Handreiking invoerscenario s digitale dossiers JGZ. 1 Inleiding

Transcriptie

1 Handreiking invoerscenario s digitale dossiers JGZ 1 Inleiding Een JGZ-instelling heeft een digitaal-dossier applicatie aangeschaft, maar hoe gaat zij deze in het werkgebied uitrollen? Bij de invoering van de digitale dossiers zijn nog tal van keuzes te maken. Gaat de hele regio tegelijk over, of gaan delen van de regio s stap voor stap over? En gaan medewerkers voortaan alle werkzaamheden digitaal registreren, of start de instelling met digitale registratie van bepaalde contactmomenten? De keuzes ten aanzien van de invoering van het digitale dossier maken deel uit van het implementatieplan van de JGZ-instelling. Omdat veel aspecten een rol spelen bij de invoering, zijn veel verschillende invoeringsvarianten denkbaar. Sommige varianten liggen meer voor de hand dan andere. Wat de beste variant is, is afhankelijk van de lokale situatie. In deze handreiking maakt het projectteam Digitale Dossiers JGZ inzichtelijk welke keuzes aan de orde zijn om te komen tot een goede invoering. De handreiking geeft aan over welke vragen de instelling zich moet buigen. Daarbij gaat het allereerst om het wat en hoe van de invoering van het digitale pakket. Tegelijk met het opstellen van een invoeringsplan voor het pakket moet de instelling ook nagaan hoe zij omgaat met de conversie van de bestaande gegevens, opgeslagen in papieren dossiers en/of al gedeeltelijk geautomatiseerd. Dit is het tweede belangrijke invoeringsaspect. De beantwoording van beide vragen bepaalt gezamenlijk hoe en op welke termijn de instelling, maar ook de gemeenten en andere instellingen de vruchten plukken van de digitalisering. Deze handreiking gaat in op de keuzes bij de aanpak van de invoering van digitale dossiers en bij de conversie van bestaande gegevens. Dit maakt allebei deel uit van een implementatieplan. Andere aspecten die in een implementatieplan aan de orde komen (zoals zorgen dat het personeel op tijd is opgeleid en dat een veilige communicatieinfrastructuur op tijd klaar is) worden behandeld in de handreiking Raamwerk Plan van Aanpak. 2 Afwegingskader: beoordelen consequenties van de keuzes 2.1 Formuleren uitgangspunten Bij het nadenken over het wat en hoe van de invoering spelen verschillende criteria een rol. Allereerst is het van belang om uitgangspunten te formuleren. Deze uitgangspunten vormen het kader voor het formuleren van invoeringsvarianten. Ze sluiten namelijk ook bepaalde varianten uit. Denkbare uitgangspunten zijn bijvoorbeeld: 1 Het reguliere werk gaat gewoon door Invoering van de digitalisering vergt het nodige van alle betrokkenen bij de JGZ. Tijdens de invoering blijft de winkel gewoon open. Oftewel, de instelling zal als vanouds het basispakket JGZ uitvoeren. Het alternatief is dat instellingen en gemeenten afspreken dat een deel van het takenpakket tijdelijk niet wordt uitgevoerd. 2 Per kind wordt er maar op één manier geregistreerd In de overgangssituatie kan er sprake zijn van twee werkwijzen naast elkaar, met deels digitale registratie van werkzaamheden en kindgegevens en deels in het aloude papieren dossier. Het ligt wel voor de hand dat per kind maar op één manier wordt geregistreerd, of dat nou op de oude of de nieuwe manier is. 1

