Kwaliteitsverslag Jacobahof Zorgvilla 2017

Transcriptie

1 Kwaliteitsverslag Jacobahof Zorgvilla 2017 Jacobahof Zorgvilla zal voor 2017 voor het eerste jaar, middels een directiebeoordeling verantwoording afleggen t.a.v. het beoordelen van haar kwaliteitssysteem en de behaalde organisatiedoelen. Deze beoordeling heeft plaatsgevonden in samenspraak met de locatiemanager, besproken in de cliëntenraad en met betrokken Specialist Ouderengeneeskunde. Het kwaliteitsmanagement systeem (KMS) wordt jaarlijks beoordeeld, om te zorgen dat het werkt en blijft werken. Het is en blijft een continue proces, welke jaarlijkse bijstelling behoeft. Jaarlijks wordt intern een keuze tot verantwoording vastgesteld. Voor het jaar 2017 vormde als leidraad: 1) Verslaglegging van intern en externe audits 2) Resultaten van tevredenheidsmetingen 3) Informatie over incidenten, klachten, afwijkingen 4) Analyse belangrijkste samenwerkingen 5) Beoordeling van leveranciersprestaties 6) Ontwikkelingen, van invloed zijnde op het beleid 7) Belangrijkste aanbevelingen stakeholder analyse Alle aanwezige, bruikbare informatie binnen Jacobahof Zorgvilla (verder afgekort als JH) is gebruikt om een zo getrouw mogelijk beeld te geven aangaande punt 1) tot en met 6), waarna deze werd besproken met de locatiemanager. In dit gesprek lag het accent op de conclusies die getrokken zijn voor 2017 en de implicaties en input voor ) Verslaglegging van intern en externe audits. Intern: Jacobahof Zorgvilla voldoet aan aan de eigen gestelde normen (op basis van de normen voor verantwoorde zorg en voldoet daarmee aan alle criteria waarnaar is gekeken tijdens de audit. Het is duidelijk zichtbaar dat de organisatie kwaliteit in haar werk- en dienstverlening doorweven heeft. Met name op het gebied van dossiervoering, professionaliseren van de medewerkers en medicatiebeleid. Extern: In 2018 hebben we een eerste RIE audit gehad. De uitkomsten zijn goed en we waren dan ook trots op het resultaat. In juli 2017 is door Bedrijfsgezondheidsdienst Noord-West een Risico Inventarisatie en Evaluatie uitgevoerd bij Jacobahof Oostvoorne. Uitkomsten van de inventarisatie gaven aan dat er wel risico s zijn, maar dat deze door de organisatie op de juiste wijze beheerst worden. In het volgende overzicht een korte samenvatting van de beheersmaatregelen: 1

2 In bijlage 3 zijn nog een aantal aanbevelingen gedaan waar de organisatie aan kan werken. De RI&E is met een ruime voldoende afgesloten. Het beleid dat gevoerd wordt kan voortgezet worden. In 2018 zal opnieuw een inventarisatie uitgevoerd worden. 2

