Plan van aanpak. Hip-Hop Party American Style. Naam: Emma Hoefsmit Opleiding: Event Management niveau 4 Klas: EM1

Transcriptie

1 Plan van aanpak Hip-Hop Party American Style Naam: Emma Hoefsmit Opleiding: Event Management niveau 4 Klas: EM1 1

2 Inhoudsopgave Voorblad 1 Inhoudsopgave 2 Achtergronden 3 Project aanleiding 4 Doelstelling SMART 5 Doelgroep 6 Project resultaten 7 Sfeer 8 Scope 9 Randvoorwaarden 10 Planning 11 Risicoanalyse 12 Projectorganisatie 13 Personeelsplan 14 Communiactieplan 15 Financien 16 Fondsen / Subsidies 17 Locatie 18 Plattengrond / Legenda 19 Vergunningen 20 Verzekerimgen 21 Milieubeperkingen / afvalstoffen 22 Calamiteitenplan 23 Huisregels 24 Promotie Huisstijl 28 Programmering 29 Evaluatie 30 Conclusies / aanbevelingen 31 Nawoord 32 2

3 Achtergronden Club Hemingway is een nachtclub gevestigd in het centrum van Leeuwarden. Club Hemingway werd geopend in februari 2010 en richt zich vooral op studenten en toeristen. Het is een unieke nachtclub waar verschillende doelgroepen op af komen. Er worden verschillende dance events gegeven en wordt ook altijd naar de stijl van het event aangekleed. 1. Wat doet deze organisatie? Deze organisatie is bedoeld voor het nachtleven en organiseert allerlei dance events. 2. Uit welke personen bestaat deze organisatie? De organisatie bestaat uit 1 persoon, dat is de bazin van club Hemingway, genaamd Martine Steendam. 3. Welke rechtsvorm kent deze organisatie? Deze organisatie kent de rechtsvorm: Eenmanszaak. 4. Is het een bestaand of nieuwe organisatie? Club Hemingway is een bestaande organisatie. 5. Wanneer is de organisatie ontstaan? In februari 2010 is club Hemingway geopend. 6. Hebben ze eerder soortgelijke projecten gedaan? De organisatie heeft wel eerder met studenten gewerkt, maar deze club heeft nog nooit een Hip Hop party American style georganieerd. 7. Wat voor soort projecten of activiteiten worden er georganiseerd? Deze organisatie organiseert dance events. 8. Wat is de relatie met de gemeente? Er word af en toe onverwachts gecontroleerd of alles nog goed werkt. 9. Waar is de organisatie uit ontstaan? Deze club is ontstaan toen de bazin op vakantie was, ze bedachten club Hemingway te openen. 10. Hoe lang bestaat de organisatie? Vanaf februari 2010, dat is 7 jaar & een paar maanden. 11. Is de organisatie afhankelijk van fondsen en/of subsidies? Nee, de organisatie is niet afhankelijk van fondsen en subsidies. 12. Zijn er donateurs voor deze organisatie? Nee, er zijn geen donateurs. 13. Zijn er inkomsten uit entree geld? Ja, er zijn inkomsten uit entree geld. 14. Maakt de organisatie gebruik van speciale acties om aan extra inkomsten te komen? Ja, bijvoorbeeld speciale drankjes. 15. Wat is de doelgroep van de organisatie? De club is vanaf 18 jaar en ouder, er komen vooral jongeren maar ook zeker ouderen. 16. Maakt de organisatie gebruik van vrijwilligers of betaalde krachten? Deze organisatie maakt geen gebruik van vrijwilligers, wel van betaalde krachten. 3

4 Project aanleiding Voor mijn opleiding Event Management is het de bedoeling dat ik een evenement organiseer naar keuze. Ik vind het leuk om uit te gaan en ik wil later in de festival wereld terecht komen, dus leek het mij super leuk om een dance event te geven. Wij zijn naar club Hemingway toegestapt en hebben ons idee om een Hip-Hop party American style te geven, voorgelegd. Club Hemingway werkt vaker samen met studenten dus stond open voor ons idee. De bazin van club Hemingway vond het een goed idee en ook onze opdrachtgever (Sjoerd) was het er mee eens. 4

