Agile projectmanagement en PPM in de Zorg?

Transcriptie

1 Agile projectmanagement en PPM in de Zorg? Auteur: John van Rouwendaal Verschenen in: Agile: hoe nu verder? (IPMA-NL, 2018) Projectmanagement in de zorgsector Veranderingen zijn in de zorg aan de orde van de dag. Sommige van buiten opgelegde veranderingen zijn hinderlijk, maar niettemin meestal wel bedoeld om betere zorg te garanderen. Vanwege alle veranderingen moeten zorgorganisaties tegenwoordig steengoed zijn in het kiezen van de juiste projecten en programma s en deze in goede banen leiden om ze tot een goed einde te brengen. Goed projectmanagement bij zorgorganisaties voorkomt dat zowel hinderlijke als helpende projecten te veel kosten in termen van tijd, geld en frustratie. En nog belangrijker: goed projectmanagement bij zorgorganisaties resulteert uiteindelijk in betere zorg. In 2008 bleek reeds uit het Nationaal Projectmanagement Onderzoek Zorg, dat ziekenhuizen steeds vaker projectmatig moeten werken. 90 procent van de ziekenhuizen verwachtte toen al dat projecten steeds belangrijker zouden worden om goed te functioneren. Dit heeft echter niet automatisch geleid tot meer vakmanschap op het gebied van projectmanagement binnen zorgorganisaties. Uit het onderzoek van de BDO Branchegroep Zorg uit 2016 bleek namelijk dat de verandercapaciteit binnen zorgorganisaties erg laag is. In 2017 onderzocht Stichting Projectmanagement in de Zorg hoe zorgorganisaties zelf vinden dat zij presteren op het gebied van projectmanagement. Hoewel men zichzelf gemiddeld een 6+ geeft, is het zorgwekkender dat ongeveer een derde van de zorginstellingen haar projectmanagementprestaties een 5 of lager geeft. In diverse recente onderzoeken werden verschillende verklaringen gegeven voor de lage kwaliteit van projectmanagement bij zorgorganisaties: 1. Overzicht over projecten binnen de organisatie ontbreekt. Cratos Consulting

2 2. Er wordt meestal ad-hoc gewerkt. Methodieken rondom project start, uitvoering en afronding kent men niet. 3. Er wordt niet geleerd van de ervaringen uit eerder uitgevoerde projecten. 4. Projectmanagement wordt niet als een vak gezien en trainingen in projectmanagement vind je meestal niet binnen het zorgcurriculum. Ook is er weinig informatie binnen de wetenschappelijke literatuur over zorg. 5. Zorgprofessionals zijn voornamelijk bezig met het verlenen van zorg aan patiënten en krijgen geen extra tijd toebedeeld voor het uitvoeren van de projecten. Hun betrokkenheid in projecten moet vaak uitgevoerd worden naast hun primaire verantwoordelijkheden. Dit leidt tot extra druk op toch al overbelaste medewerkers en kan zelfs nadelig uitpakken voor hun persoonlijke gezondheid. 6. Het karakter van interdisciplinaire samenwerking in projecten buiten de staande organisatie is erg uitdagend voor zorgprofessionals. Die samenwerking wijkt namelijk sterk af van de manier waarop zij opereren als zij hun reguliere werk uitvoeren. Zorgprofessionals moeten zeer snel complexe beslissingen nemen ten einde goede zorg te leveren en daarbij continu improviseren. Kortom: Projectmanagement in de zorg moet beter en kan ook beter. Het besef hierover groeit en gelukkig wordt daaraan op steeds meer plekken serieus gewerkt. Agile in de zorg? Terwijl projectmanagement in de zorg op basaal niveau nog niet op orde is, dienen zich belangrijke nieuwe trends in het verandermanagement aan. Agile is een voorbeeld van een ontwikkeling die het projectmanagement en de veranderaanpak steeds meer beïnvloedt. Gestart vanuit de ICT begint dit gedachtengoed nu ook breder gehoor te krijgen in de zorgsector. Dat deze meer agile manieren van werken en denken nu pas breed lijken te landen in de zorg is niet verwonderlijk wanneer men bedenkt dat deze sector over het algemeen als conservatiever en meer evidence based -georiënteerd mag worden bestempeld dan andere sectoren. Ook wordt (en in dit verband mogen we misschien Cratos Consulting

3 spreken van: gelukkig) eerder bezuinigd op state of the art bedrijfsvoering dan op de beste zorg. Toch buigen ook zorgorganisaties zich nu over agile, wat er in dat kader wordt ontwikkeld en welke betekenis dit kan hebben voor de manier waarop binnen de zorg projectmanagement wordt bedreven. Het agile-gedachtengoed en de daarop voortbordurende methoden en technieken kan zorgorganisaties wellicht zelfs helpen om met projectmanagement een vliegende start te maken. Agile projectmanagement in de zorg Op operationeel niveau, oftewel bij gewoon, uitvoerend projectmanagement, helpen meer agile-georiënteerde manieren van werken, doordat daarin de nadruk wordt gelegd op kortcyclisch zaken opleveren die direct werken of inzetbaar zijn in plaats van eerst het traject van doorgronden, ontwerpen, voorbereiden en uitvoeren helemaal te doorlopen. Bij dat traject komt vaak veel papierwerk kijken, terwijl de zorgorganisaties momenteel al ernstig lijden onder de lasten van te veel administreren en documenteren. Daarnaast sluit kortcyclisch, direct bruikbare zaken opleveren goed aan bij hoe er in de zorg wordt gewerkt. Het is in de zorg niet altijd mogelijk om alles vooraf grondig en gedetailleerd uit te denken. Het ophalen van uitgebreide specificaties en deze doornemen met zorgprofessionals is doorgaans erg lastig of soms zelfs praktisch ondoenlijk vanwege onder andere hoge werkdruk. Kort-cyclisch, herhaaldelijk oplossingen voorschotelen sluit dan beter aan bij wat op de werkvloer gebeurt. In een recent onderzoek van Berenschot en Stichting Projectmanagement in de Zorg geeft 75 procent van de ondervraagde projectmanagers aan dat het mogelijk is om binnen de zorg kort-cyclisch projectresultaten op te opleveren. Het leeuwendeel van de mensen werkzaam in de zorg kiest voor deze branche omdat men wil verzorgen en/of genezen. Echte mensenmensen dus. Dit sluit prima aan op een ander fundament van agile-werken, namelijk focus op mensen in plaats van op processen en Cratos Consulting

