TRAGE MAAR GESTAGE ADOPTIE WHITE PAPER E-FACTURATIE

Transcriptie

1 TRAGE MAAR GESTAGE ADOPTIE WHITE PAPER E-FACTURATIE

2 E-FACTURATIE E-facturatie is een kind van deze tijd, waarin het bedrijfsleven de mond vol heeft van digitale transformatie, big data, en artificial intelligence. Data is misschien de nieuwe olie, maar op financiële administraties vloeit de olie vooralsnog in bescheiden mate. En dat terwijl het verwerken en opslaan van bijvoorbeeld facturen in de vorm van data eigenlijk alleen maar voordelen met zich meebrengt en geen nadelen. Een gebrek aan kritische massa lijkt parten te spelen. Van Papier naar Data Een e-factuur, of e-invoice, is een factuur die in de vorm van een databestand wordt gemaakt, verstuurd, verwerkt en opgeslagen. 1 Een factuur in de vorm van een PDF is weliswaar een digitaal bestand, maar doorgaans niet veel meer dan een digitale afbeelding. Dit biedt al voordelen ten opzichte van de traditionele papieren factuur. Papier is immers kostbaar en moet een weg afleggen om op de plaats van bestemming te komen, maar ook een PDF blijft een document waar de factuurgegevens van af moet worden gehaald om het verder te kunnen verwerken. De factuurgegevens kunnen van een papieren factuur of PDF factuur in een ERP systeem of boekhoudprogramma handmatig worden ingevoerd, of deels geautomatiseerd met zogenaamde Object Character Recognition software. Zowel papieren facturen, nadat ze weliswaar zijn gescand, als PDF facturen kunnen met deze software geconverteerd worden naar een databestand. LITIG/LEDES, PIDX, RosettaNet, ebinterface, BMF, ISDOC, OIOXML, Finvoice, ZUGFeRD, FatturaPA, facturae, Svefaktura, SFTI, swissdigin, UBL-TR. Automatisering Een e-factuur heeft veel voordelen ten opzichte van papieren facturen en PDF facturen. De laatst genoemde facturen moeten ontvangen worden; de gegevens moeten worden ingeklopt of worden geconverteerd naar een databestand zodat het betaald en gearchiveerd kan worden. Een PDF factuur wordt vaak geprint, vastgeniet aan een lijstje waarin de budgethouders staan vermeld die de factuur moeten goedkeuren en aan elkaar moeten doorspelen. E-facturen bestaan al ruim 20 jaar en werden voorheen hoofdzakelijk als Electronic Data Interchange (EDI) documenten opgeleverd. Vandaag de dag worden e-invoices als Extensible Markup Language (XML) bestanden verwerkt. XML is echter een taal die heel veel verschillende standaarden kent, zoals ebxml, ETIS, OASIS UBL 2.x, GS1, ISO 20022, 2

3 En als er een fout zit in de factuur of afwijkt van een bestelling, dan vindt er overleg plaats en wordt er vaak gekozen om de factuur te retourneren naar de leverancier. Waarna een nieuwe factuur wordt verstuurd en het proces weer van voor af aan moet beginnen. Het ontvangen, verwerken en opslaan van facturen kan behoorlijk in de kosten lopen en zijn hoofdzakelijk aan arbeid toe te schrijven 2. De kosten voor het verwerken van een papieren factuur zijn gemiddeld 17,60 Euro, terwijl de kosten bij automatische verwerking rond de 6,70 Euro ligt 3. De kosten voor handmatige verwerking van facturen liggen voor indirect spend echter hoger, omdat een typisch niet vooraf wordt gegaan door een inkooporder. De kosten per factuur liggen dan ruim twee keer zo hoog 4. Kosten per factuur Automatische verwerking Handmatige verwerking (papier) Handmatige verwerking (zonder inkooporder) Voor automatische verwerking van een factuur, vallen de kosten juist lager uit, omdat de factuur automatisch gematcht kan worden met de inkooporder. Wanneer facturen al in de vorm van een databestand (e-factuur) worden ontvangen, dan kan de verwerking volledig geautomatiseerd verlopen. Dus zonder arbeid en de daarmee gepaard gaande kosten. Oftewel, straight-through processing. Met behulp van een purchase to pay systeem als dat van Basware, kunnen gegevens in een e-factuur automatisch worden gevalideerd met stamgegevens in een ERP systeem, maar ook worden vergeleken met de bestelling die aan de factuur vooraf ging. Afhankelijk van de soort én de mate van een eventuele afwijking, kan de factuur retour naar de leverancier worden verzonden met opgave van reden. E-facturen zijn dus noodzakelijk om volledig geautomatiseerd facturen te kunnen verwerken. Het levert niet alleen een significante kostenbesparing op, maar vergroot ook het zicht op alle facturen die in een bedrijf worden verwerkt en opgeslagen. Dat is niet alleen prettig vanuit compliance optiek, maar ook vanuit de gedachte van aansturing en optimalisatie. 3

