Communicatieplan CO2-prestatieladder

Transcriptie

1 Communicatieplan CO2-prestatieladder Opdrachtgever HEVO B.V. Project CO2 prestatieladder Datum 25 september 2014 Referentie Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van HEVO B.V. worden gekopieerd, noch aan derden ter inzage worden gegeven. Hugo de Grootlaan 11 Postbus T +31 (0) info@hevo.nl KvK Brabant LB 's-hertogenbosch 5201 CB 's-hertogenbosch F +31 (0) ISO 9001-gecertificeerd BTW B01

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Doelstelling en doelgroepen Communicatiedoelstelling Doelgroepen 4 3. Instrumenten Website Intranet Sociale media HEVO digitale nieuwsbrief Nieuwsbrief Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) Nieuwsbericht Redactionele marketing Persoonlijk aanschrijven Bijeenkomsten/vergaderingen Narrowcasting 7 4. Uitvoering Carbon footprint Reductiedoelstellingen en -maatregelen Deelname markt-, sector- of keteninitiatieven Bewustzijn en persoonlijke bijdrage medewerkers Planning Communicatiematri , d.d. 25 september 2014 Pagina 2 van 13

3 1. Inleiding Dit communicatieplan is opgesteld in het kader van de certificering voor de CO 2 - prestatieladder en het bewustwordingsproces van de CO 2 -uitstoot bij HEVO B.V. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie over de CO 2 -prestatieladder (als bedoeld onder 3.C.2. beschreven in het handboek CO 2 -prestatieladder versie 2.2 van 4 april 2014 uitgebracht door SKOA is geregeld binnen HEVO B.V. Zowel intern als etern wordt over de CO 2 -footprint en de reductiedoelstellingen gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele en gemeenschappelijke bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in de verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de interne en eterne doelgroepen, de wijze van communicatie, de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende taken benoemd en uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan verantwoordelijken. Daarmee worden de volgende drie basis elementen van een communicatieplan ingevuld: Waarom-vraag: wat willen we bereiken met deze communicatie? Wat-vraag: welke boodschap willen we inzetten om onze doelstelling te bereiken? Wie-vraag: wie of welke doelgroep willen we met onze communicatie bereiken? Hoe-vraag: hoe en met welke instrumenten gaan we die boodschap brengen? In hoofdstuk 2 worden de doelstelling en doelgroepen benoemd en uitgewerkt. Hoofdstuk 3 beschrijft de verschillende instrumenten die worden gebruikt. Het actieplan van hoofdstuk 4 geeft concrete invulling aan communicatie door HEVO over haar energiebeleid met bijbehorende taken en verantwoordelijkheden , d.d. 25 september 2014 Pagina 3 van 13

4 2. Doelstelling en doelgroepen 2.1. Communicatiedoelstelling HEVO wil open intern en etern communiceren over haar inspanningen om duurzamer en energiezuiniger te ondernemen. Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO 2 -prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van HEVO, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie over het huidige energiegebruik en trends binnen HEVO B.V. Daarnaast heeft het tot doel de CO 2 -footprint, de maatregelen die HEVO heeft genomen om haar CO 2 -uitstoot te reduceren en de duurzame sector en/of keten initiatieven waar HEVO aan deelneemt te communiceren. Naast het informerende karakter van vele onderwerpen wil HEVO tevens haar medewerkers stimuleren actief aan duurzaamheid bij te dragen en hiertoe maimale inspanning te leveren Doelgroepen Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen twee doelgroepen: de interne en de eterne doelgroep. Bij het opstellen van het actieplan voor de verschillende communicatieboodschappen zal gekeken worden op welke wijze de betrokken doelgroep benaderd moet en kan worden. Mogelijke communicatie-instrumenten of media worden besproken in hoofdstuk 3. De interne doelgroep bestaat uit alle medewerkers van HEVO. Hier hoeft geen nader onderscheid te worden gemaakt in de boodschap of in hoe deze kunnen worden bereikt. De eterne doelgroep bestaat uit: Opdrachtgevers, deze bevinden zich in de volgende markten: o overheid o onderwijs & sport o zorg & wonen o privaat vastgoed o multifunctionele accommodaties Procespartners/vendoren (architecten, constructeurs, adviesbureaus, aannemers) Fleibele ring HEVO (inhuur van veelal ZZP ers) Samenwerkingspartners Branchegenoten en concurrenten Overheden en overheidsinstellingen (naast de groep opdrachtgevers) Omwonenden Media Potentiële werknemers TBI holding en TBI bedrijven , d.d. 25 september 2014 Pagina 4 van 13