3 2) Resultaten van tevredenheidsmetingen: Clienttevredenheid: In februari 2017 heeft er een cliënt tevredenheidsonderzoek plaats gevonden, waarbij twintig bewoners en diens familie of vertegenwoordiger een vragenlijst hebben ingevuld. De vragenlijst omvatte de volgende onderwerpen: Algemeen oordeel Verzorging Wonen en accommodatie Communicatie In het stuk algemeen oordeel kwam de beoordeling gemiddeld op een 7,7. Bewoners werden hierin gevraagd een cijfer toe te kennen aan de algemene aspecten van hun verblijf in de Jacobahof. Aan de hand van deze gegevens bleek dat de ondervraagde bewoners zich prettig voelen in de Jacobahof en dat de zorg in dezelfde lijn doorgezet moet worden. Op het onderdeel verzorging werd ook positief beoordeeld. Bewoner en familie ervaren dat de zorgmedewerkers kundig en professioneel zijn. Als feedback werd genoemd om jonge medewerkers/leerlingen goed te blijven coachen. Dit kreeg vorm in stagebegeleiding en coaching on the job. In de beoordeling van het wonen en de accommodatie kwam naar voren dat er wat verbeterpunten waren betreft de schoonmaak. Deze punten zijn door de locatiemanager opgepakt met de huishoudelijk medewerkster. Regelmatig worden deze afspraken geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Tevens werd verzocht reparaties vlotter uit te voeren. Jacobahof heeft in het jaarplan van 2018 verwerkt een facilitair medewerker aan te nemen, om werkzaamheden en reparaties beter aan te kunnen sturen. Betreft de communicatie werd gezegd dat er goede communicatie mogelijk is met de zorgmedewerkers. Er werd benoemd dat de zorg niet regelmatig geëvalueerd werd. Het beleid MDO is dit jaar daarom weer verder uitgebreid en verbeterd in nauwe samenwerking met P. Borsje (specialist ouderen geneeskunde). Alle resultaten samengevat zijn bewoners en familie over het algemeen tevreden over de Jacobahof. De punten van feedback zijn opgepakt en zo nodig vertaald in nieuw beleid of acties. Jacobahof Oostvoorne streeft er naar in een volgend tevredenheidsonderzoek wederom een positieve beoordeling te behalen en de zorg continu te blijven verbeteren naar de wensen en zorgvraag van onze bewoners. Medewerkerstevredenheid: In mei 2017 heeft er een medewerker tevredenheidsonderzoek plaats gevonden, waarin medewerkers een vragenlijst hebben ingevuld. De vragenlijst bevatte de volgende onderwerpen: Functie Werkdruk Leidinggevende Arbeidsvoorwaarden Samenwerking en werksfeer Opleiding en ontwikkeling Organisatie Over de inhoud van de functie ervaart iedereen vooral de zorg voor de bewoners als positief. De functie werd inhoudelijk gemiddeld beoordeeld met een 7,5. Administratieve taken worden als minpunt ervaren door sommige medewerkers. Op het gebied van administratieve taken krijgen medewerkers coaching on the job. Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers weinig werkdruk ervaren. Zij geven aan het gevoel te hebben dat het werk goed verdeeld wordt. De werkdruk wordt beoordeeld met een 6,5. Feedback die hier op komt is dat er soms werkdruk op treedt door de administratieve taken die plaats moeten vinden. Regelmatig wordt dit onderwerp behandeld in werkoverleggen en coaching on the job. De leidinggevende krijgt een gemiddelde beoordeling van een 8,0. De leidinggevende wordt omschreven als toegankelijk, betrouwbaar, open en direct. Als feedback wordt gegeven dat sommige medewerkers de leidinggevende soms te direct vinden. De ervaringen uit het onderzoek zijn besproken met de medewerkers en worden meegenomen in de bejegening van de leidinggevende. 3

