Bronhouderportaal BRO sprintreview

Transcriptie

1 Bronhouderportaal BRO sprintreview Sprint 22 Eindsprint! Verslag

2 Aanmeldingen 1. Robin van den Assem (coördinator BRO, Hoogheemraadschap Delfland) 2. Jos Verbeek (divisiemanager geotechniek, Geonius) 3. Henk Ferkranus (coördinator BRO regio Noord, ICTU) 4. Theo Gülcher (softwareontwikkelaar Bronhouderportaal BRO, ICTU) 5. Jippe Holwerda (softwareontwikkelaar Bronhouderportaal BRO, ICTU) 6. Tom Koenraads (functioneel ontwerper, ICTU) 7. Rob van der Krogt (transitiemanager BRO, TNO) 8. Olaf Lem (coördinator BRO, Waterschap Rivierenland) 9. Ronald Lindsen (software delivery manager Bronhouderportaal BRO, ICTU) 10. Tom Moesker (projectmanager Bronhouderportaal BRO, ICTU) 11. Johan Stöver (softwareontwikkelaar Bronhouderportaal BRO, ICTU) 12. Henriëtte Villevoije (coördinator BRO, Rijkswaterstaat) 13. Rosan van Wilgenburg (coördinator BRO, Gemeente Amsterdam)

3 Agenda 12.00u Inloop en welkom en lunch 12.15u 1. Doelen komende release 12.20u 2. Terugblik afgelopen Sprint Demonstratie en bespreking opleveringen 13.00u 3. Terugblik naar het prille begin: april 2017 Globaal ontwerp en Clickable Demo 13.30u 4. Inventarisatie nog openstaande en nieuwe wensen Door onszelf aan te dragen, ná project op te pakken 14.30u 5. Dankwoord, overdracht en afsluiting Dank aan ontwikkelteam, overdracht naar ICTU Beheer 15.00u Ruimte voor nabesprekingen en vervolgafspraken Dit is de laatste Sprintreview Op 29 mei sluiten we met deze review van Sprint 22 de voorlopig laatste sprint af. Het realisatieproject van Tom Moesker sluit daarna ook af. Dit is conform de planning. Roeland Goedegebure neemt per 1 juni vanuit ICTU de verantwoordelijkheid over voor het beheer en de verdere ontwikkeling van het Bronhouderportaal (N.B.: Niet Ronald Lindsen zoals eerder aangekondigd.) Tom gaat zich na de zomer voor de BRO bezighouden met (o.a.) implementatiebegeleiding. Tussendoor: korte koffiebreaks

4 1 DOELEN KOMENDE RELEASE DOOR DE PRODUCT OWNER

5 Doelen Release 1.22 Release 4 Algemeen doel Oplevering Basale invulling van alle nu nog openstaande wensen 1 juni 2018 (met tussenreleases in februari en april) week datum locatie sprintnr. hoofdsprintdoel (naast andere opleveringen) 04 di 23 jan Amersfoort #16 Aanleveren in bulk mogelijk maken 07 di 13 feb Utrecht #17 Meer informatie op het scherm 10 di 06 mrt Utrecht #18 Tussenrelease 1.18: Bulk & Info 13 di 27 mrt Den Haag #19 Nieuwe koppelingen 16 di 17 apr #20 Notificaties via de mail 19 di 08 mei #21 Tussenrelease 1.21: Koppelingen & notificaties 22 di 29 mei #22 Sluiten/heropenen, rapporteren, zoeken en archiveren 22 vr 01 jun Finale release 1.22: Finale oplevering

6 Doelen Release 1.22 Voorlopige indeling Nr. hoofdsprintdoel (naast andere opleveringen) Wat zit daar onder anderen in? #16 Aanleveren in bulk mogelijk maken Bulk upload én download #17 Meer informatie op het scherm Voorpagina, leveringshistorie, berichtenbanner, betere teksten #18 Tussenrelease: Bulk & Info Gerealiseerde verbeteringen in productie brengen #19 Nieuwe koppelingen Automatische koppelingen met (indien beschikbaar): de nieuwe syntax-validatieservice, een 1 e gegevensleverancier, AAT, grafische viewer. #20 Notificaties via de mail Validatie van mailadres, mailnotificatie bij uit te voeren taak en als termijn verloopt. #21 Tussenrelease: Koppelingen en notificaties Gerealiseerde verbeteringen in productie brengen #22 Sluiten/heropenen, rapporteren, zoeken en archiveren Zoeken naar, rapporteren over en sluiten/heropenen/archiveren van: organisaties, projecten, leveringen, bestanden, accounts, machtigingen en autorisaties.

