Uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering van de TTV

Transcriptie

1 1 Uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering van de TTV Op donderdag 15 maart 2018 Aanvang uur. U bent vanaf uur van harte welkom. Plaats: tennispaviljoen TTV Agenda 1. Opening en welkom 2. Behandeling ingekomen stukken 3. Goedkeuring notulen Algemene Ledenvergadering van 15 februari Deze staan op de site van de TTV gepubliceerd ( Enkele exemplaren zullen op de bar in het paviljoen liggen. 4. Padel 5. Verkiezing en benoeming bestuursleden. 6. Korte samenvatting verslagen verschillende commissies. 7. Verslag van de kascommissie.(mondeling tijdens de vergadering) Deze commissie bestaat uit Jos Mabesoone en Emile Stuijvenberg. 8. Benoeming kascommissie Vaststelling begroting voor het boekjaar Verenigingszaken 11. Rondvraag. 12. Sluiting. Namens het bestuur Ad Seelen Voorzitter TTV De toelichting op de agenda is te zien op Voor het geval u geen internetaansluiting heeft zullen enkele exemplaren in het paviljoen ter inzage liggen.

2 2 Agendapunt 5: Verkiezing en benoeming bestuursleden. Aftredende en herkiesbare bestuursleden: Geen enkel bestuurslid is aan het einde van zijn/haar benoemingsperiode. Er behoeft derhalve niemand opnieuw benoemd te worden. Jacques Sprenkels heeft aangegeven zijn functie als Bestuurslid Algemene Zaken in de loop van 2018 neer te leggen na realisatie van de Padelbanen. Als gevolg hiervan zal ter zijner tijd een vacature ontstaan. Judith Kool Secretaris TTV

3 3 Agendapunt 6: Jaarverslagen verschillende commissies. Jaarverslag secretariaat: Bestuur: In 2017 is het bestuur zes maal in reguliere vergadering bijeen geweest. Daarnaast is er regelmatig vergaderd met een delegatie uit het bestuur over specifieke onderwerpen waaronder de eventuele aanleg van Padelbanen. Een uittreksel van de notulen van de bestuursvergaderingen werd op de site geplaatst en gepubliceerd op de website. Beleidszaken: Het bestuur heeft zich het afgelopen jaar onder meer over de volgende zaken gebogen: Onderzoek/ subsidieaanvraag met betrekking tot de aanleg van Padelbanen, huurafspraken met de gemeente, invoering van het all in jeugdpakket, het werven van een nieuwe hoofdsponsor, het verlengen van het contract met de trainer, het werven van nieuwe leden, de clubkampioenschappen, commissieleden, bestuursleden, sponsors, bardienst, duurzame investeringen (LED), visieontwikkeling, competitie. Communicatie: Op de site wordt algemene informatie gegeven over de TTV naast informatie over specifieke zaken, actuele standen, rankings, foto s van diverse competities, toernooien, evenementen en de bespeelbaarheid van de banen. De leden zijn daarnaast ook enkele malen via een persoonlijke mail op de hoogte gebracht van mededelingen van het bestuur. Het bestuur werkt er, samen met u, aan dat u zich thuis voelt bij de TTV zodat u samen met anderen met plezier uw sport kunt beoefenen. Judith Kool Bestuurslid en secretaris

4 4 Jaarverslag Paviljoen en Accommodatiecommissie 2017 Afhangbord Recent is het nieuwe KNLTB afhangbordsysteem geïnstalleerd, waarmee ook een koppeling is gemaakt met de KNLTB club-app. Cashless betalen Naast reguliere pinbetalingen (door iedereen) kan nu ook door competitie teams en de teamtennissers via aparte pasjes worden betaald. Om redenen van veiligheid en administratie streven wij er naar om per 01 april 2018 te stoppen met contant betalen aan de bar. Ingang bij kleedlokalen De toegangsdeur/aluminium pui was uit verband geraakt en is als gevolg daarvan inmiddels volledig vernieuwd. Toegangscontrole De toegangscontrole software is vernieuwd moeten worden, inclusief de nieuwe kaartlezers. Tot slot dank ik Rens hartelijk voor zijn inspanningen. En natuurlijk ook alle anderen die paviljoen en accommodatiebeheer af en toe de helpende hand toesteken. Nico van Leeuwen