4 MARKTADOPTIE E-facturen bestaan al ruim 20 jaar. Voordat een nieuwe technologie doorgaans van de grond komt, kan er met gemak 7 jaar overheen zijn gaan 5. In de wetenschap dat 90% van facturen nog handmatig wordt verwerkt, mag de adoptie van e-facturatie traag worden genoemd. Te meer omdat e-facturatie naast een potentiële kostenbesparing van 90% bij crediteurenadministratie 6, eigenlijk geen nadelen met zich meebrengt. Redenen om de digitale transformatie niet in te zetten Geen urgentie Geen budget Beperkingen huidige IT systemen Onduidelijke verantwoordelijkheden Gebrek aan visie Geen duidelijke business case Silo denken Liever geen verandering Gebrek aan leiderschap Bedenkingen bij regelgeving De digitale transformatie, oftewel de stap naar data-gedreven bedrijfsvoering, is een veel gehoord begrip binnen het bedrijfsleven, maar wordt vaak niet in het eigen bedrijf in gang gezet. Een duidelijke meerderheid van CEO s gelooft dat de digitale economie impact zal hebben op hun business, terwijl minder dan 15% er zelf een digitale strategie op na houdt. 7 Een groot deel onder de CEO s geeft hier als reden voor op dat er geen urgentie voor bestaat, dat er geen budget voor is, of dat hun bestaande IT systemen beperkingen opwerpen om de volgende stap te maken. De adoptie van e-facturatie vond in eerste instantie echter wél vanuit het bedrijfsleven plaats. En dan met name bij de grotere inkooporganisaties die van hun leveranciers e-facturen vereisten. Pas in een veel later stadium werd de adoptie in bepaalde delen van de wereld, met name in Latijns-Amerika en Azië, versnelt dankzij de rol van de overheid. Binnen Europa lopen de Scandinavische landen daarin voorop. Maar de adoptie verloopt in veel delen van de wereld traag en blijft het versturen van papieren facturen en PDF facturen per , populair; zeker bij kleinere bedrijven, zoals de breakdown op de volgende pagina laat zien voor Duitsland 8 : Ondanks de trage adoptie, blijft de markt voor e-facturatie groeien. In 2016 zien we in Europa, 837 miljoen facturen direct als e-invoice worden verstuurd naar klanten (B2B en B2G), Populariteit van verschillende factuurmiddelen Papier Download EDI D of E- Postbrief Fax Anders 4

5 en 197 miljoen die indirect via een derde partij (een service provider; zie verderop) werden verstuurd. 9 Een totale toename van 35% ten opzichte van De adoptie van e-facturatie gaat sneller dan de adoptie van e-procurement. Een belangrijke reden hiervoor is dat veel facturen niet vooraf worden gegaan door formele inkooporders, maar bijvoorbeeld onderdeel zijn van betaalplannen of eenvoudigweg met een worden afgedaan. De factuur is dan het eerste en enige formele document in een transactie. In sommige industrieën, maar ook specifieke landen als de Scandinavische landen en Portugal, zijn e-orders relatief populair, maar blijven ze ook daar achterlopen op e-facturen. In Zweden bijvoorbeeld is de ratio in Q2 2014, 11,4 e-orders op 100 e-facturen. 10 Groei van e-facturatie in Europa Miljoenen Direct Tussen tussen leverancier en klant Met tussenkomst van een van service provider provider 5

6 BRONNEN 1 EESPA 2 Key Accounts Payable Benchmarks: Throughput, cost and Automation. Financial Operations Networks, E-invoicing/E-billing. The catalyst for AR/AP automation. Billentis, The true costs of paper-based invoice processing and disbursements. An AP & P2P special report IOFM, Diversified Communications. 5 Handbook of research on effective marketing in contemporary globalism. B. Christiansen. Business & Economics, Handbook of research on effective marketing in contemporary globalism. B. Christiansen. Business & Economics, Embracing Digital Technology: A New Strategic Imperative. Findings from the 2013 digital transformation global executive study and research project ibi research 2015: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung Fakten aus der Unternehmenspraxis. 9 The European E-invoicing Service Providers Association reports a significant growth of 29% and over 1.6 billion processed e-invoices in EESPA. 10 NEA, Sammanställning NEA index Q till Q

7 OVER ICREATIVE De transformatie naar een geautomatiseerd, data-gedreven en intelligent purchase to pay systeem, begint met het digitaliseren en standaardiseren van informatiestromen én het integreren van processen tussen inkoop, crediteurenadministratie en leveranciers. ICreative levert als Basware en Kofax partner, purchase to pay en e-facturatie oplossingen aan grote ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces. Ongeacht de ERP systemen in gebruik, zoals SAP, Oracle en Microsoft, en ongeacht het aantal landen, kantoren, valuta s, talen en leveranciers waar (mee) wordt gewerkt. Contact ICreative +31 (0)

8 PURCHASE TO PAY AUTOMATION 8