VRiS is een vooruitgang op meerdere vlakken

Transcriptie

1 VRiS is een vooruitgang op meerdere vlakken De WOZ-afdeling van de gemeente Steenbergen werkt sinds drie jaar met VRiS. De medewerkers zijn er tevreden mee, vertelt WOZ-coördinator Linda van Gastel. Onze vaste contactpersoon koppelt onze vragen altijd goed terug. Dat komt de kwaliteit ten goede.

2 Linda van Gastel werkt al sinds eind jaren negentig op de WOZ-afdeling in Steenbergen. Deze afdeling gebruikte al jarenlang de applicatie van Gouw voor de objectafbakening en heffen & innen en de applicatie van GeoTax voor de waardering. Vervolgens werd Neuron WOZ aangeschaft, vertelt Van Gastel. Omdat Tog Nederland met VRiS een koppeling had met die applicatie, zijn we overgestapt op VRiS waarmee we per eind februari 2015 in productie zijn gegaan. Vaste contactpersoon Over de overstap naar VRiS kan Van Gastel kort zijn: Het is een vooruitgang op meerdere vlakken. Vooral mijn collega van Heffen en Innen vindt VRiS veel duidelijker dan de applicatie van Gouw, met meer functionaliteiten, meer mogelijkheden voor rapportages en een heel duidelijk bureaublad. En onze taxateur is blij dat VRiS goed inzichtelijk maakt hoe een taxatie tot stand komt. Daardoor kan hij het ook veel duidelijker uitleggen aan de inwoners. Wat wij heel prettig vinden, is dat we een vast contactpersoon hebben, een consultant, bij wie we altijd terecht kunnen. Hij koppelt onze vragen of opmerkingen altijd goed terug naar de organisatie. Dat komt de kwaliteit zeker ten goede. De medewerkers van de helpdesk reageren eveneens snel en werken klantgericht, ook als het om maatwerk gaat. De Waarderingskamer had bijvoorbeeld informatie gevraagd die wij niet standaard uit het pakket kunnen halen. Wij hadden dat bij de helpdesk neergelegd. Daarop kregen we een duidelijk antwoord en een kostenraming. Snelle foutoplossing Wat VRiS volgens Van Gastel echt onderscheidt, is dat bugs of fouten in het systeem zeer snel worden opgelost. Dat heb ik bij andere leveranciers niet eerder zo meegemaakt. Bij hen ging er veel meer tijd overheen, en daardoor liepen we elke keer weer tegen die fout aan. VRiS kan zo snel opereren doordat het systeem in de Cloud staat. Dat werkt voor ons veel prettiger. Ook wat klantvriendelijkheid en behulpzaamheid betreft, springt Tog Nederland er echt uit ten opzichte van mijn ervaringen in het verleden. Tog Nederland Noord Oost Tog Nederland Midden West Tog Nederland Zuid Blankenstein 170a, 7940 AL Meppel Thomas Mannplaats 307, 3009 MD Rotterdam Sluitappel 77, 5491 TS Sint-Oedenrode

3 Met VRiS heb je alles meteen in beeld Toen de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard besloten om de belastingen en de financiële administratie op te nemen in hun A2-samenwerkingsverband, kwam Tog Nederland met VRiS bij de aanbesteding als beste leverancier uit de bus, vertelt heffingsambtenaar Henk Venner uit Valkenswaard.

4 Nadat de zogeheten A2-gemeenten een samenwerkingsverband opzetten om gezamenlijk personeelszaken en automatisering op te pakken, werd besloten om ook belastingen en financiële administratie samen te doen. Als je gaat samenwerken, is het belangrijk om te werken met hetzelfde pakket, legt Henk Venner uit. We wilden één geïntegreerd pakket voor heffen en taxeren. Vervolgens hebben we een Europese aanbesteding gedaan, want we zaten boven het budget. Werken in de Cloud was voor de drie gemeenten een van de voorwaarden. Venner: Dat er voor ons traject binnen de gemeente geen applicatiebeheer meer plaatsvindt, scheelt een hoop tijd en energie. Doordat alles op één centrale plaats gebeurt, ben je als gemeente ook minder kwetsbaar. Een andere voorwaarde was dat we op termijn alle activiteiten zelf willen kunnen uitvoeren. Momenteel wordt het herwaarderen nog uitbesteed, maar over een aantal jaren zullen we dat zelf gaan doen. Dat zal zeker een kostenbesparing opleveren. Tog Nederland sloot het beste aan bij het pakket van eisen, voldeed aan de voorwaarden die we stelden en kwam ook prijstechnisch als beste uit de bus, vat Venner samen. Efficiënter werken Venner is tevreden met VRiS. Het is gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en veelzijdig, vertelt hij. En doordat het een geïntegreerd pakket is, zijn bestandsuitwisselingen niet meer nodig. Die leverden voorheen soms problemen op. Met VRiS kun je bovendien veel efficiënter werken, want je hebt alles meteen in beeld, zowel het heffingsgebeuren als het taxatiegedeelte. Ook als er bezwaarschriften zijn, houd je goed overzicht en kun je klanten snel duidelijkheid bieden. Dat is echt een pluspunt ten opzichte van veel andere systemen, vind ik. We gebruiken VRiS nu een jaar. Onze hoogste prioriteit was de oplegging van de aanslagen, en die is in februari 2017 gelukt. Daarna hebben we de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ voor elkaar gekregen. Ook daar heeft Tog Nederland goed mee geholpen. Nu kunnen we gebruik gaan maken van alle andere mogelijkheden die VRiS biedt. Daar zullen we in de toekomst zeker nog meer winst mee behalen. Tog Nederland Noord Oost Tog Nederland Midden West Tog Nederland Zuid Blankenstein 170a, 7940 AL Meppel Thomas Mannplaats 307, 3009 MD Rotterdam Sluitappel 77, 5491 TS Sint-Oedenrode

5 De updates worden grotendeels samen met de klanten bepaald Samen met twee collega s doet WOZ-coördinator Imre Beek bij de gemeente Huizen feitelijk alles met betrekking tot de WOZ, waarbij het taxeren van de niet-woningen is uitbesteed aan Tog Nederland. Daarbij wordt gebruikgemaakt van de Cloud-applicatie VRiS.