5 5 Jaarverslag van het algemeen bestuurslid Algemene Zaken Jaarverslag 2017 Vrijwilligers Er zijn ongeveer zestig vrijwilligers actief. (geweldig!!) Bijna alle bestaande vacatures zijn opgevuld, vooral door persoonlijke benadering van leden. We zoeken (nog steeds) een clubsponsorcontact-persoon. Deze rol wordt op dit moment door Paviljoenbeheer waargenomen. Daarnaast is in diverse commissies regelmatig behoefte aan leden die zich als (vast) lid willen inzetten. Ook mensen die incidenteel een commissie willen ondersteunen zijn welkom. Je kunt je belangstelling voor n vrijwilligersrol melden bij Jacques Sprenkels of via onze site. Natuurlijk kun je ook contact opnemen met de commissie voorzitters. Sponsoring De verschillende toernooicommissies zijn er opnieuw in geslaagd sponsorondersteuning op een aan-vaardbaar niveau te houden. Voor wat betreft clubsponsoring zijn dit jaar Rabo (laatste jaar), Brejaart (ook laatste jaar) en My Fysio onze belangrijkste relaties (meerjarige contracten) geweest. Rabo zal ons incidenteel kunnen ondersteunen (Stroomversnellingsfonds). Met ingang van het nieuwe jaar wordt Intersport Oosterhout meerjarig sponsor en verbindt haar naam aan een van onze open toernooien. Daarnaast zijn er inkomsten gegenereerd door deelname aan een belactie van de Vriendenloterij. Huurtarieven De nieuwe gemeentelijke tarieven zijn per januari 2017 ingegaan en toegelicht in de vorige ALV. Vertrouwenspersonen Bij onze twee vertrouwenspersonen blijken ook dit jaar geen meldingen van ongewenst gedrag te zijn gedaan. Investeren in vernieuwing Het bestuur heeft in om diverse redenen- een drietal investeringen onderzocht, te weten Led-verlichting bij de banen, zonnecollectoren en de aanleg van 2 padelbanen. De

6 6 voorlopige voorkeur gaat uit naar padel. De twee andere voornemens worden de komende jaren afgewogen. Er is een bestuurlijke padel commissie actief die zich onder andere bezig houdt met de financiering, offertes, communicatie naar leden. Ook is er een leden padel commissie gekomen die leden betrokkenheid stimuleert in deze periode en zich buigt over de uitrol ervan in de toekomst. januari 2018 Jacques Sprenkels Jaarverslag jeugdcommissie en technische commissie 2017 De jeugdcommissie bestond afgelopen jaar uit: Angela Hendrickx (voorzitter), Mandy Eestermans,, Jeroen Jongenelen (gedeeltelijk competitieleider) Rafta Hoogerbrugge (nieuwe competitieleider) Nieuw: Teddy van Es en Frédérique van Steen Gestopt: Natasja Bosker De technische commissie bestond in 2017 uit: Marloes van Peer (voorzitter) Suzanne van Helvoort Bas Eestermans Mark de Groot Afgelopen jaar zijn we een samenwerking aangegaan met de JC (jeugdcommisse) en de TC (technische commissie). We hebben onze krachten samen gebundeld om de clubtoernooien nog beter te laten verlopen en om jeugd en senioren te koppelen, zodat de overgang van jeugd naar senioren niet te eng is en om veel levendigheid op de banen te hebben tijdens de toernooien. Daarnaast is het onze missie een bijdrage te leveren aan een leuke en gezellige tennisvereniging met een sportieve uitdaging op elk niveau. De samenwerking is heel goed verlopen en we hebben besloten om hier mee door te gaan. Activiteiten: Oliebollenbowlen 2017 (alleen JC) Ongeveer 25 kinderen hebben hier aan mee gedaan en hebben heerlijk kunnen genieten van zo n 100 oliebollen! (met dank aan Ad Seelen en Susan Witsenboer) Openingstoernooi 2017 (25 maart 2017): (eerste toernooi in samenwerking JC&TC) In totaal hebben zo n 30 TTV -ers getennist. We zijn begonnen met het officieel openen van het nieuwe seizoen door het doorknippen van het lint bij center court door de voorzitter. De eerste speelschema s zijn vooraf opgesteld. De volgende rondes hebben we zo veel mogelijk op het moment aangepast aan de aanwezige speelsterkten.

