Algemene Ledenvergadering Tennis Club De Rhijenhof d.d. 1 december 2014

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering Tennis Club De Rhijenhof d.d. 1 december Opening 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen 4. Nieuwe bestuursleden 5. Resultaten ledenenquete 6. Beleidsplan TCR 7. Logo TCR 8. Begroting Rondvraag 10. Afsluiten

2 Resultaten ledenenquête Tennis Club de Rhijenhof (TCR) Inleiding In augustus en september 2014 is de leden van de Tennis Club de Rhijenhof gevraagd naar hun mening over de vereniging. Hieronder een samenvatting op hoofdpunten. De vervolgstappen die genomen worden naar aanleiding van de resultaten worden door de TCR besproken met de belanghebbenden en verwerkt in het TCR beleidsplan. De leden worden geïnformeerd over wat er met hun input is gebeurd. Algemeen De enquête is alleen gehouden onder senior leden en ingevuld door 72 leden (47 heren en 25 dames). Tijdens de enquête had de vereniging 410 senior leden (264 heren en 146 dames). De respons was ongeveer 17,5% en evenwichtig verdeeld over de verschillende soorten leden (man/vrouw/leeftijd). De enquête is voornamelijk ingevuld door leden tussen de 35 en 50 jaar (37x) en leden ouder dan 50 jaar (22x). De meesten zijn langer dan 1,5 jaar (32x) en langer dan 5 jaar (30X) lid. Het spelniveau ligt voornamelijk op 5-7 (40x) en 8-9 (25x). We spelen gemiddeld twee keer per week tennis en doen dat voornamelijk op woensdag- en dinsdag avond en vrijwel nooit op zaterdag. De avonden zijn het drukst. (Nog verder uitwerken) Een gezellige club of sterke competitieteams Totaal Heren Dames Gezellig Sterke teams Geen mening NB 1 lid heeft geen geslacht ingevuld en is meegenomen onder heren Conclusie: We willen toch vooral gezelligheid, daarvoor kiest ruim 80%. De leden die sterke teams willen vormen echter ook een aanzienlijke groep. Tennisschool Burgersdijk 45 van de leden hebben les genomen en zijn over het algemeen tevreden over de kwaliteit van de leraar. De opmerkingen en suggesties worden besproken met tennisschool Burgersdijk. TCR activiteitencommissie De verschillende activiteiten worden door ongeveer de helft van de leden bezocht. De tennisactiviteiten in de winter, het clubtoernooi en openingstoernooi worden het best bezocht. De leden vinden dat er over het algemeen voldoende activiteiten georganiseerd worden. De vele leuke tips en suggesties worden besproken met de activiteiten commissie. Grand Café de Rhijenhof De leden zijn tevreden over de dienstverlening en het assortiment van het Grand Café de Rhijenhof. De tips en suggesties over de bediening en het assortiment worden aangeboden en besproken met Grand Café de Rhijenhof.

3 Het sportcentrum de Rhijenhof De leden zijn tevreden over de buitenbanen. De opmerkingen en suggesties worden besproken met het sportcentrum de Rhijenhof. TCR ledenadministratie De leden zijn tevreden over de bereikbaarheid en dienstverlening van de ledenadministratie. Afhangsysteem Het grootste deel van de leden (41x) is tevreden over het huidige afhangsysteem en een kleiner deel is ontevreden (20x). Een meerderheid van de leden(43x) geeft de voorkeur aan een digitaal afhangsysteem. Communicatie TCR De leden zijn tevreden over de informatievoorziening door de TCR en waarderen de website met een voldoende (30x) of een goed (21x). De website wordt regelmatig bezocht door de leden e n veel (56x) van de leden geven aan de TCR via Facebook te volgen. Ook willen veel leden (51x) een nieuwsbrief ontvangen. De tips en suggesties worden besproken met de communicatie commissie. Nieuw logo TCR Een meerderheid van de leden (48x) spreekt zicht uit voor een nieuw logo om de identiteit van de vereniging te versterken, terwijl een minderheid (21x) tevreden is met het huidige logo. Vrijwilligers Een meerderheid van de leden (48x) geeft aan dat zij niet beschikbaar zijn voor vrijwilligerswerk tbv de vereniging en 23 leden willen zich inzetten voor de vereniging.

