1 Introductie Toolkit 15 2 Omschrijving van de vier delen en bijlagen van de Toolkit 19 3 Leeswijzers 21

Transcriptie

1 Inleiding 15 1 Introductie Toolkit 15 2 Omschrijving van de vier delen en bijlagen van de Toolkit 19 3 Leeswijzers Leeswijzer voor een beginnende mediator Leeswijzer voor een manager Leeswijzer voor een onderhandelaar Leeswijzer voor een verwijzer Leeswijzer voor een jurist, mediation advocate / partijbegeleider 29 4 Introductie van mediation en definitie Wat is mediation? Basisprincipes van mediation Vrijwilligheid, law encouraged mediation en mandatory commitment De plaats van mediation binnen het spectrum van geschilbeslechtingsmethoden, EDR/ADR-methoden en conflictmanagement 40 5 Methoden om een conflict of geschil op te lossen, het Dispute Resolutionspectrum Toegeven, niets doen (vermijden) of een oriënterend gesprek Onderhandelen Mediation Bijzondere vormen van mediation Het verschil tussen mediation en schikken bij de rechter of schikkingsonderhandelingen tussen advocaten Het verschil tussen mediation en bemiddeling Collaborative lawyering Neutral evaluation Hybride procedures Med-Arb-trajecten Arb-Med-trajecten DRB (Dispute Review Board), DAB (Dispute Adjudication Board), partnering en alliancing modellen Andere methoden waarbij een derde intervenieert zonder een beslissing op te leggen Facilitation Neutral fact finding 62 5

2 5.8.3 Ombudspersoon Coaching of conflictcoaching Bindend advies, arbitrage en procederen 64 6 Mediation voor managers Waarom kennis van mediationtechnieken en conflictmanagement methoden belangrijk voor managers is De verschillende rollen die een manager bij een conflict vervullen kan 67 7 Preventieve methoden, het Dispute Prevention-spectrum voor zakelijke geschillen (Integraal) conflictmanagement Voordelen van conflictmanagement en kosten van conflicten Bedrijven met een integraal conflictmanagementbeleid Conflictmanagement en ADR in de praktijk van het bedrijfsleven Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO), Corporate Social Responsibility (CSR) en Corporate Governance Corporate ADR policies en ADR-clausules Deal facilitation (onderhandelingsbegeleiding), deal making en deal coaching 89 8 Conflicten, oorzaken en reacties Wat is een conflict? Wat is een geschil? Indeling van conflicten Conflictsignalen en herkennen van conflicten Oorzaken van conflicten Manieren om conflicten te zien, persoonskenmerken en reacties op conflicten, conflicthantering Reacties op conflicten: ontwikkeling in het denken Wanneer welke strategie of stijl? Persoonskenmerken en conflicthantering De toegevoegde waarde van een onafhankelijke derde in een conflict Dealing with your brain, inzichten uit de neurowetenschap voor mediators Ons brein in de evolutie Spiegelneuronen en lichaamstaal Neuro -interventies Een neurokompas voor mediators, tips voor de praktijk 117 I. Planning en afspraken De intakefase De intake en pre-mediation Indicaties en contra-indicaties voor mediation 125 6

3 1.3 Mediation, waarom zou je? Mediation, waarom zou je niet? Pre-mediationplanning Strategie, benadering van het mediationproces De taakgerichte mediator De relatie- of communicatiegerichte mediator Andere benaderingen van het mediationproces Wanneer welke aanpak van het mediationproces? Inhoudelijke expertise en mediationexpert, generalist versus specialist Aanpak van de mediation Mediationmindset en de persoon van de mediator, mindfulness en getting to yes with yourself Mindfulness Getting to yes with yourself van Ury Kernkwaliteiten en kernkwadranten van Ofman Co-mediation Vormen van co-mediation Wanneer co-mediation? Wanneer geen co-mediation? Een co-mediator, waarom zou je? Een co-mediator, waarom zou je niet? Afspraken met de co-mediator Samenwerken tijdens co-mediation Een team is effectief, maar niet efficiënter Zorg dat alle relevante partijen aanwezig zijn en creëer balans Mandaat, volmacht en achterban Volmacht en mandaat Afstemmen met de achterban Regiegesprek met advocaten en voorbereiding van partijen Checklist openingsstatement Afspraken over verslaglegging en rapportages Spelregels Onderhandelingsagenda maken Het mediator s proposal, een art. 96 Rv-procedure en het inschakelen van deskundigen Wanneer wordt een externe deskundige ingeschakeld? Het mediator s proposal Voordelen van een mediator s proposal Nadelen van een mediator s proposal De art. 96 Rv-procedure 168 7

