Dialoog Marktpartijen Groot

Transcriptie

1 Dialoog Marktpartijen Groot Inleiding Om de samenwerking tussen de gemeente Amsterdam en de markt een positieve impuls te geven, treedt de gemeente Amsterdam structureel in dialoog met de markt. In dit specifieke overleg gaat het Ingenieursbureau, in de rol van Lead Buyer Fysiek van de gemeente Amsterdam, het gesprek aan met de grote marktpartijen werkzaam in de bouwsector van Amsterdam. Het derde gesprek Datum en tijd: Locatie: Aanwezig: 1 juni 2017, uur Weesperstraat 430, Amsterdam Marktpartijen Jan Jorna en Sander Haagedoorn Katja Severin Jan de Boer, Dick St00p en Pepijn Kok Lars Sies en Herman Pruisken Kees van Oosteren en Ronald Philips Hans de Koning Jorrit Smeets en Barry van der Zee Dura Vermeer AM/BAM KWS Infra Heijmans Strukton Max Bögl Boskalis Lead Buyer Fysiek, gemeente Amsterdam Marten Klein Adjunct directeur Martine Sonneveld Teamleider Inkoop & Advies Malcolm Aalstein Adviseur Inkoop Marc Ramaker Adviseur Inkoop Tamara IJpelaar Directiesecretaris Adviezen van de marktpartijen aan Amsterdam (en vice versa) Leidende principes in lopende projecten We hebben het de vorige keer uitgebreid gehad over de leidende principes. Als actie was afgesproken dat vanuit elke marktpartij een project zou worden aangedragen met als doel om vanuit beide directies langs te gaan bij het projecten en na te gaan of de leidende principes zijn geland en hoe ze worden ervaren. Marten meldt dat elke partij een project heeft aangedragen en dat we nu het bezoek gaan inplannen. Bij de volgende bijeenkomst koppelen we terug over de gesprekken die dan hebben plaatsgevonden. Zowel Amsterdam als de marktpartijen besteden intern aandacht aan de marktvisie en de leidende principes. Tegelijkertijd constateren partijen dat er nog veel moet gebeuren om de boodschap op de 1

2 werkvloer en binnen de projecten te laten landen. Partijen spreken af om de leidende principes bij de project startup op de agenda plaatsen. Amsterdam gaat daarnaast in haar contracten aandacht besteden aan de leidende principes en aan samenwerking in het algemeen. De marktpartijen geven aan blij te zijn als deze onderwerpen in de considerance van het contract worden benoemd. Het opschrijven biedt een basis voor het gesprek hierover in de projecten. Lars geeft in relatie tot de leidende principes aan sterk te twijfelen of de combinatie van laagste prijs met OMOP-contracten tot een wenselijke samenwerkingsvorm leidt, omdat deze combinatie opportunistisch gedrag uit kan lokken. Deze methode wordt door stadsdeel Nieuw-West gehanteerd. Signaal wordt meegenomen. Escalatie binnen projecten Zowel de marktpartijen als Amsterdam geven hun medewerkers in de projecten mee om de escalatie bij de start van het project goed in te richten. We spreken met elkaar af om in de projecten; aan beide kanten van het hek de mensen uitnodigen om de escalatie vooraf goed in te richten en duidelijk te zijn over hoe over en weer de mandaten liggen (De marktpartijen merken op dat binnen de projecten de evenknieën van opdrachtgevers- en opdrachtnemerszijde meestal niet evenveel mandaat hebben. De gemeentelijke evenknie heeft vaak minder mandaat, hetgeen de besluitvorming binnen het project in de weg kan zitten.); binnen het project de organisaties van opdrachtgever en opdrachtnemer zoveel mogelijk aan elkaar te spiegelen; regelmatig contact te houden op de hogere niveaus, ook al is er niets mis; in geval van een geschil het eerst proberen op te lossen over de band van de inhoud met begrip voor elkaars belangen, binnen het project of vervolgens via de escalatielijnen. En pas in laatste instantie met juristen aan tafel omdat het juridiseren niet bevorderlijk is voor de samenwerking. Tjeerd en Marten zijn inmiddels al een paar keer gebeld. Amsterdam merkt dat dit leidt tot meer begrip voor elkaars standpunt en daarmee meer beweging en ruimte voor een gesprek. Geïntegreerde contracten Tijdens het vorige overleg gaven de marktpartijen het signaal af dat de geïntegreerde contracten van Amsterdam er elke keer weer anders uit zien en dat de risico's niet altijd proportioneel verdeeld zijn. (Het bodemrisico wordt regelmatig naar de markt gedrukt.) In reactie daarop is Amsterdam gestart met de ontwikkeling van een contractmodel voor geïntegreerde contracten. Door het contractmodel van RWS als vertrekpunt te nemen, ontwikkelt Amsterdam een uniform model voor haar projecten, dat herkenbaar is voor de markt. In eerste instantie is het contractmodel bedoeld voor de GWW. Amsterdam zal het model in tweede instantie generaliseren voor de B&U. Bij het ontwikkelen van het contractmodel maakt Amsterdam graag gebruik van de kennis en ervaring van de markt. Zij wil een conceptversie aan een aantal ervaringsdeskundigen van de marktpartijen voorleggen voor verbeteradviezen. Zodra het model voldoende is ontwikkeld, volgt een uitvraag aan de marktpartijen. Daarnaast is het IB haar GWW-medewerkers aan het trainen op de UAVgc om de uniformiteit in toepassing te verbeteren, ook om disproportioneel gebruik te voorkomen. Katja geeft aan dat het signaal over de contracten ook voor de B&U geldt. Amsterdam organiseert een vervolggesprek over B&U in een subgroep. Aan dit overleg nemen deel Martine, Kees en Katja. 2

