Communicatiejaarplan LVBHB 2017

Transcriptie

1 Communicatiejaarplan LVBHB 2017 De Werkgroep Communicatie & PR van de LVBHB ondersteunt het bestuur van de LVBHB met de realisatie van het Driejarig Operationeel Plan (DOP) op het gebied van communicatie en PR. Er is een bestaand communicatieplan (update 2015) dat de basis vormt voor de werkzaamheden van de werkgroep. Jaarlijks stelt de werkgroep, in overleg met de verschillende redacties en met input van het bestuur, een communicatieplan op dat door het bestuur wordt vastgesteld en wordt gepresenteerd op de jaarlijkse werkgroependag. Hierna wordt het openbaar gemaakt via de website en de Bokkepoot. 1. Doelgroepen bepalen De werkgroep onderscheidt de volgende doelgroepen: a. Leden van de LVBHB b. Externe stakeholders waar de vereniging belang bij heeft o Overheden o Pers: regionaal en landelijk o Fondsen o Het brede publiek 2. Kenmerken van de doelgroep Genoemde doelgroepen hebben de volgende kenmerken: a. Leden: bezitters en/of liefhebbers van een historisch bedrijfsvaartuig. Veelal zeer toegewijd tot hun hobby. De doelgroep is voor het overgrote deel 50+. Het is van belang om hierbij onderscheid te maken tussen starters en gevorderden. Het bestuur ziet het primair als haar taak om zelf de communicatie met de leden te verzorgen. b. Overheden: weinig kennis van de specifieke problematiek van de eigenaren van varend erfgoed, scheert qua wet- en regelgeving de doelgroep over één kam met beroepsvaart en/of woonbootbezitters. Pers: vooral geïnteresseerd in human interest en/of alarmerende feiten. Regionale pers geïnteresseerd in de historische binding met de lokale bevolking. Publicatiewaarde afhankelijk van andere nieuwsfeiten. Fondsen: zijn bereid tot subsidieverstrekking als er een voorstel ligt dat voldoet aan de doelstelling van de fondsen. 1

2 Het brede publiek : brede doelgroep waarbij moet worden aangesloten om interesse te wekken, in te spelen op hun (recreatie)behoeften. FVEN en andere behoudsorganisaties: het Bestuur ziet het primair als haar taak om de communicatie naar deze doelgroep te verzorgen.! Wat zijn de belangrijkste doelgroepen? De leden en de overheden zijn de belangrijkste doelgroepen voor het bestuur. Het bestuur heeft voor de komende jaren gekozen voor de externe stakeholders als speerpunt voor de werkgroep, waarmee de werkgroep zich richt op de overheden waarbij de overige genoemde doelgroepen (met uitzondering van de leden) middelen zijn. Dit betekent dat de werkgroep erop inzet om ook indirecte communicatie richting overheden te bereiken via in het oog springende activiteiten die primair gericht zijn op het brede publiek. Communicatie naar de leden gebeurt al voldoende via de bestaande mediakanalen (zie middelen/media). 3. Doelstellingen bepalen Voor 2017 stelt de werkgroep de volgende doelstellingen vast: a. Per 1 januari 2018 is er een toolkit ingericht waarin standaard communicatiemateriaal is verzameld in de huisstijl van de vereniging. b. In 2017 zijn tenminste de evenementen Erfgoedmanifestatie Hassailt 2017, Open Monumentendag en Sail Den Helder extern evenement qua PR en communicatie zodanig ondersteund dat de LVBHB zich maximaal presenteert richting de overheden via pers en het brede publiek. 4. Boodschap: wat wil je communiceren Richting leden: het rendeert om lid te zijn van de LVBHB die enerzijds de belangen van de scheepseigenaren behartigt en anderzijds een platform biedt voor (onderlinge) ondersteuning in het behoud van het eigen schip en het mogelijk maken van wonen op en varen met het schip. Richting overheden: houd rekening bij het maken van wet- en regelgeving met de specifieke omstandigheden van eigenaren van 2

