Handleiding. Gemeentelijk DVS beheerder

Transcriptie

1 Handleiding Gemeentelijk DVS beheerder Versie 1 oktober 2007 Deze handleiding heeft 28 pagina s Versie 1.2

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Introductie Gebruik van de handleiding 3 2 Installatie certificaat software Installatie Starkey software Installatie Safesign software Controle installatie van het certificaat 13 3 Koppelen certificaat aan gebruikersnaam 15 4 Gemeentelijke gebruikers Aanmaken van de gebruikersaccounts Toekennen van rollen aan de gebruiker Opnieuw instellen van het wachtwoord Blokkeren en deblokkeren formulieren Wijzigen gebruikersgegevens 27 Bestandsnaam : DVS_.doc Datum: Pagina: 2 van 28

3 1 Inleiding 1.1 Introductie DVS kan beschouwd worden als het vehikel waarmee gemeentelijke informatie over de WWB en aanverwante wetten bij SZW wordt aangeleverd. Belangrijk daarbij is dat DVS geen eisen stelt aan de wijze waarop de gemeente haar informatieproces organiseert en de informatie vastlegt in haar administratie. Wel is vereist dat de gebruikers van het systeem over certificaten beschikken, waardoor geborgd is dat de informatieverstrekking veilig en verantwoord geschiedt. Het gebruik van DVS is in dit stadium beperkt tot de indiening van de verschillende voorlopige verslagen over de uitvoering. In de nabije toekomst zullen de toepassingsmogelijkheden van DVS naar verwachting verruimd worden. De voorliggende beheerdershandleiding biedt u op heldere en overzichtelijke wijze informatie over de werking van DVS en is daarmee een nuttige hulp om uw eventuele vragen op te lossen. In de praktijk zult u ervaren dat het gebruik van de DVS-applicatie zich in feite vanzelf wijst. Mocht u, na het lezen van deze handleiding, toch nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de DVS helpdesk (dvs@minszw.nl). 1.2 Gebruik van de handleiding Na de inleiding in hoofdstuk 1, wordt in hoofdstuk 2 stap voor stap uitgelegd hoe u de software die nodig is voor het gebruik van het certificaat kunt installeren. Indien gebruik gemaakt wordt een certificaat op een USB stick, dan moet de software op elke werkstation (PC) die gebruikt wordt voor het invullen, bewerken en ondertekenen van de DVS formulieren geïnstalleerd worden. In hoofdstuk 3 wordt stap voor stap getoond hoe het certificaat gekoppeld kan worden aan uw gebruikersnaam, zodat u het certificaat (Token) kunt gebruiken om toegang te krijgen tot het DVS systeem. In hoofdstuk 4 wordt beschreven hoe u de andere DVS gebruikers van uw gemeente toegang kunt geven tot DVS en hen kunt koppelen aan één of meerdere rollen. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 3 van 28

4 2 Installatie certificaat software 2.1 Installatie Starkey software De eerste stap in het installatieproces is de installatie van de software die nodig is om de certificaatgegevens te kunnen lezen. Daarvoor moet u op uw werkstation de Starkey software installeren. Hiervoor gaat u als volgt te werk. Handelingen: Plaats de CD-rom van Diginotar in de CD-ROM drive Ga naar de map [Driveletter]:\Smartcardlezer\StarKey100V30_2 Dubbelklik op StarKey100V30_2Readers.exe om het programma te starten Klik op de knop Next om door te gaan. De benodigde software wordt automatisch geïnstalleerd Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 4 van 28

5 Nadat de software is geïnstalleerd, verschijnt onderstaand scherm: Klik op de knop Finish om door te gaan De Starkey software is op uw werkstation geïnstalleerd. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 5 van 28

6 2.2 Installatie Safesign software De tweede stap in het installatieproces is de installatie van de software die nodig is om gebruik te maken van het DigiNotar certificaat. Daarvoor moet u op uw werkstation de Safesign software installeren. Hiervoor gaat u als volgt te werk. Handelingen: Plaats de CD-rom van Diginotar in de CD-ROM drive Ga naar de map [Driveletter]:\Safesign Dubbelklik op SafeSign-STARCOS diginotar.exe om het programma te starten Selecteer de door u gewenste taal uit de keuzelijst Klik op de knop OK Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 6 van 28

7 Na het maken van de keuze, verschijnt onderstaand scherm: Klip op de knop Volgende om door te gaan. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 7 van 28