5 HEVO zal met betrekking tot de CO 2 -prestatieladder actief communiceren met haar belangrijkste (potentiële) opdrachtgevers, belangrijkste procespartners, haar fleibele ring en TBI Holding. 3. Instrumenten In dit hoofdstuk worden de verschillende instrumenten die HEVO voor communicatie kan inzetten beschreven. Er moet zowel intern als etern gecommuniceerd worden. Niet elk instrument is geschikt voor eterne communicatie. In onderstaand schema wordt aangegeven welk instrument voor welke doelgroep is bestemd. Intern Website Ja Ja Etern Intranet (kennisarchief en hevoscoopberichten Ja Nee Sociale media (twitter, facebook & linkedin) Ja Ja Digitale nieuwsbrief Ja Ja Persbericht Ja Ja Redactionele marketing (artikelen en Ja Ja freepublicity) Persoonlijk aanschrijven Ja Ja Bijeenkomst/vergadering Ja Nee Narrowcasting Ja Ja (bezoekers) 3.1. Website De website van HEVO is zowel intern als etern toegankelijk en daarom uitermate geschikt om de missie en visie van HEVO op het onderwerp duurzaamheid uit te dragen. HEVO heeft speciaal voor het onderwerp duurzaamheid (waar ondermeer de CO 2 -prestatieladder onderdeel van is) een deel van haar website ingericht (onder over HEVO /over HEVO/CO2- prestatieladder). De website is te allen tijde te raadplegen en kan daarom goed dienen als intern en etern communicatiemiddel Intranet Het intranet van HEVO is alleen intern toegankelijk en daarom alleen geschikt voor interne communicatie. Op het intranet bestaat reeds een sectie van het kennisveld duurzaamheid. Dit betreft zowel kennis over duurzame dienstverlening als communicatie betreffende het energiebeleid. Het betreft hier een archieffunctie. Medewerkers kunnen hier alles over het onderwerp terugvinden. Nieuwsfeiten zullen via Hevoscoop-berichten worden verspreid Sociale media Wanneer er actueel en relevant nieuws is kan er een tweet geplaatst worden. Met dit instrument kan HEVO een beperkte (interne en eterne) doelgroep bereiken, afhankelijk van het aantal volgers. Dit instrument zal dan ook altijd in combinatie met een ander communicatiemiddel ingezet worden , d.d. 25 september 2014 Pagina 5 van 13

6 3.4. HEVO digitale nieuwsbrief HEVO publiceert twee maal per jaar haar digitale nieuwsbrief. Deze wordt zowel naar de belangrijkste relaties (zijnde de belangrijkste opdrachtgevers en procespartners) als naar medewerkers verzonden en kan daarom zowel voor eterne als interne communicatie gebruikt worden Nieuwsbrief Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) HEVO publiceert twee maal per jaar intern een nieuwsbrief over ontwikkelingen in het Kwaliteitsmanagementsysteem. Hier kan informatie over energiebeleid, CO 2 -uitstoot, doelstellingen t.a.v. CO 2 -reductie, voortgang en trends aan toegevoegd worden. Dit instrument kan alleen voor interne communicatie gebruikt worden Nieuwsbericht Wanneer er actueel en relevant nieuws is kan er een nieuwsbericht uitgebracht worden. Met dit instrument kan HEVO zowel de interne als de eterne doelgroepen bereiken Redactionele marketing HEVO heeft een actief redactioneel marketingbeleid bedoeld om onze inzichten en visies met de markt te delen. De CO 2 -prestatieladder kan als onderwerp meegenomen worden om free publicity te genereren Persoonlijk aanschrijven HEVO kan ook communiceren met medewerkers en relaties door middel van persoonlijk aanschrijven. Met dit instrument kan HEVO zowel de interne als de eterne doelgroepen bereiken. Door het aanschrijven van specifieke en individuele personen kan de grootste zekerheid verkregen worden dat de doelgroep bereikt wordt Bijeenkomsten/vergaderingen Binnen HEVO worden regelmatig overleggen en vergaderingen met medewerkers gehouden. Zo zijn er ondermeer: Directieoverleg Managementteam (MT) overleg Sector- of afdelingsoverleg (4 maal per jaar) Marktdomeinoverleg (maandelijks) HEVO-vergadering (4 maal per jaar) Daarnaast worden voor geïnteresseerden lunchbijeenkomsten over specifieke onderwerpen georganiseerd. In het directieoverleg en het MT-overleg worden besluiten genomen over CO 2 -reductie en deelname aan initiatieven en wordt de voortgang van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO 2 -reductie besproken , d.d. 25 september 2014 Pagina 6 van 13

