RAADSCOMMISSIE FINANCIEN, FISCALITEIT, PERSONEEL, VORMING EN INFORMATICA

Transcriptie

1 RAADSCOMMISSIE FINANCIEN, FISCALITEIT, PERSONEEL, VORMING EN INFORMATICA Plaats: Raadszaal Provinciehuis Datum: 20 oktober 2015 Voorzitter: JAAK PIJPEN Aanvangsuur: 10u00 Aanwezig: JAAK PIJPEN, EDDY POFFE, KRIS POELAERT, CHRIS TAES, MARTINE LEMONNIER, JO STULENS, MARTINE JANSSENS, SARAH SNEYERS, KATLEEN D HAESE, DIEDERIK DUNON, LUCIA DEWOLFS, DANIEL FONTEYNE, FREDERIC PETIT, leden MANU CLAES, HILDE VAN OVERSTRAETEN, JAN LAEREMANS, leden plaatsvervangende MONIQUE SWINNEN, TOM DEHAENE, TIE ROEFS, JULIEN DEKEYSER, WALTER ZELDERLOO en MARC FLORQUIN, gedeputeerden Verontschuldigd: AN HERMANS, CORINNE OLBRECHTS, LUC ROBIJNS, BERNADETTE STASSENS, LUC DE BRAEKELEER De agendapunten zijn: 1. Goedkeuren verslag vorige vergadering 2. 2 de reeks interne kredietaanpassingen de reeks interne kredietaanpassingen de reeks budgetwijzigingen Bestek en wijze van gunning voor dienstenopdracht rond financiële processen 6. Raamcontract multifuntionals 2016 principebeslissing 7. Raamcontract SAP licenties en ondersteuning voorstel tot wijziging van wijze van gunnen 8. VERA wijziging statuten en wijziging beheersovereenkomst 9. Rondvraag De voorzitter Jaak PIJPEN opent de vergadering. 1. Goedkeuring verslag van de vorige raadscommissie Het verslag van de raadscommissie van 22 september 2015 wordt goedgekeurd de reeks interne kredietaanpassingen 2015 De 2 de reeks kredietaanpassingen 2015 wordt met een positief advies ter goedkeuring aan de provincieraad voorgelegd. 1

2 3. 3 de reeks interne kredietaanpassingen 2015 De heer Daniel Fonteyne vraagt of voor de uitgave van facilitair beheer ivm een schadegeval van een dienstwagen de verzekeringsmaatschappij ook tussenbeide komt. De heer Walter Zelderloo antwoordt dat de vermelde uitgave de franchise is die aan de verzekeringsmaatschappij overgemaakt moet worden. De rest van de kosten worden door de maatschappij opgenomen. De heer Daniel Fonteyne stelt een vraag i.v.m. de overheveling van euro van het PISO naar personeel. Mevrouw Monique Swinnen antwoordt dat dit in de 2 de budgetwijziging verwerkt werd. De 3 de reeks kredietaanpassingen 2015 wordt ter kennisgeving aan de provincieraad voorgelegd de reeks budgetwijzigingen 2015 Mevrouw Monique Swinnen geeft toelichting bij de 3 de reeks budgetwijzigingen Ze geeft aan dat er weinig inhoudelijke wijzigingen zijn, maar meer verschuivingen en stelt voor om te beginnen met de tabel van het liquiditeitenbudget p.50 en daarna door te gaan naar het document M2. Mevrouw Monique Swinnen zegt dat hier de diverse bewegingen die voor de cijfers in het rapport M2 zorgen duidelijk zichtbaar zijn. Wat opvalt is dat de exploitatie-ontvangsten verminderd zijn. Dit is hoofdzakelijk te wijten aan de lagere inschrijving van ontvangsten door de provinciedomeinen en de daling van de Vlaamse subsidies voor de fietsinfrastructuur (ongeveer euro). Dit is het gevolg van de vertraging in de aanleg van de fietspaden. Vlaanderen keert de subsidies pas uit als de werken zijn uitgevoerd. De wijzigingen bij de exploitatie-uitgaven vloeien grotendeels voort uit het zo correct mogelijk ramen van wat er in 2015 wordt uitgegeven. Hierdoor zijn er bijna euro minder uitgaven. Mevrouw Monique Swinnen haalt enkele voorbeelden van verschuivingen aan: Kansenbeleid Artsen zonder vakantie Economie POM optimaliseren bedrijventerreinen: verschuiving van werkingssubsidies naar investeringssubsidies. Een groot bedrag aan investeringen wordt voornamelijk verschoven door het feit dat sommige projecten dit jaar niet meer kunnen gerealiseerd worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn: Doortrekkersterrein in Huizingen De inkom aan de Beemdenstraat in Kessel-Lo 2

