SAMEN OP WEG NAAR EEN BLOEIEND 2018 ALGEMEEN BELEIDSPLAN TENNISVERENIGING BERGENSHUIZEN

Transcriptie

1 SAMEN OP WEG NAAR EEN BLOEIEND 2018 ALGEMEEN BELEIDSPLAN TENNISVERENIGING BERGENSHUIZEN Pagina: 1 van 10

2 INHOUDSOPGAVE 1... Inleiding Missie Visie Belanghebbenden Sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen Financiële analyse Doelstellingen Strategische punten Structuur Algemeen Technische commissie Sponsorcommissie Parkbeheercommissie Paviljoencommissie Dagelijks bestuur Ledenadministratie Communicatie Beleid Pagina: 2 van 10

3 1 Inleiding In 2013 is een werkgroep, bestaande uit Jan Bloo, Ad Saris, Anne-Marie Scheffers, Ardjan Stegehuis, Jeroen van Venrooij en Rolf de Wilde diverse malen bijeen geweest om een nieuw beleidsplan voor TVB op te stellen. Dit is een vernieuwing van het voorgaande beleidsplan. De eerste resultaten en beleidspunten zijn in juni gepresenteerd aan een representatieve groep van de vereniging met als doel extra punten als aanvulling op het concept te krijgen en draagvlak te creëren. Na presentatie aan het bestuur zijn na de zomervakantie de diverse commissies aan de slag gegaan met actieplannen voor hun beleidsgebied. Deze zijn niet opgenomen in het algemene beleidsplan. Het verenigingsbeleidsplan is bedoeld als richtlijn voor de komende jaren en geldt als basis voor de jaarlijkse actieplannen en het jaarlijks budget. Mocht tussentijdse bijstelling van het beleid noodzakelijk zijn, dan wordt door het bestuur hiervoor een voorstel geformuleerd. Wij als werkgroep gaan ervan uit dat dit beleidsplan een goede aanzet is om onze doelstelling waar te maken. 2 Missie Samen op weg naar een bloeiend 2018 Wie wij zijn en waar we voor staan, hebben we verwoord in onze missie. Tennisverenging Bergenshuizen is dé tennisvereniging in Vught voor de leeftijdsklasse 6-86, waarbij recreatief en prestatief tennis hand in hand gaan. Sociale contacten en gezelligheid zijn daarnaast bindende factoren voor haar leden. Respect voor elkaar en het milieu, sportiviteit en er zijn voor elkaar staan hoog in het vaandel. TVB is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en neemt deze mee in haar besluitvorming. 3 Visie Hoe wij onze vereniging in de toekomst zien, hebben we verwoord in onze visie. TVB is dé tennisclub in Vught met een gezonde exploitatie en financieel onafhankelijk, waarbij de leden het clubbelang stellen boven eigenbelang. TVB beschikt over voldoende vrijwilligers en heeft een goed onderhouden accommodatie die genoeg ruimte biedt om haar activiteiten uit te voeren. Er is een evenwichtige opbouw in de verschillende leeftijdsgroepen. Er is ruimte voor diverse vormen van competitief en recreatief tennis. Leden van TVB vinden normen, waarden en het meewerken aan duurzaamheid vanzelfsprekend. Zij nemen nieuwe leden gastvrij op en juniorleden stromen moeiteloos door naar de senioren. Pagina: 3 van 10

4 4 Belanghebbenden Als vereniging hebben wij te maken met belanghebbenden, zowel intern als extern. Het is goed deze te onderkennen en het beleid hierop te richten omdat wij belang hebben bij deze groepen en zij invloed hebben op onze vereniging. Analyse van de belangrijkste belanghebbenden laat het volgende beeld zien. Als belangrijke groep wordt aangemerkt: - Leden - Vrijwilligers - Trainers - KNLTB - Leveranciers Bij deze groep hebben wij veel belang en is de invloed op onze vereniging groot. Voor deze belanghebbenden geldt dat de prioriteit van communicatie en alert zijn op klachten en opmerkingen hoog is. De tweede groep bestaat uit: - Sponsors - Ouders - Gemeente Vught - Scholen Het belang van deze groep voor TVB is bovengemiddeld. Het is belangrijk om deze groep op de hoogte te houden en te informeren wat TVB kan bieden. Communicatie blijft in dezen van belang. De laatste groep bestaat uit: - Collega verenigingen - Banken Hoewel deze belanghebbenden een rol spelen in onze vereniging ligt hier geen prioriteit. Dit betekent echter niet dat zij uit het oog verloren moeten worden. Pagina: 4 van 10

