Offerte cultuur historisch diner Eventum 1

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Offerte cultuur historisch diner Eventum 1"

Nina Jonker
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Offerte cultuur historisch diner Eventum 1

2 Inhoudsopgave Kerngegevens...3 Inleiding...4 Doelstelling & Doelgroep...5 Project inhoud...6 Praktische informatie...7 Teaser & relatiegeschenk...10 Offerte cultuur historisch diner Eventum 2

3 Kerngegevens Contactgegevens groepsleden Blogspot: Algemeen adres: eventumevent.blogspot.nl Jeffrey Warmerdam Justin Peters Laura de Bruijn Bodile van de Sande Contactgegevens opdrachtgever Organisatie: De Boschboom Naam opdrachtgever: Wiet van Gent Tel nummer: Datum 8 November 2012 (18:00 22:00/22:30) Locatie De Mensa, Koning Willem l College te s-hertogenbosch. Het evenement Het is een cultuur historisch diner, mede om alle leden bij elkaar te krijgen zodat ze elkaar ook (beter) leren kennen. Verwacht aantal uitvoeringen en deelnemers Het evenement wordt 1x per jaar gehouden, maar wij voeren nu eenmalig de opdracht uit. Het verwachte aantal deelnemers: +/ Projecteisen In de stijl van het thema helden Binnen het budget blijven Rekening houden met de doelgroep In de stijl van de jaren 1500 t/m 1700 Te maken hebben met Jeroen Bosch Een relatiegeschenk bedenken Een digitale en tastbare teaser ontwerpen Offerte cultuur historisch diner Eventum 3

Wiet van Gent Tel. 073 6127080 06-nummer: 06 51040214 E-mail: lcmvangent@ziggo.nl Datum 8 November 2012 (18:00 22:00/22:30) Locatie De Mensa, Koning Willem l College te s-hertogenbosch.

4 Inleiding Onze opdrachtgever van de Boschboom, heeft ons een project gegeven om uit te voeren. Het gaat om een cultuur historisch diner voor max. 100 leden van de Bossche Boom. De aanleiding van dit historisch diner is om een bijeenkomst voor alle leden te organiseren zodat ze elkaar wat beter leren kennen. Het is aan ons de taak om de decoratie op de locatie te verzorgen in het thema helden en historie. Het concept wat wij hebben bedacht moet vooral veel warmte en gezelligheid uitstralen. We willen de leden eventjes terug brengen in de tijd van de 15 e en 17 e eeuw. Dit willen wij bereiken door veel oude materialen te gebruiken om de sfeer van die tijd naar voren te brengen. In dit initiatiefrapport kunt u de kerngegevens van het project vinden, wat de doelstelling en de doelgroep van het evenement is, een tijdschema van het evenement met alle uitwerkingen van dien, praktische informatie, ons communicatieplan en natuurlijk al onze ideeën voor het concept. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en u er wat aan zult hebben. Er is natuurlijk maar een manier om daar achter te komen en dat is snel verder te bladeren naar de volgende bladzijde. Veel leesplezier! Offerte cultuur historisch diner Eventum 4

Het is aan ons de taak om de decoratie op de locatie te verzorgen in het thema helden en historie. Het concept wat wij hebben bedacht moet vooral veel warmte en gezelligheid uitstralen.

