Stichting Utrecht Canal Pride Factsheet

Transcriptie

1 Stichting Utrecht Canal Pride Factsheet Februari 2017

2 Onderwerp Rechtsvorm en naam Doelstelling Omschrijving Stichting Utrecht Canal Pride (non-profit) Het organiseren van een jaarlijks terugkerend evenement, te organiseren voor homoseksuelen, biseksuelen, lesbiennes, transgenders in de stad Utrecht waarbij de thema s Acceptatie & Emancipatie, Zichtbaarheid en Trots centraal staan en verder al hetgeen hiermee in de ruimste zin verband houdt, daartoe behoort en/of daartoe bevorderlijk kan zijn. De Stichting tracht dit doel onder meer te bereiken door het organiseren van een botenparade door de grachten van de stad Utrecht. Bestuur Dagelijks bestuur: Voorzitter: de heer R. Kalff Secretaris: de heer P.A.H. Meeuwsen Penningmeester: de heer J.K. Beekhuizen Algemeen bestuursleden: Logistiek: de heer R. Stolk en de heer R.G.L. van de Pas Marketing & Communicatie: de heer E. Bindels Adviescommissie Mevrouw P. Luiken, Programma manager Nationaal COC Nederland De heer T. van den Nieuwenhuijzen, Mr Gay.NL 2015 en wethouder Son en Breugel Vacature Datum evenement De eerste botenparade voor staat gepland op: Zaterdag 17 juni 2017 van circa 12:00 18:00 uur Opbouw: 6:00 uur Afbouw: 18:00 22:00 uur Vergunningen & leges In een gesprek met de gemeente is er duidelijk geworden welke vergunning nodig is voor het evenement en waar de aanvraag aan moet voldoen. Er is duidelijkheid in de kosten die gemaakt moeten worden voor de aanvraag en de hoogte van de leges. Uit een gesprek met Wethouder Diepenveen (portefeuillehouder o.a. homo-emancipatie) is gebleken dat de Gemeente positief staat tegenover het houden van een dergelijk evenement in de stad. Subsidies Bij de gemeente Utrecht is geïnventariseerd welke subsidies voor het evenement beschikbaar zijn. Daarop is een subsidieaanvraag gedaan bij het initiatievenfonds. Deze aanvraag is inmiddels toegewezen. Daarnaast zullen diverse fondsen worden aangeschreven die de doelen van de stichting 2

3 ondersteunen op de thema s Acceptatie en Emancipatie, Zichtbaarheid en Trots. Logistiek Een eerste planning voor route is gemaakt (zie afbeelding eind van deze factsheet). Het logistieke plan is in voorbereiding. Veiligheid Marketing en communicatie Er is een uitgebreid veiligheids- en calamiteitenplan opgesteld waarin de rol van alle betrokken partijen staat omschreven. Er is contact met de reddingsbrigade en de EHBO om hun rol in het evenement te bepalen. Eerste concept Marketing & Communicatieplan Doelgroep Wie willen we bereiken: We onderscheiden de volgende 5 doelgroepen: o Deelnemers (nationaal) o Betrokken partijen/organisaties/horeca (lokaal) o LBGT bezoekers (nationaal) o Gelieerde bezoekers (lokaal/regionaal/nationaal) o Het algemeen publiek (lokaal/regionaal/nationaal) Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen? o Deelnemers Veelal nu al georganiseerd Hart voor de zaak LGBT of daaraan gelieerd o Betrokken partijen/organisaties/horeca Feestorganisaties LGBT horeca Ondernemersverenigingen i.c.m. MidzomerGracht o LGBT bezoekers LGBT of daaraan gelieerd Moeite om er heen te gaan Zin in een viering/feestje Komen ook primair voor de Canal Pride? o Gelieerde bezoekers Openminded Mogelijk relaties van LBGT Moeite om er heen te gaan Komt primair voor de Canal Pride Deels zin in een viering/feestje o Het algemeen publiek De gemiddelde Nederlander Passanten / (internationale) toeristen Winkelend publiek Wat is de belangrijkste doelgroep? Deelnemers / Bezoekers 3

