet alleen bij de betreffende deelnemer een vervelend gevoel, maar ook bij de andere deelnemers. Geef feedback vanuit jezelf en ga niet voor de deelnemers praten. Vertrouw daarbij ook op het zelfcorrigerend vermogen van de andere deelnemers en probeer de negatieve feedback namens jezelf te geven. Vermijd bij positieve feedback een mogelijke negatieve interpretatie Door woorden te gebruiken als Dat is goed, creëer je impliciet ook de boodschap (bij dezelfde en bij andere deelnemers) dat je dus ook dingen fout kan doen. Dit kan de druk bij deelnemers juist opvoeren, in plaats van zelfvertrouwen te vergroten. Het is dan effectiever om te praten in termen van voordelen en risico s en het gedrag van de deelnemer te koppelen aan de doelen van de deelnemer ( Zo n creatief CV zal je zeker helpen om een baan te vinden als leraar handvaardigheid ) Borg dat positieve feedback ook echt positieve feedback is Vanuit je eigen frustratie kan het gebeuren dat je met positieve feedback, juist een negatieve en onveilige sfeer creëert ( Hè hè, eindelijk iemand die het snapt! ). Hou dus goed in de gaten dat je positieve feedback ook gebruikt waarvoor het bedoeld is. Borg bij negatieve feedback voor voldoende veiligheid Kies bijvoorbeeld een moment waarop je de feedback individueel kan geven, of formuleer de negatieve feedback dusdanig dat er geen twijfels kunnen ontstaan over het feit dat de feedback gaat over het gedrag, niet over de persoon. Blijf waarde-neutraal Hou goed je doelen van de training voor ogen: je rol is niet om de deelnemers (nieuwe) waarden en normen bij te brengen (en al helemaal niet jouw waarden en normen). Maar om de deelnemers iets mee te geven waardoor zij effectiever in staat zijn om optimale participatie te realiseren. Borg dan ook dat je bij je feedback niet moraliserend overkomt, of er interpretaties of aannames in doorklinken.

3 Negatieve feedback Als professional heb je de belangrijke taak om cliënten te helpen zich te ontwikkelen, te groeien in hun zelfvertrouwen en zich vaardigheden eigen te maken. Het geven van negatieve feedback is een effectieve manier om gedragsverandering teweeg te brengen, zeker op korte termijn. Negatieve feedback kan verschillende doelen hebben, zoals: De ander inzicht te geven in de gevolgen van zijn ineffectieve gedrag Het laten uitdoven van ineffectief gedrag De ander helpen ineffectief gedrag om te zetten naar effectief gedrag Zorgen dat frustraties zich niet ophopen, maar worden besproken. Negatieve feedback = een uitspraak over ineffectief gedrag waarmee je wilt bereiken dat de ander dit gedrag uitdooft of ombuigt naar effectief gedrag Doorloop bij het geven van negatieve feedback de volgende stappen: 1) Benoem zo concreet mogelijk het gedrag dat je wil beïnvloeden Bedenk goed waar je je op wil richten. Bijvoorbeeld als iemand vaker te laat op de training is gekomen, is het belangrijk om jezelf af te vragen: Is dit wel gedrag waar ik aandacht aan wil besteden? Is het relevant om hierop te interveniëren, of leidt het vooral af van de doelen die ik wel heb met de training? Op welk gedrag wil ik de focus leggen: wil ik bijvoorbeeld de focus leggen op het op tijd komen? Of op het doorgeven dat je wat later komt, als het niet lukt om op tijd te komen? Benoem dit gedrag concreet, bijvoorbeeld met Je bent nu voor de derde keer te laat op de training, of Je hebt me vanochtend geen seintje gegeven dat je de start van de training niet zou halen. Hou het kort en krachtig, focus je op het doelgedrag en laat allerlei andere dingen achterwege en blijf boven de waterlijn van de ijsberg. Voorkom uitspraken zoals Je bent ook altijd te laat, Ik vind het respectloos wat je doet, of Je bent vandaag al voor de tweede keer te laat, terwijl je al achter loopt en je hebt waarschijnlijk ook de voorbereiding niet gedaan. 2) Benoem het gevolg van het gedrag Biedt de ander inzicht waarom het gedrag ineffectief is, bijvoorbeeld te benoemen wat de impact op jou is: Daardoor wordt het voor mij lastig om de training krachtig te starten, maar nog effectiever is om te benoemen wat de negatieve impact is voor de ander zelf en dan met name op iets wat voor de ander relevant is: Daardoor heb je het eerste onderdeel van de training gemist, terwijl je juist had aangegeven dat je daar heel nieuwsgierig naar was of Daardoor wordt het voor jou lastiger om de doelen te realiseren die je voor jezelf had gesteld. 