Bronhouderportaal BRO

Transcriptie

1 Gebruikshandleiding Bronhouderportaal BRO Met zo min mogelijk inspanning voldoen aan de verplichting tot aanlevering van ondergrondgegevens aan de Landelijke Voorziening Basisregistratie Ondergrond Versie 1.0 Datum 31 december 2017 Behorend bij Bronhouderportaal BRO release 1.16

2 Inhoud Colofon... 3 Inleiding... 4 In een notendop... 5 Leeswijzer Eerste gebruik voorbereiden Gebruikersaccount activeren Beheerrechten aanvragen Bronhouders autoriseren Project aanmaken Collega s autoriseren Opdrachtnemers machtigen Onderaannemers machtigen Bestand aanleveren Bestand controleren Bestand vaststellen Doorleveringen bekijken Bijlagen A Over eherkenning B Voorbeeld leveringsafspraken C Het IMBRO/XML-bestandsformaat D Voorbeeld CPT-registratieverzoek E Voorbeeld GMW-registratieverzoek Pagina 2 van 46

3 Colofon Documentgegevens 1. Titel Bronhouderportaal BRO 2. Subtitel Gebruikshandleiding 3. Status Definitief 4. Versie Versiedatum 31 december Behorend bij Bronhouderportaal BRO release Bronlocatie 8. Bestandsnaam Gebruikershandleiding Bronhouderportaal BRO 9. Aantal pagina s Uitgever Stichting ICTU Versiehistorie versie datum omschrijving december 2017 Eerste versie Meer info Zoekt u meer informatie over de basisregistratie ondergrond (BRO) kijk dan op de BRO-website: Daar ziet u ook hoe u contact kunt leggen. Deze handleiding krijgt regelmatig een update. Kijk op de BRO-website voor de nieuwste versie. Zoek naar Handleiding. Deze handleiding bevat handige hyperlinks naar meer informatie zoals de link hierboven waar u in dit document op kunt klikken. Als u hulp nodig heeft neem dan contact op met de BRO-servicedesk. Houd de handleiding erbij om aan te geven over welke hoofdstuk en welke stap in dat hoofdstuk u een vraag heeft. Wilt u meebeslissen over de doorontwikkeling van het Bronhouderportaal in 2018? Meld u zich dan via de BRO Servicedesk aan voor de Expertgroep Bronhouderportaal. Deze groep komt driewekelijks bij elkaar. Pagina 3 van 46

4 Inleiding Voor u ligt de Gebruikshandleiding van het Bronhouderportaal BRO. De handleiding dient een simpel doel, namelijk: Met zo min mogelijk inspanning voldoen aan de verplichting tot aanlevering van ondergrondgegevens aan de Landelijke Voorziening Basisregistratie Ondergrond (LV BRO). Het Bronhouderportaal Het Bronhouderportaal is een webapplicatie op internet. Het is bedoeld als hulpmiddel. Het gebruik is niet vrijblijvend. Iedereen die ondergrondgegevens aanlevert dient dat via het Bronhouderportaal te doen. Het portaal helpt u om complexe aanleveringsprocessen enigszins te standaardiseren en zo de benodigde inspanning voor alle betrokkenen binnen de perken te houden. Het Bronhouderportaal is nieuw. Het biedt nu alle minimaal benodigde functionaliteit. Maar de mogelijkheden zijn verder vrij beperkt. In de loop van 2018 zal het portaal stap voor stap meer functies krijgen om u in uw werk nog beter te ondersteunen. Voor opdrachtgevers De handleiding is voor u bestemd als u bij een bestuursorgaan werkt dat voor de BRO is aangewezen als bronhouderorganisatie en wettelijk verantwoordelijk opdrachtgever. Dat zijn op dit moment: Alle gemeenten; Alle waterschappen; Alle provincies; Rijkswaterstaat; Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat; Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Voor opdrachtnemers De handleiding is ook bedoeld voor u als u opdrachtnemer bent van de overheid en uw opdrachtgever heeft u gevraagd mee te werken aan levering van ondergrondgegevens aan de LV BRO. U bent bijvoorbeeld werkzaam bij: Een hoofdaannemer of bouwbedrijf; Een bouwgroep of bouwcombinatie; Een meetbedrijf, gegevensproducent of inwinner; Een ingenieursbureau of onderzoeksbedrijf; Een onderaannemer. Hoe deze handleiding te gebruiken In deze handleiding leest u hoe het aanleveren aan de LV BRO in zijn werk gaat. De handleiding helpt u vooral om het Bronhouderportaal voor de eerste keer te leren gebruiken. Als u dat achter de rug heeft wijst applicatie zich verder vanzelf. Elke handeling kost maar een paar minuten. De handleiding heeft u dan niet meer nodig. Pagina 4 van 46

5 In een notendop Aanleiding: de Wet bro Per 1 januari 2018 trad de Wet bro in werking. Deze wet introduceert vier nieuwe wettelijke plichten: Registerhouder (Rijk) Aanleverplicht Gebruiksplicht Bronhouder portaal Bronhouders LV BRO Gebruikers Onderzoeksplicht Meldplicht Registerbeheerder (TNO) De vier plichten in de Wet bro Het Bronhouderportaal is een hulpmiddel bij het uitvoeren van de aanleverplicht. Aan te leveren gegevens Op dit moment dienen 3 soorten gegevens te worden aangeleverd: CPT Geotechnische sondeeronderzoeken; GMW Grondwatermonitoringputten; BHR-p Bodemkundige boormonsterbeschrijvingen. Bij de BRO staan deze gegevenssoorten bekend als registratieobjecten. Het zijn er nu nog drie. In de komende vijf jaren zal de lijst stapsgewijs verder worden uitgebreid. Hoofdfuncties van het Bronhouderportaal De belangrijkste functies van het portaal zijn: De aanlevering van ondergrondgegevens ordenen in projecten; Per project de taakverdeling in het leveringsproces organiseren; De technische kwaliteit van aangeleverde gegevens borgen; De inhoudelijke kwaliteit van aangeleverde gegevens helpen borgen; Grip houden op lopende leveringen en hun status in het verwerkingsproces; Ondergrondgegevens formeel vaststellen en aanbieden aan de LV BRO. Pagina 5 van 46

6 Taakverdeling in het Bronhouderportaal Het Bronhouderportaal organiseert de samenwerking tussen de volgende partijen: De samenwerking rondom het Bronhouderportaal In de kern gaat het om de samenwerking tussen gegevensleveranciers, kwaliteitscontroleurs en de eindverantwoordelijke bronhouderorganisaties. Vier vaste stappen in het leveringsproces Een leveringsproces in het Bronhouderportaal doorloopt vier vaste stappen: Gegevensleveranciers Kwaliteitscontroleurs Wettelijke bronhouders Basisregistratie Ondergrond + + = Aanleveren Controleren Vaststellen Doorleveren De stappen in het leveringsproces Stap 1 betreft de aanlevering van ondergrondgegevens aan het Bronhouderportaal. Stap 2 betreft een inhoudelijke controle resulterend in een goed- of afkeuring. Stap 3 betreft de formele vaststelling door akkoord te geven (of alsnog af te keuren). Na accorderen worden de gegevens automatisch doorgeleverd naar de LV BRO. Vier scenario s in de taakverdeling Voor de taakverdeling in het leveringsproces zijn er in hoofdlijn vier scenario s: Scenario 1: Eén medewerker van de bronhouderorganisatie doet alles zelf; Scenario 2: Medewerkers van de bronhouderorganisatie doen samen alles zelf; Scenario 3: Een bronhouderorganisatie besteedt werk uit aan opdrachtnemers; Scenario 4: Een opdrachtnemer besteedt werk uit aan onderaannemers. In de praktijk zullen scenario s 2,3 en 4 vermengd voorkomen. Pagina 6 van 46

