Godebaldkwartier 419 8e etage 3511 DT Utrecht E I Communicatieplan.

Transcriptie

1 Godebaldkwartier 419 8e etage 3511 DT Utrecht E info@stichtingfibula.nl I Communicatieplan Adviesdocument

2 1. Inleiding Communicatieplan Het document communicatieplan is één van de landelijke adviesdocumenten die stichting Fibula in samenwerking met netwerkcoördinatoren van de NPZ heeft ontwikkeld. Het document is onderdeel van het Handboek minimale eisen NPZ. Met dit handboek en bijbehorende adviesdocumenten wil Fibula de netwerkcoördinatoren en NPZ een leidraad bieden voor de verdere professionalisering en profilering van het NPZ. Kerntaken Fibula heeft het Handboek minimale eisen NPZ samengesteld met input van netwerkcoördinatoren en met de Handreiking minimale eisen NPZ (juli 2014) als uitgangspunt. In de handreiking benoemt Fibula 4 kerntaken van een NPZ met daarbij behorende minimale eisen. Per kerntaak heeft Fibula landelijke adviesdocumenten ontwikkeld. Dit document is onderdeel van de kerntaak informeren. Advies- en voorbeelddocumenten Fibula heeft de landelijke adviesdocumenten samen met de werkgroep Uitwerking Handreiking minimale eisen NPZ ontwikkeld, op basis van verschillende bestaande documenten die NPZ gebruiken. Deze documenten dienen als voorbeeld naast de landelijke adviesdocumenten. Netwerkcoördinatoren en netwerkleden kunnen zowel de advies- als de voorbeelddocumenten downloaden en raadplegen in de kennisbank op de website van stichting Fibula. Communicatieplan Fibula geeft in dit document adviezen over de inhoud en opbouw van een communicatieplan van een NPZ. Fibula adviseert de NPZ om de onderdelen beschreven in hoofdstuk 2 in het plan op te nemen. Daarbij merkt Fibula op dat het opstellen van een communicatieplan meer is dan het overnemen van tekstuele en inhoudelijke adviezen; het proces om te komen tot concrete afspraken ten aanzien van een communicatieplan vindt Fibula even zo belangrijk. De opties die Fibula in dit document aanreikt, zijn bedoeld als voorbeeld en als denkkader voor de verdere vormgeving van een communicatieplan binnen het NPZ. Dit adviesdocument is tot stand gekomen in september 2017 met medewerking van de werkgroep Uitwerking handreiking minimale eisen NPZ en alle netwerkcoördinatoren en collega s die informatie over dit onderwerp hebben aangeleverd. U mag uit dit advies citeren, mits u de bron vermeldt. Evaluatie Stichting Fibula zal alle adviesdocumenten na 1 jaar evalueren en indien nodig updaten, in samenwerking met de Netwerkcoördinatoren van de Netwerken Palliatieve Zorg. Leeswijzer Als in dit document gesproken wordt over de patiënt bedoelen we ook cliënt en gast. Zo ook met de beschrijving van naaste, hier wordt dan familie, vrienden en kennissen bedoeld. Met zorgverleners bedoelen we verpleegkundige, verzorgenden, artsen etc. Communicatieplan Adviesdocument Fibula

