NOTULEN ALGEMENE LEDEN VERGADERING 2017

Transcriptie

1 Datum: Dinsdag 19 december 2017 Aanvang: uur Locatie: Sportvereniging Epse t Hassink, Hassinklaan 3 Epse Aanwezig: Hoofdbestuur; Albert Veldwachter (voorzitter), John van Vilsteren en Lars van der Werf. Leden; 35. Presentielijst beschikbaar. MKA: Hoofdbestuur; Erik de Jong, Leden; diversen. 1. Opening vergadering Albert heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om 20:35 uur. 2. Ingekomen stukken Geen ingekomen stukken. 3. Mededelingen voorzitter HB Geen 4. Notulen Algemene Ledenvergadering 12 en 20 december 2016 Lammert geeft aan dat er een jaartal niet goed staat op pagina 4. Dit moet 2015 zijn i.p.v Verder zijn er geen opmerkingen en de notulen worden goedgekeurd. 5. Jaarverslagen HB en afdelingen HB Het HB geeft een korte omschrijving van het afgelopen jaar sinds zij zijn aangetreden sinds december 2016, na de stemming die er heeft plaatsgevonden over de aanleg van een 2 e veld. Diverse boeren en partijen zijn benaderd en hier is contact mee geweest om de opties te bekijken/bespreken voor de aanleg van een 2 e veld op een stuk akker, naast/buiten de huidige velden. In april kreeg het HB het verzoek van de Hockey dat zij als zelfstandige vereniging verder wilden, waardoor de gesprekken met de boeren naar een laag pitje werden gezet. Er is een nieuwe hockeyverenging opgezet, zonder dat daar akkoord over was met het HB/SV Epse. Hierdoor zijn een aantal bestuursleden geroyeerd, doordat dit tegen de regels van de SV Epse is en dit staat ook in de statuten van de SV omschreven. Vervolgens heeft het HB contact gezocht met de KNHB (hockeybond) en de gemeente. Dat de Hockey afscheid neemt van de SV EPSE is geen probleem, echter wel onder bepaalde voorwaarden. Naast de lusten ook de lasten. De Stichting is destijds opgezet om BTW voordeel te krijgen, echter komen we nu in een andere/nieuwe situatie doordat de stichting 2 huurder/klanten krijgt en daarmee te veel macht krijgt. Hierdoor kan de stichting de velden en gelden naar eigen inzicht invullen. Vervolgens is er een intentieovereenkomst opgesteld waar SV Epse de voorwaarden heeft omschreven voor de uittreding van de hockey. Deze moet ondertekend worden door de Stichting, SV Epse en de afdeling Hockey. De stichting blokkeert echter het proces in deze. Naast deze intentie overeenkomst is de SV wel met de hockey overeengekomen over het gebruik van de kantine, parkeerplaatsen en de kleedkamers. De hockeylicentie zit nog bij de SV Epse, waar ook nog 40% van de leden onder vallen. 60% is overgeschreven naar de nieuwe hockeyvereniging. Dit is natuurlijk een vreemde situatie. Laatste bericht in deze is dat de Stichting de eigendommen aan het uitzoeken zijn, aan de hand van een advocaat. Bij het herkiezen van de bestuursleden in de Stichting, zijn zij ingedekt door hun eigen statuten. Hierdoor heeft de SV geen grip op de Stichting. 1 van 7

2 Badminton In het jaar is het probleem van het aantal leden gebleven. De jeugd was stabiel met 7 kinderen, helaas hebben we er geen nieuwe leden bij gekregen. Bij de volwassen blijft het aantal ook een probleem, er zijn in verhouding veel leden met blessures en dat heeft tot gevolg dat er op donderdagavond niet zoveel leden spelen. Er is samen met de gym en volleybal een inloopmiddag geweest. Helaas heeft dit voor de badminton geen nieuwe leden opgeleverd. Verder is er reclame gemaakt in de gids en dit heeft wel een nieuw lid opgeleverd. Doordat er weinig leden zijn bij de badminton is afgelopen jaar het oliebollentoernooi helaas niet doorgegaan. Hopelijk lukt het om dit het komende jaar wel weer te organiseren. Door blessures heeft Albert Oortgiesen aangegeven te stoppen met badmintonnen en daardoor ook uit het bestuur te stappen. Ike Sicco Smit heeft aangegeven om zijn plaats in te nemen in het bestuur. Daar zijn we heel blij mee. De vergaderingen vonden meestal op donderdagavond na de training plaats. Hierdoor konden we snel en effectief vergaderen en evt. onze leden erbij betrekken. Volleybal Ledenaantal dames recreanten teams actief 2 nieuwe leden erbij door de open dag/instuif Volgend jaar maart/april een activiteit Carel Nijland 25 jaar lid. Volgens ons 1 oktober Bridge Samenstelling Bestuur Voorzitter: Rien van Dam Secretaris: Reina Dijkerman Penningmeester: Rob van Leeuwen Afgelopen seizoen zijn er 23 nieuwe leden ingestroomd. Zij zijn opgeleid door de voorzitter de heer Rien van Dam met medewerking van zijn vrouw Tiny. Hierdoor is ons ledenaantal gestegen naar 101. Het maximum is 104. Gemiddelde leeftijd is 74,4 jaar. We hebben inmiddels zelfs twee 90-jarigen. Bij voltallige aanwezigheid kunnen we met gebruik van de voormalige bestuurskamer iedereen plaatsen. De Technische Commissie, die wekelijks het wedstrijdprogramma verzorgt, is uitgebreid naar 4 leden. Tevens hebben we een Activiteitencommissie en een Lief en Leedcommissie. Sinds 2016 hebben we een eigen website. Deze wordt veelvuldig bezocht i.v.m. wedstrijduitslagen en activiteiten. We spelen wekelijks met veel enthousiasme op de donderdagmiddag. Naast de gewone zittingen organiseren we een Openings-, Kerst-, Paas-, en Slotdrive. Tijdens de Slotdrive worden de club- en slemkampioenen bekendgemaakt en gehuldigd. Voetbal Bestuur Voorzitter: Jurjen Maas Secretaris: Els Roeterdink Penningmeester: Diana Aalpoel Jeugdzaken: Bert Veeneman, Almir Fizovic Sponsoring: Koen Bakker, Niels Bonte Technische Zaken: Richard de Croon (aftredend)- Consul: Bert Peters 2 van 7