4 8 Juridische en administratieve instrumenten Vrijwilligheid, verwijzingsovereenkomst en mediationclausules De mediationovereenkomst Al of niet vrijblijvendheid van (gevorderde) onderhandelingen Geheimhouding, vertrouwelijkheid, beslotenheid en verschoningsrecht Gedragsregels, klacht- en tuchtrecht Aansprakelijkheid en uitsluiting De vaststellingsovereenkomst en afdwingbaarheid van het mediation resultaat Wettelijke regeling mediation De wetgeving voor grensoverschrijdende mediations De wetgeving voor binnenlandse mediations Certificering voor mediators 181 II. Procesmatige aspecten Psychologisch contract en vertrouwen opwekken Neutraliteit en onpartijdigheid bewaren en demonstreren Neutraliteit en onpartijdigheid bewaren tijdens de mediation Technieken om neutraliteit en onpartijdigheid te demonstreren Eigen vooroordelen van de mediator Machtsbalans bewaken Structureel de machtsbalans bewaken In het proces de machtsbalans bewaken Belangengericht en integratief onderhandelen (Harvard-onderhandelen) Belangengericht, integratief onderhandelen versus positioneel en distributief De vuistregels uit Getting to Yes (excellent onderhandelen) De vuistregels uit Getting past No (onderhandelen met lastige mensen) Empathie, perspective taking en sympathie Empowerment van partijen Belangen (subjectieve criteria) Gezamenlijke belangen Verschillende belangen Verschillende verenigbare belangen Verschillende onverenigbare belangen Een andere indeling van belangen Blocking issues, analyse, conflictoorzaken en interventies De blocking issue Conflictcirkel van Moore: conflictoorzaken en interventies 207 8

5 8.3 Conflictanalyse: 7-I-model van Euwema en Giebels en het 10-I model Analyse en beïnvloeden van actie en reactie: de Roos van Leary Handvatten uit de neurowetenschap en psychologie Het SCARF-model van Rock Beyond Reason van Fisher en Shapiro Transactionele Analyse De Drama- en Winnaardriehoek Het OVK-model De fasen van een mediationproces Van standpunten naar belangen Resultaat en afsluiting van een mediation Geen (deel)oplossingen Tussen- en deeloplossingen Volledige oplossing Package deals Gebalanceerde en SMART-overeenkomsten Tijd gebruiken Deadlines en de 80/20-regel Pauzes inlassen Benodigde tijd voor een mediation Structureren Het proces ordenen Het denken structureren Communicatie faciliteren Conflictstof fractioneren (Onder)scheiden Emoties en inhoud Hoofd- en bijzaken prioriteren Belangen en standpunten Caucus De caucus algemeen Een caucus, waarom zou je? Een caucus, waarom zou je niet? Aanpak en de techniek van een caucus Caucus bij co-mediation 248 9

6 III. Technieken en interventies Overzicht van de belangrijkste technieken, interventies en instrumenten voor een onderhandeling of mediation Luisteren Belang Actief luisteren Techniek (Laten) parafraseren Samenvatten Reflecteren Inhoudelijk reflecteren/uitvergroten Gevoelsreflecties (acknowledgement) Voortgang memoreren Hercontextualiseren/reframing/herkaderen/ heretiketteren Neutraal of positief hercontextualiseren Hercontextualiseren in een belang, optie, gevoel of objectief criterium Neutraal taalgebruik van de mediator en omgaan met riskante vragen Onderscheid tussen inhoudelijke aspecten en emotionele of relationele thema s Metacommunicatie Vragen stellen Vragen op verbaal niveau Gesloten vragen Lineaire vragen Vragen om verduidelijking Open vragen Vragen op relationeel niveau Relationele vragen Circulaire vragen Wederkerige vragen Spiegelen/parallelle situatie Schilvragen Confronterende vragen Confrontatievragen Argumentatievragen Strategische vragen Tactische vragen Controlevragen Samenvattende vragen

