Initiatiefvoorstel van de LDIJ met betrekking tot de Concept Jaarrekening 2014 UW Samenwerking

Transcriptie

1 Initiatiefvoorstel van de LDIJ met betrekking tot de Concept Jaarrekening 2014 UW Samenwerking In de UW Samenwerking hebben de gemeentes IJsselstein en Montfoort vrijwel de gehele ambtelijke staf ondergebracht. Als gevolg hiervan gaat er veel geld om in de UW Samenwerking. Geld dat uiteindelijk verstrekt wordt door de gemeentes IJsselstein en Montfoort. In 2014 ging het om ca 19 miljoen euro, waarvan 12,6 miljoen euro voor rekening kwam van de Gemeente IJsselstein. Desalniettemin is de controle van de Raad op de UW Samenwerking zeer beperkt. De stukken worden als ingekomen stuk behandeld en krijgen hierdoor niet de aandacht die ze verdienen. De LDIJ vindt dit niet wenselijk en stelt voor de UW Samenwerking in financieel opzicht net zo te behandelen als onze eigen gemeente. Dat betekent dat wij voorstellen om de begroting, Voorjaarsrapportage, Najaarsrapportage en jaarrekening via de cluster Bestuur door te leiden naar de Raad. Vandaar dat wij nu de concept- jaarrekening 2014 van de UW Samenwerking 2014 hebben geagendeerd. Met betrekking tot deze jaarrekening valt op dat de UW Samenwerking een overschrijding heeft gerealiseerd op het USP IJsselstein gedeelte van ruim 1,1 miljoen euro. Even voor het perspectief: - Dit is 200k meer dan de inkomsten uit het Parkeerbeleid. - Dit is vergelijkbaar met de subsidie die wij jaarlijks aan de bibliotheek en sportverenigingen geven. - Het is 78 euro per huishouden van Ijsselstein. De LDIJ vindt dit onacceptabel en pleit er (opnieuw) voor om de sturing op de kosten en de inzet van de medewerkers van de UW Samenwerking te verbeteren. Zoals bekend hebben wij in oktober 2014 in een brief aan het College al aangegeven wat er volgens ons veranderd moet worden om de efficiency te vergroten en de kosten terug te dringen. Deze brief brengen wij nu opnieuw in. Gezien het feit dat de begroting van UW Samenwerking, Uitvoering IJsselstein, in 2015 terug gaat van 3,8m euro naar 2,4 m euro, is de LDIJ van mening dat het risico op overschrijding zeer groot is. In 2014 waren de kosten voor dit onderdeel immers 4,9m!

2 Daarom hechten wij veel belang aan een versterking van het financieel management binnen zowel de UW Samenwerking als de Gemeente IJsselstein. Concluderend: De LDIJ stelt de volgende raadsvoorstellen voor: 1. Het college van burgemeester en wethouders via de daartoe aangewezen lijnen opdracht te geven te bevorderen dat het financieel management bij UW Samenwerking wordt verbeterd 2. Opdragen aan het College om de haalbaarheid van ons voorstel met betrekking tot tijdregistratie, zoals verwoord in onze brief d.d. 10 oktober 2014, te onderzoeken en hier de Raad over te informeren. 3. Opdragen aan het College om maatregelen voor te bereiden om een eventuele overschrijding van de kosten bij de UW samenwerking in 2015 en 2016 te compenseren en deze plannen voor te leggen aan de Raad. Ronald Koehorst, Fractievoorzitter LDIJ Bijlage: Brief d.d. 10 oktober 2014

3 Raadsbesluit De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van de LDIJ fractie van 4 juni 2015 BESLUIT: 1. Het college van burgemeester en wethouders via de daartoe aangewezen lijnen opdracht te geven te bevorderen dat het financieel management bij UW Samenwerking wordt verbeterd 2. De raad binnen 90 dagen in informeren over de uitgezette acties en de planning van de te verwachten resultaten Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 1 juli 2015 De griffier de voorzitter J.A.M. Kleene mr. M.N. Kallen-Morren