7 2 TERUGBLIK AFGELOPEN SPRINT DOOR HET ONTWIKKELTEAM

8 Uit de evaluatie van de vorige sessie We misten in de vorige sessie het programmabureau en daarmee antwoorden op een paar vragen die er leven. Door omstandigheden ook deze review verhinderd, maar laat weten zeer te spreken te zijn over hoe de Sprintreviews gaan. Tom en Ronald kunnen namens de BRO alle vragen beantwoorden. We misten we ook Rijkswaterstaat. Vandaag weer aanwezig. De discussie over archivering was niet zo boeiend en ook wat rommelig. Conclusie aan het einde van de discussie over archivering is dat het voor dit onderwerp nog te vroeg is: We hebben er nu nog geen gevoel bij wat de informatiebehoefte later zal zijn. Zie ook het volgende punt. Misschien moet de discussie over archivering met archiveringsexperts gevoerd worden? Die suggestie nemen we ter harte. Maar archivering gaan we pas weer op een later moment adresseren. Tot die tijd voeren we een no-regret aanpak. Dat wil zeggen: We zorgen dat historische gegevens niet per ongeluk uit het portaal verdwijnen of daar achteraf nog aangepast kunnen worden. We bewaren verder álles, althans voor zover niet in conflict is met de AVG of andere wetten en regels. Dit blijven we doen totdat er nadere besluitvorming is over welke gegevens op langere termijn bewaard moeten blijven en welke gegevens niet. De informatie over Bronhouderportaal mag wat centraler, die bereikt nu alleen de ingewijden. Rond 11 juni a.s. krijgt de BRO een nieuwe centrale website een al lang gekoesterde wens. Op deze nieuwe site zal de kwaliteit en toegankelijkheid van de BRO-informatievoorziening stapsgewijs worden aangepakt en verbeterd. Dat zal nog wel enige tijd in beslag nemen.

9 Bronhouderportaal in cijfers Sprint Peildatum 19 jan 13 feb 6 mrt 27 mrt 17 apr 8 mei 29 mei Verwacht Maximum Actieve organisaties # gemeenten # waterschappen # provincies # andere bronhouderorganisaties ±150 # organisaties die geen bronhouder zijn ±500 Actieve gebruikers # gebruikers met eherkenning # gebruikers met lokaal account Inrichting en gebruik - # projecten # autorisaties van gebruikers # machtigingen voor bedrijven # brondocumenten aangeleverd # brondocumenten doorgeleverd

10 Gerealiseerd in deze sprint BBRO-1241 eherkenning als voorwaarde voor verkrijgen beheerrechten ivm. vereiste 2-factor authenticatie. Is voor nu opgelost door Beheerder het recht te ontnemen andere Beheerders aan te stellen. Dat moet in het vervolg via een aanvraag bij de BRO Servicedesk en die controleert hier nu op. BBRO-0530 In brondocument aangegeven kwaliteitsregime op scherm tonen zoals: IMBRO, IMBRO/A. BBRO-1296 Document-ID tonen berekende waarde die een document uniek is, ongeacht de bestandsnaam. BBRO-1193 Bij inlog via adres zelf je wachtwoord kunnen resetten via activeringsmail naar dat adres. Dit is nu inclusief: Automatische deblokkering van een geblokkeerd account na 60 seconden. Wij verwachten dat dit definitief een einde maakt te vaak terugkerende inlogproblemen. BBRO-0582 Project kunnen sluiten en heropenen zodat sneller ziet wat de actieve projecten zijn die je in de gaten moet houden. BBRO-0587 Machtiging kunnen sluiten en heropenen voor bronhouder én voor leverancier. BBRO-1274 Brondocumenten kunnen terugzoeken op basis van een bepaald kenmerk om te beginnen: BRO-ID en Levering-ID. BBRO-1271 Rapportage als bestand kunnen downloaden met leveringshistories van leveringen in een periode. BBRO-1273 Live de voortgang van de validatie van bulkaanleveringen kunnen volgen zodat je niet herhaaldelijk op F5 (verversen) hoeft te klikken om te zien of het al klaar is. BBRO-1316 Akkoord vragen aan een nieuwe gebruiker bij activering van zijn/haar gebruikersaccount nodig vanwege de AVG.

