Van 1.0 naar 2.0. Ervaringen van klanten

Transcriptie

1

2 Een dertigtal klanten heeft eind 2014 de overstap van 1.0 naar 2.0 (HR2day) gemaakt. Een aantal van hen heeft de ervaringen met ons gedeeld. Om u een beeld te geven van deze ervaringen, hebben wij deze gebundeld in dit document. Mocht u na aanleiding hiervan vragen hebben, neem dan contact op met uw relatiemanager

3 Marleen Jansen: Soepel overstappen zonder kostbare migratie In 2014 werd ons aangeboden om bij de eerste groep klanten te horen die Merces zou migreren naar het nieuwe platform 2.0. We hebben besloten om de overstap te maken omdat het een wens was om zo snel mogelijk aan de slag te gaan met Manager Self Service. HR2day zou dit vrijwel vanaf het begin faciliteren. Nu hebben ook onze schooldirecteuren toegang tot hun eigen omgeving in HR2day en kunnen ze informatie over hun team en verschillende rapportages inkijken. Vanaf april gaan ze ziekmeldingen en dergelijke handelingen zelf doen. We willen het systeem maximaal benutten. HR2day is in vergelijking met SAP gebruiksvriendelijker en flexibeler. Er zijn veel verschillende wegen die naar informatie leiden. Dat is handig, maar je moet wel de weg weten. Als je de taal van het systeem eenmaal een beetje spreekt, dan kun je je prima redden. Over het algemeen ben ik erg blij met het systeem. Een aantal dingen zijn weliswaar anders dan in 1.0, maar het informatieniveau is minimaal gelijkwaardig. Gebruiksvriendelijk en flexibel De overstap is heel soepel verlopen. Ik kan niet anders zeggen dan dat me veel werk uit handen is genomen. We zijn in het verleden vanuit een ander HR -systeem naar Merces overgestapt en toen moesten we veel meer informatie en lijsten aanleveren. Omdat alle data dit keer al bij Merces aanwezig was, hebben we er nauwelijks werk aan gehad. Soepel overstappen zonder kostbare migratie Ik zou alle scholen willen aanraden om over te stappen op HR2day. Zeker als je al met 1.0 werkt, is dit dé manier om over te stappen naar een modern systeem, zonder ingewikkelde migratie. Tegelijkertijd is het prettig dat dezelfde dienstverlener ook inhoudelijk kan ondersteunen. Dat is voor ons de meerwaarde van deze migratie. Marleen Jansen, HR Adviseur bij Amstelwijs, stichting voor openbaar primair onderwijs

4 Evert Nawijn: Stap gerust over, je zult er geen spijt van krijgen. Onze organisatie stond al even te trappelen om aan de slag te gaan met het bekwaamheidsdossier van medewerkers. HR2day biedt de mogelijkheid om dit direct in de personeelsadministratie te regelen en dat was voor ons de reden om de overstap te maken. Dan heb je het gemakkelijk en geïntegreerd in één systeem, samen met andere HR-informatie. We hebben nu onze PSA in HR2day draaien en starten op de eerste locatie met de HR-toepassingen als pilot. Spannend en mooi om te zien hoe mijn collega s het gaan gebruiken en beleven. We bieden onze locaties wat dat betreft nu een standaard inrichting aan en gaan op basis daarvan de omgeving verder optimaliseren. Ik vind HR2day veel overzichtelijker dan Merces@Work 1.0. Het steekt logisch in elkaar. De eerste maanden was het wel even zoeken, omdat wij er niet elke dag achter zitten. Maar de verloningen liepen goed en dat versterkte het vertrouwen. Als je een mutatie doet, kun je meteen zien hoe dat doorwerkt in de verloning. Mooi dat je direct de juiste loonstrook ziet! Uiteindelijk is het eenvoudiger en logischer om mee te werken dan het oude platform. HR2day steekt logisch in elkaar De overstap eind 2014 was absoluut geruisloos te noemen. Misschien heeft Merces me zelfs wel wat té veel werk uit handen genomen. Het proces verliep namelijk zó soepel dat ik eigenlijk geen reden had om zelf in het systeem te duiken. Dat moet je positief opvatten en het is anders dan de meeste migraties die ik heb meegemaakt: in de regel is dat een hoop gedoe met lijsten die je moet controleren in het nieuwe systeem. Een vervelend klusje, maar het dwingt je wel om in het nieuwe systeem te werken. Overstap was absoluut geruisloos Merces regelde deze migratie zó gemakkelijk voor me, dat ik in januari eigenlijk nog moest wennen aan het systeem. Nu ik er mee werk, gaat het reuze goed. Ik heb alle vertrouwen in het pakket en vind het een vooruitgang: veel moderner en handiger. Voor wie nog in Merces@Work 1.0 werkt: stap gerust over, je zult er geen spijt van krijgen. Evert Nawijn, Directeur Centraal Bureau CVO t Gooi

5 Nisander Brand: Alles bij elkaar! We zijn tijdens de migratie goed begeleid door Merces en ze hebben gedurende het proces goed geluisterd naar onze behoeften. Dat heeft zich vertaald in extra ondersteuning waar we dat nodig vonden. Maar er waren ook trainingen. Die geven je de basisbeginselen en het is fijn om in het begin aan de hand genomen te worden. Uiteindelijk moet je het wel zelf doen: door er mee te werken leer je het systeem pas echt goed kennen. Of je nu uit komt of een ander systeem, iets nieuws is altijd even wennen. Ook nu het al een tijdje draait, heb ik geregeld contact met Merces. Laatst wilde ik een nieuwe rapportage bouwen. Toen ik daar niet uitkwam, werd ik vlot geholpen door Merces. In onze relatief kleine school zijn de administratieve functies veelal enkelvoudig ingevuld. Wij hebben de migratie naar HR2day daarom samen met een school uit de regio opgepakt. Door die samenwerking heb je een evenknie waar je mee kan sparren, bijvoorbeeld over inrichtingskeuzes of interpretatie van output. Zo hebben we snel kunnen schakelen en van elkaar geleerd. Mijn tip voor kleinere scholen is dan ook om samen te werken, als het even kan. in het begin is het fijn als er een expert meekijkt In de eerste verloningsmaand is één van de consultants van Merces bij ons op locatie geweest om onze mutaties te controleren. Hij en onze PSAmedewerker hebben een aantal uren gespendeerd om er 100% zeker van te zijn dat alles goed stond voor de verloning. Zelfs al gaat het alleen even om de bevestiging dat je iets goed ingevoerd hebt, in het begin is het fijn als er een expert meekijkt. tijdens migratie goed begeleid door Merces Onze eerste doelstelling was dat iedereen op tijd zijn salaris zou ontvangen. Dit verliep vlekkeloos! We doen nu ervaring op met het systeem en tillen het gebruik ervan telkens naar een hoger plan. Maar onze ambitie reikt verder, want de HR-functionaliteiten waren een aanleiding om over te stappen. Denk aan gesprekscycli, diplomering en competenties. We hadden al langer de ambitie om onze HR-processen te digitaliseren. En wat is er dan mooier dan dit direct in het PSA-systeem te doen. Dan heb je alles bij elkaar! Na de zomervakantie maken we de start om HR2day ook daarvoor in te zetten en er volop de vruchten van te plukken. Nisander Brand. Hoofd Financiële Zaken / Controller bij OSG Erasmus