RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN DONDERDAG 14 DECEMBER Openbare zitting

Transcriptie

1 RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN DONDERDAG 14 DECEMBER 2017 DAGORDE Openbare zitting PUNT 1 :Goedkeuring van de notulen van de openbare zitting van TOELICHTING: Gelet op het voorliggende verslag; Gelet op het feit dat er geen opmerkingen worden geformuleerd ter zitting; Gelet op de vigerende wetgeving terzake; VOORSTEL VAN BESLUIT: ARTIKEL 1: De notulen van de openbare zitting van 9 november 2017 goed te keuren. PUNT 2 :Woonzorgcentrum Ter Meere : indexering dagprijs TOELICHTING: Gelet op het feit dat het woonzorgcentrum Ter Meere in gebruik werd genomen op 26 oktober 2009 en aan de bewoners op dat moment een dagprijs van 47,50 gevraagd werd; Gelet op het feit dat bijna jaarlijks een indexering op de dagprijs werd toegepast op basis van de index der consumptieprijzen Gehoord het voorstel van de voorzitter om indexering van de dagprijzen te blijven aanhouden, zodat de inkomsten ook de trend van de uitgaven blijven volgen; Gelet op het feit dat de vastgestelde kostprijzen voor extra vergoedingen die kunnen gefactureerd worden bovenop de dagprijs gelijk gehouden worden; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 9 januari 2015 tot overdracht van de bevoegdheid over prijsbepaling naar het agentschap Zorg en Gezondheid; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 9 januari 2015 tot wijziging van diverse bepalingen van het ministerieel besluit van 12 augustus 2005 houdende bijzondere bepalingen inzake prijzen voor de sector van instellingen voor bejaardenopvang; Gelet op het feit dat er vanaf 1 oktober 2015 een vernieuwde werkwijze dient gevolgd te worden om een prijsaanpassing aan te vragen; Gelet op het feit dat aanvragen tot prijsaanpassing geëvalueerd worden met de evaluatiecriteria die door de Vlaamse Regering op 17 juli 2015 werden goedgekeurd; Gelet op het feit dat sinds 1 oktober 2015 de mededeling van de indexering van een dagprijs via het E- loket Zorg en Gezondheid dient te gebeuren; dat de verhoging zich beperkt tot een percentage dat overeenkomt met de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen over een periode van maximum drie jaar voorafgaand aan de maand waarin de mededeling wordt gedaan; dat deze periode van drie jaar beperkt wordt door de laatste beslissing van de minister over een aanvraag tot prijsverhoging of door een laatste mededeling van prijsindexering; dat het verhogingspercentage 1/17

2 automatisch berekend wordt in het E-Loket; dat er minimum 365 dagen dienen verlopen te zijn tussen 2 prijsmededelingen van indexatie; dat zonder tegenbericht van Zorg en Gezondheid binnen de dertig dagen de meegedeelde prijsindex mag toegepast worden doch ten vroegste mag in gaan na dertig dagen na de kennisgeving ervan aan de bewoner of zijn vertegenwoordiger; Gelet op het feit dat de laatste indexering die toegepast werd op deze basis (index oktober 2016), inging op 1 februari 2017 en de dagprijs bracht op 53,85; Gelet op de voorliggende simulatie ingebracht via het E-loket van het Agentschap Zorg en gezondheid; Gelet op het feit dat er een verhogingspercentage van 2,13 % (index november 2017) kan toegepast worden terug met ingang van 1 februari 2018 wat resulteert in een dagprijs van 55,00 of een verhoging van 1,15; Gelet op de vigerende wetgeving terzake; VOORSTEL VAN BESLUIT: ARTIKEL 1: de dagprijs voor alle bewoners van het woonzorgcentrum Ter Meere te indexeren met ingang van 1 februari 2018 en vast te stellen als volgt: A. dagprijs met ingang van 1 februari ,00 euro In de dagprijs zijn inbegrepen : de gemaakte kosten voor huisvesting, volledig onderhoud, verpleegkundige en sanitaire zorgen, was van bed- en badlinnen, incontinentiemateriaal, TV toestel+ analoge aansluiting, telefoontoestel, mogelijkheid tot internetaansluiting, frigo, dagdagelijkse animatieactiviteiten, administratieve kosten en sociale ondersteuning, basisartikelen toiletgerief (zeep, tandpasta, basisshampoo, WC-papier) en paramedische zorgen zoals kiné/ergo/logo (Kiné en ergo = enkel voor R.V.T. gerechtigde bewoners) B. extra vergoedingen die kunnen gefactureerd worden bovenop de dagprijs 5 euro per maand abonnement en * kosten individueel gebruik telefoon gesprekken tegen kostprijs. * kosten internetgebruik Kostprijs * frisdranken op vraag van de resident op de zorgflat geleverd 0,60 euro * supplementaire voedingsproducten die buiten de Kostprijs maaltijden verstrekt worden op individuele vraag van de bewoner * specifieke animatie-, recreatie- en therapeutische Meerkost activiteiten die door de voorziening worden georganiseerd en die een aantoonbare meerkost vertegenwoordigen C. voorschotten ten gunste van derden die kunnen gefactureerd worden bovenop de dagprijs * was persoonlijke kledij Kostprijs * honoraria van externe verstrekkers : Kostprijs * geneesheer * tandarts * kiné (niet RVT prestaties) * * individuele bijdrage ziekenfonds Kostprijs * kosten medicatie Kostprijs * hospitalisatiekost Kostprijs * verzorgingsmateriaal niet gedekt door RIZIV-forfait Kostprijs 2/17