5 Doelstelling & Doelgroep Het is de bedoeling dat wij voor de organisatie van de Boschboom de decoratie verzorgen in de stijl van de 15 de en 17 de eeuw en in het thema helden. Het moet ongeveer binnen een budget blijven van +/- 350,- Ook hebben wij de taak gekregen om een relatiegeschenk te bedenken die de leden aan het eind van de avond als aandenken ontvangen en een digitale en tastbare teaser om de leden te bereiken. Doelgroep Het zijn ouderen, actieve en enthousiaste mannen en vrouwen rond de 55 jaar. Komen voornamelijk uit s-hertogenbosch en omstreken. Het inkomens en opleidingsniveau zal verschillen tussen hoog en laag en de werkbranche kan ook veel variëren. De meeste zullen van Nederlandse nationaliteit zijn. Een groot deel is met pensioen, weet weinig af van de nieuwe media en de meeste hebben geen adres. De doelgroep is geïnteresseerd in historie, Den Bosch, cultuur en natuur. Hier hebben ze ook aardig wat kennis van. Ze houden ervan om leuke uitjes te maken en meer te weten te komen over dit onderwerp. De doelgroep heeft een goede relatie met de organisatie en veel vertrouwen, ze zullen daarom ook iets verwachten wat ze zeker zal verbazen. Doelstelling Hoofddoel Door middel van historische decoratie ervoor zorgen dat 100 leden van de Bosch Boom op 8 november 2012 bij het historisch diner in de Mensa op het Koning Willem I College te s-hertogenbosch meegenomen worden in de sfeer van de 15 de en 17 de eeuw. Subdoel 1 Door middel van de digitale en tastbare teaser ervoor zorgen dat minimaal 90% van de leden zin krijgen in het cultuur historisch diner op 8 november 2012 in de Mensa op het Koning Willem I College te s-hertogenbosch. Subdoel 2 Door middel van verschillende materialen ervoor zorgen dat alle 100 leden duidelijk het thema helden naar voor zien komen tijdens het cultuur historisch diner op 8 november 2012 in de Mensa op het Koning Willem I College te s-hertogenbosch. Offerte cultuur historisch diner Eventum 5

digitale en tastbare teaser om de leden te bereiken. Doelgroep Het zijn ouderen, actieve en enthousiaste mannen en vrouwen rond de 55 jaar. Komen voornamelijk uit s-hertogenbosch en omstreken.

6 Project inhoud Tijdschema Tijd Omschrijving 18:00-18:30 Aanvang gasten + Welkomsdrankje evt. foto in de fotohoek 18:30-19:00 Voorgerecht 19:00-19:15 Amusement 19:15-19:45 Hoofdgerecht 19:45-20:00 Amusement 20:00-20:30 Nagerecht 20:30-21:00 Relatiegeschenk word uitgedeeld. Verhuurbedrijf Wij zijn in contact gekomen met het bedrijf Jan verhuur in Utrecht. Dit bedrijf verhuurt verschillende materialen in verschillende thema s. Zei hebben laten weten dat ze graag iets voor ons zouden willen betekenen en hebben daarom ook een aantal foto s en de prijzen van alle materialen die zei hebben in het thema historisch naar ons g d. Hieronder in het moodboard kunt u een beetje zien wat de sfeer is van hun thema. Offerte cultuur historisch diner Eventum 6

Verhuurbedrijf Wij zijn in contact gekomen met het bedrijf Jan verhuur in Utrecht. Dit bedrijf verhuurt verschillende materialen in verschillende thema s.

7 Praktische informatie Het evenement vind plaats in de Mensa, Koning Willem I College te s-hertogenbosch. De catering en het personeel word geregeld in samenwerking met de Mensa zelf. Alle voorzieningen die nodig zijn zoals toiletten en een garderobe zijn allemaal aanwezig in de Mensa. Wij mogen hier uiteraard gebruik van maken. Draaiboek van de dag Tijd Wat Wie 15:00-16:00 uur Zaal ombouwen Justin, Jeffrey 15:00-16:00 uur Fotohoek in ontvangstruimte Laura, Bodile klaarzetten 16:00-16:30 uur Ruimte decoreren met Justin, Jeffrey overige materialen 16:00-16:15 uur Vaandels ophangen Laura, Bodile 16:15-17:00 uur Ingang in orde maken Laura, Bodile 16:30-17:00 uur Ruimte voor relatiegeschenk Justin, Jeffrey in orde maken 17:00-18:00 uur Nalopen of alles goed staat Laura, Bodile, Justin, Jeffrey 18:00-18:30 uur Ontvangst gasten Laura, Bodile (welkomsdrankje) 18:00-18:30 uur Foto s maken bij de fotohoek Justin, Jeffrey 18:30-21:00 uur Relatiegeschenk in elkaar Laura, Bodile, Justin, Jeffrey zetten 21:00-21:30 uur Uitdelen relatiegeschenk aan Laura, Bodile, Justin, Jeffrey de gasten 22:00-00:00 uur Afbreken en opruimen ruimte Laura, Bodile, Justin, Jeffrey Offerte cultuur historisch diner Eventum 7

