Notulen HH met diner. Dinsdag 23 januari Aanvang vergadering. I. Opening Voorzitter heet een ieder van harte welkom.

Transcriptie

1 Notulen HH met diner Dinsdag 23 januari 2018 Aanvang diner Aanvang vergadering u u Locatie De Wolfsberg Bestuur: Dennis (v), Roger (p), Sjors (vorig v), (komend v en s) Notulist: Elly Afwezig: Suzanne, Yvonne, Dorine, Romke Jan, Pieter-Paul en Sjors I. Opening Voorzitter heet een ieder van harte welkom. II. Welkom Gerlienke Geurts en Ludo Penning. Gerlienke en Ludo niet aanwezig. III. Notulen laatste HH vergadering 28 november 2017 De notulen van de vergadering van 28 november 2017 worden door de vergadering goedgekeurd en vastgesteld. IV. Mededelingen en ingekomen stukken Geen mededelingen. V. Commissies Marco geeft een toelichting op de DE-aktie. Met punten dachten we koploper te worden. Echter volgens Ronald heeft Lions Voorburg ca. 2 miljoen punten. Al bij al hebben we de opbrengst van vorig jaar weten te verdubbelen. Volgend jaar wordt het gebied uitgebreid. Coördinatie van het plaatsen en ophalen van dozen, in samenwerking met voedselbanken, is best goed te doen. Advies van Marco is om volgend jaar deze actie te herhalen. Voor de actie van volgend jaar hebben we een aantal nieuwe dozen nodig. Ron vraagt zich af of de rest van de vergadering deze actie willen voortzetten. Pagina 1 van 5

2 Voorzitter vraagt of er iemand is die deze actie niet ziet zitten. Auke meldt dat vooral het tellen van de punten door de voedselbank, heel erg ontlast. Ron geeft aan dat er met relatief weinig inspanning veel is opgehaald. Conclusie voorzitter volgend jaar deze actie herhalen. Het idee wordt geopperd om de inkoop dozen voor heel Lions Nederland op te pakken zodat het goedkoper kan. Doel is niet er geld mee te verdienen. Ronald geeft aan dat er een beter model gemaakt kan worden dan wat er nu al is. Hij laat een proefmodel maken van een DE doos. Jos wil graag dat er een communicatieve feedback komt naar de filialen waar deze dozen hebben gestaan. Voorzitter geeft aan dat er een grote poster wordt geplaatst in de winkels, waarop staat hoeveel punten per filiaal er zijn gescoord, waardoor goed wordt gecommuniceerd aan klanten van de winkel wat er met de punten gedaan wordt. Belangrijk om een foto te maken met de pallet met pakken koffie. Marco laat Jos weten wanneer de foto klaar is. Geer geeft aan dat Arie van Turnhout Land van Cuijk en Overmaze, heeft aangegeven dat zij volgend jaar geen DE actie gaan opzetten en dit gezamenlijk met ons willen gaan opzetten. Het bestuur gaat overleggen met Arie van Turnhout om af te stemmen hoe we volgend jaar de DE actie gaan organiseren, uitbreiden Land van Cuijk om zodoende de voedselbank Cuijk ook van koffie te voorzien. Uitgangspunt is dat, als we het gaan doen, het op een zelfde manier opgezet moet kunnen worden als nu. VI. Korte evaluatie laatste clubactiviteiten Sloepentocht. Jos geeft toelichting op sloepentocht, d.d. 26 mei Jos wil graag z.s.m. een overzicht van leden Lions die zeker deel kunnen nemen aan deze actie. Aanvang van de dag is uur s morgens. Halverwege de tocht wordt de lunch gebruikt, locatie is nog onduidelijk. De tocht wordt afgesloten bij de vertreklocatie. Eind van de dag is ca uur. Er zijn ca. 10 boten beschikbaar, dus totaal plaats voor ca. 90 deelnemers. Qua veiligheid hebben alle deelnemers een zwemvest, kapitein heeft een vaarbewijs en er gaat iemand van de school mee, zodat de verantwoordelijkheid bij de school ligt. Dit is reeds gecommuniceerd met de scholen. Geer geeft aan dat de kosten begroting is gemaakt van ca. 500,-- beraamd. Vraag aan het bestuur of zij garant wil staan. Jos geeft aan dat Lions Nederland garant kan staan voor activiteiten van max ,--. Het plan wordt ingediend bij Lions Nederland om dit verder af te stemmen. gaat morgen een mail sturen aan alle leden om te kijken wie er deel kan nemen. Geer gaat sponsering zoeken. NL doet Datum 10 maart 2018, aanvang 9.00 uur tot ca uur. geeft aan dat basisschool de Peppels maandagmiddag is bezocht. Deze school wil graag een zaal (t.b.v. bijeenkomsten) geüpdate hebben. Voornamelijk schilderwerk en het ophangen van lampen. School zorgt voor verf, borstels en steigers, lunch e.d. De school heeft zelf budget. Subsidie is aangevraagd bij NL doet. Ledenwerving Commissie is nog met 1 potentiële kandidaat in gesprek. Geen nieuwe kandidaten. Pagina 2 van 5