5 Doelstelling S.M.A.R.T Ik, Emma Hoefsmit, organiseer zaterdag 3 juni 2017 een hip-hop party American style te Leeuwarden met een American thema. Dit doen wij om de Amerikaanse stijl naar Leeuwarden te brengen. Het evenement wordt gehouden in club Hemingway en begint om 23:00 uur en eindigt om 05:00 uur. Dit evenement is bestemd voor personen vanaf 18 jaar en ouder. Wij gaan uit van 150 bezoekers deze avond. Wat willen we bereiken? Door het organiseren van dit evenement hoop ik veel kennis en ervaring op te doen over het organiseren van evenementen. Ik hoop een beeld te krijgen over wat er allemaal moet gebeuren voordat een evenement plaatsvindt. Ook wil ik de bezoekers een super leuke avond geven en de Amerikaanse cultuur uitbreiden in Leeuwarden. Wie zijn erbij betrokken? Om het evenement te kunnen organiseren heb je uiteraard een opdrachtgever nodig, de opdrachtgever geeft de opdracht om iets te organiseren wat dus erg belangrijk is! Ook zijn de uitvoerders belangrijk, dit zijn de personen die alles regelen en de opdracht uitvoeren die de opdrachtgever geeft. Bij dit evenement zijn Amber en ik dat. De avond zelf is er personeel aanwezig, zoals beveiligers, deze zijn er voor de veiligheid van de bezoekers. Ook heb je horeca personeel nodig, deze zijn er om de bezoekers te voldoen van dranken. Voor de garderobe en schoonmaak de dag erna is er uiteraard ook personeel nodig. Mijn school coach is ook betrokken bij dit evenement, hij kan ons helpen en begeleiden indien nodig is. Waar gaan we het doen? Het evenement word gehouden in club Hemingway, in het centrum van Leeuwarden. Adres gegevens: Grote Hoogstraat GZ Leeuwarden Wanneer gaan we het doen? Het evenement word op zaterdag 3 juni 2017 uitgevoerd, vanaf 23:00 uur tot 05:00 uur. Zaterdag is de slimste dag om een dance event te houden omdat jongeren dan weekend hebben en graag de stad in gaan. Waarom gaan we het doen? Ik organiseer dit evenement omdat ik later wil werken in de dance events. Dit is een goede eerste stap om mijn kennis uit te breiden hoe en wat er allemaal moet gebeuren voordat een dance event plaatsvindt. Ik luister zelf ook naar hip-hop en ben erg geïnteresseerd in Amerika, vandaar dat wij op dit idee kwamen voor ons evenement. 5

6 Doelgroep Wij richten ons vooral op jongeren / studenten vanaf 18 jaar in en rondom Leeuwarden. De studenten van NHL en Stenden gaan vaker op zaterdag naar club Hemingway ook als er geen speciaal evenement plaatsvindt. Deze bezoekers proberen wij bij onze hip-hop party ook zeker te trekken. Ook komen er oudere mensen bij club Hemingway, ik schat ongeveer tot de 55 / 65 jaar oud. Natuurlijk is deze leeftijdscategorie ook welkom op ons evenement! Er is niet 1 doelgroep waar wij ons op richten, we richten ons op alle verschillende leeftijden boven de 18 jaar. Met de promotie gaan we wel dieper in op jongeren en studenten, omdat die meer op social media zitten, en we flyeren en posters ophangen in scholen. De doelgroep zijn jong volwassenen, volwassenen en ouderen. De jong volwassenen (18-26) hebben meestal geen kinderen en zijn thuiswonend of wonen zelfstandig. Deze personen studeren, en zijn veel te zien in het uitgaansleven. De volwassenen (27-50) hebben wel of geen kinderen en wonen zelfstandig. Deze personen hebben een vaste baan. De ouderen mensen (50-65) hebben wel of geen kinderen en wonen zelfstandig of eventueel in een tehuis. Deze mensen hebben wel of geen baan. De kans dat er jong volwassenen komen is erg groot en de kans op oudere mensen is kleiner. Wij gaan uit van merendeels studenten. Geel = Jong volwassenen Streepjes = Volwassenen Rondjes = Ouderen 70 % 20 % 10 % Deze diagram is waar ik van uitga en is dus niet feitelijk. 6

7 Project resultaten Kennis uitbreiden: Door dit evenement te organiseren kom je veel meer te weten over wat er van te voren allemaal gedaan moet worden. Je leert om breder te kijken naar een evenement en je weet voortaan wat je moet doen. Contacten leggen: Door alles wat er geregeld moet worden buiten club Hemingway en binnen club Hemingway leer je veel mensen kennen. Bijvoorbeeld artiesten die er komen draaien en optreden deze avond, het is handig om hier contact mee te leggen voor de volgende evenementen. Ook de gasten die er komen zijn handig, zo kan je rond vragen wat ze wel of niet op een evenement willen zien, je kan van alles vragen en deze informatie kun je meenemen met je volgende evenement! Leerzaam: Door dit event te organiseren leer je ontzettend veel. Ook omdat het om iets gaat wat echt gebeurd en waar echte bezoekers op afkomen ga je er 100% voor, hier leer je veel van op allerlei vlakken. Zo leer je bijvoorbeeld binnen het budget te blijven wat de opdrachtgever meegeeft. Ook leer je begrotingen, draaiboeken, risicoanalyse enz.. te maken. Het is een groot leerproces en om dat te mengen met iets wat je graag doet is super leuk. Winst: Het is mogelijk dat wij winst halen uit dit evenement. Wij hebben met onze opdrachtgever afgesproken dat de winst 50 om 50 verdeeld wordt. Club Hemingway krijgt 50% van de opbrengst en Amber en ik krijgen 50%. Geluk & blijdschap: Natuurlijk is het erg belangrijk om de bezoekers van het evenement gelukkig en blij te zien, en dat is waar we voor gaan. Door dit te organiseren worden de bezoekers blij en gelukkig en leveren wij deze personen een leuke avond! 7

