BELASTINGEN EN BLOCKCHAIN WHITE PAPER E-FACTURATIE

Transcriptie

1 BELASTINGEN EN BLOCKCHAIN WHITE PAPER E-FACTURATIE

2 KLEITABLET FACTUREN Het document dat dienst doet als betalingsverplichting, de factuur, wordt al gebruikt zolang mensen (economisch) handel met elkaar bedrijven. Vanaf het moment dat samenlevingen volledig afhankelijk werden van landbouw, minstens jaar geleden, werd binnen de autoritaire muren van tempels in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer, wat en in welke hoeveelheid handel hadden bedreven. 1 De tandem autoriteit en technologie lijkt jaar later weer een belangrijke rol te krijgen voor facturatie. Kleitabletten werden als betalingsverplichting gebruikt en doorgaans bestendigd in tempels, die in de op landbouw-gebaseerde samenlevingen ook als commerciële en politieke centra fungeerden. Het heeft er alle schijn van dat een autoritair orgaan, dat in onze samenleving door de overheid wordt bekleed, wederom een directe rol gaat spelen bij transacties tussen bedrijven. Ook hier speelt technologie weer een doorslaggevend rol. Zoals handel voortkomt uit landbouw (technologie), en kleitabletten (technologie) de handel faciliteerden, gaan e-facturen het de overheid mogelijk maken om deze rol te vervullen. Ditmaal omwille van het terugdringen van het belasting gat (btw-deficit). Een sleutelrol is daarbij weggelegd voor de factuur, die immers het belangrijkste handelsdocument vormt voor belastingaangifte. 2

3 E-FACTURATIE EN BUSINESS Leverancier en klant Voor e-facturatie zijn in theorie niet méér dan twee partijen nodig; een leverancier die de factuur voor geleverde goederen of diensten verstuurt naar een klant die de factuur ontvangt en betaalt. Met name in sectoren waarin hoge volume transacties plaatsvinden, versturen bedrijven onderling e-facturen, maar worden ook PDF facturen verstuurd of biedt een partij een online portaal aan, waar facturen opgehaald kunnen worden. Het direct versturen van e-facturen door leverancier naar klant, kent wisselende successen, en vraagt hoe dan ook om onderhoud waarmee e-facturen verstuurd en ontvangen kunnen worden. In de praktijk blijkt dit moeilijk rendabel te maken in verhouding tot wat factuurverwerking zou mogen kosten. Dit heeft een industrie gecreëerd voor derde partijen die platforms bieden en onderhouden, waarmee facturen geconverteerd kunnen worden naar verschillende formaten. De platforms worden steeds vaker als cloudoplossing aangeboden, waarbij de kosten direct zijn gekoppeld aan het verbruik. daarmee de medewerking van leveranciers. Dit verklaart mede de trage adoptie van e-facturatie. Hoe krijg je leveranciers zo ver dat ze gestandaardiseerde e-facturen aanleveren, terwijl iedere leverancier op haar beurt ook facturen naar andere klanten verstuurt die wellicht hun eigen wensen hebben. Om de conversie van alle facturen van leveranciers naar een gestandaardiseerd databestand succesvol te laten verlopen, bieden tal van service providers een rol aan tussen leverancier en klant. In deze tussenrol converteren zij facturen naar één specifiek format waar de betalende partij om vraagt. Het voordeel van deze tussenkomst is de snelle opstart voor bedrijven om met e-facturatie aan de slag te gaan. Zij zijn niet langer afhankelijk van de medewerking van leveranciers en kunnen direct facturen ontvangen die met een boekhoudprogramma of een purchase to pay systeem verder verwerkt kunnen worden. Service Providers Aan het direct versturen en ontvangen van e-facturen door leverancier naar klant, kleeft een groot nadeel. De meeste leveranciers versturen nog PDF facturen. En de leveranciers die wél e-facturen versturen, vertonen onderling verschillen in de specificaties van het databestand. De ene XML is namelijk de andere XML niet. Daarnaast bestaan er verschillen tussen facturen op basis van de informatiestructuur en factuurspecificaties. Maar om e-facturatie goed te laten verlopen is een hoge graad van standaardisatie vereist en 3

