Jaarplan 2016/2017. Auteur: Ron Cator, secretaris Datum: juli 2016 Versie: 1.0 Status: Vastgesteld op 6 april 2017

Transcriptie

1 Jaarplan 2016/2017 Auteur: Ron Cator, secretaris Datum: juli 2016 Versie: 1.0 Status: Vastgesteld op 6 april 2017

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding 2. Het bestuur 3. Doelstellingen 4. Plannen Plan van aanpak 6. Vergaderrooster

3 1. Inleiding Met het opgaan van Stichting De Mantel in Stichting Helpman is gekozen voor een nieuwe naam, Stichting Vrienden van het Martini Ziekenhuis. De nieuwe naam geeft duidelijk aan waar de stichting voor staat; projecten in en om het ziekenhuis ondersteunen en faciliteren. Het gaat dan specifiek om projecten waar geen gangbare of reguliere financiering voor is, maar die betrekking hebben op wetenschap, cultuur, zingeving, inzet van vrijwilligers en bijdragen aan de goede sfeer in het ziekenhuis. Om deze projecten zoveel mogelijk te ondersteunen zal er meer moeten gebeuren dan de genoemde naamswijziging. De stichting zal zich verder professionaliseren en naast het beheren van het bestaande vermogen in gaan zetten op fondsenwerving. De vrijwilligers, die reeds een belangrijke bijdrage in de goede sfeer van het ziekenhuis hebben, kunnen beter en structureler door de stichting ondersteund worden. De aanvragen voor projecten blijven de laatste jaren achter, daarom zal ook gewerkt worden aan het verbeteren van de naamsbekendheid van de stichting en het transparanter maken van de voorwaarden/procedure voor een aanvraag. Kortom een nieuwe naam, een nieuw elan! In dit jaarplan komen we tot een plan van aanpak, waarmee Stichting Vrienden van het Martini Ziekenhuis een professionele en toekomstbestendige invulling gaat geven aan zijn rol. 2. Het bestuur 2.1 Het huidige bestuur bestaat uit T.S. Plas voorzitter J. Eshuis penningmeester R. Cator secretaris M.A.T. Bueving lid vacature lid adviseur(s) vanuit het Martini Ziekenhuis: H. Feenstra voorzitter Raad van Bestuur R. Smit stafdirecteur Financiën M. Kerssies-vd Tooren secretariaat 2.2 Rooster van herbenoeming en aftreden Stichting Vrienden vh MZH per e benoeming* 1e herbenoeming 2e herbenoeming datum aftreden Bestuurslid Functie Dhr. mr. T.S. Plas Voorzitter Dhr. drs. H. Eshuis Penningmeester Dhr. dr. R. Cator Secretaris Mw. M. Bueving Lid vacature Lid * 1 e benoeming = onder Stichting Helpman

4 3. Doelstellingen van Stichting Vrienden van het Martini Ziekenhuis De doelstellingen van de stichting zijn vastgelegd in de statuten en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer a. het bevorderen van de genezing en welbevinden van de patiënten door verbetering van de omstandigheden in het ziekenhuis, het ondersteunen van vorming en toerusting van het personeel en het stimuleren van wetenschappelijk onderzoek door de artsen van het ziekenhuis b. het verlenen van steun aan het ziekenhuis en aan gezondheidsprojecten in de gemeente Groningen en omgeving, die niet in aanmerking komen voor reguliere financiering c. het stimuleren en coördineren van het vrijwilligerswerk in-en voor het ziekenhuis, alsmede het ondersteunen van de patiëntenzorg in het ziekenhuis De stichting tracht deze doelen te bereiken door: het geven van adviezen aan ziekenhuisbestuur in brede kring bekendheid geven aan haar doelstelling personen en instellingen interesseren voor een periodieke of eenmalige bijdrage voor haar werkzaamheden in het algemeen of een specifiek project het beschikbaar stellen van middelen afkomstig uit haar vermogen of haar revenuen daarvan het werven van vrijwilligers en het scheppen van goede voorwaarden voor vrijwilligers en hun activiteiten het verrichten van al hetgeen tot haar doelstelling behoort of daarvoor in de ruimste zin bevorderlijk kan zijn 4. Plannen 2017 Bovenstaande lijst van 6 punten zal dit jaar geïmplementeerd worden, met als doel om zo snel mogelijk onze gestelde doelen te dienen. Sommige taken zijn voor de stichting nieuw, andere zijn reeds bekende taken maar dienen opgefrist te worden, voor 2016/2017 voorzien we 4 belangrijke taken: financieel beheer, optimaliseren rendement van de stichting vormgeven en implementeren van de fondsenwerving bekendheid geven aan de stichting en faciliteren van aanvragen vormgeven van werving en ondersteuning vrijwilligers Financieel beheer Deze eerste taak ligt uiteraard bij de penningmeester. Deze zal dit jaar een nieuwe accountant en fondsbeheerder benaderen om een meer kosteneffectief beheer te realiseren en de huidige portefeuille doorlichten om de mogelijkheden voor een hoger rendement te onderzoeken. Fondsenwerving Het bestuur heeft Mw. Cabo in het eerste kwartaal van 2016 ingehuurd om een plan van aanpak te schrijven. Naar aanleiding van deze opdracht moet een gedegen en duurzaam fondsenwerving programma opgezet worden, zoals beschreven in onderstaand plan van aanpak. Bekendheid geven aan de stichting en faciliteren van aanvragen De stichting zal in dit jaar zichtbaarder voor patiënten en medewerkers van het Martini Ziekenhuis moeten worden. Over de stichting zal beter gecommuniceerd worden door middel van een duidelijke en goed vindbare website. Dit in samenwerking met de afdeling communicatie van het Martini Ziekenhuis en gebruik makend van de overige bestaande communicatielijnen (Martiniwijzer, intranet etc.). Daarbij is de ontwikkeling van een duidelijke en transparante methode voor het indienen en afhandelen van een aanvraag onontbeerlijk.

