Bronhouderportaal BRO sprintreview

Transcriptie

1 Bronhouderportaal BRO sprintreview Sprint 21 Tussenrelease Koppelingen & Notificaties Verslag

2 Deelnemers Robin van den Assem Theo Gülcher Jippe Holwerda Tom Koenraads Rob van der Krogt Olaf Lem Ronald Lindsen Tom Moesker Johan Stöver Rosan van Wilgenburg (coördinator BRO, Hoogheemraadschap Delfland) (softwareontwikkelaar Bronhouderportaal BRO, ICTU) (softwareontwikkelaar Bronhouderportaal BRO, ICTU) (functioneel ontwerper, ICTU) (transitiemanager BRO, TNO) (coördinator BRO, Waterschap Rivierenland) (software delivery manager Bronhouderportaal BRO, ICTU) (projectmanager Bronhouderportaal BRO, ICTU) (softwareontwikkelaar Bronhouderportaal BRO, ICTU) (coördinator BRO, Gemeente Amsterdam) Op 29 mei sluiten de voorlopig laatste sprint af. Het huidige realisatieproject van Tom Moesker gaat daarna ook afronden. Ronald Lindsen neemt per 1 juni de verantwoordelijkheid voor het beheer en verdere doorontwikkeling van het Bronhouderportaal over. Tom gaat zich dan voor de BRO bezighouden met implementatiebegeleiding.

3 Agenda 12.00u Inloop en welkom en lunch 12.15u Releasedoelen en voortgang 12.30u Terugblik afgelopen Sprint - Demonstratie opleveringen - Bespreking van het resultaat 13.15u Vooruitblik komende Sprint(s) - Prioriteiten bepalen - Uitwerking belangrijkste wensen 14.30u Afsluiting - Samenvatting conclusies & afspraken - Korte evaluatie van deze review Oproep Wilt u helpen nieuwe features alvast te testen? U kunt van ons een accepatietest-account krijgen op: Aanmelden voor een account en bevindingen terugmelden kan via: bronhouderportaal-bro@ictu.nl Kalender di 29 mei Sprintreview nr.22 (Den Haag) tijd 12-16u Wilt u een sprintreview een keer op uw locatie zodat uw collega s makkelijk kunnen aansluiten, neem dan contact op met: bronhouderportaal-bro@ictu.nl 15.15u Ruimte voor nabesprekingen Tussendoor: korte koffiebreaks.

4 1 DOELEN KOMENDE RELEASE DOOR DE PRODUCT OWNER

5 Doelen Release 1.22 Release 4 Algemeen doel Oplevering Basale invulling van alle nu nog openstaande wensen 1 juni 2018 (met tussenreleases in februari en april) week datum locatie sprintnr. hoofdsprintdoel (naast andere opleveringen) 04 di 23 jan Amersfoort #16 Aanleveren in bulk mogelijk maken 07 di 13 feb Utrecht #17 Meer informatie op het scherm 10 di 06 mrt Utrecht #18 Tussenrelease 1.18: Bulk & Info 13 di 27 mrt Den Haag #19 Nieuwe koppelingen 16 di 17 apr #20 Notificaties via de mail 19 di 08 mei #21 Tussenrelease 1.21: Koppelingen & notificaties 22 di 29 mei #22 Sluiten/heropenen, rapporteren, zoeken en archiveren 22 vr 01 jun Finale release 1.22: Finale oplevering Elke derde sprint gaat er een (tussen)release in productie

6 Doelen Release 1.22 Voorlopige indeling Nr. hoofdsprintdoel (naast andere opleveringen) Wat zit daar onder anderen in? #16 Aanleveren in bulk mogelijk maken Bulk upload én download #17 Meer informatie op het scherm Voorpagina, leveringshistorie, berichtenbanner, betere teksten #18 Tussenrelease: Bulk & Info Gerealiseerde verbeteringen in productie brengen #19 Nieuwe koppelingen Automatische koppelingen met (indien beschikbaar): de nieuwe syntax-validatieservice, een 1 e gegevensleverancier, AAT, grafische viewer. #20 Notificaties via de mail Validatie van mailadres, mailnotificatie bij uit te voeren taak en als termijn verloopt. #21 Tussenrelease: Koppelingen en notificaties Gerealiseerde verbeteringen in productie brengen #22 Sluiten/heropenen, rapporteren, zoeken en archiveren Zoeken naar, rapporteren over en sluiten/heropenen/archiveren van: organisaties, projecten, leveringen, bestanden, accounts, machtigingen en autorisaties.

