Communicatieplan Milieuzone gemeente Den Haag

Transcriptie

1 RIS151071a_11-DEC-2007 Communicatieplan Milieuzone gemeente Den Haag Dienst Stadsbeheer Milieu en Vergunningen NME/C, team Milieucommunicatie Opsteller: M. Verhoef 23 november 2007

2 Samenvatting Communicatieplan Milieuzone Binnenkort wordt er een milieuzone ingevoerd in het centrum van Den Haag. Een milieuzone is een gebied waar alleen schone vrachtwagen mogen rijden. De omvang en ligging van de zone wordt eind 2007 ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Communicatie Voor het goed laten slagen van de milieuzone is communicatie naar een aantal doelgroepen van belang; met name bedrijfsleven en bewoners in de zone. Hiervoor wordt de onderstaande planning van middelen voorgesteld, gekoppeld aan het traject van bestuurlijke besluitvorming. Tevens is een indicatie van de kosten opgenomen. Wanneer (circa) Wat eind nov informatiebrief bedrijfsleven dec Collegebesluit 4 dec Persbericht 5 / 6 dec Persmoment wethouder VBBM 4 dec Website dec gemeentelijk contactcentrum 4,50 per vraag Budget (excl BTW) 11 dec Informatiebijeenkomst medio jan Commissie VML 24 jan Raadsvergadering jan jan redactioneel artikel huis-aan-huisblad / vakblad doelgroep gemeentelijke media (Stadskrant, Milieujournaal of Verkeer en Meer) Persmoment daadwerkelijke invoering milieuzone Verkeersborden en Communicatieborden flyers signaleringsbord boven Utrechtse Baan Totaal benodigd budget Aanhaken landelijke VROM Campagne milieuzone Voorgesteld wordt om in de communicatieuitingen zoveel mogelijk aan te haken bij de bestaande milieuzone campagne van VROM Schone lucht komt niet uit de hemel vallen. Utrecht, Rotterdam en Den Bosch hebben hiervoor ook gekozen bij hun communicatie over de invoering van de milieuzonering. 2

3 Communicatieplan Milieuzone Den Haag De gemeente Den Haag is medeondertekenaar van het Convenant Stimulering Schone Vrachtwagens en Milieuzones. Een milieuzone is een gebied waar alleen schone vrachtwagen mogen rijden. Binnenkort wordt de zone ook ingevoerd in het centrum van Den Haag. De optimale omvang en ligging van de zone wordt bepaald door kentekenonderzoek, onderzoek naar de effecten op luchtkwaliteit en de relatie met het VCP. In het convenant stellen 17 partijen dat een milieuzone een effectief middel is in de aanpak van een betere luchtkwaliteit. Daarnaast heeft de maatregel ook een positieve invloed op geluidsoverlast. De betrokken partijen bestaan uit vervoersbranches, rijksoverheid en diverse gemeenten. Besluitvorming In maart 2006 heeft het College van B&W het Convenant Stimulering schone vrachtauto s en milieuzonering ondertekend. In januari 2007 is vervolgens de nota Zwaar Verkeer door de raad aangenomen. Dit was het startsein voor het doorlopen van het stappenplan voor het invoeren van een milieuzone voor vrachtverkeer in het centrum van Den Haag. De zone wordt eind 2007 ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Fasering De invoering van de milieuzone kenmerkt zich met een aantal fases. Elke fase brengt aandachtspunten voor de communicatie met zich mee. half november begin december half december januari tot oktober Voorbespreking wethouder - begeleidersgroep Collegebesluit Commissie VML Raadsvergadering Aanloopfase Invoering en gedoogfase Definitieve fase Doelgroepen Voor het goed laten slagen van de milieuzone is een aantal doelgroepen van belang. De doelgroep van de milieuzone is verenigd in een begeleidingsgroep, waarmee de gemeente Den Haag regelmaat overlegd voert. Hierin zitten ondernemers en bewoners van de binnenstad, brancheorganisaties en milieu- en gezondheidsorganisaties. Zij zijn nauw betrokken bij het doorlopen van het stappenplan. Er worden de volgende doelgroepen onderscheiden: 1) Bedrijfsleven 2) Burgers Via branche organisaties: Dit zijn de brancheorganisaties die het convenant mede ondertekend hebben. Ook de leden die zij vertegenwoordigen en alle transporteurs die straks de milieuzone in willen horen bij deze doelgroep. Niet georganiseerde eigenaren van vrachtauto s: Dit zijn eigenaren die niet aangesloten zijn bij de nu betrokken brancheorganisaties. Detailhandel De detailhandel binnen de milieuzone is voor de levering van goederen geheel of gedeeltelijk afhankelijk van vrachtauto s. 3

4 Communicatiestrategie Uitgangspunten voor communicatie: Overall: het gaat erom de luchtkwaliteit te verbeteren, voor milieu, gezondheid en bouwprojecten: - we moeten het met z n allen doen; - iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheid; Essentieel in de communicatiestrategie is een gezamenlijke aanpak en zoveel mogelijk uniformiteit in uitingen. Voorgesteld wordt om hiervoor aan te haken bij de landelijke VROM-campagne: Schone lucht komt niet uit de hemel vallen. Hierdoor is het mogelijk om campagnemateriaal van VROM te gebruiken voor de Haagse invoering van de milieuzone. Kernboodschap De kernboodschap voor de milieuzone wordt dan: De gemeente Den Haag werkt hard aan de luchtkwaliteit in de stad. De luchtkwaliteit is nu beter dan 20 jaar geleden en deze verbetering zet zich voort. Dat neemt niet weg dat we de plicht hebben om de lucht nog schoner te maken, het gaat immers om de gezondheid van mensen. De gemeente Den Haag kan problemen met luchtkwaliteit echter niet alleen oplossen. Het weren van vervuilend vrachtverkeer met een milieuzone is één van de plannen waarbij we samen met de stad zorg dragen voor schonere lucht. Middelen Uit bovenstaande informatie kunnen de volgende concrete communicatiemaatregelen ingezet worden: 1) Campagne materiaal VROM een schonere lucht komt niet uit de hemel vallen De campagne bestaat uit concrete middelen (beeldmerken, achtergronden etc.) die we kunnen gebruiken in onze uitingen over de milieuzone. VROM faciliteert door beeldmerken ter beschikking te stellen. Door gebruik te maken van het beeldmerk sluit Den Haag bij de landelijke campagne van milieuzonering. 4