4 Samenwerking en werksfeer wordt beoordeeld met een 7,4. Er wordt ervaren dat het team onderling veel voor elkaar over heeft. Groot minpunt wat bij bijna alle medewerkers terug komt is geroddel. Dit is een serieus punt waar het team al langer last van heeft en dit is opgepakt door de locatiemanager. Tijdens werkoverleggen is dit onderwerp regelmatig terug gekomen en is met name door een positieve aanpak inmiddels een stuk verbeterd. Opleiding en ontwikkeling krijgt een rapportcijfer 7,0. Als positief wordt ervaren dat er veel vrijheid is om de scholing persoonlijk in te richten. Feedback is o.a. dat de functies die buiten de zorg staan scholing missen, er meer inwerktijd moet zijn voor stagiaires en dat de scholing liever binnen de eigen werktijd gevolgd wordt. Punten van feedback zijn meegenomen in het scholingsplan voor Tot slot wordt het punt organisatie beoordeeld met een 8,0. Jacobahof Oostvoorne wordt ervaren als een prettige werkplek. Vooral de kleinschaligheid wordt als groot pluspunt ervaren. Communicatie en doorgroeimogelijkheden worden als punten van feedback gegeven. 3) Informatie over (analyses van ) klachten, incidenten, afwijkingen hierop. Val incidenten: In het jaar 2017 hebben er binnen zorgvilla Jacobahof 17 valincidenten plaats gevonden. Dit met oorzaken variërend van plotselinge verandering van de lichamelijke toestand, obstakels of het ziektebeeld. Bij 5 van de 17 incidenten is een huisarts of huisartsenpost ingeschakeld. Overige incidenten hadden geen letsel tot gevolg en leidden alleen tot het evalueren van de zorg, het maken van nieuwe afspraken en het bespreken en melden van het incident. Medicatiefouten: Er vonden dit jaar vijf medicatiefouten plaats waarbij medicatie is vergeten te geven. In vijf gevallen had de fout geen nadelige gevolgen en is na melding of gesprek met betrokken medewerkers afgehandeld. Een maal is een huisarts geraadpleegd en kon de medicatie alsnog gegeven worden. Medicatiefouten werden besproken in de vergaderingen wanneer deze plaats hadden gevonden. Om de medicatieveiligheid te bevorderen en medicatiefouten terug te dringen/uit te sluiten, wordt einde dit jaar een start gemaakt met het programma Ncare. Ongewenst gedrag bewoner: Twee maal is er een melding gemaakt van ongewenst gedrag van een bewoner naar een verzorgende. Specialist ouderengeneeskunde Petra Borsje is aangesloten bij onze organisatie en woont ieder EVV- overleg bij om advies te geven over ongewenste gedragingen. 4) Analyse belangrijkste samenwerkingen Samenwerking huisartsen en SOG Jacobahof Oostvoorne biedt zorg in het kader van wonen zoals thuis, wat er in resulteert dat iedere bewoner zijn eigen huisarts behoudt. De volgende huisartsen zijn betrokken bij onze organisatie: Dr. Sprey en den Haan; praktijk middelland Oostvoorne Dr. van Luxemburg; huisartsen praktijk van Luxemburg Oostvoorne Dr. Bansraj; huisartsen praktijk Bansraj Oostvoorne Dr. Olieslagers; huisartsen praktijk Olieslagers Rockanje Alle zorg die wij bieden op het gebied van geneesmiddelen of handelingen voortvloeiend uit wet BIG, wordt voorgeschreven door de huisartsen. Jacobahof is als organisatie niet bevoegd medisch beleid zelfstandig te bepalen. Een nauwe samenwerking met de huisartsen is voor ons van groot belang. Telefonisch contact vind het meeste plaats met de doktersassistenten en af en toe met de huisarts middels een telefonisch consult. Voor de meeste bewoners van de Jacobahof geldt de afspraak dat de huisarts bij de bewoner in huis komt. 4

