PPM in de Zorg. Meest opmerkelijke resultaten Benchmark 2015

Transcriptie

1 Klantn 14 aam februa (10 ri spatie 2016 s) voette kst wijzig en via Invoeg en Kopte kst en voette kst CONSULTING PPM in de Zorg Meest opmerkelijke resultaten Benchmark 2015

2 DEELNEMERS Deelnemers Ronde Tafel: Deelnemers Benchmark: Erasmus MC Parnassia Groep SWZ Elisabeth ziekenhuis Lunet zorg Slingeland ziekenhuis GGZ Oost Brabant Gemeente Den Haag Dienst SZW Erasmus MC Rivierduinen Zorgspectrum Diakonessenhuis SWZ ZH Johannes Espria Parnassia Groep Zorgspectrum LUMC Deventer Ziekenhuis [Anoniem]

3 CONTEXT

4

5 ONDERZOEK PPM IN DE ZORG 2013 Uit het onderzoek blijkt ( ) dat de volwassenheid van PPM in de zorgsector nog niet heel groot is. Er is wel een eerste bewustwording van nut en noodzaak van een goede inrichting bij het overgrote deel van de deelnemende organisaties. De eerste mate van volwassenheid in de zorgsector blijkt uit het feit dat er verantwoordelijke medewerkers aangewezen zijn en dat processen uitgewerkt worden. Echter, de daadwerkelijke implementatie en het gebruik van dat wat er ontwikkeld is, is nog onvoldoende.

6 BENCHMARK PPM IN DE ZORG 2015

7 IN HET ALGEMEEN OPVALLEND Functies van de deelnemers aan het onderzoek: Functionaris met de rol van PPM-er: Projectportfolio manager (5x) Coördinator SPMO Hoofd projectmanagement Manager projecten en Portfolio manager Programmamanager Projectleider Secretaris van de Raad van Bestuur Chief Information Officier / Directeur bedrijfsvoering Chief Information Officier Directeur ICT Coördinator SPMO Sr. Informatieadviseur Hoofd projectenbureau Directeur Bedrijfsvoering (2x) Aparte (staf)functionaris (2x) Per afdeling wordt verslag gedaan Secretaris Raad van Bestuur Directeur projecten Hoofd projectenbureau Controller Verantwoordelijke stafdirecteur Projectleider, bij toerbeurt, voor twee jaar ongeveer.

8 IN HET ALGEMEEN OPVALLEND Volwassenheid Projectmanagement: 1. Geen (officieel) projectmanagement 1x 2. Eerste bewustwording 3x 3. Projectmanagement is deels of basaal ingericht 7x 4. Projectmanagement is volledig opgetuigd. 3x Volwassenheid Projectportfolio management: 1. Geen (officieel) projectportfolio management 6x 2. Eerste bewustwording 5x 3. Projectportfolio management is deels of basaal ingericht 2x 4. Projectportfolio management is volledig opgetuigd. 1x

9 GOVERNANCE Gemiddeld 7 mensen in de Portfolio Raad (van 3 tot 20) Leden van de Portfolio Raad: Leden RvB 10 Directeur Bedrijfsvoering 8 Directeur Financiën 6 Directeur ICT 6 Projectportfolio manager 5 Directeur HRM 3 Leden MT 3 Directeur Facilitair 2 Hoofd Projectbureau 2 Directeur Strategie en Beleid 1 Projectmanagers 1

10 ORGANISATIE Gemiddeld 8 uur p/w beschikbaar voor PPM-rol (tussen 2 en 36 uur) Gemiddeld 10 uur p/w beschikbaar voor algemene ondersteuning (tussen de 0 en 40) Gemiddeld 3 uur p/w beschikbaar voor financiële ondersteuning (tussen de 0 en 20) Gemiddeld 3 uur p/w beschikbaar voor ICT expertise ondersteuning (tussen de 0 en 20)

11 INVENTARISATIE 15% 21% 47% Strategie Plannen W&R Trends 17%

12 VASTSTELLEN VAN DE PORTFOLIO Frequentie: Jaarlijks Elk half jaar Eens per kwartaal Elke maand 7x 3x 3x 1x Hoeveel ingediende projecten worden er gemiddeld niet opgenomen in de projectportfolio omdat ze niet in lijn zijn met de strategie? 25%? Hoeveel van de ingediende projecten worden gemiddeld niet opgenomen in de projectportfolio, omdat ze niet haalbaar of planbaar worden geacht? 25%?

13 REALISATIE VAN DE PORTFOLIO Gemiddeld worden 25 projecten per jaar gestart (tussen 4 en 70) Versus Gemiddeld worden 25 projecten per jaar afgerond (tussen 4 en 70) Tussentijdse bijstelling van het portfoliobudget: > +30% 20% 2x < +10% 6x < -10% 4x -30%

14 BATEN Gemiddeld start 1/3 van de projecten zonder dat vooraf de baten helder zijn bepaald (tussen de 0% en 80%) Frequentie waarmee een batenmanagement rapportage wordt opgesteld voor de Portfolio Raad: Niet Jaarlijks Elk kwartaal Na afloop project 7x 3x 1x 2x Onderdeel voortgang 1x

15 SYSTEMEN EN METHODES Projectmanagement informatie wordt verzameld met: MS Project (6x) Excel (5x) Timewax Timetel Principal Toolbox Sharepoint SAP Geen De projectportfolio rapportage wordt gemaakt met: Excel (12x) Word (8x) Powerpoint (5x) MS Project (5x) Visio (3x) Principal Toolbox Project(portfolio)management methodes in gebruik: PRINCE2 (10x) PMC (3x) PMBOK MoP Scrum Lean Eigen methode

16 BESLISVARIABELEN: OPNEMEN IN PORTFOLIO OF NIET? 105 voorgesteld Allemaal minstens 1 keer genoemd Extra: De grootste bek [decibel factor] Kaizen [veranderen om te verbeteren, continue verbetering]

17 EXPLICIET MEEGENOMEN BESLISVARIABELEN Top 5: Bijdrage aan de strategie / organisatiedoelstellingen Verplichtingen uit wet- en regelgeving Samenhang / raakvlakken met andere projecten Risico s Toegevoegde waarde voor clienten 10x 10x 10x 10x 9x Opvallend laag scoorden: Draagvlak bij medewerkers Beschikbare capaciteit van zorgprofessionals Beschikbare capaciteit van ICT 3x 4x 5x

18 IMPLICIET MEEGENOMEN BESLISVARIABELEN Top 5: Verplichtingen uit wet- en regelgeving Toegevoegde waarde voor medewerkers Draagvlak bij medewerkers Bijdrage aan de strategie / organisatiedoelstellingen Toegevoegde waarde voor cliënten 5x 5x 4x 4x 4x Opvallend laag scoorden: Beschikbare capaciteit van zorgprofessionals Beschikbare capaciteit van ICT Complexiteit 1x 1x 1x

19 GEWENSTE BESLISVARIABELEN Top 5: Benodigde capaciteit van zorgprofessionals Samenhang / raakvlakken met andere projecten Innovatief karakter Bijdrage aan de strategie / organisatiedoelstellingen Verbetering van imago / profilering 5x 5x 5x 4x 4x Opvallend laag scoorden: Kwaliteitsverbetering Toegevoegde waarde voor medewerkers Niet kwantificeerbare benefits 1x 1x 1x

20 CONSULTING