7 2 TERUGBLIK AFGELOPEN SPRINT DOOR HET ONTWIKKELTEAM

8 Uit de evaluatie van de vorige sessie De hoeveelheid lunch was erg groot in relatie tot het aantal deelnemers Dat kwam de vorige keer door een aantal last-minute afzeggingen. De groep is deze keer ook kleiner, vanwege de vakanties. Graag meer plaatjes, o.a. voor Archiveren Archiveren kreeg minder prioriteit en schuift daarom door naar de volgende tevens laatste sprintreview. Van de andere nieuwe functies zijn deze keer weer extra veel schermontwerpen gemaakt. Zie verderop in deze presentatie. Aanwezigheid programmabureau Helaas zijn een aantal BRO Roadshows precies op dezelfde dag gepland als de sprintreviews. Dat bleek niet anders te kunnen. Programma is voornemens om alle BRO-evenementen vanaf de zomer in één kalender op te nemen zodat je sneller overlap ziet.

9 Bronhouderportaal in cijfers Sprint Peildatum 19 jan 13 feb 6 mrt 27 mrt 17 apr 8 mei 29 mei Verwacht Maximum Actieve organisaties # gemeenten # waterschappen # provincies # andere bronhouderorganisaties ±150 # organisaties die geen bronhouder zijn ±500 Actieve gebruikers # gebruikers met eherkenning # gebruikers met lokaal account Inrichting en gebruik - # projecten # autorisaties van gebruikers # machtigingen voor bedrijven # brondocumenten aangeleverd # brondocumenten doorgeleverd

10 Gerealiseerd in deze sprint IN PRODUCTIE (sinds 26 april) BBRO-1196 Aanpassing aan wijzigingen in de validatieservice Toelichting: Nav. testbevindingen werd de validatieservice aangepast. Dit vereist ook een aanpassing in Bronhouderportaal. BBRO-1196b Hernieuwde aansluittest met de aangepaste validatieservice Toelichting: Na aanpassingen van de validatieservice én in Bronhouderportaal dient de koppeling opnieuw te worden getest. BBRO-1228 Productierelease uitbrengen Toelichting: Er zijn veel verbeteringen beschikbaar waar we met smart op zitten te wachten om praktijkervaring mee op te doen want dat is nodig om beter in te kunnen schatten welke nog openstaande wensen prioriteit moeten hebben. IN TESTOPSTELLING (en straks op 1 juni in productie) BBRO-1216 Te tonen metagegevens per registratieobject configurabel maken Story: Als Administrator wil ik per type brondocument de op het scherm te tonen metagegevens zelf kunnen instellen zodat ik daarvoor niet telkens de applicatie te hoef laten verbouwen. Toelichting: Dit is nodig om de applicatie minder onderhoudsgevoelig te maken in geval van: (1) toevoeging van nieuwe registratieobjecten; (2) technische aanpassingen in bestaande registratieobjecten en (3) veranderende wensen betreffende wat mensen op de beperkte schermruimte graag wel en niet getoond willen hebben. BBRO-1218 Projectverwijderknop toevoegen (voor lege projecten) Story: Als Bronhouder wil ik zelf een project van mij (of mijn plaatsvervanger) weer kunnen verwijderen als er (nog) geen leveringen of machtigingen in zijn aangemaakt zodat ik een foutje zelf weer kan herstellen. BBRO-1219 Machtigingsverwijderknop toevoegen (voor lege machtigingen) Story: Als Bronhouder wil ik zelf een machtiging die ik heb aangemaakt in een project van mij kunnen verwijderen als er (nog) geen leveringen of gedelegeerde machtigingen in zijn aangemaakt zodat ik een foutje zelf weer kan herstellen. BBRO-1216 Leveringsverwijderknop toevoegen (voor niet-valide leveringen) Story: Als Leverancier wil ik zelf een levering die niet-valide is weer kunnen verwijderen zodat ik een foutje zelf weer kan herstellen. BBRO-1193 Zelf je wachtwoord kunnen resetten Bevinding : Als Gebruiker die inlogt met mailadres wil ik zelf op een veilige manier mijn wachtwoord kunnen resetten zonder tussenkomst van de Servicedesk zodat ik niet dagen op mijn nieuwe wachtwoord hoef te wachten als ik het vergeten was. BBRO-1270 Zelf je wachtwoord kunnen wijzigen Bevinding : Als Administrator wil ik dat een Gebruiker die inlogt met mailadres zelf het wachtwoord kan (en periodiek moet) wijzigen zodat ik kan voldoen aan de informatiebeveiligingsrichtlijn van de overheid. Nieuw: Als Gebruiker wil ik dat de browser na wijziging het gewijzigde wachtwoord onthoudt, niet het oude wachtwoord.