3) Geef de ander ruimte om te reageren of om zijn visie te geven Dit kun je doen door even een stilte te laten vallen, maar ook door een vraag te stellen Kun je je daar iets bij voorstellen? of Hoe kijk jij daar naar?. 4) Vraag om een verandering, benoem een alternatief of ga samen op zoek naar een oplossing Je kunt beginnen met een vraag Wat kunnen we daar over afspreken? of een concrete suggestie doen: Zou je me een appje kunnen sturen als je voorziet dat je te laat gaat komen? Dan weet ik namelijk waar ik aan toe ben. Maar je kunt ook samen kijken naar oplossingen. Een ander aanspreken op ineffectief gedrag is niet altijd gemakkelijk of leuk. Voor jezelf niet en voor de ander niet. Hou dan ook in de gaten dat je negatieve feedback beter niet kan geven als: Er nog weinig veiligheid is en je nog aan het bouwen bent aan je referent power Op het moment dat de deelnemer nog weinig veiligheid ervaart, is de kans klein dat hij de negatieve feedback echt laat binnenkomen en (dus) effect heeft. Het is effectiever om eerst te bouwen aan een veilige leeromgeving en aan je referent power, voordat je negatieve feedback gaat geven.

4 Je zelf heel boos, gefrustreerd of persoonlijk geraakt bent Zorg dan dat je emoties eerst even zakken, voordat je feedback geeft aan een ander. Als dat niet lukt, kom dan op een later moment er met de ander op terug en benoem waarom je zo kwaad of gefrustreerd was. Als de ander heel boos, gefrustreerd of onzeker is Als er heftige emoties bij de ander zijn, is de kans klein dat de feedback aankomt. Kies dan ook je moment om feedback te geven. Geef de ander ruimte om even af te koelen en ga pas daarna het gesprek aan. Of herhaal op een later moment je feedback. Anderen het kunnen horen Als er andere mensen bij zijn, bijvoorbeeld in een training, wordt het snel onveilig en is de kans groot dat de deelnemer meer bezig is met wat de anderen ervan vinden dat hij negatieve feedback krijgt. Loop dan met even weg van de groep, of bewaar de feedback voor een ander moment. Het geven van negatieve feedback is een effectieve manier om gedragsverandering teweeg te brengen, zeker op korte termijn. Maar zorg ook voor aandacht op de dingen die niet goed gaan. Let daarom op dat je ook aandacht besteed aan dingen die wel goed gaan. Positieve feedback geven Positieve feedback zet je in om te zorgen dat effectief gedrag van anderen wordt bekrachtigd en wordt herhaald. Doordat de ander beloond wordt voor specifiek gedrag zal hij eerder geneigd zijn om dat gedrag in de toekomst vaker te laten zien. Positieve feedback is een van de meest krachtige instrumenten voor gedragsverandering en heeft veel positieve effecten: Meer zelfvertrouwen bij de ander Hogere bereidheid om nieuwe dingen te proberen Effectief gedrag wordt vaker vertoond Versterkte relatie en meer (wederzijds) vertrouwen. Positieve feedback = een uitspraak over effectief gedrag van de ander waarmee je een specifiek doel wil bereiken Door deze voordelen is het interessant om veel positieve feedback te geven en minder negatieve feedback. Vaak wordt gedacht dat je alleen leert van negatieve feedback, maar dat is absoluut niet zo: je kunt van positieve feedback heel veel leren! Zorg bij positieve feedback dat je: Regelmatig geeft en afwisselt wanneer (dus niet elke ochtend op hetzelfde moment) De manier aanpast aan de ander Het concreet maakt. Dus niet Goed gedaan, joh! maar: Je bent al 3 weken op tijd op je werk, terwijl dat eerder maar moeilijk lukte. Je bent je echt aan het ontwikkelen! Dat je die ook geeft als anderen erbij zijn. Positieve feedback heeft veel voordelen. Maar wanneer je erin doorschiet of het op een onhandige manier geeft kan het minder effectief worden. Bijvoorbeeld omdat anders de feedback niet geloven. Zorg daarom dat: Je feedback alleen geeft als je het oprecht meent. Je kunt natuurlijk wel kleine dingen die je waardeert, uitvergroten. Je feedback ondersteunt met de passende lichaamshouding. Maak oogcontact, sta rechtop en praat enthousiast. Laat zien dat je het meent.

