Verslag van de Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 Verslag van de Algemene Ledenvergadering Datum: Dinsdag 29 september 2015 Plaats: De Veste Afwezig m.k.: Paul Elfrink, Ineke & Wolter van Tarel, Gerrit Tuesink, Ans Buyvoets, Joke en Herman Geerlings Resi Loohuis, Mieke van Schoot, Robert Ensink en Helma Stam Notulist: Joyce Hulsman 1. Opening Marc van Harten (interim-voorzitter) heet iedereen van harte welkom. Een korte terugblik over afgelopen seizoen: - Overlijden van Cor de Vos, voorzitter. - Verhuizing naar De Veste - 3 E Plek dames 1 - Degradatie Heren 1 - Promotie dames 2 - Jongens A 2 e plaats bij de beker - Finaleplaats Jongens A bij de Open Club (7 e van Nederland) - MC1 heeft topklasse behaald - Veel kampioenen bij de mini-teams - Bestuur heeft vooral ingezet op de trainingsstaf verenigingsbreed en de kwaliteit hiervan - Aandachtspunt blijft de jongenslijn, met name ook het aantal jongensleden. - Moeite met vinden van trainers voor breedteteams afgelopen seizoen, dit seizoen is dit al beter geregeld, maar het blijft een punt van aandacht. - Alle teams hebben komend seizoen een trainingsmoment binnen De Veste, dankzij het puzzelwerk van Harrie Lentfert, waarvoor de complimenten. - Geslaagde open dag van De Veste, waarin wij ons goed gepresenteerd hebben. Hiervoor ook alle dank voor de vrijwilligers. Zelfs burgemeester gaf ons de complimenten. - Eigen sporthal heeft ook keerzijde. Na de eerste toernooidag was het een grote chaos in met name de kleedkamers. Hierbij hebben wij met z n allen een gezamenlijke verantwoordelijkheid om met respect om te gaan met deze mooie accommodatie. - Veel vrijwilligers hebben zich aangemeld voor het draaien van de bardiensten. De invulling van de zaterdagen blijft echter nog een heikel punt. - De inkomsten van de kantine zijn niet direct voor Apollo 8, dit in tegenstelling tot wat sommige leden denken. Als Stichting de Veste een positief resultaat realiseert, dan kan er gekeken worden of er gelden naar ons als volleybalvereniging kunnen vloeien. Wij huren namelijk nog steeds de sporthal van deze stichting. Echter door

2 zelf vrijwilligers te leveren, zal de Stichting positiever kunnen draaien, waardoor er meer geld naar de vereniging terug kan vloeien. - Het afgelopen jaar hebben we wederom veel nieuwe sponsoren mogen verwelkomen. Hierbij gaat het met name om sponsoren met relatief kleine sponsorbedragen (tussen de 250 en 750). Hiermee spreiden we ons risico, positieve ontwikkeling dus. ECARE heeft aangegeven om de komende 2 jaren door te gaan als verenigingsponsor. Wellicht dat het bedrag wel wat lager gaat worden. - Communicatie binnen Apollo 8 en op de social media wordt ook steeds professioneler en efficiënter. 2. Vaststellen agenda Agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen - Bestuur heeft besloten dat Marc van Harten tijdelijk interim-voorzitter is, met name fungeert Marc als aanspreekpunt naar buiten toe. De taken van voorzitter zijn verdeeld onder de bestuursleden. Op korte termijn stellen wij een profiel op, dit willen we ook bespreken met het bestuur van De Veste gezien onze nauwe samenwerking. Op basis daarvan willen we dan op zoek naar een nieuwe voorzitter. Er hebben zich al 2 kandidaten gemeld. - Marc van Harten heef gedurende het afgelopen seizoen aangegeven niet meer de taak van penningmeester te willen vervullen, maar zich vooral op de sponsoring te richten. Joris Elfrink heeft deze taak tijdelijk op zich genomen, waarvoor grote dank. - Het bestuur heeft besloten om voor komend seizoen alleen de wedstrijdleiding en de arbitrage van munten te voorzien. Door toename van diverse commissies worden de kosten hiervan te hoog en lopen we aanzienlijk uit de pas met de begroting. Dit doet niets af aan onze waardering voor onze vrijwilligers! We zijn nog aan het kijken of we deze vrijwilligers op een andere wijze tegemoet te kunnen komen. 4. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 5. Notulen ALV d.d. 23 september 2014 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 6. Jaarverslagen commissies Robin Annink: Er wordt vermeld dat er nog steeds 7 trainers hun opleiding niet hebben voltooid. Is hierop actie ondernomen? Antwoord Harrie Lentfert: Een aantal zijn hiervan inmiddels geslaagd en met de anderen zijn we in gesprek hoe wij dit gaan oplossen. Wim van Heek:

