Beleidsplan WTV Wouw. Beleidsplan WTV Wouw Pagina 1

Transcriptie

1 Beleidsplan WTV Wouw Pagina 1

2 Inhoud Inhoud Waarom een beleidsplan? Trends in de samenleving Demografische ontwikkelingen Politieke, economische en sociale ontwikkelingen Technologische ontwikkelingen Ontwikkelingen in de (tennis)sportmarkt Ontwikkelingen in het gedrag van de sporter De Wouwse Tennis Vereniging in 2018: Visie & Doelstellingen De WTV in de huidige en de gewenste situatie Organisatie en Bestuur Accommodatie Sporttechnisch & Sportgedrag Jeugdbeleid Seniorenbeleid Ledenwerving en -behoud Vrijwilligersbeleid Sponsorbeleid en financiële mogelijkheden WTV Waarborgen van het beleid en nawoord Pagina 2

3 1. Waarom een beleidsplan? Een beleidsplan is een kapstok waaraan alle verenigingsactiviteiten worden opgehangen. Het beleidsplan geeft de vereniging een gezicht, structuur en samenhang tussen de diverse verenigingsactiviteiten. Het maakt het mogelijk naar een voor de vereniging gewenste situatie toe te werken middels een gezamenlijke visie, missie en strategie. Een beleidsplan wordt gemaakt voor langere termijn, bijvoorbeeld de komende 5 jaar. Het beleidsplan bepaalt vooraf waar wij met zijn allen naar toe willen en hoe wij dat willen doen. Het beleidsplan dient ook als leidraad om tijdens de vastgestelde periode de juiste beslissingen te nemen om zo ons gemeenschappelijk doel te bereiken. Waarom heeft de WTV een beleidsplan nodig, alles draait toch goed? Naast een heleboel zaken die inderdaad goed gaan, blijkt uit meerdere analyses, enquêtes en interviews binnen de WTV, dat een gezamenlijke langetermijnvisie ontbreekt. Dit leidt tot onduidelijkheid, verspilling van vrijwilligersenergie en soms tot frustratie bij de leden. Er zijn binnen de WTV een heleboel activiteiten, maar er zit te weinig lijn in. Verschillende groepen (o.a. commissies, bestuur) binnen de vereniging streven verschillende, soms tegenstrijdige, doelen na en het ontbreekt de vereniging aan duidelijkheid ten aanzien van taakverdelingen en verantwoordelijkheden. Dit leidt tot (onderlinge) conflicten en frustraties bij de vrijwilligers die iets voor de vereniging willen doen. Door nu- vooraf, middels een beleidsplan, gezamenlijk de langetermijnvisie voor de vereniging af te stemmen, vast te leggen en duidelijk te communiceren zal er meer duidelijkheid zijn waar de WTV voor staat. Dit geeft de WTV een duidelijk gezicht naar zowel binnen als buiten. Door deze duidelijkheid kan de energie van alle leden efficiënter gebruikt worden om gezamenlijk aan die dingen te werken die belangrijk zijn voor de WTV en passen in de langetermijnvisie van de WTV. Op deze manier kan meer worden bereikt dan wanneer iedereen zijn eigen gang gaat. Om deze reden heeft het huidige WTV-bestuur een aparte werkgroep gevraagd een beleidsplan voor de WTV te maken waarin zoveel mogelijk alle bestaande ideeën van de leden meegenomen worden. Middels een analyse (SWOT) is de vereniging in beeld gebracht. Hieruit komen onder andere de zaken naar voren die we willen behouden en die we moeten verbeteren. Deze zaken zijn met een goede representatie van de leden tijdens de klankbordsessie op 4 April 2013 besproken. De beleidscommissie had als taak het beleidsplan m.b.v. input van de leden te definiëren en op papier te zetten. Het is de taak van het bestuur om leiding te geven aan de uitvoering van het beleidsplan. De verschillende commissies zullen de verschillende onderdelen van het beleidsplan uitvoeren. Ze hebben hier een stukje vrijheid in maar hun plan moet wel passen binnen het WTV beleidsplan. In de komende pagina s wordt een en ander meer in detail weergegeven. Het begint met de huidige situatie, gevolgd door de gewenste situatie en het plan om daar te komen. De beleidscommissie Pagina 3