7 De belangrijkste begrippen op een rijtje BRO algemeen BRO LV BRO Bronhouderportaal BRO BRO-keten BRO-website Ondergrondgegevens Brondocument Registratieverzoek Levering Wettelijke termijn basisregistratie ondergrond landelijke voorziening voor de BRO hulpmiddel voor de aanlevering van ondergrondgegevens stelsel van samenwerkende partners en hun systemen Basisregistratieondergrond.nl, beginpunt voor alle informatie ingewonnen gegevens over de bodem of ondergrond document waarin ondergrondgegevens zijn vastgelegd verzoek om een brondocument te registreren in de LV BRO registratieverzoek dat is ingediend bij het Bronhouderportaal toegestane termijn voor afhandeling van een registratieverzoek Betrokken organisaties BRO Servicedesk Portaalbeheerder Bronhouderorganisatie Controleursorganisatie Leveranciersorganisatie Registerhouder Registerbeheerder centrale servicedesk voor alle vragen over de BRO (1 e lijns-support) applicatiebeheerder van het Bronhouderportaal (2 e lijns-support) opdrachtgever, een bestuursorgaan van de Nederlandse overheid opdrachtnemer die als opdracht heeft om gegevens te controleren opdrachtnemer die de opdracht heeft om gegevens aan te leveren eindverantwoordelijke voor de basisregistratie beheerder van de LV BRO Inrichtingsproces Aanmelden Activeren Autoriseren Project Machtigen Delegeren organisatie en contactpersoon aanmelden bij de BRO Servicedesk gebruikersaccount in gebruik nemen rechten toekennen aan een gebruikersaccount (in bronhouderorganisaties) manier om bepaalde set leveringen te organiseren alle gebruikers van een organisatie voor een taak autoriseren machtiging doorgeven aan een onderaannemer Leveringsproces Aanleveren Controleren Vaststellen Doorleveren ondergrondgegevens uploaden in het Bronhouderportaal ondergrondgegevens inhoudelijk controleren en goed- of afkeuren ondergrondgegevens formeel accorderen of afkeuren ondergrondgegevens automatisch laten doorsturen naar LV BRO Kwaliteitsborging IMBRO/XML Validatie Syntaxcontrole Geldigheidscontrole Kwaliteitscontrole de vereiste technische standaard voor aan te leveren bestanden de controle van de geldigheid of juistheid van gegevens, waaronder: controle of een aangeleverd bestand een geldige opbouw heeft controle of aangeleverde gegevens geldige waarden hebben controle of aangeleverde gegevens plausibel zijn Gebruikersrollen binnen een bronhouderorganisatie Coördinator eerste aanspreekpunt in de organisatie voor BRO-zaken Beheerder een hoofdgebruiker die collega s autoriseert als Bronhouder Bronhouder een gebruiker die per project autorisaties en machtigingen uitdeelt Interne Leverancier een gebruiker die ondergrondgegevens uploadt Interne Controleur een gebruiker die ondergrondgegevens controleert Gebruikersrollen bij andere organisaties Coördinator eerste aanspreekpunt in de organisatie voor BRO-zaken Externe leverancier een gebruiker van een andere organisatie die gegevens uploadt Externe Controleur een gebruiker van een andere organisatie die gegevens controleert Voor andere begrippen, zie: Zoek op de website naar: BRO afkortingen en begrippen. Pagina 7 van 46

8 Leeswijzer In dit overzicht ziet u welke hoofdstukken voor welke gebruikersrol het meest relevant zijn. De hoofdstukken zijn het beste éénmaal in de aangegeven volgorde te doorlopen: Hoofdstuk CB BB BH IL IC EL EC 1 Eerste gebruik voorbereiden 2 Gebruikersaccount activeren 3 Beheerrechten aanvragen 4 Bronhouders autoriseren 5 Project aanmaken 6 Collega s autoriseren 7 Opdrachtnemers machtigen 8 Onderaannemers machtigen 9 Bestand aanleveren 10 Bestand controleren 11 Bestand accorderen 12 Doorleveringen bekijken Als u bij een bronhouderorganisatie werkt: CB BB BH IL IC Als Coördinator Als Beheerder Als Bronhouder Als Interne Leverancier Als Interne Controleur Als u opdrachtnemer bent voor een bronhouderorganisatie: EL EC Als Externe Leverancier Als Externe Controleur Als u onderaannemer bent dan kunt u in het Bronhouderportaal door uw hoofdaannemer zijn gemachtigd als Externe leverancier of als Externe Controleur. Dan zijn de hoofdstukken voor deze rollen voor u relevant. Eén gebruiker kan in het Bronhouderportaal meerdere rollen vervullen. Pagina 8 van 46

9 1 Eerste gebruik voorbereiden Dit hoofdstuk is bedoeld voor Coördinatoren. U bent Coördinator als u het eerste aanspreekpunt bent voor afstemming met uw collega s en met andere partijen voor aanlevering van ondergrondgegevens aan de BRO. Waarschijnlijk heeft u daarnaast nog andere BRO-zaken te regelen, maar daarover gaat deze handleiding niet. Kijk daarvoor op Dit hoofdstuk is ook voor Beheerders. Deze rol is er alleen bij Bronhouderorganisaties. Als Beheerder autoriseert u collega s in het Bronhouderportaal zodat die zelf de leveringen kunnen gaan organiseren waar ze verantwoordelijk voor zijn. De rollen van Coördinator en Beheerder kunnen worden gecombineerd. Dit kan vooral in het begin praktisch zijn. U kunt de taakverdeling later altijd weer wijzigen. Als u Bronhouder, Controleur, Leverancier bent kunt u door naar het volgende hoofdstuk. Weet u niet zeker wat uw rol is vraag het dan uw Coördinator of Beheerder. Inlezen in het Starterspakket Voor bronhouderorganisaties is op een Starterspakket klaargezet. Deze handleiding is daar een onderdeel van. Het Starterspakket is voor bronhouderorganisaties. Maar ook als u een opdrachtnemer of onderaannemer vertegenwoordigt is deze informatie handig om even door te lezen. Aanmelden bij de BRO op Voor het gebruik van het Bronhouderportaal dient uw organisatie éénmalig te zijn aangemeld bij de BRO. Dat is noodzakelijk voor afstemming en communicatie. Open daartoe het aanmeldformulier op Geef daar uw officiële organisatienaam op en uw KVK-nummer. Als u een overheidsorganisatie bent geef dan tevens uw OIN-nummer op. Tenslotte geeft u uw eigen naam en uw mailadres op. Daarmee wordt u het eerste aanspreekpunt voor de BRO Servicedesk. U ontvangt eerst een mail ter bevestiging van uw aanvraag. Zodra uw aanvraag is verwerkt krijgt u een bevestiging van aanmelding toegestuurd op uw mailadres. Als u een bronhouderorganisatie vertegenwoordigt en u heeft de taken van Coördinator en Beheerder gescheiden, laat dan de Beheerder de aanmelding doen. Want die zal later het meest af te stemmen hebben. Geef als mailadres niet een groepsmailadres op, maar uw persoonlijke zakelijke mailadres behorende bij de organisatie die u vertegenwoordigt. Zo houdt u in de aanloopfase beter grip op het mailverkeer bij vragen en storingen. U kunt het adres later altijd nog weer wijzigen. Pagina 9 van 46

