Communicatieplan herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! 1

Transcriptie

1 Communicatieplan Herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! Aan: Johan Pastoor, projectmanager Van: Rosita Pennings, communicatieadviseur Datum: 15 juli 2011 Versie: voorstel 1 Communicatieplan herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! 1

2 1 Inleiding Dit is het communicatieplan Bouw mee, praat mee! voor het project Herontwikkeling locatie De Vaart. Zalencentrum De Vaart functioneert als zalencentrum zeer slecht. Een aantal vaste gebruikers, zoals de bibliotheek, is inmiddels verhuisd naar de onlangs in gebruik genomen De Brede Vaart Linschoten. Momenteel wordt het gebouw voor een groot deel gehuurd door een exploitant die de accommodatie vooral gebruikt voor feesten voor met name allochtone doelgroepen. De huidige exploitant heeft grote moeite de huur te kunnen opbrengen. Op 15 december 2010 heeft het college daarom ingestemd met de startnotitie voor de herontwikkeling van het zalencentrum De Vaart om de herontwikkelingsmogelijkheden in beeld te brengen. Het projectplan behorende bij dit communicatieplan beoogt inzicht te geven in de stand van zaken en geeft voorstellen voor de belangrijkste bestuurlijke uitgangspunten voor de ontwikkeling. Het gebouw is gerealiseerd in 1975 en bouwtechnisch in redelijke staat. Het gebouw is echter gedateerd en heeft een slechte uitstraling. Dit geldt zowel voor de buitenkant als voor de binnenkant het gebouw. De buitenkant van de naastgelegen sporthal heeft eenzelfde slechte uitstraling, maar de sporthal zelf voldoet goed voor de sportbeoefening. Het zalencentrum De Vaart is gelegen aan de entree van het plangebied Voorvliet en vormt daarmee een slecht boegbeeld voor het achtergelegen gebied. Dit gegeven wordt steeds belangrijker naarmate de woningbouwontwikkeling en verkoop in de tijd dichterbij komen. Daarnaast zijn er plannen om het plein dat voor het zalencentrum ligt, te herinrichten en het plein het karakter te geven van een dorpsplein. Het ontwerp en de uitvoering hiervan kan pas plaatsvinden indien er een definitieve ontwikkelingsvisie is vastgesteld voor het zalencentrum. 2 Aandachtspunten m.b.t. communicatie Op 29 juni 2011 is er een inloopavond georganiseerd. De opkomst was hoog, evenals het aantal ingevulde reactieformulieren (respons circa 25%). Hieruit kan geconcludeerd worden dat de informatiebehoefte groot is, het onderwerp (totale project Voorvliet) leeft. In communicatie dient hiermee rekening gehouden te worden. Veelvuldig en duidelijk communiceren. De reacties tijdens de inloopavond waren over het algemeen positief. Wel was er een aantal bewoners dat zich zorgen maakt over het verdwijnen van de zaalfunctie (voor verenigingen). Voor het behalen van de centrale doelstelling (draagvlak en begrip voor plan) is het van belang hier op gepaste en juiste wijze mee om te gaan. Tevens is er tijdens de inloopavond weerstand gesignaleerd v.w.b. de hoogte van het nieuw te bouwen complex. Commerciële invulling: onder de inwoners leeft de vraag of er bij de middenstand wel behoefte is aan een nieuwe locatie voor winkels / gezondheidsvoorzieningen. Geschiedenis: locatie Voorvliet is in 1993 door de gemeente aangewezen als woningbouwlocatie, de locatie is al lange tijd bekend bij de inwoners. De afgelopen jaren hebben direct omwonende eerder van zich laten horen bij de inspraakprocedure van het bestemmingsplan en het nieuwbouwplan van De Brede Vaart. Er is een kleine verwachting dat bij de verdere planontwikkeling opnieuw deze bewoners invloed willen uitoefenen op het plan. Participanten De Brede Vaart: de directe buren en specifiek de Prins Claus school en de Timotheüsschool hebben belang bij de programmatische invulling van de locatie, het ontwerp en de uiteindelijke uitvoering. Met alle participanten zullen dan ook afspraken gemaakt moeten worden over de communicatie gedurende de planontwikkeling. In verband met de aanwezigheid van de Brede Vaart en de kinderdagopvang moet er extra aandacht zijn voor de veiligheid van de kinderen. Tot slot: de afgelopen maanden zijn ook veel positieve reacties ontvangen. Het is van belang ook deze positieve feedback mee te nemen in de communicatie (richting inwoner, maar ook richting raad). Communicatieplan herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! 2