3 2. Communicatieplan, incl. communicatiematrix Inleiding In dit communicatieplan beschrijft het NPZ <naam>de communicatie-aanpak. De communicatie is gericht op de drie niveaus: operationeel, tactisch en strategisch en beschrijft welke middelen het NPZ daartoe wil inzetten. Uitgangspunten daarbij zijn: De doelstellingen van het NPZ Doelstellingen a.d.h.v. landelijke ontwikkelingen zoals NPPZ en het kwaliteitskader palliatieve zorg Palliatieve zorg volgens kwaliteitskader palliatieve zorg Zorg die goed georganiseerd is in de NPZ waarbij interdisciplinaire samenwerking een belangrijk onderdeel is. Bepalen van doelgroep en doelstellingen Belangrijk is dat de informatie en communicatie aansluit bij de behoefte van de diverse groepen en op de regionale en landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld Nationaal Programma Palliatieve Zorg en het kwaliteitskader palliatieve zorg). In het handboek minimale eisen staan deze doelgroepen en de daarbij behorende doelstellingen benoemd. Boodschap: wat communiceren Het NPZ <naam> communiceert met verschillende doelgroepen. Per doelgroep wordt deze boodschap aangepast. Middelen/media Het NPZ <naam> beschikt over verschillende middelen/media om de boodschap aan de verschillende doelgroepen te kunnen communiceren. Voorbeelden daarvan zijn: Advertenties in lokale kranten of via internet Artikelen in tijdschriften, vakbladen of organisatiemagazines Brochures, folders en flyers Café Doodgewoon Casuïstiekbesprekingen Filmavond Infografics, factsheets, animaties, of filmpjes (laten) maken Informatiemarkten, zelf organiseren of eraan deelnemen van het NPZ Open dagen hospices en andere voorzieningen Overlegvormen binnen en buiten het NPZ, relatiebeheer Pal voor u PalliArts Presentaties Relatiegeschenken Scholingsbijeenkomsten Social media: Twitter, Facebook Sociale kaart Symposia en congressen Visitekaartjes voortgangsrapportages Website van het NPZ of lid-organisaties of overkoepelende stichting Communicatieplan Adviesdocument Fibula

4 Deze lijst is niet uitputtend en kan naar de mogelijkheden van de eigen netwerkregio aangevuld worden. In veel gevallen is het effectief een combinatie van verschillende middelen in te zetten, bijvoorbeeld een flyer in combinatie met een nieuwsbericht op de website. Daarin kan ook weer naar elkaar verwezen worden, dat vergroot het bereik en versterkt de communicatie. Planning Goede planning is essentieel voor een communicatieplan. Onder planning wordt verstaan de volgorde waarin middelen worden ingezet of de boodschap wordt opgebouwd. Houd bij deze planning rekening met de beleidscyclus van het NPZ, die van het consortium en ontwikkelingen in de regio. Organisatie Het NPZ <naam> heeft de taken rondom communicatie verdeeld. Voorbeeld: De stuurgroep is eindverantwoordelijk en delegeert de taken rond communicatie aan de netwerkcoördinator (nwc). Deze werkt samen met een secretaresse en een werkgroep. De werkgroep legt verantwoording af aan de stuurgroep. Daarnaast bestaat er een aparte groep die zich bezig houdt met activiteiten rond de IDPZ, die meteen de communicatie daaromtrent op zich neemt. Financiën Het NPZ <naam> heeft binnen de totale begroting van het NPZ een bedrag opgenomen voor de kerntaak Informeren en communiceren, ter hoogte van xxx voor het jaar xxx. Binnen dit bedrag is rekening gehouden met: Drukwerk voor folders Rechten op foto s Beheer en onderhoud website Post onvoorzien (5-10% van het totaalbudget) Monitoring en evaluatie Het NPZ <naam> evalueert periodiek of de communicatieactiviteiten voldoende opleveren, de doelstelling bereikt is, of dat zaken bijgesteld moeten worden. Voorbeeld: De werkgroep en communicatie voert deze monitoring uit met de nwc en rapporteert deze halfjaarlijks aan het strategisch niveau. Ook wordt hierover verslag gedaan in het jaarverslag. Communicatiematrix Hieronder volgt een voorbeeld communicatiematrix dat een NPZ naar eigen inzicht kan invullen en aanpassen. Communicatieplan Adviesdocument Fibula

5 Godebaldkwartier 419 8e etage 3511 DT Utrecht E info@stichtingfibula.nl I Communicatiematrix Operationeel niveau Doelgroep Doel Boodschap Middel Wie Moment Patiënt Juiste zorg vinden Mogelijkheden om als patiënt eigen regie te houden Mogelijkheden over inzet vrijwilligers Naasten Juiste zorg vinden Mogelijkheden over inzet vrijwilligers Algemeen publiek Weten dat palliatieve zorg bestaat, bewustwording Zorgmogelijkheden Bespreekbaar maken van de palliatieve zorg en het sterven Al dan niet (door)behandelen en alternatieven Zorgaanbod/ sociale kaart Mogelijkheden lotgenotencontact Zorgaanbod/ sociale kaart Mogelijkheden lotgenotencontact Mogelijkheden van mantelzorgondersteuning Uitleg wat palliatieve zorg is Uitleg over waar informatie te vinden is Hulpmiddelen voor aangaan van gesprekken Niet alles wat kan, hoeft, alternatieven voor doorbehandelen Website NPZ Social media (FB) Lotgenotencontact Folder Website NPZ Social media (FB) Lotgenotencontact Folder Pal voor U (site, tijdschrift) Website NPZ + vele andere websites Persberichten Berichten patiëntenorganisaties Open dagen hospices Internationale Dag Palliatieve Zorg Continu Continu Jaarlijks, op moment van IDPZ

