Quickscan voor wie beeldbellen in zorg en welzijn reeds aanbiedt versie 2 november 2018

Transcriptie

1 Quickscan voor wie beeldbellen in zorg en welzijn reeds aanbiedt versie 2 november 2018 Philippe Bocklandt Herwig Claeys Sarah De Coninck Davy Nijs Lotte Ovaere Elise Pattyn Pagina 1 van 14

2 Waarom een quickscan rond het implementeren van beeldbellen in zorg en welzijn? om als organisatie snel een overzicht te krijgen op tal van relevante aspecten die bij het implementeren van beeldbellen komen kijken; om vast te stellen rond welke aspecten je als organisatie al een weg hebt afgelegd en welke aspecten nog een inspanning zullen vergen. Waarop is deze quickscan rond het implementeren van beeldbellen in zorg en welzijn gebaseerd? De aspecten en vragen uit deze quickscan zijn gebaseerd op het business model canvas 1 en op de Expert Recommendations for Implementing Change 2. De driedeling bij elke vraag is geïnspireerd op de fases in het EFQM-model 3. De werkwijze in deze quickscan is gebaseerd op de veiligheidsplanner voor online-activiteiten in sociaal werk 4 en op materiaal van The South West Grid for Learning Trust 5. De sterkte van deze werkwijze is dat individuele inschattingen bij diverse medewerkers snel en onderbouwd in kaart gebracht worden. Welke aspecten komen in deze quickscan rond het implementeren van beeldbellen in zorg en welzijn aan bod? Deze quickscan focust op 9 aspecten (van het Business Model Canvas) die relevant zijn als je beeldbellen wil aanbieden: waarom beeldbellen relaties en deontologie het beeldbelaanbod in de praktijk strategische partners cliënten (of hun omgeving) kanalen voor het kenbaar maken van een beeldbelaanbod medewerkers kosten en opbrengsten hardware, software en beeldbelapplicatie Hoe werkt deze quickscan voor het implementeren van beeldbellen in zorg en welzijn? Deze quickscan bestaat uit drie fases: De quickscan begint met het maken van een foto (stand van zaken) over het implementeren van beeldbellen door individuele medewerkers o Bepaal het team dat deze quicksan invult (het managementteam of het team medewerkers dat beeldbelt of een onlinehulpteam, bestaande uit vertegenwoordigers van beleidsmedewerkers, basiswerkers, ICT-ers, cliënten) o Elk teamlid geeft elke vraag een code rood oranje groen en staaft die score. Alle individuele scores worden samengebracht op 1 scorekaart die de basis vormt voor een consensusscore met commentaar en argumenten. Op basis van deze consensusscore bepaal je als team concrete verbeteracties. Duid tevens aan wie voor deze actie verantwoordelijk is 1 Osterwalder, A. & Pigneur, Y. (2014) Business Model Generatie. Deventer: Vakmedianet 2 Powell, B.. (2015) A refined compilation of implemeting strategies: results from the Expert Recommendations for Implementing Change (ERIC) Geraadpleegd via op 13 juni European Foundation of Quality Management (2018) The EFQM-model. Geraadpleegd op 6 augustus 2018 via 4 Bocklandt, P. & Van Hecke, J. (2015) Veiligheidsplanner voor online-activiteiten in sociaal werk 5 The South West Grid for Learning Trust, Great Moor House, Bittern Road, Exeter, EX2 7FW - Tel: Fax: enquiries@swgfl.org.uk Website: Pagina 2 van 14