4 2. Trends in de samenleving In de moderne samenleving zijn enkele algemene ontwikkelingen waarneembaar, die direct of indirect invloed (kunnen) hebben op de Wouwse Tennis Vereniging. Deze invloed kan positief zijn, maar ook negatief. Beiden dienen echter meegenomen te worden bij de besluitvorming en het maken van beleidskeuzes door de vereniging en het verenigingsbestuur. Onderstaande trends in de samenleving verdienen wat dat betreft de aandacht. Zij zijn onderverdeeld in verschillende categorieën. 2.1 Demografische ontwikkelingen Vergrijzing zal toenemen De categorie 50+ zal groeien in. Deze categorie is langer fit en heeft een toenemende behoefte aan geschikt/passend tennisaanbod. Zij zullen op gezette tijden de mogelijkheid hebben om te tennissen, in goede samenspraak met anderen. Mogelijk kan van de vergrijzing gebruik gemaakt worden door de WTV als ontmoetingsplaats te gebruiken. Jeugd wil ook tennissen De jeugd is geïnteresseerd (te krijgen) in de tennissport. Goede begeleiding is noodzakelijk, inclusief de mogelijkheid om op gezette tijden zeker te zijn van een vrije baan om te kunnen tennissen. Jeugd moet gestimuleerd worden lid te worden, en dat ook te blijven. Wellicht door het organiseren van speciale activiteiten zoals het bezoeken van een bekend Nederlands tennistoernooi. 2.2 Politieke, economische en sociale ontwikkelingen Toenemende complexiteit van wet- en regelgeving Het verdient aanbeveling dat er binnen de WTV een ter zake kundig aanspreekpunt is dat zich op de hoogte houdt van de veranderende regel- en wetgeving. Op deze manier kunnen problemen voorkomen worden en eventuele kansen (zoals subsidies) benut worden. Steeds meer ouders werken Mensen hebben het steeds drukker. Kinderactiviteiten en kinderopvang zijn benodigd. Steeds meer aanbod van vrije tijd activiteiten Mensen zijn lid van steeds meer verenigingen, vriendengroepen, andere sportclubs etc. Al die verenigingen organiseren activiteiten. Er kan daardoor sprake zijn van een overdaad aan activiteiten, waardoor men selectief wordt. Hier kan wellicht rekening mee worden gehouden door niet voor een kwantitatief aanbod te kiezen, maar voor een kwalitatief aanbod van activiteiten. Minder sponsoring bedrijfsleven Pagina 4

5 Door de economische malaise zullen bedrijven minder snel geneigd zijn te investeren in sponsoring. Daarentegen zijn er voor een goed plan altijd mogelijkheden. Niet enkel kijken bij de lokale bakker, maar ook naar grote Nederlandse multinationals (lokale vestigingen daarvan) en de mogelijkheden die zij bieden. 2.3 Technologische ontwikkelingen: Invloed/gemak van Internet en neemt toe Zowel externe- als interne communicatie geschiedt meer en meer middels de eigen website, en social media. Dit kan verder uitgebuit worden, met name met het oog op promotie van activiteiten en het werven van leden. Wellicht is er uitleg nodig voor ouderen, bijvoorbeeld m.b.t. het digitale afhangsysteem. 2.4 Ontwikkelingen in de (tennis)sportmarkt: Campagnes met als thema bewegen als noodzaak voor gezondheid Het ledental van de KNLTB en de WTV stabiliseert Blessurepreventie krijgt meer aandacht, ook vanuit de ziektekostenverzekeraars. 2.5 Ontwikkelingen in het gedrag van de sporter: Individualisering (van de samenleving) Gehaast leven betekent minder tijd voor sport/vrijwilligerswerk, minder loyaliteit naar een vereniging. Pagina 5