5 Wanneer een huisarts in huis is wordt de visite vaak ondersteund door een van onze verzorgenden. De huisarts rapporteert in het ECD welk beleid er uitgezet wordt. Naast een nauwe samenwerking met de huisartsen is er tevens een specialist ouderengeneeskunde in dienst van de Jacobahof. Dr. P. Borsje is al jaren nauw bij onze bewoners(zzp5^) betrokken. Drie maal per maand is zij aanwezig om zorgvragen van bewoners te behandelen en zo nodig huisartsen te consulteren of adviseren. Tevens heeft de locatiemanager iedere maand een evaluatie met dr. Borsje over de inhoudelijke zorg aan onze bewoners. Beide samenwerkingen hebben er in geresulteerd dat we in 2017 weer stappen hebben gemaakt in kwalitatief betere zorg voor onze bewoners. Aandachtspunten voor 2018 zijn: - Schakels in de samenwerking tussen huisartsen apotheek Jacobahof. - De expertise van dr. Borsje blijven inzetten ter bevordering van de zorg. - Samenwerking behouden met de betrokken huisarts praktijken. Samenwerking apotheek Oostvoorne In januari, juni, november is de samenwerking met apotheek Oostvoorne geëvalueerd. Bij deze evaluaties waren de apotheker dhr. J. Vinks en aandachtfunctionaris medicatieveiligheid Jacobahof A. Hollander aanwezig. Tussentijdse evaluaties vonden per mail of telefonisch plaats. Ontwikkelingen die het afgelopen jaar hebben plaats gevonden: - De automatische levering is geoptimaliseerd. - De losse medicatie is teruggeschroefd en de baxterrollen worden optimaal benut. - Het bewaren en opslaan van medicatie is onder de loep genomen en toegespitst op de laatste eisen. - De medicatieveiligheid is gemonitord. - De jaarlijkse geneesmiddelen evaluatie heeft plaats gevonden. Tevens is er vanaf oktober een proces in gang gezet in samenwerking met apotheek Oostvoorne, Jacobahof Oostvoorne en Ncontrol, om het programma NCare te implementeren. Dit heeft er in geresulteerd dat de Jacobahof met ingang van 3 januari 2018 volledig met Ncare werkt. De samenwerking tussen de apotheek en Jacobahof Zorgvilla is door dit proces versterkt en verduidelijkt. Actie voor 2018 is dat het medicijn distributie protocol vernieuwd dient te worden naar de nieuwe samenwerkingsafspraken. Jacobahof Zorgvilla heeft hiertoe een voorstel gedaan waarna nu gewacht wordt op de uitwerking hiervan door de apotheker. 5) Bepaling van de leveranciersprestaties: Zoals uit de jaarlijks analyse in de directiemap te zien is, zijn er ten aanzien van de meeste leveranciers geen bijzonderheden en verloopt het proces vlekkeloos. De uitzondering hierop vormt echter de lift. Het onderhoud en de reparaties zijn veelvuldig nodig. Het lijkt soms alsof dit met een constructiefout te maken heeft maar een echte aanwijsbare reden is er niet. Door goed aandringen van het locatiemanagement werkt de leverancier erg mee om de ontstane problemen zo snel als mogelijk op te lossen. Echter zal dit ook in 2018 aandacht vragen. 6) Ontwikkelingen die van invloed zijn op het gevoerde beleid. In het jaarplan van 2017 van JH werd uitvoerig stilgestaan bij landelijke ontwikkelingen aangaande het nieuwe kwaliteitskader voor de normen van verantwoorde zorg. Deze zijn meegenomen in het ontwerpen van het 5

6 jaarplan en vormden zo de basis voor de werkzaamheden van het management om de beschreven doelstellingen ook daadwerkelijk te kunnen behalen. 7) Belangrijkse bevindingen stakeholder analyse De stakeholder analyse is gemaakt en vastgelegd in de jaarlijkse directiemap. Hier komt uit naar voren dat het belangrijk is om goed in kaart te hebben welke belanghebbenden er zijn, welke belangen zij hebben en hoe we hier als organisatie op in kunnen (en moeten) spelen. Onze belangrijkse stakeholders zijn onze klanten en het kwaliteitskader waarbinnen we werken. Onze klanttevredenheid is van groot belang en daarbij moeten we de diensten leveren binnen de geldende wet- en regelgeving. In 2017 zijn we daar in geslaagd. Ook voor 2018 geldt dat directie het beleid uitzet, het KMS bepaalt en zorgt dat deze middelen effectief ingezet worden om de kwaliteitsdoeleinden te kunnen behalen. Tot slot benadrukten de locatiemanager en de directie dat in 2015 de organisatie met goede bedoelingen werd geleid. (good governance). Er was sprake van: Goed gedrag wat betreft goed werkgeverschap, Tevredenheid bij bewoners, contactpersonen, Het geven van veiligheid en een gezonde werkomgeving voor de medewerkers, Het scheppen van een werksfeer, waardoor medewerkers hun taken naar behoren konden uitvoeren, Een werkend kwaliteitssysteem, Het behalen van de speerpunten beschreven in het Jaarplan en de jaaragenda. Het gehele kalenderjaar werd hier volop aan gewerkt, ook voor 2018 zal dit gaan gelden. 6