3 Het heren recreantenteam wordt niet genoemd in het verslag van de recreanten. Harrie Lentfert zal dit terugkoppelen naar Mieke Schoot. 7. Balans en exploitatieoverzicht seizoen Joris Elfrink geeft een toelichting op de cijfers. Op 15 na hebben we de begroting van afgelopen seizoen gerealiseerd. Resultaatoverzicht - Meer sponsorgelden ontvangen dan begroot. - Saturnus is lager uitgevallen, aangezien 1 sponsor zich heeft teruggetrokken. - De zaalhuur was ruim begroot en de kosten vallen dus lager uit. Dit komt onder andere doordat hier kritisch op gestuurd is. - De post van de materialen is hoger uitgevallen, vanwege het verzoek van een dakcamera (ingewilligd, omdat na het leggen van de vloer deze kosten vele malen hoger zouden zijn) en kleding kosten. - Stijging bij commissievergoeding heeft met name te maken met de toename van de munten. - Het hoger uitvallen van de kosten voor de open club heeft te maken met de goede prestatie van jongens A. - Bijzondere baten en lasten heeft te maken met niet geïnde contributiegelden vanwege diverse redenen. We proberen dit nog te vorderen, maar de kans hierop is gering. Irene Ellenbroek: Waar vallen de opbrengsten van dames 1 onder? Antwoord: Valt deels onder de sponsorbijdragen en competitie en toernooien. Vervolgens licht Joris de balans toe. De reserves van Apollo 8 bedragen nu Rob Honigh: In 2019 bestaan we 50 jaar als vereniging. Worden hier nog gelden voor gereserveerd? Antwoord: Nee, gezien de hoogte van de reserves achten wij dit nog niet noodzakelijk. Wim van Heek: Bedrag van rabobankrekening is aanzienlijk lager. Hoe kan dit? Antwoord: Dit is een momentopname en heeft te maken met het feit dat we op 30 juni 2015 nog ongeveer te vorderen hadden. Dat was onder andere contributie over juni 2015 die op 2 juli 2015 is geïncasseerd en ongeveer sponsorgelden die in juli t/m augustus 2015 binnen zijn gekomen over afgelopen seizoen. Heeft Apollo 8 een bijdrage geleverd aan de extra kosten van het verhogen van de hal? Antwoord is nee. 8. Verslag kascommissie

4 Marloes Jansink en Erik Hagreis vormden de kascommissie. Zij hebben alles gecontroleerd en geven hun schriftelijke goedkeuring. Erik Hagreis geeft nog zijn complimenten aan zowel Marc als Joris, opvallend waren wel de onduidelijke nota s van o.a. de gemeente. 9. Benoeming kascommissie De voorzitter verzoekt de vergadering om een reserve-lid voor de kas commissie. Esther Tijhuis meldt zich hiervoor aan. Marloes Jansink is 1 e lid, Paul Ganzeboom 2 e lid. 10. Begroting en vaststelling contributie seizoen Inschatting is dat de inkomsten van de contributie komend seizoen lager zal zijn, vanwege minder spelende leden. - De inkomsten van de sponsorgelden gaan stijgen. - Vrijwillgersbijdrage voor de Veste is een nieuwe post. Jaarlijks ontvangen wij van De Veste. Dit is een prognose en valt hopelijk in de toekomst hoger uit. - De zaalhuurkosten zijn vergelijkbaar met het afgelopen seizoen. Dit heeft te maken dat wij hier ook gewoon een commercieel tarief moeten betalen en we nog steeds gebruik moeten maken van andere locaties. - Afschrijvingen investeringen heeft te maken met aanschaf van materialen voor De Veste, denk bijvoorbeeld aan de inrichting van het krachthonk en het logo van Apollo 8. Johan Visser: Zijn de materialen verzekerd? Gosse Boonstra geeft aan dat er een overkoepelende inboedelverzekering is afgesloten. - Kosten de Veste heeft te maken met de open dag van De Veste die reeds heeft plaatsgevonden. - Komen uit op een negatief resultaat van Dit is een bewuste keuze van ons als bestuur, omdat wij ons vermogen te hoog vinden en daarom van mening zijn te moeten en te willen investeren in onze vereniging. Daarbij is ook het voorstel om de contributie komend seizoen niet te verhogen. Gerrit Snellers: Verwacht je dat de gemeentelijke subsidie blijft? Antwoord: vooralsnog wel, we hebben nog geen berichten ontvangen dat dit stopgezet gaat worden. Anke Remmers: Lopen we met deze investeringen niet het risico dat de contributie komend seizoen opeens heel hard moet gaan stijgen? Antwoord: door middel van meer sponsorgelden en meer spelende leden te werven trachten wij dit te voorkomen. Marc van Harten stelt bij deze de begroting vast en de hoogte van het contributiegeld.

