Projectplan KBS De Heeswijk

Transcriptie

1 Projectplan KBS De Heeswijk Voorlopige projectnaam: KBS De Heeswijk Bestuurlijk opdrachtgever: J.L.M. Vlaar Bestuurlijk opdrachtnemer: C.L. Jonkers Ambtelijk opdrachtgever: F.J. Henseler Ambtelijk opdrachtnemer: Projectmanagementbureau Projectmanager: N.T. Hoekstra Datum : 27 maart _2, 23 augustus 2011

2 2 Inhoud: 1. Inleiding 2. Doel en resultaten 3. Fasering en aanpak 4. Organisatie en procedures 5. Kosten en baten 6. Specifieke paragrafen a. Omgevingsanalyse b. Communicatieplan c. Risicoparagraaf d. Draagvlak Bijlagen - Het projectplan is goedgekeurd door: Bestuurlijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtnemer: Ambtelijk opdrachtgever: Projectmanager: J.L.M. Vlaar C.L. Jonkers F.J. Henseler N.T. Hoekstra

3 3 1. Inleiding Het project Huisvesting scholen Montfoort is een van de geprioriteerde projecten van het Projectmanagementbureau. Het project Huisvesting bestaat uit de volgende scholen. - Kbs De Heeswijk - Scholencomplex aan de G. van Damstraat (Graaf Jan van Montfoortschool, Kbs De Howiblo, Obs De Hobbitstee - Voormalige Hoflandschool Omdat voor de school aan de Anne Franklaan, Het Kompas, de planvorming al in een vergevorderd stadium was is besloten de nieuwbouw voor Het Kompas eerst uit te voeren, vervolgens De Heeswijk, dan het scholencomplex aan de G. van Damstraat en te eindigen met de herontwikkeling van de voormalige Hoflandschool. Het gebouw De Heeswijk voldoet niet meer aan de huidige eisen waar schoolgebouwen aan zouden moeten voldoen. Het gaat hierbij om de onderhoudssituatie, de luchtkwaliteit en de onmogelijkheden voor een efficiënt ruimtegebruik. Het gebouw dateert uit In de loop der jaren is een aantal noodlokalen geplaatst aan het permanente deel van het gebouw. In de ontwerpfase moet het ontwerp voor de nieuwbouw voor De Heeswijk worden vormgegeven. 2. Doel en resultaten Het resultaat is een goed functionerend schoolgebouw middels vernieuwing. 3. Aanpak en fasering 3.1. Aanpak Definitiefase Tijdens de definitiefase zijn gesprekken gevoerd met het bestuur van Kbs De Heeswijk. (Stichting Katholieke Scholen Westelijk Weidegebied) Het uitgangspunt is een lean en mean gebouw (recht toe recht aan, zonder overbodigheid) voor 9 groepen, waarbij om financiële redenen nadrukkelijk is gekeken naar de werkwijze en bouw van de basisschool Het Kompas. Uiteindelijk zal er op de huidige locatie van De Heeswijk een geheel nieuw gebouw staan, waarin op een moderne wijze het door het bestuur gewenste onderwijs plaatsvindt. De leerlingen en leerkrachten moeten zich daarin gezond en behaaglijk voelen. In het gebouw moeten zoveel mogelijk onderhoudsarme materialen en systemen worden gebruikt. Daarbij wordt uitgegaan van de eisen voor frisse scholen. (Een regeling ter verbetering van het binnenklimaat van scholen door het gebouw te voorzien van een luchtbehandelinginstallatie die een juiste CO2 gehalte in het gebouw regelt.) De ruimtelijke uitgangspunten zijn geformuleerd aan de hand van het vigerende bestemmingsplan. Het nieuwe schoolgebouw moet passen binnen deze uitgangspunten. Het bestuur van de SKSWW heeft aangegeven zelf het bouwheerschap uit te willen oefenen als bedoeld in artikel 103, lid 1 van de Wet op het primair onderwijs (Wpo). Artikel 103, lid 1 van de wpo luidt: Het bevoegd gezag van een niet door de gemeente in stand gehouden school geeft opdracht de voorziening in de huisvesting, tot stand te brengen met daartoe door de gemeente beschikbaar te stellen gelden, tenzij het met burgemeester en wethouder overeenkomst dat de gemeente deze voorziening tot stand brengt. Dit betekent dat na besluit van de raad op een initieel bouwkrediet (eerste kwartaal 2013) deze basis is van een bouwheerovereenkomst tussen het schoolbestuur en de gemeente. Deze overeenkomst legt de verantwoordelijkheden van het schoolbestuur en de gemeente vast.