6 3. De Wouwse Tennis Vereniging in 2018: Visie & Doelstellingen Anno 2018 staat de Wouwse Tennis Vereniging voor een gezellige tennisvereniging, waarbij de leden zich goed voelen, het gevoel hebben een steentje te kunnen bijdragen, waarvoor zij waardering voelen. Hierdoor hangt er een flow van positivisme over de vereniging. Bij zo n vereniging willen externen komen tennissen, willen sponsors investeren en zijn de huidige leden trots en zullen zij zich nog meer inzetten. Om deze situatie te bereiken dienen de volgende doelstellingen behaald te worden: Binnen de vereniging is een sterke onderlinge band aanwezig onder de leden, jong en oud, waardoor leden en andere betrokkenen graag op de verenging vertoeven, gezamenlijk trots zijn op de vereniging en betrokken zijn bij activiteiten. Optimaal gebruik maken van de voorzieningen en activiteiten, waardoor leden graag bij de Wouwse Tennis Vereniging tennissen en externen graag lid willen worden of willen deelnemen aan activiteiten. De vereniging beschikt over een goedverzorgde en optimaal benutte accommodatie, die is toegerust op de door de vereniging gestelde doelen en de door de wet en de KNLTB gestelde eisen en normen. Er is een actief vrijwilligersbeleid, waardoor een grote groep leden die bereid is om zich in te zetten voor de verdere ontwikkeling van de vereniging ook daadwerkelijk actief wordt, zich gewaardeerd voelt en actief blijft. Door de langetermijnvisie te volgen is er binnen de vereniging een duidelijke interne organisatie, is er structuur aanwezig en wordt er intern duidelijk gecommuniceerd. Door een duidelijke en consistente zichtbaarheid van de vereniging in de regio, waarbij online marketing een belangrijke rol speelt, kent de vereniging een stabiel ledenaantal. De vereniging is financieel gezond doordat sponsoren zich, door een positieve externe zichtbaarheid, aan de vereniging willen verbinden. De mogelijkheden voor de Wouwse Tennis Vereniging worden hiermee groter. De Wouwse Tennis Vereniging moet een vereniging zijn waarbij elk lid op zijn eigen niveau kan tennissen, maar waarbij de juiste balans wordt gevonden tussen het tennisniveau en de gezelligheid. De vereniging schept, door middel van een actief jeugdbeleid, voorwaarden die het (jeugd)leden mogelijk maakt om op elk niveau te trainen en deel te nemen aan competitietennis. Er is een seniorenbeleid dat aansluit op de specifieke wensen en behoefte van de oudere leden binnen de vereniging, waardoor deze relatief grote groep zich verbonden voelt met de vereniging. Pagina 6

7 4. De WTV in de huidige en de gewenste situatie 4.1 Organisatie en Bestuur Het bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de WTV als geheel. Een deel van de verantwoordelijkheid ligt voor wat betreft de dagelijkse bedrijfsvoering in handen van het dagelijks bestuur. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen dit dagelijks bestuur. Een ander deel van de verantwoordelijkheden ligt bij de verschillende commissies. Om als bestuur richting te kunnen geven aan de zaken die de vereniging op enig moment bezig houden, zijn een aantal bestuursleden tevens voorzitter of lid van een commissie. Dit betekent dat deze bestuursleden een specifieke taak hebben. Een uitzondering hierop vormt de voorzitter. De voorzitter is vrijgehouden van commissiewerk, omdat van een voorzitter wordt verwacht dat hij alle zaken continue coördineert en goed luistert naar wat er binnen de vereniging leeft. Op deze wijze houdt de voorzitter zijn handen vrij om neutraal een beslissende stem uit te kunnen brengen in het bestuur. Alle besluiten worden in principe op basis van consensus genomen. De organisatie van de WTV is een lijnstructuur. Daarmee wordt bedoeld dat de besluiten op bestuursniveau worden genomen. De commissies hebben beleidsmatig voldoende ruimte, maar het bestuur beslist uiteindelijk over zaken die uitgaven tot gevolg hebben of die de situatie van de andere leden of het beleid van de WTV kunnen beïnvloeden. Om één en ander in goede banen te leiden en efficiënt uit te voeren is het belangrijk dat rollen en verantwoordelijkheden van de diverse functionarissen, commissies en het bestuur vooraf duidelijk zijn. Ook is het belangrijk dat de activiteiten en besluiten passen in het beleidsplan van de WTV. Uitgaande van deze lijnstructuur is het belangrijk dat alle belangrijke stromingen en commissies binnen de WTV goed vertegenwoordigd zijn in het bestuur om zo een goede communicatie en besluitvorming te waarborgen. Ook is het belangrijk een goede efficiënte afstemstructuur (regelmatig bestuurs- en commissievergaderingen) binnen het bestuur en de commissies te hebben met daaraan gekoppeld een goede communicatie naar de leden (bijvoorbeeld middels notulen of publicatie op de WTV-website). Dit is belangrijk om de leden geïnformeerd en betrokken te houden. Gebaseerd op de gedane analyses, enquêtes en feedback van de leden stellen we als beleidscommissie de volgens bestuursstructuur en uitvoerbare taakverdeling voor: Pas de samenstelling van het bestuur aan de belangrijke doelgroepen in de vereniging en de speerpunten van het beleid: Voorzitter Secretaris Penningmeester Portefeuille Jeugd (Jeugdcommissie & initiatieven) Portefeuille Facilitair (Parkbeheer en Paviljoencommissie) Portefeuille Communicatie & Public Relations (Sponsor-, redactie -, IT-commissie) Portefeuille Evenementen (Open toernooi, Clubkampioenschappen etc.) Portefeuille Ouderen (Senioren-plus-tennis-commissie) Portefeuille Technische Zaken (Trainer) Om het werkbaar te houden en de werklast te verdelen, zou het ideaal zijn om per portefeuille een verschillende persoon verantwoordelijk te maken. Daar dit praktisch wellicht niet haalbaar is kan men besluiten één bestuurslid twee portefeuilles te laten beheren. Pagina 7