3 1 Stand van zaken i.v.m. implementeren van beeldbellen Kruis bij elke vraag aan of je overwegend rood, oranje of groen scoort. In de laatste kolom kan je concrete argumenten noteren die je keuze verduidelijken. Het is mogelijk dat medewerkers hier argumenten aanhalen die de basis vormen voor verdere discussie. Waarom beeldbellen? Ja, er is een algemene visie Neen, er is geen visie op op onlinehulp maar deze is Is er een algemene visie op onlinehulp in het aanbod van vooral bekend bij het onlinehulp in je organisatie? de organisatie. management of een werkgroep. Is er een duidelijk beeld van de mogelijke meerwaarden van beeldbellen in je organisatie? Communiceert het management duidelijk dat het achter het gebruik van beeldbellen staat? Neen, er is geen zicht op de mogelijke meerwaarden van beeldbellen in de organisatie. Neen, medewerkers weten niet of het management achter het gebruik van beeldbellen staat. Ja, er is bij een paar mensen in de organisatie zicht op enkele meerwaarden van beeldbellen, voor cliënten, medewerkers en organisatie. Ja, het management zegt dat ze achter het gebruik van beeldbellen staat, maar neemt geen specifieke initiatieven of laat het volledig aan de medewerkers over. Iedereen (medewerkers en doelgroep) kent de visie op onlinehulp in de organisatie. Ja, de meerwaarden van beeldbellen voor cliënten, medewerkers en organisatie zijn systematisch in kaart gebracht en duidelijk voor alle medewerkers. Ja, het management communiceert dat beeldbellen zinvol is en dat blijkt ook uit de initiatieven die het daarrond neemt. Pagina 3 van 14

4 Het beeldbelaanbod in de praktijk Is er een duidelijk plan hoe je beeldbellen verder wil inzetten in je organisatie? Neen, er is geen zicht op hoe we beeldbellen meer systematisch willen inzetten. Ja, er is zicht op waar en met wie we willen beeldbellen maar nog niet hoe het verder concreet zal uitgerold worden. Wordt in kaart gebracht hoe beeldbellen wordt ingezet (door wie, waarom, hoe vaak, met wie,)? Is het registratiesysteem voor cliëntcontacten aangepast voor beeldbellen? Sluit het gebruik van beeldbellen goed aan bij het reeds bestaande hulp- en zorgaanbod? Heb je een duidelijk zicht op wat er verandert in je organisatie als beeldbellen ingeburgerd is of zal zijn? Neen, er is eigenlijk geen zicht op door wie, hoe vaak en met welke cliënten beeldbellen wordt ingezet. Neen, het registratiesysteem van cliëntcontacten is niet aangepast voor beeldbelcontacten. Neen, we vinden die aansluiting bij het bestaande hulp- en zorgaanbod niet. Neen, die vraag hebben we ons nog niet gesteld. Ja, er is zicht op hoe beeldbellen wordt ingezet, maar hier gebeurt verder weinig of niets mee. Ja, in het registratiesysteem kunnen het aantal beeldbelcontacten en de gesprekspartners vermeld worden. Ja, bij sommige medewerkers en sommige cliënten is beeldbellen geïntegreerd in het ganse hulp- en zorgaanbod. Ja, we hebben zicht op een aantal mogelijke veranderingen (bijv. in tijdsbestelding en kosten), maar geen volledig zicht. Ja, er is een duidelijk plan hoe we (na evaluatie) beeldbellen breder willen inzetten. Ja, er is systematisch zicht op het inzetten van beeldbellen en dit wordt regelmatig gecommuniceerd naar de medewerkers. Ja, in het registratiesysteem worden beeldbelcontacten uitgebreid geregistreerd. Ja, het is voor alle medewerkers duidelijk hoe beeldbellen binnen het bestaande aanbod ingezet wordt en een kwaliteitsverbetering teweeg brengt. Ja, we hebben een goed beeld van de veranderingen die beeldbellen inhoudt voor cliënten, medewerkers en organisatie. Pagina 4 van 14