4 4 Het bestuur heeft een aantal jaar geleden op eigen initiatief een variantenstudie gedaan en bekostigd. Ontwerpfase Tijdens de definitiefase zijn de ruimtelijke uitgangspunten voor het gebied helder geformuleerd. Deze uitgangspunten zijn tov andere projecten redelijk bescheiden te noemen. De nieuwe school zal namelijk niet gekoppeld gaan worden aan een woningbouwontwikkeling of een dergelijke andere functie. De Heeswijk zal bestaan uit een solitair schoolgebouw, een schoolplein en parkeermogelijkheden. In de ontwerpfase zal de uitkomst van het leerlingenprognose-onderzoek gereed zijn. De uitkomst wordt meegenomen in het ontwerpproces voor de nieuwbouw. In de ontwerpfase zal het bestuur van de school verantwoordelijk zijn voor het uitwerken van het ontwerp, de aanbesteding, de uitvoering en de realisatie, in verband met het bouwheerschap. De gemeente heeft haar wettelijke taken en de zorgplicht voor het onderwijs en zal natuurlijk haar aandeel in de informatievoorziening leveren. De nieuwe De Heeswijk sluit aan op de planning van het nieuwe Kompas evenals op de kwaliteit en de financiën van de nieuwbouw voor Het Kompas. Gedacht wordt aan het gelijkwaardige, modulaire systeem dat ook voor Het Kompas gebruikt wordt. Hierbij uitgaande van een hoogwaardig, aan alle moderne eisen voldoen modulair solitair schoolgebouw met een korte bouwtijd. Het ontwerp moet passen binnen het vigerende bestemmingsplan. Na vaststelling van het financiële kader (eerste kwartaal 2013) door de gemeenteraad zal met het schoolbestuur van de school de overeenkomst betreffende het bouwheerschap kunnen worden getekend en kan het ontwerpproces van start gaan. Zodra het bestuur van de school een ontwerp heeft opgesteld zal deze eerst door de gemeente worden getoetst. Getoetst zal worden onder andere aan de hand van de uitgangspunten die in het bestemmingsplan vermeld staan, de uitkomst van het leerlingenprognose onderzoek, het parkeren en de ontsluiting, de kwaliteit en de financiën van de nieuwbouw, etc. Het ontwerp zal middels een inloopavond worden getoond aan de direct omwonenden. De raad stelt het financiële kader voor dit project vast. De verwachting is dat de raad hierover zal besluiten in het eerste kwartaal De ontwerpfase wordt afgesloten met een definitief ontwerp. Daarna start de uitvoeringsfase Fasering Ontwerpfase Overleg /bestuur directie school / gemeente Ontwerpproces Overleg direct omwonenden Uitvoeringsfase Sloop opstallen Bouw nieuwe school Uitvoering bouwrijp Uitvoering woonrijp Oplevering Afronding en overdracht naar de beheerafdeling Onderstaand is de fasering aangegeven van het proces aan de hand van de belangrijkste activiteiten.