4 Beleidsplan Tennisclub De Rhijenhof (TCR) Versie : 1.3 Status : Concept Opdrachtgever : Bestuur TCR Datum : 22 juli 2014 Auteur : Lucia Lelieveld 1

5 Opzet van dit plan 1. Inleiding 2. Doel 2.1 Ontwikkeling ledenaantal 2.2 Ontwikkeling spelniveau 2.3 Ontwikkeling omgeving sportpark 2.4 Financieel 2.5 Technologische ontwikkeling 2.6 Concurrentie 2.7 SWOT analyse 3. Organisatie 3.1 Opzet van de vereniging 3.2 Samenstelling, taken en bevoegdheden van het bestuur 3.3 Samenstelling, taken en bevoegdheden van de deelcommissies 3.4 Belanghebbenden en communicatie over en weer 2

6 1 Inleiding De Tennis Club Rhijenhof is een gezellige, stabiele en financieel gezonde tennisvereniging. Het bestuur van de vereniging is na een periode door alleen een voorzitter te zijn bestuurd, uitgebreid van 1 naar 6 bestuursleden. Daarbij zijn actieve jeugd- en activiteiten commissies ontstaan die goed gewaardeerd worden door de leden. Er is een goede samenwerking met de partners op het tennispark De buitenbanen waar TCR gebruik van maakt worden gedeeld met parkkaarthouders en tennisschool Burgersdijk. De TCR is volop in ontwikkeling. Er is behoefte aan helder beleidsplan waarin de vereniging de koers voor de komende 3 tot 5 jaar vastlegt. 2 Doel Het bestuur van TCR heeft in de bestuursvergadering van 25 maart 2014 drie doelstellingen voor de komende 3 tot 5 jaar geformuleerd. Het Bestuur wil zich bij haar acties richten op de volgende 3 speerpunten: Gezellige, bloeiende vereniging, iedereen moet het naar de zin hebben en minimaal 15% van het aantal leden doet mee aan de activiteiten. Behoud van het aantal leden op minimaal 500 tot maximaal 700 leden uit alle lagen van de bevolking. (exclusief parkkaarthouders, maximaal 500 senioren en 200 junioren) Tennis spelen op recreatief niveau. De leden faciliteren om op een voor hen zo hoog mogelijk niveau competitietennis te spelen. Toptennis is geen doel. Om de beoogde doelen te realiseren moeten keuzes worden gemaakt en beleidsthema s worden vastgesteld die breed gedragen worden door de leden en uitgevoerd door het bestuur. Een duidelijke koers afgesproken, waarin acties zijn verwerkt tot actieplannen en waarbij deze op prioriteit ingepland- en uitgevoerd worden door de daarvoor verantwoordelijke commissies. Het TCR bestuur moet gaandeweg dit proces de voortgang en de door TCR vastgestelde doelen goed bewaken door regelmatig commissie vergaderingen bij te wonen en ervoor te zorgen dat de communicatie van de commissies onderling en met de leden optimaal is. De door het bestuur voorgestelde missie moet worden voorgelegd aan de TCR leden in de najaarsvergadering Ontwikkeling ledenaantal Ledenaantal Senioren Junioren Totaal Ontwikkeling spelniveau Ontwikkeling speelsterkte Heren enkel Top 100 TCR 6,13 6,32 6,61 6,65 3