8 Sfeer Wij organiseren een Hip-Hop party American style. De sfeer van het evenement wordt Amerikaans, dit is ook het thema van de avond. Wij gaan proberen echt de Amerikaanse stijl naar club Hemingway toe te brengen. Hoe creëren wij deze sfeer? Wij creëren deze sfeer door middel van decoratie, aankleding, muziek en uitvoeringen. De club komt vol te hangen met Amerikaanse vlaggetjes en bij de DJ booth komt een hele grote Amerikaanse vlag te hangen. Er word urban, R&B en hip-hop muziek gedraaid, er zullen Amerikaanse artiesten gedraaid worden gemixt met lekkere deuntjes. Qua uitvoeringen hebben wij een beerpong competitie bedacht, dit is super Amerikaans en wordt op elk huis feestje in Amerika wel gespeeld! Om de sfeer er in te brengen starten we hier mee. Amerikaanse artiesten die bijvoorbeeld gedraaid zullen worden: 8

9 Scope Taakverdeling organisatoren voor het evenement plaatsvindt: Wat? Wanneer? Wie? Poster ontwerpen 20 maart 2017 Amber en Emma Posters bestellen 9 mei 2017 Emma Poster ophangen & flyeren 16 mei 2017 Amber en Emma 23 mei mei 2017 Facebook event aanmaken 28 april 2017 Emma 1e promotie tekst 2 mei 2017 Emma 2e promotie tekst 19 mei 2017 Amber 3e promotie tekst 23 mei 2017 Emma en Amber 4e promotie tekst 28 mei 2017 Emma en Amber 5e promptie tekst 30 mei 2017 Emma 6e promotie tekst 30 mei 2017 Amber 7e promotie tekst 2 juni 2017 Emma en Amber 8e promotie tekst 3 juni 2017 Emma en Amber Taakverdeling organisatoren & opdrachtgever voor het evenement plaatsvindt: Wat? Wie? Kosten Beveiliging regelen Hemingway Hemingway Personeel (bar, garderobe, beveiliging) Hemingway Hemingway DJ 1: Masterchief Hemingway Hemingway Dj 2: Jack & Lewis Organisatoren Budget organisatoren DJ/optreden 3: Luc c Organisatoren Alleen reiskosten, budget organisatoren DJ/optreden 4: HWM Organisatoren Alleen reiskosten, budget organisatoren Licht, geluid en podium check Organisatoren met Hemingway Decoratie Organisatoren Budget organisatoren Opbouwen Organisatoren Promotie Hemingway en organisatoren Budget organisatoren Gastenlijst maken Organisatoren Taakverdeling organisatoren & opdrachtgever op de dag ven het evenement zelf: Wat? Wie? Eventuele kosten Klaarzetten van het Event Organisatoren en Hemingway Groen shotje maken Hemingway Deuren openen Organisatoren en Hemingway ID-controle Hemingway (bewakers) DJ s ontvangen en begeleiden Organisatoren Beerpong klaarzetten en afruimen Organisatoren Deuren sluiten Organisatoren en Hemingway Afbouwen Organisatoren Kosten en inkomsten berekenen Organisatoren en Hemingway 9

10 Randvoorwaarden De projectnaam: Wij hebben gekozen voor: Hip-Hop party American style. De naam laat exact zien wat voor evenement het is. De opdrachtgever van het evenement: De opdrachtgever van het evenement is Sjoerd (club Hemingway). Club Hemingway is ook de locatie waar het evenement plaatsvindt en is dus erg handig. Sjoerd is altijd bereikbaar en neemt als enigste beslissingen als we vragen hebben over het evenement. De projectleider van het evenement: De projectleider van het evenement is Marius Modder, dit is mijn school coach. Voor basis vragen over het evenement kunnen we bij Marius terecht. De doelstelling van het evenement: Aan het eind van dit evenement moeten de bezoekers een top avond hebben beleefd en wil ik meer kennis hebben over het organiseren van evenementen. Ik wil dat alles zo professioneel mogelijk gelopen is en er geen klachten zijn. Ook wil ik dat de Amerikaanse stijl meer bespreekbaar is in Leeuwarden. Projectbegrenzing: Het evenement is een dance event en bevat muziek, optredens, verschillende dranken en een beerpong competitie. Muziek word uitgevoerd door verschillende DJ s, optredens worden gedaan door rappers, de beerpong competitie word door de organisatoren klaargezet en door de bezoekers uitgevoerd. Alle onderdelen deze avond behoren tot het project. De buitenwereld sluit aan met ons project door middel van promotie via social media & flyers en posters. Heldere deadline: De begin datum van het evenement is zaterdag 3 juni 2017 om 23:00 uur, het eindigt zondag 4 juni om 05:00 uur s ochtends, dan wordt de club gesloten en is er geen andere eindtijd. Classificatie: Er zijn geen grote financiele risisco s voor de organisatoren omdat de opdrachtegever alle risico s op zich neemt. De opdrachtgever komt ook niet in financiele problemen omdat alles goed is uitgestippeld in de begroting. 10