5 5 Sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen Uitgaande van de huidige situatie van de vereniging, hebben we een inventarisatie gemaakt van onze sterke en zwakke punten en gekeken welke kansen en bedreigingen er in onze omgeving zijn. Dit om te analyseren wat onze vereniging kan betekenen voor onze doelgroepen en met welke punten rekening gehouden moet worden om op langere tijd te blijven bestaan. Vervolgens zijn de belangrijkste punten gebruikt om te onderzoeken hoe wij optimaal gebruik kunnen maken van de kansen en hoe we de bedreigingen te lijf kunnen gaan. Sterkten - Tennis op diverse niveaus - Gezelligheid - Financiële positie - Trainingsfaciliteiten - Goed onderhouden accommodatie Kansen - Trend naar meer bewegen - Subsidie voor verschillende doelgroepen - Vergrijzing - Tennis is voor alle leeftijden Zwakten - Structurele afname totaal aantal leden - Verloop bij jeugdleden - Wachttijden op de baan - Onvoldoende samenwerking tussen commissies Bedreigingen - Economische situatie in Nederland - Concurrentie andere tennisverenigingen in Vught - Individualisering maatschappij - Concurrentie andere sporten - Jongeren binden zich niet Deze kansen, bedreigingen, sterkten en zwakten monden uit in de volgende uitspraken: Onze sterke punten tennis op diverse niveaus, gezelligheid, trainingsfaciliteiten en goed onderhouden accommodatie, zijn punten die we goed kunnen gebruiken om de bedreigingen individualisering maatschappij, concurrentie van andere sporten, concurrentie van andere tennisverenigingen en jongeren binden zich niet, tegen te gaan. Ook helpen zij om de kansen trend naar meer bewegen, subsidie voor verschillende doelgroepen, tennis is een sport voor alle leeftijden en vergrijzing, te verzilveren. Voorwaarden om dit succesvol te verwezenlijken zijn een betere samenwerking tussen de verschillende commissies, goede communicatie en actieve meting van de voortgang. Er zijn zwakke punten aan te wijzen die de bedreigingen van buitenaf alleen maar versterken. Deze punten moeten zo snel mogelijk worden aangepakt, omdat deze het voortbestaan van TVB op termijn kunnen bedreigen. Deze punten zijn: structurele afname totaal aantal leden, verloop bij jeugdleden en wachttijden op de baan. Vooral de structurele afname van het totaal aantal leden, vanaf 2010 gemiddeld 3% per jaar, is een bedreiging voor de continuïteit van TVB. Deze trend is ook te herkennen in de financiële rapportage. De inkomsten contributies lopen terug, terwijl de reguliere kosten toenemen. Door de sterke financiële positie en de positieve cashflow door afschrijving, kan TVB dat nog lange tijd volhouden. Het is echter wel zaak om deze trend om te buigen. De afname van jeugdleden is ook een bedreiging voor de hoogte van de subsidie van de gemeente Vught. Pagina: 5 van 10