7 7 Jeugd en senioren hebben gezellig samen gespeeld in een prachtig zonnetje! Competitie Senioren 2017 Ook dit jaar is er weer enthousiast meegedaan aan de voor- en najaarscompetitie. Het ene team had sportieve doelstellingen voor ogen, het andere team was het vooral om de gezelligheid te doen. Er zijn weer leuke ontmoeten geweest met tennissers uit de (soms wijde) omgeving. Een aantal teams heeft met Champagne mogen spuiten en andere waren blij dat ze zich in dezelfde categorie konden handhaven. Op ons eigen park liep de organisatie over het algemeen heel goed. Daarover ontvangen we vele positieve berichten van de teams die we mogen ontvangen. Dank aan de competitieleiders! Competitie jeugd 2017: In het voorjaar is er door 7 teams competitie gespeeld. 3 teams voor de worldtour (1 rood en 1 oranje, 1 groen) 4 teams op groot veld. (4 geel op zondag) In totaal hebben er 34 kinderen competitie gespeeld. De voorjaarscompetitie is afgesloten met een heerlijke barbecue. In het najaar hebben 6 teams competitie gespeeld. 3 teams voor de worldtour (1 rood en 1 oranje, 1 goen) 3 teams op groot veld (3 geel) In totaal hebben er 28 kinderen competitie gespeeld. 1 jeugdteam als seniorteam door gegaan. Familie-/ invitatietoernooi 2017 (5 juni 2017): Was weer een groot succes met een grote opkomst. 40 koppels, waarvan 15 koppels (kind-ouder) Dit jaar hebben we er weer voor gekozen om een frietwagen te huren. Het was weer een gezellige en geslaagde dag. Clubkampioenschappen 2017: Dit jaar waren de clubkampioenschappen van woensdag 6 september t/m zondag 8 september. De oudere jeugd mocht ook inschrijven bij de senioren. Hier is goed gebruik van gemaakt. De kinderen in de categorie groen speelden op zondag naast de senioren. Voor oranje en rood hebben we door het slechte weer de clubkampioenschappen een weekje moeten verzetten. Uiteindelijk hebben in totaal zo n 50 kinderen en 100 senioren mee gedaan aan de clubkampioenschappen. Komend jaar (2018) zullen we het seizoen openen met de clubkampioenschappen. Glow in the dark toernooi 2017: Op 18 november heeft het eerste glow in the dark toernooi plaats gevonden. Dit was een enorm succes. In totaal hebben hier meer dan 70 deelnemers aan mee gedaan, waarvan 28 jeugdleden. Blacklights, speciale tape over de netrand en de lijnen en uiteraard fluoriserende kleding en schmink. We gaan ieder jaar proberen een nieuw innoverend toernooi te organiseren in het najaar.