11 Planning / 3 juni 2017 Wat? Wanneer? Wie? Informatie Decoreren & Opbouwen 15:00 uur Organisatoren Locatie word gedecoreerd Aanwezig zijn + laatste spullen klaar zetten 21:30 uur Organisatoren + Opdrachtgever De laatste dingen regelen / klaarzetten + werknemers inlichten DJ Master Chief aanwezig 22:00 uur Dj Master Chief DJ Master Chief word ontvangen Luc C aanwezig + Sound check 22:15 uur Luc C Organisatoren Luc C oefent door de microfoon Deuren geopend Start evenement 23:00 uur Beveiliging De beveiliging opent de deuren van club Hemingway + de bezoekers zijn vanaf nu welkom Start : DJ Master Chief 23:00 uur 01:00 uur DJ Master Chief DJ Master Chief begint met draaien Beerpong 23:00 uur 00:30 uur Bezoekers Bezoekers kunnen aan de bar een beerpong set halen voor 4,- euro. 1 Set = 4 bier + pingpongbal + Redcups Beerpong tafels opruimen 00:30 uur Organisatoren Ruim de beerpong tafels op + alle setjes DJ Jack & Lewis aanwezig 00:30 uur Artist runner Jack & Lewis worden ontvangen Start : Jack & Lewis 01:00 uur 02:30 uur Jack & Lewis Jack & Lewis beginnen met draaien en DJ Master Chief heeft pauze! Luc C & HWM aanwezig 02:00 uur Artist runner Luc C & HWM worden ontvangen Start : Luc C 02:30 uur 03:00 uur Luc C Live optreden van Luc C Start : HWM 03:00 uur 03:30 uur HWM Live optreden van HWM + Luc C stopt! Deuren sluiten 03:00 uur Beveiliging De deuren worden gesloten er kunnen geen bezoekers meer naar binnen Start : DJ Master Chief 03:30 uur 04:45 uur DJ Master Chief DJ Master Chief draait wer + HWM Stopt! Muziek gaat uit Bezoekers gaan naar buiten 04:45 uur DJ Master Chief Bezoekers Alle bezoekers gaan naar buiten en de muziek gaat uit Einde evenement 05:00 uur Alle aanwezige Einde evenement Opruimen & Afbouwen 05:00 uur 4 juni 11:00 uur Schoonmakers Organisatoren Alles word opgeruimd en schoongemaakt 11

12 Risico analyse Hierboven kunt u de risico s van ons evenement vinden. Zoals u kunt zien kan er met vuur worden gespeeld, dit gaan we tegen door beveiliging rond te laten lopen en branddovend materiaal aanwezig te hebben. Er kan een gevecht onstaan, ook dit gaan we tegen door genoeg beveiliging aanwezig te hebben. De club kan overvol raken of het evenement trekt juist helemaal geen bezoekers. De club raakt niet overvol omdat we alles van te voren goed plannen, te weinig bezoekers tegen gaan doen we door middel van hele goede promotie! Er kunnen slachttoffers vallen, dit gaan we tegen door een veiligheidsplan op te stellen, en we houden een oefening de middag zelf (3 juni 2017) of alle wegen naar buiten vrij zijn. We hebben genoeg medewerkers achter de hand als er medewerkers besluiten niet te komen opdagen. Ook hebben we het event op een datum gepland dat er niet veel andere evenementen zijn in Leeuwarden. Het kan dat er geen dranken besteld worden, dit gaan we tegen door te beginnen met beerpong waardoor iedereen gaat drinken. De artiesten die we hebben geboekt staan niet negatief in het nieuws en we hebben goede kwaliteiten personeel zodat er geen klachten kunnen komen achteraf en we stellen een personeelsplan op

13 Projectorganisatie De opdrachtnemer: De opdrachtnemers van ons evenement zijn Emma Hoefsmit & ik, Amber Wortel. Contactgegevens: Naam: Tel. Nummer: Adres: Amber Wortel Mossel JB, Middenmeer Emma Hoefsmit Bernard 7 emmahoefsmit@hotmail.com 9291 HL, Kollum De opdrachtgever: De opdrachtgever van ons evenement is Sjoerd (club Hemingway). Sjoerd werkt bij club Hemingway en werkt bijna elke dag van de week. Op zijn telefoon nummer is hij altijd beschikbaar. Sjoerd maakt de beslissingen over club Hemingway en is daarom onze opdrachtgever! Contactgegevens: Naam: Tel. Nummer: Adres: Sjoerd Grote Hoogstraat GZ, Leeuwarden info@cafehemingway.nl De begeleiding vanuit school (friesland college, Neushoorn) De begeleiding vanuit school is Marius Modder, mijn coach. Contactgegevens: Naam: Tel. Nummer Adres: Marius Modder Ruiterskwartier BP, Leeuwarden m.modder@fcroc.nl 13