6 6 Financiële analyse Om een beeld te krijgen van de risico s met betrekking tot de financiële positie van TVB zijn de jaarrekeningen van 2008 tot en met 2012 geanalyseerd. Vervolgens is een trendanalyse uitgevoerd op de jaren 2013 tot en met 2017, waardoor je inzichtelijk krijgt hoe je financiële positie er in 2018 uit komt te zien wanneer je geen beleidsmaatregelen neemt. Uitkomst van de analyse is een neergaande trend in resultaat. Belangrijkste oorzaak is een daling van het ledenaantal, wat ervoor zorgt dat de inkomsten afnemen. De kosten vertonen een stijgende lijn. Duidelijk is dat er bij ongewijzigd beleid en gelijke neergaande trend, langzaam een probleem gaat ontstaan en wij onze ambities niet waar kunnen maken. Na analyse van de balans van de jaren 2008 tot en met 2012, mogen we zeggen dat onze vereniging het stempel gezond met ere mag dragen. Er is een hoog werkkapitaal en we kunnen zowel op korte als op de lange termijn onze schulden voldoen. Hoewel onze financiële situatie momenteel gezond is, zijn er wel kanttekeningen te plaatsen. 1. Hoewel het werkkapitaal per eind 2012 hoog is, staan op korte termijn de uitgaven voor de renovatie van zes banen op het programma. Gezien de uitgaven voor de renovatie van de eerste vier banen, worden deze uitgaven geschat op euro. Dit reduceert het werkkapitaal extra. 2. De renteninkomsten dekken de inflatie niet af. Op zich is dit niet verwonderlijk en zolang het spaargeld niet gebaseerd is op uitgaven in de toekomst tegen nu geldende prijzen, geeft dit geen problemen. 3. Sinds 2009 is een dalende tendens te bespeuren in de netto inkomsten. Onze vereniging wordt afhankelijk van andere inkomsten dan contributies om haar vaste kosten te kunnen blijven betalen en de opbrengst sponsoring, paviljoen en subsidie van de gemeente Vught zijn nodig om trainingen en toernooien te kunnen blijven organiseren en om te reserveren voor noodzakelijke uitgaven. 4. Het aantal leden, met name het aantal jeugdleden, loopt sinds 2010 terug. Dit heeft negatieve consequenties voor de inkomsten uit contributies en voor de subsidie van de gemeente. 5. De gemiddelde inkomsten per lid lopen terug. Ook dit heeft een negatieve consequentie voor de inkomsten uit contributies. Dit effect wordt versterkt door de terugloop in aantal leden. 6. De trend voor de resultaten is negatief. Dit geeft aan dat onze vereniging niet ontkomt aan een beleidswijziging en strategiewijziging. Een nieuwe structuur zal hieraan bij moeten dragen en meetinstrumenten worden onontbeerlijk om de trend en de gevolgen van een beleidswijziging en strategiewijziging te kunnen volgen en sturen. Pagina: 6 van 10

7 7 Doelstellingen Vanuit onze visie en de analyse van de huidige situatie, hebben wij voor onze gewenste situatie de volgende doelen tot 2018 geformuleerd: - Evenwicht in tennis op alle niveaus. - Kundige trainers. - Behoud aantal seniorleden. - Groei in aantal juniorleden. - Evenwichtige opbouw in leeftijdsgroepen. - Acceptabele wachttijden op de baan. - Financieel onafhankelijk. - Voldoende sponsors. - In stand houden goede accommodatie. - Gezelligheid en sociale contacten. - Leden zien clubbelang boven eigen belang. - Leden houden zich aan normen en waarden. - Voldoende vrijwilligers. - Goede communicatie naar de verschillende doelgroepen en belanghebbenden. 8 Strategische punten 1. De trendanalyse geeft aan dat de achteruitgang in de opbrengsten bestuur wordt veroorzaakt door teruglopende sponsorinkomsten, teruglopende afkoop en boetes bardienst en teruglopende inkomsten uit contributies. De gemiddelde contributie per lid neemt licht toe. De daling in contributies is te wijten aan het teruglopend aantal leden. Een mogelijke strategie is het vinden van meer sponsors en het aanbieden van andere vormen van sponsoring. De sponsorcommissie gaat hiervoor een plan maken. Daarnaast is het noodzakelijk om de structurele teruggang in het aantal leden een halt toe te roepen en onze verenging aantrekkelijk te maken voor nieuwe leden. Dit kan door het actief uitdragen van onze sterke punten en actief benaderen van doelgroepen. Dit rechtvaardigt het instellen van een werkgroep die zich hiermee speciaal gaat bezighouden en een plan hiervoor ontwikkelt. 2. De stijging in algemene kosten wordt veroorzaakt door afschrijvingen. Het bestuur moet alert zijn op investeringen. De kosten voor het parkbeheer nemen volgens de trendanalyse af. Gezien de prima staat van ons park gaat de parkbeheercommissie een plan maken om deze trend vast te houden en met beperkte uitgaven onze accommodatie goed blijven verzorgen. De bestuurskosten blijven nagenoeg gelijk. Gezien het toenemende belang van communicatie zullen deze kosten toenemen. Vanuit de communicatiecommissie moet een plan komen hoe met de verschillende belanghebbenden gecommuniceerd gaat worden en wat de kosten hiervan zijn. 3. Omdat in onze doelstellingen zeer duidelijk een rol is weggelegd voor het functioneren van het paviljoen, is het noodzakelijk dat de paviljoencommissie met een uitgewerkt plan komt om ruimte te blijven bieden voor gezelligheid en sociale contacten met een stijgende lijn in opbrengsten. 4. De kosten van de trainingen laten een duidelijke stijgende lijn zien. Het is duidelijk dat deze faciliteiten, mede omdat dat een van onze sterke punten is, aandacht behoeven. Hier is een taak weggelegd voor de technische commissie. Pagina: 7 van 10