11 Demonstratie

12 3 TERUGBLIK OP HET BEGIN DOOR DE PRODUCT OWNER

13 Aan het einde kijken we nog één keer achterom 1. Wat was vooraf onze visie op het Bronhouderportaal? 2. Wat hebben we sindsdien daadwerkelijk gerealiseerd? 3. Wat is (nog) niet gerealiseerd en waarom niet? 4. Wat hebben we extra gedaan wat we vooraf niet voorzagen? 5. Wat leren we hiervan en nemen we mee naar het vervolg?

14 Terug naar Sprint 1: Initieel globaal ontwerp maart 2017 Wettelijke bronhouders Bronhouderportaal BRO Gegevensleveranciers Landelijke voorziening BRO Portaalbeheerders >Conclusie: Deze rolverdeling is gewijzigd. Nadat dit ontwerp was opgesteld kwam er naderhand één belangrijke wijziging: toevoeging van een aparte kwaliteitscontroleur-rol, per project naar wens in te vullen door een bronhouder of door een leverancier. En binnen de bronhouderorganisatie kwam er onderscheid tussen beheerder, coördinator en bronhouder-rollen. En de Bronhouder kan ook zelf als leverancier optreden. Op deze wijze kunnen bijna alle procesvarianten die door bronhouders werden aangedragen worden ondersteund.

15 Te bouwen modules Eindbeeld voor eind 2018 zoals we dat voor ons zagen in maart 2017 Bron: Verslag Sprintreview Sprint 1 >Conclusie: Overal waar een groen vinkje staat kun je zeggen dat er functionaliteit is opgeleverd, soms basaal, soms uitgebreid. De ondersteuning van Onderzoeken Terugmelding is in de loop van het project buiten scope geplaatst. Dit gebeurt buiten het portaal om. Een basale vorm van Archivering is als restpunt nog te realiseren om aan de wettelijke archiveringsvereisten te voldoen. Dit wordt in de beheerfase opgepakt.

16 Clickable demo mei 2017 Bij aanvang van het project heeft Victor Zuydweg voor ons een ontwerp uitgewerkt in de vorm van een clickable demo. De clickable demo is ook op internet te bekijken: Webadres: pip-demo.nl/bro Gebruikersnaam: brogebruiker Wachtwoord: Kiem van een Wellingtoon Dit is een website waarin een deel van de functionaliteit is nagebootst. Schermen zijn aanklikbaar maar het is geen echte applicatie. >Conclusie: Het meeste uit de clickable demo is gerealiseerd, zij het vaak anders vormgegeven. Wat er heel zichtbaar nog ontbreekt zijn de landkaartjes als achtergrond. Daarnaast missen we nog de viewers die nodig zijn om aangeleverde brondocumenten inhoudelijk te kunnen bekijken. Dit ervaren we wel als een gemis want nu zit je naar cryptische XML-code kijken. Dit is iets om in het najaar toch snel op gaan te lossen. De vraag is of dit dan binnen of buiten het Bronhouderportaal gebeurt. Start de clickable demo

17 5 INVENTARISATIE OPENSTAANDE EN NIEUWE WENSEN ALLEN

18 Interactieve sessie In meerdere iteraties telkens de volgende drie stappen doorlopen: 1. Belangrijkste wensen verzamelen op post-its: 1. Functionele wensen van eindgebruikers EN: 2. Zaken waar we vanwege regelgeving aan moeten voldoen 2. Deze post-its in logische groepjes clusteren: 1. Wat hoort functioneel bij elkaar? OF: 2. Wat is het beste als feature in gezamenlijkheid op te pakken? 3. Dan samen de prioriteit bepalen: 1. Wat vinden we de belangrijkste clusters en wensen? 2. Waarom vinden we die belangrijker dan de andere?