5 Cliënten (of hun omgeving) Worden cliënten (of hun omgeving) betrokken bij het ontwikkelen en uitrollen van het beeldbelaanbod? Worden cliënten (of hun omgeving) systematisch geïnformeerd en Is er duidelijke info beschikbaar over de zin en meerwaarde van beeldbellen en hoe het werkt? Worden cliënten (of hun omgeving) ondersteund bij het gebruik van beeldbellen? Krijgen cliënten (of hun omgeving) de kans om hun ervaringen met beeldbellen te evalueren? Worden cliënten (of hun omgeving) aangemoedigd om gebruik te maken van beeldbellen? Krijgen ze daarvoor een incentive? Een incentive is bijvoorbeeld sneller of frequenter contact of een kleinere financiële bijdrage dan voor f2f, Neen, cliënten worden niet betrokken bij het uitwerken van het beeldbelaanbod. Neen, cliënten worden doorgaans niet geïnformeerd en er is geen info over beeldbellen op maat van cliënten beschikbaar. Neen, cliënten moeten zelf hun plan trekken als ze beeldbellen willen gebruiken. Neen, aan cliënten wordt niet gevraagd om hun beeldbelervaringen te evalueren. Nee, cliënten worden niet aangemoedigd en krijgen ook geen incentive. Ja, sporadisch kunnen doelgroep of individuele cliënten ideeën formuleren over het beeldbelaanbod. Ja, sommige cliënten worden geïnformeerd en er is info over de zin, meerwaarde en werking van beeldbellen beschikbaar, maar die wordt niet actief verspreid. Ja, via een folder en/of een medewerker die éénmalig de werking van beeldbellen kort uitlegt, wordt de cliënt ondersteund. Ja, cliënten kunnen hun ervaringen met beeldbellen bespreken met hun hulpverlener, maar dit gebeurt niet systematisch. Ja, sommige cliënten worden gestimuleerd. Maar door de organisatie worden er geen extra incentives voorzien. Ja, cliëntenvertegenwoordigers maken deel uit van de werkgroep die beeldbellen in de organisatie implementeert. Ja, cliënten krijgen systematisch toegankelijke info over zin, meerwaarde en werking van beeldbellen. En gebruiken die ook. Ja, medewerkers nemen de tijd en beschikken over toegankelijke hulpmiddelen om de cliënt vertrouwd te maken met beeldbellen. Ja, cliënten evalueren systematisch hun beeldbelervaringen en op basis daarvan wordt het aanbod bijgestuurd. Ja, cliënten worden systematisch gestimuleerd en krijgen hiervoor ook een incentive (bijv. minder betalen voor een beeldbelcontact of sneller/meer contact). Pagina 5 van 14

6 Medewerkers Heeft een multidisciplinair team de opdracht om beeldbellen te implementeren? Is er basisvorming voorzien voor medewerkers i.v.m. beeldbellen en om beeldbellen aan te brengen bij cliënten? Is er met regelmaat intervisie/ supervisie voorzien voor medewerkers i.v.m. beeldbellen? Is er een methodiekhandleiding en/of ander ondersteunend materiaal omtrent beeldbellen beschikbaar voor medewerkers? Weet je of de medewerkers klaar zijn om beeldbellen in hun werk te integreren? Krijgen medewerkers een incentive om beeldbellen te gebruiken? Bijv. appreciatie van leidinggevenden, aangepaste hardware, mogelijkheid tot thuiswerk, Wordt het beeldbelaanbod aangepast op basis van evaluatie door de medewerkers? Neen, het is eigenlijk onduidelijk wie hiervoor verantwoordelijk is. Neen, er is geen vorming voorzien. Neen, er is geen intervisie/supervisie voorzien. Neen, er is geen ondersteunend materiaal beschikbaar. Neen, er is geen zicht op de goesting /competentie bij medewerkers of op de stimulerende of remmende factoren bij hen. Neen, medewerkers worden niet echt gestimuleerd om beeldbellen te gebruiken. Neen, aan medewerkers wordt niet gevraagd om het beeldbelaanbod te evalueren. Ja, het is min of meer duidelijk wie hierbij betrokken is, maar dit is geen multidisciplinair team. Ja, er is een éénmalige korte technische vorming voorzien voor wie met beeldbellen wil beginnen. Ja, sporadisch gaan medewerkers in gesprek over hun beeldbelaanpak tijdens een teamvergadering. Ja, er is materiaal voorzien maar dit is niet echt op maat van de medewerkers. Ja, er is bij een paar medewerkers wel zicht op hun goesting en competenties om beeldbellen in hun werk te integreren. Ja, medewerkers die beeldbellen inzetten krijgen daarvoor soms een stimulans, maar niet systematisch en het is niet voor iedereen duidelijk. Ja, medewerkers krijgen de kans om het beeldbelaanbod te evalueren, maar hieruit volgen weinig of geen verbeteracties. Ja, dit team is duidelijk gekend en omvat verschillende belanghebbenden ( management, uitvoerende medewerkers, ICT-er, doelgroep,). Ja, er is een technische en inhoudelijke vorming voorzien, die regelmatig opgevolgd wordt. Ja, er zijn systematische intervisies en beeldbellen maakt deel uit van casusbesprekingen. Ja, er is ondersteunend materiaal op maat van de medewerkers, dat op basis van vorming en intervisies wordt aangepast. Ja, er is systematisch zicht op de competenties bij medewerkers en op de stimulerende of remmende factoren bij hen. Ja, medewerkers die beeldbellen inzetten krijgen systematisch een stimulans, die voor iedereen duidelijk is. Ja, op basis van systematische evaluatie van het beeldbellen door de medewerkers wordt het inzetten van beeldbellen bijgestuurd. Pagina 6 van 14