3 Issues tijdens aanbestedingen Het komt vaker voor dat partijen zich tijdens de aanbestedingsprocedure terugtrekken. De overweging om terug te trekken, is soms ingegeven door problemen in het contract of in de aanbesteding. De marktpartijen vragen of deze signalen het management bereiken. De afdeling Inkoop herkent de trend en wordt regelmatig betrokken of geïnformeerd door de projecten waar dit gebeurt. Deze informatie is echter fragmentarisch en incompleet. Amsterdam verzoekt de marktpartijen om in geval van problemen tijdens de aanbesteding dit in eerste instantie bespreekbaar te maken met de Amsterdamse tendermanager van het project. Als dat niet tot een bevredigend resultaat leidt het klachtenmeldpunt te gebruiken (deze staat altijd vermeld in de aanbestedingsstukken). Tegelijkertijd zijn Martine, Marc en Malcolm beschikbaar als ingang voor urgente signalen. Daarnaast verzoekt Amsterdam de marktpartijen om, als zij zich óf niet als gegadigde aanmelden óf zich terugtrekken uit een aanbesteding, altijd in Tendernet de redenen aan te geven. De marktpartijen geven aan zich naast de bovengenoemde redenen met betrekking tot de risicoafweging of het onbevredigende verloop van de communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure, zich soms om interne redenen terug te trekken. Naast gebrek aan capaciteit kan het ook zijn dat de samenwerking met een andere partij met wie wordt ingeschreven niet goed verloopt. De keuze om wel of niet in te schrijven wordt ook ingegeven door de afweging om faalkosten te voorkomen als bij uitnodiging tot inschrijving het contractdossier wordt verstrekt. Meer informatie bij de aankondiging zou helpen om een betere inschatting te kunnen maken of het om een passende opdracht gaat. Amsterdam geeft aan er begrip voor te hebben dat partijen zich terugtrekken. Amsterdam krijgt soms echter te maken met partijen die zich op het allerlaatste moment terugtrekken. Er iets aan doen is dan niet meer mogelijk. Amsterdam zou het fijn vinden om tijdig te horen als er problemen zijn (in de procedure of bij de partij in kwestie) zodat zij tijdig in staat wordt gesteld maatregelen te treffen. Communicatie tijdens de aanbesteding In het vorige overleg hebben de marktpartijen Amsterdam opgeroepen meer ruimte te geven in de aanbesteding om elkaar te spreken. De marktpartijen geven aan dat het wat hen betreft waardevoller is om tijd in het gesprek te steken, in plaats van (bijna) uitsluitend uit te gaan van schriftelijke communicatie. Deze gesprekken kunnen zowel plenair, als per partij afzonderlijk plaatsvinden. Amsterdam onderschrijft het belang van mondelinge (individuele) overleggen of dialoog tijdens de aanbestedingsprocedure en stimuleert dit vanuit de Lead Buyer. Zij ziet dat er de afgelopen tijd met name bij de grotere projecten meer ruimte wordt genomen voor individuele inlichtingen. De marktpartijen hebben echter de indruk dat het gesprek vanuit opdrachtgeverszijde niet altijd aangedurfd wordt en dat soms antwoorden ontwijkend kunnen zijn. De marktpartijen verzoeken Amsterdam om tijdens de aanbestedingsprocedure sneller te reageren op vragen van de marktpartijen. Het komt niet zelden voor dat de antwoorden zo laat komen dat de partijen niet of nauwelijks de tijd hebben om deze te verwerken. Amsterdam herkent dit punt en geeft aan dat er vanuit de Lead Buyer aandacht aan wordt besteed. Ten slotte dringen de marktpartijen bij Amsterdam aan om de periode tussen het indienen van de inschrijving en het bekend maken van de voorlopige gunning niet langer te maken dan nodig. Marktpartijen geven aan dat het verlengen van deze datum een significante impact heeft op het team dat aan de tender heeft gewerkt. Deze mensen worden vrij gehouden en schorten vakanties op tot het moment van de uitslag. Het is voor de marktpartijen belangrijk dat zij uit kunnen gaan van de data die in de aanbestedingsdocumenten worden genoemd. Dit wordt door Amsterdam meegenomen. 3