3 * kosten voor hulpmiddelen zoals hoorapparaat, bril, Kostprijs tandprothesen, rolstoel, krukken, looprek, enz voor het gedeelte dat niet gedekt wordt door de ziekteverzekering of dat niet onder toepassing valt van de overeenkomst tussen de voorziening en de verzekeringsinstelling * Lichte en dadelijk opneembare voedingsstoffen Meerkost (enterale voeding, voedingssupplementen, een speciale maaltijd ter vervanging van de normale maaltijd) ten beloop van de meerkost ten opzichte van de gewone maaltijd * Pedicure, manicure, esthetische verzorging en kapper Kostprijs door externe dienstverlener/zelfstandige * persoonlijke toiletartikelen die op uitdrukkelijke vraag Kostprijs van de bewoner door de voorziening aangekocht worden * herstellingskosten persoonlijk linnen georganiseerd door Kostprijs externe dienstverlener / zelfstandige * vervoerskosten verband houdende met de Kostprijs gezondheid van de bewoner en georganiseerd door externe dienstverlener/zelfstandige * persoonlijke aankopen op uitdrukkelijke vraag van de Kostprijs bewoner, andere dan toiletartikelen * individuele en aanvullende verzekering BA voor de bewoner Kostprijs * mortuariumkost - externe dienstverlener Kostprijs * begrafeniskost Kostprijs ART.2: De mededeling van indexering van de dagprijs voor het WZC Ter Meere over te maken aan het Agentschap Zorg en Gezondheid via het E-Loket. PUNT 3 :Levering van dranken aan het OCMW Berlare : gunning TOELICHTING: Gelet op : 1. Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en eventuele latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en eventuele latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Gelet op de beslissing d.d. 31 augustus 2017 tot goedkeuring van het bestek 2017/DRANKEN 3/17

4 Gelet op de beslissing d.d. 31 augustus 2017 om de opdracht levering van dranken aan het OCMW Berlare te gunnen via de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging (OPZVOM); Gelet op het feit dat het bestek op 1 september 2017 overgemaakt werd aan: Bacchus NV Dendermondse Steenweg 86 te 9270 Kalken Prik en Tik Gentsesteenweg te 9240 Zele Clement Wines Gaver 11 te 9290 Berlare Wijnhandel Les Vignes Nijverheidskaai 39 te 9040 St Amandsberg Bierhandel Vercruyssen Pastoor Christiaensstraat C te 9290 Berlare Drankenhandel Van Eetvelde Bokslaarstraat 88 te 9160 Lokeren Drankenhandel Bontinck Elststraat 33 te 9240 Zele Bierhandel De Wilde Spinnerijstraat 6 te 9240 Zele Wijnhandel Rodrigues Langemuntstraat 12 te 9240 Zele Wijnen Dirk Dooms Veerstraat 44 te 9290 Berlare Bierhandel Vandenberghe Kalkendorp 9 te 9270 Laarne Drankenhandel Van Poecke BVBA De Wallekes 16 te 9270 Laarne Gelet op de ontvangen offertes; Gelet op het verslag van nazicht/gunningsverslag d.d. 23 november 2017, dat als bijlage bij deze beslissing is gevoegd en er integraal deel van uitmaakt Overwegende dat de motivering en het besluit van het bovenvermelde gunningsverslag geheel wordt onderschreven; Gelet op het feit dat het niet opportuun is om tijdens de eindejaarsperiode een effectieve overstap te maken van leveranciers(s); Gelet op het Gelet op de vigerende wetgeving terzake; VOORSTEL VAN BESLUIT: ARTIKEL 1: Met ingang van 1 februari 2018 onderstaande leveranciers aan te duiden voor het leveren van dranken aan het OCMW Berlare conform voorwaarden bestek: o o o o Perceel 1 : Bierhandel De Picker NV - Prik en Tik Gentsesteenweg te 9240 Zele Perceel 2 : Bierhandel Van Poecke BVBA De Wallekes 16 te 9270 Laarne Perceel 3 : Wijnhandel Les Vignes Nijverheidskaai 39 te 9040 St Amandsberg Perceel 4 : Wijnhandel Les Vignes Nijverheidskaai 39 te 9040 St Amandsberg ART. 2: er kennis van te nemen dat deze overeenkomst loopt over een periode van 24 maanden en dat deze overeenkomst 2 keer kan verlengd worden met telkens een periode van 12 maanden. Het betreft een expliciete verlenging door de aanbestedende overheid en geen stilzwijgende verlenging. PUNT 4 :assistentiewoningen: beslissing tot indexering van de dagprijs TOELICHTING: Gelet op het feit dat het OCMW over twee erkende gebouwen met assistentiewoningen beschikt, zijnde De Zilverberk, Dorp 99, 9290 Berlare en Boerenkrijghof, Baron Tibbautstraat 31, 9290 Overmere 4/17

5 Gelet op het feit dat sinds 1 oktober 2015 de mededeling van de indexering van een dagprijs via het E- loket Zorg en Gezondheid dient te gebeuren; dat de verhoging zich beperkt tot een percentage dat overeenkomt met de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen over een periode van maximum drie jaar voorafgaand aan de maand waarin de mededeling wordt gedaan; dat deze periode van drie jaar beperkt wordt door de laatste beslissing van de minister over een aanvraag tot prijsverhoging of door een laatste mededeling van prijsindexering; dat het verhogingspercentage automatisch berekend wordt in het E-Loket; dat er minimum 365 dagen dienen verlopen te zijn tussen 2 prijsmededelingen van indexatie; dat zonder tegenbericht van Zorg en Gezondheid binnen de dertig dagen de meegedeelde prijsindex mag toegepast worden doch ten vroegste mag in gaan na dertig dagen na de kennisgeving ervan aan de bewoner of zijn vertegenwoordiger; Gelet op de indexering van de dagprijzen van de assistentiewoningen met ingang van 1 februari 2017 waardoor de nieuwe prijzen op basis van de index der consumptieprijzen voor de maand oktober 2016, zijnde 103,34 (basisjaar 2013) werden vastgesteld op: Assistentiewoning: 21,01 euro/dag Assistentiewoning met terras: 23,81 euro/dag Gelet op de index der consumptieprijzen voor de maand november 2017, zijnde 105,55(basisjaar 2013). Gelet op het voorstel om de prijzen van de assistentiewoningen te indexeren met ingang van 1 februari 2018 waardoor de prijzen dan als volgt worden verhoogd: Assistentiewoning: van 21,01 euro/dag naar 21,46 euro/dag Assistentiewoning met terras: van 23,81 euro/dag naar 24,32 euro/dag Gelet op de vigerende wetgeving terzake; VOORSTEL VAN BESLUIT: ARTIKEL 1: de dagprijzen voor de assistentiewoningen De Zilverberk, Dorp 99, 9290 Berlare en Boerenkrijghof, Baron Tibbautstraat 31, 9290 Berlare met ingang van 1 februari 2017 te indexeren waardoor de dagprijzen als volgt zullen zijn: Assistentiewoning: 21,46 euro/dag Assistentiewoning met terras: 24,32 euro/dag ART. 2: het Agentschap Zorg en Gezondheid, Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35 bus 33, 1030 BRUSSEL, in kennis te stellen van deze indexering via het e-loket. ART 3: de bewoners 30 dagen op voorhand in kennis te stellen van de nieuw vastgestelde prijzen. PUNT 5 :postdiensten raamovereenkomst via VVSG TOELICHTING: Gelet op: artikel 51, 2 juncto artikel 52, tweede lid,12 van het OCMW-decreet van 19 december 2008; de wetgeving inzake overheidsopdrachten, inzonderheid op artikel 2, 6-7, artikel 43 en artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten; de beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn om de interesse van het OCMW tot toetreding aan een aankoopcentrale voor de aanbesteding van een overheidsopdracht voor diensten inzake een raamcontract voor postdiensten van VVSG vzw en om bijgevolg potentiële afnemer te worden van vermeld raamcontract aan VVSG vzw mee te delen; 5/17