11 Demonstratie

12 Reacties op de Demo Vraag: Wie mag in welke rol nu de niet-valide leveringen verwijderen? Alleen de (interne of externe leverancier). Want daar blijven deze leveringen steken. Vanuit een andere rol krijg je dergelijke mislukte leveringen niet te zien. Verder is alles helder. Goeie gesmeerd lopende Demo. Dank!

13 4 BACKLOG SORTEREN ALLEN

14 Negen nieuwe schermontwerpen als voorstel 1. Aanpassing van de weergave van menuopties Omdat de menu s nu steeds voller worden 2. Eerste versie van nieuw zoekmenu Om hiermee een begin te maken. Later verder uit te breiden. 3. Weergave 'open versus 'gesloten Zodat je direct ziet of een project of machtiging open is of (tijdelijk) gesloten. 4. Nieuwe openklapmenu's voor beheeropties Zodat dat het op het scherm blijft passen. 5. Projecten filteren op open/gesloten-status Waarbij gesloten projecten niet worden getoond tenzij je dat expliciet aangeeft. 6. Projectbeheeropties Aangepast en uitgebreid menu voor beheer van projecten. 7. Machtigingsbeheeropties Aangepast en uitgebreid menu voor beheer van machtigingen 8. Beheeropties, specifiek voor leveranciers Als 4. maar dan specifiek voor leveranciers 9. Machtigingsbeheeropties, specifiek voor leveranciers Als 7. maar dan specifiek voor leveranciers

15 Voorstel 1: Aanpassing weergave menuopties nieuw

16 Voorstel 2: Eerste versie van nieuw zoekmenu ruimte voor toekomstige nieuwe zoekfuncties

17 Voorstel 3: Weergave open versus gesloten

18 Voorstel 4: Openklapmenu s voor beheeropties

19 Voorstel 5: Projecten filteren op status

20 Voorstel 6: Projectbeheeropties

21 Voorstel 7: Machtigingsbeheeropties

22 Voorstel 8: Beheeropties voor leveranciers

23 Voorstel 9: Machtigingenbeheer voor leveranciers

24 Reacties Vraag: Leuk zo n zoekmenu. Maar waarom zou je iets willen zoeken? Zie daarvoor het verslag van de vorige sprintreview: Daar zijn acht criteria geïnventariseerd waarop je een levering wilt kunnen terugvinden, met drie criteria die voor realisatie nu de meeste prioriteit moeten hebben: BRO-ID, Leverings-ID en bestandsnaam. De huidige zoekfunctie is daarvoor de eerste iteratie, met nog beperkte maar naar verwachting meest gewenste functionaliteit. Doel is om daarmee in de praktijk alvast wat ervaring mee op te doen om erachter te komen of er nog andere behoeften zijn. Wat wil je standaard zien? Alle open en gesloten projecten of alleen de open projecten (en machtigingen) Dat laatste: de open projecten. Want je sluit projecten immers niet voor niets. Door het filter aan te passen kun je met een extra actie alsnog de gesloten projecten in beeld brengen.

