Naam: Event: Opdrachtgever: Datum van Event Klas

Transcriptie

1 Evaluatie verslag Naam: Amber Wortel en Emma Hoefsmit Event: Hip Hop Party American Style Opdrachtgever: Club Hemingway Datum van Event: 3 juni 2017 Klas: EM1 1

2 Inhoud Inleiding... 3 Sterke en zwakke punten... 3 Overzicht van sterke en zwakke punten... 4 Uitleg sterke en zwakke punten... 4 Nacalculatie... 5 Verklaring... 5 Mening van bezoekers... 7 Vragenlijst... 7 Resultaten vragenlijst... 7 Evaluatiegesprek met alle betrokkenen... 8 Conclusie en aanbevelingen

3 Inleiding Op 3 juni 2017 hebben wij, Amber Wortel en Emma Hoefsmit een evenement georganiseerd in Club Hemingway. Ons evenement heette: Hip Hop Party American Style. In dit verslag gaan we ons evenement evalueren. Dit is belangrijk zodat je de volgende keer weet wat je beter kan doen en wat al goed ging. De samenwerking tussen ons is met pieken en dalen verlopen. In sommige dingen vulden we elkaar goed aan en in sommige dingen liepen we elkaar juist meer in de weg. Hier lees je verder meer over in het verslag Sterke en zwakke punten 3

4 Overzicht van sterke en zwakke punten Sterke punten Zwakke punten - Het bedenken van een concept - Taken goed verdelen - Het maken van een plan van aanpak - Houden aan planningen - Het maken van de poster - Samenwerking zakelijk houden - Het maken van een mediaplan - Promotie - Contact maken met externe partijen - Gratis/goedkoop dingen regelen - Het maken van een begroting - Planningen maken Uitleg sterke en zwakke punten Natuurlijk zijn er altijd dingen die goed gaan en dingen die minder goed gaan. Het is soms moeilijk als je iets samen organiseert om alles goed te verdelen. Wij startte dit event met zijn 3en. Toen zat onze klasgenoot Leroy Brouwer ook nog in de organisatie. Het samenwerken met zijn 3en verliep niet goed. Leroy toonde zelf niet genoeg initiatief dus uiteindelijk hebben wij besloten de samenwerking met hem te beëindigen. Iets wat minder goed verliep was daarmee ook de taken verdelen. We hadden een betere taakverdeling moeten maken waar iedereen zich ook aan hield. Hetzelfde geldt voor het houden aan planningen. We hebben allerlei verschillende planningen gemaakt zoals een promotieplanning, een interne en externe planning en nog een planning voor op de dag zelf. Het maken van planningen ging over het algemeen goed. Het houden aan planningen ging minder goed. Denk hierbij aan de social-media planning. Uiteindelijk hebben we alsnog alles ruim op tijd af kunnen krijgen en hebben we ook alle posts op tijd gepost dus dit heeft geen verdere problemen opgeleverd. 4

5 Nacalculatie Uitgaven: Inkomsten: Verklaring 5

6 Onze begroting klopte uiteindelijk bijna helemaal. We hebben meer bezoekers binnen gehad dan waar we vanuit waren gegaan. Dit heeft gezorgd voor meer inkomsten dan verwacht. Ook zijn we minder kosten kwijtgeraakt dan we hadden verwacht. Zo was er een DJ die uiteindelijk voor niks kwam en ook de posters hebben we gratis kunnen regelen. We hoefden ook vrij weinig decoratie te halen omdat Club Hemingway nog wat had liggen. Zo hoefden we geen red cups meer te halen omdat Club Hemingway deze zelf nog had liggen. 6

7 Mening van bezoekers Vragenlijst Wij hebben een vragenlijst opgesteld voor onze bezoekers en deze hebben we in ons event Facebookpagina gepost. De vragenlijst gaat als volgt: Wat vond je van het programma? Wat vond je van de Beerpong Wat vond je van de accommodatie? Wat vond je van het tempo van de catering? Heb je interessante contacten gelegd tijdens het evenement? Geef een cijfer voor het evenement. Zou je de volgende keer weer het evenement bezoeken? Heb je verder nog opmerkingen en suggesties? Resultaten vragenlijst Omdat we niet alle resultaten in dit verslag kunnen zetten hebben we 1 voorbeeld gepakt. Over het algemeen was de vragenlijst vrij goed ingevuld. Wel kwam eruit dat we de Beerpong langer hadden moeten laten doorgaan. Ook had de catering wat sneller gemogen. Voorbeeld: Wat vond je van het programma? Het programma zat leuk in elkaar Wat vond je van de Beerpong? Leuk bedacht alleen duurde iets te kort Wat vond je van de accommodatie? Goed geregeld Wat vond je van het tempo van de catering? Medewerkers zijn vriendelijk, tempo kon sneller Heb je interessante contacten gelegd tijdens het evenement? Ik heb wel nieuwe mensen ontmoet Geef een cijfer voor het evenement. 8 Zou je de volgende keer weer het evenement bezoeken? Ja Heb je verder nog opmerkingen en suggesties? Goed gedaan, de avond was lekker druk en de artiesten deden goed hun best. De muziekstijl paste goed binnen het event en ik heb een leuke avond gehad. 7

8 Evaluatiegesprek met alle betrokkenen Dinsdag 6 juni hebben wij een evaluatiegesprek gehad met onze opdrachtgever club Hemingway. We hebben de avond doorsproken en ook alle info voor de nacalculatie gekregen. Onze opdrachtgever was erg tevreden over het evenement. In totaal hebben we 200 bezoekers binnen gekregen terwijl we uit waren gegaan van 150. Dit is dus een positief verschil. We hebben alleen positieve Feedback gekregen. Hij was tevreden over de organisatie en ook over de uitvoering van de avond. Hij was verbaasd hoe we alles zo goedkoop hadden kunnen regelen. Ook over de promotie was die erg tevreden. Dit heeft hem ook gemotiveerd om zijn volgende evenementen beter te promoten 8

9 Conclusie en aanbevelingen Onze conclusie is dat we het organiseren erg goed hebben aangepakt alleen dat we af en toe de taken beter hadden moeten verbeteren zodat er minder interne discussies ontstaan. Dit is dan ook gelijk onze aanbeveling. Met ons volgende evenement gaan we zeker een betere taakverdeling en planning maken 9