5 2) Persbericht Na het collegebesluit voor invoering van een milieuzone wordt een persbericht uitgedaan. Naast lokale en landelijke pers, ook branchevereniging en Kamer van Koophandel benaderen met een persbericht. 3) Persmoment 4) Website en pers Kort na het collegebesluit zal door de wethouder VBBM een persgesprek worden gevoerd. Tevens vindt er een persmoment plaats wanneer de zone daadwerkelijk ingaat. en pers Via de website moeten de doelgroepen informatie kunnen krijgen over de milieuzone, ontheffingen, roetfilters ed. De website moet online zijn op het moment dat de maatregel door B&W is. Daarnaast wordt het mogelijk gemaakt om via de website een ontheffing aan te vragen en te ontvangen. en pers 5) Gemeentelijk Contactcentrum Burgers en ondernemers zullen de meeste vragen over de milieuzone hebben voorafgaand en tijdens de Aanloopfase. Het is daarom van belang het GCC tijdig te voorzien van relevantie informatie, zodat zij een groot deel van de vragen kunnen beantwoorden. De website dient ook voor het GCC als achtergrondinformatie. Ontvangers: burgers en bedrijfsleven 6) Brief voor bedrijfsleven Voorafgaand aan de Aanloopfase worden branchevereniging, detailhandel en Haagse eigenaars van vrachtauto s per brief geïnformeerd worden over de invoering van de milieuzone. Ontvangers: bedrijfsleven 7) Informatiebijeenkomst bedrijfsleven Met bovenstaande brief worden ondernemers ook uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst over de milieuzone. Het houden van de avond is belangrijk voor het creëren van draagvlak voor de milieuzone bij de doelgroep. De bijeenkomst vindt idealiter plaats tussen de B&W en raadsvergadering, voorafgaand aan de Aanloopfase. Ontvangers: bedrijfsleven 8) Redactioneel artikel in huis-aan-huisblad/ vakplad Door middel van een redactioneel artikel in een huis-aan-huisblad de stad informeren. Tevens kan een redactioneel artikel geplaatst worden in een vakblad van de doelgroep, bijvoorbeeld van marktkooplieden en Kamer van Koophandel. 5

6 9) Gemeentelijke media: Stadkrant, Milieujournaal of Verkeer & Meer Via de gemeentelijke media zoals de Stadskrant en tv-programma s Milieujournaal of Verkeer & Meer wordt aandacht besteed aan de milieuzone 10) Verkeersborden en Communicatieborden De verkeersborden geven het begin van de milieuzone aan. Het gaat om een zogenaamd verbodsbord. 11) Flyers Daarnaast is er behoefte aan een communicatiebord voor vrachtwagens die de milieuzone naderen. Hierdoor kunnen zij op tijd keren. De boodschap is dan in de trant van: U nadert een milieuzone, toegang alleen voor ontheffinghouders. Verkeersbord Milieuzone Communicatiebord Milieuzone Tijdens de Invoeringsfase is het wenselijk om op relevante locaties te informeren over de milieuzone. Hiervoor kunnen geplastificeerde flyers uitgedeeld worden met informatie over de milieuzone. Dit kan bij de communicatieborden gebeuren en/of onder ruitenwissers van geparkeerde vrachtwagens in het centrum. 12) Signaleringsbord bij binnenrijden Den Haag (boven de Utrechtsebaan) Op het signaleringsbord staan diverse boodschappen ( van A naar Beter, Bob jij of Bob ik? etc.) Daar kan ook de mededeling geplaatst worden: Den Haag heeft vanaf 1-2 een milieuzone; Budget Voor de communicatiemiddelen kan onderstaande inschatting van kosten gemaakt worden: Wat Website gemeentelijk contactcentrum 4,50 per vraag informatiebrief bedrijfsleven 300 Informatiebijeenkomst redactioneel artikel huis-aan-huisblad / vakblad doelgroep Verkeersborden en Communicatieborden flyers signaleringsbord Utrechtse Baan Totaal benodigd budget Budget (excl BTW) 6

7 Tijdsplanning en verantwoordelijkheid Wanneer Wat Wie eind nov brief bedrijfsleven Beleid 4 dec gemeentelijk contactcentrum Milieucomm Beleid: Q&A 4 dec Collegebesluit B&W 5 of 6 dec Persbericht DSB / DSO Communicatie 5 of 6 dec Persmoment DSB Comm/ Milieucomm 5 of 6 dec Website Beleid/ Milieucommunicatie 11 dec Informatiebijeenkomst Beleid/ DHV/ Bedrijfsvoering jan Commissie VML Cie VML 24 jan Raadsvergadering Raad > 24 jan > 24 jan redactioneel artikel huis-aan-huisblad gemeentelijke media (Stadskrant, Milieujournaal of Verkeer en Meer) Persmoment daadwerkelijke invoering milieuzone Milieucommunicatie DSB Communicatie/ Milieucommunicatie DSB Communicatie Aankondigingborden Beleid flyers Beleid/ Milieucommunicatie Signaleringsbord Utrechtse Baan Beleid / Milieucommunicatie 7