6 de principiële beslissing van de Directievergadering van VVSG vzw van 12 juni 2017 tot gunning via een open procedure van de overheidsopdracht voor diensten met als titel Raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen de aankondiging in het Bulletin der Aanbestedingen van 17 november 2017 (BDA-nummer ) en het Publicatieblad van de Europese Unie van 22 november 2017 (nr. 2017/S ); de in uitvoering van de beslissing van de Directievergadering van VVSG vzw van 12 juni 2017 waar is bepaald dat: VVSG vzw als aanbestedende overheid overeenkomstig artikel 2, 6, a), artikel 2, b) en artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het kader van vermelde opdracht zal optreden als aankoopcentrale voor de in de opdrachtdocumenten vermelde bepaalde Vlaamse lokale besturen. Deze besturen zullen zich gedurende de duurtijd van het te sluiten raamcontract, die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht (bestek nr. VVSGvzw-2017/09/18), op de aankoopcentrale kunnen beroepen om op basis daarvan, individuele contracten inzake universele postdiensten te sluiten die beheerst worden door de voorwaarden van het bestek en de offerte van de dienstverlener; Het raamcontract niet exclusief is, en dus VVSG vzw net als de andere afnemers steeds de vrijheid hebben om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren, wat in voorkomend geval niet als een wijziging van de opdracht wordt beschouwd; Overwegende hetgeen volgt: De voornoemde opdracht van VVSG vzw Raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen is een raamcontract met één dienstverlener en VVSG vzw treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2, 6, a), artikel 2, b) en 47 van de wet van 17 juni 2016; Het OCMW kan van de mogelijkheid tot afname van het raamcontract via de aankoopcentrale gebruik maken overeenkomstig de voorwaarden van het bestek nr. VVSGvzw-2017/09/18 waardoor zij krachtens artikel 47, 2 van de wet van 17 juni 2016 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren; Het is aangewezen dat het OCMW gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen: de in de aankoopcentrale voorziene postdiensten voldoen aan de behoefte van het bestuur; het bestuur moet zelf geen plaatsingsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent; VVSG vzw beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aanbesteding van postdiensten; het OCMW is niet verplicht tot enige afname van het raamcontract(geen afnameverplichting); De nodige budgetten zijn beschikbaar. VOORSTEL VAN BESLUIT: ARTIKEL 1: het OCMW doet beroep op de aankoopcentrale van VVSG vzw voor de aanbesteding van een overheidsopdracht voor postdiensten via het raamcontract Raamcontract voor de sluiting van individuele contracten inzake universele postdiensten voor Vlaamse lokale besturen (Bestek nr. VVSGvzw-2017/09/18) ART. 2: 6/17

7 de Voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt belast met de uitvoering. PUNT 6 :Hervaststelling van het organogram en de personeelsformatie TOELICHTING: Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, verder het OCMW-decreet te noemen; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en gelet op het Verslag aan de Regering bij dit besluit, hierna afgekort BVR RPR-O; Gelet op wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel; Gelet op de bestaande personeelsformatie en het organogram; Gelet op de nota wijziging personeelsformatie en organogram OCMW2017 als bijlage aan dit besluit Gelet op het positief advies van het college van burgemeester en schepenen van 8 december 2017; Gelet op het verslag met gunstig advies van het vakbondsoverleg van 27/11/2017 Gelet op het feit dat deze aanpassing past binnen het meerjarenplan Gelet op de vigerende wetgeving terzake; VOORSTEL VAN BESLUIT: ARTIKEL 1: met ingang van 1 januari 2018 de personeelsformatie vast te stellen en goed te keuren, zoals vermeld in onderstaande tabel : 7/17

8 formatie met ingang van 1/1/2018 Statutair contractueel103 2 TOT Administratie Secretaris art klasse 2 1,00 1,00 Financieel beheerder OCMW en gemeente art klasse 2 1,00 1,00 Boekhoud(st)er art B1-B3 1,00 1,00 Administratief medewerker financiële dienst art C1-C3 1,00 1,00 deskundige personeel en organisatiebeheersing art B1-B3 2,00 2,00 Administratief medewerker personeelsdienst/secretariaat art C1-C3 2,00 2,00 ICT-verantwoordelijke art C4-C5 0,50 0,50 0,00 Totaal 3,00 5,50 8,50 uitdovend kader secretaris in functie art Kl 16 1,00 financieel beheerder in functie art Kl 16 1,00 Sociale dienst Statutair contractueel103 2 TOT Hoofdmaatschappelijk werker art B4-B5 1,00 1,00 Maatschappelijk werker Welzijn art B1-B3 4,00 4,00 maatschappelijk werker ouderenzorg art B1-B3 1,00 1,50 2,50 Administratief medewerker sociaal huis art C1-C3 3,00 3,00 Totaal 2,00 8,50 10,50 uitdovend kader Administratief medewerker sociaal huis art C1-C3 1,5 blokkeert contr admin mdw Woonzorgcentrum Ter Meere Directeur woonzorgcentrum art A1a-A3a 1,00 1,00 Administratief medewerker woonzorgcentrum art C1-C3 2,80 2,80 0,00 Hoofdverpleegkundige art BV5 3,00 3,00 verpleegkundige Hoger onderwijs art BV1-BV3 3,00 3,00 verpleegkundige hoger beroepsonderwijs art C3-C4 12,20 12,20 Zorgkundige art C1-C2 19,60 19,60 Logistiek medewerker zorg art D1-D3 6,00 6,00 Ergotherapeut art BV1-BV3 1,50 1,50 Kinesitherapeut art A1a-A2a/BV1-BV3 1,90 1,90 animatiecoördinator art BV1-BV3 1,00 1,00 Animator art D1-D3 1,50 1,50 Interieurverzorg(st)er schoonmaak art E1-E3 16,00 16,00 Totaal 19,20 50,30 69,50 uitdovend kader Ziekenhuisassistent(e) art C2-C3 1,00 blokkeert verpleegkundige Kinesitherapeut art BV1-BV3 0,50 blokkeert contr kine interieurverzorg(st)er schoonmaak art E1-E3 1,00 blokkeert contr interieurverzorger Zorgkundige art C1-C2 3,00 blokkeert contractuele zorgkundige Administratief medewerker woonzorgcentrum art C1-C3 1,00 blokkeert contractuele admin.mdw Centrale Keuken 0,00 Kok art D1-D3 2,50 2,50 Keukenhulp art E1-E3 8,50 8,50 Totaal 11,00 11,00 uitdovend kader Kok art D1-D3 2,00 blokkeert contr kok Technische Dienst Technisch begeleider intern preventieadviseur art C1-C3 1,00 1,00 Technisch medewerker art D1-D3 1,00 1,00 technisch arbeider art E1-E3 0,50 0,50 Totaal 1,00 1,50 2,50 uitdovend kader Technisch medewerker art D1-D3 1,00 blokkeert contractuele technisch me ALGEMEEN TOTAAL FORMATIE 25,20 76,80 102,00 dienstenchequeonderneming huishoudhulp( gesubsidieerd) - pro memorie: niet in kader art E1-E3 10,00 10,00 EFFECTIEF TOTAAL 25,20 86,80 112,00 8/17