5 Specifieke positieve feedback Positieve feedback is een belangrijke en effectieve manier om aan het zelfvertrouwen te bouwen. Als je de techniek van specifieke positieve feedback toepast, kun je met deze feedback ook heel gericht gedrag sturen. Omdat de deelnemer bij specifieke positieve feedback meer zicht heeft op welk gedrag het is dat beloond wordt met een compliment, weet hij ook beter welk gedrag hij vaker moet vertonen om wederom die beloning te krijgen. De beloning zit echter niet alleen in de positieve feedback, maar door de specifieke positieve feedback weet hij ook waarom hij een compliment krijgt en waarom het voor hem persoonlijk handig/effectief is om dat gedrag vaker te vertonen. Specifieke positieve feedback = een uitspraak over effectief gedrag met als doel dat de deelnemer dit gedrag vaker laat zien, ook buiten de training Specifieke positieve feedback is een techniek die expliciet gericht is op het sturen van gedrag. Omdat de deelnemer bij specifieke positieve feedback meer zicht heeft op welk gedrag het is dat beloond wordt, weet hij ook beter welk gedrag hij vaker moet vertonen om wederom die beloning te krijgen. De beloning zit echter niet alleen in de positieve feedback, maar door de specifieke positieve feedback weet hij ook waarom hij een compliment krijgt en waarom het voor hem persoonlijk relevant e zinvol is om dat gedrag vaker te vertonen. Specifieke positieve feedback gaat dus een stap verder dan positieve feedback, of een compliment: je borgt namelijk niet alleen een gevoel van (zelf)waardering bij de ander, maar ook gedragsverandering. Specifieke positieve feedback kent de volgende stappen: 1) Benoem het gedrag dat je wil bekrachtigen, zo concreet mogelijk en spreek je waardering uit Bijvoorbeeld a) Wat ontzettend mooi om te horen dat je bent gaan inventariseren welke cursussen er zijn gericht op omgaan met geld... of b) Ik vind het echt heel erg knap dat je na de teleurstelling over de afwijzingen op je laatste sollicitatiebrieven, toch bent doorgegaan met brieven schrijven 2) Maak het persoonlijk relevant door een link te leggen naar: Een persoonlijke waarde of eigenschap: a) dit laat zien dat je iemand bent die initiatief durft te nemen en die graag wil leren b) dat laat zien dat je een enorme doorzetter bent en je je niet uit het veld laat slaan.. Het positieve effect op het realiseren van zijn doelen: a) op deze manier ga je er zelf voor zorgen dat je op een andere manier met je geld om leert gaan. b) daardoor gaat het je zeker weten lukken om werk te vinden. Het positieve effect voor de deelnemer of voor anderen: a) op die manier leer je het ook het meest b) daarmee ben je inspirerend voor ons allemaal Voordelen van specifieke positieve feedback ten opzichte van gewone feedback zijn dus: Het is geloofwaardiger en heeft daarom meer impact op zelfvertrouwen De deelnemer weet om welk gedrag het gaat en weet dus beter welk gedrag zinvol is om vaker te vertonen De koppeling aan persoonlijk relevante doelen maakt de kans helemaal groot dat de ander het effectieve gedrag vaker gaat vertonen. De motivatie om het gedrag vaker te laten zien, is immers gekoppeld aan iets wat de ander zelf belangrijk vindt.