3 De keuken van het provinciehuis Nieuwbouw van de sterretjes Projectsubsidies mobiliteit Mevrouw Monique Swinnen duidt bij liquiditeiten op de verschuiving van euro bij de dienst wonen. De heer Tom Dehaene zegt dat er meer aanvragen zijn voor leningen dan oorspronkelijk voorzien. Mevrouw Monique Swinnen vestigt de aandacht op het positieve verschil op kasbasis van euro en verwijst naar het document M2 p.8. De cijfers voor 2014 in het rapport M2 zijn definitieve cijfers. De cijfers vanaf 2016 en volgende jaren worden in een volgende bespreking, bij de opmaak 2016, bekeken. Mevrouw Monique Swinnen stelt voor om door te gaan met de aanpassingen aan de investeringsenveloppen op p.25: Investeringsenveloppe RUIMTE Mevrouw Monique Swinnen wijst op de grote wijziging van euro. De heer Tom Dehaene voegt toe er inderdaad een groot bedrag nodig is voor de fietsbrug boven de ring. Het provinciebestuur heeft hiervoor een overeenkomst gesloten met de Vlaamse Overheid; het deel van de provincie bedraagt euro. Mevrouw Monique Swinnen licht toe dat dat wat oorspronkelijk als investeringssubsidie was voorzien nu een investeringsuitgave wordt. AVV zal de werf leiden en wij doen een bijdrage in de kosten. Investeringsenveloppe KENNISECONOMIE Mevrouw Monique Swinnen legt uit dat de wijziging van de investeringssubsidie op de laatste lijn van de tabel hoofdzakelijk de verschuiving van werkings- naar investeringssubsidie van POM betreft alsook het vooruitschuiven in tijd van 2015 naar 2016 van de nieuwbouw van de Sterretjes. Investeringsenveloppe MENS Mevrouw Monique Swinnen zegt dat het ook hier gaat over een wijziging van euro bij de investeringssubsidies door meer investeringen en minder leningen. De heer Tom Dehaene verduidelijkt dat het een gewone verschuiving is. Investeringsenveloppe VRIJE TIJD Mevrouw Monique Swinnen bemerkt dat het hier voornamelijk gaat over kleinere bedragen en geeft het voorbeeld van de ballonloods en de studie voor het kasteel van Huizingen bij terreinen en gebouwen. Investeringsenveloppe OVERIG BELEID Mevrouw Monique Swinnen licht toe dat een belangrijke verhoging bij immateriële vaste activa komt van de informatica software om het informatica-systeem up to date 3

4 te houden. Ook de verschuiving in de tijd van de keuken van het provinciehuis is hierin terug te vinden. De voorzitter Jaak Pijpen informeert of er nog vragen zijn in verband met de 3 de reeks budgetwijzigingen. De 3 de reeks budgetwijzigingen 2015 wordt met een positief advies ter goedkeuring aan de provincieraad voorgelegd. 5. Bestek en wijze van gunning voor dienstenopdracht rond financiële processen De heer Jan Laeremans vraagt of het principe geldt dat als je niets nodig hebt, er niets wordt uitgegeven. Mevrouw Monique Swinnen bevestigt dit. De heer Jan Laeremans wenst te weten hoe zeker men kan zijn dat er iemand ter plaatse kan komen indien een dringend probleem zich voordoet. De heer Wim Houben geeft aan dat het bestek voorziet dat dit binnen de 5 dagen is. Mevrouw Lucia Dewolfs informeert of het de eerste keer is dat men hierop een beroep doet. Mevrouw Monique Swinnen beaamt dit en voegt toe dat er eerst aan gedacht werd om personeel te werven, maar dat men nu probeert om op deze manier een buffer te maken. De heer Jan Laeremans vraagt of een vaste medewerker niet goedkoper is indien je een consultant een gans jaar zou nodig hebben. De heer Wim Houben antwoordt dat dit inderdaad zo is, maar dat het niet de bedoeling is om er op die manier gebruik van te maken. Het budget dat voor de opdracht voorzien is, is lager dan de kostprijs van een medewerker. De heer Daniël Fonteyne vraagt of andere overheden ook beroep doen op dergelijke consultancy. Mevrouw Céline Eynatten bevestigt dit. Andere Vlaamse provincies hebben een gelijkaardig contract en ook veel steden en gemeenten doen beroep op consultancyh. De heer Jan Laeremans informeert of het dan experten zijn die langskomen. Mevrouw Céline Eynatten antwoordt dat het firma s zijn die de juiste expertise in huis hebben om ons verder te helpen. 4