3 historisch varend erfgoed en ondersteun maximaal de randvoorwaarden om dit erfgoed in stand te kunnen houden. 5. Middelen/media Voor de communicatie met de genoemde doelgroepen wordt gebruik gemaakt van de volgende middelen: Leden: gebruik wordt gemaakt van de huidige communicatiekanalen: Website, Bulletalie en Bokkepoot, alsmede de Facebookpagina van de LVBHB en contacten via . Overheden: naast persoonlijke communicatie zijn de pers en het brede publiek middelen om hen te bereiken cq te beïnvloeden. Dit gebeurt via de website, Twitter en het uitgeven van persberichten (lokaal, regionaal en landelijk). Ook wordt waar mogelijk naar exposure gestreefd door relevante overheden uit te nodigen bij bijeenkomsten en manifestaties (bijvoorbeeld meevaren op de Terra Nova). 6. Planning Toolkit: de toolkit (in Nuxio, mogelijk toegankelijk via de website) is enerzijds bedoeld om leden te ondersteunen bij communicatie vanuit de LVBHB (folder, bedrijfsfilm, standaard presentatie, documenten in huisstijl) en anderzijds om de uitstraling van de LVBHB te bewaken. Nog in 2016 is een inventarisatie gemaakt van de onderdelen die in de toolkit moeten worden opgenomen. In 2017 wordt voor de geïnventariseerde documenten de toolkit ingericht waarna het een continue proces wordt van aanvulling (op verzoek) en onderhoud. Ondersteuning evenementen: de organisatie van de erfgoedmanifestaties is primair de verantwoordelijkheid van de gastheer/-vrouw. Met de locale projectleider wordt contact onderhouden over de voortgang en de behoefte aan ondersteuning. Daarnaast verzorgt de werkgroep de PR en communicatie rond de aanbrengtocht en waar nodig en mogelijk de PR en communicatie gedurende het evenement. Zodra de locatie van het evenement bekend is neemt de werkgroep contact op met de projectleider en volgt de organisatie gedurende de tijd. Er worden onder andere ook afspraken gemaakt over de communicatie rond het evenement op de website van de LVHB. Voor 2017 betekent dit het onderhouden van contacten met Hasselt en Leiden. Eind 2016 wordt al met het bestuur afgestemd welke activiteiten er verwacht worden cq noodzakelijk zijn voor het 3

4 organiseren van de aanbrengtocht voor Hasselt. Het evenement zelf vindt plaats van 28 t/m 30 juli Persactiviteiten worden gestart in juni Het tweede externe evenement dat in 2017 speerpunt is betreft Open Monumentendag. Dit was een speerpunt in 2016 maar niet haalbaar. De werkgroep start reeds in 2016 de voorbereidingen om deelname aan de Open Monumentendag 2017 te ondersteunen. Deze vinden plaats op 9 en 10 september Daarnaast wordt onderzocht of er een lobby naar de landelijke organisatie kan worden gestart om een thema te kiezen dat aansluit bij het varend erfgoed. Naast deze 2 speerpunten is er een evenement gepland in Den Helder waar we waarschijnlijk in federatief verband aan zullen deelnemen. Als dit evenement doorgang vindt zal de werkgroep ook daar een actieve rol vervullen om zoveel mogelijk exposure voor het Varend Erfgoed te bewerkstelligen. Leden: hoewel de leden geen speerpuntdoelgroep vormen zorgt de werkgroep voor verslaglegging van de ledenvergaderingen en de werkgroepvergadering op de website en in de Bulletalie. Daarnaast verzorgt de werkgroep verslaglegging van de ondersteunde evenementen op de website en in de Bokkepoot. De werkgroep verzorgt ook leesbare artikelen voor de website en de Bokkepoot als het gaat om relevante wet- en regelgeving. De ledenvergaderingen 2017 zijn gepland op zaterdag 11 maart en vrijdag 28 juli en de werkgroependag half november. De deadlines van de Bokkepoot voor 2017 zijn 1 februari, 1 mei, 1 augustus en 1 november. Deze activiteit vraagt veel schrijverskwantiteit. De werkgroep kijkt wat er binnen de mogelijkheden ligt. Er wordt een oproep gedaan onder de leden voor extra ondersteuning. In 2017 wil de werkgroep beleid opzetten om speciaal communicatie te richten op startende leden. 7. Organisatie - het bestuur bepaalt de speerpunten voor de werkgroep en zorgt voor de randvoorwaarden om deze te kunnen realiseren. 4