3 Het bestuur bestaat grotendeels uit nieuwe leden, omdat een deel van het vorige voetbalbestuur over is gegaan in het hoofdbestuur van SV Epse. De bezetting in het bestuur is goed, waarbij een duidelijke focus op de jeugd is. Jeugd Het ledenaantal bij de jeugd is stabiel gebleven en daarmee het aantal teams, drie, ook. Al deze teams spelen in competitieverband. Sinds het seizoen 2017/2018 is er gestart met een groep mini s. Deze trainen op de zaterdagochtend, later in het seizoen worden er wedstrijden en toernooien gespeeld in de regio. Richting volgend seizoen zullen er vanuit het bestuur acties worden ondernomen om nieuwe leden te werven, zodat de teams ruimer in de spelers komen te zitten. Senioren De senioren van SV Epse spelen in een samenwerkingsverband met VV Gorssel. Door een teruglopend ledenaantal bij beide verenigingen zijn er vanaf het seizoen 2017/2018 nog maar vijf teams actief, in plaats van zes een seizoen eerder. Het samenwerkingsverband is aangegaan voor drie seizoenen, waarbij seizoen 2017/2018 het laatste is. De seniorenleden van SV Epse zullen betrokken worden in de besluitvorming of en hoe er verder wordt gegaan met de samenwerking. Sponsoring Voor het seizoen 2017/2018 zijn nieuwe sponsoren voor de kleding en tassen van de jeugdteams gevonden. Over het algemeen valt het niet mee om de sponsorgelden te innen bij sponsoren. Dit komt deels door onduidelijke afspraken. Doel is om dit aan het eind van het seizoen strak geregeld te hebben, waarbij de afspraken contractueel worden vastgelegd. Gym Voorwoord Bij de gymnastiek hebben we wederom een bewogen jaar gehad. We hebben nieuwe leiding gekregen en hierdoor is er toename in het aantal sporten wat wij nu bieden vanaf december Activiteiten We hebben als bestuur 6 reguliere vergaderingen gehad, enkele besprekingen tussendoor gevoerd en diverse activiteiten georganiseerd. In het voorjaar is er een paaseierenactie gehouden om extra inkomsten te genereren. Dit heeft een mooie opbrengst opgeleverd van van ca 700 euro. Rond sinterklaas is er pietengym gehouden bij de peuters/kleuters en gymnastiek boven de 6 jaar in een wat kleiner comité. Publicatie We hebben de start van het seizoen aangekondigd in de lokale krantjes. Er is twee keer een nieuwsbrief verstuurd. We hebben verschillende activiteiten (pietengym) in de gids gepubliceerd. We hebben veel stukjes geschreven in de regionale kranten m.b.t. de nieuwe lessen zumba en essentrics. Sportzaal In de zaalcontrole van de Nijha zijn er geen gebreken aangetoond. Wel is komend seizoen de wielen van de klimrekken aangemerkt als aan vervanging toe. Wellicht is het een idee om de zaal een keer van een nieuw likje verf te voorzien. Interne organisatie De Fit en Fun 55+ bestaat uit 10 trouwe leden. Deze krijgen nu les van Isabel Nendos-Morais. We zijn vanaf december begonnen met de nieuwe sport Essentrics en Zumba, deze lessen worden ook door Isabel gegeven. 3 van 7