25 Voorstel prioritering Sprint 22 De Eindsprint IN PRODUCTIE TE NEMEN IN DE RELEASE VAN 1 JUNI A.S. BBRO-1241 eherkenning als voorwaarde voor verkrijgen beheerrechten (ivm. vereiste 2-factor authenticatie). BBRO-0530 In brondocument aangegeven kwaliteitsregime op scherm tonen (zoals: IMBRO of IMBRO/A ). BBRO-1296 Document-ID tonen (=berekende waarde die een document uniek is, ongeacht de bestandsnaam). BBRO-1193 Bij inlog via adres zelf je wachtwoord kunnen resetten via activeringsmail naar adres. BBRO-0582 Project kunnen sluiten en heropenen. BBRO-0587 Machtiging kunnen sluiten en heropenen (voor bronhouder én leverancier). BBRO-1274 Brondocumenten kunnen terugzoeken op basis van een bepaald kenmerk (BRO-ID, Leverings-ID). BBRO-1271 Rapportage als bestand kunnen downloaden (met leveringshistories van leveringen in een periode). BBRO-1273 Live de voortgang van de validatie van bulkaanleveringen kunnen volgen (zonder de pagina te hoeven verversen). IN PRODUCTIE TE NEMEN IN DE RELEASE VAN 1 JUNI A.S., ALS DE TIJD HET TOELAAT BBRO-1270 Bij inlog via adres zelf je wachtwoord kunnen wijzigen Deze vervalt voorlopig. Want als wachtwoord resetten werkt (zie BBRO-1193 hierboven) is dit niet zo hard meer nodig. BBRO-1312 Menustructuren beter schaalbaar maken met behulp van openklapmenu s. Het ontwerp is gereed en akkoord. Maar realisatie heeft nog wat voeten in de aarde, we voeren de menu s stapsgewijs in. TE ONDERZOEKEN EN OP 29 MEI IN TESTOPSTELLING TE DEMONSTREREN, ALS DE TIJD HET TOELAAT BBRO-1194 Beheerder in staat stellen zelf gebruikersaccounts aan te maken en te verwijderen (voor bronhouderorganisaties) BBRO-1275 Succesvolle leveringen archiveren BBRO-1297 Uptime van de applicatie meten, tonen en erover rapporteren en notificeren

26 Reacties Help: sommige beheerders werken inmiddels al met een lokaal account. Als die nu eherkenning moeten gaan aanschaffen levert dat vertraging op, en dus minder aanleveringen de komende tijd. Dat is vervelend! De functie wordt eerst ingericht voor nieuwe aanmeldingen. Het is niet de bedoeling om het aanleveren nu onnodig te frustreren. Later dit jaar bepalen we een redelijke termijn waarop ook de nu reeds actieve beheerders over eherkenning moeten gaan beschikken. Wens: We willen het KvK-nummer van de organisatie die in het Bronhouderportaal gemachtigd is als leverancier graag óók doorgeven aan LV BRO zodat bij uitgifte kan worden bepaald of de gebruiker die om de gegevens vraagt toevallig ook zelf de leverancier is, want dan mag die meer zien dan andere gebruikers. Maar wie is precies dé leverancier? Deze wens roept nog veel vragen op. Het is nodig om de behoefte eerst wat beter aan te scherpen. Ook is het van belang eerst even te toetsen of de beoogde oplossing in praktijksituaties met diverse inwinners en hoofd- en onderaannemers wel het beoogde effect oplevert. De wens zal een aanpassing vereisen in zowel Bronhouderportaal als LV BRO. En wellicht is het beter om de gegevensstandaard op dit punt aan te passen. Conclusie: Dit is een ketenwens die verder uitgediept moet worden en die daarom ingediend kan worden bij de BRO-ketenmanager c.q. de BRO-ketenintegratiemanager. Gaat de Beheerder straks zelf gebruikersaccounts kan aanmaken (en verwijderen)? Dat is erg fijn om te horen. Ja dat klopt. Dan wordt het proces weer wat minder bureaucratisch. Het is handiger om de verantwoordelijkheid te beleggen bij de rol die ook verantwoordelijk is. N.B.: Vanwege de AVG is het noodzakelijk om te faciliteren dat een gebruikersaccount op verzoek van de gebruiker kan worden verwijderd. Dat wordt dan ook de verantwoordelijkheid van de Beheerder om te faciliteren. Toevoeging: Vanwege de AVG is het noodzakelijk de gebruiker vooraf om toestemming te vragen om persoonsgegevens over hem of haar op te slaan. Deze story stond nog niet op de lijst voor 1 juni, maar is door de AVG nu weer extra actueel (al was dit eigenlijk altijd al verplicht). Vandaar dus dat dit nú moet. Deze vraag zal worden toegevoegd in het menu waar je je profielgegevens invult.