5 Vormgeven van werving en ondersteuning vrijwilligers Deze taak is overgenomen van de voormalig Stichting de Mantel. In overleg met de huidige vrijwilligers en het Martini Ziekenhuis zal geïnventariseerd worden hoe de nieuwe stichting de vrijwilligers kan faciliteren en ondersteunen. Daarnaast wordt er een programma ontwikkeld om de goede communicatie met de vrijwilligers te bestendigen en de omstandigheden en het werkplezier voor de vrijwilligers te optimaliseren. Hiermee hoopt de stichting een (goede) naamsbekendheid onder de vrijwilligers (en daardoor bij de bezoekers van het Martini Ziekenhuis ) te creëren. Hetgeen weer een positief effect zal hebben op de toekomstige fondsenwerving. Wetenschap Omdat een deel van de projectaanvragen vanuit de wetenschappelijke hoek komen heeft de stichting bij de benoeming van een 5 e bestuurslid voorkeur voor een kandidaat met wetenschappelijke kennis en interesse. 5. Plan van aanpak Om zich te ontwikkelen tot een fondsenwervende organisatie zal de stichting de volgende stappen willen nemen: De komende 2 jaar interen op het vermogen door elk jaar euro uit te geven Hiervan zal per jaar euro besteed worden aan de bekostiging van een professioneel fondsenwerver De fondsenwerver wordt op freelance basis vergoed Na 2 jaar zal een kosten-baten analyse betreffende de fondsenwerver het verdere beleid bepalen Na 2 jaar zal de behoefte van het ziekenhuis aan ondersteuning door de stichting substantieel moeten zijn euro zal besteed worden aan de ondersteuning en facilitering van de vrijwilligers euro zal besteed worden aan projecten passend bij de overige statutair vastgelegde doelstellingen. Over deze donaties zal goed gecommuniceerd worden zodat de naamsbekendheid en de zichtbaarheid van de stichting de komende twee jaar toeneemt. De stichting vraagt van het Martini Ziekenhuis Secretariële ondersteuning Een interne denktank, die de stichting voedt met doelen en projectaanvragen en die als aanspreekpunt voor de stichting zal functioneren. Inzet van de afdeling communicatie voor het ontwikkelen van de naamsbekendheid via nieuwsberichten en website Wanneer bovenstaande tot uitvoering komt zal dit ook een verandering in de vormgeving en taakverdeling van het bestuur en overlegstructuur vragen. Bestuursleden zullen portefeuillehouders worden: Fondsenwerving (T. Plas) Financiën (H. Eshuis) Zichtbaarheid en toegankelijkheid (R. Cator) Vrijwilligers (M. Bueving) Wetenschap (vacature) Bij aftreden en benoeming zal met deze verantwoordelijkheden rekening gehouden worden. De voorzitter van de interne denktank, of een afvaardiging daarvan, zal als adviseur bij enkele vergaderingen aanwezig zijn, mogelijk in plaats van de huidige adviseurs.

6 6. Vergaderrooster 2017 Locatie:Martini Ziekenhuis Groningen, Vergaderzaal 1 Tijdstip: uur Donderdag 6 april 2017 Fondsenwerving Begroting 2017 ter vaststelling Vermogensrapportage 2016 Projectaanvragen Rooster van aan-/aftreden Martini Ziekenhuis - stand van zaken Donderdag 15 juni 2017 Jaarrekening 2016 ter vaststelling Fondsenwerving Projectaanvragen Martini Ziekenhuis stand van zaken Donderdag 7 september 2017 Fondsenwerving Jaarplan 2018 concept Kunstcommissie (tevens mondelinge toelichting) Projectaanvragen Vergaderschema 2018 concept Martini Ziekenhuis stand van zaken Donderdag 7 december 2017 Fondsenwerving Jaarplan 2018 ter vaststelling Begroting 2018 concept Rooster van aan-/aftreden Martini Ziekenhuis stand van zaken Met deze plannen gaan we in 2016 en 2017 voortvarend aan de slag om als nieuwe stichting een efficiënte organisatie te worden en daarmee onze doelen zo snel mogelijk te realiseren. Ron Cator, secretaris