9 ART. 2 : het organogram in bijlage goed te keuren. PUNT 7 :Goedkeuring nieuwe beheersovereenkomst ICT in het kader van de samenwerking met de gemeente TOELICHTING: Gelet op het OCMW-decreet en het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 271 Gelet op het wetgevend kader, waarna hieronder in de beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW wordt vermeld Gelet op het feit dat zowel gemeente als OCMW een ICT-dienst hebben met 1 ICT-verantwoordelijke; dat hierdoor de bedrijfszekerheid en de continuïteit niet kan gegarandeerd worden; dat er reeds een samenwerking tussen de twee diensten werd opgestart; dat deze samenwerking moet versterkt worden gezien de komst van het decreet lokaal bestuur. Gelet op de bespreking in het managementteam van de gemeente op 18/9/2017 en het managementteam van het OCMW op 22/11/2017 om een dergelijke samenwerking op te zetten Gelet op de voorliggende beheersovereenkomst VOORSTEL VAN BESLUIT: ARTIKEL 1: de voorliggende beheersovereenkomst tussen OCMW en gemeente Berlare betreffende onderlinge samenwerking ICT-diensten voor gemeente en OCMW goed te keuren. Beheersovereenkomst samenwerking gemeente - OCMW betreffende ICT De volgende overeenkomst wordt gesloten op datum van december 2017 tussen de ondergetekenden en vervangt de overeenkomst die gesloten werd op datum van 24 juni De gemeente Berlare met zetel te 9290 Berlare, Dorp 22 vertegenwoordigd door de gemeenteraad, en mevrouw Katja Gabriëls en de heer Bob Pieters respectievelijk burgemeester en gemeentesecretaris, die optreden namens de gemeenteraad, handelend in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van december 2017 hierna genoemd de gemeente EN 2. Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Berlare met zetel te 9290 Berlare, Baron Tibbautstraat 29a, vertegenwoordigd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en de heer Gunther Cooreman en mevrouw Hilde Van der Jeugt, respectievelijk voorzitter en OCMW-secretaris, die optreden namens de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, handelend in uitvoering van het OCMWraadsbesluit van december 2017 hierna genoemd OCMW is overeengekomen wat volgt: Hoofdstuk I. Algemene bepalingen Artikel 1: Juridische basis Deze overeenkomst is gebaseerd op volgend wetgevend artikel: Artikel 271 gemeentedecreet en OCMW-decreet Tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden. 9/17

10 Artikel 2: voorgeschiedenis en nieuwe aanpak In 2016 werd er reeds een overeenkomst afgesloten om in verlofperiodes van de tewerkgestelde personen, verantwoordelijk voor ICT, een beroep te kunnen doen op elkaars personeel. Met het oog op verdere integratie tussen gemeente en OCMW is uitbreiding van de dienst noodzakelijk. De huidige personeelsleden hebben momenteel nauwelijks voldoende tijd om de dagdagelijkse zaken op te volgen. Bij integratie staat of valt alles bij een goede verbinding op de diensten met zowel de server van de gemeente als het OCMW vanop elke locatie. Dat is op vandaag niet het geval. Tevens betekent integratie van diensten veelal het afstemmen van informaticaprogramma s, wat moet ondersteund kunnen worden door een ICT-dienst. In 2018 komt tevens de GDPR (General Data Protection Regulation) op ons af. Deze Europese regelgeving is zeer streng op vlak van het beheer van data van personen. Tevens zal het implementeren van het nieuwe datamanagementsysteem de nodige aanpassingen en opvolgingen van de dienst informatica vergen om hieruit op lange termijn efficiëntiewinsten te genereren. Artikel 3: Voorwerp van de beheersovereenkomst Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking te regelen tussen de gemeente Berlare en het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Berlare. Deze overeenkomst regelt de opdracht op het gebied van ICT waarbij de gemeente en het OCMW overeenkomen dat hun respectievelijke personeelsleden vanaf 1 april 2018 als 1 dienst gaan samenwerken onder de leiding van een door de gemeente aan te werven diensthoofd ICT Artikel 4: inwerkingtreding en duur van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst treedt in werking vanaf 1/4/2018 en wordt aangegaan voor een periode van onbepaalde duur, zij het dat gemeentebestuur en OCMW-bestuur de mogelijkheid behouden tot wijziging, schorsing en/of ontbinding van deze beheersovereenkomst. Zie hoofdstuk V Hoofdstuk II. Engagementen en verbintenissen Artikel 5: Toegangen en veiligheidsbeleid De medewerkers van de gezamenlijke ICT-dienst van gemeente en OCMW krijgen hierbij de toelating om paswoorden op serverniveau uit te wisselen. Ze zullen deze ter plaatse, maar ook op afstand via software kunnen gebruiken. De medewerkers van de dienst ICT zullen zich schikken naar de onderrichtingen die door de veiligheidsconsulent wordt gegeven. De authenticiteit van de gebruikers moet altijd worden gegarandeerd. Op maandelijkse basis is er een overleg tussen het diensthoofd ICT en de veiligheidsconsulent van gemeente en OCMW. Op dit overleg wordt er een ontwerp plan van aanpak opgemaakt om het veiligheidsbeleid van gemeente en OCMW op elkaar af te stemmen. Dit plan zal door het managementteam goedgekeurd en opgevolgd worden. De ICT-medewerkers blijven het principe van de gescheiden domeinen tussen OCMW en gemeente hanteren en respecteren het privacy- en veiligheidsbeleid. Artikel 6: Werkverdeling en praktische werking De gemeente duidt volgende medewerker aan om in de gemeenschappelijke dienst ICT te worden tewerkgesteld: - 1 contractueel diensthoofd ICT (B4-B5) nieuw aan te werven - 1 contractuele ICT-verantwoordelijke (C4-C5) in dienst Het OCMW duidt volgende medewerkers aan om in de gemeenschappelijke dienst ICT te worden tewerkgesteld: - 0,5 contractuele ICT-verantwoordelijke (C4-C5) in dienst - De ICT-dienst staat onder de rechtstreekse leiding van de gemeentesecretaris. Met deze samenwerking wordt soepel, praktisch en pragmatisch omgegaan, in gemeenschappelijk overleg tussen de gemeenteen OCMW-secretaris. Het diensthoofd ICT overlegt strategische beslissingen en investeringsplannen en aankopen met het managementteam, alvorens dit respectievelijk aan gemeente- of OCMW-raad of bij delegatie aan het college/vast bureau voor te leggen. Artikel 6: Juridische werkgever De gemeente is de juridische werkgever van de personeelsleden van de dienst ICT, met uitzondering van de halftijdse contractuele verantwoordelijke ICT van het OCMW. Dit houdt in dat, zolang geen 10/17