5 5 Projectfase Activiteiten Gereed Definitie Opstellen projectplan Besluit projectplan B&W Besluit projectplan raad 2012 Ontwerp / Voorbereiding Overleg directie school Opstellen pve, schets Raadsbesluit financiële kader Opstellen overeenkomst Collegebesluit overeenkomst Start ontwerpproces Overleg direct omwonenden Definitief ontwerp 2013 Uitvoering Sloop opstallen Ontwikkeling gebied 2014 Afronding Oplevering projectresultaat aan opdrachtgevers 2014 / 2015 Evaluatie Evaluatie met opdrachtgevers en projectleden 2014 / 2015

6 6 Fasering van het totaal: Huisvesting scholen Montfoort De Heeswijk Scholen Van Damstraat 2014 / 2015 Herontwikkeling Hoflandschool 2014 / Organisatie en procedures 4.1. Organisatie Voor de planontwikkeling zal een projectgroep worden geformeerd. De projectgroep zal bestaan uit een ambtelijke werkgroep bestaande uit de volgende personen. Projectteam PMB: N. Hoekstra Projectmanager J. van Ginhoven Projectondersteuning Stad2 Planeconomie MB/P&O: R. v.d. Blij Beleidsmedewerker Onderwijs R. Pennings Communicatie F&C: J. Snel Financiën ROB: M. Dingemans Ruimtelijke ordening E. Koning Verkeer J. Neyssen Milieudienst K. Bontje Ruimtelijk beheer JZ M. van Wanrooij Juridische zaken De projectmanager stuurt het project inhoudelijk aan op de beheersfactoren geld, organisatie, kwaliteit, informatie en tijd. Stuurgroep J.L.M. Vlaar N.T. Hoekstra R. v.d. Blij Bestuur Stichting Katholieke Scholen Westelijk Weidegebied 4.2. Procedures Bestemmingsplan Het vigerende bestemmingsplan 'Woonwijken' laat voor deze locatie de bestemming 'Maatschappelijk-Onderwijs' en 'Verkeer-Woonomgeving' zien. Het bouwvlak van de bestemming 'Maatschappelijk-Onderwijs' mag voor 60% worden bebouwd. Gebouwen mogen maximaal vier meter hoog zijn. Bouwwerken, geen gebouwen zijnde, mogen maximaal zes meter hoog zijn, met uitzondering van erfafscheidingen, welke maximaal twee meter hoog mogen zijn. De nieuwe De Heeswijk moet passen binnen de uitgangspunten die in het vigerende bestemmingsplan staan. In een volgende fase van het project zal een verkennend bodemonderzoek uitgevoerd moeten worden. Deze eis vloeit voort uit de Woningwet en de gemeentelijke bouwverordening. Het

7 7 bestaande bodemonderzoek stamt uit Aandachtspunten bij het bodemonderzoek zijn: asbest en minerale olie. 5. Kosten en baten De raad wordt gevraagd akkoord te gaan met de uitvoering van de volgende fase. In deze fase wordt eerst een globaal Programma van Eisen uitgewerkt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de uitkomst van het leerlingenprognose onderzoek. De kosten die gedurende deze fase gemaakt worden, zoals ambtelijke uren, het opstellen van het globale pve, het opstellen van een schets/inrichtingsplan, verkeerstoets, het berekenen van het bouwbudget zijn middels een voorbereidingskrediet benodigd. Deze werkzaamheden zijn o.a. benodigd om te komen tot het bepalen van het financiële kader voor de nieuwbouw van de school. In het eerste kwartaal 2013 zal de uitkomst hiervan worden voorgelegd aan de raad en zal de raad worden gevraagd het financiële kader van het project De Heeswijk vast te stellen. Voorbereidingskosten ontwerpfase Kosten uren PMB Vakdisciplines (RO/Verkeer/Communicatie) Overige Opstellen globaal PVE Opstellen schets Verkeerskundige toets, Bouwkostenberekening Bezoek referentieprojecten Totaal Risico s Tijdsoverschrijdingen In dit stadium van het project is niet aan te geven of er sprake zal zijn van tijdsoverschrijdingen. De ontwikkeling van De Heeswijk sluit aan op de ontwikkeling van Het Kompas. Indien de ontwikkeling van Het Kompas vertraagt, betekent dit direct een vertraging voor de ontwikkeling van De Heeswijk. Zowel Het Kompas als de Heeswijk zal gebruik maken van de tijdelijke huisvesting Hoflandschool gedurende de bouw van de scholen. Het Projectmanagementbureau zal bij de aansturing van beide projecten op het aspect tijd letten zodat vertragingen in de planvormingen zoveel mogelijk worden beperkt. 6. Specifieke paragrafen Omgevingsanalyse Voor het oplossen van knelpunten en het creëren van draagvlak is het belangrijk om de bewoners vroegtijdig bij het project te betrekken. Dit sluit aan bij wat in het raadsprogramma staat over het vroegtijdig en meer intensief betrekken van de inwoners bij het proces. Communicatie Tijdens het project is het van belang te achterhalen 1) wat de doelgroep van het project vindt en 2) of ze voldoende worden geïnformeerd. Hierbij is tweerichtingsverkeer belangrijk. Doel van de communicatie is zoveel mogelijk creëren van draagvlak voor het plan, door het plan positief uit te

