De invloed van factuurverwerking op de Supply Chain

Transcriptie

1 De invloed van factuurverwerking op de Supply Chain Credit Expo November 2012 Thijs van Bemmelen Basware Wob Rombouts Ylias

2 Cost of Control Disrupted networks Regio Aantal Bedrijfsgrootte GB 100 VS 100 Duitsland 100 Frankrijk 50 Australie 50 Scandinavie & Finland 100 Benelux 50 TOTAL 550 Base: 553 interviews FTE; 14% FTE; 24% Meer dan 50,000 FTE;10%.1, FTE; 52%

3 2/3 denkt dat late betalingen leiden to problemen Verwaarloosbaar probleem 21% Niet een probleem 6% Weet niet 4% Significant probleem 18% Country Significant / Gemiddeld problem GB 70% VS 73% Duitsland 70% Frankrijk 78% Australie 58% Gemiddeld probleem 51% Scandinavie & Finland 68% Benelux 64% Q16. Hoe problematisch denkt u dat een te late of incorrecte betaling is voor uw leveranciers?

4 Q13. In relatie tot uw belangrijkste leveranciers, hoe afhankelijk zijn zij van uw opdrachten Q14. In relatie tot uw belangrijkste leveranciers, in hoeverre maken zij gebruik van vreemd vermogen om aan u te leveren? Q15. IN hoeverre denkt u dat late of foutieve factuurbetalingen schadelijk zijn voor de commerciële prestaties van uw leveranciers? Base: Total (553), UK (101), US (102), Germany (100), France (50), Australia (50), Nordics (100), Benelux (50) De leveranciers Afhankelijk van uw opdrachten Weet niet 7% Leveranciers kredieten Weet niet 7% Gevolg van late betalingen Weet niet 5% Vergelijkbaar met eigen org. 39% Meer dan eigen org. 27% Minder dan eigen org. 27% Vergelijkbaar met eigen org 36% Minder dan eigen org. 22% Meer dan eigen org. 35% Vergelijkbaar met eigen org. 38% Meer dan eigen org. 32% Minder dan eigen org. 25%

5 Openstaande facturen In een gemiddelde maand is 15% van alle openstaande facturen over de betaaltermijn 29% 27% $250mln - $499mln $500mln - $1mld $1mld- $3mld $3mld- $5mld Meer dan $5mld 17% 14% 15% 15% 19% 17% 12% 12% 2% 1% 0-4% 5-9% 10-19% 20-29% 30-39% 40-49% % Percentage van openstaande facturen elke maand

6 Complexiteit in de keten 69% vindt dat supply chains zich ontwikkelen tot complexe netwerken van commercial transacties, waar kosten besparen steeds moeilijker wordt 59% denkt dat transparantie van supply chains en betaalgedrag moeilijker wordt door complexe leveranciersprotocollen 62% geeft aan dat het aansluiten van de losse delen van het inkoop en betaal proces binnen hun organisatie van groot belang is en op de agenda van 2012/13 staat

7 De interactie verbeteren e-commerce systems Shared information systems (logistics, status, ordering etc) Payment and settlement systems Online exchanges / marketplace hubs Social Networks Automated tendering processes Verbetering 22% Q17. Welke type netwerken, denkt uw, verbeteren de onderlinge commerciele interactie? Total (553) 37% 46% 43% 56% 56% Bestaande P2P oplossingen worden gezien als verbetering, maar staan niet bovenaan de agenda. Nieuwe generatie oplossingen moeten dit verbeteren. Verstoring Social Networks 43% Online exchanges / 42% Shared information systems 40% e-commerce systems 37% Social networks worden eerder gezien als verstoring, dan dat ze waarde toevoegen aan het proces Payment and settlement Automated tendering processes 21% 32% Q18. Welke type netwerken, denkt u, resulteren eerder in complexiteit in de onderlinge commmerciele transacties, inplaats van dat ze waarde toevoegen?

8 Uitdagingen in het inkoop en betaal proces Change can disrupt complex supplier networks Existing systems lack flexibility 46% 46% Difficult to measure benefits Investment only generates small margins of improvement 43% 42% Understanding complexity of supplier interactions 26% Other 1% Q19. Wat zijn de belangijkste uitadingen in het verbeteren van Purchase to Pay systemen?