5 - de werkgroep bestaat uit: Inge Koomen (coördinator), Hendrik Bijnsdorp (aandachtsgebied redactioneel), Guido Ganzeman (aandachtsgebied beeldmateriaal), Kitty Molenaar (aandachtsgebied vormgeving en huisstijl) en Theo Rinzema (aandachtsgebied perscontacten). - de redacties bestaan uit: Auke Boom (Bulletalie), Mirjam Peil (Bokkepoot), George Snijder (website), Petra Spithost (website, facebook en twitter). De redacties maken geen onderdeel uit van, noch worden ze aangestuurd door de werkgroep. Wel vormen ze een belangrijke partner omdat zij de communicatiekanalen van de vereniging beheren. Er wordt dan ook nauw contact onderhouden cq samengewerkt met de redacties. De redacties hebben hun eigenstandige verantwoordelijkheid over content en verschijningsvorm. Wel wordt in overleg met hen de huisstijl indien nodig geüniformeerd. 8. Financiën De werkgroep beschikt over een budget van 7.000, Monitoring De werkgroep laat het communicatiejaarplan jaarlijks vaststellen door het bestuur in oktober zodat het in november kan worden gepresenteerd op de werkgroependag en vervolgens gepubliceerd. In oktober 2017 wordt het communicatiejaarplan 2018 opgeleverd. Eenmaal per jaar, in september 2017, wordt het overkoepelende communicatieplan geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Dit wordt ter goedkeuring aan het bestuur aangeboden. 10.Evaluatie De werkgroep komt frequent bijeen (ca eens per twee maanden) om de voortgang te monitoren en waar nodig de planning bij te stellen. In november 2017 wordt een jaarverslag toegezonden aan het bestuur. 11.Jaarplanning Op basis van dit communicatiejaarplan is vooralsnog de volgende planning te maken: 5

6 Doel Activiteit Wie Wanneer Planning Publicatie jaarplan op website Inge December 2016 Hasselt Contact organisatie over Inge December ondersteuningsbehoefte 2016, februari, april, mei, juni, juli Planning Aanleveren artikel Bokkepoot Inge Januari Open Monumentendag Plan van aanpak gereed Inge/Kitty Januari Toolkit Inrichten toolkit Kitty Januari - december Beeldbank Inrichting Guido Januaridecember Wetgeving Maken publieksversies Hendrik Januaridecember Verslaglegging Ledenvergadering Hendrik 11 maart Open Start lobby thema 2018 Inge/Kitty maart Monumentendag Leiden Contact projectleider Inge Maart, mei, september, november Startersleden Brainstorm beleid Werkgroep April Huisstijl Uniformeren met redacties Kitty mei Hasselt Verzorgen uitnodigingen Hendrik mei aanbrengtocht Hasselt Hasselt Uitbrengen persbericht Theo 2 e week juni Hasselt Reminder persbericht Theo 1 e week juli Hasselt Aanwezig bij Werkgroep 28 juli aanbrengtocht Hasselt Fotografie en Werkgroep 28/30 juli verslaglegging voor website en Bulletalie Hasselt Erfgoedmanifestatie werkgroep 28/30 juli 6

7 Open Monumentendag Verslaglegging voor website en Bulletalie Werkgroep 9 en 10 september Planning Opstellen communicatiejaarplan Inge 3 e week september Planning Evaluatie overkoepelend Werkgroep september communicatieplan Startersleden Voorstel voorleggen aan Werkgroep september bestuur Planning Voorleggen communicatiejaarplan Inge laatste week september aan redacties Planning Voorleggen communicatiejaarplan Inge/Gaby 1 e week oktober aan bestuur ter goedkeuring Planning Eventueel bijgesteld Inge/Gaby oktober communicatieplan voorleggen aan bestuur ter goedkeuring Planning Voortgangsverslag voor Inge oktober Bokkepoot Planning Presentatie maken voor werkgroependag Inge Begin november Planning Presentatie op werkgroependag Inge Medio november Planning Jaarverslag naar bestuur Inge november 7