4 De twee jeugdgymgroepen lopen prima. Deze bestaan uit Groep 1 (peuter en kleutergym) en Groep 2 (vanaf groep 3)totaal zitten deze groepen op 20+ leden. Deze lessen werden gegeven door Trudy Koning ter Heege Jonkman en in mei zijn deze lessen overgenomen door Daisy Postma. In totaal zitten wij nu op ca 55 leden. Het bestuur bestaat uit( per september 2016): Voorzitter: Karel Otten (tevens penningmeester) Secretaris: Maaike van t Oever Ledenadmin: Cinthia Berendsen Lid : Trudy Koning ter Heege - Jonkman Het gehele bestuur wil in deze samenstelling verder. Financiën Zie begroting. Er zijn enkele zaken in de zaal vernieuwd (investering) en enkele attributen aangeschaft. Conclusies en aanbevelingen Een jaar waarin we de leden aantallen weer hebben zien groeien. Het komende seizoen hebben we de volgende doelstellingen: een selectie groep opstarten en mee gaan doen met wedstrijden regionaal/landelijk, de groepen nog meer te laten groeien 6. Financieel Jaarverslag John van Vilsteren presenteert de stukken van afgelopen jaar. Er komt een vraag waardoor er minder inkomsten zijn; dit komt mede door het lagere ledenaantal. Tevens is er de vraag waarom de VVE geen facturen meer stuurt/betaling verzorgd. Lars geeft aan dat dit afgelopen jaar niet gedaan is, doordat er weinig activiteiten zijn geweest en het bestuur van de VVE incasseren niet gepast vond. De inkomsten van het Oud papier zijn verschoven naar de afdeling Voetbal, doordat dit met name door voetballers wordt gedaan. Henk Dommerholt geeft aan dat dit voor de vereniging breed is. Hier zijn een aantal leden het mee eens en er ontstaat een discussie. Er worden ook financiele acties gevoerd door andere afdelingen die ook op de balans van de desbetreffende afdeling komt. Uiteindelijk komt alles allemaal ten goede van de SV Epse. Waarom maken we dan nog financieel onderscheid tussen de afdelingen? Dit om het zo inzichtelijk mogelijk te maken voor iedereen. Verder opvallende zaken zijn de hoge telefoonkosten en hoge kosten voor gas/electra. Die laatste vergt aandacht voor het komende jaar. De besturing van de ketels, schijnt niet optimaal te werken. Het resultaat van de kantine inkomsten is iets lager t.o.v. vorig jaar, maar de marge is wel aanzienlijk beter. Elke afdeling heeft zo zijn aandeel in het geheel. Voor wat betreft de Hockey zal er een eindafrekening volgen als ze de SV definitief verlaten. 7. Verslag Kascommissie Aangezien de 2 naar voren geschoven personen voor de kascommissie ex- hockeyleden waren en inmiddels geen lid meer zijn van de SV, zijn Lieke Muiderman en Annemieke Huisman de vervangers hiervoor. De kascommissie heeft de boeken gecontroleerd en akkoord bevonden, waarbij de opmerking wordt gemaakt, dat alles keurig verzorgd is. De kascommissie wordt bedankt voor de bijdrage. 8. Verkiezing Kascommissie Annemieke Huisman en Remco Muiderman stellen zich beschikbaar als kascommissie voor het komende seizoen. 4 van 7

5 9. Begroting John presenteert de begroting voor komend seizoen. Contributie per afdeling is een gespreksonderwerp. Highlights per afdeling; Bridge huur iets omhoog, contributie gelijk Badminton- contributie gelijk, ledenaantal ook gelijk Voetbal sponsoring omhoog, gebruikersvergoeding omlaag Volleybal huur iets omhoog Gym contributie omhoog door meer leden/onderdelen. Kantine: Kosten hiervan stijgen door kantinebeheerster. De inkomsten zullen echter ook hoger worden doordat per 1 februari de consumptieprijzen aangepast /verhoogd worden. De muntenprijs gaat van 16,- per 10 stuks naar 17,50. De prijs van de flesjes (fris en bier) blijft 1 munt. De prijs van een flesje bier en sportdrank gaat naar 2,- bij contante betaling. 10. Pauze Er wordt een pauze van 10 minuten ingelast, waarbij iedereen een consumptie krijgt aangeboden. Om 21:55 uur wordt de vergadering hervat. 11. Samenstelling besturen (huidige en nieuwe bestuursleden) Het HB blijft zitting houden in de huidige samenstelling, evenals de besturen van de andere afdelingen. 12. Huldiging jubilarissen Wij hebben dit jaar één jubilaris. Carel Nijland wordt gehuldigd aangezien hij 25 jaar lid is van de vereniging. Albert draagt een stuk over Carel voor, waarna Carel zelf ook nog even het woord neemt. 13. Rondvraag Geen vragen 14. Afsluiting Albert bedankt iedereen voor zijn of haar komst en sluit de vergadering om 22:30 uur. 5 van 7

6 Bijlage 1 Presentielijst ALV 6 van 7

7 7 van 7