8 Klik op de knop Ja om de overeenkomst te accepteren Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 8 van 28

9 Klik op de knop Volgende Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 9 van 28

10 Kies voor de optie Gebruikelijk Klik op de knop Volgende Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 10 van 28

11 Klik op de knop Volgende Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 11 van 28

12 De benodigde software is nu geïnstalleerd op uw werkstation Klik op de knop Voltooien Opmerking: Na het installeren van de Safesign software kan het voorkomen dat het installatieprogramma vraagt om uw werkstation te herstarten; dit is nodig om de installatie op een juiste manier af te ronden. U moet uw werkstation herstarten voordat u verdergaat met het installatieproces. Na het opnieuw starten van uw werkstation is de Safesign software gereed voor gebruik. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 12 van 28

13 2.3 Controle installatie van het certificaat De derde stap in het proces is het controleren van de gegevens van het certificaat. Hiervoor gaat u als volgt te werk. Handelingen: Ga naar Start -> Safesign Start het programma Token Beheer Onderstaand scherm toont het pad naar het programma Token Beheer Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 13 van 28

14 Nadat u op Tokenbeheer heeft geklikt, wordt onderstaand scherm getoond: Plaats nu uw USB Token in een van de USB poorten van uw werkstation. Uw Token wordt nu getoond in het scherm. Indien het Token niet wordt getoond is de kans groot dat de betreffende USB poort de gegevens van het Token niet heeft gelezen. Probeer een andere USB poort op uw werkstation. Indien die ook het certificaat niet toont, neem dan contact op met uw systeembeheerder. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 14 van 28

15 3 Koppelen certificaat aan gebruikersnaam Om gebruik te kunnen maken van DVS moet het certificaat van een gebruiker gekoppeld worden aan de gebruikersnaam. Dit is een eenmalige activiteit. Na de koppeling van het certificaat aan de gebruikersnaam krijgt de gebruiker via zijn certificaat toegang tot DVS. Handelingen: Open een internet browser (bijvoorbeeld Microsoft Internet Explorer) Ga naar de website Selecteer het certificaat wat op uw naam staat of selecteer het rolcertificaat. (Meestal zal er slechts één certificaat in de lijst worden getoond) Klik op de knop OK Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 15 van 28

16 Voer hier de pincode van uw certificaat in. De pincode van uw certificaat wordt u toegestuurd door DigiNotar. Klop op de knop OK Vul in het veld Gebruiker-ID uw gebruikersnaam in. Vul in het veld Password uw wachtwoord in. Klik op de knop Aanmelden. Opmerking: De DVS-beheerder heeft van de DVS-helpdesk een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen voor het koppelen van het certificaat aan zijn gebruikersgegevens. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 16 van 28

17 Vul in het veld Oud password het aan u verstrekt wachtwoord in. Vul in het veld Nieuw password een nieuw wachtwoord in. Vul in het veld Password bevestigen nogmaals het nieuwe wachtwoord in. Klik op de knop Wijzigen. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 17 van 28

18 Vul in het veld Gebruiker-ID uw gebruiker-id in. Vul in het veld Password uw nieuwe wachtwoord in. Klik op de knop Aanmelden. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 18 van 28

19 U kunt nu gebruik gaan maken van DVS. Uw certificaat is gekoppeld aan uw gebruikersnaam. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 19 van 28

20 4 Gemeentelijke gebruikers 4.1 Aanmaken van de gebruikersaccounts De vierde stap in het installatieproces is het toegang verlenen van de gemeentelijke gebruikers. Voor alle gebruikers moet een DVS account worden aangemaakt. Hiervoor gaat u als volgt te werk. Handelingen: Kies de optie Gebruiker uit het hoofdmenu (links op uw scherm ) Kies de optie Gebruiker creëren uit het submenu (links op uw scherm) Vul de verplichte velden in (deze zijn gemarkeerd met een rood sterretje) Kies voor de velden Password definiëren en Password bevestigen tweemaal hetzelfde wachtwoord. U mag dit wachtwoord zelf bepalen. Klik de box Automatische passwordgenerering NIET aan. Vul in het veld Aanhef de waarde De heer of Mevrouw in. Kies uit de keuzelijst Taal voor Nederlands. Klik de box Toegankelijkheid activeren: NIET aan. Vul bij Afdeling: de naam van uw gemeente in. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 20 van 28

21 Zie voor het invullen onderstaand voorbeeld: Nadat u de gebruikersgegevens heeft aangemaakt, kunt u de gebruikersnaam (Gebruikers- ID) en wachtwoord (Password definiëren) aan de DVS gebruiker per of schriftelijk ter beschikking stellen. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 21 van 28