11 eengemaakt statuut bestaat, de respectievelijke rechtspositieregeling van de gemeente/het OCMW van toepassing blijft op de door hen aangestelde personen, net als alle rechten en plichten, evaluatie, verlofregeling, arbeidsvoorwaarden, en salaris met inbegrip van bijhorende elementen. Artikel 7: Doel van de dienst De dienst zorgt ervoor dat het personeel van gemeente en OCMW vlot met alle toepassingen die nodig zijn voor de uitoefening van hun job kunnen werken. De dienst zal een traject uittekenen waarbij op alle locaties van gemeente en OCMW vlot op beide servers kan gewerkt worden. Voorrang wordt gegeven aan de diensten waar op heden reeds voor gemeente en OCMW samen wordt gewerkt. De dienst denkt mee over burgergerichte, efficiënte ICT-toepassingen en zorgt mee voor de implementatie ervan. Artikel 8: Informatieveiligheid Informatieveiligheid heeft in de context van de werking van een lokaal bestuur betrekking op de beveiliging van de gegevens van persoonlijke aard, van geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. Deze gegevens kunnen zowel software zijn als digitale bestanden, documenten, enz. Hierbij wordt speciale aandacht besteed aan de correcte toepassing van alle wetgeving die verband houdt met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, en in het bijzonder de wetgeving inzake het Rijksregister der natuurlijke personen en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Hierbij wordt uitgegaan van de nota ISMS Informatieveiligheid bij de integratieoefening OCMW gemeente van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van 21 december Medewerkers van de dienst ICT bewaken mee de informatieveiligheid, maar hebben tevens oog voor de werkbaarheid van de samenwerking. De rapportering naar de beleidsorganen gebeurt met respect voor de decretale bevoegdheden van deze organen binnen elk bestuur en conform de geijkte procedures en afspraken. Hoofdstuk IV: Verdeling middelen, tijd en plaats Artikel 9 Hiërarchische verhoudingen Er is geen sprake van ter beschikking stellen van elkaars personeel. Naar contractueel personeel geeft dit als gevolg dat er geen eenzijdige wijziging wordt doorgevoerd aan de bestaande arbeidsovereenkomst tussen het betrokken personeelslid en het tewerkstellend bestuur. De ICT-verantwoordelijke van het OCMW komt echter hiërarchisch onder leiding van het diensthoofd ICT. Het diensthoofd ICT blijft hiërarchisch onder leiding van de gemeentesecretaris. Artikel 10 Verdeling van de tijd De dienst behandelt de aanvragen van beide besturen op gelijke wijze. De dienst ICT zal haar tijd en aandacht evenredig verdelen over alle aanvragen zonder daarbij onderscheid te maken tussen het tewerkstellend bestuur.. Dit houdt niet in dat alle aanvragen chronologisch moeten behandeld worden. De dienst moet zelf prioriteiten leggen in samenspraak met beide secretarissen. Bij gelijke prioriteiten kan chronologie gehanteerd worden. In gemeenschappelijk overleg zien gemeente- en OCMW-secretaris toe op de soepele, praktische en pragmatische toepassing hiervan. Artikel 11 Verdeling van de middelen Elk bestuur staat in voor de personeelskost van de eigen ICT-verantwoordelijke. De loonkosten van het diensthoofd ICT zal in 2018 voor 50% gefactureerd worden aan het OCMW. Onder loonkost wordt verstaan: bruto-loonkost, RSZ-bijdragen, toeslagen en vergoedingen, verzekeringen, vormingskosten, maaltijdcheques, verplaatsingskosten en andere onkostenvergoedingen De aankopen voor beide besturen worden zo veel als mogelijk op elkaar afgestemd, maar worden in de eerste fase zeker nog aan elk bestuur afzonderlijk ter beslissing voorgelegd en door elk bestuur afzonderlijk betaald. 11/17