10 eherkenning aanvragen Om veilig te kunnen inloggen in het Bronhouderportaal heeft u eherkenning 2+ nodig. Dat is een persoonlijk inlogaccount met gebruikersnaam, wachtwoord. Daarnaast krijgt u per inlog een extra éénmalig te gebruiken inlogcode in de vorm van bijvoorbeeld een sms op uw telefoon. Deze code wordt bij elke inlog voor u gegenereerd. Het verkrijgen van een gebruikersaccount en het inloggen met eherkenning is bewerkelijker dan bij een gewoon inlogaccounts. Maar het is ook veiliger. eherkenning is daarom een verplichte overheidsstandaard. De dienstverlening wordt geleverd door gecertificeerde eherkenningsmakelaars. Als u al een eherkenningsaccount heeft kunt u deze stap overslaan. Zo niet: Zoek de persoon in uw organisatie op die eherkenning beheert om u een gebruikersaccount te verstrekken. De Beheerder vraagt dan uw account aan. Na de aanvraag krijgt u per brief uw accountgegevens toegestuurd met het verzoek om uw nieuwe account te activeren. Het activeringsverzoek komt via de papieren post. Let er op dat u uw eherkenningsbeheerder goed instrueert ten aanzien van de adressering. Vooral in grotere organisaties kan papieren post lang zoekraken. Als uw organisatie nog geen contract heeft met een eherkenningsmakelaar is het noodzakelijk eerst zo n contract af te sluiten. De kosten voor één account zijn rond de 25 euro per jaar met nog eens gemiddeld voor het gebruik van éénmalige inlogcodes. Als u een bronhouderorganisatie vertegenwoordigt en u heeft de taken van Coördinator en Beheerder gescheiden, vraag dan in ieder geval voor uw Beheerder een eherkenningsaccount aan of anders voor u beiden. Andere collega s voorzien van eherkenning kunt u beter pas in gang zetten als u eerst zelf het proces succesvol hebt doorlopen. eherkenning goed instellen Het geschikt maken van uw eherkenningsaccount voor het Bronhouderportaal vereist een extra stap: Vraag uw eherkenningsbeheerder: 1. om u van het juiste beveiligingsniveau te voorzien, te weten: eherkenning 2+; 2. om u specifiek te machtigen om in te mogen loggen op de dienst: Bronhouderportaal basisregistratie ondergrond van de dienstverlener: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Als u eherkenning 2+ heeft gaat u éénmalig te gebruiken inlogcodes gebruiken. Afhankelijk van het beleid in uw organisatie krijgt u een tokenapparaatje of e-dentifier of wordt u gevraagd uw mobiele telefoonnummer te registreren voor ontvangst van deze codes via sms. Als later inloggen met eherkenning tóch niet lukt is het niet goed uitvoeren van deze extra stap de meest waarschijnlijke oorzaak. Voor meer informatie over hoe het aanvragen precies werkt, zie de bijlage: Over eherkenning. Pagina 10 van 46

11 Kies een eerste praktijkvoorbeeld om mee te oefenen Om snel gevoel te krijgen bij wat u moet regelen voor uw leveringen is het zeer aan te bevelen één concreet praktijkvoorbeeld erbij te pakken om het leveringsproces mee uit te proberen. Dat kan een bouwproject zijn of een onderhoudsopdracht of iets anders. Als u zo n praktijkvoorbeeld niet bij de hand heeft ga dan in uw organisatie op zoek naar bouw-, onderhoud- of meetopdrachten waar de overheid opdrachtgever is. Als u tóch geen voorbeeld kunt vinden dan kan het heel goed zijn dat u op dit moment nog niet iets heeft aan te leveren. Het Bronhouderportaal is alleen voor ondergrondgegevens die zijn ingewonnen vanaf Als u het wenselijk vindt om ook oudere gegevens te registreren: Neem contact op met de BRO Servicedesk. Breng het leveringsproces voor uzelf in kaart Neem uw praktijkvoorbeeld ter hand en breng in kaart wie de betrokken gegevensleveranciers en kwaliteitscontroleurs zijn en welke collega in de bronhouderorganisatie de leveringen waarschijnlijk formeel gaat vaststellen. Gebruik volgend schema als basis voor uw leveringsproces: Voorbeeldschema van het leveringsproces Een deel van het leverproces zal zich buiten het gezichtsveld van het Bronhouderportaal afspelen. Dat geldt bijvoorbeeld voor het inwinnen van de ondergrondgegevens. En mogelijk zijn er andere tussenstappen. Breidt dan het schema waar nodig uit. Om miscommunicatie te voorkomen is het belangrijk om alle betrokkenen in beeld te hebben, ook al gaat niet iedereen inloggen in het Bronhouderportaal. Want als van een bepaalde organisatie de organisatiegegevens als metagegeven zijn opgenomen in de ondergrondgegevens, dan dient deze organisatie zich tóch vooraf zelf aan te melden bij de BRO. Stem het proces af met de betrokkenen Organiseer één of meerdere (telefonische) bijeenkomsten met betrokkenen en bereik overeenstemming over het proces van aanlevering voor het praktijkvoorbeeld. Beschrijf de taakverdeling in het proces en bepaal wie ervoor gaat zorgen dat de aanlevering in het juiste technische IMBRO/XML-bestandsformaat gebeurt. Voor meer informatie daarover zie de bijlage: Het IMBRO/XML-formaat. Voor de communicatie is het aan te bevelen om het resultaat van de overeenstemming vast te leggen op een A4-tje en dat met iedereen te delen. Zie een voorbeeld daarvan in de bijlage: Voorbeeld leveringsafspraken. Pagina 11 van 46

12 Controleer of u niets vergeten bent In een situatie waarin meerdere organisaties om tafel zitten is het belangrijk om het volgende in de gaten te houden: 1. Van alle partijen die op het Bronhouderportaal willen inloggen moet de organisatie éérst zijn aangemeld bij de BRO. Zo n aanmelding is éénmalig. De organisatie moet dat zelf doen. Zie stap Organisaties die gaan inloggen in het Bronhouderportaal hebben voor elke medewerker die dat gaat doen een eigen eherkenningsaccount nodig. Per medewerker is één zo n account dan voldoende voor alle werkzaamheden in het Bronhouderportaal. Het is aan te bevelen om eerst zelf dit proces een keer te doorlopen en daarna pas voor collega s eherkenning te gaan regelen. 3. Ondergrondgegevens dienen te worden aangeleverd in bestanden in IMBRO/XMLformaat. Voor wat dat betekent, zie de bijlage: Het IMBRO/XML-bestandsformaat. Dan zijn er enkele bijzondere situaties om extra op te letten: Onderaannemers hebben soms aanmelding en eherkenning nodig Uw leveranciers kunnen de aan hen toebedeelde opdrachten weer delegeren aan onderaannemers. Als het de bedoeling is dat deze onderaannemers zelf gaan inloggen in het Bronhouderportaal dan dienen ook zij zich vooraf een keer te hebben aangemeld bij de BRO. En ook zij dienen te beschikken over eherkenningsaccounts. Producenten, eigenaars en onderhouders ook aanmelden Leveranciers die sonderingen hebben geproduceerd of die eigenaar zijn van een grondwatermonitoringput of de Beheerder daarvan dienen óók eenmalig te zijn aangemeld in de BRO, ook al loggen ze zelf niet in het Bronhouderportaal in. Want hun KvK-nummer komt voor als metagegeven in de ondergrondgegevens. En die gegevens worden in de LV BRO alleen geaccepteerd als de betreffende organisatie daar al bekend is. Tijdig aan de slag gaan met het IMBRO/XML-bestandsformaat Nog niet elke organisatie is in staat om ondergrondgegevens in het juiste formaat aan te leveren. De benodigde technische aanpassingen kunnen de nodige voorbereidingstijd in beslag nemen. Voor medewerkers van bronhouderorganisaties lokale accounts Vooralsnog is het voor bronhouderorganisaties toegestaan dat bepaalde Bronhouders, Interne Controleurs en Interne Leveranciers met een lokaal account gaan werken en dus niet met een eherkenningsaccount. De Beheerder van de bronhouderorganisatie kan deze accounts aanvragen door namen en mailadressen van deze gebruikers door te geven aan de BRO Servicedesk. De Beheerder moet zelf wel met eherkenning inloggen om deze gebruikersaccounts in het Bronhouderportaal van de juiste rechten te voorzien. Dat kan nadat de gebruikers een keer in het Bronhouderportaal hebben ingelogd om hun account te activeren. Pagina 12 van 46