8 5. De kosten van toernooien nemen toe. Het bundelen van de krachten van de technische commissie en jeugdcommissie is, ook gezien de doelstellingen, een logische stap. De technische commissie wordt daarmee verantwoordelijk voor een plan waarin alle groepen een evenwichtig belang hebben, de trainingsfaciliteiten een plaats hebben en oplossingen voor de wachttijdproblematiek worden aangedragen. 6. De doelstellingen financieel onafhankelijk, leden zien het clubbelang boven eigen belang en leden houden zich aan normen en waarden zijn doelstellingen die bij het dagelijks bestuur horen. Het dagelijks bestuur moet vaststellen welke normen en waarden we kennen binnen onze vereniging; de grenzen bewaken tussen eigen belang en clubbelang en een financieel kader en meetinstrumenten ontwikkelen om te zorgen dat de ontwikkelingen, zowel financieel als niet financieel, op de voet gevolgd kunnen worden. Nagedacht moet worden hoe de communicatie naar de verschillende belanghebbenden, waaronder de ALV, gaat plaatsvinden. 9 Structuur 9.1 Algemeen Om onze doelstellingen optimaal te kunnen bereiken, is gekozen voor de volgende structuur: Dagelijks bestuur Ledenadministratie Communicatie Technische commissie Sponsorcommissie Parkbeheercommissie Paviljoen - commissie Het bestuur van TVB bestaat uit het dagelijks bestuur, gevormd door voorzitter, secretaris en penningmeester, de technische commissie, de sponsorcommissie, de parkbeheercommissie en de paviljoencommissie. Als ondersteunende functies worden binnen de vereniging de ledenadministratie en communicatie gezien. De taken en verantwoordelijkheden van de verschillende groepen worden in de volgende paragrafen opgesomd. 9.2 Technische commissie De technische commissie is verantwoordelijk voor de tennis technische zaken binnen onze vereniging. Zij streven naar evenwicht in tennis op alle niveaus, voor zowel jeugd als senioren, middels het organiseren van toernooien, competities en het aanbieden van trainingen. Het streven hierbij is om het baanbeslag dusdanig te benutten dat wachttijden niet te lang worden. Werving en behoud van leden is ook een verantwoordelijkheid van de technische commissie. Pagina: 8 van 10