2 3 Maximale doorlooptijd Voor de invoeringsfase kan een maximale termijn worden geformuleerd. Aan het eind van die termijn zijn alle dossiers gedigitaliseerd (maar mogelijk zijn papieren dossiers nog wel als naslagwerk beschikbaar). 2.2 Formuleren afwegingscriteria Bij de invoering wegen uiteenlopende organisatorische en (zorg)inhoudelijke aspecten mee die bepalend zijn in de keuze voor een specifieke invoeringsvariant. Het kan per criterium en per organisatie verschillen hoe zwaar een aspect meeweegt in de beoordeling van denkbare invoeringsvarianten. Daarnaast zal per invoeringsvariant verschillen hoe groot de druk is op de organisatie en verschilt per variant in hoeverre recht wordt gedaan aan de (zorg)inhoudelijke aspecten en op welke termijn. Organisatorische criteria komen aan bod bij punt A en inhoudelijke afwegingen bij punt B. A Organisatorische consequenties Gegeven het uitgangspunt dat het werk gewoon door moet gaan, is een belangrijk criterium bij de invoering dat deze als zodanig organisatorisch behapbaar moet zijn. 1 Personele consequenties: scholing en productieverlies Het eerste organisatorische aspect betreft de druk van de invoeringsvariant op de personele capaciteit. Allereerst moet het personeel adequaat geschoold zijn. Hiervoor zal het personeel worden uitgeroosterd. Dit geldt voor alle invoeringsvarianten en is in die zin geen onderscheidend aspect. De wijze van invoering bepaalt wel het moment van scholing. In een gefaseerde invoeringsvariant kan de scholing over een langere periode worden uitgesmeerd. Zeker in de beginperiode van de invoering wordt rekening gehouden met (extra) productieverlies. Dat wil zeggen dat er meer personele capaciteit nodig is om het huidige, afgesproken takenpakket uit te voeren als gevolg van de introductie van de digitale dossiers. Veel instellingen houden in hun begroting rekening met een productieverlies. In eerdere rekenmodellen is hiervoor een percentage van 15% opgenomen voor extra benodigde capaciteit ten opzichte van de reguliere productiecapaciteit. Dit percentage is een aanname. Het begrote en daadwerkelijk gerealiseerde percentage van een instelling is afhankelijk van de keuzes die een instelling maakt ten aanzien van de introductie van het pakket en de conversie van bestaande gegevens. Daarmee werken de keuzes door naar begroting en exploitatie. Productieverlies in de invoeringsfase kan ontstaan als gevolg van: 1. Het in de praktijk leren werken met het pakket. 2. Ondersteunen van minder ervaren collega s. 3. Het werken met twee typen dossiers (digitaal en papier) gedurende de overgangsfase. 4. Het omzetten van de bestaande papieren dossiers naar het digitale dossier. 5. Technische onvolkomenheden (kinderziekten in de software, storingen in het netwerk e.d.), waardoor medewerkers minder efficiënt kunnen werken. Ter toelichting op bovenstaande punten: Ad 1. Medewerkers gaan tijdens contactmomenten registreren. Zeker in de beginfase zal dit gewenning en dus tijd vragen. Daarbij speelt ook mee dat veel JGZ-medewerkers relatief minder bedreven zijn met een pc. 2

3 Ad 2. Dit aspect ligt in het verlengde van het eerste punt. Medewerkers zullen een beroep doen op elkaar in het leerproces. Sommige JGZ-instellingen zetten aparte expertgebruikers in (eigen medewerkers), die tijdens het invoeringstraject worden ingezet bij de verschillende teams of locaties van de instelling. Ad 3. Het werken met twee typen dossiers (digitaal en papier) zal leiden tot productieverlies, omdat twee werkwijzen naast elkaar blijven bestaan. De acceptabele doorlooptijd voor werken met twee typen dossiers is een belangrijke factor in de keuze voor de aanpak van de invoering van het pakket en de conversie van bestaande dossiers. Ad 4. Het vierde punt hangt samen met het vorige punt. Het omzetten van papier naar digitaal vergt tijd. Het beslag op de capaciteit van het JGZ-personeel is afhankelijk van de gekozen werkwijze voor de conversie van dossiers. De keuzes ten aanzien van de conversie van dossiers komen in deze handreiking in paragraaf 4 aan bod. Ad 5. In de eerste periode komen er ongetwijfeld kinderziekten in het systeem aan de dag. Dit kan een reden zijn om eerst te starten met een pilot in een beperkt gebied. Aangenomen wordt dat ook in de structurele fase JGZ-personeel meer tijd nodig heeft voor registratie dan in de oude situatie. Dit aspect blijft hier verder buiten beschouwing, omdat het niet bepalend is voor de aanpak van de invoering 1. 