13 2 Gebruikersaccount activeren Dit hoofdstuk is voor alle gebruikers van het Bronhouderportaal: U dient een keer in te loggen om uw account te activeren. Als u account is geactiveerd kunt u nadien rechten laten toekennen aan uw account. Het activeren werkt als volgt: Open een browser en ga naar U komt uit bij de startpagina van het Bronhouderportaal: De startpagina van het Bronhouderportaal Kies voor Inloggen Door te klikken op Inloggen komt u op de volgende pagina: De inlogpagina van het Bronhouderportaal Als u bij een bronhouderorganisatie werkt en u hebt van uw Beheerder een lokaal account gekregen dan kunt u op deze pagina inloggen. Als dat lukt gaat u door naar stap 9. Krijgt u hier een foutmelding, ga dan naar stap 8. Let op: Als u met eherkenning gaat inloggen, voer uw inloggegevens dan niet op dit scherm in. Voor eherkenning moet u naar de volgende stap. Pagina 13 van 46

14 Klik onderaan op de inlogpagina op: Inloggen via EHerkenning Klik op het eherkenningslogo. Nu komt u op de inlogpagina van eherkenning: Keuzepagina voor inlog via eherkenning Het inloggen via eherkenning bewerkelijker dan inloggen met een gewoon account. Na het scherm hierboven volgen nog drie schermen. Dat is in het begin even wennen. Kies uw eherkenningsmakelaar Kies nu de eherkenningsmakelaar van wie u uw account heeft gekregen: De beschikbare eherkenningsmakelaars Klik na het kiezen van de makelaar op de knop: Verder. Als u niet weet wie uw eherkenningsmakelaar is: Pak de brief erbij met uw accountgegevens, want die komt van uw makelaar. Of neem contact op met uw eherkenningsbeheerder in uw eigen organisatie. Pagina 14 van 46

15 Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in Vervolgens komt u in het inlogscherm waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord invult en op Inloggen klikt: Eerste inlogscherm eherkenning voor invoer van gebruikersnaam en wachtwoord Dit is een voorbeeld van één van de zes huidige eherkenningsmakelaars. Als u een andere makelaar heeft dan zien dit scherm en de navolgende schermen er iets anders uit. De functionaliteit is verder hetzelfde. Op de inlogpagina (hierboven niet afgebeeld) zijn ook mogelijkheden beschikbaar om een vergeten wachtwoord te herstellen of aan te passen. Voer uw extra éénmalig te gebruiken inlogcode in Nu wordt u gevraagd een éénmalig te gebruiken inlogcode in te voeren en dan nogmaals in te loggen: Tweede inlogscherm eherkenning - voor invoer van de éénmalige inlogcode In bovenstaand voorbeeld wordt u gevraagd om een code die u zojuist via sms op uw telefoon heeft ontvangen. Afhankelijk van wat uw organisatie hiervoor heeft geregeld kan dit ook een code zijn die u op uw tokenapparaat of e-dentifier laat genereren. Klik tot slot op: Uitvoeren Nadat de inlog succesvol is geweest dient u in het hierboven weergegevens scherm nog één keer te klikken op Uitvoeren om terug te keren naar het Bronhouderportaal: Bevestiging van succesvolle inlog Pagina 15 van 46

16 Soms nodig: nog een extra keer inloggen In een aantal browsers op Windows-omgevingen gaat de inlog helaas niet in één keer goed. Dat heeft een technische oorzaak waar nog geen oplossing voor is. Als dat gebeurt is de volgende foutmelding te zien: Melding van een authenticatiefout De remedie is om het dan nog een keer te proberen. De melding treedt per browser éénmaal op. Als het daarna nóg een keer gebeurt is er sprake van een echte storing. Eénmalig contactgegevens invoeren opslaan Eénmaal terug in het Bronhouderportaal ziet u de volgende pagina: Profielpagina Hier wordt u gevraagd uw naam en mailadres op te geven. Door op Opslaan te klikken activeert u uw account in het Bronhouderportaal. Als u Coördinator of Beheerder van een bronhouderorganisatie bent: Voer hier uw eigen naam op en uw persoonlijke zakelijke mailadres behorende bij de bronhouderorganisatie die u vertegenwoordigt. Als u twijfelt wat u hier wilt invullen: U kunt deze stap niet overslaan maar voor nu wel afbreken. Sluit de browser af en probeer het later nog eens. Pagina 16 van 46

17 Het resultaat controleren Als u uw contactgegevens in uw profielpagina heeft opgeslagen krijgt u de volgende pagina te zien met één gele organisatiebalk die uw organisatie vertegenwoordigt: Home De hoofdpagina in de applicatie Hier ziet u: uw eigen organisatienaam, hier weergegeven als: Mijn Bronhouderorganisatie uw eigen naam, hier weergegeven als: Mijn Naam. Op deze pagina zijn een de volgende teksten aanklikbaar: 1. Op de blauwe navigatiebalk: Home Het begin van een navigatiepad (ook wel bekend als: kruimelpad) waar straks achter Home kunt zien waar u bent in de applicatie. 2. Op de gele organisatiebalk: Mijn bronhouderorganisatie Als u op deze tekst klikt komt u uit op een leeg leveringsoverzicht dat voorlopig nog geen betekenis heeft. Op balk zelf komen afhankelijk van uw rol straks meer aanklikbare opties te staan. 3. Rechtsboven: Mijn Naam Door hier op te klikken kunt u uw naam en mailadres weer wijzigen. 4. Rechtsboven: Uitloggen Hiermee kunt u uitloggen. Bij inactiviteit wordt u na enkele uren automatisch uitgelogd. Ziet u meer informatie dan hierboven aangegeven? Dan was uw account al eens geactiveerd en zijn aan uw account al bepaalde rechten toegekend. Komt u dat niet bekend voor? Neem dan contact op met uw Coördinator of Beheerder. Bent u zelf Beheerder of Coördinator? Neem dan contact op met de BRO Servicedesk. Pagina 17 van 46

18 3 Beheerrechten aanvragen Dit hoofdstuk is voor gebruikers in bronhouderorganisaties met de rol van Beheerder. Door een eerste keer met eherkenning in te loggen heeft u uw account geactiveerd. Nu kunt de BRO Servicedesk vragen u de juiste rechten te geven om namens uw bronhouderorganisatie als Beheerder op mogen te treden. Als u die autorisatie heeft kunt daarna uzelf en uw collega s autoriseren als Bronhouder. Het aanvragen van de autorisatie gaat als volgt: Vraag beheerrechten aan bij de BRO Servicedesk Neem contact op met de BRO Servicedesk en vraag namens uw bronhouderorganisatie om beheerrechten voor het Bronhouderportaal. Zodra u via de mail de bevestiging binnen heeft dat de rechten zijn toegekend kunt u verder met de volgende stap. Controleer of u de juiste rechten gekregen heeft Volg de inlogprocedure zoals beschreven bij Gebruikersaccount activeren en controleer dat u weer op Home oftewel uw hoofdpagina uitkomt: Home Hoofdpagina voor de Beheerder Daar waar in het voorbeeld rechtsboven Beheerder staat ziet u uw eigen naam terug. Controleer of u op de gele organisatiebalk nu ook de aanklikbare tekst Rechten beheren ziet. Als dat zo is kunt u direct verder met het volgende hoofdstuk: Bronhouders autoriseren. Als de tekst Rechten beheren ontbreekt kunt u nog niet aan de slag. Neem opnieuw contact op met de BRO Servicedesk. Als u meer nieuwe teksten ziet op de gele organisatiebalk dan heeft u meer rechten gekregen dan strikt noodzakelijk voor uw beheertaak. Komt u dat niet bekend voor, neem dan contact op met de BRO Servicedesk Pagina 18 van 46

