MA Mini Festival. Plan van aanpak

Transcriptie

1 MA Mini Festival Plan van aanpak

2 Plan van aanpak MA Mini Festival Samantha van Heusden Lisa Jurriaans Steven de Jong Nathan Keyzer Jurgill Milan Jesse van Thijn Mike van Laar Kimberly Nijzink IV2A Mediacollege Amsterdam MA Mini Festival 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 4 Administratieve gegevens... 5 Situatieschets en probleemstelling... 6 Projectdoelstelling... 7 Resultaten en producten... 8 Randvoorwaarden en beperkingen... 9 Projectorganisatie...10 Communicatie...12 Risico s...13 MA Mini Festival 3

4 Voorwoord Dit document bevat het plan van aanpak van het MA Mini Festival. Het plan van aanpak bevat de planning en de verwachting van het festival. Frank Bijker heeft ons een opdracht gegeven om een zelf uitgekozen product te promoten. Dit is tevens stage gericht. Samantha van Heusden heeft gekozen voor een evenement organiseren. Het evenement wordt een mini festival, die zij graag wil uitvoeren. Op dit festival zullen er verschillende soorten media gebruikt worden zoals; fotografie, beamer en sociale media en wie weet nog veel meer. Door dit festival zullen leerlingen kennis maken met Mediacollege en meteen een groepsvorming van de klassen ontstaan, waardoor ze zich goed voelen in de klas. MA Mini Festival 4

5 Administratieve gegevens De opdrachtgever is Frank Bijker van het vak GVO. Het idee is een mini festival op school locatie. De organisatie nemen wij op ons, dit bevat ook het budget en overige zaken. We gaan zelf op zoeken naar bandjes en Dj s, dit zal af hangen van de lengte van het festival hoeveel artiesten er nodig zullen zijn. Het design van het festival zal gemaakt worden door studenten van de afdeling Interactief Vormgever. Indien er een podium aanwezig zal zijn, willen wij graag de expertise van studenten van de afdeling Podium technicus gebruiken. Het budget zal ontstaan uit de verkoop van de toegangskaartjes van het festival, hier van zullen de aanschaf doen van eten en drinken. De studenten van de klas IV2A zullen voor de bediening zorgen. Het zal een NON-ALCOHOL festival zijn, dat betekend dat men er ook niet in komt met drank. Het team bestaan uit 8 studenten van de opleiding Interactief Vormgever 2 e jaar: Mike van Laar, Jurgill Milan, Steven de Jong, Jesse van Thijn, Lisa Jurriaans, Kimberly Nijzink, Nathan Keyzer & Samantha van Heusden. Dit project wordt geheel bij de lessen van GVO van Frank Bijker gerealiseerd. In zijn lessen werken we hier aan en zullen we wekelijks vergaderen. Dit project is een campagne gerichte opdracht. De begroting en de overige administratieve gegevens zullen in de bijlage staan. MA Mini Festival 5

6 Situatieschets en probleemstelling De studenten van IV2A willen graag een evenement organiseren, genaamd: Ma Mini festival. Het wordt een feest met Dj s en bandjes. Daarnaast staan er eet- en drink gelegenheden. Gezien het formaat kan het zo zijn dat er andere afdelingen( MM, Game, Acteur, etc.) betrokken kunnen worden bij de organisatie van dit festival. De locatie voor dit festival ligt op het schoolterrein, op de parkeerplaats naast de voetbalkooi. De tijd van dit festival en tot hoe laat dit duurt, willen we graag samen met het Mediacollege beslissen. Het parkeerterrein gelieve leeg laten, zodat de ruimte benut kan worden. Het schoonmaken na dit festival wordt door de organisatie van het festival geregeld. De hoeveelheid mensen wordt bepaald door de kaartverkoop. Wij verwachten dat er minimaal 250 man en maximaal 750 man op dit festival komt. De kaarten worden 2,50 per stuk. Zie bijlage. Het financiële plaatje willen wij graag tot ons nemen. Als dit festival groter zal zijn dan onze planning aangeeft, zullen wij vragen of Media Management wil ondersteunen. Als we aan het einde veel geld hebben verdiend gaan wij dit gebruiken voor een dagje uit met de organisatie van het MA Mini Festival, zodat het niet voor eigen dingen gebruikt word. Als er geld te weinig is voor een dagje uit, of er is geld over dan gaan we dit doneren aan een goed doel. De veiligheid is voor ons erg belangrijk. We willen beveiligers in opleiding gaan regelen voor dit festival en we hebben al een aantal contacten in ons netwerk die dit voor ons kunnen regelen. Dit hele festival is geheel alcoholvrij. MA Mini Festival 6