12 Vanaf 2019 wordt er gestreefd naar gezamenlijke aankopen. De kosten van de totale dienst ICT zullen berekend worden en op basis van het aantal PC s per bestuur verrekend worden. Onder kosten van de totale dienst wordt verstaan: alle aankopen van hard-en software, die niet onmiddellijk aan een specifieke dienst kunnen worden toegewezen de loonkosten van alle personeelsleden, zijnde bruto-loonkost, RSZ-bijdragen, toeslagen en vergoedingen, verzekeringen, vormingskosten, maaltijdcheques, verplaatsingskosten en andere onkostenvergoedingen Artikel 12 Verdeling van de plaats Naar aanleiding van verdere samenwerking van gemeente en OCMW kunnen diensten en personeelsleden gehuisvest worden in gebouwen die eigendom zijn van het ander bestuur. De kosten hiertoe worden gedragen door de eigenaar van het gebouw en worden niet doorgerekend aan het ander bestuur. Beiden besturen komen overeen dat de ICT-dienst wordt gehuisvest in de gemeentelijke locatie Gaver. In opstart en in overleg kan een tweede locatie in voege gaan. Hoofdstuk V: evaluatie, bemiddeling en beëindiging Artikel 13: evaluatie Uiterlijk juni 2019 wordt een evaluatie van deze beheersovereenkomst voorzien. Het wettelijke kader, o.a. de invoering van het decreet lokaal bestuur, spelen daarbij een belangrijke rol evenals de voortgang van de eigenlijke integratie tussen OCMW-bestuur en gemeentebestuur. De resultaten van deze evaluatie worden gebruikt voor eventuele aanpassingen van de beheersovereenkomst en het verder inplannen van de evaluatie ervan. Indien de gemeenteraad of de OCMW-raad correctieve maatregelen en/of noodzakelijke bijsturingen formuleert, dan dienen deze steeds ook goedgekeurd te worden door de andere betrokkene partij. Artikel 14: bemiddeling en beëindiging Wanneer de huidige overeenkomst aanleiding geeft tot geschillen, dan wordt dit geregeld via een bemiddelingsprocedure, die op initiatief van elk der partijen kan worden opgestart onder de gezamenlijke leiding van de uitvoerende mandataris(sen) bevoegd voor ICT. Gemeente en OCMW engageren zich om enig geschil dat zou ontstaan omtrent de uitvoering van onderhavige beheersovereenkomst in onderling overleg op te lossen. Als één van de partijen na bemiddeling de overeenkomst voortijdig wil beëindigen, moet dit worden geformaliseerd in een gemeenteraadsbeslissing of OCMW-raadsbeslissing welke minstens 6 maanden op voorhand wordt bezorgd aan het ander bestuur. Indien alle partijen in onderling overleg deze overeenkomst verbreken, worden alle afspraken in onderling overleg geregeld. PUNT 8 :Goedkeuring beheersovereenkomst dienst Personeel en Organisatie in het kader van de samenwerking met de gemeente TOELICHTING: Gelet op het OCMW-decreet en het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 271 Gelet op het wetgevend kader, waarna hieronder in de beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW wordt vermeld Gelet op het feit dat zowel gemeente als OCMW een personeelsdienst hebben, maar dat de hoofdadministratief medewerker personeel van de gemeente op korte termijn met pensioen gaat; Gelet op het nakende decreet lokaal bestuur; dat gemeente en OCMW dan een gezamenlijk organogram moeten hebben; dat het aangewezen is om meer en meer alles op vlak van personeelsbeleid en organisatiebeheersing op elkaar af te stemmen. 12/17

13 Gelet op het belang om kennisoverdracht te organiseren door de huidige hoofdadministratief medewerker om de continuïteit in de loonadministratie van de gemeente te verzekeren Gelet op de voorliggende beheersovereenkomst, waardoor gemeente en OCMW Berlare vanaf 1 april 2018 een gezamenlijke dienst Personeel en Organisatie zouden oprichten Gelet op de bespreking van de beheersovereenkomst in het managementteam van gemeente op 18/9/2017 en het managementteam van OCMW op 22/11/2017 VOORSTEL VAN BESLUIT: ARTIKEL 1: de voorliggende beheersovereenkomst tussen OCMW en gemeente Berlare betreffende de oprichting van een gezamenlijke dienst Personeel en organisatie goed te keuren als volgt: Beheersovereenkomst tussen OCMW en gemeente Berlare betreffende onderlinge samenwerking oprichten van een gemeenschappelijke dienst voor personeel en organisatie Tussen: De gemeente Berlare Dorp 22, 9290 Berlare vertegenwoordigd door Katja Gabriëls, burgemeester en Bob Pieters, gemeentesecretaris, handelend namens de gemeente Berlare, in uitvoering van het besluit van de gemeenteraad van DATUM, hierna genoemd de gemeente, en OCMW Berlare Baron Tibbautstraat 29 A, 9290 Berlare vertegenwoordigd door Gunther Cooreman, voorzitter en Hilde Van der Jeugt, secretaris handelend namens het OCMW Berlare, in uitvoering van het besluit van de OCMW-raad van DATUM hierna genoemd het OCMW, wordt op basis van artikel 271 van het Gemeentedecreet en artikel 271 van het OCMW-decreet volgende beheersovereenkomst afgesloten: BEHEERSOVEREENKOMST GEMEENTE-OCMW BETREFFENDE ONDERLINGE SAMENWERKING OPRICHTEN VAN EEN GEMEENSCHAPPELIJKE DIENST VOOR PERSONEEL EN ORGANISATIE Hoofdstuk I: Achtergrond Artikel 1 - Juridische basis en voorgeschiedenis De artikelen 271 van het Gemeentedecreet en van het OCMW-decreet bepalen dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (OCMW) onderling beheersovereenkomsten kunnen afsluiten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeente en het OCMW voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden. Er kan hierbij in eerste instantie worden gedacht aan een gemeenschappelijke organisatie van de ondersteunende diensten, zoals het personeelsmanagement, de logistieke diensten, het financieel beheer, de informatisering en het gemeenschappelijk gebruik van infrastructuur (Zie J. DUJARDIN, W. SOMERS, L. VAN SUMMEREN en J. DEBYSER, Praktisch handboek voor Gemeenterecht, Die Keure, 2006, p. 486). Het gemeentebestuur en OCMW maakten reeds tweemaal gebruik van deze mogelijkheid: op 23/10/2013 keurde de gemeenteraad een beheersovereenkomst tussen OCMW en gemeente Berlare goed voor wat betreft de uitoefening van het ambt van financieel beheerder van de gemeente door de financieel beheerder van het OCMW, en de oprichting van een gemeenschappelijke dienst financiën voor gemeente 13/17