8 Definieer duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van de het bestuur (portefeuilles) en commissies. Geef daarin ook duidelijk de rechten en de plichten weer. Evalueer en rationaliseer de bestaande commissies tot diegene die belangrijk zijn voor de continuïteit en de uitvoering van het beleid van de WTV. Een belangrijke taak van de commissies is dat zij voor de jaarlijkse ledenvergadering een plan indienen waarin zowel de activiteiten, het benodigd budget en de bijdrage aan de WTV (financieel en beleidsmatig) weergeven en zich daar ook aan verplichten. Het is de taak van het bestuur deze plannen jaarlijks te evalueren en afhankelijk van de resultaten de budgetten aan te passen Om beter en efficiënter gebruik te maken van de vrijwilligers stellen we voor een vrijwilligerscoördinator aan te stellen die proactief en meer planmatig de vrijwilligersbehoeften aan de beschikbare vrijwilligers koppelt (zie ook hoofdstuk 4.7) Verbeter de interne en externe communicatie: 4.2 Accommodatie Maak en distribueer de notulen van de bestuursvergaderingen onder de leden. Verbeter de toegankelijkheid van de WTV-website. Werk volgens een logische structuur waarbij een ieder in maximaal drie muisklikken de benodigde informatie kan vinden. Communiceer proactief over lopende zaken zodat mensen de juiste info uit de eerste hand krijgen, in plaats van moeten zoeken, gaan speculeren of achterop met voldongen feiten geconfronteerd worden. Activeer de externe communicatie ten aanzien van WTV-activiteiten. Dit vergroot de bekendheid van de WTV en het gezamenlijke WTV-gevoel. Verbeter de bekendheid van de WTV via Merchandising (bijvoorbeeld shirts, jacks, paraplu s met het WTV logo). Dit vergroot ook het verenigingsgevoel. Het moge duidelijk zijn dat de WTV beschikt over een prachtig paviljoen. De ruimte, moderne uitstraling en hoogwaardige faciliteiten worden door zowel leden als externen voortdurend geroemd. Binnen afzienbare tijd zal een speciale commissie de binnenkant van het paviljoen opvrolijken. Het is juist daarom ook jammer dat de kantine relatief weinig wordt benut. Slechts wanneer er getennist wordt (en zelfs dan niet eens altijd) is de kantine open. De commissie is van mening dat er meer gebruik gemaakt moet kunnen worden van de kantine, om zo meer omzet te kunnen genereren. Te denken valt aan allerlei activiteiten zoals vergaderingen en feesten, maar ook aan het ter beschikking stellen van de kantine aan bedrijven. Om willekeur te voorkomen, dient dit gebruik (wellicht ook door externen) gebonden te zijn aan duidelijke criteria, zodat bij voorbaat toetsbaar is wanneer een activiteit in aanmerking komt voor het gebruik van de kantine. De commissie denkt daarbij bijvoorbeeld aan de volgende criteria: Activiteit moet gericht zijn op leden. De activiteit mag nooit in de plaats komen voor een door de WTV zelf georganiseerde aangelegenheid. Uiteindelijk heeft de WTV en haar leden te allen tijde voorrang. Pagina 8