8 8 dragen en transparant te zijn over het planproces. Daarbij is het van belang dat de doelgroepen op de hoogte zijn van het project en van de directe gevolgen die voor hen van belang zijn. Communicatiedoelstelling is dan ook het creëren van een positieve houding van de doelgroepen (er is draagvlak), teneinde een tevreden houding voor wat betreft de informatiemogelijkheden en participatiemogelijkheden vanuit de gemeente. De centrale communicatieboodschap richting doelgroepen is: Gemeente Montfoort werkt samen met Kbs De Heeswijk aan het opknappen van de school met als doel een goed functionerend schoolgebouw dat weer enige tijd mee kan. Middelen Op de gemeentelijke website wordt momenteel al gecommuniceerd over het project onder Projecten > Scholen Montfoort. Op korte termijn zal voor het project een aparte projectenpagina worden aangemaakt ( waarop alle informatie over het project op overzichtelijke wijze vermeld zal worden. Overige middelen die ingezet zullen worden zijn: Intern intranet (met verwijzing naar internet > zie extern); raadsinformatiesysteem Extern eventuele wijkberichten, Heeswijk -bijeenkomsten of 1-op-1 communicatie (afhankelijk van hoeveelheid en soort informatie en doelgroep) informatie- of inloopavond(en) gemeentepagina s Zenderstreeknieuws persberichten persgesprek (de wethouder vertelt in het persgesprek actief over de voortgang van het project). Tijdens het project zullen de direct omwonenden en de ouders van de schoolgaande kinderen betrokken worden bij het project. Zodra er een schets ligt, zal deze middels een inloopavond, worden getoond. Wensen en knelpunten die in deze bijeenkomst worden geuit, zullen zoveel als mogelijk worden meegenomen in het ontwerp. Voor de direct omwonenden en voor de ouders van de schoolgaande kinderen zal onder andere het parkeren een aandachtspunt kunnen zijn. Ook gedurende de uitvoering zal intensief contact met de direct omwonenden en de ouders van de schoolgaande kinderen nodig zijn. Goede afstemming is nodig in verband met de veiligheid, de bereikbaarheid van de omgeving en eventuele overlast. Informatie zal op regelmatige basis via de website en bewonersbrieven worden gecorrespondeerd. Draagvlak Om draagvlak te creëren onder de direct omwonenden en de ouders van de schoolgaande kinderen om eventueel nog onbekende knelpunten op te kunnen lossen, is het raadzaam om in een vroeg stadium deze personen bij de plannen te betrekken. Het beste kan dit worden gedaan aan de hand van een schetsplan zodat er een concreet beeld is om over te praten. De ouders van de schoolgaande kinderen stellen het zeer op prijs dat de school wordt vernieuwd.