6 Toen Imre Beek 16 jaar geleden in dienst kwam, maakte de gemeente Huizen al gebruik van de diensten van Tog Nederland. Voordat hij WOZ-coördinator werd, werkte hij als taxateur negen jaar met MS WOZ en het Tog WaarderingsHuis, de voorganger van VRiS. Hij is absoluut tevreden over VRiS: Het doet wat we ervan verwachten en we kunnen er goed mee werken. Intuïtief VRiS is een gebruiksvriendelijk en intuïtief programma, vindt Beek. De dingen zitten op logische plekken, dus zijn ze gemakkelijk terug te vinden. En doordat we in de Cloud werken, kan ik gemakkelijk thuis werken, als het zo uitkomt. Een ander voordeel van de Cloud is dat het technische applicatiebeheer niet in de organisatie zit, dus daar hebben we geen omkijken naar. Een enkele keer neemt Beek contact op met de helpdesk, zoals bij een foutmelding bij het uitboeken in de workflow. We verwachten bijvoorbeeld dat een bepaalde stap in de workflow wordt afgerond, maar dat gebeurt dan niet. Ook klopt hij weleens aan met een maatwerkverzoek. Hij geeft een voorbeeld: Wij wilden een aangepaste format voor het taxatieverslag, met alle relevante gegevens op één A4-tje. Dat kijkt sowieso gemakkelijker als je moet beoordelen of de gegevens juist zijn, maar ook als je het verslag in een persoonlijk gesprek met de burger wilt doornemen. Updates VRiS wordt regelmatig bijgewerkt met nieuwe functionaliteiten, aldus Beek. Wij hebben een licentie waar alle updates voor onze modules bij zijn inbegrepen. Die updates worden voor een groot deel samen met de klanten bepaald, legt Beek uit. Eens per jaar is er per module een gebruikersdag. Dan kunnen WOZ-medewerkers van gemeenten suggesties doen om de module verder aan te passen. Dat is een heel mooie manier om VRiS steeds beter te helpen maken. Zo n gebruikersdag is ook meteen een mooie gelegenheid om ervaringen te delen met medegebruikers. Tog Nederland Noord Oost Tog Nederland Midden West Tog Nederland Zuid Blankenstein 170a, 7940 AL Meppel Thomas Mannplaats 307, 3009 MD Rotterdam Sluitappel 77, 5491 TS Sint-Oedenrode

7 Het werkt gewoon lekker met VRIS en het pakket staat niet stil Toen in 2014 duidelijk werd dat de BRK-berichten niet meer zou ondersteunen, stond de gemeente Hellendoorn net voor de vraag of ze in een belastingsamenwerking zou treden. Er moest iets voor de korte termijn worden geregeld, vertelt WOZ-coördinator Matthijs Heezen.

8 Bij de aanbesteding viel de keuze op VRiS van Tog Nederland, onder meer vanwege de prijs en gebruiksvriendelijkheid, vertelt Matthijs Heezen. Vervolgens was de migratie best een hectische periode, maar ook een mooie tijd, omdat je het resultaat van de inspanningen ook terugziet in het pakket. Bij Tog Nederland zijn de lijnen lekker kort, en waar we tegen problemen aanliepen, heeft het bedrijf ze snel opgepakt en opgelost. Storingen komen eigenlijk niet voor. De uptime van het pakket ligt tegen de 100 procent erg prettig bij een Cloud-applicatie. Verbeteringen Toen we als een van de eerste gemeenten voor VRiS kozen, waren we wat huiverig, geeft Heezen toe. Weet een taxatiebureau wel hoe een belastingpakket moet werken? Tog Nederland heeft echter laten zien dat een nieuw pakket beter kan werken dan een bestaande lijn van een van de marktleiders. Bovendien staat Tog Nederland open voor verbetersuggesties en realiseert ze snel. In veel gevallen komt de verbetering trouwens uit hun eigen koker. Heezen is tevreden met de look&feel en de gebruiksvriendelijkheid van VRiS. Binnen een uur heb je door waar je alle gegevens kan vinden. Het is een klik-en-vindsysteem, zonder speciale commando s of code, maar met doorsteekmogelijkheden naar andere schermen. En door de tab-structuur kun je gemakkelijk terug. Doordat beide partijen op dezelfde database werken, heb je geen geknoei met uitwisseling van gegevens via stuftax enzovoort. De standaardrapportages en query-mogelijkheden geven ons de middelen om lastige vragen te beantwoorden. Het berichtenverkeer met andere applicaties en LV s werkt ook goed. En de grafische component binnen het pakket is erg fijn. Je kunt bijvoorbeeld objectonderdelen gemakkelijk toewijzen aan BAG-pandvlakken, en je hebt in beeld waar nog rode vlekken zitten. Kortom, het werkt gewoon lekker met VRiS, en het pakket staat niet stil. Tog Nederland Noord Oost Tog Nederland Midden West Tog Nederland Zuid Blankenstein 170a, 7940 AL Meppel Thomas Mannplaats 307, 3009 MD Rotterdam Sluitappel 77, 5491 TS Sint-Oedenrode