9 Voor een meer algemener criteria zoals in het belang van de vereniging kan ook wat te zeggen zijn, zij het dat in dat geval het gevaar van willekeur aanwezig is. In deze gevallen stellen wij voor dat het volledige dagelijks bestuur vooraf zijn goedkeuring zijn. De commissie hecht er voorts waarde aan op te merken dat het beter benutten van de kantine niet per definitie één op één samen gaat met het uitbreiden van het aanbod van activiteiten, zoals jeux de boulesof een paddlebaan. Het is raadzaam dergelijke ideeën nader uit te werken en tijdig aan de leden kenbaar te maken, zodat zij in een vroeg stadium bij de besluitvorming betrokken worden en hun visie daarop kunnen geven. Het paviljoen heeft een moderne keuken, maar hier wordt nauwelijks iets mee gedaan. Het is een sterke aanbeveling dat er tijdens grote evenementen zoals de clubkampioenschappen, competitie en het open toernooi- in georganiseerd verband tegen betaling een (eenvoudige) maaltijd door de vereniging wordt aangeboden. Voor het paviljoen ligt een enorm terras. Doordat er nauwelijks iets op staat, heeft het meer weg van een ongezellig plein dan van een terras bij een sportkantine. Zonder al te veel tijd en geld kan het terras een flinke vooruitgang boeken. Het is ieders eigen verantwoordelijkheid om zorg te dragen voor een fatsoenlijk gebruik van de accommodatie volgens de afgesproken normen en waarden. Tevens is het normaal dat leden elkaar aanspreken op afwijkend gedrag. 4.3 Sporttechnisch & Sportgedrag Binnen de WTV dient een technisch beleid met een duidelijke visie aanwezig te zijn. Door samenhang te zoeken tussen de technische activiteiten en een duidelijke visie te hanteren zal de vereniging aan alle leden mogelijkheden bieden om te kunnen tennissen op hun eigen niveau. Hierdoor zullen spelers die op een hoog niveau tennissen minder snel de vereniging verlaten en externe eerder geneigd zijn om deel te nemen aan toernooien. Het technisch beleid dient gecoördineerd te worden door een technische commissie, waarvan de tennisleraar of trainer idealiter de voorzitter is. Deze voorzitter dient tevens een plaats te hebben in het bestuur. Het technische beleid van de WTV komt grotendeels tot uiting in het Open Toernooi, de competitie en de tennislessen. De technische commissie bestaat verder uit (vaste) vertegenwoordigers van de competitie-, jeugd- en toernooicommissies (Open Toernooi). De technische commissie dient periodiek (eens per half jaar) samen te komen om: het technisch beleid te evalueren, daar waar nodig bij te sturen, de toernooien, de competitie en de inhoud van het jeugdbeleid/de jeugdactiviteiten af te stemmen. Pagina 9