3 3 Waarom communicatie? Bij ieder project is het van belang de doelgroepen bij het project te betrekken en te informeren, daar waar mogelijk 1-op-1. Het is van belang de doelgroepen te informeren over het zogenaamde hoe-wie-wat-waarom-wanneer. Denk aan aanleiding / reden van het project, inspraakprocedure (en wat er dan met hun inbreng wordt gedaan), de besluitprocedure en tijdspad. De doelgroepen moeten zonder ongemak informatie kunnen vergaren over het project. 4 Doelgroepen Intern gemeenteraad en fora college van burgemeester en wethouders medewerkers Extern projectontwikkelaar inwoners (specifiek: direct omwonenden en overige inwoners gemeente Montfoort) participanten van De Brede Vaart middenstand (ondernemers), gezondheidsvoorzieningen overige belangengroepen (o.a. verenigingen) pers geïnteresseerden 5 Doelstellingen en boodschap Algemene projectdoelstelling Het ontwikkelen van een centrumgebied met commerciële en gezondheidsvoorzieningen in combinatie met appartementen dat gebaseerd is op voldoende economisch draagvlak en draagvlak onder de bewoners, plaatselijke middenstand en ondernemers en de participanten van De Brede Vaart. Algemene communicatiedoelstelling Doel van de communicatie is zoveel mogelijk creëren van draagvlak voor het plan, door het plan positief uit te dragen en transparant te zijn over het planproces. Doelstelling > Kennis De doelgroepen zijn op de hoogte van het project en van de directe gevolgen die voor hen van belang zijn. Doelstelling > Houding Alle doelgroepen staan overwegend positief tegenover het project; er is draagvlak voor de plannen. Doelstelling > Gedrag De doelgroepen zijn goed op de hoogte van de plannen, hun houding is positief en ze zijn tevreden over de informatievoorziening en participatiemogelijkheden vanuit de gemeente. Communicatieplan herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! 3

4 6 Boodschap Boodschap Tijdens het project is het van belang te achterhalen 1) wat de doelgroep van het project vindt en 2) of ze voldoende worden geïnformeerd. Hierbij is tweerichtingsverkeer belangrijk. Daarom wordt de sluitzin (pay-off) Bouw mee, praat mee! in alle communicatie-uitingen van het project gebruikt om de doelgroepen ook daadwerkelijk uit te nodigen mee te praten over het plan. De centrale communicatieboodschap richting doelgroepen is: Gemeente Montfoort werkt aan de herontwikkeling van de locatie zalencentrum De Vaart en bouwt aan een centrum met commerciële en gezondheidsvoorzieningen. Bouw mee, praat mee! Projectnaam Een duidelijk projectnaam draagt bij aan het overbrengen van de boodschap. De oorspronkelijke projectnaam is herontwikkeling De Vaart. Omdat is goed mogelijk is het zalencentrum in een later stadium volledig uit beeld verdwijnt, verdient het aanbeveling om (zodra duidelijk is welke uitwerkingsrichting gekozen wordt) de projectnaam aan te passen op het eindproduct van dit project. 7 Strategie en Middelen Strategie Projectdoelstelling creëren van draagvlak onder de inwoners : In communicatie zullen wij ons richten op alle inwoners van Linschoten. Gedurende het proces zullen zij zich gehoord, geïnformeerd en bij weerstand begrepen voelen. Na afloop weten zij waarom de gemeente deze locatie wil herontwikkelen en staan zij positief tegenover de plannen. Gezien eerdere communicatiemomenten is de verwachting dat communicatie voornamelijk kan plaatsvinden via reguliere kanalen. In geval van weerstand dient een directere vorm van communicatie gekozen te worden (klankbordgroep, 1-op-1 gesprek, etc.). Projectdoelstelling creëren van draagvlak onder de plaatselijke middenstand, gezondheidsinstellingen en participanten De Brede Vaart : In communicatie zullen wij ons op drie doelgroepen: Allereerst rechtstreeks gericht op mogelijke participanten (middenstand en gezondheidsinstellingen). Hun deelname is cruciaal in het slagen van het plan. Zij zijn meedenkers en adviseurs. Gedurende het proces zullen zij betrokken en gehoord moeten worden en na afloop staan zij positief tegenover de plannen. Communicatie wordt 1-op-1 ingestoken, wij zullen direct in gesprek gaan met deze mogelijke participanten. Ten tweede hebben we te maken met het verenigingsleven. Gezien de hechtheid van de gemeenschap van belang ook deze doelgroepen mee te nemen in de communicatie. Eerst zal onderzocht moeten worden hoe actief het verenigingsleven is (bijvoorbeeld via huidige exploitant De Vaart) en wat het exact beslaat (welke verenigingen) om een goede communicatiestrategie te kunnen bepalen. Tot slot richten we ons op participanten van De Brede Vaart. Ervaring leert dat communicatie met de scholen inefficiënt kan verlopen. In het verleden is er te vaak gesproken met diverse groeperingen, die lang niet altijd bevoegd waren besluiten te nemen. Met als gevolg dat er frictie ontstond in planmakerij. Voor het project is het van belang gesprekken aan te gaan met de juiste personen (mandaat) en vooraf duidelijke uitgangspunten en kaders aan te geven wat de rol van een ieder is. Communicatieplan herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! 4