7 Hardware, software en beeldbelapplicatie Ja, enkele medewerkers die Beschikken medewerkers over Neen, (de meeste) Ja, alle medewerkers die willen beeldbellen een computer, tablet of medewerkers beschikken willen beeldbellen beschikken over degelijke smartphone met een up-to-date niet over degelijke hard- en beschikken over degelijke hard- en software met browser en stabiele software met stabiele hard- en software met stabiele internetverbinding, internetverbinding? internetverbinding. stabiele internetverbinding. maar zeker niet allemaal. Zijn er voor medewerkers geschikte ruimtes om te beeldbellen beschikbaar? Is er een professionele beeldbeltool beschikbaar? D.w.z. gebruiksvriendelijk, aantrekkelijk, beveiligd, met extra functionaliteiten, Is support omtrent beeldbellen voor medewerkers vlot bereikbaar? Kan de beeldbeltool verbonden worden met andere applicaties die hulpverleners en cliënten reeds gebruiken (bijv. koppeling met cliëntendossier, )? Er zijn geen geschikte ruimte om te beeldbellen beschikbaar. Neen, er is geen zicht op goede beeldbeltools en op criteria waarop we moeten letten. Neen, medewerkers die beeldbellen staan er alleen voor. Neen, de beeldbeltool staat volledig los van andere technische toepassingen. Een geschikte ruimte om te beeldbellen vinden, is vaak een probleem. Ja, er is een beeldbeltool beschikbaar maar die beantwoordt niet volledig aan onze verwachtingen. Ja, medewerkers die beeldbellen weten bij wie ze in de organisatie terecht kunnen voor advies, maar moeten het zelf wel oplossen. Ja, er zijn een aantal koppelingen mogelijk, maar lang niet alle gewenste. Er zijn voldoende geschikte ruimtes aanwezig om in alle rust te kunnen beeldbellen. Ja, er is een professionele beeldbeltool beschikbaar die aan onze verwachtingen voldoet. Ja, ze kunnen bij de helpdesk van de beeldaanbieder terecht voor technische support en bij een collega voor inhoudelijke vragen. Ja, er wordt systematisch bekeken welke koppelingen wenselijk zijn en er wordt werk van gemaakt. Pagina 7 van 14