4 Kwantitatieve doelstellingen - Deelnemers: o In 2017 is de doelstelling de deelname van 32 tot 50 boten die mee varen op de Utrecht Canal Pride. - Betrokken partijen; organisaties/horeca/retail o Minimaal 1 groot buitenfeest vanaf slot UCP (organisatie derden) o Minimaal 1 afterparty (organisatie derden) o Goede participatie (LBTG)horeca o Voldoende supermarkten langs de route goed voorbereid (gekoelde dranken) o Goede herkenbaarheid UCP in de stad in retail en langs de route - Bezoekers (LHBT& gelieerde): o In 2017 is de doelstelling om bezoekers aan de stad Utrecht die komen voor de Utrecht Canal Pride - Het algemeen publiek: o In 2017 is het streven is om -PM-% van de bezoekers uit algemeen publiek te laten bestaan. Boodschap: wat wil je communiceren - Deelnemers: o Wees trots op wie en wat je bent! o Zichtbaarheid bij het grote publiek o Het wordt een feestje op het water o (Thema: PM) - Bezoekers (LHBT & gelieerde): o LBGT-acceptatie en emancipatie o De deelnemers dragen uit dat zij trots zijn op zichzelf en inspireren bezoekers dit ook te zijn. o Utrecht is een gastvrije open stad o Een feestje langs de grachten o Utrechtse werven dicht bij de boten - Het algemeen publiek o LBGT-acceptatie en emancipatie o Een feestje langs de gracht o Utrechtse werven dicht bij de boten o Leuk om naar te kijken fun o Utrecht is een gastvrije open stad o De veelvoud aan initiatieven, organisaties en boodschappen o Exposure verkrijgen voor organisaties en initiatieven die nooit gezien worden door het grote publiek. 4

5 Middelen/media Welke middelen/media ga je inschakelen om de boodschap aan de doelgroep te kunnen communiceren: - Deelnemers o Initiële communicatie (het feit dat we bestaan) via sociale media o (Pers)berichten in Gay georiënteerde media o Alle LBGT organisaties aanschrijven(zoals COC, MZG, AGP) o Latere communicatie met deelnemers zal via de website, mailingen & facebook plaatsvinden. - Betrokken partijen; organisaties/horeca/retail o Aanschrijven feest organisatie (i.s.m. MZG) o Aanschrijven/bezoeken Horeca o Aanschrijven/bezoeken Supermarkten o Overleg met ondernemersvereniging binnenstad (i.s.m. MZG) - Bezoekers (LHBT en gelieerd: zit er verschil in manier van benaderen / bereik?) o Sociale Media (Facebook, Twitter, Snapchat(?), etc. o (Pers)berichten in LGBT Media; Websites, tijdschriften etc. o (Pers)berichten in landelijke media; kranten, tijdschriften, nieuws, etc. o o Website (mobile friendly!) via goede URL (claimen!!) App? (App lijkt mij zeker handig en doeltreffend voor de deelnemers) - Het algemene publiek o Landelijke media; Kranten, tijdschriften, nieuws, etc. o (Pers)berichten in algemene media o Coverage van de UCP (en deelnemende organisaties) in de grote nieuwsuitingen; kranten/ journaal en talkshows. Monitoring We zullen tussentijdse meetpunten instellen of de activiteiten kwantitatief voldoende opleveren en zo nodig zullen we onze communicatie bijstellen. Door goed te monitoren kunnen we tijdig bijspringen als het niet goed gaat. Planning Fase 1 - Q Bekendmaking t.b.v. deelnemers. o (Pers)berichten in Gay georiënteerde media o Facebook o Website o Aanschrijven organisaties of zij, indien het evenement plaats vind, interesse zouden hebben mee te doen. (Inventariseren deelnemers) Fase 2 Q De fase van inschrijven kan beginnen. - Aanschrijven organisaties die hebben aangegeven mee te willen doen dat zij zich kunnen inschrijven. - Aanschrijven LGBT-Media voor extra bekendheid dat de inschrijvingen zijn begonnen Fase 3 Q Promotie evenement 5

6 - Brede promotie bezoekers en algemeen publiek - Aanschrijven pers - Straat communicatie? driehoeksborden? Fase 4-17 juni 2017 Utrecht Canal Pride - Evenement - Informeren deelnemers - Informeren bezoekers - Informeren/begeleiden pers Fase 5. Q Evaluatie Financiën Aan de hand van ervaringen van organisaties met Roze Zaterdag en het jaarlijkse Midzomer Gracht Festival is een concept begroting opgesteld voor onder andere investeringen en resultaatrekening. Daarna zal fondsenwerving worden opgestart en subsidie aanvragen worden gedaan (mede afhankelijk van het gesprek met de gemeente Utrecht, medio augustus). Een eerste concept begroting is hieronder toegevoegd. Evaluatie Hebben we onze doelstellingen gehaald? Wat ging er goed? Wat ging er minder? Deze en andere vragen worden bij het evalueren beantwoord. Door dit goed inzichtelijk te maken, zorgen we ervoor dat we in de toekomst een (nog) beter evenement kunnen organiseren. Voorlopige route 6