2 Consequenties voor de ondersteunende functies De digitaliseringsslag vergt niet alleen inzet van het directe JGZ-personeel, maar vergt ook extra capaciteit van de ICT-ondersteuning, voor beheer, onderhoud en ondersteuning van gebruikers. Deze inzet is structureel nodig, maar in de beginfase is extra ondersteuning nodig. In de opstartfase vergt het vullen van de applicatie aanzienlijke tijd. Dit betreft het vullen van een groot aantal tabellen met gegevens uit de eigen organisatie. Dit zal waarschijnlijk door een applicatiebeheerder gedaan worden. Bij de ondersteunende functies gaat het ook om andere aspecten: Consequenties voor de wijze van planning van afspraken voor contactmomenten en andere activiteiten Consequenties voor de logistieke ondersteuning (klaar leggen, ophalen en archiveren van dossiers) 3 Technische randvoorwaarden De invoering vergt ook allerlei investeringen in een veilige en betrouwbare communicatie-infrastructuur. Het is afhankelijk van het soort werkplek is hoeverre de infrastructuur een doorslaggevend criterium is voor de keuze voor een bepaalde invoeringsvariant. Wanneer kinderen naar locaties van de JGZinstellingen komen is de infrastructuur in de regel makkelijker te realiseren dan wanneer JGZmedewerkers op scholen werken of in het geval van huisbezoeken. Voor het werken buiten de eigen locaties zijn vaak kostbare en technische complexe draadloze verbindingen noodzakelijk. Voldoende bereik en bandbreedte zijn daarbij bepalende randvoorwaarden. 1 In 2007 is in opdracht van het ministerie van VWS onderzoek naar de structurele consequenties: Rapport Zicht op de verandering van de structurele kosten JGZ als gevolg van de invoering van het EKD (juli 2007), Steenwinkel Kruithoff associates en Van Naem & Partners. 3

4 Voor de aanschaf van hardware geldt in principe hetzelfde als voor de opleiding van personeel. Er moet voldoende hardware zijn voor alle medewerkers. Een gefaseerde invoering werkt door in het aantal licenties dat op een bepaald moment gedurende de invoeringsfase vereist is. 4 Huisvesting Het verwachte productieverlies kan ook consequenties hebben voor de huisvesting. Dit zal zeker gelden op locaties die in de huidige praktijk al zijn volgepland. De realisatie van extra huisvesting zal in dat geval moeten worden meegewogen. B Inhoudelijke afwegingen 1 Waarborg kwaliteit van zorg De invoering van de digitalisering is een omvangrijke operatie, maar mag niet ten koste gaan van de kwaliteit van de geboden zorg. Wat dit in de praktijk betekent, wordt bepaald door de vraag wat een instelling onder kwaliteit verstaat en hoe zij dit heeft geborgd. Het kan een reden zijn om te kiezen voor een stapsgewijze invoering. Tijdens de invoeringsfase zal de instelling waarschijnlijk twee registratiesystemen naast elkaar gebruiken: de nieuwe digitale registratie en de oude registratiesystemen (papieren dossiers en mogelijk bestaande digitale applicaties). Of er twee systemen zijn is afhankelijk van de gekozen aanpak. Het werken met twee systemen vormt een risico voor het behouden van het overzicht. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de planning van afspraken. Maar ook om alle kinderen in beeld te houden. Dit laatste kan een reden zijn om apart aandacht te besteden aan administratieve mutatiemomenten, bijvoorbeeld wanneer een kind verhuist, naar het basisonderwijs gaat of overgaat naar het voortgezet onderwijs. 