10 Het technisch beleid van de WTV moet erop gericht zijn: om aan alle leden, zowel recreanten als aan competitiespelers, voldoende mogelijkheden te bieden om op hun eigen niveau te tennissen en om zich te blijven ontwikkelen. De WTV moet een vereniging zijn waarbij op elk niveau gespeeld kan worden. om deelname aan diverse competities (junioren, senioren en veteranen) op verschillende niveaus mogelijk te maken. dat de junioren en hogere seniorenteams opgesteld worden volgens sterkte. Natuurlijk spelen, zeker bij lagere teams, ook sociale aspecten een rol. dat er zorg wordt gedragen voor een juiste balans tussen benutting van de banen voor training, toernooien, competitie en recreatief tennis. dat betere (externe) jeugd- en senioren leden worden gestimuleerd om deel te (blijven) nemen aan het Open Toernooi, zodat er attractief tennis wordt geboden tijdens toernooien. dat de commissie van het Open Toernooi kwantitatief en kwalitatief op peil blijven. Bij het kwalitatief op peil houden is speciale aandacht vereist voor een evenredige vertegenwoordiging van verschillende tennisniveaus (hoog tot laag) in de organiserende commissie. om een goede balans te houden tussen tennisactiviteiten en evenementen tijdens het Open Toernooi. 4.4 Jeugd Het jeugdbeleid wordt voorbereid en uitgevoerd door de jeugdcommissie. De jeugdcommissie valt rechtstreeks onder het bestuur en is vertegenwoordigd in de technische beleidscommissie. Het jeugdbeleidsplan vormt de basis voor onderstaand beleid. De jeugdcommissie heeft als doel om de jeugdleden binnen de WTV te boeien, te amuseren en aan de vereniging te binden. Dit wordt bereikt door een gezellig, sportief, open, veilig en kindvriendelijk klimaat te bieden waarbij jeugdleden tennis leren en wedstrijden spelen. Het jeugdtennis dient in brede zin aantrekkelijk te zijn. Niet alleen van het tennis op zich dient een positieve werking uit te gaan om lid te worden en te blijven, maar zeker ook van de nevenactiviteiten die erop gericht zijn om de binding met de club te versterken. De uitgangspunten van het jeugdbeleid van de WTV zijn daarom: dat de jeugd met plezier gaat trainen en tennissen en zich bij onze vereniging thuis voelt. dat er wordt gestreefd naar een goede balans tussen recreatief en prestatief tennis. Zowel de prestatiegerichte als de recreatief gerichte jeugd is welkom bij WTV. dat jonge aanwas, het doorstromen van voldoende jeugdleden naar hogere leeftijdsgroepen en uiteindelijk naar de senioren noodzakelijk is voor een gezonde vereniging. dat aan getalenteerde en gemotiveerde jeugdspelers(sters) voldoende uitdaging wordt geboden om ze voor onze vereniging te behouden. Daarvoor is nodig dat ze hun spelkwaliteiten met een gedegen training op een prima niveau kunnen brengen, dat ze gestimuleerd worden om meer vrij te tennissen en deel te nemen aan prestatiegerichte activiteiten zoals competities, open toernooien en clubkampioenschappen. dat er bij de ouders van jeugdleden een gevoel van verbondenheid en betrokkenheid ontstaat met het tennis, dat ze hun kind(eren) stimuleren om tennisles te (blijven) volgen en wedstrijden in competitie- en toernooiverband te spelen. Dit is van belang voor de sociaal-emotionele ontwikkeling van een kind en zorgt er daarnaast voor dat ouders zich eerder inzetten voor het jeugdtennis in de vorm van vooral ondersteunende activiteiten. dat er een goede samenwerking en afgestemde communicatie bestaat tussen de trainers, de jeugdcommissie en actieve ouders. dat de (oudere) jeugd meer betrokken wordt bij het ontwikkelen en het uitvoeren van prestatieve en recreatieve activiteiten. Pagina 10