4 Raadsbesluit De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van de LDIJ fractie van 4 juni 2015 BESLUIT: 1. Het College van burgemeester en wethouders de opdracht te geven om de haalbaarheid van het voorstel met betrekking tot tijdregistratie, zoals verwoord in de brief van de LDIJ aan het college d.d. 10 oktober 2014, te onderzoeken. 2. De raad binnen 90 dagen te informeren over de uitgezette acties. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 1 juli 2015 De griffier de voorzitter J.A.M. Kleene mr. M.N. Kallen-Morren

5 Raadsbesluit De raad van de gemeente Ijsselstein; Gelezen het voorstel van de LDIJ fractie van 4 juni 2015 BESLUIT: 1. Het College van burgemeester en wethouders de opdracht te geven om maatregelen voor te bereiden om een eventuele overschrijding van de kosten bij de UW samenwerking in 2015 en 2016 te compenseren 2. Deze plannen binnen 90 dagen voor te leggen aan de Raad. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 1 juli 2015 De griffier de voorzitter J.A.M. Kleene mr. M.N. Kallen-Morren

6 BIJLAGE bij Oplegnotitie Concept Jaarrekening UW Samenwerking 2014 College van Burgemeester en Wethouders Gemeente IJsselstein t.a.v. de heer V. G.M. van den Berg Overtoom BK IJsselstein 10 oktober 2014 Geachte wethouder, beste Vincent, In de Begroting 2015 wordt zichtbaar dat onze kosten te hoog zijn en dat hierdoor een begrotingstekort van euro dreigt te ontstaan. Wij waarderen de moed van het College om dit nu duidelijk aan te geven en zodoende de mogelijkheid te creëren het probleem aan te pakken. Zoals u weet is het voor de LDIJ geen verrassing dat de kosten hoger zijn de opbrengsten. In de clustervergadering Bestuur van 26 juni jl. hebben wij al aangetoond dat het werkelijke resultaat in 2013 (na eliminatie van de mutaties in de Reserve Uitgestelde Prestaties) 1,1 miljoen negatief was. Nu kan dat begrotingstekort natuurlijk worden opgelost door de belastingen voor de burgers te verhogen of (zoals in 2013 gedaan is) reserves aan te spreken, maar dit soort maatregelen brengen geen soelaas op de lange termijn. De LDIJ is van mening dat we structureel moeten zorgen voor lagere kosten. Omdat de personeelskosten verreweg de grootste beïnvloedbare kostenpost van de Gemeente is, vinden wij dat we hierop nadrukkelijk moeten sturen. Dat dit probleem niet alleen in IJsselstein speelt blijkt uit de onderstaande grafiek. Deze toont de mutatie van het aantal FTE die 20% meer dan modaal verdienen, ten opzichte van het jaar 2003, van zowel Rijk, Gemeentes (incl. gemeenschappelijke regelingen ) en provincies.

7 Ontwikkeling aantal FTE die meer dan euro per maand verdienen. (2003=100%) 200% 180% 160% 140% 120% 100% RIJK Gemeentes + Gemeenschappelijke regelingen Provincies 80% Bron: Kennisbank Arbeidszaken Publieke Sector Sinds het begin van de gemeenschappelijke regelingen (2009) neemt het aantal ambtenaren (verreweg de grootste kostenpost voor de gemeente) bij gemeentes en gemeenschappelijke regelingen in de hogere functies explosief toe. Vreemd, want de gemeenschappelijke regelingen worden mede opgezet om via schaalvoordelen efficiënter te kunnen werken! Dit is het landelijke beeld en daarom is dit natuurlijk niet een op een over te zetten naar de situatie in IJsselstein, maar het geeft wel aan dat we alert moeten zijn op de ontwikkeling van het aantal (hogere) ambtenaren. Ook zou je kunnen concluderen dat de overgang naar gemeenschappelijke regelingen, niet vanzelfsprekend leidt tot minder ambtenaren. (Wellicht spelen ook overdracht van taken van het rijk en provincie in 2009 een rol, maar vreemd genoeg zien wij geen daling bij het aantal ambtenaren bij deze organen.) In IJsselstein hebben we in het personeel samengebracht met de medewerkers van de gemeente Montfoort in een gemeenschappelijke regeling. Nu moeten we dus gaan zorgen dat het