19 4 Bronhouders autoriseren Dit hoofdstuk is voor gebruikers in bronhouderorganisaties met de rol van Beheerder. Dit hoofdstuk helpt u om uzelf en uw collega s als Bronhouder te autoriseren. De Bronhouders kunnen daarna projecten gaan aanmaken. Het autoriseren gaat als volgt: Ga naar het rechtenbeheermenu Ga naar Home. Klik op de gele organisatiebalk op: Rechten beheren. Controleer of u nu het volgende ziet: Rechtenbeheermenu voor een bronhouderorganisatie Op de blauwe navigatiebalk ziet u dat u nu in het rechtenbeheermenu bent. Waar in het voorbeeld hierboven Beheerder staat ziet u uw eigen naam staan. Hier ziet u bevestigd dat u de rol van BEHEERDER heeft. Die rol heeft u toebedeeld gekregen van de BRO Servicedesk. U kunt dat niet zelf wijzigen. U kunt nu wel zelf rollen hieraan toevoegen en die dan later weer verwijderen. Autoriseer uzelf als Bronhouder Als eerste neemt u de rol van Bronhouder zelf op zich om het Bronhouderportaal beter te leren kennen. Klik daartoe op Toevoegen en kies in het menu dat dan verschijnt uw eigen naam en de rol: BRONHOUDER_ORGANISATIE: Keuzemenu voor toevoegen van een nieuwe rol in de bronhouderorganisatie Pagina 19 van 46

20 Controleer het resultaat Druk op Opslaan en controleer het resultaat: Rechtenbeheermenu voor een bronhouderorganisatie Klik op de blauwe navigatiebalk op Home en controleer weer het resultaat: Home Hoofdpagina voor de Beheerder Nu kunt u zoals de gele organisatiebalk wordt aangeeft zelf een Project aanmaken. Zie daarvoor het hoofdstuk: Project aanmaken. Collega s als Bronhouder autoriseren (optioneel) Nu kunt u de procedure herhalen voor uw collega s. Als u vooralsnog niet van plan te bent collega s te autoriseren in uw Bronhouderorganisatie kunt u deze stap voor nu overslaan. Maar wilt u het leveringsproces samen met collega s uitvoeren, voeg op dezelfde wijze als in de voorgaande stappen voeg een of meer collega s toe als Bronhouder. Als u de collega niet kunt selecteren in het rechtenbeheermenu dan heeft deze collega zijn gebruikersaccount nog niet geactiveerd. Vraag de collega dit alsnog te doen. Als de collega aangeeft niet te beschikken over een gebruikersaccount regel voor deze collega alsnog een eherkenningsaccount of een lokaal account. Naderhand kunt u op dezelfde wijze nog andere collega s autoriseren als Bronhouder. Pagina 20 van 46

21 5 Project aanmaken Dit hoofdstuk is voor gebruikers in bronhouderorganisaties met de rol van Bronhouder. Dit hoofdstuk legt uit hoe u een nieuw project kunt aanmaken. Binnen een project kunt u daarna collega s autoriseren of opdrachtnemers machtigen voor aanlevering en controle. Het aanmaken van een project gaat als volgt: Open het invoermenu voor Projecten aanmaken Klik op de blauwe navigatiebalk op: Home en klik vervolgens op de gele organisatiebalk op: Project aanmaken. U ziet dan dit menu: Aanmaakmenu voor een nieuw project Voer hier een projectnaam in, bijvoorbeeld: Mijn Project en klik op: Opslaan. Dit project is bedoeld om mee te oefenen. Niet om echt mee aan te leveren. Controleer het resultaat Na Opslaan bent u terug in Home. U ziet daar met een groene bevestigingsmelding bevestigd dat het project is opgeslagen. Het project wordt nu onder uw organisatiebalk weergegeven als een nieuwe lichtgele projectbalk: Home Een nieuw project is aangemaakt De naam van het project: Mijn Project is links op de lichtgele projectbalk te zien. Pagina 21 van 46

22 Op de balk zijn een aantal aanklikbare teksten te zien: 1. Mijn Project De link naar het nu nog lege Leveringsoverzicht; 2. Machtiging aanmaken Om taken te beleggen bij andere organisaties; 3. Rechten beheren Om taken te beleggen bij collega s; 4. Aanpassen Om de projectnaam aan te passen. Projecten aanmaken is makkelijk. Maar maak ze niet onnodig aan. Want op dit moment is het nog niet mogelijk om ze zelf te verwijderen. Wilt u een project laten verwijderen neem dan contact op met de BRO Servicedesk. Of wacht af tot de verwijderfunctie beschikbaar komt. Pagina 22 van 46

23 6 Collega s autoriseren Dit hoofdstuk is voor gebruikers in bronhouderorganisaties met de rol van Bronhouder. Dit hoofdstuk helpt u om uzelf en collega s als Interne Leverancier en/of als Interne Controleur te autoriseren. Interne Leveranciers kunnen daarna bestanden gaan aanleveren en Interne Controleurs kunnen ze daarna inhoudelijk gaan controleren. Het autoriseren gaat als volgt: Maak een nieuw project aan (optioneel) Het is overzichtelijk om hiervoor een nieuw project aan te maken, bijvoorbeeld met de naam: Ons project: Home Hoofdpagina voor de Bronhouder Open het rechtenbeheermenu voor uw project Klik op de lichtgele projectbalk op: Rechten beheren. Dan ziet u dit scherm: Rechtenbeheermenu voor een project In plaats van Bronhouder in dit voorbeeld ziet u onder Persoon uw eigen naam. Hier ziet u dat u de rol van BRONHOUDER_GEBRUIKERSGROEP heeft. De term GEBRUIKERSGROEP is de generieke naam van een Project. Het betekent dat u de Bronhouder bent voor dit project. U kunt dit niet zelf wijzigen. U kunt nu wel zelf rollen in het project toevoegen en die dan later weer verwijderen. Autoriseer uzelf als Interne Leverancier Pagina 23 van 46

24 Klik op Toevoegen en kies uw naam en de rol: INTERNE_LEVERANCIER: Keuzemenu voor toevoegen van een nieuwe rol in een project Klik op opslaan. Autoriseer uzelf als Interne Controleur Herhaal de procedure voor: INTERNE_CONTROLEUR. Controleer het eindresultaat. Controleer het resultaat van de voorgaande acties: Rechtenbeheermenu voor een project Nu kunt u een levering volgens Scenario 1, waarbij u aanleveren, controleren en vaststellen helemaal zelf doet. Autoriseer collega s als controleur of leverancier (optioneel) Als u vooralsnog niet van plan te bent collega s te autoriseren in uw Bronhouderorganisatie kunt u deze stap overslaan. Maar wilt u het leveringsproces samen met collega s uitvoeren, voeg dan op dezelfde wijze als in de voorgaande stappen een collega toe bijvoorbeeld als Interne Controleur en een andere collega als Interne Leverancier. Als u de collega niet kunt selecteren in het rechtenbeheermenu dan heeft deze collega zijn gebruikersaccount nog niet geactiveerd. Vraag de collega dit alsnog te doen. Als de collega aangeeft niet te beschikken over een inlogaccount verwijs hem dan door naar uw Beheerder om alsnog een gebruikersaccount te regelen. Pagina 24 van 46