14 Personeelsplan Het evenement is een openbaar evenement en wij werken zeker met personeel. Voor de horeca is er personeel nodig, die achter de bar staan. Er zijn in club Hemingway 3 barren, bij elke bar zetten wij 2 medewerkers neer. In totaal hebben wij voor horeca personeel 6 personen nodig. Voor de beveiling is ook personeel nodig. Bij de deur staan 2 beveiligers voor controles, en door club Hemingway zelf lopen 2 beveiligers rond. In totaal hebben wij 4 beveiligers nodig. Voor de garderobe hebben wij ook personeel nodig. Voor de garderobe zetten wij 2 personen neer. Als het evenement afgelopen is, hebben we schoonmakers nodig. De organisatoren (Amber & Emma) ruimen na afloop van het evenement alles een beetje op en vegen de club. De schoonmakers maken de dag na het evenement alles grondig schoon. Wij werken met 2 schoonmakers. Zaterdag 3 juni s middags bouwen wij alles op en maken de club helemaal klaar om bezoekers te ontvangen. Tijdens het evenement lopen wij rond om te kijken of alles goed verloopt en er geen problemen zijn of kunnen ontstaan. Er is ook een artist runner aanwezig om alle artiesten op te vangen en te begeleiden. Taak: Aantal: Tijden & data: Horeca personeel 6 x 23:00 05:00 uur 3 juni Beveiliging 4 x 23:00 05:00 uur 3 juni Garderobe personeel 2 x 23:00 05:00 uur 3 juni Organisatoren 2 x 15:00 05:00 uur 3 juni Artist runner 1 x 23:00 05:00 uur 3 juni Schoonmaak personeel 2 x 11:00 16:00 uur 4 juni 14

15 Communicatieplan Wij willen met ons evenement verschillende doelgroepen bereiken. We gaan voor jong volwassenen / studenten, volwassenen en ouderen. De belangrijkste doelgroep zijn de jong volwassenen. Jong volwassenen / studenten gaan vaak in het weekend uit. Vooral de studenten van NHL & Stenden zijn vaak in club Hemingway te vinden. Deze doelgroep woont vaak thuis of alleenstaand op kamers en hebben vaak geen kinderen. Ze zitten vaak op social media en gaan naar school en dit is ook de reden dat jong volwassenen / studenten de doelgroep is die wij het meeste willen bereiken. Volwassenen en ouderen zijn ook welkom op het evenement, deze doelgroep is minder op social media te vinden. Hierdoor bereiken we deze doelgroep wat minder. Op zaterdag 3 juni 2017 willen wij minimaal 150 bezoekers bereiken door bekende DJ s te laten draaien, rappers uit Groningen te laten optreden en een beerpong competitie te doen. Vanaf 23:00 uur zijn alle bezoekers welkom en wij willen dat om 03:00 uur alle doelgroepen die we wilde bereiken binnen zijn. Met de promotie gaan we vooral in op jong volwassenen en studenten. Dit doen we door middel van flyers en posters door scholen opghangen en uitdelen. Ook via social media verspreiden we overal dat het evenement plaatsvindt en laten we een promotie team hetzelfde doen. De doelgroep moet weten wat, wanneer en waar het evenement plaatsvindt. Ook posten we wat er te doen is deze avond en welke artiesten er komen. De flyers en posters hangen we in 3 weken tijd, elke dinsdag op en delen we uit. Via social media posten we om de paar dagen iets. We zorgen dat we altijd iets te posten hebben. De advertenties de we posten, posten we samen ( de organisatoren ). We bedenken samen een tekst die we kunnen plaatsten en 1 van ons post dit. Wij houden het evenement op Facebook goed in de gaten zodat we kunnen bijhouden hoeveel er op aanwezig staan. Ook weten we dat er elk weekend vaste klanten naar club Hemingway komen. 15