27 Archivering 2 e ronde Vandaag doen we een verdere verkenning naar noodzaak en invulling aan archiveringsfuncties. De resultaten: Voor wie willen we archiveren? Voor bronhouders de primaire doelgroep Voor onderzoekscommissies als er iets mis ging Voor leveranciers? die discussie loopt nog Voor onderzoekers die analyses doen? - Misschien Waarom willen we archiveren? Omdat het moet (archiefwet, archiefbesluit) Om het gevolgde leveringsproces te kunnen onderzoeken bij een Terugmelding Om te achterhalen welke organisatie bij een Terugmelding het Onderzoek moet uitvoeren. Om in het onderzoek te kunnen inzien welke brondocumenten nog meer in de levering zaten En waarom wellicht niet? Omdat geen enkel gegeven na aanlevering later ooit nog weer gebruikt wordt. Verwijder dan gewoon alles. Ook dat is archiveren. Omdat de bronhouder de info al elders archiveert is het niet nodig dat hier nog eens te doen. Waarom laat je niet alles gewoon in de applicatie staan? Om de gebruiker te ontlasten (de schermen worden steeds voller) Om de applicatie te ontlasten (zodat die niet trager wordt) Om door functionele ontkoppeling de impact en daarmee de kosten van toekomstige wijzigingen lager te houden. Advies van de aanwezige bronhouders aan het bouwteam We hebben eerlijk gezegd nog geen idee wat we in de toekomst nodig zullen hebben, daarom adviseren we de volgende aanpak: Kies voor no-regret: Sla alles maar op. Gooi nog niks weg. Maar steek er verder niet teveel moeite in. Houd het MVP. Kijk eerst vooral naar wat wettelijk móet (archiefbesluit). En beperk je tot wat wettelijk is toegestaan (AVG). Richt je verder vooral op de infobehoefte bij Terugmeldingen. En check of gegevens misschien elders al worden gearchiveerd. Hoe kunnen we dit het eenvoudigst technisch realiseren? Het hoeft nog niet nu meteen. We hebben nog even. Maak een aparte archiefmodule die eerst bij de applicatie in geplaatst wordt, maar die eventueel naar elders verhuisd kan worden. Neem de leveringsdetails-print, ook bekend als het bonnetje als vertrekpunt voor wélke gegevens gearchiveerd moeten worden. Sla die gegevens 2x op: 1x als makkelijk leesbare en onveranderlijke PDF én als snel te doorzoeken datastructuur.