7 Projectdoelstelling Het doel van dit mini festival is om het jaar af te sluiten of te beginnen met een gezellige dag om niet te vergeten. Geslaagde campagne uitvoeren waardoor studenten te stimuleren om naar dit feest te komen en een geslaagd schooluiteinde ( begin) te creëren. Doelgroep De leerlingen op het Mediacollege Amsterdam zijn de doelgroep. MA Mini Festival 7

8 Resultaten en producten Dit zijn alle producten die geregeld en gemaakt moeten worden om het mini festival tot groot succes te maken. Plan van aanpak + financiën Mindmap Concept Moodboard Stijlboard Thema festival Datum, tijd & locatie Logo + huisstijl Poster + flyer Entreekaartjes Kaartverkoop MaMedia Sociale media Website Bandjes & DJ's regelen Geluid en apparatuur Beveiliging Eten & drinken Stands regelen/maken Voetbalkooi organisatie Fotografie Rokersgebied Zitplekken MA Mini Festival 8

9 Randvoorwaarden en beperkingen Er zal goed gecommuniceerd worden tijden dit project. Geen keuze wordt gemaakt zonder de goedkeuring van Frank Bijker en eventueel Karin van Gastel. MA Mini Festival 9

10 Projectorganisatie Het festival zal plaats vinden in de laatste school week van dit schooljaar, week 27 vrijdags 5 juli of begin van de introductie week van het nieuwe schooljaar. We hebben een taakverdeling gemaakt, zodat we kunnen zien wie wat doen en zo niet in tijdsnood kunnen komen! We hebben een plattegrond gemaakt om een beeld te krijgen, hoe het festival terrein er uit zal zien. Dit is de plattegrond van het festivalterrein. MA Mini Festival 10

11 Takenverdeling Producten Doel Resultaat Wie? Plan van aanpak + financiën 15-mei Samantha & Kimberly Mindmap 20-mei Nathan Concept 20-mei Nathan Moodboard 20-mei Nathan Stijlboard 20-mei Nathan Thema festival 13-mei 13-mei Samantha Datum, tijd & locatie Samantha & Frank Logo + huisstijl Jurgill Poster + flyer Lisa & Kimberly Entreekaartjes Nathan Kaartverkoop Samantha, Kimberly & Nathan MaMedia 13-mei 13-mei Samantha & Kimberly Sociale media Steven Website Steven Bandjes & DJ's regelen Lisa Geluid en apparatuur Samantha Beveiliging Mike & Jesse Eten & drinken Mike & Jesse Stands regelen/maken Mike & Jesse Voetbalkooi organisatie Nathan Fotografie Jurgill (MaMedia) Rokersgebied Nathan Zitplekken Nathan Beslismomenten Geen enkele beslissing wordt genomen zonder de goedkeuring van Frank Bijker en eventueel Karin van Gastel. MA Mini Festival 11

12 Communicatie Betrokkenen Karin van Gastel ( ter goed keuring van het hele plan) Frank Bijker ( gegeven opdracht, tevens communicatie punt.) De school Leerlingen van andere afdeling Afspraken Wekelijks een vergadering met Frank Bijker en het team ( leerlingen IV2A) over de stand van zaken. Als er een veranderging plaats vindt, altijd contact opnemen met Frank Bijker en bespreken, eventueel Karin van Gastel. MA Mini Festival 12

13 Risico s Wat kan er mis gaan? De locatie waar het festival wordt gehouden Geen beveiliging Te weinig tijd Je kunt ziek worden Datum van het festival kan veranderen Vrijwilliger kunnen niet/ziek Wat kun je dan doen? Andere locatie zoeken Plan b maken, misschien docenten vragen om te helpen met beveiligen Andere datum prikken of harder door werken Een ander aanwijzen die jou taak overneemt Ander vrijwilligers vragen om te helpen Wie neemt maatregelen om dit te voorkomen? We hopen natuurlijk dat dit alles niet gebeurt en anders zou ik alles op me nemen aan gezien ik alles heb bedacht. MA Mini Festival 13