19 Spiekbriefje: Eerder geïnventariseerde wensen Dit is de lijst met overgebleven wensen die in eerdere Sprintreviews al waren opgetekend: 1. In het leveringsoverzicht tonen wie er geacht wordt de volgende stap in de afhandeling te doen. Hiervoor hebben we wat ideeën uitgewerkt die we oppakken al er tijd voor is. 2. Statusinformatie op de projectbalk afbeelden zodat je daarvoor het project niet eerst hoeft te openen. Vergelijkbaar met b.v. Outlook waar je ziet hoeveel ongeopende berichten in de Inbox zitten. 3. Alle leveringen in een project in één keer kunnen downloaden. We wachten op de eerste gebruiker die dit in de praktijk écht nodig heeft. 4. De status Ingenomen door LV BRO corrigeren zodat je direct ziet of die tot goed- of afkeuring heeft geleid. Dit is misschien niet meer nodig als de validatieservice is aangesloten; dan komt achteraf afkeuren niet meer voor. 5. Mailnotificatie ontvangen als de afhandelingstermijn voor een taak dreigt te verstrijken. We wachten op een juridisch getoetst besluit over wanneer die termijn in gaat. 6. Mailnotificatievoorkeuren kunnen instellen per account en per project. We wachten op de eerste praktijkervaringen zodat we beter kunnen inschatten wat nodig is 7. Deelprojecten kunnen aanmaken zodat een hiërarchie kunt aanbrengen in de weergave en in het rechtenbeheer. Dit gaat al iets teveel over de oplossing, stel liever de vraag centraal. 8. Bij aanlevering een referentiecode van de eigen administratie kunnen opvoeren om de link daarmee te bewaren. Dit kan wellicht door bestaande metagegevensvelden te gebruiken. Een infographic is in de maak. 9. Beter onderscheid maken tussen de keuze Afkeuren bij Controleren en Afkeuren bij de stap Accorderen. Er zijn meerdere bevindingen over verwarrende statusinfo op het scherm. Een verbetervoorstel is in de maak. 10. In het leveringsoverzicht statusinformatie ook grafisch weergeven zodat je sneller ziet wat de status is. Totdat dit mogelijk is kun je een leveringsoverzicht sorteren op status. 11.Lifecycle van gebruikersaccounts beheren (IDM): automatisch de-autoriseren en/of verwijderen. Dit is niet alleen handig maar ook verplicht vanwege de AVG. 12. Ook de inwindatum opnemen in de leveringshistorie zodat je de hele aanleverperiode kunt zien. Dit is niet meer nodig? De wettelijke termijn start pas bij aanlevering aan het Bronhouderportaal.

20 Resultaat van de inventarisatie (1/2) Voor controleurs Voor leveranciers Voor beheerders Voor opdrachtgever Voor leveranciers Voor iedereen Voor opdrachtgever Voor iedereen Voor iedereen Voor opdrachtgever

21 Resultaat van de inventarisatie (2/2) Op de voorgaande pagina zijn alle wensen bijeengebracht op een whiteboard. Daarin zijn ze globaal per type gebruiker geclusterd en dat met de volgende prioriteitsvolgorde: Belangrijkste wensen 1. Voor controleurs controlemogelijkheden inbouwen zodat die ook echt in het portaal hun werk kunnen doen. 2. Voor iedereen de gebruikersinterface begrijpelijker maken zodat er minder handleiding nodig is. Overige belangrijke wensen 1. De leveranciers beter ondersteunen met info die zij nodig hebben om voor hen het werk makkelijker te maken. 2. De beveiliging aantoonbaar op orde hebben zodat de opdrachtgever de BIR wat dit betreft kan naleven. 3. Voor de administrator en de beheerders extra functies toevoegen zodat voor hen het werk makkelijker wordt. 4. Voor iedereen een persoonlijk dashboard toevoegen zodat je je instellingen en taken efficiënter kunt beheren. Overige wensen 1. Scope aan ondersteunde documenten uitbreiden, o.a. met mutatie- en correctieberichten. 2. De zoekmogelijkheden verder uitbreiden, met de zoekbehoefte per type gebruiker nog nader te bepalen. 3. Voor leveranciers de gegevensconversies beter ondersteunen (vooral: GEF). 4. Voor de opdrachtgever: de archiefwet en het archiefbesluit naleven. Mogelijke aanpak voor deze wensen Deze wensen zijn goed de clusteren per type gebruiker: leverancier, controleur, bronhouder, coördinator, beheerder, administrator en de nieuwe rol: opdrachtgever (=programmabureau BRO). Dat betekent dat je per cluster een specifiek groepje van gebruikers bijeen kunt zoeken om voorgestelde oplossingen te toetsen.

22 Hoe gaan we verder na de laatste Sprintreview? door Ronald Lindsen Per 1 juni gaan we de beheerfase in. Dat betekent: Uitvoering van applicatiebeheer, zowel preventief als correctief. Verdere doorontwikkeling op basis van de backlog (lees: de inventarisatie van vandaag). Dit met een weer wat kleiner bouwteam, maar: De kennis blijft behouden. De werkwijze met de sprints verandert niet. Vooruitblik: Er komt nog een releasekalender voor het tweede deel van Wijze van invulling van openstaande wensen nog te bepalen door het programmabureau. Niet meer met na elke sprint een review, maar bijvoorbeeld per functionele release.

23 5 DANKWOORD, OVERDRACHT EN AFSLUITING

24 Namens programma BRO en het ICTU-bouwteam aan alle deelnemers van de Sprintreviews hartelijk dank voor alle bijdragen de afgelopen 12 maanden!!