28 Restpunten, ná het project op te pakken Nog openstaande wensen, op te pakken in de beheerfase later dit jaar: 1. In het leveringsoverzicht tonen wie er geacht wordt de volgende stap in de afhandeling te doen. Hiervoor hebben we wat ideeën uitgewerkt die we oppakken al er tijd voor is. 2. Statusinformatie op de projectbalk afbeelden zodat je daarvoor het project niet eerst hoeft te openen. 3. Alle leveringen in een project in één keer kunnen downloaden. We wachten op de eerste gebruiker die dit in de praktijk écht nodig heeft. 4. De status Ingenomen door LV BRO corrigeren zodat je direct ziet of die tot goed- of afkeuring heeft geleid. Dit is misschien niet meer nodig als de validatieservice is aangesloten; dan komt achteraf afkeuren niet meer voor. 5. Mailnotificatie ontvangen als de afhandelingstermijn voor een taak dreigt te verstrijken. We wachten op een juridisch getoetst besluit over wanneer die termijn in gaat. 6. Mailnotificatievoorkeuren kunnen instellen per account en per project. We wachten op de eerste praktijkervaringen zodat we beter kunnen inschatten wat nodig is 7. Deelprojecten kunnen aanmaken zodat een hiërarchie kunt aanbrengen in de weergave en in het rechtenbeheer. Dit gaat al iets teveel over de oplossing, stel liever de vraag centraal. 8. Bij aanlevering een referentiecode van de eigen administratie kunnen opvoeren om de link daarmee te bewaren. 9. Beter onderscheid maken tussen de keuze Afkeuren bij Controleren en Afkeuren bij de stap Accorderen. 10.In het leveringsoverzicht statusinformatie ook grafisch weergeven zodat je sneller ziet wat de status is. 11.Lifecycle van gebruikersaccounts beheren (IDM): automatisch de-autoriseren en/of verwijderen. 12.Ook de inwindatum opnemen in de leveringshistorie zodat je de hele aanleverperiode kunt zien. In de laatste Sprintreview op 29 mei gaan we deze en alle andere nog openstaande wensen (voor zover op dit moment bekend) in kaart brengen en prioriteren.

29 5 AFSLUITING

30 Besluiten en actiepunten Te realiseren in de komende sprint: BBRO-1241 eherkenning als voorwaarde voor verkrijgen beheerrechten (ivm. vereiste 2-factor authenticatie). BBRO-0530 In brondocument aangegeven kwaliteitsregime op scherm tonen ( IMBRO, IMBRO/A ). BBRO-1296 Document-ID tonen (=berekende waarde die een document uniek is, ongeacht de bestandsnaam). BBRO-1193 Bij inlog via adres zelf je wachtwoord kunnen resetten via activeringsmail naar adres. BBRO-0582 Project kunnen sluiten en heropenen. BBRO-0587 Machtiging kunnen sluiten en heropenen (voor bronhouder én leverancier). BBRO-1274 Brondocumenten kunnen terugzoeken op basis van een bepaald kenmerk (BRO-ID, Leverings-ID). BBRO-1271 Rapportage als bestand kunnen downloaden (met leveringshistories van leveringen in een periode). BBRO-1273 Live de voortgang van de validatie van bulkaanleveringen kunnen volgen (zonder de webpagina steeds te hoeven verversen met F5). Te realiseren als er nog tijd voor is: BBRO-1312 Menustructuren beter schaalbaar maken met behulp van de openklapmenu s. BBRO-1316 Akkoord vragen aan een nieuwe gebruiker bij activering van zijn/haar gebruikersaccount (vanwege de AVG) Nader te ontwerpen en als de tijd het toelaat ook te demonstreren, in volgorde van prioriteit: Basale archieffunctie: Voldoen aan de wet zonder dat het portaal voller en trager wordt door groei van gegevensbestand. Extra mailnotificaties: Bijvoorbeeld voor leveranciers, invulling n.t.b. Verder op dit moment geen onderwerpen. Nieuwe thema s zijn in afwachting van verdere ontwikkelingen in de BRO-keten. Locatie komende sprintreview Voor de laatste sprintreview van 29 mei zijn we te gast bij ICTU in Den Haag.

31 Evaluatie Wat ging goed? IIIIIIII De Demo was weer mooi. Goede resultaten! IIIIII Prima sessie met weer goede discussies Wat kan beter? IIII We misten het programmabureau + antwoorden op een paar vragen die er leven II Vandaag misten we ook Rijkswaterstaat III III Blij met de vooraf gestuurde info Mooie schermontwerpen, die zijn smooth! II De discussie over archivering was niet zo boeiend en ook wat rommelig III Mooie discussie over het hoe-wat-waarom van archiveren, dat is goed voor het inzicht I Misschien moet de discussie over archivering met archiveringsexperts gevoerd worden I De informatie over Bronhouderportaal mag wat centraler, die bereikt nu alleen de ingewijden.