7 Dames enkel Top 50 TCR 6,73 6,68 6,90 7,10 Heren dubbel Top 100 TCR 6,03 6,18 8,54 6,66 Dames Dubbel Top 50 TCR 6,63 6,74 6,78 7, Ontwikkeling omgeving Sportpark In de naaste omgeving van het sportpark zijn nieuwbouw wijken Wateringse Veld en Essellanden gerealiseerd. De vereniging heeft weinig zicht op de samenstelling van de huishoudens en de achtergronden van de bewoners. Dit geldt ook voor de bewoners van het nabijgelegen dorp Wateringen. Actie: bij onze wervingsactiviteiten de ledenlijsten analyseren. 2.4 Financieel Er zijn beperkte middelen om activiteiten te ontwikkelen en er zijn geen subsidies beschikbaar. TCR heeft weinig sponsors en geen actieve sponsorcommissie. Actie: dit onderwerp verder uitwerken door nieuwe sponsorcommissie. 2.5 Technologische ontwikkeling De communicatie met leden en derden komt meer onder invloed van internet, en sociale media. Actie: dit onderwerp en mogelijkheden verder uitwerken door de communicatie commissie. 2.6 Concurrentie In de directe omgeving van het sportpark zijn een voetbalvereniging en een hockeyvereniging actief. In de nabije omgeving zijn meerdere tennisverenigingen actief. Actie: nagaan waarom voor een bepaalde vereniging/sport gekozen wordt 2.7 SWOT analyse Door het uitvoeren van een SWOT-analyse heeft de TCR zich een beeld gevormd van de situatie waarin zij verkeert of terecht kan komen. Met de belangrijkste uitdagingen inzichtelijk wil het bestuur haar strategische koers bepalen c.q. aanpassen. Sterk Stabiel Financieel gezond Heldere visie Senioren activiteiten in opmars Jeugd activiteiten in opmars Goede samenwerking met partners op SC 4

8 Zwak Weinig vrijwilligers Weinig betrokkenheid Geen actief bedrijven netwerk Weinig sponsors Vereniging heeft geen eigen identiteit en is niet transparant Belangenverstrengeling Vereniging en Sportcentrum Te weinig activiteiten voor senior leden Bestuursleden doen teveel operationele dingen Kans Parkkaarthouders lid maken van vereniging (dmv competitie) Nieuwbouw Wateringse Veld, met veel jonge sportieve gezinnen Leads via scholen, kinderen/partners/ouders die al tennis spelen Beter communiceren Versterken identiteit Bedreiging Weinig vrijwilligers Veel sportverenigingen in de naaste omgeving Samenwerking Sportcentrum optimaal houden Geen financieel draagvlak bij tennis voor het hele gezin Leden zeggen op aan het einde van het seizoen Blessures onder de leden Actie: uitwerken van de punten uit de SWOT analyse door het bestuur en deze stuk voor stuk onderbrengen in beleidsthema s en/of commissies. 3 Organisatie 3.1 Opzet van de vereniging De vereniging bestaat in 2014 uit 5 bestuursleden (2 vacatures). Het kost moeite de bestuursfuncties in te vullen. Een aantal bestuursleden voert naast de bestuurlijke taken ook operationele taken uit. De TCR heeft een actieve jeugd- en activiteitencommissie, maar heeft daarnaast behoefte aan een sponsorcommissie, een communicatie commissie en een technische commissie. De huidige commissies worden aangestuurd door zittende TCR (bestuurs)leden, waardoor veel uitvoerende taken bij bestuursleden terecht komen. Per saldo is er slechts een klein aantal (bestuurs) leden waar de vereniging op steunt. Deze (bestuurs)leden worden zwaar belast waardoor het risico bestaat dat de (jeugd) activiteiten moeten staken als zij hun functie neerleggen. Doordat de 5