2 Een goede informatievoorziening De aanpak van de invoering heeft ook consequenties voor het uiteindelijke doel van de digitaliseringsslag en de termijn waarop dit doel gerealiseerd wordt. Het doel is een betere informatievoorziening vanuit het perspectief van verschillende gebruikersgroepen. In onderstaand kader zijn verschillende gebruikersgroepen weergegeven. Verschillende gebruikersgroepen digitale dossier JGZ: Directe gebruikers: o Status informatie voor de JGZ-medewerkers: artsen, verpleegkundigen, assistenten, logopedisten Indirecte gebruikers: o Managementinformatie voor het management van de JGZ-instellingen o Beleids- en onderzoeksinformatie (voor gemeenten, epidemiologen, rijksoverheid e.d. o In de zorgketen (uitwisseling met entadministraties, verloskundigen e.d) o instellingen in andere regio s (bijv. als een gezin verhuist buiten het eigen werkgebied) Keuzes in de invoeringsaanpak bepalen welke informatie, wanneer en voor wie beschikbaar komt. 4

5 3 Keuzes in de aanpak van digitalisering 3.1 Keuzevariabelen Er zijn verschillende variabelen in de aanpak van de digitalisering: Variabelen Keuzes Toelichting 1. Geografisch Regionaal Hele werkgebied tegelijk Gefaseerd: per subregio Bijvoorbeeld gekoppeld aan bepaalde locaties of teams 2. Gebonden aan Alle leeftijden gelijktijdig Maximumvariant leeftijd kind Alleen nieuwgeborenen Minimumvariant: voorkomt dat er nieuwe papieren dossiers bijkomen 3. Activiteitgebonden Bepaalde leeftijden (bijv. 0 en 5 jaar) Alle of bepaalde contactmomenten Doorverwijzingen (zorg op indicatie) Hiermee komen eerder de risicokinderen in beeld. 4. Per discipline Artsen, verpleegkundigen, assistenten, Voor zover deze disciplines binnen een team screeners samenwerken zal een splitsing tussen disciplines gecompliceerd zijn. Overig, zoals logopedisten, pedagogen Deze kunnen eventueel apart overgaan (eerder of later) 5. Logistieke momenten Overgang van 0-4 > 4-19 Speciaal aandachtspunt in regio s met meer uitvoeringsorganisatie voor de JGZ Overgang van BO > VO Kan betekenen dat kinderen in een ander werkgebied terechtkomen (binnen of buiten de instelling) 6.Specifieke kindgroepen Omgang met bijv: - niet-pluis-kinderen -Speciaal Onderwijs -verhuizingen Voor deze groepen kan een aparte, aanvullende aanpak wenselijk zijn In de aanpak sluit de ene variabele de andere niet uit. Indien de instelling kiest voor een leeftijdsgebonden invoering, is nog steeds de vraag of tegelijk het hele werkgebied overgaat of per subregio. De 2 e en 3 e variabele zijn met elkaar verweven, omdat een groot deel van activiteiten van het basistakenpakket JGZ leeftijdsgebonden is (de contactmomenten). Over het algemeen ligt het voor de hand om digitalisering te koppelen aan een reguliere taak van de JGZ. Het is bijvoorbeeld logischer om te starten met 5-jarigen (gekoppeld aan het PGO in groep 2 basisonderwijs), dan met 8-jarigen (het volgende PGO is bij 10 jaar). De vierde variabele, een gefaseerde invoering met een onderscheid tussen de drie kerndisciplines (arts, verpleegkundige en assistente) zal in de praktijk doorgaans veel complicaties opleveren, omdat zij in teamverband samenwerken. Dit geldt in sterkere mate voor de leeftijdsgroep van 0 tot 4 jaar, met een hoge frequentie van contactmomenten, waarbij alle drie disciplines betrokken zijn. Een afweging is om specifieke disciplines, zoals logopedisten en pedagogen apart te laten overgaan (eerder of later). De vijfde variabele zoomt in op momenten van dossieroverdracht, die een grotere logistieke inspanning van de JGZ-instelling (of meerdere) vergen. In regio s waar meer instellingen verantwoordelijk zijn voor de JGZ (thuiszorg voor 0-4; GGD voor 4-19) is de overdracht van informatie een apart aandachtspunt. De instellingen zullen daarbij afspraken moeten maken over wie de data digitaliseert, de overdragende of de ontvangende organisatie. Een ander ingrijpend logistiek moment is wanneer kinderen overgaan van de basisschool naar het voortgezet onderwijs. Dossiers van kinderen kunnen dan verhuizen naar een andere locatie binnen de instelling, of overgaan naar het werkgebied van een andere instelling. 5