9 The Network Collaboration 64% gelooft dat open netwerken een betere basis bieden voor duurzame kostenbesparingen dam gesloten netwerk omgevingen echter 57% denkt dat een toename in onderlinge afhankelijkheid van systemen, leveranciers, handelspartners en klanten leidt tot een risicotoename voor inkooporganisaties

10 Uw exemplaar Laat uw visitekaartje achter en ontvang gratis een exemplaar van het onderzoek 10

11 Credit Expo 14 november

12 Sourcing Contracteren Aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangen Factuurverwerking Leveranciersmanagement SUPPLY CHAIN MANAGEMENT!

13 KPI Reporting Tool Procurement KPI Reporting Tool Invoice Automation Interface Financieel systeem 13

14 Scanproces facturen Coderen data via regels Goedkeuren via auto- / manual flow Data via interface in financieel pakket Inrichten en testen systeem Trainen gebruikers Leveranciers informeren Projectplan en team samenstellen 14

15 Implementeren is het proces van het realiseren, inbedden en verankeren van veranderingen Succesvolle implementaties zijn effectief (doelen bereikt) en duurzaam (resultaten geborgd) Een implementatie is geslaagd als de geplande veranderdoelen zijn gerealiseerd 15

16 De prestatie van de medewerker, het proces en de organisatie is ná implementatie van de nieuwe informatievoorziening beter dan daarvoor. Beter =Sneller? Goedkoper? Doelmatiger?... 16

17 Wat gaan we veranderen? Wie zijn er bij betrokken? Wijze van veranderen? Doel van de verandering? Resultaten na de verandering? Verantwoordelijk voor de verandering? Resultaten in projectplan en projectteam! 17

18 Visie op eindresultaat % facturen, doorlooptijd verkorten, minder fte, betere controle, etc. Vaardigheden scannen en coderen facturen, users trainen Veranderdoelen / prikkels budgetbeheersen, rapportages pijplijn, etc. 18

19 Verandermiddelen Workshops, presentaties, projectteams etc. Veranderplan ALLE stakeholders betrekken Mijlpalen Test? Pilot?, Eerste facturen?, Go live?, 50%? Cultuur (normen en waarden) Top-down vs. decentraal 19

20 20

21 Leveranciers: facturen en pakbonnen etc. aanpassen geen verzamelfacturen meer, juiste coderingen gebruiken Gebruikers contracten en bestellingen standaardiseren juiste coderingen opgeven procuratietabel vervanging Finance: nieuwe procedures en werkzaamheden in eigen en gebruikersorganisatie 21

22 facturen personeelsdeclaraties (bekende) inkooporders reisaanvragen actieve leveranciers crediteuren 100 mutaties in leveranciersbestand p/w 22

23 Knelpunten: Factuurontvangst decentraal 10% pakbonnen Kwaliteit stafdienst: weinig kennis IT, applicatiebeheer deels zelf / deels uitbesteed Geen leveranciersmanagement Commitment management gering Weinig resources (mensen & informatie) Cultuur: veel eigen regels voor procuratie en factuurcontrole 23

24 Visie & Cultuur: geleidelijk alle BU s aansluiten, lokale regels handhaven, leveranciers niet instrueren Vaardigheden & Middelen: Finance zelf trainen (train-the trainer), training-on-thejob clients Veranderdoelen: snellere doorlooptijd (betalingstermijn 30 dg handhaven), proces efficiency Veranderplan: groeistrategie start small, 24

25 Resultaten na Invoice Processing Implementatie Onbekende routing facturen Veel kopieën, interne post en zoekgeraakte facturen Geen zicht op gebruik van bevoegdheden en aanwezigheid functiescheiding Alle medewerkers (5000) Audit trail legt alles vast 80% minder papier 0% post en facturen kwijt Centraal beheerde en goedgekeurde autorisatietabel ( records!!) alleen geselecteerde clients IP 42 fte Crediteuren 32 fte Crediteuren (-/- 25%!) Gemiddeld 45 dagen doorlooptijd van ontvangst tot betaling van factuur 26 dagen (minder distributie en controle werk) en kan nog minder!! 25

26 Nog te verbeteren in supply chain: - kortere betaaltermijn kan korting opleveren - procedure bestelling plaatsen - communicatie tussen leveranciers, gebruikers, Inkoop en Finance - verminderen verzamelfacturen (Nutsbedrijven) - standaardisatie procuratieregels - verhogen % registratie goederenontvangst / prestatieverklaring 26