22 4.2 Toekennen van rollen aan de gebruiker Nadat de gebruiker is aangemaakt, moeten er nog rollen aan de gebruiker gekoppeld worden. Elke gebruiker heeft binnen DVS minimaal 2 rollen, de rol DVS gemeentelijke gebruiker en een echte rol, zoals Burgemeester, Gemeentesecretaris, Financieel medewerker, Beleidsmedewerker et cetera. Voor het koppelen van de rollen aan de gebruiker gaat u als volgt te werk: Kies de optie Onderhoud koppeling Rollen-Gebruikers uit het hoofdmenu Selecteer de rol DVS gemeentelijke gebruiker Selecteer de zojuist aangemaakte gebruiker uit de keuzelijst met gebruikers. Klik op de knop Toevoegen. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 22 van 28

23 Selecteer vervolgens de echte rol van de aangemaakte gebruiker (bijvoorbeeld Burgemeester). Klik op de knop Toevoegen om de aangemaakte gebruiker te koppelen aan de rol Burgemeester. Opmerking De aangemaakte gebruiker kan nu met het door u verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord toegang krijgen tot DVS. Het koppelen van de gebruikersnaam aan het certificaat en het gebruik van de DVS functionaliteit staat beschreven in de handleiding DVS_Handleiding gebruiker. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 23 van 28

24 4.3 Opnieuw instellen van het wachtwoord Indien een gebruiker zijn wachtwoord niet meer weet, kan de DVS beheerder het wachtwoord opnieuw instellen. Voor het opnieuw instellen van een wachtwoord gaat u als volgt te werk: Kies de optie Gebruiker uit het hoofdmenu aan de linkerzijde van het scherm. Kies de optie Zoeken uit het submenu aan de linkerzijde van het scherm. Onderstaand scherm verschijnt: Vul een * in het veld Gebruiker-ID en toets [Enter]. In het scherm worden alle gemeentelijke gebruikers getoond. Klik op het icoontje met de twee pennen (zie pijl) Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 24 van 28

25 Vul in het veld Password definiëren het nieuwe wachtwoord in. Vul in het veld Password bevestigen nogmaals het nieuwe wachtwoord in. Klik op de knop Wijzigingen opslaan (onderaan het scherm). Geef het nieuwe wachtwoord per of schriftelijk door aan de betreffende gebruiker. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 25 van 28

26 4.4 Blokkeren en deblokkeren formulieren Als een geopend formulier niet via de knoppen Bewaren of Annuleren wordt gesloten, kan het formulier geblokkeerd raken. Indien een gebruiker het formulier sluit door te klikken op het kruisje in de rechterbovenhoek van het scherm waarin het geopende formulier wordt getoond, zal er voor zorgen dat het formulier wordt geblokkeerd en niet meer door een gebruiker geopend kan worden. Een geblokkeerd formulier is herkenbaar door een gesloten slotje voor de naam van net formulier. Een niet geblokkeerd formulier is herkenbaar aan een open slotje. De DVS beheerder kan een formulier blokkeren en deblokkeren. Voor het blokkeren/deblokkeren van een formulier gaat u als volgt te werk: Kies de optie Blokkeren/deblokkeren uit het hoofdmenu aan de linkerzijde van het scherm. Selecteer een formulier door op de betreffende rij te klikken. Klik op de knop Blokkeren om het betreffende formulier te blokkeren Of Klik op de knop Deblokkeren om het betreffende formulier te deblokkeren. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 26 van 28

27 4.5 Wijzigen gebruikersgegevens Indien u de gegevens van een gebruiker wilt wijzigen gaat u daarvoor als volg te werk: Kies de optie Gebruiker uit het hoofdmenu aan de linkerzijde van het scherm. Kies de optie Zoeken uit het submenu aan de linkerzijde van het scherm. Onderstaand scherm verschijnt: Vul een * in het veld Gebruiker-ID en toets [Enter]. In het scherm worden alle gemeentelijke gebruikers getoond. Klik op het icoontje met de twee pennen (zie pijl) Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 27 van 28

28 U kunt nu de gegevens van de gebruiker wijzigen. Klik onderaan op het scherm op de knop Wijzigingen opslaan om de gewijzigde gegevens op te slaan. Of Klik onderaan op het scherm op de knop Afbreken als u de gewijzigde gegevens niet wilt opslaan. Document : DVS_.doc Datum: Versie : 1.2 Pagina: 28 van 28