9 bestuursleden zich regelmatig met uitvoerende taken bezighouden is er weinig aandacht voor een beleidsmatige aanpak. Deze aanpak is noodzakelijk als de TCR de gestelde doelen wil realiseren en de processen binnen de vereniging wil beheersen. TCR moet naar een bestuur toe, wat toeziet op het uitvoeren van de vastgestelde beleidsthema s om haar doelen te kunnen realiseren. De commissies moeten worden ingevuld, versterkt en aangestuurd door een TCR lid, die als ambassadeur/voorzitter van de betreffende commissie fungeert. Actie: uitwerken hoe het bestuur en commissies optimaal ingericht kunnen worden. 3.2 Samenstelling, taken en bevoegdheden van het bestuur Ineke Truyts Leen van der Knoop André van Steekelenburg Wesley van Steekelenburg Lucia Lelieveld : Bestuurslid TCR, secretaris en activiteitencommissie : Bestuurslid TCR, penningmeester : Bestuurslid TCR, algemene zaken : Bestuurslid TCR, technische commissie : Bestuurslid TCR, voorzitter 2 x vacature : Het geniet de voorkeur om operationele- en bestuurlijke taken zoveel mogelijk te splitsen. Actie: uitwerken hoe het bestuur optimaal georganiseerd is. 3.3 Samenstelling, taken en bevoegdheden van de commissies Commissies: Activiteitencommissie Jeugdcommissie Technische commissie, competitie senioren en samenhang jeugd Sponsorcommissie Public Relations commissie De commissies functioneren onafhankelijk van het bestuur en hebben/formuleren ieder hun eigen doelstellingen. Actie: inventariseren of dit de optimale samenstelling van commissies is. 3.4 Belanghebbenden en communicatie over en weer Belanghebbenden spelen een belangrijke rol bij het uitwerken van activiteiten en ontwikkelingen binnen de TCR. Zij bepalen voor een belangrijk deel de uitstraling van de vereniging en de kaders waarbinnen de TCR opereert. Door goed en structureel overleg met de belanghebbenden te voeren kunnen de TCR en belanghebbenden elkaar op veel gebieden versterken. 6

10 Belanghebbenden: Sportcentrum de Rhijenhof Burgersdijk tennis Grand Café de Rhijenhof Sportschool Fysiolife Squash Jeugdleden TCR Senior leden TCR Parkkaarthouders Derden KNLTB Sponsors Actie: werk gewenste communicatie over en weer uit met deze belanghebbenden 7

11 TENNIS CLUB DE RHIJENHOF BEGROTING 2015 RESULTATENREKENING TOTAAL Begroting 2015 INKOMSTEN post Begroting 2015 Toelichting Begroting Opbrengst contributie sen, 98 jun Rente 1a 300 Opbrengst competitie 1b deelnemers Extra inleg activiteiten 2 - Sponsoring niveau Totaal inkomsten UITGAVEN post Begroting 2015 Toelichting Begroting Afdracht parkkaarten sportpark / 92/ 57/ 37 Afdracht KNLTB bijdrage leden per lid Tennisballen vnl competitie Afdracht tennisschool 7 - Algemene kosten specif. zie hieronder Reservering 15- jarig jubileum 9 - Activiteiten /50 jeugd/senioren Onvoorzien Totaal uitgaven Resultaat : inkomsten - uitgaven Resultaat Specificatie post [8] Algemene Kosten Omschrijving Begroting 2015 Toelichting Begroting Drukwerk/nieuwsbrieven folders etc 13 - Heffingen/contributies 14 - Boetes KNLTB 15 - Portikosten Bankkosten Kantoorkosten 18 - Cursus VCL Bijdrage tennislessen jeugd Actie gratis lid WA verzekering PC leden 50% Representatie cons. Bloemen,prijzen Senioren activiteiten 27 - Website Overige kosten 29 - Totaal Algemene Kosten TCR Begroting 2015 v3 (versie 1).xlsb

12 TENNIS CLUB DE RHIJENHO BEGROTING 2015 TENNIS CLUB DE RHIJENHOF BEGROTING OP ONDERDELEN RESULTATENREKENING INKOMSTEN post Opbrengst contributie 1 Rente 1a Opbrengst competitie 1b Extra inleg activiteiten 2 Sponsoring 3 Totaal inkomsten UITGAVEN post Afdracht parkkaarten sportpark 4 Afdracht KNLTB bijdrage leden 5 Tennisballen 6 Afdracht tennisschool 7 Algemene kosten 8 Reservering 15- jarig jubileum 9 Activiteiten 10 Onvoorzien 11 Totaal uitgaven Resultaat : inkomsten - uitgaven Specificatie post [8] Algemene Kosten Omschrijving Drukwerk/nieuwsbrieven Heffingen/contributies 14 Boetes KNLTB 15 Portikosten 16 Bankkosten 17 Kantoorkosten 18 Cursus VCL Bijdrage tennislessen jeugd 21 Actie gratis lid 22 WA verzekering 23 PC leden 50% Representatie 26 Senioren activiteiten 27 Website 28 Overige kosten 29 Totaal Algemene Kosten A B D Contributie Competite Sponsoring Begroting 2015 Toelichting Begroting 2015 Toelichting Begroting 2015 Toelichting Inkomsten Inkomsten Inkomsten sen/jun/pup/mini - aantal 346/39/59/0 185/ 120/ 85/ 65 v deeln ca niveau overig Uitgaven Uitgaven Uitgaven / 92/ 57/ per lid teams blikken prijzen, cons. 500 evenement, drukw Specificatie post Algemene Kosten Alg. Kosten Alg. Kosten Alg. Kosten bloem cons, vaan 500 sponsorevenem TCR Begroting 2015 v3 (versie 1).xlsb