9 9.3 Sponsorcommissie De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het genereren van voldoende inkomsten vanuit sponsors en het uitvoeren van de bijbehorende acties. 9.4 Parkbeheercommissie De parkbeheercommissie is ervoor verantwoordelijk dat onze accommodatie ook op langere termijn in goede staat blijft. 9.5 Paviljoencommissie De paviljoencommissie is verantwoordelijk voor het creëren van een sfeer waardoor gezelligheid en sociale contacten na het tennissen gewaarborgd zijn. De commissie is verantwoordelijk voor de baren keukenexploitatie tijdens de activiteiten op ons park. 9.6 Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het gezond voortbestaan van onze vereniging. Zij laat zich daartoe adviseren door de verschillende commissies. Van het dagelijks bestuur wordt verder verwacht dat zij: 1. De communicatie verzorgt van het beleidsplan en de actieplannen aan belanghebbenden. 2. Jaarlijks actieplannen en budget vaststelt in lijn met het beleidsplan en de voortgang bewaakt. 3. Controle uitvoert op de juistheid van gegevens. 4. In samenwerking met de verschillende commissies invulling geeft aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. 5. Zorgt dat de normen en waarden nageleefd worden. 6. In samenwerking met de verschillende commissies zorgdraagt voor voldoende, gemotiveerde vrijwilligers. 9.7 Ledenadministratie De ledenadministratie is een ondersteunende functie en draagt zorg voor een juiste en volledige administratie van onze leden. 9.8 Communicatie Communicatie is verantwoordelijk voor het vaststellen van plannen met betrekking tot de communicatie naar alle belanghebbenden en het verzorgen van de communicatie. Daarnaast is Communicatie verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van onze IT. Communicatie neemt als adviserende groep deel aan de bestuursvergadering, maar heeft hierin geen stemrecht. Pagina: 9 van 10

10 10 Beleid Om ervoor te zorgen dat TVB haar doelstellingen kan bereiken is het noodzakelijk dat strategische punten worden opgepakt en dat het beleid hierop wordt bepaald, zodat er acties ondernomen kunnen worden. Hiervoor wordt een aantal beleidsuitgangspunten gekozen. Het eerste beleidsuitgangspunt is de doelstelling behoud van aantal seniorleden. Dit houdt in dat het aantal seniorleden eind 2017 minimaal gelijk is aan het aantal seniorleden in Verder is een van de doelstellingen om eind 2017 een evenwichtige verdeling tussen seniorleden en juniorleden te hebben. Als uitgangspunt hiervoor is gekozen dat het aantal seniorleden eind % van het totaal ledenaantal bedraagt. In aantallen betekent dit dat het streven is om eind 2017 minimaal 700 seniorleden en 235 juniorleden aan onze vereniging te binden. Gezien het wisselende beeld wat uit de diverse jaarlijkse overzichten betreffende de ledenadministratie komt, is het van belang om de juistheid van de administratie te bewaken. Leden zijn de basis voor de totale exploitatie van TVB. Daarom is ledenwerving en behoud als speerpunt onder de technische commissie benoemd. Het volgende beleidspunt is de inkomsten uit sponsoring te brengen tot 20% boven het niveau van 2012 en ook de inkomsten uit het paviljoen te brengen tot 20% boven het niveau van Verder streven we naar een besparing van 10% op energiekosten. Als beleidsuitgangspunt voor prestatief tennis hanteren we de norm dat maximaal 15% van het aantal trainende juniorleden in aanmerking komt voor selectietraining. Doorrekening van bovenstaande uitgangspunten, waarbij ook kritisch is gekeken naar de kosten, geeft als uitkomst dat we in 2018 een positief resultaat kunnen behalen. Overige beleidsuitgangspunten zijn acceptabele wachttijden en duidelijkheid in onze normen en waarden. Samengevat komen we tot de volgende beleidsmaatregelen: 1. Groei aantal jeugdleden van 170 in 2012 naar 235 eind Handhaven van het aantal seniorleden op 700, het niveau van Opbrengst sponsoring eind % hoger dan het niveau van Opbrengst paviljoen eind % hoger dan het niveau van Besparing op energiekosten eind % ten opzichte van het niveau van Aantal jeugdleden voor selectietraining eind 2017 maximaal 15% van de trainende junioren. 7. Wachttijden terugbrengen tot een acceptabel niveau. 8. Vaststellen normen en waarden TVB. Pagina: 10 van 10