11 4.5 Seniorenbeleid De groep senioren, leden van 60 jaar en ouder, zijn een vaste kern binnen onze vereniging. Zij organiseren meestal overdag zelf verschillende activiteiten die toegespitst zijn op de senioren leden binnen de WTV. De senioren-plus-commissie coördineert het beleid met betrekking tot de senioren. Dit beleid heeft de volgende uitgangspunten: De vaste kern moet behouden blijven binnen de vereniging; De contributie voor seniorenleden wordt gelijk getrokken met de contributie van de andere leden (eigen voorstel seniorencommissie). De seniorencommissie moet net zoals andere commissies de mogelijkheden en eventuele middelen krijgen om activiteiten (wekelijkse woensdagochtend en dagtoernooi 55+) te organiseren. Hierbij dient echter altijd oog gehouden te worden voor andere leden. Er continue gezocht moet worden naar de verbinding tussen de seniorenleden (60+) en de andere leeftijdsgroepen binnen de vereniging (bijvoorbeeld door ze te betrekken bij juniorenleden); Er is aandacht voor speciale gebeurtenissen en persoonlijk gebeurtenissen. Gebruik maken van mogelijkheden bewegen voor ouderen. Voor leden van 70 jaar en ouder vervalt de verplichting om bardienst te draaien. 4.6 Ledenwerving en behoud De WTV heeft te maken met een redelijk stabiel leden aantal van tussen 600 en 620 leden. Ook de ledenopbouw (demografie) is in lijn met wat binnen de KNLTB normaal is. Zie de volgende grafiek. Wat verder opvalt is dat met name de leeftijdsgroep van 51 jaar en ouder jaarlijks groeit terwijl de leeftijdsgroep tot 29 jaar afneemt. Positieve uitzondering hierop is de leeftijdsgroep t/m 12 jaar. Zie de volgende grafiek. Pagina 11

12 Verder valt op dat er jaarlijks een vrij groot verloop is van rond de 10% van het totale ledental. Blijkbaar is de vereniging in staat om de jaarlijkse opzeggingen door middel van nieuwe leden op te vangen omdat het ledental zo rond de 600 blijft. Verder zien we het laagste ledental in de leeftijdsgroep tussen 15 en 25 jaar. Wellicht dat deze groep ook om extra aandacht vraagt om deze beter te binden aan de vereniging, waarbij het geven van studentenkorting aan deze groep een sterk middel is. Zie de volgende grafiek Gebaseerd op deze getallen stelt de beleidscommissie de volgende uitgangspunten voor: Het streefgetal voor de WTV blijft rond de 620 leden met een goede leeftijdsverdeling, welke een afspiegeling is van de samenleving. Er zal een actief wervingsbeleid gevoerd worden voor het werven van zowel jeugd leden als senioren binnen de gemeente Roosendaal (met name Wouw, Heerle, Moerstraten en Wouwse Plantage) om het actieve ledenniveau op peil te houden. Pagina 12

13 De leeftijdsgroep tussen 15 en 25 jaar verdient extra aandacht, om deze groep voor de vereniging te behouden. Studentenkorting is daarbij een in de regio veelvoorkomend middel. Leden die hun lidmaatschap opzeggen moet gevraagd worden wat de reden van opzegging is om het beleid indien nodig aan te passen. 4.7 Vrijwilligersbeleid De WTV is een club die gedragen wordt door vrijwilligers. Dit is van levensbelang om de vereniging draaiende te houden. De sfeer waarbinnen dit gebeurd is van groot belang. Vrijwilligerswerk moet voldoening geven. Dit gebeurt als er erkenning is en als er waardering over wordt uitgesproken. Vrijwilligerstaken en -voorkeuren moeten duidelijk zijn. De beleidscommissie stelt daarom de introductie van een vrijwilligerscoördinator voor. Deze persoon coördineert ten eerste de behoefte aan vrijwilligers bij de verschillende taken en ten tweede de voorkeuren en de beschikbaarheid van de binnen de vereniging aanwezige vrijwilligers. Hierdoor ontstaat een actieve werving en selectie van vrijwilligers die meer begeleid en ondersteund worden. Zij kunnen omtrent al hun vragen terecht bij de coördinator. Daardoor kunnen er goede afspraken gemaakt worden, en worden misverstanden vermeden. Dit is het fundament voor sfeer en betrokkenheid. De vrijwilligerscoördinator is gedelegeerd vanuit het bestuur en heeft een grote vrijheid van handelen met betrekking tot het vrijwilligersbeleid. Hij of zij fungeert als het ware als een spin in het web dat de WTV heet. Essentiele elementen ten aanzien van het vrijwilligersbeleid: Eén vrijwilligerscoördinator. De sfeer met betrekking tot vrijwilligerswerk is van groot belang; Vrijwilligerswerk geeft voldoening; Opgave van voorkeur voor vrijwilligerswerk aan vrijwilligerscoördinator; Actieve benadering en een passende inzet van vrijwilligers; Ondersteuning en begeleiding van vrijwilligers; Goede afspraken maken met vrijwilligers; Erkenning van de vrijwilligers middels een middag door de WTV verzorgd. Pagina 13