13 TENNIS CLUB DE RHIJENHO BEGROTING 2015 RESULTATENREKENING INKOMSTEN post Opbrengst contributie 1 Rente 1a Opbrengst competitie 1b Extra inleg activiteiten 2 Sponsoring 3 Totaal inkomsten UITGAVEN post Afdracht parkkaarten sportpark 4 Afdracht KNLTB bijdrage leden 5 Tennisballen 6 Afdracht tennisschool 7 Algemene kosten 8 Reservering 15- jarig jubileum 9 Activiteiten 10 Onvoorzien 11 Totaal uitgaven Resultaat : inkomsten - uitgaven E F G Trainingen Activiteiten Secretariaat Jeugd commissie Begroting 2015 Toelichting Begroting 2015 Toelichting Begroting 2015 Toelichting Inkomsten Inkomsten Inkomsten bijdrage park Uitgaven Uitgaven Uitgaven 300 RENTE 166 knltb clubbijdrage totale bijdrage zie hieronder /50 jeugd / sen 200 open dag onnvoorzien Specificatie post [8] Algemene Kosten Omschrijving Drukwerk/nieuwsbrieven Heffingen/contributies 14 Boetes KNLTB 15 Portikosten 16 Bankkosten 17 Kantoorkosten 18 Cursus VCL Bijdrage tennislessen jeugd 21 Actie gratis lid 22 WA verzekering 23 PC leden 50% Representatie 26 Senioren activiteiten 27 Website 28 Overige kosten 29 Totaal Algemene Kosten Alg. Kosten Alg. Kosten Alg. Kosten bijdrage alv, verg TCR Begroting 2015 v3 (versie 1).xlsb

14 Toelichting begroting 2015: De begroting is sluitend. A contributie : Contributiebedragen gelijk gehouden, afdracht aan KNLTB en Park ook. 100 opzeggingen ingecalculeerd (20%) We houden hier dan op over B Competitie: Zelfde deelname als 2014 aangehouden. KNLTB competitie bijdrage 25 pp, World Tour 10 pp. We houden in totaal op over. Vraag: sluitend maken door kosten te drukken of hogere bijdrage te vragen? C - verdwenen (voor en najaarscompetitie is samengevoegd) D Sponsoring : Niveau hogere opbrengsten 2014 aangehouden, ook evenement voor sponsors begroot. We houden dan nog 2000 die we feitelijk gebruiken voor meer kosten voor activiteiten (zie ook E) E Trainingsbijdrage jeugd De eigen bijdrage van de niet selectie gaat van 60 naar 70 in dit voorstel, waardoor onze bijdrage verlaagd wordt. In dit voorstel gaat 1500 naar selectie van 20 personen (die dan wel zelf 240 zelf betalen) en 2450 naar 100 niet selectiespelers. Sportcentrum draagt in dit voorstel 1500 bij. Resteert 1950 kosten voor de club. Was 3000 in 2014 begroting F Activiteitencommissie In die voorstel gaat 2313 naar jeugdactiviteiten en 2485 naar activiteiten voor de senioren. Niveau is stuk hoger dan in 2014, maar dat betalen we feitelijk uit verhoogde sponsoropbrengsten (is ook bedoeling van sponsor opbrengsten) Activiteiten commissie moet nog wel senioren activiteiten beoordelen (moet wel voor ALLE senioren bedoeld zijn?) G Bestuurskosten Geen wijzigingen, spreekt voor zichzelf.