4 techniek. Bij de introductie of vernieuwing van projectmanagement in een zorgorganisatie doet men er goed aan om deze kernwaarde van agile leidend te laten zijn bij alles wat wordt ingericht. De kans dat een op mensen gefocust projectmanagement beklijft is veel groter, dan wanneer men het over een andere as aanvliegt, bijvoorbeeld via de implementatie van projectmanagementsoftware. Dit lijkt logisch, maar het gebeurt regelmatig dat de invoering van projectmanagement niet veel verder reikt dan het invoeren van genoemde software Uit het eerdergenoemde onderzoek van Berenschot en Stichting Projectmanagement in de Zorg blijkt dat slechts 32 procent van de zorgorganisaties enige ervaring heeft met agile. Vermoedelijk is dat percentage in werkelijkheid nog veel lager, omdat veel zorgorganisaties nog onbewust onbekwaam zijn op het gebied van agile en daarom niet meedoen aan een onderzoek over agile in de zorg. Kortom, projectmatige vaardigheden en meer agile werken kan projectmanagement in de zorg verder helpen. Het heeft echter nog geen stevige voet aan de grond kunnen zetten. Agile project portfolio management (PPM) in de zorg Op strategisch niveau, kunnen project portfolio management (PPM), het agilegedachtengoed en de daarop voortbordurende methoden en technieken voor zorgorganisaties van grote betekenis zijn. Een weloverwogen aanpak om verandertrajecten vooraf in lijn te brengen met de visie en strategie van de zorgorganisatie geeft voor alle betrokkenen een duidelijke stip op de horizon. Het van daaruit prioriteren van de projecten en programma s op basis van belang en schaarse resources geeft richting en balans. Bij PPM kan ook prima een agile-insteek worden gehanteerd. De kernwaarden en principes van agile vormen een gedegen fundament voor het goed vormgeven en uitvoeren van processen in het kader van PPM. Tijdens het PPM-proces speelt namelijk ook het hiervoor reeds aangekaarte probleem dat zorgprofessionals wel betrokken moeten worden, maar dat zij daarvoor nauwelijks tijd hebben. Meer agile manieren van werken kunnen dat probleem verzachten. Een Cratos Consulting

5 mogelijkheid is het prioriteren van projecten niet te doen op basis van oneindige bergen data maar met behulp van planning poker. De juiste betrokkenen kunnen met behulp van die techniek doorgaans snel tot een goed geprioriteerd projectenportfolio komen. Een andere mogelijkheid is werken met Kanban. Dat geeft een overzicht van welke projecten je wilt doen, welke je doet en welke je gedaan hebt. Een dergelijk overzicht aan de muur hangen ondersteunt de interactie en communicatie over een projectenportfolio enorm. Dat is helemaal het geval als de projectenportfolio Kanban wordt ingebed in het grotere plaatje, zoals in het Portfolio Canvas (zie figuur 1) wordt gedaan. Hiermee kan een totaaloverzicht worden gecreëerd dat alle belangrijke aspecten transparant en daarmee gezamenlijk bespreekbaar maakt. Figuur 1, Portfolio Canvas Cratos Consulting

6 Met Projectmanagement en agile-technieken zoals planning poker, Hoshin Kanri en het Portfolio Canvas kunnen zorgorganisaties voorkomen dat de organisatie verzandt in eindeloze bergen aan documenten met alle extra administratieve lasten van dien. Het helpt zorgprofessionals en bedrijfsvoerders onderling om met elkaar in gesprek te blijven over welke projecten er net wel of net niet bij kunnen. Of met andere woorden: over hoe projecten de zorgverlening niet hinderen maar helpen. Tot slot Als grootste belemmering voor goed agile projectmanagent in de zorg noemden deelnemers aan het onderzoek van Berenschot en Stichting Projectmanagement in de Zorg het spanningsveld in de besturingsfilosofie van (zorg)organisaties genoemd: top-down sturing op de projectresultaten versus ruimte voor een agile ontwikkelaanpak. Of dit nu daadwerkelijk de grootste belemmering is en of die misschien niet heel eenvoudig te beslechten is, daarover valt te discussiëren. Door middel van meer hybride vormen van sturing zijn in veel zorgorganisaties vast de behoeften van de bestuurder en de ontwikkelaar goed bij elkaar te brengen. Maar dat is een weer ander verhaal. Voor nu is de conclusie: Projectmanagement, PPM en agile kunnen in de zorg nog lang en gelukkig leven. *** Cratos Consulting