14 4.8 Sponsorbeleid en financiële mogelijkheden WTV Nogal eens bemerken commissieleden dat zij binnen hun commissie sterk gebonden zijn aan een beperkt budget, waardoor initiatieven niet (goed) ontplooid kunnen worden. Hoewel de ideeën er dus wel zijn, ontbreekt het de vereniging soms aan geld. De meest eenvoudige manier om daar aan te komen, is door sponsors te werven. Een gecoördineerde sponsorcommissie speelt hierin een cruciale rol. Van hen mag worden verwacht dat zij actief op zoek gaat naar potentiële sponsors, ook buiten Wouw. Tevens moet het mogelijk zijn dat commissies zelfstandig sponsoren werven. Dit dient wel vooraf gecommuniceerd te worden met de sponsorcommissie. Een duidelijk sponsorplan is hierbij vereist, uitvoering door de sponsorcommissie ook (zie het Sponsorbeleidsplan). Het moet duidelijk zijn dat zij niet voor hun eigen parochie preken, maar dat zij bestuursbeleid uitvoeren en dat zij daar op moeten kunnen worden afgerekend. Er is een uitgebreid sponsorplan geschreven, waarbij onder andere met sponsorpakketten wordt gewerkt. Een onderdeel van elk pakket zou een sponsormiddag kunnen zijn, waarbij alle sponsoren/geldschieters uitgenodigd worden 5. Waarborgen van het beleid Om te voorkomen dat het beleidsplan in de bij iedereen wel bekende la verdwijnt, is het voorstel om de Beleidscommissie na afronding van het beleidsplan als klankbord voor het bestuur en de vereniging te blijven laten fungeren. Dit zou in reguliere vergaderingen kunnen gebeuren, waar dan de volgende zaken besproken kunnen worden: Halfjaarlijkse bespreking met het bestuur omtrent het gevoerde beleid volgens het beleidsplan; Inventarisatie welke doelstellingen inmiddels zijn verwezenlijkt en met welk resultaat; Inventarisatie welke doelstellingen/actiepunten worden voorbereid; Inventarisatie welke doelstellingen/actiepunten moeten worden bijgesteld; Indien door het bestuur gewenst als klankbord dienen in te ondernemen activiteiten. Pagina 14

15 Ter afsluiting Middels dit beleidsplan is getracht een objectief beeld te schetsen van de WTV, en de mogelijkheden die zij biedt om één en ander leuker, mooier, en prettiger te maken. Hoewel dit beleidsplan een aardige omvang heeft gekregen, is het niet zo dat er binnen de vereniging van alles mis is. Wel is het zo dat er op bepaalde punten behoefte is aan (ingrijpende) wijzigingen. De rode draad hierbij is dat het de vereniging momenteel ontbreekt aan duidelijkheid, en bovenal aan structuur. Beleid is té vaak het gevolg van incidenten, en niet als gevolg van vóóraf gemaakte (en kenbaar gemaakte) afspraken en richtlijnen. Hier is nog een hoop verbetering mogelijk. Dat is niet erg, want de belangrijkste elementen (betrokkenheid, gezelligheid, bereidheid te helpen) zijn binnen de vereniging absoluut aanwezig. We hopen een goed beeld te hebben gegeven van de gewenste situatie en wat de speerpunten zijn om dat te bereiken. In essentie zijn dat de volgende speerpunten: Aanwijzen vrijwilligerscoördinator Betere balans gezelligheid en prestatie Aanpassen van de bestuursstructuur aan het beleid Verbeteren interne en externe communicatie Betere benutting van de accommodatie Verbindend seniorenbeleid Actief jeugdbeleid Tot slot danken wij een ieder die op welke manier dan ook heeft bijgedragen aan de totstandkoming van dit beleidsplan. Laten we de speerpunten gezamenlijk oppakken om de WTV nog leuker, gezelliger en beter te maken.! De Beleidscommissie Pagina 15