5 PAUZE Na de pauze wordt een filmpje afgespeeld, wederom gemaakt door Paul Ganzeboom. Mooie weergave van het afgelopen seizoen. Paul wordt hiervoor bedankt en ontvangt een bos bloemen. 11. Huldigen leden Wim van Heek, Rob Honigh en Han Hudepohl zijn dit jaar 25 jaar lid. Zij worden met een persoonlijk woord bedankt voor hun lidmaatschap en bijdrage aan de vereniging. Zij ontvangen een bos bloemen en een pen met inscriptie. 12. Samenstelling bestuur Allereerst wordt Joris Elfrink bedankt voor het inspringen bij het vervullen van de taak van penningsmeester. Hierbij wordt aan de aanwezigen gevraagd om instemming voor benoeming van Mark Oude Oosterik. Onder luid applaus wordt deze instemming gegeven en zal hij als penningmeester gaan fungeren. Marc stelt zich in het kort even voor. a. Rooster van aftreden Dit jaar zijn Marc van Harten en Nick Hogt aftredend bestuurslid, maar tevens ook herkiesbaar. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. De aanwezigen gaan er unaniem mee akkoord om Marc en Nick te herkiezen. 13. Beleidsplan en ontwikkelingen vereniging Ecare Apollo 8 Anke Remmers heeft ons ondersteund bij het opstellen van het beleidsplan. Onze dank hiervoor en Anke ontvangt een bos bloemen voor haar inzet. Het beleidsplan is met de uitnodiging voor de ALV meegestuurd naar de leden. Nick Hogt licht het beleidsplan in deze vergadering in het kort toe. Gerrit Snellers: Fijn dat op één team na alle recreantenteams nu ook in deze hal kunnen trainen en ook dat wij onze competitie hier kunnen spelen. Hij spreekt hiervoor zijn waardering uit naar het bestuur. 14. De Veste Martin Reesink, voorzitter van stichting De Veste, is uitgenodigd om het een en ander te vertellen/toe te lichten. Het bestuur van stichting De Veste bestaat uit de volgende personen: Martin Reesink (voorzitter) Gabrielle Munsterhuis (secretaris) Herman Stam Gerrit Snellers Rob Honigh is afgetreden als bestuurslid, aangezien hij is aangesteld als beheerder.

6 Lieke Olthof en Jos Brangert zijn gevraagd voor tijdelijke ondersteuning in de horeca, aangezien de invulling van de horeca-functie tot op heden nog niet is gelukt. Stichtingsbestuur heeft een doel en dat is om te zorgen dat een ieder zich thuis voelt in deze sporthal. Zij hebben een contract ondertekend met de gemeente van 30 jaar. Apollo 8 heeft een huurconctract getekend voor de duur van 15 jaar. Zij zijn juridisch verplicht om Apollo 8 een markt-conforme huurprijs te laten betalen. Martin spreekt de waardering uit voor de organisatie van de open dag en zij zijn ook trots op alle vrijwilligers onder leiding van Jacqueline Holsink en Arlette van den Berg. 15. Rondvraag en afsluiting Harrie Lentfert: We willen graag stagiaires aanvragen op MBO-niveau, om professioneler te kunnen worden. Hiervoor moeten we echter een erkend-leerbedrijf zijn en deze erkenning hebben we gekregen!