8 hierdoor ook goedkoper wordt. Dit gaat niet vanzelf, zoals uit de grafiek blijkt. Hier moet goed op gestuurd worden. Helaas is dat in IJsselstein op dit moment niet het geval en de resultaten worden nu zichtbaar in de begroting. Wij vrezen dat als er niet structureel iets verandert, deze tekorten de komende jaren alleen maar groter worden. Hoe gaat het nu (info van Rene van Wijngaarden) In het begrotingsproces is een splitsing aangebracht tussen beleid en financiën. De programma eigenaren komen met voorstellen mbt beleidsmaatregelen. Services maakt op basis van de meerjarenbegroting, de Najaarsrapportage, Mei circulaire en andere bekende informatie de begroting. Hiermee is de begroting teruggebracht tot een mechanische rekenexercitie. De kosten van personeel worden niet toegerekend aan de verschillende programma s en op basis van de begroting van de UW samenwerking, ORDU, WIL als een vast maandelijks bedrag begroot. Het gevolg is dat de programma-eigenaren geen belang hebben bij een sturing op kosten. Het maakt niet uit of ze iemand meer of minder in hun team hebben, sterker nog meer mensen betekent in sommige gevallen meer aanzien voor de programma eigenaar! In het systeem zit geen stimulans ingebouwd om : a. De juiste kwaliteit mensen te hebben b. Het minimale aantal mensen in te zetten c. Continue kritisch te kijken naar de processen om te zien of het efficiënter kan. Hierdoor ontstaat het risico dat er verborgen werkeloosheid ontstaat en lacunes in kennis of vaardigheden van de medewerkers niet zichtbaar worden. De samenwerkingsorganisatie krijgt geen signalen door met betrekking tot capaciteit en kwaliteit issues en zal daarom ook niet in staat zijn hierop te acteren. Uiteindelijk betekent dit extra kosten voor de gemeente. Hoe zou dit beter kunnen? Wij stellen voor dat de programma eigenaren (ondersteund door services) een begroting opstellen, waarin duidelijk wordt welke kosten zij verwachten te moeten maken om de beleidsplannen te realiseren. Vervolgens worden dit gepresenteerd aan het bovenliggende echelon en de controller, waarbij de programma eigenaar uitgedaagd wordt de activiteiten met

9 minder kosten uit te voeren. Uiteindelijk ontstaat hier een consensus en daarmee een programma begroting. De consolidatie van de programmabegrotingen leidt tot een totaal begroting, waarbij de controller controleert of de effecten uit de Mei circulaire e.d goed zijn doorgewerkt. Vervolgens bepalen de programma eigenaren welke mensen ze voor welke activiteiten inhuren van de samenwerkingsorganisaties. Hiervoor is het van belang dat voor alle medewerkers een uurtarief wordt vastgesteld op basis van functiegroep, toeslag voor overhead en een verwachte bezettingsgraad. Uiteraard wordt ook een actueel CV verwacht. De gewerkte uren worden verantwoord op de kostenplaats van de programma eigenaar. Hierdoor kan er maandelijks beoordeeld worden hoe de kosten zich verhouden tot de begroting. De programma eigenaar wordt gestimuleerd de inhuur te minimaliseren doordat hij maandelijks verantwoording af moet leggen voor de werkelijke kosten in vergelijking met de begroting. Deze verantwoording dient ook als basis voor de Voorjaars- en Najaarsrapportage. Bij de samenwerkingsorganisatie wordt nu zichtbaar welke medewerker niet volledig bezet is. Hier moet HR op inspelen door bijscholing/omscholing of uitstroom. Hierdoor worden ook de medewerkers serieus genomen in hun professionele ontwikkeling. Uiteindelijk ontstaat hierdoor een professionele detacheringsorganisatie, waarbij de mensen op de juiste plaats worden ingezet en overcapaciteit verdwijnt. Het resultaat (positief of negatief) gaat vervolgens conform de verdeling naar de gemeentes. Wij begrijpen dat dit niet van vandaag op morgen gerealiseerd kan worden, maar zijn benieuwd of het College bereid is deze weg in te slaan. Zeker gezien de financiële risico s die de komende decentralisatie met zich meebrengen, beschouwen wij sturing op de kosten als essentieel. Uiteraard zijn wij graag bereid een en ander nader toe te lichten of mee te denken over de implementatie. Hoogachtend Mark Foekema LDIJ