14 en OCMW. Op 22/06/2016 keurde de gemeenteraad een beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW goed, betreffende de samenwerking inzake ICT. Deze wordt meteen in de zitting van heden bijgesteld. Na lezing van het advies van de Raad van State betreffende het voorontwerp van decreet lokaal bestuur van 24/02/2017 besloten het Vast Bureau en het College van Burgemeester en Schepenen verder in te gaan op de ingeslagen weg richting integratie, door de oprichting van één gemeenschappelijke personeelsdienst. Dit niet enkel om een praktische reden, nl. het nakende pensioen in het voorjaar van 2019 van de huidige (vastbenoemde) hoofdadministratief medewerker personeel bij het gemeentebestuur, maar ook om een wettelijke en logische reden: het op langere termijn verder integreren van twee organisaties kan slechts door het creëren van een gelijk speelveld, met o.a. één rechtspositieregeling, één arbeidsreglement, één deontologische code, één organigram, In die zin is de voorgestelde oprichting van een gezamenlijke personeelsdienst, waar alle kennis gecentraliseerd wordt, niet enkel logisch maar ook noodzakelijk voor de verdere integratie. Om de wens tot verdere samenwerking inzake personeel en organisatie, en de oprichting van een gezamenlijke personeelsdienst te formaliseren is een nieuwe beheersovereenkomst aangewezen. Artikel 2 - Aanpak In de huidige personeelsformatie (laatst gewijzigd door de gemeenteraad van juni 2017) van de gemeente Berlare staat de functie van statutair administratief hoofdmedewerker personeel als uitdovend ingevuld. Deze functie dient te worden vervangen door een statutair deskundige personeel (B1-B3). Een soortgelijke functie bestaat echter reeds bij het OCMW Berlare: daar werd in 2016 een administratief contractuele deskundige personeel en organisatiebeheersing (B1-B3) aangeworven. Bovendien is er nog een geldige wervingsreserve naar aanleiding van de gevoerde selectieprocedure. Er wordt daarom voorgesteld de geblokkeerde functie van statutair deskundige personeel (B1-B3) bij het gemeentebestuur formeel te schrappen uit de personeelsformatie, maar het equivalent ervan te voorzien bij het OCMW Berlare, door een extra contractuele deskundige personeel en organisatiebeheersing (B1-B3) aan te werven. Deze functie kan vacant worden verklaard eens de onderstaande samenwerkingsovereenkomst door zowel gemeenteraad als OCMW-raad worden goedgekeurd. In de eerste fase zal deze extra deskundige personeel en organisatie binnen de eengemaakte dienst personeel en organisatie hoofdzakelijk dienen mee te werken aan het formaliseren van een reeks noodzakelijke, gemeenschappelijke reglementen en regelingen. Hoofdstuk II: Doel en duur van de overeenkomst Artikel 3 - Doel van de overeenkomst De gemeente en het OCMW werken samen om het beleid van beide besturen zo veel als mogelijk op elkaar af te stemmen, en dit ten dienste van de bevolking. Deze beheersovereenkomst concentreert zich vooral op de samenwerking inzake personeel en organisatie, en heeft als doel dit beleid te harmoniseren, o.a. door het oprichten van een gemeenschappelijke dienst personeel en organisatie. De beheersovereenkomst is een kaderovereenkomst met algemene afspraken omtrent samenwerking. Indien dit nodig wordt geacht kunnen verdere uitvoeringsmodaliteiten en concrete afspraken worden afgesproken tussen beide besturen en als addendum aan deze overeenkomst worden gevoegd. Deze addenda worden aan de gemeenteraad en OCMW-raad ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 4 - Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst Onderhavige beheersovereenkomst treedt in werking op 1 april 2018, voor onbepaalde duur, zij het dat gemeentebestuur en OCMW-bestuur de mogelijkheid behouden tot wijziging, schorsing en/of ontbinding van deze beheersovereenkomst. Zie hoofdstuk V. 14/17

15 Hoofdstuk III: Dienst personeel en organisatie Artikel 5: Algemeen Er wordt één gemeenschappelijke dienst personeel en organisatie georganiseerd, die zowel het OCMWbestuur als het gemeentebestuur bedient. Er wordt één organogram voor deze gemeenschappelijke dienst opgesteld. De gemeente duidt volgende medewerker aan om in de gemeenschappelijke dienst personeel en organisatie te worden tewerkgesteld: - 1 statutair hoofdadministratief medewerker personeel (C4-C5) (uitdovend, in de loop van 2019 n.a.v. pensionering). Het OCMW duidt volgende medewerkers aan om in de gemeenschappelijke dienst personeel en organisatie te worden tewerkgesteld: - 2 contractuele deskundigen personeel en organisatie (B1-B3) - 1,5 contractueel medewerker personeel (C1-C3) De dienst personeel en organisatie staat onder de dagelijkse leiding en toezicht van de OCMW-secretaris, zonder echter afbreuk te doen aan de artikelen 3, 6 en 9. Artikel 6: Juridische werkgever Het OCMW is de juridische werkgever van de personeelsleden van de dienst personeel en organisatie, met uitzondering van de administratief hoofdmedewerker personeel van het gemeentebestuur. Dit houdt in dat, zolang geen eengemaakt statuut bestaat, de rechtspositieregeling van respectievelijk OCMW of gemeente van toepassing blijft, net als alle rechten en plichten, evaluatie, verlofregeling, arbeidsvoorwaarden, en salaris met inbegrip van bijhorende elementen. Artikel 7: Doel van de dienst De statuten (geldelijk statutair contractueel) van beide besturen worden, met respect voor de wettelijke bevoegdheden van o.a. de gemeentesecretaris, de OCMW-secretaris,, door de gemeenschappelijke dienst personeel en organisatie verder op mekaar afgestemd. De interpretatie en toepassing van deze statuten dienen eveneens op elkaar afgestemd te worden, en dit met het oog op de wens tot verdere integratie en samenwerking van beide besturen. De interne werkprocessen (verlofaanvragen, evaluaties, arbeidsongevallen, ziektemeldingen, ) en externe werkprocessen (communicatie, contractbeheer, aanwervingen, ) zullen zoveel als mogelijk op elkaar worden afgestemd teneinde een goede werking en zoveel mogelijk synergie te garanderen. Bij de documenten die beide besturen verplicht moeten opmaken (arbeidsreglement, deontologische code, interne controle, ) wordt gestreefd naar eenvormigheid. Beide besturen zijn er zich van bewust dat dit veranderingsproces over meerdere jaren zal lopen. Artikel 8: Informatieveiligheid Informatieveiligheid heeft in de context van de werking van een lokaal bestuur betrekking op de beveiliging van de gegevens van persoonlijke aard, van geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. Deze gegevens kunnen zowel software zijn als digitale bestanden, documenten, enz. Hierbij wordt speciale aandacht besteed aan de correcte toepassing van alle wetgeving die verband houdt met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, en in het bijzonder de wetgeving inzake het Rijksregister der natuurlijke personen en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Hierbij wordt uitgegaan van de nota ISMS Informatieveiligheid bij de integratieoefening OCMW gemeente van de 15/17