4 Naast deze any-to-any conversiedienst bieden service providers steeds vaker additionele diensten aan, zoals de online opslag van facturen, master data management met betrekking tot leveranciers, en financieringsdiensten als dynamic discounting en supply chain financing, of het matchen van facturen met bestellingen en ontvangstbewijzen teneinde de goedkeuring van facturen automatisch te laten verlopen. Maar ook het aanleveren van statistische rapportages met betrekking tot bedrijfsuitgaven kunnen onder het dienstenpalet van service providers vallen. Hieraan kunnen dan weer prestatie-gedreven prijsmodellen worden aangeboden, waarbij de vergoeding samenhangt met bijvoorbeeld het percentage straight-through processing van facturen. Een voorbeeld van een tussenrol waarbij any-to-any conversie wordt geboden, betreft het Basware Network. Dit is het grootste open netwerk in de wereld waar ruim 220 andere netwerken op aangesloten zijn, en waar facturen (en bestellingen) naar gestuurd en ontvangen kunnen worden, zonder dat partijen zich moeten bekommeren over de wensen en mogelijkheden van de andere partij. Naast any-to-any conversie worden in het netwerk ook financieringsdiensten, een marktplaats voor e-catalogi, en opslag van facturen aangeboden. Zie 4

5 OVERHEID EN BELASTINGEN Een factuur is niet alleen voor leverancier en koper een belangrijk document. In het kader van belastingaangifte is een factuur ook naar de overheid toe een belangrijk document. De overheid zou dus een belangrijke rol kunnen spelen in de adoptie van e-facturatie. In de meeste landen wordt het zogenaamde post-audit model toegepast 2, waarbij belastingaudits worden gedaan soms wel jaren nadat de transactie heeft plaatsgevonden. Dit is niet bevorderlijk om het btw-deficit te dichten; oftewel het verschil tussen inkomsten uit belasting wat je zou mogen verwachten en wat er daadwerkelijk is ontvangen. Dat verschil ontstaat onder meer door belastingontduiking en carrouselfraude, waarbij een bedrijf met btw verkoopt, maar deze niet afdraagt. Omdat de handelsketen, zeker als deze een internationaal karakter heeft, dermate complex is, kan het lastig zijn deze fraude op te merken. Het btw-deficit verschilt aanzienlijk per land. In Nederland bedroeg het verschil 7,94% (2015), wat gelijk is aan 3,8 miljard Euro, en in Roemenië bedroeg het verschil 37,2%, wat gelijk is aan 7,7 miljard Euro 3. Wereldwijd bedraagt het btw-deficit ongeveer 500 miljard Euro 4. Om het gat te dichten passen veel landen in de wereld het zogenaamde clearance model toe, waarbij facturen niet direct tussen bedrijven worden verstuurd, maar altijd via de overheid lopen. 5 In Latijns-Amerika, Azië en sommige Oost- en Zuid-Europese landen zien we dit model terug. Dankzij deze tussenkomst zijn de belastinginkomsten voor Brazilie met maar liefst 58 miljard USD gestegen; Mexico zag een toename van 34% inkomsten; en Colombia heeft belastingontduiking met 50% weten te reduceren. 6 In de landen waar het model van toepassing is, wordt het verplicht door de overheid aan bedrijven en zijn er penalty s verbonden aan het verkeerd gebruik. Voor bedrijven die in landen opereren waar dit model (nog) niet van kracht is, kan het clearance model beknellend overkomen. De voordelen zijn echter ook voor bedrijven groot: Administratie met betrekking tot belastingaangifte wordt veel minder, waarmee de kosten verlagen. Het btw-gat wordt kleiner, wat de belastingtarieven zou kunnen drukken; Om de overheid deze rol te laten spelen, speelt e-facturatie een essentiële rol, en ook daar hebben bedrijven direct profijt van omdat facturen dan volledig geautomatiseerd verwerkt kunnen worden. Het btw-deficit in Europa