25 7 Opdrachtnemers machtigen Dit hoofdstuk is voor gebruikers in bronhouderorganisaties met de rol van Bronhouder. Dit hoofdstuk helpt u om gebruikers bij opdrachtnemers als Externe leverancier en/of als Externe Controleur te autoriseren. Externe leveranciers kunnen daarna bestanden gaan aanleveren en Externe Controleurs kunnen ze dan inhoudelijk gaan controleren. Bij opdrachtnemers werkt u met machtigingen. Dat werkt iets anders dan bij het autoriseren van eigen collega s. Want u geeft uw collega op persoonlijke titel een autorisatie. Bij een opdrachtnemer autoriseert de hele organisatie. Dat wil zeggen dat u impliciet alle medewerkers van die organisatie dezelfde autorisatie geeft. Dit heeft als voordeel dat u de medewerkers van uw opdrachtnemer niet persoonlijk hoeft te kennen. De beperking is weliswaar dat u medewerkers niet persoonlijk verschillende autorisaties kan geven, maar dat is in het Bronhouderportaal ook niet nodig. Die machtiging die u aan een opdrachtnemer toekent geldt alleen binnen het project. Alleen medewerkers van de opdrachtnemer die beschikken over een geldig eherkenningsaccount kunnen er gebruik van maken. Als u vooralsnog niet van plan te bent opdrachtnemers te autoriseren in uw Bronhouderorganisatie kunt u dit hoofdstuk overslaan. Maak een nieuw project aan (optioneel) Het is overzichtelijk om hiervoor een nieuw project aan te maken, bijvoorbeeld met de naam: Ons project: Home Hoofdpagina voor de Bronhouder Pagina 25 van 46

26 Open het machtigingen-aanmaakmenu voor uw project Klik op de lichtgele projectbalk op: Machtiging aanmaken. Kies een organisatie om te machtigen als Externe leverancier. Kies als type machtiging voor: Aanleveren. Vul een omschrijving in en een opdrachtreferentie zoals een contractnummer, bijvoorbeeld als volgt: Machtiging-aanmaakmenu voor Bronhouders Klik op: Opslaan. Als u de organisatie niet kunt selecteren in het rechtenbeheermenu dan is deze nog niet aangemeld bij de BRO. Vraag uw contactpersoon bij de organisatie om te regelen dat de organisatie zich alsnog aanmeldt bij de BRO Servicedesk. Controleer het resultaat Na Opslaan keert u terug op Home. Controleer of u hier onder de lichtgele projectbalk een nieuw machtigingstegel ziet die aangeeft dat u een machtiging hebt verleend: Home Hoofdpagina voor de Bronhouder Pagina 26 van 46

27 Machtig op dezelfde wijze een Externe Controleur Machtig op dezelfde wijze een leverancier als Externe Controleur. Maar kies nu als type machtiging: Controleren. Controleer weer het resultaat Na Opslaan keert u terug op Home. Controleer of u onder de lichtgele projectbalk twee machtigingstegels ziet: Home Hoofdpagina voor de Bronhouder Nu is uw Externe leverancier in staat om aan te leveren. En de Externe Controleur kan deze leveringen inhoudelijk controleren en goed- of afkeuren. Machtigingen aanmaken is makkelijk maar maak ze niet onnodig aan. Want op dit moment is het nog niet mogelijk om ze zelf te verwijderen. Wilt u een machtiging laten verwijderen neem dan contact op met de BRO Servicedesk. Of wacht af tot de verwijderfunctie beschikbaar komt. Pagina 27 van 46

28 8 Onderaannemers machtigen Dit hoofdstuk is voor gebruikers in bij opdrachtnemers met de rol van Externe leverancier of Externe Controleur. Dit hoofdstuk legt uit hoe u eenvoudig een aan u toegekende machtiging kunt delegeren naar uw onderaannemer. De opdrachtnemer kan nadien voor u de aanlevering of controle uitvoeren waarvoor u zelf gemachtigd was. Het delegeren van een machtiging aan een onderaannemer gaat als volgt: Log in en controleer uw homepagina Na inlog komt u uit op uw hoofdpagina waar u de machtigingen ziet die aan u zijn toegekend. Elke machtiging heeft zijn eigen lichtblauwe machtigingstegel: Home Hoofdpagina voor de opdrachtnemer In dit voorbeeld gaat het om een machtiging om aan te leveren. In plaats van Mijn gegevensleverancier ziet u in dit voorbeeld ziet de naam van uw organisatie. In plaats van Medewerker in dit voorbeeld ziet rechtsboven uw eigen naam. U ziet een knop om een nieuwe levering toe te voegen. Links daarnaast ziet u de mogelijkheid om uw machtiging te delegeren. Pagina 28 van 46

29 Delegeer de machtiging Klik op Delegeer machtiging. U ziet nu het machtiging-delegeermenu. Kies hier uw onderaannemer. Vul een omschrijving in en een opdrachtreferentie zoals een contractnummer, bijvoorbeeld als volgt: Machtiging-delegeermenu voor opdrachtnemers Klik op: Opslaan. Controleer het resultaat Na Opslaan keert u terug op Home. Controleer of u hier in uw eigen lichtblauwe machtigingstegel een nieuwe kleinere witte machtigingstegel ziet met de machtiging die u aan uw onderaannemer hebt gedelegeerd: Home Hoofdpagina voor de opdrachtnemer Machtigingen delegeren gaat makkelijk maar maak ze niet onnodig aan. Want op dit moment is het nog niet mogelijk om ze zelf te verwijderen. Wilt u een machtiging laten verwijderen neem dan contact op met de BRO Servicedesk. Of wacht af tot de verwijderfunctie beschikbaar komt. Pagina 29 van 46

30 9 Bestand aanleveren Dit hoofdstuk is voor gebruikers met de rol van Interne of Externe leverancier. Als Leverancier levert u een bestand aan in het Bronhouderportaal. Nadien kan een controleur dit bestand inhoudelijk gaan controleren. Het aanleveren gaat als volgt: Bereid een bestand voor Zet uw bestanden klaar op uw bureaublad of andere makkelijk te bereiken bestandsmap op uw computer. Controleer of de bestanden in het juiste formaat zijn. Voor meer informatie daarover, zie de bijlage: Het IMBRO/XML-bestandsformaat. Bent u nog niet in staat om zelf een bestand te maken maak om te oefenen alvast een oefenbestand aan zoals beschreven in bijlagen: - Voorbeeld CPT-registratieverzoek of: - Voorbeeld GMW-registratieverzoek. Met behulp van deze bijlagen en een kladblok op uw computer kunt u zelf losse bestandjes maken en opslaan. Denk erom dat bestanden de bestandsextensie:.xml moeten krijgen. De voorbeeldbestanden zijn zo gemaakt dat het Bronhouderportaal ze accepteert maar de Landelijke Voorziening niet. Dat is ook de bedoeling: De basisregistratie moet niet vervuild worden met oefenbestanden. Het is ook mogelijk eigen oefenbestanden aan te maken. Maar waak ervoor dat uw oefenbestanden niet in de LV BRO terechtkomen doordat uw bronhouderorganisatie ze per abuis heeft geaccordeerd. Spreek met de controleur of de Bronhouder af dat ze worden afgekeurd. Op dit moment ondersteunt het Bronhouderportaal alleen enkelvoudige aanleveringen, dus één bestand per keer. Dat is bewerkelijk. Daarom komt op korte termijn ondersteuning van bulkaanlevering beschikbaar. Log in en controleer uw homepagina Volg de inlogprocedure zoals beschreven bij Gebruikersaccount activeren en controleer dat u weer op Home oftewel uw hoofdpagina uitkomt. Pagina 30 van 46