6 Naast de vijf genoemde variabelen, is het raadzaam om vooraf na te denken over hoe de instelling wil omgaan met de invoering van gegevens van specifieke groepen kinderen, zoals: Vooral vanaf 4 jaar en ouder daalt de frequentie van de contactmomenten. Een instelling kan aparte afspraken maken over de gegevens van risicokinderen. Als risicokinderen kunnen bijvoorbeeld worden aangemerkt de kinderen die worden doorverwezen voor nader onderzoek (onderzoek op indicatie). Zorginhoudelijk kan het meerwaarde opleveren om deze te digitaliseren, op het moment van een onderzoek op indicatie. (Dus naast een algemene uitrol op basis van leeftijd.) De meerwaarde is dat niet-pluis-kinderen op die manier zo snel mogelijk in beeld komen. Kinderen die naar het Speciaal Onderwijs gaan kennen meer contactmomenten dan in het reguliere onderwijs. De dossiers zijn vaak ook omvangrijker. Daarom is voor deze groep een specifieke aanpak wenselijk. Ook is het van belang om na te denken over kinderen die verhuizen. In de overgangsfase, met twee registratiesystemen, is het risico groter dan een kind buiten beeld raakt. Dit kan een overweging zijn om kinderen die verhuizen, op dat moment digitaal in kaart te brengen. 3.2 Invoeringsvarianten Gegeven de beschreven variabelen kunnen veel invoeringsvarianten worden onderscheiden. Hieronder staan een maximum en een minimumvariant, die dienen als (theoretisch) ijkpunt. Ze geven de theoretische uitersten weer. Alle andere varianten bewegen zich tussen deze uitersten. In de praktijk zijn deze ijkpunten minder realistisch omdat de voordelen niet opwegen tegen de nadelen van deze varianten. IJkpunten voor invoeringsvarianten Maximaal - Alle activiteiten 0-19 vanaf 2009 digitaal registreren - Alle bestaande gegevens converteren Consequenties - Snelle realisering van het doel: in 2009 volledige digitalisering - Zeer groot beslag op de organisatie (en financiën) - Is volledige conversie nuttig en nodig, in verhouding tot grote inspanning die het vergt? Minimaal - Vanaf 2009 alle contact(moment)en i.v.m. nieuwgeborenen (0-jarigen) digitaliseren - Verder blijven werken met papieren dossiers - Bestaande gegevens niet converteren. - Zeer lange doorlooptijd. Zonder conversie gegevens laatste papieren dossiers pas weg in 2028 (dan worden kinderen die in jaar zijn 19). Zeer lang 2 werkwijzen. - Minder beslag op de organisatie, maar omdat er juist in 1 e levensjaar veel contactmomenten zijn, nog steeds aanzienlijke implementatieslag (in de zin van scholing personeel, voldoende adequaat toegeruste werkplekken) - In geval van meer uitvoeringsorganisaties (thuiszorg: 0-4; GGD: 4-19) blijft GGD eerstkomende jaren buiten beeld. - Voordeel (geleidelijk ingroei) weegt niet op tegen de nadelen van deze aanpak. 6

7 De volgende twee varianten zijn in de praktijk meer realistisch: 1. Starten met 0- en 5-jarigen (plus de risicokinderen) 2. Alle eerstkomende contactmomenten (plus de activiteiten voor risicokinderen, zorg op indicatie). Een toelichting op de betekenis van deze varianten: Ad 1. Ad 2. - Bijvoorbeeld: In een regio waar een thuiszorgorganisatie (of meerdere) verantwoordelijk is voor 0-4 en de GGD voor 4-19 starten beide instellingen met de jongste leeftijdsgroep binnen hun domein. Zo voorkomen ze dat er nieuwe papieren dossiers bijkomen. Voor de groep 5 jarigen moeten de instellingen nagaan hoe en welke gegevens zij converteren, om ervoor te zorgen dat er niet heel lang met een dubbel dossier