16 Financiën Voor het evenement hebben wij van onze opdrachtgever 300,- euro gekregen. Deze 300,- euro is bedoeld voor decoratie en promotie. Met deze 300,- euro worden ook de reiskosten van de artiesten betaald. De Riders van deze artiesten worden geregeld door club Hemingway maar gaat wel van ons budget af. Wij hebben afgesproken met de opdrachtgever dat club Hemingway zelf alle andere benodigde spullen en personeel regelt en betaald. Voor promotie hebben wij posters en flyers besteld. Wij hebben 300 flyers besteld. We hebben de posters besteld in verschillende maten. De posters werden voorgeschoten door familie leden, die worden terug betaald uit de winst. Voor de decoratie hebben we vlaggetjes en ballonnen gehaald. We hebben 4 pakken vlaggetjes gehaald. En 4 pakken ballonnen (rood, wit, blauw) met nog van iedere kleur 15 extra ballonnen. Ook hebben we pingpong ballen & red cups gehaald voor de beerpong competitie. De reiskosten van Luc C & HWM moeten ook betaald worden, de bedragen kunt u hieronder in het tabel vinden. Jack & Lewis worden betaald door de opdrachtgever, de reiskosten van Luc C en HWM worden voorschoten door de opdrachtgever en word met de winst terugbetaald. In dit tabel kunt u alleen de producten en prijzen vinden die wij zelf moesten halen en van ons budget moesten betalen. Product: Prijs: Flyers 300 stuks 35,- euro Vlaggetjes 4 pakken + 1 grote 18,10 euro Ballonnen 2 pakken + 45 losse ballonnen 6,75 euro Red cups 10,- euro Ping-Pong ballen 1 pakket 1,- euro Reiskosten Luc C & HWM 95,- euro Ryder Luc C & HWM 63,48 euro totaal + 229,33 euro Wij zijn binnen ons budget gebleven. 16

17 Fondsen / Subsidies Wij en club Hemingway werken niet met fondsen en subsidies. 17

18 Locatie Het evenement wordt gehouden in club Hemingway in het centrum van Leeuwarden. De locatie ligt vlak bij het station en is ook vanaf het station te lopen. Er gaan ook bussen naar de straat van club Hemingway, die rijden tot een bepaalde tijd. Rondom club Hemingway zijn allerlei verschillende soorten eet cafe s, de gasten kunnen dus na afloop of van tevoren genoeg eten. Club Hemingway is een club met 2 verdiepingen. Op de bagane grond komen de artiesten en DJ s en deze zaal word omgetoverd naar Amerikaanse stijl. De boven verdieping blijft neutraal, maar is wel open. Er is ook een rokershok aanwezig voor de rokers, er mag niet binnen op de dansvloer worden gerookt. De locatie is 18 + en er worden geen minderjarige binnengelaten omdat er alcohol geschonken wordt. Adres gegevens: Grote Hoogstraat 13, 8911 GZ Leeuwarden Plattengrond / legenda 18

19 Bagane grond 1 e verdieping 18 Club Hemingway Bar garderobe Deur Muur Rokershok Fietsenstalling Parkeer gelegenheid Trap WC DJ Booth 19

20 Vergunningen Voor het evenement zijn verschillende soorten vergunningen nodig. Omdat ons evenement een dance event is en er muziek gedraaid wordt, moeten wij auteursrechten betalen via Buma. De muziek op ons evenement staat hard en speelt een belangrijke rol deze avond, daarom moeten we een vergunning aanvragen voor geluidsoverlast. De locatie waar het evenement plaatsvindt is in een club in het centrum van Leeuwarden. De omwonende van de club zijn winkels, de meeste winkels zijn gesloten wanneer het evenement plaatsvindt. Sommige eet cafe s zijn open en die weten dat deze club harde muziek draait. Op het evenement wordt alcohol geschonken, zowel minder sterke als sterke drank. Hiervoor moeten wij twee vergunningen aanvragen. Omdat er alcoholische dranken worden aangeboden hebben wij een tapvergunning nodig, en omdat er sterke drank geschonken wordt hebben we ook hiervoor een extra vergunning nodig. Dit is niet de eerste keer dat er een evenement plaatsvindt in club Hemingway. Bijna elke week zijn er wel evenementen. Ook wordt bij elk evenement harde muziek gedraaid en alcohol geschonken. Club Hemingway heeft alle benodigde vergunningen al geregeld. Wij hoeven dit niet appart aan te vragen. Benodigde vergunningen: Auteursrechten betalen via Buma Geluidsoverlast Tapvergunning Extra vergunning voor sterke drank 20

21 Verzekeringen Bij het evenement kunnen er allerlei dingen gebeuren. Wij werken samen met club Hemingway, deze club organiseert elke week evenementen. Omdat club Hemingway zo veel evenementen organiseert moet hiervoor een verzekering worden afgesloten, een doorlopende verzekering. Bij het evenement werken er deze avond ook mensen, vast personeel. Omdat we mensen in dienst nemen deze avond, zijn de wettelijke verzekeringen vanzelf geregeld vanaf het moment dat wij dit personeel hebben ingeroosterd. Om de artiesten te begeleiden en op te vangen hebben wij een vrijwilligster als artist runner. Voor deze vrijwilliger moeten wij een ongevallenverzekering, vallenverzekering en een rechtsbijstandverzekering afsluiten. Omdat er verschillende artiesten komen optreden, moeten we hiervoor een artiestenverzekering afsluiten voor als deze artiesten niet kunnen, of niet komen. Club Hemingway heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Ook heeft club Hemingway alle benodigde verzekeringen afgesloten voor ons evenement. Benodigde verzekeringen: - Doorlopende verzekering - Wettelijke verzekeringen - Ongevallenverzekering - Vallenverzekering - Rechtsbijstandverzekering - Aansprakelijkheidsverzekering - Artiestenverzekering 21