7 3.10. Narrowcasting Via grote schermen kunnen medewerkers dagelijks nieuws volgen. Deze schermen hangen bij de pantry s en op andere zichtbare plekken in het pand. Daar waar bezoekers komen, kunnen zij ook onze nieuwsflitsen over de CO 2 -prestatieladder volgen , d.d. 25 september 2014 Pagina 7 van 13

8 4. Uitvoering In dit hoofdstuk is beschreven op welke wijze HEVO haar boodschappen wil gaan communiceren. Per boodschap is beschreven: Boodschap Doelgroep Instrument / media Activiteitenplanning Taken en verantwoordelijkheden 4.1. Carbon footprint De carbon footprint beschrijft de figuurlijke voetafdruk van HEVO tijdens haar bedrijfsproces, uitgedrukt in aantal ton CO 2 -emissie. HEVO wil haar scope 1 en 2 CO 2 -emissies halfjaarlijks rapporteren en communiceren. Boodschap HEVO wil de volgende boodschap communiceren: Emissie onderzoeksjaar scope 1 en 2 Totale emissie onderzoeksjaar 4 belangrijkste emissie indicatoren onderzoeksjaar Verdeling: waar wordt de emissie veroorzaakt Verdeling: hoe wordt de emissie veroorzaakt Doelgroep De carbon footprint zal zowel intern als etern gerapporteerd gaan worden. Er zal in de boodschap geen onderscheid gemaakt worden tussen de interne en de eterne doelgroep. De eterne communicatie zal iets compacter zijn dan de interne communicatie. Instrument / media Communicatie over de carbon footprint zal voornamelijk via de volgende instrumenten gebeuren: Website incl. sociale media Intranet MT-overleg HEVO vergadering Activiteitenplanning De volgende activiteiten zullen doorlopen worden: Analyse Carbon footprint verwoorden in document Publicatie , d.d. 25 september 2014 Pagina 8 van 13

9 Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Website Intranet Bijeenkomst/vergadering Digitale nieuwsbrief Taken en verantwoordelijkheden Duurzaamheidcoördinator: aanleveren inhoud; Communicatieadviseur: publicatie Reductiedoelstellingen en -maatregelen HEVO wil haar energiegebruik reduceren en stelt daar periodiek reductiedoelstellingen voor vast. Om het energieverbruik te reduceren gaat HEVO maatregelen nemen. De reductiedoelstelling en de bijbehorende maatregelen moeten intern en etern gecommuniceerd worden. Boodschap HEVO wil de volgende boodschap communiceren: De doelstelling die HEVO zichzelf gesteld heeft ten aanzien van energiereductie voor een vastgestelde periode en De wijze waarop zij deze reductiedoelen wil behalen: reductiemaatregelen. Doelgroep De reductiedoelstellingen en maatregelen zullen zowel intern als etern gecommuniceerd gaan worden. Instrument / media Communicatie over de reductiedoelstellingen zal voornamelijk via de volgende instrumenten gebeuren: Website incl. sociale media Intranet HEVO-vergadering Activiteitenplanning De energiereductie-doelstellingen worden opgesteld voor een vooraf vastgestelde periode. Aan het einde van deze periode of indien hiertoe aanleiding is zullen de reductiedoelstellingen bijgesteld worden. De volgende activiteiten zullen doorlopen worden. Opstellen reductiedoelstellingen Opstellen maatregelen met implementatieplan Opstellen communicatie medewerkers Opstellen communicatie etern Goedkeuring door directie Publicatie , d.d. 25 september 2014 Pagina 9 van 13