wordt gewerkt (papier en digitaal). - Omdat de interval tussen contactmomenten bij 4-19 groter is, kan aanvullend worden afgesproken om ook kinderen die worden doorverwezen naar de JGZ (voor onderzoek op indicatie) digitaal te gaan registeren. Zo komen niet-pluis-kinderen sneller digitaal in beeld. - Deze variant kent een lange doorlooptijd, omdat er nog lang gewerkt wordt met papieren dossiers (voor de andere leeftijdsgroepen in 2009). Daarom zijn de volgende subvarianten op de eerste variant denkbaar. Bijvoorbeeld: o In 2009 starten met 0- en 5-jarigen o In 2010 starten met 2- en 10-jarigen. (De dossiers van kinderen die in jaar zijn, zijn al gedigitaliseerd. En in de groep 4-19 start de GGD met 10-jarigen, zodat digitalisering wordt gekoppeld aan het tweede contactmoment in de groep 4-19: het PGO in groep 7 van het BO.) o Met deze fasering kan uiteraard worden geschoven, afhankelijk van het kader (bijv. de maximaal gewenste doorlooptijd) en de haalbaarheid. - De digitale registratie wordt gekoppeld aan de vaste activiteiten van de JGZ-instelling (de contactmomenten). - Omdat de belangrijkste activiteiten allemaal gelijktijdig worden gedigitaliseerd is het beslag op de organisatie groot. Daarom kunnen subvarianten worden bedacht, die in de buurt komen van de eerste variant. - Het is afhankelijk van de keuzes ten aanzien van conversie hoe lang de instelling werkt met 2 typen dossiers (papier en digitaal). Gegeven de keuzevariabelen benoemd in paragraaf 3.1 zijn andere (sub)varianten denkbaar. Aan de hand van de schets van verschillende varianten zullen vervolgens verschillende organisatorische en inhoudelijke criteria moeten worden gewogen, zoals beschreven in het afwegingskader in paragraaf 2. 7

8 4 Conversie van gegevens Voor de conversie van bestaande gegevens, vastgelegd in papieren dossiers zijn er de volgende opties. In de volgende tabel zijn de drie mogelijke varianten op een rij gezet. Variant Toelichting Methode Voor- en nadelen 1.Geen conversie Geen bestaande gegevens omzetten n.v.t. + Besparing invoeringskosten (geen extra capaciteitsinzet) - Informatie niet digitaal toegankelijk - Lange periode 2 werkwijzen naast elkaar (papier en digitaal), is minder doelmatig - Besparing op logistiek en fysieke archivering pas op zeer lange termijn 2.Gedeeltelijke conversie Samenvatting van bestaande gegevens omzetten JGZ-medewerkers maken samenvatting van kerngegevens uit het + Kerndata digitaal beschikbaar - Vergt extra tijdsinzet van disciplines, maar beperkter dan bij volledige conversie ( kindbeeld ) dossier. 3.Volledige conversie Alle gegevens omzetten Gegevens inscannen + Alle bestaande data afleesbaar + Voordeliger dan overtypen - Vraagt veel van technische infrastructuur en organisatie - Geringe bruikbaarheid gescande documenten: - matige gebruikersvriendelijkheid (inzien oude gegevens is bewerkelijk) - gegevens zijn niet digitaal analyseerbaar (voor managementinfo en onderzoek) - handschriften vaak moeilijk leesbaar Overtypen door JGZmedewerkers + Alle bestaande data digitaal beschikbaar + Beste methode om fouten te voorkomen - Vergt zeer grote tijdsinzet disciplines en daarmee zeer kostbaar Overtypen door datatypisten + Alle bestaande data digitaal beschikbaar + Voordeliger dan overtypen door JGZmedewerker - Leidt tot veel fouten (handschriften vaak moeilijk leesbaar e.d.) - Nog steeds kostbaar Bij conversie van de gegevens kan vervolgens nog een apart worden ingezoomd op specifieke groepen kinderen, bijvoorbeeld risicokinderen en kinderen in het speciaal onderwijs. Voor deze groepen kan een aparte aanpak wenselijk zijn. De voor- en nadelen beschouwend lijkt een gedeeltelijke conversie de meest wenselijke methode. Zonder conversie van data zullen de papieren dossiers