3 Commissie communicatie De voorzitter geeft aan dat we niemand binnen de club hebben met verantwoordelijkheid voor communicatie. Dit wordt als een gemis ervaren. Jos geeft aan dat er destijds is besloten geen commissie communicatie in het leven te roepen. Dit betekent dat er bij elke activiteit, door iemand, een stukje wordt geschreven met foto s. Geer geeft aan zijn dochter wel op facebook wat communicatiestukjes wil maken van tekst en foto s. Vanuit de vergadering wordt het idee geopperd een lid te zoeken met specialisatie communicatie. Voorzitter geeft aan dat de genoemde varianten worden besproken in het bestuur. Conclusie is hoe dan ook dat we ons beter kunnen profileren naar buiten toe. Nieuwjaarsreceptie Gezellig, leuke locatie. Goede opkomst. Sollicitatie Auke meldt dat de school heel blij en trots is op deze activiteit. Auke geeft aan dat we scherp moeten zijn op nieuwe vacatures. Jos en Auke gaan nog evalueren met de dames van de school. Ook de leden vonden het een prima activiteit. Dennis geeft aan dat aan scholieren duidelijk is aangegeven dat zij zich goed moesten voorbereiden. Het lijkt dat dit goed is opgepakt. Marco stelt voor om eens een voorbereidende les van Dennis en Pieter-Paul op de school te filmen. Jos voegt toe dat het natuurlijk erg leuk is om in de communicatie naar buiten toe een foto toe te voegen waarin duidelijk wordt dat een Lion les staat te geven. VII. Vooruitblik clubactiviteiten 6 februari activiteit georganiseerd door Dorine. licht toe dat Bert of zij een lezing geven ontvangst uur. VIII. Lions NL/Zone Lions VN (3 maart 2018, Den Haag) Nationale selectie Euroconcour (4 maart 2018, Theater De Parade, s-hertogenbosch) Nationale conventie (26 mei 27 mei 2018, landgoed De Ruwenberg Sint Michielsgestel) Pagina 3 van 5

4 IX. Rondvraag Geer stelt voor een gezamenlijk cadeau te regelen voor Romke Jan. Vergadering gaat akkoord en Geer gaat zorgen dat er iets leuks in Montevideo ligt als hij daar aankomt. Geer stelt voor om een nieuwe activiteit op te zetten nu de beroepenmarkt is weggevallen. Bijvoorbeeld een boekenmarkt, het geven van Nederlandse les aan jeugd. Marco meldt dat de club van Angelique een draaiboek heeft van het inzamelen van speelgoed om in sinterklaas tijd een speelgoedbeurs te organiseren. Jos stelt voor om eerst de sloepentocht te realiseren en daarna desgewenst een nieuwe activiteit te generen.vergadering gaat akkoord met het eerst realiseren van de sloepentocht. Na de evaluatie van de sloepentocht, in de eerstvolgende vergadering (laatste vergadering dit Lionsjaar of eerste reguliere vergadering nieuwe lionsjaar)daarna, kan dan eventueel een nieuw project worden opgestart. Ronald geeft aan dat Romke Jan in de innovatiecommissie zit en hij nu wegvalt. Voorzitter noteert dat Ronald deel neemt in de innovatiecommissie. Jos vraagt of de folder nog komt. Elly pikt deze actie weer op en maakt een concept brochure leden werving. De volgende vergadering wordt deze gepresenteerd. Jos vraagt of er een bordje komt bij de Wolfsberg van de Lionsclub. Dit wordt door de voorzitter gecommuniceerd met Sjors. X. Sluiting Pagina 4 van 5

5 Actielijst vergadering datum omschrijving uitgevoerd door Overleg met Lions Land van Cuijk en Bestuur Overmaze, Arie van Turnhout. t.b.v. Voedselbank Cuijk Proefmodel doos DE actie met proef Ronald opdruk Onderzoeken inkoop voor DE actie Ronald/Marco dozen t.b.v. Lions Nederland Uiterlijk gereed gerealiseerd Mail aan leden t.b.v. deelname Gereed Sloepentocht Sponsering zoeken t.b.v. kosten Geer Sloepentocht Mail aan leden t.b.v. deelname NL doet Gereed Voorstel organiseren Bestuur Communicatie/Publicatie Evaluatie Sollicitatie met school Jos en Auke Communicatie naar leden lezing 6 februari Dorine a.s Cadeau Romke Jan Geer Gereed Folder Ledenwerving concept maken Elly Evaluatie Sloepentocht op agenda vergadering na 26 mei Actualiseren lijst commissies (Ronald in innovatiecie) Contact met Wolfsberg over ophangen Lionsbordje Dennis/Sjors Pagina 5 van 5