31 Afhankelijk van of u interne of externe leverancier bent ziet dat uw hoofdpagina er als volgt uit: Home Hoofdpagina voor de Interne Leverancier In plaats van Mijn bronhouderorganisatie in dit voorbeeld ziet ude naam van uw eigen organisatie. Bij Interne Leverancier ziet u uw eigen naam. U ziet een knop om een nieuwe levering toe te voegen. Home Hoofdpagina voor de Externe leverancier In plaats van Mijn gegevensleverancier ziet u in dit voorbeeld ziet u de naam van uw organisatie. In plaats van Medewerker in dit voorbeeld ziet rechtsboven uw eigen naam. U ziet een knop om een nieuwe levering toe te voegen. Links daarnaast ziet u de mogelijkheid om uw machtiging te delegeren, maar dat heeft u nu niet nodig. Als de knop Voeg een nieuwe levering toe ontbreekt kunt u nog niet aan de slag. Neem contact op met uw Bronhouder. Ga naar: Voeg een nieuwe levering toe Klik op de blauwe knop Voeg een nieuwe levering toe. Nu ziet u de volgende pagina: Aanleverwizard stap 1 Brondocument uploaden Pagina 31 van 46

32 Lever een bestand aan Sleep nu het bestand in het daarvoor bestemde vak. Of kies het bestand via de daarvoor bedoelde knop. Controleer het resultaat: Aanleverwizard stap 2 Aanlevering toelichten en bevestigen Een groene bevestigingsmelding geeft aan dat het aanleveren gelukt is. Bevat het bestand syntaxfouten (vormfouten) dan worden deze afgebeeld met een rode foutmelding. Bevestig de aanlevering Controleer of u het juiste bestand hebt aangeleverd. Voeg desgewenst een toelichting toe. En klik tenslotte op: Bevestig de levering. Uw aanlevering is nu definitief: Aanleverwizard stap 3 Resultaat bekijken Pagina 32 van 46

33 Bekijk het leveringsoverzicht Klik onderaan op de pagina op de tekst: Overzicht leveringen U ziet een overzicht waar u uw levering terugziet: Leveringsoverzicht In dit voorbeeld ziet u één levering met de status: AANGELEVERD. Bekijk de details van uw levering Klik op de leveringsregel om een detailscherm te openen: Detailoverzicht levering voor de leverancier Uw bestand staat nu klaar voor de controleur om inhoudelijk te controleren. Pagina 33 van 46

34 10 Bestand controleren Dit hoofdstuk is voor gebruikers met de rol van Interne of Externe Controleur. Als Controleur controleert u bestanden die voor u klaar staan in het Bronhouderportaal. Daartoe kunt u algemene gegevens over een bestand in het portaal bekijken. Voor diepgaandere controle kunt het bestand downloaden en met uw eigen middelen analyseren. Als u uw oordeel heeft bepaald legt u dat in het Bronhouderportaal vast in de vorm van een goed- of afkeuring. Als u een bestand in het Bronhouderportaal heeft afgekeurd stopt daar het proces. De leverancier zal een beter bestand moeten gaan aanleveren. Als u een bestand heeft goedgekeurd kan een Bronhouder het bestand gaan accorderen. Het controleren gaat als volgt: Log in en controleer uw homepagina Log in en controleer dat u weer op Home oftewel uw hoofdpagina uitkomt. Afhankelijk van of u een interne of Externe Controleur bent ziet dat er als volgt uit: Home Hoofdpagina voor de Interne Controleur In plaats van Mijn bronhouderorganisatie in dit voorbeeld ziet u de naam van uw eigen organisatie. Bij Mijn Project ziet u de naam van het project waarvan u de leveringen wilt controleren. Bij Interne Controleur ziet u uw eigen naam. Home Hoofdpagina voor de Externe Controleur In plaats van Mijn gegevensleverancier in dit voorbeeld ziet u de naam van uw organisatie. In plaats van Medewerker in dit voorbeeld ziet rechtsboven uw eigen naam. Links daarnaast ziet u de mogelijkheid om uw machtiging te delegeren. Pagina 34 van 46

35 Bekijk het leveringsoverzicht Als u Interne Controleur bent: klik ergens op de lichtgele projectbalk. Als u Externe Controleur bent: klik ergens op de lichtblauwe machtigingstegel. (maar niet op het deel: Machtiging delegeren). Nu krijgt u het leveringsoverzicht te zien: Leveringsoverzicht In dit voorbeeld staat er één bestand klaar. Het bestand heeft de status: AANGELEVERD en dat betekent dat het klaar staat voor u als Controleur. Selecteer het te controleren bestand Klik op de leveringsregel om het detailscherm te openen: Detailoverzicht van een levering voor de Controleur (bovenste deel) Uw bestand staat nu voor u klaar om inhoudelijk te controleren. Hiervoor ziet u de knoppen: Goedkeuren en Afkeuren. En er is een knop om een exemplaar van het bestand te downloaden. Controleer het bestand U kunt op het detailoverzicht verder naar beneden scrollen om meer details te zien: Detailoverzicht van een levering voor de controleur (onderste deel) Klik desgewenst op: Download om een exemplaar te downloaden om inhoudelijk verder te analyseren. Daar heeft u tenzij u heel goed xml-code kunt interpreteren Pagina 35 van 46

36 waarschijnlijk wel een viewer bij nodig. Controleer op de geldigheid en plausibiliteit van gegevens. De syntax hoeft u niet te controleren want dat is bij het aanleveren al gebeurd. Keur het bestand goed Vooropgesteld dat uw oordeel positief is kunt u het bestand nu goedkeuren. Klik daartoe op de knop: Goedkeuren: Detailoverzicht van een levering voor de controleur (bovenste deel) Als u dat doet krijgt u een groene bevestigingsmelding: Detailoverzicht (bovenste deel) met bevestiging van goedkeuring. Controleer het resultaat in het leveringsoverzicht Klik onderaan op: Overzicht leveringen om terug te gaan naar het leveringsoverzicht. Leveringsoverzicht Hier heeft de levering de status GOEDGEKEURD gekregen. Nu kan de Bronhouder de levering gaan accorderen. Pagina 36 van 46

37 11 Bestand vaststellen Dit hoofdstuk is voor gebruikers in bronhouderorganisaties met de rol van Bronhouder. Als Bronhouder stelt u inhoudelijk goedgekeurde bestanden die voor u klaar staan formeel vast in het Bronhouderportaal. U kunt een bestand accorderen of afkeuren. Als u een bestand in het Bronhouderportaal heeft afgekeurd stopt daar het proces. De leverancier zal een beter bestand moeten gaan aanleveren. Als u een bestand heeft geaccordeerd dan wordt het automatisch doorgeleverd naar de LV BRO. Het vaststellen gaat als volgt: Log in en controleer uw homepagina Log in en controleer dat u weer op Home oftewel uw hoofdpagina uitkomt. Home Hoofdpagina voor de Bronhouder Bekijk het leveringsoverzicht Klik op de lichtgele projectbalk van het project dat u wilt bekijken. Nu krijgt u het leveringsoverzicht te zien: Leveringsoverzicht voor Bronhouders Selecteer het te controleren bestand Klik op de leveringsregel om het detailscherm te openen: Pagina 37 van 46

38 Detailoverzicht van een levering voor de Bronhouder (bovenste deel) Bekijk het bestand (optioneel) De controleur heeft het al voor u gedaan, maar als u wilt kunt u ook zelf op het detailoverzicht verder naar beneden scrollen om meer details te zien: Detailoverzicht van een levering voor de Bronhouder (onderste deel) Of klik desgewenst op: Download om een exemplaar te downloaden om inhoudelijk verder te analyseren. Accordeer het bestand Vooropgesteld dat uw oordeel positief is kunt u het bestand accorderen. Klik daartoe op de knop: Accorderen: Vervolgens wordt het bestand direct doorgeleverd: Detailoverzicht van een levering Bericht van LV BRO In dit voorbeeld leidt het tot een afkeuring omdat het bestand een oefenbestand is waarin bewust voor LV BRO ongeldige gegevens zijn opgenomen. Pagina 38 van 46