5 Het bestek en de wijze van gunning voor dienstenopdracht rond financiële processen wordt met een positief advies ter goedkeuring aan de provincieraad voorgelegd. 6. Het opstarten van een gunningsprocedure voor een raamcontract voor huur en onderhoud van multifunctionals en volumeprinters incl. beheersysteem en integratie met de IT systemen voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant Mevrouw Tie Roefs licht dit agendapunt toe. De heer Jan Laeremans vraagt wat de huidige kostprijs is. Er staat in het voorstel wel dat de toekomstige jaarlijkse kostprijs geraamd wordt op maar er werden geen cijfers opgenomen over de huidige kostprijs. De heer Karl Pottie geeft aan dat hij deze cijfers nu niet bij zich heeft. Uit het hoofd ramen we dat het toekomstige contract 10% tot 15% goedkoper is dan vroeger. Aangezien de afdrukaantallen in een dalende trend zitten, dalen de afdrukkosten. Daarnaast kunnen er ook kleinere machines aangekocht worden aangezien deze minder afdrukken dienen te verwerken. De heer Jan Laeremans geeft aan dat hij wel gelooft dat er een daling is van het afdrukvolume maar zou hier graag de cijfers omtrent zien. De heer Karl Pottie geeft aan dat deze cijfers aan de hand van grafieken toegevoegd zullen worden aan het verslag. Antwoord administratie: Sinds 2012 zien we jaarlijks een daling in het totaal aantal afdrukken op maandbasis voor de multifunctionals. Dit wordt weergegeven in volgende grafiek: Eind 2011 bedroeg het contract bij gunning ongeveer euro op jaarbasis. Het nieuwe contract wordt geraamd op euro op jaarbasis. Dit is dus een verschil van ca. 23%. Deze raming omvat zowel de huur en onderhoud van de toestellen als de kosten voor de afdrukken (excl. papier) en houdt rekening met de dalende afdrukaantallen, goedkopere afdrukkosten en de kleinere dimensionering van de toestellen. 5

6 De heer Daniël Fonteyne vraagt in welke tijdspanne de multifunctionals zullen vervangen worden. Aangezien er waarschijnlijk gedurende een periode een dubbel gebruik zal zijn. De heer Karl Pottie geeft aan dat deze overlapping niet lang zal duren, max. 1 à 2 maanden. Mevrouw Martine Janssens geeft aan dat VERA ook een raamcontract heeft voor multifunctionals en vraagt waarom de provincie geen gebruikt maakt van dit raamcontract. De heer Karl Pottie zegt dat in het raamcontract van VERA geen repro toestellen inbegrepen zijn. Deze hebben we echter nodig voor in de drukkerij en dienen compatibel te zijn met de andere multifunctionals. Anders kunnen er geen grote opdrachten doorgestuurd worden naar de repro. Mevrouw Martine Janssens vraagt dat er geen beperkte inschrijving van leveranciers gaat zijn aangezien deze misschien niet allemaal de grotere multifunctionals aanbieden. De heer Karl Pottie geeft aan dat alle grote leveranciers beiden types aanbieden. Het agendapunt wordt met een positief advies ter goedkeuring aan de provincieraad voorgelegd. 7. Raamcontract SAP licenties en ondersteuning wijziging wijze van gunning Mevrouw Tie Roefs licht dit agendapunt toe Er werden namelijk 4 offertes ingediend maar geen enkele offerte voldoet aan de vraag daarom wordt er nu een onderhandelingsprocedure gevraagd zodat er individueel met elke indiener een gesprek kan gevoerd worden. Mevrouw Kathleen D Haese vraagt of ze dan het bestek op een aantal punten gaan aanpassen. Mevrouw Tie Roefs geeft aan dat dit niet het geval is maar dat er een gesprek gevoerd gaat worden met de 4 inschrijvers om verdere aanvullingen te doen. Mevrouw Kathleen D Haese vraagt of het gebrek van de onvolledigheid aan het bestek lag. Mevrouw Tie Roefs geeft aan dat de fout bij de inschrijvers lag waarbij ze elk op een ander punt een fout gemaakt hebben. De heer Jan Laeremans vraagt of het niet mogelijk is om de fouten er gewoon uit te halen. Mevrouw Tie Roefs geeft aan we deze optie niet verkiezen aangezien we dan veel tijd gaan verliezen want dan dienen we onze procedure terug vanaf nul te beginnen. Het agendapunt wordt met een positief advies ter goedkeuring aan de provincieraad voorgelegd. 6

