Aanwezig: Frits Kuys, Ben van der Maat, Arnoud de Jong,, Jan Leeuwerink, Robert Sosef, Peter Hartland en Robert de Joode

Transcriptie

1 Commissie Vergadering d.d. 13 juli Aanwezig: Frits Kuys, Ben van der Maat, Arnoud de Jong,, Jan Leeuwerink, Robert Sosef, Peter Hartland en Robert de Joode Afbericht: Erik Nielen, Jan Kee, Marco Kuster en Jolanda v/d Top Afwezig: Verslag opgesteld door: Ben van der Maat Mededelingen / ingekomen stukken Arnoud neemt de voorzittersfunctie van Jan waar voor deze vergadering. Molukstoernooi goed verlopen. Babbels live: heeft is 2x 1800 euro overgemaakt. Mailberichten ontvangen van Marco en Robrecht. Worden inhoudelijk besproken bij de betreffende onderwerpen. Notulen en acties vergadering 18 mei jl. Geen inhoudelijke opmerkingen op het verslag binnengekomen. De actielijst wordt doorgenomen zie actielijst onderaan dit verslag. Update TC Trainers aanstellingen gaat goed, bijna compleet. Alleen de 18/19 en zaterdag 1 nog niet geregeld. Leiders nog niet volledig bezet. Financieel binnen budget gebleven. Alle vrijwilligersovereenkomsten zijn bijna klaar. Medewerking vanuit de KNVB bij enkele wijzigingen is prima. Teamindelingen staan op de site. Dit heeft tot enkele reacties geleid welke bij Arnoud zijn binnengekomen. De reacties doorsturen naar de TC (actie Anoud). Trainingsschema ingevuld en zit alles zit vol. Er is geen ruimte meer over om nog verder uit te breiden. Update Sportlink/Automatisering Mailbericht van Marco kort samengevat:

2 Er vinden gesprekken plaats met de sponsorcommissie en de mogelijkheden worden verkend. Wordt vervolgt, ook tijdens de vakantieperiode. Sanne de Jong gaat helpen bij de opbouw van de website. Vraag aan Penningmeester om de sponsormodule aan te schaffen. Uiterlijk 1 september de website lanceren en eerder als gereed is Update Vrijwilligers/Organogram en functie omschrijving Functieomschrijvingen zijn bijna klaar. Vrijwilligersformulieren zijn uitgedeeld, eerste aanmeldingen zijn binnengekomen. Update Financiële Robert kan de financiële afsluiting van dit nog niet definitief maken maar het ziet er wel positief uit. Inzet om achterstallige contributie te innen heeft resultaat. Een probleem was de adressen van de te benaderen wanbetalers maar met behulp van Carola (ledenadministratie) is met iedereen contact geweest en zijn afspraken gemaakt. Zorgen zijn de sponsorbijdragen volgend omdat de hoofdsponsor wegvalt. Er is dus grote behoeften aan een begroting van de sponsorcommissie voor het nieuwe (actie Jan L, stond al in de actielijst). Update Sponsorcommissie Jan heeft aan Jan Kee een sleutel gevraagd van de kantine om in de bestuurskamer met sponsoren te kunnen praten. Sleutel leveren (actie Jan K). Naar Sjoerd Hoorn is een bericht gestuurd met de vraag om het bord met de aankondigingen voor de wedstrijden van het 1e te sponseren. Babbels heeft zijn sponsorbijdrage betaald. De vraag is of ook de bijdrage van 2015 is betaald. Robert zoekt uit hoe het zit(actie Robert S). Nog niet alle sponsoren hebben betaald. Dit verder uitzoeken (Jan L). Update Wedstrijdsecretariaat/ledenadministratie Ledenadministratie loopt goed door de invulling door Carola, en Meta haakt ook weer aan. De nieuwe wedstrijdsecretaris is met Robert en Arnoud mee geweest naar de voorlichting over de procedure van de invulling van wedstrijdformulieren. Het nieuwe gaat dat via een app op de mobiele telefoon. 100 jaar voetbal Krommenie Ene heer Neelen, oud voetballer van GVO en schrijver van boeken over coaching heeft aangegeven wel een lezing te willen geven. Mogelijk bij dit onderwerp in te passen. Mogelijk is een veiling een optie om wat geld binnen te halen. Bij Fortuna was het een groot succes. Het draaiboek van de veiling opvragen bij Fortuna (actie Robert J). Bespreken met team Tjipjes (actie Peter). Groei Er is nog maar weinig ruimte op de zaterdag, op de zondag is nog wel ruimte om teams in te schrijven en te laten spelen. Alle trainingstijden zijn vol bezet.