8 8 Sinterklaas 2017: Tijdens de tennisles op zaterdag 2 dec. heeft zwarte piet een bezoek gebracht aan zo n 25 kinderen. Wij bedanken Natasja voor haar inzet het afgelopen jaar. Per 1 oktober zijn wij gestart met een all-in pakket voor de jeugd. Zoals de naam al doet vermoeden:alles is hierin opgenomen. Te denken aan (competitie) training, lidmaatschap, competitie spelen (ballen, inschrijfgeld, etc.) deelname clubtoernooien. Alle nieuwe jeugdleden krijgen automatisch dit pakket aangeboden. De bestaande leden mochten kiezen uit een basispakket/all-in pakket of alleen lidmaatschap. Dit is een eenmalige overgangsregeling geweest. Wel is het zo dat kinderen vanaf 14 jaar (nieuwe en bestaande leden) mogen kiezen voor alleen lidmaatschap. Deze nieuwe aanpak is via de mail, de website en tijdens een informatieavond aan de ouders toegelicht. Tot slot: De successen die de JC en TC in 2017 gehaald hebben, zijn ondenkbaar zonder alle enthousiaste deelnemers en vrijwilligers. Zonder deze mensen hadden bovenstaande activiteiten niet kunnen plaatsvinden: dank jullie wel! We gaan ons uiterste best doen om ook van 2018 een sportief en gezellig jaar te maken! Iedereen is van harte uitgenodigd om daar als deelnemer en/of vrijwilliger aan deel te nemen. Namens de Jeugdcommissie, Angela Hendrickx Namens de Technische commissie, Marloes van Peer

9 9 Jaarverslag ledenadministratie Kerncijfers Ontwikkelingen in aantallen aantal leden (-/-4,5%) 723 (-/-9,3%) 693(-/-13,%) 662(-16,9%) 658(-17,4%) senioren (-/-1,9%) 620 (-/-4,3%) 597(-/-7,9%) 576(-11,1%) 567(-12,5%) junioren (-/- 16,1%) 103 (-/- 30,9%) 96(-/-35,6%) 86(-/-42,3%) 91(-/-38,9%) aantal mannen sr. aantal vrouwen sr. gem. leeftijd sr (-/-1,7%) 346 (-/-2,8%) 335(-/-5,9%) 318(-/-10,7%) 311(-/-12,6%) (-/-2%) 274 (-/-6,2%) 262(-/-10,3%) 258(-/-11,6%) 256(-/-12,3%) 53,6 53,2 53,8 54,4 54,8 54,2 Onderverdeling naar leeftijd

10 10 <18 jaar jr jr jr >45 jr aantal inschrijvingen opzeggingen winterleden sr. 250 nvt nvt nvt nvt winterleden jr. nvt nvt nvt nvt nvt Agendapunt 9: vaststelling begroting voor het boekjaar 2018 Balans per 31 december 2017 ACTIVA BALANS PER PASSIVA Materiële vaste activa Eigen vermogen Paviljoen Eigen vermogen Investering 0 Negatief saldo 2017 (540) Eigen vermogen Afschrijving (9.100) Installaties Investering Afschrijving (2.250) Vorderingen BTW 464 Contributies Kortlopende schulden Liquide middelen Vooruitontvangen 7.500

11 11 bijdrage Rabobank Kas 844 Te betalen huur banen Bank Spaarrekening Te betalen kosten trainer Postbank rek.courant Overige te betalen kosten Bank rek.courant

12 12

13 13 Korte toelichting op begroting Door de in 2017 doorgevoerde contributieverhoging zijn de contributieopbrengsten ten opzichte van 2016 sterk gestegen; deze contributieverhoging was noodzakelijk om de toegenomen huurkosten van de banen in 2017 als gevolg van de huurharmonisatie door de gemeente Breda te kunnen dekken. In 2017 heeft TTV deelgenomen aan de belaktie van de vriendenloterij; hierdoor is in totaal aan extra inkomsten gegenereerd in 2017; ook voor 2018 zijn hiervoor nog inkomsten begroot voor een totaalbedrag ad In 2017 is het jeugdlidmaatschap gewijzigd in een all-in lidmaatschap (lidmaatschap inclusief training); hierdoor zijn de contributieontvangsten van de jeugd hoger, maar ook de kosten van de trainer zijn hoger (worden vanaf oktober 2017 door TTV betaald)