8 Relaties en deontologie Ja, sporadisch merken we Ja, beeldbellen wordt Neen, beeldbellen dient niet dat sterke cliënten dankzij bewust en systematisch Wordt via beeldbellen de regie om de zorg- en hulprelatie beeldbellen meer de regie ingezet om de cliënten zelf van het hulp- en zorgproces tussen cliënt en hulpverlener van hun eigen hulp- en de regie van hun hulp- en sterker bij de cliënt gelegd? te veranderen. zorgproces in handen zorgproces meer in handen nemen. te geven. Zijn (eventuele) regelgevende beperkingen om beeldbellen in te zetten weggewerkt? Kan beeldbellen op een privacyveilige wijze gebeuren? M.a.w. voldoet het beeldbellen aan alle GDPR richtlijnen? Wordt er aandacht besteed aan specifieke deontologische aspecten van professioneel beeldbellen? Neen, regelgevende beperkingen hypothekeren het systematisch inzetten van beeldbellen. Neen, er is geen zicht op of geen aandacht voor het gebruik van een privacyveilige beeldbeltoepassing. Neen, elke medewerker moet daarover zelf beslissingen nemen. Ja, we hebben een creatieve oplossing gevonden om beeldbellen te kunnen inzetten in onze werking. Ja, we willen met een privacy-veilige beeldbeltool werken maar we weten niet echt of dat zo is. Ja, in de vorming is wel wat aandacht voor deontologische aspecten van beeldbellen, maar meer niet. Ja, regelgevende beperkingen zijn er niet (meer). Integendeel: beeldbellen wordt erkend als volwaardige contactvorm. Ja, onze beeldbeltool voldoet aan de GDPR en dit werd gecheckt door de DPO*. We communiceren dit ook aan medewerkers en cliënten. *Data Protection Officer Ja, medewerkers krijgen duidelijke deontologische aandachtspunten voor beeldbellen mee en weten wie bijkomende vragen zal inventariseren en behartigen. Pagina 8 van 14

9 Strategische partners Is duidelijk of en zo ja, welke partners je bij het inzetten van beeldbellen wil betrekken? Is er contact met collegaorganisaties die beeldbellen succesvol inzetten in hun werking? Worden ervaringen met of resultaten van beeldbellen gecommuniceerd met andere organisaties, partnerorganisaties, koepelorganisaties, en de overheid? Is er verbinding met een hogeschool of universiteit i.v.m. beeldbellen? Neen, het is onduidelijk of we andere partners willen/moeten betrekken bij het inzetten van beeldbellen. Neen, er is geen contact met andere organisaties omtrent hun beeldbel-ervaringen. Neen, er wordt niet over beeldbellen gecommuniceerd met andere organisaties of de overheid. Neen, er is omtrent het beeldbelaanbod geen verbinding met een hogeschool of universiteit. Ja, we werken samen met een beeldbelaanbieder en/of andere organisaties, maar de wederzijdse verwachtingen zijn vaag. Ja, er is éénmalig contact geweest of sporadisch overleg met andere organisaties over hun beeldbel-ervaringen. Ja, af en toe wordt er met een partner- of koepelorganisatie over ervaringen of resultaten van beeldbellen gecommuniceerd, maar niet systematisch. Ja, er is sporadisch contact (bijv. omdat een stagiair omtrent het beeldbelaanbod actief is). Ja, we hebben duidelijke overeenkomsten met de beeldbelaanbieder en andere partners waarin de wederzijdse engagementen helder zijn. Ja, er is systematisch overleg met andere organisaties over het succesvol inzetten van beeldbellen. Ja, met partners, andere organisaties en de overheid wordt systematisch gecommuniceerd over ervaringen met en resultaten van beeldbellen onder andere in het jaarverslag. Ja, er is contact i.v.m. ondersteuning, onderzoek én om de beeldbelmethodiek te integreren in hun opleiding. Pagina 9 van 14

10 Kanalen Wordt de mogelijkheid van Neen, er wordt niet Ja, er is een duidelijke beeldbellen zo breed mogelijk Ja, beeldbelmogelijkheden gecommuniceerd over de strategie over hoe we bekend gemaakt via alle worden sporadisch vermeld beeldbelmogelijkheden in de communiceren over ons mogelijke kanalen? bij info over onze werking. Enkel de individuele beeldbelaanbod via de pers, D.w.z. aan (potentiële) cliënten, organisatie, maar niet hulpverlener kan het nieuwsbrieven, sociale verwijzers, andere hulpverlening, systematisch. aanbieden aan een cliënt. media, posters, folders, grote publiek, Wordt beeldbellen systematisch onder de aandacht van de medewerkers gebracht? Wordt het beeldbelaanbod duidelijk gecommuniceerd naar de overheid? Neen, beeldbellen blijft beperkt tot de medewerkers van het eerst uur die digitale mogelijkheden snel omarmden. Neen, naar de overheid wordt niets gecommuniceerd over het beeldbelaanbod. Ja, sporadisch worden ervaringen met beeldbellen ter sprake gebracht in de organisatie. Ja, er is sporadisch wel al eens iets gerapporteerd over het beeldbelaanbod aan de overheid. Ja, systematisch worden beeldbelervaringen en resultaten kenbaar gemaakt, met de bedoeling om meer medewerkers hiervoor te motiveren. Ja, de resultaten van het beeldbelaanbod worden systematisch (in verhouding tot de andere communicatiekanalen) in kaart gebracht en gerapporteerd aan de overheid. Pagina 10 van 14