4 6x12 werken De marktpartijen geven aan dat het 6x12-principe in veel contracten wordt uitgevraagd, terwijl dit niet altijd voor elke opgave nodig is. 6x12 is voor aannemers niet zonder meer in te vullen. Veelal omdat de aannemers er niet op zijn ingericht (6 x 12 is namelijk 1,5 werkploeg), maar vooral ook omdat de andere partijen die nodig zijn om 6x12 te realiseren niet op zaterdag werken. Denk daarbij aan een groot aantal van de betrokken Amsterdamse instanties, het Materiaalbureau, k&l-bedrijven, of bijvoorbeeld de inspectie bij gasleidingen. Marktpartijen geven aan dat het vaak niet nodig is om ook op zaterdag te werken om de klus geklaard te krijgen. En dat op zaterdag werken soms zelfs een averechts effect heeft voor de overlast voor de omgeving. Amsterdam licht toe dat het verzoek hiertoe is ingebracht door de politiek met het idee dat door langer door te werken er minder overlast is. Amsterdam gaat na of het mogelijk is steeds projectspecifiek te kijken of 6x12 nuttig en zinvol is. Transparantie scheiding EMVI-scores en prijs Een marktpartij vraagt of Amsterdam de EMVI-scores zou kunnen publiceren, voordat zij de kluis met de prijs opent. Zodat transparant geborgd is dat Amsterdam er op toeziet dat EMVI-scores niet worden beïnvloed door de ingediende prijzen. Amsterdam geeft aan dat zij consequent is in het bepalen en vooraf vaststellen van de EMVI-scores alvorens zij de kluis met prijzen opent. Martine bekijkt wat de mogelijkheden zijn van het vooraf publiceren van de EMVI-score. Verhouding Amsterdam/IB/Waternet Het vorige overleg heeft een marktpartij gevraagd om een toelichting op de relatie tussen Waternet en Amsterdam/IB. Waternet is onafhankelijk van Amsterdam, maar voert ook taken uit voor de gemeente Amsterdam en vice versa. Hierbij hebben Amsterdam en Waternet de doelstelling om zoveel mogelijk werk te combineren. De marktbenadering van Waternet en Amsterdam verschilt op een aantal punten (Waternet werkt bijvoorbeeld met erkende aannemers en hebben daarmee een ander marktbereik). Maar ook in werkwijze zijn er verschillen tussen Amsterdam en Waternet (bijvoorbeeld ten aanzien van zandleverantie / afvoer van grond). Omdat deze verschillen leiden tot inefficiëntie en verwarring zijn Waternet en Amsterdam momenteel in gesprek over een eenduidige aanpak. Ontwikkelingen bij de marktpartijen Amsterdam geeft aan dit overleg ook graag te benutten om inzicht te krijgen in wat er bij de markt speelt en nodigt de marktpartijen uit om te vertellen over hun agenda, ontwikkelingen en uitdagingen. Probleem rondom capaciteit speelt ook bij het inschrijven voor geïntegreerde contracten, als voor de EMVI een grote investering nodig is. Een marktpartij geeft aan dat de Best Value uitkomst kan bieden omdat hier minder kosten aan gebonden zijn. Een andere marktpartij geeft aan geen voorstander te zijn van Best Value vanwege het momentopname-effect van het doorslaggevende interview-onderdeel, maar ook omdat je soms voor de gek wordt gehouden als klant. De marktpartijen geven nagenoeg unaniem aan dat het lastig is om aan goede mensen te komen. Ook de verplichtingen rondom social return zijn steeds lastiger in te vullen. De SR-eisen zijn verruimd, maar desondanks wordt het invullen steeds moeilijker. Ontwikkelingen bij de Lead Buyer Fysiek Er is de laatste tijd veel informatie verzameld over wat er in de stad wordt omgezet (qua opdrachten) en het inzicht daarbij vanuit de gunningsbesluiten. Amsterdam zal op termijn de analyse met de marktpartijen delen. De algemene teneur is dat het opdrachtenvolume dat Amsterdam op de markt zet, fors aantrekt. 4

5 Tijdens de Marktdag die de Lead Buyer in het najaar gaat organiseren, zal een beeld worden gegeven van de projectenplanning voor de komende tijd. De Lead Buyer is gestart met het koppelen van het prestatiemeten aan de groslijsten. (Informatie over de groslijstsythematiek kan teruggevonden worden op Hierdoor worden partijen die goede prestaties leveren en investeren in samenwerking beloond. Rondvraag Een marktpartij vraagt op welke manier het circulair inkopen in Amsterdam wordt vormgegeven. Dit onderwerp wordt de volgende keer geagendeerd. Volgend overleg Het volgend overleg stond gepland op 26 oktober, maar dat blijkt niet handig, omdat het in de herfstvakantie valt. Amsterdam prikt een nieuwe datum. 5