nog jarenlang achter de hand moeten worden gehouden. De instelling werkt lange tijd met meerdere systemen met alle nadelen van dien. Bij volledige conversie van alle dossiers, in alle varianten, is de vraag of de inzet opweegt tegen het nut ervan. Alle drie de methoden bij volledige conversie zijn kostbaar, terwijl men zich moet afvragen of het nodig is. Gegevens inscannen is van de drie subvarianten bij volledige conversie het minst kostbaar, maar er kleven aanzienlijke nadelen aan deze methode. Het antwoord op de vraag naar nut en noodzaak kan overigens 8

9 wel verschillen per gebruikersgroep, de JGZ-arts kan hier anders naar kijken dan een epidemioloog, of een JGZ-manager of een beleidsmedewerker van de gemeente. In geval van een gedeeltelijke conversie moet de instelling nagaan welke gegevens in de samenvatting worden meegenomen. De centrale vraag is welke informatie relevant is om over te zetten. Een samenvatting wordt wel aangeduid als het kindbeeld. Ook hier geldt dat het antwoord op de vraag wat moet over? per type gebruiker kan verschillen. In onderstaand kader is een voorbeeld weergegeven. De weergegeven data zijn geformuleerd in een brainstormsessie van professionals van een JGZ-instelling. Voorbeeld samenvatting kindbeeld, te converteren gegevens: Huisarts (naam, adres en telefoonnummer) School en klas Naam Locatie Klasnummer Geboortedatum ouders Etniciteit kind / geboorteland ouders Opleidingen ouders Gezinsituatie (en koppeling met namen broertjes en zusjes) de groeigegevens volgens te maken protocol, de samenvatting (van zuigelingen- en peutertijd) het episodeblad, de conclusie van voorgaande onderzoeken (PGO s en screeningen) het ziekteblad de risicofactoren. Bij oudere kinderen kan worden gekozen voor een beperktere selectie. 9

10 5 Invoering en conversie gezamenlijk beschouwd De invoering van de digitaal-dossier applicatie is een omvangrijke operatie voor iedere JGZ-instelling. Daarbij spelen tal van overwegingen en keuzes een rol. In deze handreiking zijn de keuzes inzichtelijk gemaakt. Het is raadzaam dat een JGZ-instelling in de voorbereidingsfase, voor de invoering, de opties zorgvuldig afweegt. Op het eerste gezicht zijn de invoering van de applicatie en de conversie van bestaande data twee aparte vraagstukken. Maar het is van belang om deze vraagstukken in samenhang te bezien, omdat ze gezamenlijk bepalen in hoeverre de gekozen aanpak recht doet aan het doel van de digitalisering en de termijn waarop dit doel wordt gerealiseerd. Afhankelijk van de varianten die voor de regio het meest wenselijk en realiseerbaar zijn, kunnen verschillende varianten onderling tegen elkaar worden afgezet met behulp van onderstaand plaatje. De kleuren geven aan in hoeverre een invoerings- en conversievariant wel of niet wenselijk en haalbaar is. Bijvoorbeeld, groen = realistisch, rood = niet realistisch, geel = minder realistisch. Uitsplitsing in regio Welk deel van dossier converteren 1a. Kinderen 0 en 5 en risicokinderen 1b. Extra leeftijden invoeren 2. Alle eerstkomende contactmomenten en risicokinderen Hele regio Deel Niks Deel (kindbeeld) Alles Bovenstaand plaatje kan helpen om vanuit het perspectief van verschillende typen gebruikers in kaart te brengen wat wenselijke en haalbare scenario s zijn, zonder dat alle afzonderlijke overwegingen worden weergegeven. Verschillende perspectieven die meewegen zijn: de JGZ-professional de JGZ-manager de gemeente (beleidsmedewerker/bestuurder) de epidemioloog. Op basis van weging van de verschillende scenario s dient het management van de JGZ-instelling(en) uiteindelijk een besluit te nemen aangaande het gewenste scenario. De inhoudelijke en financiële consequenties van dit scenario legt het management voor aan de gemeente(n). 10