6 Zorgverleners (evt. uitsplitsen als NPZ) Vrijwilligers/ coördinatoren Weten hoe goede zorg verleend wordt Weten waar ze betrouwbare informatie kunnen vinden Weten hoe goede zorg verleend wordt Weten waar ze betrouwbare informatie kunnen vinden Zorgverleners zijn op de hoogte van het NPZ, bestaan van partners in het netwerk rond zelfde patiënt Zorgverleners weten wanneer wordt welke na- en bijscholing geboden Zorgverleners kennen het bestaan van consultatieteam en het bestaan van richtlijnen Zorgverleners zijn op de hoogte van het NPZ Wanneer welke scholing geboden wordt. Folder van het NPZ Websites NPZ PalliArts Symposia Casuïstiekbespreking Mailing aankondiging scholingen Folder van consultatieteam Website NPZ Mailing aankondiging scholingen Redactieraad nieuwsbrief Continu 5 x p jaar Continu Tactisch niveau Doelgroep Doel Boodschap Middel Wie Moment Netwerkleden/ Beleids- en kwaliteitsmedewer kers van lidorganisaties Motiveren, draagvlak creëren en behouden NPZ voor de patiënt en naaste Overleggen, Social media Persoonlijke mail Berichten via infokanalen Continu Communicatieplan Adviesdocument Fibula

7 Aandachtsvelders Motiveren, draagvlak creëren en behouden Coördinatoren VPTZ Motiveren, draagvlak creëren en behouden NPZ voor de eigen organisatie Informatie over mogelijkheden om kwaliteit te toetsen en resultaten van kwaliteitstoetsing Informatie over scholingsmogelijkhed en voor zorgverleners Informatie over het zorgaanbod voor specifieke sectoren NPZ voor de patiënt en naaste NPZ voor de eigen organisatie NPZ voor de patiënt en naaste NPZ voor de eigen organisatie desbetreffende organisaties Overleggen, Social media Persoonlijke mail Berichten via infokanalen desbetreffende organisaties Overleggen, Social media Persoonlijke mail Berichten via infokanalen desbetreffende organisaties Continu Continu Communicatieplan Adviesdocument Fibula

8 Strategisch niveau Bestuurders NPZ Motiveren, draagvlak creëren en behouden Bijdragen met mensen en middelen t.b.v. het NPZ Stakeholders Motiveren, draagvlak creëren Consortium Afstemmen van activiteiten tbv efficiëntie en effectiviteit Netwerkcoördinatoren Afstemmen van activiteiten tbv efficiëntie en effectiviteit Fibula Betrokkenheid tussen NPZ en Fibula Samenwerken is noodzakelijk voor goede palliatieve zorg in een regio. Samenwerken in een regio is noodzakelijk voor goede palliatieve zorg Bekendmaken van goede voorbeelden en knelpunten Bekendmaken van goede voorbeelden en knelpunten Goede voorbeelden Knelpunten in samenwerking of uitvoering subsidieopdracht Bestuurdersbijeenkomst Folder van het NPZ Gesprekken met nwc Maken en borgen van regionale samenwerkingsafspra ken op bestuurlijk niveau. Bijeenkomst Folder NPZ Gesprekken nwc Overleggen Mailing Overleggen Mailing Mailing Bestuurders Halfjaarlijks Halfjaarlijks Periodiek, volgens jaarschema Periodiek, volgens jaarschema Jaarlijks Eenmali g Ad hoc Communicatieplan Adviesdocument Fibula

9 Godebaldkwartier DT Utrecht E info@stichtingfibula.nl I