5 Middelen Intern intranet (met verwijzing naar internet > zie extern); raadsinformatiesysteem Extern website (het project heeft een eigen plek op de projectenpagina van en een eigen url ( gemeentebericht (doorgaands i.c.m. andere informatie betreffende plan Voorvliet) wijkbericht of 1-op-1 communicatie (afhankelijk van hoeveelheid en soort informatie en doelgroep) informatie- en inloopavond(en) met reactieformulieren gemeentepagina s Zenderstreeknieuws persberichten persgesprek (Wethouder Rob Jonkers vertelt in het persgesprek actief over de voortgang van het project). 8 Evaluatie Na elke communicatieactiviteit (zie volgende pagina) wordt de activiteit en/of het communicatiemiddel geëvalueerd. Wanneer het project is afgerond wordt nagegaan in hoeverre de doelstellingen zijn behaald. Voor beide evaluaties geldt dat het achterhalen van faalfactoren belangrijk is om de keuze de volgende keer beter te kunnen maken. Communicatieplan herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! 5

6 9 Proces en planning herontwikkeling locatie De Vaart Projectfase Activiteiten Gereed Communicatie-activiteit Gereed Uren Definitie Opstellen grondexploitatie Opstellen projectplan jul-11 jul-11 Besluit projectplan B&W jul-11 communicatieplan jul-11 4 Besluit projectplan raad sep-11 * persbericht, Gemeentebericht Voorvliet, website sep/okt 11 6 * projectnaam 2 Voorbereiding sep-11 brainstorm / werksessie marktpartijen sep-11 2 Overleg en onderhandelingen met markt partijen over programma en uitgangspunten Opstellen concept ontwikkelingsovereenkomsten nov-11 Collegebesluit ontwikkelingsovereenkomsten jan-12 Start ontwerpproces gebouwen jan-12 Start ontwerpproces openbare ruimte feb-12 Voorlopig ontwerp sporthal met appartementen feb-12 Gemeentebericht Voorvliet **, website feb-12 4 Definitief ontwerp Sporthal jun-12 Voorlopig ontwerp herontwikkeling De Vaart jul-12 Voorlopig ontwerp herontwikkeling Golff jul-12 inloopavond, website, Zenderstreeknieuws sep-12 3 Voorlopig ontwerp en inspraak openbare ruimte sep-12 Collegebesluit definitief ontwerp openbare ruimte nov-12 Definitief ontwerp herontwikkeling De Vaart jan-13 Definitief ontwerp herontwikkeling Golff jan-13 persbericht en website jan-13 1 Uitvoering Start bouw appartementen Sporthal nov-12 persmoment wethouder Jonkers nov-12 2 Sloop De Vaart feb-13 Start bouw herontwikkeling De Vaart apr-13 Start bouw herontwikkeling Golff sep-14 Aanleg dorpsplein sep-14 Afronding Oplevering projectresultaat aan opdrachtgevers sep-15 persmoment wethouder Jonkers sep-15 2 Evaluatie Evaluatie met opdrachtgevers en projectleden okt-15 okt-15 2 ** in dit gemeentebericht voorlopig ontwerp opnemen en reactiemogelijkheden benoemen 28 NB: uren gemeentebericht zijn verspreid en komen grotendeels ten laste van project "Voorvliet" Communicatieplan herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! 6

7 Communicatieplan herontwikkeling locatie De Vaart Bouw mee, praat mee! 7