11 Kosten en opbrengsten Is er voldoende zicht op de Neen, er is geen zicht op de Ja, we hebben zicht op een kosten (financieel en kosten van beeldbellen aantal kosten (bijv. tijdsinvestering) die het inzetten OF beeldbelprogramma) maar van beeldbellen met zich beeldbellen mag financieel geen volledig overzicht. meebrengt? niets extra kosten. Is er voldoende zicht op de financiële opbrengsten of besparingen die het inzetten van beeldbellen met zich meebrengt? Is er voldoende zicht op de financiering om beeldbellen op lange termijn in je werking te integreren? Neen, daaraan wordt geen aandacht besteed. Neen, er is geen zicht op het financiële plaatje om beeldbellen op langere termijn in te zetten OF er zijn geen middelen voor. Ja, we hebben zicht op een aantal opbrengsten en besparingsposten maar geen volledig overzicht of een concrete berekening. Ja, er is zicht op projectfinanciering waardoor beeldbellen gedurende een beperkte periode kan ingezet worden, maar perspectief op lange termijn ontbreekt. Ja, we hebben een duidelijk overzicht van medewerkersen werkingskosten van beeldbellen + van de kosten voor de cliënt. Ja, we hebben een duidelijk overzicht van wat beeldbellen opbrengt en bespaart, zowel langs organisatie- als langs cliëntzijde. Ja, er is zicht op de financiering waardoor beeldbellen op lange termijn in de werking kan ingezet worden. Pagina 11 van 14

12 2 Scorekaart implementeren beeldbellen in je organisatie Vul vanuit de individuele foto s in hoeveel rode, oranje en groene scores gegeven werden. Bespreek dit overzicht en breng de commentaren en verklaringen in kaart Rubriek ROOD ORANJE GROEN commentaar bronnen/verklaring Waarom beeldbellen? Beeldbelaanbod in de praktijk Cliënten Medewerkers Hardware, software en beeldbelapplicatie Relaties en deontologie Strategische partners Kanalen Kosten en opbrengsten Pagina 12 van 14

13 3 Verbeteracties i.v.m. het implementeren van beeldbellen in de organisatie Bepaal concrete verbeteracties waarrond je de volgende drie maanden wil werken Rubriek Concrete verbeteracties Door wie Tegen wanneer Waarom beeldbellen? Beeldbelaanbod in de praktijk Cliënten Medewerkers Hardware, software en beeldbelapplicatie Relaties en deontologie Strategische partners Kanalen Kosten en opbrengsten Pagina 13 van 14

14 De quickscan die je invulde is de Quickscan voor wie beeldbellen in zorg en welzijn reeds aanbiedt Er bestaan ook nog twee andere versie van deze quickscan: Quickscan voor wie beeldbellen in zorg en welzijn wil verkennen Quickscan voor wie beeldbellen in zorg en welzijn wil opstarten Wil je een elektronische versie van deze quickscan contacteer dan Dit document is één van de ondersteunende tools van het SIMBA-project. Simba staat voor Succesvol IMplementeren van Beeldbellen in Ambulante hulp en zorg. Dit technologietransferproject wordt gerealiseerd door met de steun van Dit document en andere hulpmiddelen voor het implementeren van beeldbellen kan je vinden op: Versie: 2 november 2018 Pagina 14 van 14