6 E-facturatie maakt het de overheid mogelijk om een enorme hoeveelheid facturen te kunnen verwerken. Daarmee heeft de overheid dus een katalyserende werking op de adoptie van e-facturatie in het bedrijfsleven. De adoptie van e-facturatie is in de genoemde Zuid-Amerikaanse landen dan ook zeer hoog. In de EU zien we ook een duidelijke trend richting e-facturatie. Uiterlijk 18 april 2019 treedt richtlijn 2014/55/EU in werking, dat bepaalt dat alle aanbestedende diensten in de EU landen e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Die verplichting wordt bovendien vastgelegd in de Aanbestedingswet In dit vaarwater wordt ook een Europese standaard voor e-facturen geïntroduceerd. De EN beschrijft een datamodel waarin alle data-elementen die in een elektronische factuur kunnen en moeten voorkomen. In de toekomst is het aannemelijk dat het aantal documenten dat langs de overheden moet lopen, wordt uitgebreid. Denk bijvoorbeeld aan betalingsbewijzen, creditnotas, maar bijvoorbeeld ook aan pakbonnen. De OECD en G20 landen hebben afgesproken om de vereisten voor business documenten op te schroeven ten behoeve van tax compliance. 6

7 E-FACTURATIE EN BLOCKCHAIN E-facturatie betekent niet per definitie dat de kwaliteit van de factuur ook beter wordt. Een verkeerde bedrijfsnaam in een e-factuur blijft een verkeerde bedrijfsnaam. Incorrecte facturen zijn momenteel de belangrijkste reden voor belastinguitstel; voor 25,7% zijn ze verantwoordelijk in Azië Pacific, 26,3% in het Amerikaanse continent en 15.1% in Europa 7. Door het toepassen van digitale certificaten kan de authenticiteit van handelspartners worden geborgd, zodat alle partijen, zowel ontvangend als versturend, dezelfde naamgeving gebruiken. Dan moet er idealiter dus één instantie zijn die de certificaten uitgeeft, zoals de Nederlandse domeinnamen worden beheerd door de SIDN en octrooien door RVO Nederland. Een krachtig alternatief wordt geboden door blockchain technologie. Met deze technologie ligt de geldigheid van een document niet bij één partij, maar juist bij alle partijen die een gedeeld belang met elkaar hebben. Blockchain technologie biedt een open netwerk van gedistribueerde databases, waarbij consensus tussen de verschillende partijen verkregen moet worden, om bijvoorbeeld een transactie te kunnen sluiten. Blockchain technologie wint de laatste jaren aan populariteit, getuige bijvoorbeeld de populariteit van het woord als zoekwoord op het internet (zie de grafiek hieronder; waarbij het mondiaal gebruik van verschillende zoekwoorden met elkaar worden vergeleken, en worden uitgedrukt als percentage van de piek-frequentie; in dit geval het woord automation, eind 2017). Veel grote financiële en software bedrijven onderzoeken de mogelijkheden van blockchain. De wereldwijde blockchain markt wordt verwacht te groeien van 210 miljoen in 2016 naar 7,7 miljard in Om de mogelijkheden van blockchain technologie voor de Nederlandse overheid vast te stellen, worden sinds 2016 diverse pilots georganiseerd met het kadaster, de Kamer van Koophandel, én de belastingdienst. 9 In het geval van e-facturatie zou dit kunnen betekenen dat de databases van de KvK, de belastingdienst, de leverancier, en de klant, consensus moeten hebben over de inhoud van een factuur, alvorens de factuur betaald kan worden. Populariteit van zoekwoorden Automation Machine Learning Blockchain SaaS 7

8 BRONNEN 1 The universal book of mathematics: From Abracadabra to Zeno s paradoxes. David J. Darling. Wiley TrustWeaver, Presentation Consolidated Taks Compliance In The cloud at the Exchange Summit. 5 TrustWeaver, Taks-compliant global electronic invoice lifecycle management. October Billentis, B. Koch. 7 Atradius Payment Practices Barometer. November Grand View Research 9 8

9 OVER ICREATIVE De transformatie naar een geautomatiseerd, data-gedreven en intelligent purchase to pay systeem, begint met het digitaliseren en standaardiseren van informatiestromen én het integreren van processen tussen inkoop, crediteurenadministratie en leveranciers. ICreative levert als Basware en Kofax partner, purchase to pay en e-facturatie oplossingen aan grote ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces. Ongeacht de ERP systemen in gebruik, zoals SAP, Oracle en Microsoft, en ongeacht het aantal landen, kantoren, valuta s, talen en leveranciers waar (mee) wordt gewerkt. Contact ICreative +31 (0)

10 PURCHASE TO PAY AUTOMATION 10