22 Milieubeperkingen / afvalstoffen Bij het evenement wordt er ook gedacht aan het milieu. Wij ontwerpen een groen shotje, dit shotje verkopen wij voor 1,- euro per shot. De opbrengst van deze shotjes gaan naar het goede doel: Green Peace. We maken deze shot ook groen, zodat het meer bij het thema green peace past en het meer wordt verkocht. Ook wordt er de hele avond gedronken uit glazen in plaats van bekers. Deze glazen kunnen worden hergebruikt. Voor het afval staan er prullenbakken achter de bar en in elke wc. We zetten deze prullenbakken niet bij de dans vloer neer, om vuilnis te voorkomen. De dag na het evenement wordt al het vuilnis weggegooid, en in gescheidde prullenbakken verdeeld en weggegooid. Flyer van de green shot :, deze hing ook bij de bar en hebben we op de bar geplakt. 22

23 Calamiteitenplan Nooduitgangen + vluchtroutes Wat: Uitgang beneden Uitgang boven vanaf balkon Nooduitgang Vluchtroute vanaf dakterras Aantal: 2 uitgangen N.V.T 2 uitgangen N.V.T Aanwezigheid van hulpmiddelen: Wat: Brandblussers EHBO doos Aantal: 3 x 2 x Verzamelplaats bij ontruiming: Wat: Waar te verzamelen: Hoe: De beveiligers zorgen dat alle bezoekers veilig via nooduitgangen naar buiten komen. Het personeel verlaat ook rustig het pand. Praktische zaken: Wat: Namen van BHV ers Hulpverleners inschakelen Waarschuwen d.m.v telefoon Stroomuitval = d.m.v een fluitje Brandmelders Inbraak alarm Wie / waar: Sjoerd (opdrachtgever) Beveiliging Beveiliging Aan het plafond Woning boven club Hemingway Ontruiming, BHV ers dienen elkaar op de hoogte te stellen van een calamiteit: Aanwezigheid van 3 BHV ers : BHV 1 Sjoerd (opdrachtgever) BHV 2 Beveiliger 1 BHV 3 Beveiliger 2 (contact via oortje) 23

24 Huisregels Club Hemingway heeft verschillende huisregels. Deze regels zijn om problemen te voorkomen. Veel van de regels zijn vanzelfsprekend. De lijst met regels hangt in club Hemingway zelf. De regels moeten nagekomen worden anders word je verwijderd uit de club. Harddrugs / Softdrugs niet toegestaan Geen wapens Verboden te handelen in verboden middelen, wapens, etc.. De glazen binnen laten Geen trainingspakken, sportschoenen en petjes, kortom kleed je netjes! Geen agressie, dimmen dus! Geen hinderlijk gedrag, doe normaal! Ieder verzoek van het personeel dient te worden opgevolgd. 24

25 Promotie Voor het evenement goed te promoten heb je natuurlijk posters & flyers 24 nodig. Deze hebben wij besteld, we hebben 500 flyers & posters. We hebben de posters in verschillende maten besteld. We hebben in verschillende winkels flyers neergelegd in Leeuwarden, Drachten & Groningen. De posters hangen ook in het centrum van Leeuwarden, Drachten & Groningen. Ook zijn we langs verschillende scholen gegaan om posters op te hangen. Ook in deze scholen hebben we flyers uitgedeeld. In de volgende scholen hebben we dit gedaan: NHL Stenden Friesland College Neushoorn Friesland College Cammingaburen ROC Natuurlijk hebben we ook met social media gewerkt. We hebben een Facebook evenement aangemaakt. Op deze facebook pagina hebben we al onze vrienden uitgenodigd en iedereen gevraagt zijn vrienden uit te nodigen. Ook hebben we aan Iedereen gevraagd het evenement te delen. We hebben ook en promotie groep op whatsapp aangemaakt, als wij in deze groep sturen wat ze moeten posten, posten de promoters het op facebook / instagram / snapchat. De promoters krijgen gratis toegang. We posten elke week wel iets in het event, het liefst twee keer per week. We posten bijvoorbeeld wat voor activieiten er te vinden zijn bij het evenement. Ook posten we de artiesten die komen. Hier ziet u het facebook evenement + alle posts + plaatsen waar we de posters hebben gehangen / gelegd: Facebook evenement 25

26 De poster Uitgenodigde / aanwezige / geïnteresseerde 25 Details facebook evenement Promotie Green shot Beerpong promotie tekst Luc C & HWM promotie Desperado aanbieding promotie tekst We hebben alle artiesten en DJ s die komen een promotie filmpje laten maken: 26