10 Er zal minimaal 2 maal per jaar gecommuniceerd worden over de reductiedoelstellingen en maatregelen. Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Website Intranet Bijeenkomst/vergadering Narrowcasting Taken en verantwoordelijkheden Duurzaamheidcoördinator: aanleveren inhoud; Communicatieadviseur: publicatie 4.3. Deelname markt-, sector- of keteninitiatieven HEVO gaat deelnemen aan markt-, sector- of keteninitiatieven gericht op de reductie van de CO 2 -emissie en wil deelname aan deze initiatieven gaan communiceren. Boodschap HEVO wil de volgende boodschap communiceren: Aan welke initiatieven HEVO deelneemt. Welke bijdrage HEVO levert. Doelgroep De deelname aan markt-, sector- of keteninitiatieven zal zowel intern als etern gecommuniceerd gaan worden. Instrument / media Communicatie over de deelname aan markt-, sector- of keteninitiatieven zal voornamelijk via de volgende instrumenten gebeuren: Website incl. sociale media Intranet Digitale nieuwsbrief Bijeenkomsten/vergaderingen Activiteitenplanning De volgende activiteiten zullen doorlopen worden. Vaststellen rol HEVO bij initiatief Vaststellen bijdrage HEVO bij initiatief Publicatie deelname , d.d. 25 september 2014 Pagina 10 van 13

11 Taken en verantwoordelijkheden Duurzaamheidcoördinator: aanleveren inhoud; Communicatieadviseur: publicatie 4.4. Bewustzijn en persoonlijke bijdrage medewerkers HEVO streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers bij het energievraagstuk. Door effectieve en gerichte communicatie naar haar medewerkers wil HEVO bewustzijn creëren en haar medewerkers stimuleren om te participeren in het reduceren van de energiebehoefte. Boodschap HEVO wil de volgende boodschap communiceren: HEVO wil haar medewerkers stimuleren bewust en efficiënt om te gaan met energie en het milieu. HEVO wil haar medewerkers stimuleren om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik verder te reduceren. Het kan hier zowel gaan om kansen voor persoonlijke bijdrage als optimalisaties binnen het bedrijf. Doelgroep Het betreft hier interne communicatie. Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Website Intranet Twitter Bijeenkomst/vergadering Narrowcasting Instrument / media Communicatie over de kans voor persoonlijke bijdrage van medewerkers zal voornamelijk via de volgende instrumenten gebeuren: Intranet (o.a. hevoscoopberichten en CO 2 -ideeënbus) KMS Nieuwsbrief Vergaderingen/bijeenkomsten: o Directieoverleg o MT-overleg o Sector- of afdelingsoverleg o Marktdomeinoverleg o HEVO-vergadering Activiteitenplanning De volgende activiteiten zullen doorlopen worden. Bijeenkomsten/ HEVO-vergadering Opstellen document met individuele bijdrage aan reducties , d.d. 25 september 2014 Pagina 11 van 13

12 Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Intranet X X Bijeenkomst/vergadering X Narrowcasting X X Taken en verantwoordelijkheden Duurzaamheidcoördinator: aanleveren inhoud; Communicatieadviseur: publicatie , d.d. 25 september 2014 Pagina 12 van 13

13 5. Planning 5.1. Communicatiematri Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Website Intranet Twitter Digitale nieuwsbrief Bijeenkomst/vergadering Narrowcasting HEVO B.V. G. Ploeg , d.d. 25 september 2014 Pagina 13 van 13