39 12 Doorleveringen bekijken Dit hoofdstuk is voor alle gebruikers van het Bronhouderportaal. Als het werk gedaan is kunnen alle gebruikers in hun leveringsoverzichten nakijken wat er met hun levering is gebeurd. Het leveringsoverzicht is als volgt te bereiken: Voor medewerkers van Bronhouderorganisaties: Klik op de lichtgele projectbalk van het project waarvan u de leveringen wilt inzien. Voor medewerkers van opdrachtnemers: Klik op de lichtblauwe machtigingstegel van de machtiging waarvan u de leveringen wilt inzien. Dan komt u in het leveringsoverzicht: Leveringsoverzicht met drie succesvolle leveringen Klik nu op de regel van een levering die u wilt inzien. Vervolgens ziet u de details: Detailoverzicht van een succesvolle doorlevering Aan het BRO-ID kunt u zien dat het bestand succesvol is geregistreerd in de BRO. Pagina 39 van 46

40 Bijlagen Pagina 40 van 46

41 A Over eherkenning Wat is het? eherkenning is een inlogmiddel. Het is een initiatief van de Rijksoverheid. Het lijkt op inloggen met DigiD, maar dan voor bedrijven. Inloggen gaat via een tussenpersoon, een zogeheten trusted third party. U kunt met één eherkenningsaccount inloggen bij de webtoepassingen van organisaties die zijn aangesloten. Uw organisatie zorgt ervoor dat u daartoe over de juiste autorisaties beschikt. Waarom te gebruiken? eherkenning stelt medewerkers in staat namens de organisatie veilig officiële digitale handelingen en transacties uit te voeren in webapplicaties op internet. Voor applicaties van de overheid is het de te gebruiken standaard, zo ook voor Bronhouderportaal BRO. Wie levert het? Zes bedrijven bieden eherkenning aan als inlogmiddel aan. Voor meer informatie zie: Wat betekent de toevoeging eh2+? Dit staat voor eherkenningsniveau 2+. Op het laagste niveau werkt eherkenning met gebruikersnaam en wachtwoord. Maar voor niveau 2+ is dat niet voldoende. Bij het inloggen wordt een extra inlogcode gevraagd. Deze wordt verstrekt via sms of via een speciaal apparaatje (token). De keuze hangt af van het beleid in uw organisatie. Hoe kom ik aan een eherkenningsaccount? Als uw organisatie nog geen eherkenning heeft dan kunt u uw inkoopafdeling vragen een contract afsluiten met één van de zes gecertificeerde aanbieders. Alle collega s die een inlogaccount nodig hebben kunnen binnen dat contract regelen. Hoe groter uw organisatie, hoe groter de kans dat er al zo n contract is. Dan is het een kwestie van de eherkenningsbeheerder of -contracthouder in uw organisatie opzoeken en te benaderen. Mogelijk hebt u daarnaast toestemming nodig van uw directeur. Is een account voldoende voor toegang tot het Bronhouderportaal? Nee. Het niveau 2+ verlangt dat uw coördinator u expliciet machtigt voor het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, voor Bronhouderportaal basisregistratie ondergrond. Uw eherkenningscoördinator beschikt over een webpagina om de juiste machtiging in te stellen. Hoe verloopt de aanvraag? Dat gebeurt normaalgesproken in de volgende stappen: 1. Met het akkoord van een gemachtigde directeur vraagt u het account aan. 2. U ontvangt een basis gebruikersaccount en activeert dat account. 3. U vraagt uw eherkenningsbeheerder om u te machtigen voor het portaal. 4. U geeft hierbij uw telefoonnummer op als u met sms-codes gaat werken. Meer informatie Pagina 41 van 46

42 B Voorbeeld leveringsafspraken Voorbeeld van een leveringsproces Gebruik onderstaande voorbeeld om uw eigen samenvatting voor uw eigen praktijkvoorbeeld op te baseren.. Inwinnen Aanleveren Controleren Vaststellen Doorleveren Voorbeeld taakverdeling in het leveringsproces Processtap Uitvoerder Contractnummer Inwinnen Externe gegevensproducent: Bedrijf X VP Aanleveren Externe gegevensleverancier Bedrijf Y VP Controleren Externe kwaliteitscontroleur Bedrijf Z VP Vaststellen Bronhouderorganisatie Project: ABC Doorleveren Automatisch - Voorbeeld taakverdeling in de voorbereidingen Rol Taken Coördinator Afstemming organiseren met betrokkenen Bronhouderorganisatie Taken verdelen binnen de eigen organisatie Beheerder Bronhouderorganisatie Aanmelden bij de BRO eherkenningsaccount aanvragen met juiste machtiging Account activeren en laten autoriseren door BRO Servicedesk Account regelen voor collega die als Bronhouder optreedt Deze Bronhouder autoriseren voor beheer van projecten Bronhouder Account activeren en door beheerder laten autoriseren Project aanmaken Gegevensleverancier machtigen voor aanleveren Kwaliteitscontroleur machtigen voor controleren Externe inwinner Bedrijf X Externe gegevensleverancier Bedrijf Y Externe kwaliteitscontroleur Bedrijf Z Aanmelden bij de BRO Aanmelden bij de BRO eherkenningsaccount regelen met de juiste machtiging Account activeren in Bronhouderportaal Aanmelden bij de BRO eherkenningsaccount regelen met de juiste machtiging Account activeren in Bronhouderportaal Voorbeeld van stappenplan en taakverdeling in de levering Rol Taken Externe inwinner 1. Ondergrondgegevens inwinnen Bedrijf X 2. Gegevens omzetten naar IMBRO/XML-formaat 3. Gegevens mailen naar de gegevensleverancier Externe gegevensleverancier Bedrijf Y Externe kwaliteitscontroleur Bedrijf Z Bronhouder 4. Gegevens voorzien van de juiste metagegevens 5. Inloggen met eherkenning 6. Gegevens als IMBRO/XML-bestanden uploaden 7. Inloggen met eherkenning 8. Bestanden downloaden 9. Bestanden inhoudelijk analyseren en beoordelen 10. Levering goed- of afkeuren 11. Inloggen 12. Levering accorderen of afkeuren 13. Resultaat van doorlevering controleren 14. Resultaat terugkoppelen Pagina 42 van 46

43 C Het IMBRO/XML-bestandsformaat In de aanleverketen kennen IMBRO/XML-bestandsformaten drie verschijningsvormen: Als brondocument met daarin meetgegevens en metagegevens Als registratieverzoek met daarin het brondocument Als bericht tussen applicaties met daarin het registratieverzoek Schematische opbouw IMBRO/XML-bestanden Voorbeeld van formaten in de BRO-keten: CPT Toelichting (1) Geotechnische sonderingen worden na inwinning vaak vastgelegd in GEF-bestandsformaat. Dat formaat voldoet voor metingen vanaf 2018 niet meer voor de BRO-keten. (2) GEF-bestanden zijn te converteren naar het vereiste IMBRO-bestandsformaat. Hiervoor is binnenkort een vrij te gebruiken GEF/IMBRO-converter beschikbaar. Voor handmatige aanlevering zijn deze bestanden te verpakken in een CPT-registratieverzoek. (3) Het Bronhouderportaal stopt een CPT-registratieverzoek na akkoord in een CPT-bericht en levert dat automatisch door aan de LV BRO. (4) Sonderingen van vòòr zijn via het Innameloket LV BRO aan te leveren, als GEF-bestand of als IMBRO/XML-brondocument. (5) In aanbouw is een gemeenschappelijke service om IMBRO/XML-syntax te valideren. Deze service geeft feedback over eventuele fouten en zorgt voor consistentie daarin over de hele keten. Voor de IMBRO-gegevensstandaarden zie: Voor technische specificatie van het IMBRO/XML-formaat, zie: schema.broservices.nl/xsd. Pagina 43 van 46