16 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van 21 december Medewerkers van een dienst personeel en organisatie beheren echter de personeelsdossiers van zowel OCMW-medewerkers als gemeentelijke personeelsleden. Het is praktisch niet mogelijk, noch aangewezen, hierbij een functioneel onderscheid te maken. Een pragmatische aanpak en de doelstelling van efficiëntie staan hierbij voorop, al blijft het de ambitie van zowel OCMW als gemeente Berlare om een informatieveilig bestuur te zijn. De nodige fysieke en digitale maatregelen om dit te waarborgen zullen genomen worden. De rapportering naar de beleidsorganen gebeurt met respect voor de decretale bevoegdheden van deze organen binnen elk bestuur en conform de geijkte procedures en afspraken. Hoofdstuk IV: Verdeling middelen, tijd en plaats Artikel 9 Hiërarchische verhoudingen Er is geen sprake van ter beschikking stellen van elkaars personeel. Het tewerkstellend bestuur blijft steeds optreden in de hoedanigheid van verantwoordelijke werkgever en hiërarchische overste. Wat betreft het statutair personeel is eveneens duidelijk dat de hiërarchische verhoudingen steeds blijven berusten bij het tewerkstellend bestuur. In die zin is het bijgevolg duidelijk dat het gemeentebestuur louter en alleen gebruik maakt van de diensten en personeelsleden van het OCMW, voor wat betreft personeelszaken en (aspecten van) organisatiebeheersing. Het werkgeversgezag blijft berusten bij het eigen tewerkstellend personeel. Ongeacht of de prestaties en opdrachten worden uitgevoerd voor het eigen bestuur of het ander bestuur, werkt ieder personeelslid onder het gezag van het eigen bestuur dat optreedt in de hoedanigheid van werkgever. Artikel 10 Verdeling van de tijd De dienst personeel en organisatie zal haar tijd en aandacht evenredig verdelen over alle personeelsleden en bijhorende dossiers, zonder daarbij onderscheid te maken tussen het tewerkstellend bestuur. In gemeenschappelijk overleg zien gemeente- en OCMW-secretaris toe op de soepele, praktische en pragmatische toepassing hiervan. Artikel 11 Verdeling van de middelen Het gemeentebestuur neemt voor de uitvoering van deze beheersovereenkomst de volledige loonkost van de statutair aangestelde hoofdmedewerker personeel (C4-C5) ten hare laste, net als de helft van de (te bespreken) loonkost van de laatst aangeworven deskundige personeel en organisatie (B1-B3). Vanaf 2019 wordt de loonkost van de dienst personeel en organisatie tussen beide besturen verdeeld à rato van het aantal tewerkgestelde personeelsleden. Onder loonkost wordt verstaan: bruto-loonkost, RSZ-bijdragen, toeslagen en vergoedingen, verzekeringen, vormingskosten, maaltijdcheques, verplaatsingskosten en andere onkostenvergoedingen. De personeelskosten van andere personeelsleden van de gemeenschappelijke dienst personeel en organisatie worden, net zoals dat geldt voor de andere personeelsleden, tot nader orde geboekt bij de rechtspersoon waarbij het personeelslid in dienstverband is. Artikel 12 Verdeling van de plaats Naar aanleiding van verdere samenwerking van gemeente en OCMW kunnen diensten en personeelsleden gehuisvest worden in gebouwen die eigendom zijn van het ander bestuur. De kosten hiertoe worden gedragen door de eigenaar van het gebouw en worden niet doorgerekend aan het ander bestuur. Beiden besturen komen overeen dat de personeelsdienst, gelet op de dagelijkse aansturing ervan, wordt gehuisvest in de kantoren van OCMW Berlare, al kan er in het eerste jaar nog voorzien worden in een periodieke bemanning van een kantoor op het gemeentebestuur. 16/17

17 Hoofdstuk V: evaluatie, bemiddeling en beëindiging Artikel 13: evaluatie Uiterlijk juni 2019 wordt deze beheersovereenkomst geëvalueerd. Het wettelijke kader, o.a. met evoluties inzake de personeelsformatie of het decreet lokaal bestuur, spelen daarbij een belangrijke rol, net als de werking van de geïntegreerde dienst personeel en organisatie, en de voortgang van de eigenlijke integratie tussen OCMW-bestuur en gemeentebestuur. De resultaten van deze evaluatie worden gebruikt voor eventuele aanpassingen van de beheersovereenkomst en het verder inplannen van de evaluatie ervan. Indien de gemeenteraad of de OCMW-raad correctieve maatregelen en/of noodzakelijke bijsturingen formuleert, dan dienen deze steeds ook goedgekeurd te worden door de andere betrokkene partij. Artikel 14: bemiddeling en beëindiging Wanneer de huidige overeenkomst aanleiding geeft tot geschillen, dan wordt dit geregeld via een bemiddelingsprocedure, die op initiatief van elk der partijen kan worden opgestart en onder de gezamenlijke leiding van de uitvoerende mandataris(sen) bevoegd voor personeel. Gemeente en OCMW engageren zich om enig geschil dat zou ontstaan omtrent de uitvoering van onderhavige beheersovereenkomst in onderling overleg op te lossen. Als één van de partijen na bemiddeling de overeenkomst voortijdig wil beëindigen, moet dit worden geformaliseerd in een gemeenteraadsbeslissing of OCMW-raadsbeslissing welke minstens 6 maanden op voorhand wordt bezorgd aan het ander bestuur. Indien alle partijen in onderling overleg deze overeenkomst verbreken, worden alle afspraken in onderling overleg geregeld. 17/17