7 8. VERA wijziging statuten en wijziging beheersovereenkomst Mevrouw Tie Roefs geeft het woord aan Nele Barthier. Mevrouw Nele Barthier licht dit agendapunt toe. Mevrouw Kathleen D Haese geeft aan dat er gezegd wordt dat de terminologie ook aangepast werd maar in de statuten blijft men wel spreken over de provincie Vlaams- Brabant terwijl men het in de beheersovereenkomst heeft over de provincie. Ze vraagt of er een reden is waarom deze parallel niet is doorgetrokken. Mevrouw Nele Barthier geeft aan dat in de beheersovereenkomst in de inleiding geduid wordt dat in het vervolg van de tekst over de provincie wordt gesproken, terwijl je deze inleiding niet hebt in de statuten. Als je in de statuten zou spreken van de provincie, dan is het niet duidelijk dat hiermee de provincie Vlaams-Brabant wordt bedoeld. Kathleen D Haese vraagt of de voorziene termijn van 2 maanden haalbaar is. Mevrouw Nele Barthier geeft aan dat dit realistisch is aangezien er in november met dit dossier naar deputatie en de raadscommissie kan gegaan worden en ten laatste in december nog naar de provincieraad. Mevrouw Katlheen D Haese geeft aan dat deze timing voor budgeten en bijvoorbeeld de jaarrekening van VERA niet gehaald wordt. Mevrouw Nele Barthier voegt hieraan toe dat de datum van 1 november de datum is waarop het dossier administratief moet binnen zijn bij de provincie. Normaal werd dit dossier al vooraf verschillende keren doorgepraat en overlegd en dus mag deze timing geen probleem vormen aangezien men al van voor 1 november met dit dossier bezig is. Mevrouw Jan Laeremans merkt op dat er in artikel 19 paragraaf 3 van de beheerovereenkomst er een toename is van het bedrag tot Hij vraagt of de overgang van euro naar euro geen grote stap is en waarom dat probleem niet eerder naar boven gekomen is gezien men met euro werkte. Mevrouw Tie Roefs geeft aan dat dit in overeenstemming is gebracht met de bedragen zoals voorzien in de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten is de eerste limiet binnen deze wetgeving (waarvoor 3 offertes aangevraagd moeten worden) en de volgende stap is dan Mevrouw Kathleen D Haese heeft nog een materiële vergissing opgemerkt in de statuten. In artikel 36 staat de volgende paragraaf dubbel: De overeenstemmende rechtspositieregeling van het provinciepersoneel is onverkort van toepassing op het personeel van VERA. Eventuele afwijkingen op de rechtspositieregeling kunnen mits voldoende motivatie en mits goedkeuring door de provincieraad worden toegestaan. Mevrouw Nele Barthier stelt voor om deze paragraaf uit de gecoördineerde versie van de statuten te halen en alzo de materiële vergissing recht te zetten. 7

8 Mevrouw Kathleen D Haese vraagt hoe je de bepaling in artikel 11, 3 van de statuten kan afdwingen, namelijk dat beslissingen van de raad van bestuur van VERA voorrang hebben. Mevrouw Nele Barthier antwoordt dat je dit juridisch zal moeten afdwingen door dit mee in de statuten van het filiaal te laten opnemen. Het agendapunt wordt met een positief advies ter goedkeuring aan de provincieraad voorgelegd. 9. Varia De voorzitter Jaak Pijpen informeert of er nog variapunten zijn. Vervolgens sluit hij de raadscommissie af en bedankt de raadsleden voor hun aanwezigheid. Einduur: uur De voorzitter, Jaak Pijpen 8