27 26 27

28 Huisstijl Het thema van het evenement is amerikaanse 27 stijl, hier zal de club ook naar worden gedecoreerd. We hebben veel verschillende soorten Amerikaanse decoraties gehaald om de club zoveel mogelijk Amerikaans te maken. Ook hebben we voor de club een rode loper liggen die naar de ingang lijdt, met hollywood palen ernaast. Dit is ook best Amerikaans, omdat veel celebrity s uit Amerika komen. We willen wel echt dat de bezoekers tevreden zijn met wat ze verwachten van een Amerikaans themed evenement. We hebben de volgende decoraties gehaald: Amerikaanse vlaggetjes Red cups Hele grote Amerikaanse vlag Ballonnen ( rood / wit / blauw ) De Amerikaanse vlaggetjes hangen we door de hele club op, vooral aan de zijkanten maar ook in het midden. Dit zal een groot verschil maken omdat de muren dan niet kaal zijn, maar bedekt zijn in Amerikaanse stijl. De red cups gebruiken we voor de beerpong competitie, red cups gebruiken ze in Amerika bij elk huisfeest wel dus die kunnen zeker niet missen! Ook hebben we een hele grote Amerikaanse vlag, deze hangen we achter de DJ Booth zodat de DJ Booth ook in stijl is. De rode, witte en blauwe ballonnen hangen we door de hele club op en bij de ingang. 28

29 Programmering 23:00 uur deuren geopend 23:00 uur Dj Master Chief starten 23:00 uur beerpong competitie 00:30 uur einde beerpong competitie 01:00 uur Dj Master Chief pauze 01:00 uur Jack & Lewis starten 02:30 uur Jack & Lewis stoppen 02:30 uur Luc C starten 03:00 uur Luc C stoppen 03:00 uur HWM starten 03:30 uur HWM stoppen 03:30 uur Dj Master Chief starten 05:00 uur Dj Master Chief Stoppen 05:00 uur einde evenement 29

30 Evaluatie Sterke punten : - Het bedenken van een concept - Het maken van een plan van aanpak - Het maken van de poster - Het maken van een mediaplan - Promotie - Contact maken met externe partijen - Gratis/goedkoop dingen regelen - Het maken van een begroting - Planningen maken Zwakke punten : - Taken beter verdelen - Houden aan de gemaakte planningen - Samenwerking zakelijk houden Natuurlijk zijn er altijd dingen die goed gaan en dingen die minder goed gaan. Het is soms moeilijk als je iets samen organiseert om alles goed te verdelen. Wij startte dit evenement met zijn 3en. Toen zat onze klasgenoot Leroy Brouwer ook nog in de organisatie. Het samenwerken met zijn 3en verliep niet goed. Leroy toonde zelf niet genoeg initiatief dus uiteindelijk hebben wij besloten de samenwerking met hem te beëindigen. Iets wat minder goed verliep was daarmee ook de taken verdelen. We hadden een betere taakverdeling moeten maken waar iedereen zich ook aan hield. Hetzelfde geldt voor het houden aan planningen. We hebben allerlei verschillende planningen gemaakt zoals een promotieplanning, een interne en externe planning en nog een planning voor op de dag zelf. Het maken van planningen ging over het algemeen goed. Het houden aan planningen ging minder goed. Denk hierbij aan de social-media planning. Uiteindelijk hebben we alsnog alles ruim op tijd af kunnen krijgen en hebben we ook alle posts op tijd gepost dus dit heeft geen verdere problemen opgeleverd. 30

31 Conclusies / aanbevelingen Onze conclusie is dat we het organiseren erg goed hebben aangepakt alleen dat we af en toe de taken beter hadden moeten verdelen zodat er minder interne discussies ontstaan. De avond van het evenement zelf verliep vlekkeloos en Amber ik zijn allebei erg tevreden met hoe alles is gegaan. De taken wat beter verdelen, dit is ook gelijk onze aanbeveling. Met ons volgende evenement gaan we zeker een betere taakverdeling en planning maken. Ook gaan we van te voren meer uitzoeken hoe je het beste kunt promoten. 31

32 Nawoord Wij hopen dat u na het lezen van dit PVA u meer te weten bent gekomen over ons evenement! Wij vonden het erg leuk om dit evenement te organiseren en hebben ook zeer genoten op de avond zelf. We hebben veel geleerd, zo hebben we geleerd beter te communiceren en dat het handig is als je een planning maakt wie wat doet. Ook weten we nu meer over wat er van te voren allemaal bij een evenement komt kijken. We hebben veel contacten gelegd. Met artiesten en het Dj duo Jack&Lewis. Ook het personeel van club Hemingway kennen wij nu en iedereen was tevreden over ons evenement en de opdrachtgever was ook zeer tevreden! Wij weten nu wat we bij ons volgende evenement anders moeten doen. Ook omdat we nu alle stappen al hebben afgelopen met dit evenement, denk ik dat we het de volgende keer wat sneller kunnen afronden. 32