3 Overige commissies Evenementen: Geen toernooicommissie meer. De andere leden van de commissie zien het niet zitten om deze taak over/erbij te nemen. Nodig zijn 2 personen voor het eigen John van der Meijdentoernooi en 1 persoon voor de uit toernooien. 2/3 juli 2018 is de Loop voor Hoop gepland. Vraag is waar dit wordt gehouden. Bespreken met Jan (actie Peter). Vraag: Is bekend welke datum Babbels live wordt gepland en of de mogelijkheid is dat dit bij Sporting gaat plaatsvinden? Deze vraag i.v.m. de te organiseren eigenactiviteiten zoals de voetbal2daagse en toernooien. Als het bij Sporting gaat plaatsvinden dienen hele goed afspraken te worden gemaakt en voorwaarden gesteld gezien het risico op schade aan terreinen en gebouwen. WVTTK Vrijwilligersavond: datum 22 september (vrijdagavond) is geen goede keuze gezien de start van het. Ook is 100 jaar voetbal reeds gepland waardoor de datum op 10 november 2017 is uitgekomen. Draaiboek maken (actie Ben) Vraag: Is er al een kandidaat voor de functie van voorzitter? De vergadering kent 1 kandidaat maar het gerucht gaat dat er een 2 is. Opheldering in de volgende vergadering van de huidige voorzitter. Voorstel om met alle commissieleden van Sporting uit eten te gaan (eigen rekening) wordt goed ontvangen. Jan L kan een boot regelen om via de vaart naar of de Woude of Havenrijk te gaan. De inschatting is dat we met ca. 20 personen zijn. De datum van 22 sept. was toch al in de agenda gereserveerd dus nemen we die. Aanmelden bij Jan L. Volgende vergadering is op donderdag 7 september, aanvang uur. Ben maakt schema voor het nieuwe (actie Ben). Actielijst Datum / Nr. Onderwerp Actiehouder Datum gereed 30-3 Steigerbouwer: Jan en Jan gaan met Jan L. steigerbouwer in gesprek over extra sponsoring Bouke Kouwenberg is nog niet benaderd voor het secretariaat. Actie Peter en Jan Is benaderd maar nog geen resultaat, wordt vervolgt. 13/7: September een nieuwe afspraak Schilderwerk van kantine wordt met Stichting Erik. opgenomen Contact opnemen met Ralph Kerssens. Jan K 2-5 Aanvullen nieuwe website (bijv. organogram) Marco Na 1 juli 2-5 Erik maakt een kastje voor de vrijwilligersformulieren. Erik 2-5 Kosten uitzoeken voor de vrijwilligersmodule in Marco

4 Sportlink. 2-5 Rob Rensen contacten voor sponsoring 2 teams. Peter 2-5 Gooijer schilders, 2 bord maken Erik Nieuwe 2-5 Van der Top, moet nieuw logo komen en bloementje sturen. 13/7: logo moet nog geleverd worden 2-5 Brandschade kunstgras SVA. Veroorzakers aanspreken. Jan K Arnoud logo 15-6 contact met Heineken om een afspraak te maken Vraag Sponsorcommissie voor een begroting. 13/7: Grote behoeften aan. Levering zsm 15-6 Afspraak met Dick Dekker maken. 13/7: Wel contact geweest maar niet zelf gesproken Contact op het team Tijpjes. 13/7: ook veiling bespreken 15-6 Han en Frits aanspreken over kantinebezetting en voorraad bij toernooi. Jan K / Ben Jan L Jan L Peter Ben/Jan K Voor nieuwe zsm 15-6 Onderzoeken welke leiders lid zijn. Arnoud Voor nieuwe 15-6 Vrijwilligersavond: Draaiboek update maken. Ben/Jan K Voor 1 sept. 13/7: Nieuwe datum geprikt 15-6 Parasols nakijken Erik Voor nieuwe 13-7 Reacties teamindelingen doorsturen naar de TC. Arnoud zsm 13-7 Een sleutel gevraagd van de kantine om in de bestuurskamer met sponsoren te kunnen praten. Sleutel leveren (actie Jan K) Uitzoeken of sponsorbijdrage Babbels over 2015 is betaald. Jan K Robert S 13-7 Uitzoeken welke sponsoren hebben betaald. Jan L 13-7 Het draaiboek van de veiling opvragen bij Fortuna Robert J 13-7 Loop voor Hoop gepland. Vraag is waar dit Peter

5 wordt gehouden. Bespreken met Jan 13-7 Schema maken voor vergadering nieuwe. Op de donderdagavond per 4 weken aanvang uur. Ben Zie hieronder Vergaderschema: Donderdag 7 september 2017 Donderdag 5 oktober 2017 Donderdag 2 november 2017 Donderdag 30 november 2017 Donderdag 28 december 2017 Donderdag 26 januari 2018 Donderdag 23 februari 2018 Donderdag 23 maart 2018 Donderdag 20 april 2018 Donderdag 18 mei 2018 Donderdag 15 juni 2018

6