7 Hypothetische vragen Oplossingsgerichte (solution-focused) vragen Vragen in de tijd Vragen op verschillende niveaus Als er geen (informatief) antwoord volgt op een vraag Anchoring en neutraal formuleren Reality testing Reality testing: hypothetisch/toekomstgericht Reality testing: risicoanalyse Reality testing: NAN De procedure van één tekst Mutualiseren BATNA/WATNA/RATNA, leverage en ZOPA BATNA/WATNA/RATNA Leverage ZOPA Opties genereren Brainstorming Andere methoden om opties te genereren Overeenstemming bereiken Objectieve criteria ontwikkelen en selecteren Andere methoden Reactive devaluation, verliesminimalisering en risicomijding Stiltes en stemgebruik Non-verbaal gedrag Paradoxale interventies (Laten) onderhandelen 332 IV. Uitdagende situaties en capita selecta Impasses effectief doorbreken Kenmerken van een impasse Oorzaken van een impasse Technieken en methoden Tussenevaluatie van het mediationproces Technieken Verschillende percepties Verschillende percepties bij elkaar brengen De ladder of inference Ontstaan van verschillende percepties

8 2.2.2 Technieken Verhelderen van verschillende percepties is moeilijk Cognitieve dissonantie Naïef realisme Disfunctioneel handelen Als moeilijk ervaren gedrag en lastige tactieken Als moeilijk ervaren personen Lastige tactieken Technieken Niet reageren en analyseren van lastige gesprekken Passende reactie Omgaan met emoties Emotionele valkuilen voor een mediator of onderhandelaar Diep graven en lang exploreren Net doen of emoties geen rol spelen Emoties overnemen of erin meegaan Positieve emoties Negatieve emoties Offensief Defensief Interventies om met emoties om te gaan Eigen rol in het conflict inzien Veranderen is moeilijk Uiteenlopende culturele achtergrond en internationale zaken Theoretische achtergrond, Hofstede, Lewis en Trompenaars Wat is cultuur? Hofstedes culturele dimensies Trompenaars en Hampden-Turners culturele dilemma s Het interculturele communicatiemodel van Lewis De praktijk Mediations met meerdere partijen of veel personen Grote groepen Meer dan twee partijen Escalatiefasen van een conflict en de-escalatie De conflictescalatietrap van Glasl Fasen van conflictescalatie Interventies per escalatiefase van het conflict

9 Bijlagen 405 Bijlage 1 Proceskeuze: EDR/ADR-scan en overzicht van (contra-)indicaties van geschiloplossingsmethoden 407 Bijlage 2 Zelftest geschiktheid mediation voor partijen 414 Bijlage 3 IMI decision tree: Finding the Right Mediator 416 Bijlage 4 Kosten-batenanalyse 417 Bijlage 5 Model mediationovereenkomst voor een business mediation van Schonewille & Schonewille 422 Bijlage 6 Voorbeeld openingsstatement van een mediator 430 Bijlage 7 Model pre-mediation briefing memo 433 Bijlage 8 Checklist Zelf conflicten managen een lastig gesprek 435 Bijlage 9 TOOLKIT Pre-onderhandelingsvoorbereiding 437 Bijlage 10 Model mediationclausules van Schonewille & Schonewille 440 Bijlage 11 Model geheimhoudingsverklaring van Schonewille & Schonewille 442 Bijlage 12 Model vaststellingsovereenkomst van ACB 444 Literatuurlijst 447 Veelgebruikte afkortingen, Engelse termen en mediationjargon 463 Trefwoordenregister