Draaiboek van de dag Tijd Wat Wie 15:00-16:00 uur Zaal ombouwen Justin, Jeffrey 15:00-16:00 uur Fotohoek in ontvangstruimte Laura, Bodile klaarzetten 16:00-16:30 uur Ruimte decoreren met Justin,

8 Begroting Locatie en inrichting Inhuur inrichting/meubilair (tafels, stoelen) Rode kerkbank (2,60m of 4m) 125 Lage tafel 100 Oude tafel 100 Oude stoel 44 Thonet stoel (per stuk) 6 Inhuur decoratie / bloem- en groendecoratie Vaandels (per stuk) 12,50 Wijnrek 30 Tonnen in verschillende maten Wagenwiel in verschillende maten (per stuk) 12,50-17,50 Losse decoratie in pakketprijs ,50 Drukwerk en promotie Tastbare teaser Papier (per 10 stuks 2,00) 4,00 Brievenbuskoker (per stuk 0,42) 8,40 Postzegels (per stuk 0,50) 10,00 Rode lint 1,20 23,60 Diversen Relatiegeschenk (rode rozen) 150,00 Papier 4,00 Vervoer van goederen (bezine kosten) 21,66 175,66 Onvoorzien post onvoorzien, in beginfase 10% van totale begroting 66,68 Totaal begroting 733,44 Budget 350,00 Verschil 383,44 Offerte cultuur historisch diner Eventum 8

Drukwerk en promotie Tastbare teaser Papier (per 10 stuks 2,00) 4,00 Brievenbuskoker (per stuk 0,42) 8,40 Postzegels (per stuk 0,50) 10,00 Rode lint 1,20 23,60 Diversen Relatiegeschenk (rode rozen)

9 Voorbereidingsdraaiboek Wanneer Wat Wie Week 41 Week 42 Week 43 Week 44 Toetsweek Week 45 Overleg met opdrachtgever Herfstvakantie Contact opnemen met Jan Verhuur/datum vaststellen decoratie Papier, brievenbuskokers, postzegels en linten halen Vervoer regelen decoratie Tastbare teaser afdrukken Randjes tastbare teaser afbranden Postzegels plakken Lintjes vastbinden Relatiegeschenk ophalen Opslagplaats decoratie materialen zoeken Extra check voor start van evenement Decoratie ophalen Laura, Bodile, Jeffrey & Justin Laura, Bodile, Jeffrey & Justin Laura Jeffrey & Justin Bodile Laura Jeffrey Justin Bodile Jeffrey & Justin Laura & Bodile Laura, Bodile, Jeffrey & Justin Laura, Bodile, Jeffrey & Justin Offerte cultuur historisch diner Eventum 9

Relatiegeschenk ophalen Opslagplaats decoratie materialen zoeken Extra check voor start van evenement Decoratie ophalen Laura, Bodile, Jeffrey & Justin Laura, Bodile, Jeffrey & Justin

10 Teaser & relatiegeschenk Tastbare teaser Als tastbare teaser hebben wij gekozen voor een perkament. De tekst die op het perkament komt te staan wordt afgedrukt op papier en vervolgens worden de randjes afgebrand zodat het lijkt alsof het net echt is. Het wordt verstuurd in een brievenbuskoker met een rood lintje eromheen. Digitale teaser Voor de digitale teaser hebben wij eigenlijk hetzelfde idee als de tastebare teaser alleen dan voor op de website als banner. Als je met je muis er dan overheen gaat rolt het perkament zich vanzelf uit en komt de tekst tevoorschijn. Eventueel kan er misschien ook nog een kort geluidseffect bijkomen. Relatiegeschenk Als relatiegeschenk willen wij aan het eind van de avond de gasten een mooi verpakte roos meegeven met een kaartje eraan waarop staat: Bedankt voor uw komst! De Boschboom Offerte cultuur historisch diner Eventum 10

Het wordt verstuurd in een brievenbuskoker met een rood lintje eromheen.

Vergelijkbare documenten

s-hertogenbosch Koning Willem I College I Stichting Abinbono I Donderdag 17 januari 2013

Offerte Stichting Abinbono s-hertogenbosch Koning Willem I College I Stichting Abinbono I Donderdag 17 januari 2013 Kerngegevens In opdracht van Stichting Abinbono Naam Emke Molnar Telefoonnummer - Email